PROGRAMAS DE TALENTO HUMANO

PROGRAMAS DE TALENTO HUMANOEMPRESA COLPENSIONES

ALVARO JOSE CUAVAS CENTENO MARCIALA MARIA MAZA ANDRES MOJICA QUITANA

GERENCIA DEL TALENTO HUMANO ING. INDUSTRIAL UNIVERSIDAD DE CORDOBA09 DE diciembre de 2013

TABLA DE CONTENIDOPg.

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INTRODUCCION1. Objetivos1.1. Objetivo general.1.2. Objetivo especfico2. Generalidades de la empresa2.1. Anlisis empresaria.2.1.1. Resea histrica..2.2. Marco estratgico...2.2.1. Visin......................................................................................2.2.2. Misin...2.2.3. Polticas de colpensiones..2.2.4. Objetivos estratgicos..2.2.5. Valores organizacionales..2.2.6. Focos estratgicos.2.3. Estructura administrativa: organigrama. 2.4. Ubicacin2.5. Naturaleza jurdica, objeto social y prospectiva de la empresa2.5.1. Naturaleza jurdica.2.5.2. Objeto social2.5.3. Patrimonio..2.5.4. Supervisin, vigilancia y control.2.5.5. Prospectiva de la empresa.3. Programas de TALENTO HUMANO..3.1. Reclutamiento.3.2. Seleccin3.3. Socializacin3.4. Capacitacin.3.5. Evaluacin del desempeo 3.6. Higiene y seguridad laboral3.7. Bienestar laboral3.8. Sistemas de informacin o Bases de datos..3.9. ndice de rotacin de personal y ausentismo.4. Portafolio de productos5. Matriz DOFA.6. Descripcin del problema7. Conclusin 348. Referencias bibliogrficas. 35

INTRODUCCION

La planeacin comprende un aspecto fundamental en cualquier actividad que se desee abordar, de tal forma que esta permite analizar acciones presentes y prever acciones y efectos futuros. La planeacin como proceso involucra un anlisis profundo de los agentes que afecten directa o indirectamente la actividad; una organizacin independientemente de su naturaleza, actividad econmica, y tamao debe realizar una planeacin de sus actividades, siendo la planeacin estratgica la ms fundamental y trascendente para toda empresa.La planeacin estratgica es el arte y ciencia de formular, implementar y evaluar las decisiones interfuncionales que permiten a las organizaciones alcanzar sus objetivos. Integra a la administracin, mercadotecnia, finanzas y contabilidad, produccin y operaciones, investigacin y desarrollo y los sistemas computarizados de informacin para el xito de la empresa. (Jimnez, 2003)Dicha planeacin representa una herramienta que permite consolidar la organizacin, de tal forma que sta se solidifique y se capacite para ofrecer servicios y/o productos que satisfagan eficazmente las necesidades y expectativas de los clientes, esto se da debido a que le permite a una empresa investigar el entorno, el mercado, as como tambin la parte interna de la empresa, identificando con esto sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas y orientando cada una de estas segn su beneficio, definiendo as un plan estratgico a seguir y los aspectos a controlar.

El presente estudio o investigacin realizado en la empresa Colpensiones con sucursal en la ciudad de montera tiene como principal objetivo realizar un anlisis detallado de la organizacin, de igual forma se pretende llevar a cabo un diagnostico organizacional, esto con el fin de identificar si los tems que componen la plataforma estratgica de la empresa cuenta con los componentes necesarios para que sean declaraciones eficaces como son la visin y misin, una situacin problema mediante la aplicacin y ejecucin de herramientas administrativas como lo son la matriz DOFA y el estudio de ejes temticos asociados.

1. OBJETIVOS

1.1. Objetivo General

Realizar el pertinente anlisis organizacional y plataforma estratgica de la empresa Colpensiones con sucursal en la ciudad de Montera, por medio del uso de herramientas o tcnicas administrativas con el fin de contribuir a que la organizacin pueda lograr posicionamiento, reconocimiento y sostenibilidad en el mercado.

1.2. Objetivos Especficos

Analizar la estructura administrativa y organizacional por medio del reconocimiento o identificacin de su actividad econmica, plan estratgico y estructura administrativa a fin de evaluar su funcin organizacional.

Efectuar el anlisis respectivo a la misin y visin de la organizacin con el fin de constatar que cuenta con los componentes para que sean declaraciones eficaces.

Realizar un diagnstico interno y externo de la organizacin con el fin de identificar sus fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades mediante la construccin de la matriz DOFA.

Identificar los ejes temticos relacionados con la problemtica de la organizacin para evidenciar y estudiar su influencia en la misma mediante la descripcin de las variables asociadas.

Realizar una descripcin detallada del problema que se identific con la ayuda del anlisis dofa de la organizacin.

2. Generalidades de la Empresa Colpensiones

2.1. Anlisis Empresarial

2.1.1. Resea Histrica de la Empresa

Colpensiones es la nueva administradora de Pensiones del Estado, que tiene como objetivo ofrecer un servicio eficiente que asegure la sostenibilidad del Rgimen de Prima Media, que manej el Seguro Social.Colpensiones comienza su operacin con ms de un milln de pensionados y seis millones y medio de afiliados, se basa en la tecnologa y en el compromiso de respuesta al usuario.El ministro de Trabajo, Rafael Pardo, al presentar Colpensiones explic que la entidad fue diseada con el principal propsito de utilizar la tecnologa disponible para el ciudadano, el pensionado, el afiliado y el que tenga reclamacin o inquietud sobre su situacin pensional."Estamos seguros que la persona que venga a Colpensiones tenga la posibilidad de salir en el mismo da y en la misma maana, con una respuesta a su situacin", sostuvo Pardo.El ministro de Trabajo explic que poner en operacin a la entidad, significa una garanta para un milln de pensionados que tiene hoy en da, para 6 millones 500 mil afiliados y para dos millones de aportantes.Por su parte el ministro de Salud, Alejandro Gaviria, dijo que con esta transicin del Seguro Social a Colpensiones, los trabajadores no se vern afectados.Seal que entre trabajadores oficiales, empleados pblicos y contratistas del Seguro Social, hay aproximadamente 3 mil 600, de esos los trabajadores suman mil 28. Los trabajadores oficiales que hacan parte del ISS pasan al seguro en liquidacin con los derechos convencionales y se les ofrecer un plan concienzudo de retiro voluntario.Agreg que los contratistas siguen con sus contratos y pasan al Seguro en liquidacin hasta el momento de su inspiracin y posteriormente se buscar algn tipo de alternativas.El presidente de Col pensiones, Pedro Neil Ospina, dijo que 'sabemos que las pensiones son un tema muy importante para millones de personas. Por eso nuestra meta es clara: cumplirle a todos los colombianos. Vamos a poner en marcha un nuevo modelo de servicio de nuestras oficinas, basado en el compromiso de responder y gestionar oportunamente todas las solicitudes de los ciudadanos'.Seal que en los Puntos de Atencin de Colpensiones, se pueden resolver las inquietudes y necesidades que tenga los afiliados, aportantes, usuarios, y pensionados sin necesidad de hacer trmites en diferentes oficinas.

La entidad tiene tambin como responsabilidad poner en marcha los Beneficios Econmicos Peridicos, un esquema flexible de proteccin para la vejez, se cual se caracteriza por ser adaptable y voluntario.Estos beneficios estn dirigidos aquellos colombianos de menores ingresos, que con esta alternativa podrn ahorrar dentro de sus posibilidades mientras el Gobierno reconocer este esfuerzo con un subsidio que les permita protegerse durante su retiro.'Este nuevo mecanismo vincular por primera vez un importante grupo de colombianos, que por sus bajos ingresos o por pertenecer a un esquema informal, hoy no cuentan con un respaldo para su vejez', afirm el presidente de Colpensiones.La presidenta del Seguro Social en liquidacin, Silvia Elena Ramrez, manifest que el ISS por el trmino de seis meses haga la defensa judicial de las tutelas."Estaremos prestando el servicio a los juzgados y las tutelas que fueron debidamente notificadas al 28 de septiembre ante el Instituto de los Seguros Sociales, sern defendidas por el ISS en liquidacin y el cumplimiento de la sentencia como tal, queda en manos de Colpensiones.Cabe sealar que Colpensiones es una Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carcter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo.

2.2. Plataforma estratgica

COLPENSIONES cuenta con un direccionamiento estratgico que le permitir cumplir con los principios de eficiencia, transparencia y sostenibilidad financiera que generarn la rentabilidad social pretendida.

El direccionamiento estratgico es el resultado de un trabajo realizado al interior de la empresa, a partir de la definicin del componente de arquitectura del negocio, mediante la utilizacin de la metodologa de arquitectura empresarial, cuyo objetivo es lograr una visin integral de las relaciones que existen entre los principales elementos del negocio y los elementos de tecnologa de informacin y de comunicacin que soportan su operacin, con el fin de disear un marco de gobierno que permita mantener alineados su funcionamiento y su futura evolucin.

El direccionamiento estratgico de COLPENSIONES est alineado con el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 y los Planes Sectoriales correspondientes, se operacionaliza a travs de la ejecucin de los Proyectos Estratgicos y de los Planes de Accin (Planes Operativos) de las dependencias y tiene cuatro (4) grandes componentes: la planeacin estratgica, la planeacin tctica, la planeacin funcional y la ejecucin, seguimiento y evaluacin de resultados de la gestin, la cual retroalimenta los contenidos de los tres componentes anteriores.

A continuacin se presentan los elementos clave del plan estratgico de COLPENSIONES:

2.2.1. Visin

La visin consiste en una imagen ms concreta del futuro que se desea para las unidades de produccin, es decir representacin del futuro que se quiere crear en un plazo determinado, debe mostrar a donde o a qu situacin se quiere llegar. La imagen debe ser tangible, dar inmediata direccin en el futuro y ayudar a establecer prioridades. (Alvarado, 2001)

Visin de Colpensiones

Para el ao 2014 seremos la Administradora de Prestaciones y Beneficios Econmicos lder en el sector por la calidad y oportunidad en la atencin de nuestros clientes, reconocida por nuestra responsabilidad social, generando la mayor rentabilidad social.

2.2.2. Misin

Segn Thompson (2006) La misin es el motivo, propsito, fin o razn de ser de la existencia de una empresa u organizacin porque define:

1. Lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que acta.2. Lo que pretende hacer, y3. l para quin lo va a hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la organizacin, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades distintivas.

Misin de Colpensiones

Gestionamos integralmente las prestaciones y beneficios econmicos legalmente establecidos a lo largo del ciclo de vida de nuestros clientes, en condiciones sostenibles, eficientes y trabajando por una mejor calidad de vida de los colombianos, generando la mayor rentabilidad social.

En la definicin anterior es necesario tener en cuenta tres (3) aspectos clave que hacen parte de la misma, as:

a) Cobertura de las prestaciones econmicas: COLPENSIONES puede brindar cualquier modalidad pensional y de beneficios econmicos presentes o futuros que se asignen legalmente, adicionales a la prima media. Esto es vital porque implica que la cadena de valor debe estar en capacidad de brindar diferentes modalidades de servicio y no estar atada a un producto en particular y en forma exclusiva.

a. Servicio continuo: en esta consideracin se reconoce que el accionar de COLPENSIONES se debe desarrollar durante todo el ciclo de vida pensional, desde el momento en que una persona se afilia y an en el proceso de reconocimiento y al momento de verse pensionado.

b. Enfoque en el cliente: COLPENSIONES centrar sus procesos en el afiliado, de manera que todas sus acciones estn encaminadas a brindarle el mejor servicio y generar la mayor rentabilidad social.

2.2.3. Poltica de Colpensiones

A continuacin se transcriben las polticas establecidas por la empresa durante el desarrollo de la planeacin estratgica, as:

Visibilidad: Toda la informacin debe estar disponible, tanto para COLPENSIONES, como para sus clientes, rganos de supervisin y de control. Para este efecto se contrastar la informacin del afiliado y del aportante, es decir, todo aporte debe estar conciliado. Por lo anterior, se entiende que peridicamente se les debe informar con rigor al afiliado y al aportante lo que se recaud, la manera como fue aplicado ese recaudo y la existencia de inconsistencias o incumplimientos de manera que se les d confiabilidad a los clientes sobre la forma como se administra la informacin, permitindoles identificar errores, inconsistencias u omisiones para realizar las correcciones de manera oportuna.

Enfoque en el afiliado: COLPENSIONES tiene como fundamento de su objeto social al afiliado, por lo cual todas sus acciones deben reflejarlo, como se ver en la definicin de objetivos, productos, servicios, procesos, proyectos, datos, sistemas de informacin e infraestructura tecnolgica.

Procesos predictivos: COLPENSIONES basar su servicio al cliente en una visin prospectiva basada en la naturaleza del sistema pensional, por lo cual sus procesos deben predecir su comportamiento y sus proyecciones buscando que los afiliados cuenten con informacin suficiente para tomar decisiones y responsabilizarse respecto de la forma de asegurar su ingreso.

2.2.4. Objetivos estratgicos

En la siguiente tabla se relacionan los objetivos estratgicos establecidos por COLPENSIONES y la descripcin de cada uno de ellos.

OBJETIVOS

DESCRIPCION

Desarrollar competencias orientadas a la gestin organizacional.Se busca promover y lograr en los empleados y contratistas de COLPENSIONES las habilidades y competencias necesarias.

Desarrollar y promover la cultura y los valores organizacionales.Se busca contar con una cultura empresarial tica y orientada al servicio en COLPENSIONES, inculcando en los empleados y contratistas los valores organizacionales definidos.

Mejorar y retener el capital organizacional adecuado.Se busca garantizar la mejora continua de laspersonas de la organizacin en el desarrollode su funcin y ofrecer las condiciones parasu permanencia en la empresa, aportando yCompartiendo sus conocimientos.

Proveer adecuadamente los servicios informticos.Con este objetivo se busca contar permanentemente con los recursos tecnolgicos necesarios para operar, para lo cual se realiza el seguimiento a nivel de disponibilidad y uso de los recursos informticos.

Proveer oportunamente la infraestructura requerida.Con este objetivo se busca disponer oportunamente de las instalaciones, equipos y servicios requeridos para la operacin de la empresa y la continuidad del negocio.

Mitigar los riesgos estratgicos, financieros y operativos.Se busca mantener dentro de los lmites previstos por la empresa y la regulacin los riesgos materializados, para ello se monitorea la variacin y el costo de los eventos, siniestros o incidentes de carcter estratgico, financieros u operativos, midiendo de esta forma la efectividad del sistema de administracin de los riesgos.

Mejorar la calidad de la informacin del sistema.Con este objetivo se busca aumentar los niveles de consistencia, completitud, disponibilidad y actualizacin de los datos que entren y estn almacenados en los sistemas de informacin, para evitar errores de forma o estructura e inconsistencias de carcter interno o externo.

Mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos.Con este objetivo se busca cumplir con la estrategia de mejoramiento continuo mediante el conocimiento y mejorar la capacidad de los procesos para cumplir sus objetivos con el uso de los recursos previstos.

Mejorar la efectividad de los proyectos.Mediante el fortalecimiento de la cultura de proyectos al interior de la entidad se busca conocer y aumentar la efectividad de las actividades de los proyectos, en las condiciones planificadas y con el logro de los resultados previstos.

Garantizar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio.

Se busca garantizar el cumplimiento de las condiciones pactadas con los clientes y usuarios internos y externos, para la prestacin del servicio en trminos de calidad, oportunidad y confiabilidad.

Generar confianza en el relacionamiento con los ciudadanos.Con este objetivo se busca realizar seguimiento a nivel de confianza y satisfaccin de los ciudadanos, con los servicios prestados por la empresa.

Optimizar el flujo financiero del sistema.Mediante el monitoreo de las proyecciones del flujo financiero, la efectividad de los cobros y la fiscalizacin, se busca optimizar la provisin de recursos financieros requeridos para el normal funcionamiento de la empresa y de los fondos que administra.

Cumplir con la rentabilidad social esperada.Con este objetivo se busca mantener en niveles ptimos la rentabilidad sobre los ingresos operacionales de la empresa y los rendimientos que se obtengan por la inversin temporal de los mismos.

Aumentar la visibilidad y transparencia.Mediante el uso de prcticas ticas y transparentes se busca darle visibilidad a los servicios que presta la empresa, a la forma como se interrelaciona con el ciudadano y a los impactos que causa su operacin, todo ello dentro del marco de un sistema de control interno en el que prime el autocontrol.

Tabla 1: Objetivos Estratgicos. Fuente: Documentos Colpensiones.

2.2.5. Valores organizacional

Los valores corporativos representan una fuerza impulsadora de cmo realizar un trabajo; permiten, entre otras cosas posicionar una cultura empresarial, evitar fracasos en implantacin de estrategias en la organizacin, adems promueve el cambio en el pensamiento organizacional. (Plaza, 2011)

La empresa COLPENSIONES ha definido los valores que a continuacin se citan, a partir de la afirmacin SOMOS NTEGROS. Nos debemos a nuestra palabra y compromisos, as:

Integridad: Caractersticas por la cual se determina actuar con base en la verdad y en la rectitud.

Respeto: reconocimiento de las ideas, creencias y/o prcticas externas o ajenas, asignndoles valor y consideracin por s mismas a pesar de las diferencias.

Transparencia: dar a conocer lo que se piensa y lo que se siente con claridad, sin ocultar lo que verdaderamente corresponde, sin segundas intenciones y con respeto a los dems.

Lealtad: se refiere a una posicin permanente de correspondencia y gratitud, anteponiendo el deber ante las exigencias y las circunstancias.

Equidad: dar a cada quien lo que le corresponde, actuar bajo el principio de igualdad. No beneficiar o discriminar una parte perjudicando otra.

2.2.6. Focos estratgicos

Controlar y optimizar la operacin: controlar los procesos y la informacin, as como la manera en que se desarrollan, para garantizar articulacin y complementariedad, y evitar cuellos de botella en su ejecucin.

Mitigar los riesgos: realizar la gestin de riesgos que permita evitar su ocurrencia o minimizar su impacto, al igual que los problemas propios del sistema.

Garantizar la continuidad: garantizar al cliente el normal funcionamiento del sistema por encima de las situaciones problemticas que se presenten.

Garantizar el enfoque al ciudadano: orientando todos los procesos de la empresa a la prestacin de servicios que identifiquen y satisfagan completamente las necesidades de los afiliados, aportantes, pensionados, beneficiarios y la ciudadana en general.

Calidad de informacin y gobierno de datos: garantizar que la informacin se depura constantemente y se gobierna con su calidad es un requisito imprescindible para operar, dado que el principal servicio que presta la empresa es entregar informacin exacta y completa de manera oportuna.

2.3. Estructura Administrativa: Organigrama

Es la grfica que muestra la estructura orgnica interna de la organizacin formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarqua y las principales funciones que se desarrollan. Los organigramas son representaciones graficas de los diferentes niveles de autoridad que van de mayor a menor jerarqua. Cada puesto se representa mediante un rectngulo que encierra el nombre del puesto o en ocasiones el nombre de quien lo ocupa: la unin de los cuadros mediante lneas representa los canales de autorizacin y responsabilidad. (Suarez, 2011).

Figura 1: organigrama de la organizacin.Fuente: Documentos de Colpensiones.

2.4. Ubicacin

Colpensiones es una organizacin reconocida a nivel nacional por ello cuenta con diversos puntos estratgicos de prestacin del servicio de prima media pensional.

En la ciudad de Montera posee una sucursal en la direccin Cll 25 N 6-48., Tel.: 18000410912, pgina web www.colpensiones.gov.coA dems ofrece un horario de atencin a todos sus clientes de lunes a viernes de 8 am a 1 pm y de 3 pm a 6 pm

Figura 2: Instalaciones de la organizacinFuente: Colpensiones.

2.5. Naturaleza jurdica, objeto social y prospectiva de la organizacin

2.5.1. Naturaleza jurdica

La Administradora Colombiana de Pensiones-COLPENSIONES, es una Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carcter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo, para que ejerza las funciones sealadas en el presente decreto y en las disposiciones legales vigentes, con la finalidad de otorgar los derechos y beneficios establecidos por el sistema general de seguridad social consagrado en el artculo 48 de la Constitucin Poltica.

2.5.2. Objeto social

Administracin estatal del Rgimen Solidario de Prima Media con prestacin definida en los trminos previstos en la Ley 1151 de 2007, como tambin las prestaciones especiales que las normas legales le asignen, y la administracin del Sistema de Ahorros de Beneficios Econmicos peridicos de que trata el acto legislativo 01 de 2005, en los trminos que determine la constitucin y la ley, en su calidad de entidad financiera de carcter especial.

2.5.3. Patrimonio

El patrimonio de COLPENSIONES est conformado por los activos que reciba para el funcionamiento y la acumulacin de los traslados que se haga de otras cuentas patrimoniales, las transferencias del presupuesto general de la nacin, los activos que le transfiera la Nacin y otras entidades pblicas del orden nacional, y los dems activos e ingresos que a cualquier ttulo perciba.

2.5.4. Supervisin, vigilancia y control

La supervisin y vigilancia a COLPENSIONES ser ejercida por la Superintendencia Financiera de Colombia y la Contralora General de la Repblica.

2.5.5. Prospectiva de la organizacin

COLPENSIONES se proyecta en el mediano y largo plazo como una empresa lder en el sector por la calidad y oportunidad en la atencin de nuestros clientes; para ello, desde ya se ha diseado una estrategia de transformacin que permitir este propsito.

Para el desarrollo de la estrategia de transformacin ser necesario desarrollar nuevas alianzas estratgicas y fortalecer las relaciones que tiene COLPENSIONES con diversas entidades pblicas y privadas, entre las cuales se pueden mencionar las siguientes:

Asofondos. Ceniss. Registradura Nacional del Estado Civil. Consorcio Prosperar. Operadores bancarios. Operadores de informacin. Corresponsales no bancarios.De otra parte, la estrategia de transformacin debe permitir: Un nuevo sistema de informacin predictivo y automatizado. El cumplimiento de altos estndares de calidad en la informacin. Tercerizar tareas de apoyo en operadores especializados. Gestin de Beneficios Econmicos Peridicos (BEPS).

COLPENSIONES apunta a una relacin de largo plazo con sus afiliados y aportantes y para ello, desde ya ha definido tres (3) focos estratgicos a largo plazo que asegurarn el logro de la visin de la empresa. Estos son:

a) transformacin de la operacinb) mitigar riesgos c) mantener la operacin estable de la empresa.

3. Programas de TALENTO HUMANO

3.1 Reclutamiento

El reclutamiento del personal recae en la vicepresidencia de talento humano la cual debe dirigir y disear polticas y planes para el reclutamiento, lo cual general mente hace con convocatorias abiertas realizadas por una empresa externa de recursos humanos como Adecco Colombia S.A

Los interesados deben registrar su hoja de vida junto con los siguientes documentos en medio magntico:a) Documento de identidadb) Ttulo de educacin formalc) Ttulo de postgradod) Tarjeta profesionale) Certificados laboralesf) Certificado de otros logros acadmicos y laboralesg) Certificado de antecedentes disciplinarioh) Constancia laborales del ejercicio laborali) Certificado de responsabilidad fiscal

3.2 Seleccin

El proceso de seleccin de un cargo de terminado recae sobre el presidente el cual cede esta responsabilidad por lnea directa a la vicepresidencia de talento humano la cual se encarga de la seleccin, pero si es la seleccin de una convocatoria abierta la cual se hace cuando se van reclutar gran cantidad de personal lo hace la misma empresa que realiza el reclutamiento la cual es contratada por la organizacin que ltimamente lo esta realizando Adecco Colombia S.A

3.3 Socializacin

Los procesos de socializacin, seleccin, capacitacin, induccin, bienestar del personal se encuentran documentados en el Macroproceso Gestin de Talento Humano Durante el primer semestre y hasta agosto de 2012 se culmin el poblamiento de la planta de personal y se ejecutaron los planes de capacitacin y bienestar. En el ltimo trimestre del 2012 se llevaron a cabo las evaluaciones de perodo de prueba a 812 servidores pblicos y la realizacin de pruebas de aprendizaje organizacional.

Se reforz la prctica de los valores definidos en el Cdigo de tica en el proceso de induccin y a travs de mecanismos de comunicacin interna como el Boletn"COLPENSIONES AL DA". De igual manera la Oficina de Control Interno Disciplinario por su parte organiz charlas de sensibilizacin en el nivel central relacionadas con la aplicacin del Cdigo nico Disciplinario, las medidas anticorrupcin, la gestin tica institucional y la importancia del buen manejo y administracin de la informacin institucional.

Se evidencia el compromiso y respaldo de la direccin para el ejercicio del control interno, a travs de mecanismos como la aprobacin del cdigo de buen gobierno, la adopcin del Sistema Integrado de Gestin; el apoyo permanente materializado en recursos para dar continuidad y mejorar los procesos y la consecucin de herramientas informticas y la conformacin de diferentes comits tales como: Comit de Coordinacin del Sistema Integrado de Gestin, Comit de Gobierno en Lnea y Anti trmites; el Comit de Conciliacin y Defensa Judicial, Comit de Convivencia Laboral, entre otros.

3.4 Capacitacin

El proceso de capacitacin en colpensiones est muy bien establecido como lo dice en la Resolucin 188 de 2012. La dice que se compromete al artculo 54 de la Constitucin Nacional establece como obligacin estatal y de todos los empleadores y de todos los empleados, promover la capacitacin de sus empleados.

Que el Decreto-ley 267 de 2000, artculo 5o, numeral 5, establece, dentro de las funciones de la Contralora General de la Repblica; Desarrollar actividades educativas formales y no formales en las materias de las cuales conoce la Contralora General, que permitan la profesionalizacin individual y la capacitacin integral y especfica de su talento humano, de los rganos de control fiscal territorial y de los entes ajenos a la entidad, siempre que ello est orientado a lograr la mejor comprensin de la misin y objetivos de la Contralora General de la Repblica y a facilitar su tarea.

Tambin posee reglamento interno en el cual se fija los criterios y las condiciones para acceder a los programas de capacitacin.

ARTCULO 1o. Adicionar el artculo 6o de la Resolucin Orgnica 05484 del 5 de mayo de 2003, con el siguiente pargrafo:

Pargrafo. Los viticos a que tienen derecho los funcionarios de la Contralora General de la Repblica, por comisiones de servicios en el interior del pas o en el exterior, que tengan como fines la capacitacin, la formacin, la cooperacin o la aceptacin de invitaciones de gobiernos extranjeros, organismos multilaterales o entidades pblicas o privadas sean estas nacionales o extranjeras, podrn liquidarse en un porcentaje inferior al 100% del valor previsto en la escala de viticos contenida en el decreto que el Gobierno Nacional expida para la correspondiente vigencia fiscal, de acuerdo con el criterio del ordenador del gasto, frente a las condiciones particulares de cada comisin, el costo de vida en el lugar de destino y tomando en consideracin si los gastos de alojamiento y/o manutencin sern cubiertos en efectivo o en especie, total o parcialmente, por la propia CGR o por otras instituciones. En estos casos, podr conferirse la comisin sin viticos, con un complemento de viticos o con un porcentaje diario de viticos inferior al mximo establecido por el Gobierno Nacional.

La Contralora General de la Repblica, en general, reconocer a los servidores pblicos de esta Entidad, por concepto de viticos, como mximo, la siguiente proporcin frente al lmite mximo establecido en la escala de viticos correspondiente:

Cargos, Nivel y Grado Salarial Porcentaje de la Asignacin de Viticos para capacitacin Contralor y Vice contralor 100%Nivel Directivo grados 04, 03, 02 y 01 65%Asesor, grado 02 70%Asesor grado 01 y Coordinador grado 03 85%Coordinador grados 02 y 01 90%Niveles Profesional, Tcnico y Asistencial 100%

3.5 Evaluacin de desempeo

Colpensiones posee los siguientes de control de evaluacin

AUTOEVALUACIN

Autoevaluacin de la Gestin La Entidad realiza actividades permanentes de autoevaluacin tendientes a verificar el grado de cumplimiento de las metas y compromisos asociados al plan de accin que busca corregir el atraso estructural del rgimen de prima media, presentado a la Defensora del Pueblo. Los resultados de esta evaluacin son socializados y analizados semanalmente por el personal directivo de la Organizacin.

EVALUACIN INDEPENDIENTE

Auditora Interna En desarrollo del Plan Anual de Auditoras 2013 de la Oficina Nacional de Control Interno aprobado por el Comit de Auditora de la Entidad, se ha llevado a cabo la realizacin y entrega oportuna de los respectivos informes de Ley, las actividades programadas para el primer semestre de 2013 y la ejecucin de actividades adicionales a las planeadas, haciendo nfasis en el seguimiento al cumplimiento del Plan de Accin para corregir el atraso estructural del Rgimen de Prima Media y el plan de mejoramiento de PQRs. Igualmente con el fin de optimizar el proceso de evaluacin independiente se ha avanzado en la automatizacin del mismo; para ello, se ha realizado acompaamiento y supervisin a las pruebas tcnicas realizadas por la Vicepresidencia de Operaciones y Tecnologa como requisito para la firma del contrato de adquisicin del software de auditora.

PLANES DE MEJORAMIENTO Plan de Mejoramiento Institucional y Por Procesos Durante el primer semestre de 2013 se han formulado cinco (5) planes de mejoramiento producto de las auditoras internas realizadas por la Oficina Nacional de Control Interno, la Contralora General de la Repblica y la Superintendencia Financiera de Colombia. Adicionalmente, la Entidad formul el Plan de accin para corregir el atraso estructural del Rgimen de Prima Media, sobre los cuales se estn adelantando los respectivos seguimientos.

Plan de Mejoramiento Individual Teniendo como base el Modelo de Gestin por Competencias Laborales cuyo fundamento es el SER, SABER y HACER y bajo el marco de los valores institucionales y las competencias comportamentales y funcionales, se defini la metodologa para desarrollar los Planes de Desarrollo Individual, la cual se prev ejecutar a durante el ao 2014, una vez realizado el proceso de evaluacin del desempeo.

El manual que da cuenta de los lineamientos sobre el plan de desarrollo individual se encuentra publicado en el aplicativo Google Docs como nico mecanismo oficialmente dispuesto para el manejo y control de la documentacin del SIG.

Tambin resuelve la RESOLUCION 209 DE 2013Los siguientes artculos

ARTCULO 1o. El artculo 84 de la Resolucin Reglamentaria nmero 043 del 2006 quedar as:

ESCALA Y RANGOS DE CALIFICACIN. Para la calificacin de los Objetivos de Resultados de Trabajo y los Objetivos de Competencias de Mejoramiento, se tendr una escala nica de medicin con los siguientes rangos:

EXCELENTE (de 90 a 100 puntos): Cuando los resultados obtenidos en el desempeo integral de la labor EXCEDEN AMPLIAMENTE los objetivos concertados.

ALTO (de 80 a 89 puntos): Cuando los resultados obtenidos en el desempeo integral de la labor SUPERAN los objetivos concertados.

BUENO (de 70 a 79 puntos): Cuando los resultados obtenidos en el desempeo integral de la labor CUMPLEN con los objetivos concertados.

NO SATISFACTORIO (de 60 a 69 puntos): Cuando en el desempeo integral de la labor NO SE LOGRAN los resultados propuestos en los objetivos concertados.

PARGRAFO 1o. Tanto en las calificaciones parciales como en las calificaciones finales, que den como resultado final un decimal, se aproximarn matemticamente. Cuando el decimal es mayor o igual a cinco se aumentar alSiguiente valor entero; si el decimal es menor a cinco la calificacin mantiene su valor entero.

PARGRAFO 2o. Las equivalencias entre los puntajes y rangos establecidos en el artculo 84 de la Resolucin nmero 0043 de 2006 y los establecidos en la presente Resolucin Reglamentaria son:

PUNTAJE ARTCULO 84 RES. PUNTAJE RANGO DE 043-06 EQUIVALENTE CALIFICACIN

120 100 EXCELENTE119 99118 98117 97116 96115 95114 94113 93112 92111 91110 90109 89 ALTO108 88107 87106 86105 85104 84103 83102 82101 81100 8099 79 BUENO98 7897 7796 7695 7594 7493 7392 7291 7190 7089 69 NO SATISFACTORIO88 6887 6786 6685 6584 6483 6382 6281 6180 60

ARTCULO 2o. VIGENCIA. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin, y deroga explcitamente el artculo 84 de la Resolucin Reglamentaria nmero 043 de 2006.

ARTCULO 3o. TRANSITORIO. La Evaluacin del periodo ordinario 2012-2013 se efectuar en la escala de 80 a 120 puntos. Los puntajes y escalas definidos en la presente resolucin debern drseles aplicacin a partir del periodo ordinario 2013-2014.

En lo que respecta al trmino para la concertacin de que trata el artculo 65 de la Resolucin Reglamentaria nmero 043 de 2006, para dicho proceso en el periodo 2013-2014, el trmino mximo de concertacin ser el 5 de abril de 2013

3.6 Higiene y seguridad laboral

Colpensiones pertenece a la Clase I, Riesgo Mnimo, por lo que el amparo a las contingencias se hace a travs de la Administradora de Riesgos Laborales ARL POSITIVA, entidad que hace acompaamiento a la oficina Administrativa del ente de control, con el fin de que aunando esfuerzos se garantice un ambiente laboral sano y armnico. Lo anterior, debido a que el trabajador est expuesto a diferentes condiciones de trabajo, lo cual puede generar un impacto positivo o negativo, constituyndose con diferentes variables (factores medioambientales, labores y la organizacin de la entidad) que van a determinar las reales condiciones de trabajo existentes dentro de la Organizacin. en cumplimento de las normas que regulan la Salud Ocupacional en el pas, se hace necesario establecer el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial de la Contralora General de la Repblica, identificada con NIT nmero 899999067-2 ubicada en la Av. La Esperanza No. 62-49 de la ciudad de Bogot, departamento de Cundinamarca, con lnea telefnica 6477000, conformado por el nivel central y 31 Gerencias Departamentales. Est afilada a la Aseguradora de Riesgos Laborales Positiva cuyo NIT es el nmero 860011153-2; se encuentra en la clase de riesgo I, es una entidad de carcter tcnico, cuya funcin pblica es la de vigilancia de la gestin fiscal de la administracin y de los particulares que manejan fondos o bienes de la nacin y su actividad econmica corresponde al cdigo 1751201 de acuerdo con el Decreto 1607 del 31 de julio de 2002.

En cumplimento de las disposiciones legales vigentes tendientes a garantizar los mecanismos que aseguren una adecuada y oportuna prevencin de los accidentes de trabajo y enfermedad laborales, de conformidad con la Ley 9 de 1979, Decretos nmeros 614 de 1984 y 1295 de 1994, Resoluciones nmeros 2400 de 1979 y 6398 de 1991 del Ministerio de Trabajo y 2013 de 1986, 1016 de 1989, expedidas conjuntamente por los Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y de Salud de la poca, la Ley 1562 del 2012 y dems normas que con tal fin se establezcan.

En mrito de lo expuesto,

ARTCULO 1o. La entidad promover y garantizar la constitucin y funcionamiento del Comit Paritario de Salud Ocupacional, de conformidad con lo establecido en los Decretos nmeros 614 de 1984 y 1295 de 1994, Resoluciones nmeros 2013 de 1986 y 1016 de 1989 expedidas por los Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y de Salud de la poca; conforme a los considerandos de la presente resolucin.

ARTCULO 2o. La entidad se compromete a destinar los recursos necesarios para desarrollar actividades permanentes de conformidad con el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo elaborado de acuerdo al Decreto nmero 614 de 1984, la Resolucin nmero 1016 de 1989 y la Ley 1562 del 2012, el cual contempla como mnimo los siguientes aspectos:

Subprograma de medicina preventiva y del trabajo: Orientado a promover y mantener el ms alto grado de bienestar fsico, mental y social de los trabajadores en todos los oficios, prevenir dao de su salud, ocasionados por las condiciones de trabajo, protegerlos en su empleo de los riesgos generales por la presencia de agentes y procedimientos nocivos, colocar y mantener al trabajador en una actividad acorde con sus aptitudes fisiolgicas y psicosociales.Subprograma de higiene y seguridad industrial: Dirigido a establecer las mejores condiciones de saneamiento bsico industrial y a crear los procedimientos que conlleven a eliminar o controlar los factores de riesgos que se originen en los lugares de trabajo que puedan ser causa de enfermedad, disconfort o accidente.

ARTCULO 3o. Los factores de riesgos existentes en la entidad, estn constituidos principalmente por: Factores de Riesgos Fsicos: temperaturas extremas (confort trmico, iluminacin, ruido, radiaciones no ionizantes). Factores de Riesgos Biolgicos. Factores de Riesgos Ergonmicos. Factores de Riesgos Psicolaborales. Otros Riesgos.Condiciones de seguridad: Accidente de trnsito, locativo, elctrico, orden pblico, mecnico.Tecnolgicos: Incendios de slidos, elctricos, combinados.Fenmenos Naturales: Sismos, terremotos, inundaciones y tempestades.

PARGRAFO. A efecto de que los riesgos presentados en el presente artculo, no se traduzcan en accidentes de trabajo o enfermedad laboral, la Contralora General de la Repblica ejerce su control en la fuente, en medio trasmisor o en trabajador, de conformidad con lo estipulado en el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el trabajo de la entidad, el cual se da a conocer a todos los trabajadores al servicio de ella.

ARTCULO 4o. La Contralora General de la Repblica y sus trabajadores darn estricto cumplimiento a las disposiciones legales, as como a las normas tcnicas e internas que se adopten para lograr la implantacin de las actividades de medicina preventiva y del trabajo, higiene y seguridad industrial, que sean concordantes con el presente reglamento y con el Sistema de gestin de la seguridad y salud en el trabajo de la entidad.

ARTCULO 5o. La entidad ha implementado un proceso de induccin del trabajador a las actividades que debe desempear, capacitndolo respecto a las medidas de prevencin y seguridad que exija el medio ambiente laboral y el trabajo especfico que vaya a realizar.

ARTCULO 6o. Este reglamento permanecer exhibido en un lugar visible de la entidad, para el conocimiento de los funcionarios.

ARTCULO 7o. El presente reglamento tendr vigencia durante el tiempo que la entidad conserve sin cambios sustanciales, las condiciones existentes en el momento de su aprobacin, tales como actividad econmica, mtodos de produccin, instalaciones locativas o cuando se dictan disposiciones gubernamentales que modifiquen las normas del reglamento o que limiten su vigencia, trmite que estar a cargo de la Gerencia del Talento Humano.

ARTCULO 8o. La presente resolucin deroga la Resolucin Orgnica 05603 del 30 de agosto de 2004, y las dems que le sean contrarias.

3.7 Bienestar laboral

AMBIENTE DE CONTROL

Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos La Oficina Nacional de Control Interno Disciplinario ha desarrollado una estrategia de comunicacin a partir de la Revista Virtual La Lupa a travs de la cual difunde informacin relativa a temas disciplinarios y sensibiliza sobre el conocimiento y aplicacin de los Cdigos de tica y Buen Gobierno.

Desarrollo de Talento Humano

Mediante Acuerdo de Junta Directiva N 017 de 2011 se estableci la planta de personal de trabajadores Oficiales de la Entidad. Este documento ha sido sujeto de tres (3) modificaciones que no afectaron la cantidad de cargos aprobada inicialmente y su objetivo principal fue el de fortalecer la gestin de la Empresa en reas como Tesorera, Ingeniera de Procesos, Tecnologa y Jurdica. Las mencionadas modificaciones se llevaron a cabo mediante los Acuerdos de Junta Directiva N 024, 029 y 038 de 2012.

Los Manuales Especficos de Funciones y Competencias Laborales de los Empleados Pblicos y de los Trabajadores Oficiales fueron definidos mediante las Resoluciones 152 de 2011 y 021 de 2010, respectivamente. Dentro de las actividades de socializacin de la documentacin propia del Sistema Integrado de Gestin, se observ que estos documentos se encuentran publicados en el nomograma institucional divulgado en la pgina web de la Entidad.

Se dispuso la publicacin del Reglamento Interno de Trabajo en todos los Puntos de Atencin al Ciudadano - PACs, Gerencias Regionales y Sedes del Nivel Central de la Entidad.

Se concert el Acuerdo de Gestin para el Gerente Nacional de Cobro, en el cual se definieron los compromisos relacionados con el cumplimiento de las responsabilidades asociadas al cargo.

Se dise el Programa de Gestin del Conocimiento para la vigencia 2013, en el cual se incluyeron entre otras actividades: Jornadas de Induccin, reinduccin y entrenamiento en puestos de trabajo, escuelas de aprendizaje y jornadas de actualizacin que comprenden programas transversales e Individuales.

Se estructur el Plan de Bienestar de la Entidad de acuerdo con el anlisis de la informacin obtenida en la encuesta de necesidades de bienestar laboral y desde las dimensiones del Ser, Hacer, Saber Hacer y Saber Estar, el cual se encuentra actualmente en ejecucin con el apoyo de las empresas: Cajas sin Fronteras y Compensar.

Se formul el Sistema de Gestin de la Seguridad y la Salud en el Trabajo para la vigencia 2013, el cual contempla todos los aspectos relacionados con Salud Ocupacional bajos tres enfoques: Autocuidado, Comportamiento Seguro y Salud Responsable, el cual busca garantizar la adecuada planeacin, implementacin y monitoreo del Sistema, administrar los riesgos y disminuir los accidentes y enfermedades laborales.

Se avanz en la conformacin y puesta en funcionamiento de los Comits de Convivencia Laboral de las ocho (8) Gerencias Regionales de la Entidad.

Estilo de Direccin

Contina siendo importante el compromiso y apoyo permanente de la Alta Direccin frente al Sistema Integrado de Gestin, evidenciado mediante la asignacin de recursos econmicos, tecnolgicos y humanos.

Con el fin de fortalecer el desempeo de los procesos, mejorar la prestacin de los servicios institucionales y articular la implementacin de los Sistemas de Gestin de la Entidad, se formul en la presente vigencia el proyecto Diseo e Implementacin de Nuevos Componentes del SIG, el cual incluye los modelos de Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin, Sistema de Gestin Ambiental y Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional.

En cumplimiento de la normatividad vigente y como mecanismos de asesora y direccionamiento, la Entidad cuenta con doce (12) Comits Institucionales, cinco (5) de los cuales se pretende integrarlos en el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo, de acuerdo con lo establecido en el artculo 6 del Decreto N 2482 de 2012, especficamente en lo relacionado con polticas de desarrollo administrativo y dems componentes del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin.

En observancia de lo dispuesto en la Resolucin N 357 de 2008 expedida por la Contadura General de la Nacin, la Entidad se encuentra adelantando las acciones pertinentes para la adopcin y puesta en funcionamiento del Comit Tcnico de Sostenibilidad Contable, el cual operar como una instancia asesora del rea contable, que analizar y recomendar la adopcin de directrices, polticas y procedimientos, dirigidos a la ejecucin, control y seguimiento de los procesos contables.

3.8 Sistemas de informacin o Base de datos

Los principios para la administracin de datos personales en colpesiones , todos ellos destinados a crear frmulas armnicas de regulacin que permitan la satisfaccin equitativa de los derechos de los titulares, fuentes de informacin, operadores de bases de datos y usuarios, son:

1. Principio de libertad: de acuerdo con este principio las actividades de registro y divulgacin de los datos personales slo pueden ejercerse con el consentimiento libre, previo y expreso del titular de esa informacin, esto es, el sujeto concernido. As, esos datos no podrn ser obtenidos o divulgados sin esa previa autorizacin, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve de ese consentimiento.

2. Principio de necesidad: implica que la informacin personal concernida debe ser aquella estrictamente necesaria para el cumplimiento de los fines de la base de datos. Esta previsin trae como consecuencia que se encuentre prohibido el registro y divulgacin de datos que no guarden una relacin estrecha con el objetivo de la base de datos.Adicionalmente y de manera lgica, el principio de necesidad tambin contrae la obligacin que cada base de datos identifique de manera clara, expresa y suficiente, cul es el propsito de la recoleccin y tratamiento de la informacin personal.

3. Principio de veracidad: los datos personales deben corresponder a situaciones reales, lo que impone la prohibicin de recopilar, procesar y circular informacin falsa, errnea o equvoca.

4. Principio de integridad: impone la obligacin a las fuentes de informacin y a los operadores de suministrar y recopilar datos personales completos, de tal forma que est prohibido el registro y divulgacin de informacin parcial, incompleta o fraccionada. El alcance de este principio, salvo casos excepcionales, no debe entenderse de modo tal que faculte la constitucin de sistemas de informacin que, a travs de una nica base de datos pueda compilar datos que, sin valerse de otras bases de datos, permitan realizar un perfil completo de las personas.

5. Principio de finalidad: las actividades de acopio, procesamiento y divulgacin de la informacin personal deben obedecer a un fin constitucionalmente legtimo y que, a su vez, debe ser definido de forma clara, suficiente y previa.Esto implica que quede prohibida(i) la recopilacin de informacin personal sin que se establezca el objetivo de s incorporacin a la base de datos; y (ii) (ii) la recoleccin, procesamiento y divulgacin de informacin personal para un propsito diferente al inicialmente previsto y autorizado por el titular del dato.

6. Principio de utilidad: las actividades de acopio, procesamiento e informacin de datos personales deben cumplir una funcin determinada, acorde con el ejercicio legtimo de la administracin de los mismos. En consecuencia, queda proscrita la divulgacin de datos que, al carecer de funcin, no obedezca a una utilidad clara y suficientemente determinable.

7. Principio de circulacin restringida: implica que las actividades de recoleccin, procesamiento y divulgacin de informacin personal estn sometidas a los lmites especficos determinados por el objeto de la base de datos, por la autorizacin del titular y por el principio de finalidad. Por lo tanto, queda prohibida la divulgacin indiscriminada de datos personales.

8. Principio de incorporacin: en los casos en que la recoleccin de informacin personal en bases de datos signifique situaciones ventajosas para su titular, el operador de la base estar obligado a incorporarlos, si el titular rene los requisitos que el orden jurdico exija para tales efectos. Por ende, est prohibida la negativa injustificada a la incorporacin de datos personales de dicho carcter.

9. Principio de caducidad estipula que la informacin desfavorable del titular debe ser retirada de las bases de datos, de forma definitiva, con base en criterios de razonabilidad y oportunidad. En consecuencia, se prohbe la conservacin indefinida de datos personales, despus que hayan desaparecido las causas que justificaron su acopio y administracin.

10. Principio de individualidad: los operadores deben mantener separadas las bases de datos que se encuentren bajo su administracin, de manera que est prohibida la conducta que tenga por objeto facilitar el cruce de datos a partir de la acumulacin de informaciones provenientes de diferentes bases de datos.

3.9 ndice de rotacin de personal y ausentismo

Colpensiones maneja un ndice normal de rotacin de personal por esta razn hace contrataciones semestralmente.

Ahora bien, el desconocimiento de los aspectos ocupacionales en el origen de las enfermedades profesionales ha conllevado no solamente un notable deterioro en la calidad de vida y en la salud de los trabajadores de la organizacin, sino tambin perjuicios al interior de la entidad, por el mayor ndice de ausentismo y el menor rendimiento de los trabajadores. Adems de los problemas de orden jurdico laboral, cuando no se cumplen los requerimientos establecidos por la ley.

4. Portafolio de productos

El portafolio de productos de COLPENSIONES incluye a la fecha lo siguiente:

a) Prestaciones econmicas.

Pensin de vejez: Rgimen General y de Transicin. Pensin de invalidez. Pensin de sobrevivientes. Indemnizacin sustitutiva. Auxilio funerario.

b) Beneficios Econmicos Peridicos BEPS

Personas que no cumplan con las condiciones para tener derecho a una pensin. Ahorro individual para tener derecho a un ingreso peridico en la vejez. Voluntario.

c) Microbeneficios para afiliados y pensionados Financieros excepto crditos. Seguros. Transacciones y trmites va celular, y otras TICS.

d) Administracin de informacin

Afiliados. Aportantes. Pensionados. Ciudadanos respecto de los aportes que en alguna etapa de su vida laboral realizaron al Rgimen de Prima Media.

5. Matriz DOFA

Segn Antognolli (2008) la matriz DOFA es la herramienta estratgica por excelencia ms utilizada para conocer la situacin real en que se encuentra la organizacin.

Este mtodo, denominado as por las primeras letras de los elementos a analizar: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, consiste en analizar la organizacin mirndola desde afuera, como si furamos observadores externos. Es aqu donde debemos preguntarnos exhaustivamente y respondernos muy sinceramente que fortalezas y debilidades tiene nuestra organizacin. Debemos analizar y estudiar a fondo que oportunidades y amenazas encontramos en el entorno (nacional e internacional) y en la coyuntura actual (social, econmica, tecnolgica y poltica).

Despus de una serie de visitas y observaciones a la organizacin Colpensiones con sucursal en la ciudad de montera, se identific que presenta mayores dificultades en el desarrollo de sus actividades, por lo cual se hace necesario revisar las posibles fallas que se estn presentando y de esta forma encontrar alternativas de solucin.

ANLISIS INTERNOANLISIS EXTERNO

FORTALEZASOPORTUNIDADES

F1: Flexibilidad con los clientes F2: Trabajo en equipo slido F3: Integridad F4: Respeto F5: nica entidad que administra el Rgimen de prima media (RPM). F6: Personal altamente capacitado. F7: Existencia de un Direccionamiento estratgico alineado con el Plan Nacional de Desarrollo 2012-2014 y los Planes Sectoriales correspondientes. F8: Uso correcto de los servicios informticos. F9: Estructura organizacional slida. F10: Independencia al comportamiento del mercado financiero en cuanto a que las contribuciones se dirigen a un fondo comn de naturaleza pblica, lo cual genera seguridad a los beneficiarios. F11: Centralizacin de los datos y descentralizacin de la informacin. F12: Se caracteriza por el respeto de los derechos propios y de los otros. F13: Excelente transparencia porque por medio de ella permite a los dems conocer la razn de ser y, porque acta de forma abierta y visible. F14: Buena equidad dado que sin importar su condicin da a las personas por principio de igualdad los mismos derechos y oportunidades. F15: Responsabilidad con sus deberes y derechos como entidad de prestacin de pensiones. F16: Solidario y tolerante con los afiliados. F17: Buena comunicacin dado que toma las decisiones, opiniones y criterios se dan de forma libre a travs de canales institucionales. F18: Garantiza la continuidad al cliente con un normal funcionamiento del sistema. F19: Buena infraestructura. F20: Acta bajo los principios de lealtad, verdad y rectitud.Matriz DOFA COLPENSIONES

O1: Constantes reformas pensionales que aumentan la permanencia del aportante en la empresa, a causa del incremento de la edad de jubilacin y el nmero de semanas laborales que deben cumplir para acceder a la pensin de vejez. O2: El mayor nmero de colombianos laboralmente activos devengan ingresos cercanos al salario mnimo legal mensual vigente. O3: Implementacin y administracin de los Beneficios Econmicos Peridicos (BEP) que van orientados a los siete de los 23 millones de colombianos laboralmente activos, que no alcanzan a devengar un salario mnimo ni cuentan con un mecanismo de proteccin para la vejez. O4: Apertura de nuevas oficinas o puntos de servicio al cliente. O5: Mejoramiento del servicio al cliente. O6: Incremento de nuevos afiliados. O7: Desarrollar nuevas alianzas estratgicas. O8: Un nuevo sistema de informacin predictivo y automatizado. O9: Desarrollo de nuevos portafolios de productos. O10: Desarrollo de nuevos servicios. O11: El adoptar de altos estndares de calidad en la informacin.

DEBILIDADESAMENAZAS

D1: Limitacin en las modalidades de pensin al no ofrecer retiro programado y retiro programado con renta vitalicia diferida sino exclusivamente renta vitalicia, debido a que COLPENSIONES es la administradora del RPM. D2: Apertura anticipada de la prestacin del servicio, por lo cual la instalacin es provisional y los recursos tales como la informacin an no estn disponibles en su totalidad.

A1: Poca credibilidad de las personas para afiliarse debido al aumento de la edad de jubilacin y el nmero de semanas laboradas. A2: Perdida de clientes potenciales debido a beneficios que ofrecen las entidades pertenecientes al RAIS como no tener un valor lmite de la mesada de la pensin, retirarse antes de cumplir con la edad al acumular el monto establecido, posibilidad de aumentar el capital destinado para la pensin. A3: Dependencia de otras entidades tales como antiguo ISS e instituciones bancarias encargadas del recaudo y pago de las mesadas de los pensionados. A4: Competidores locales cada vez ms agresivos comercialmente. A5: Unin entre dos empresas de servicios de prestacin de fondos de pensiones, dado que aumentan su capital y a su vez su nmero de afiliados y afianzar sus estrategias en el mercado. A6: Alta participaciones de empresas de la competencia a nivel nacional. A7: Alteraciones en el sistema econmico del pas (leyes gubernamentales, inflacin, entre otras).

MATRIZ DOFA COLPENSIONES

Figura 3: Matriz DOFAFuente: Los autores

CONCLUSIONES

Debido a que el mundo est en su auge de evolucin y globalizacin afecta directamente la prospectiva organizacional que se debe desarrollar en una empresa, sin duda alguna el poseer una empresa slida y capaz de sobrevivir a cualquier dificultad y sacar provecho de esta es un aspecto de vital importancia actualmente, puesto que representa una ventaja competitiva frente a la competencia.

Por ello, con la realizacin de la presente investigacin se logr conceptualizar los temas respectivos en el rea administrativa ms eficaces a la hora de posicionar una empresa en el mercado y consolidarla desde su estructura administrativa y organizacional. Donde se analiz la estructura administrativa y organizacional de la empresa Colpensiones con sucursal en la ciudad de montera con la identificacin de la plataforma estratgica.

Adems fue posible identificar mediante un anlisis DOFA un problema progresivo en dicha sucursal, con esto se analizaron habilidades de mejoramiento relacionadas con el marketing y publicidad proyectadas para el acogimiento de esta misma y la atraccin de nuevos clientes.

Por ltimo se permiti evidenciar los aspectos potenciales directamente relacionados y a controlar con el desarrollo de tcticas que permitan crear alternativas de solucin a las debilidades y amenazas existentes en el entorno, que lograr aumentar las fortalezas y crecimiento continuo.

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