Trabajo de Informatica
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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA JUAN PABLO PEREZ ALFONZO I.U.T.E.P.A.L AMPLIACION PUERTO - CABELLO PROPUESTA PARA LA SITEMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA POLICLINICA CENTRAL, UBICADA EN PUERTO CABELLO, ESTADO CARABOBO Autores: Facilitadora: Andrade Domingo Prof. Sonia Padron C.I.V- 8.598.382 Reyes Raimber C.I.V-24.304.813 Carrera: Producción Industrial Semestre: 2do. Materia: Informática 1
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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIAJUAN PABLO PEREZ ALFONZO
I.U.T.E.P.A.LAMPLIACION PUERTO - CABELLO
PROPUESTA PARA LA SITEMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA POLICLINICA CENTRAL, UBICADA EN PUERTO CABELLO, ESTADO
CARABOBO
Autores: Facilitadora:Andrade Domingo Prof. Sonia PadronC.I.V- 8.598.382Reyes RaimberC.I.V-24.304.813Carrera: Producción IndustrialSemestre: 2do.Materia: Informática
Puerto Cabello, 04 Septiembre 2015
1
INDICEINTRODUCCIÓN.................................................................................................3
PRESENTACIÓN................................................................................................5
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO.......................................................................6
Definición ............................................................................................................6
Actividades básicas de un SIG............................................................................7
Sistema de Información Gerencial ....................................................................7
Metodologías para el análisis de los SIG............................................................9
Análisis Estructurado ....................................................................................9
Diagrama de flujo de datos............................................................................9
Técnica de modelado de objetos.................................................................10
UML (Unified Modeling Lenguaje)................................................................13
Modelo Corporativo de datos ......................................................................17
Data Warehouse .........................................................................................17
Data Mart ....................................................................................................20
CAPÍTULO II. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN..........................................21
CAPÍTULO III. DESCRIPCIÓN DEL SIG IMPLEMENTADO............................24
CAPÍTULO IV. DESCRIPCIÓN DEL SIG IMPLEMENTADO............................39
CAPÍTULO V. RESULTADOS PARA LA ORGANZACIÓN.............................44
CONCLUSIONES..............................................................................................47
BIBLIOGRAFÍA.................................................................................................49
2
INTRODUCCIÒN
Los sistemas y las tecnologías de información son un elemento vital de
las organizaciones y negocios exitoso. La tecnología de información puede
ayudar a todo tipo de negocios a mejorar la eficiencia la efectividad de sus
procesos de negocios, la toma gerencial de decisiones y la colaboración
entre los grupos e trabajo, mediante el fortalecimiento de sus posiciones
competitivas en un mercado rápidamente cambiante.
Es justamente la toma de decisiones en las empresas, la actividad que
determina el rumbo de las organizaciones. Las empresas de mayor éxito en
el mundo tienen ventaja competitiva en la información que manejan para
tomar acertadas decisiones, de manera oportuna y estratégica.
Los Gerentes o Directores de las Organizaciones necesitan administrar
de manera rápida y eficiente el ingente volumen de información que tienen
de su empresa por lo que se necesita de los Sistemas de Información y de
las tecnologías de información para reducir esfuerzos y ser más productivos
en su gestión.
Un Sistema de Información Gerencial pretende ser una herramienta que
de manera resumida y gráfica informe al usuario del estado actual de la
empresa, mediante los indicadores de gestión que haya implementado la
organización. De esta manera tendrá una fuente de decisión que le permita
decidir de manera eficiente e implemente estrategias que le permitan
mantener a la organización líder en el mercado.
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El capitulo I del trabajo presenta el marco teórico en el que se
fundamenta la investigación. El capítulo II describe la situación problemática
que atravesaba la empresa antes de la implementación del SIG. El capítulo
III ilustra el sistema de información gerencial implementado. El capítulo IV
presenta las conclusiones.
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PRESENTACIÒN
La Policlínica Central está dedicada a brindar servicios de salud, cuenta
con los servicios de: consulta externa, hospitalización, intervenciones
quirúrgicas, procedimientos, imágenes y exámenes auxiliares, en las
especialidades de pediatría, ginecología, traumatología, medicina interna,
cirugía general, oftalmología, endocrinología, cardiología, neurocirugía,
neurología, otorrinolaringología, urología, entre otras.
Hasta hace poco, no contaba con tecnología de la información de
apoyo a los procesos organizacionales. En este contexto, la Asamblea de
Socios comenzó a analizar la posibilidad de implantar nuevas formas
operativas, pues existían muchas actividades que debían realizarse varias
veces debido a que cada departamento trabajaba en forma aislada, lo cual
significaba que la información generada no era uniformemente distribuida en
toda la organización. Así, se dio inicio a esta etapa que comenzó por el
análisis de la situación actual se hizo un estudio de la misión, análisis del
entorno; análisis interno a través de los servicios prestados por el área
Admisión - Caja, identificándose los problemas más relevantes.
Posteriormente, a través de entrevistas personales con la Gerente
General se definieron los requerimientos de información. En la fase de
desarrollo se realizó el diseño conceptual, lógico y físico del sistema, para
elaborar la base de datos del Sistema de Información Gerencial. Finalmente,
se obtuvieron resultados del sistema ubicándolos dentro del contexto de los
beneficios estratégicos, obteniéndose información oportuna y eficaz con la
que antes no se contaba y que resulta relevante para la ayuda en la toma de
decisiones.
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CAPÍTULO I
MARCO TEÒRICO O CONCEPTUAL
DEFINICIÓN
Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que
interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa, es
decir, un conjunto formal
de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada
según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la
información o parte de ella necesaria para las operaciones de dicha empresa
y para las actividades de dirección y control correspondientes para
desempeñar sus actividades de acuerdo a su estrategia de negocio.
El SI tiene como propósito fundamental organizar el flujo de la
información que generan las diferentes dependencias dentro de las
instituciones; un sistema de información está compuesto de elementos que
son de naturaleza diversa y normalmente incluye:
- Infraestructura tecnológica, (Hardware)
- El recurso humano
- Los datos, o información.
- Las aplicaciones para producir diferentes tipos de resultados, (Software)
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ACTIVIDADES BÁSICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Entradas de información: Proceso mediante el cual el Sistema de
Información toma los datos que requiere para procesar la información.
Pueden ser manuales o automáticas.
Almacenamiento de Información: El sistema puede reconocer la
información guardada en la sesión o proceso anterior.
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de
Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de
operaciones preestablecida.
Estas características de los sistemas permiten la transformación de
datos fuentes en información que puede ser utilizada para la toma de
decisiones.
Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de
Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada, al
exterior.
SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL (S.I.G.)
Por definición se entiende como Sistema de Información Gerencial la
técnica de poner a disposición de los gerentes la información confiable y
oportuna que se necesite para facilitar el proceso de toma de decisiones y
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permitir que las funciones de planeación, control y operaciones se realicen
eficazmente en la organización.
La finalidad de un Sistema de Información Gerencial es la de
suministrar a los gerentes la información adecuada en el momento oportuno,
por lo tanto el valor de la información proporcionada por el sistema debe
cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: Calidad, Oportunidad,
Cantidad y Relevancia.
- Calidad: Para los gerentes es imprescindible que la información
suministrada sea un fiel reflejo de la realidad planteada.
- Oportunidad: la información suministrada por un Sistema de Información
Gerencial debe estar disponible a tiempo para la toma de decisiones.
- Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones
acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero
tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil,
pues ésta puede llevar a decisiones desacertadas.
- Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe
estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
La información gerencial requerida por los distintos niveles de una
organización no es homogénea. No deben de ser tratadas en la misma forma
las necesidades de información de los gerentes, de la gerencia media y la
alta gerencia. Estos tienen necesidades distintas de acuerdo con la actividad
que desempeñan.
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METODOLOGÍAS PARA EL ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL
Análisis Estructurado
Permite al analista conocer un sistema o proceso (actividad) en una
forma lógica y manejable al mismo tiempo que proporciona la base para
asegurar que no se omite ningún detalle pertinente.
El objetivo que persigue el análisis estructurado es organizar las tareas
asociadas con la determinación de requerimientos para obtener la
comprensión completa y exacta de una situación dada
Diagrama de Flujo de Datos
Son una de las cuatro herramientas del análisis estructurado, es una
herramienta grafica que se emplea para describir y analizar el movimiento de
los datos a través de un sistema, ya sea este manual o automatizado,
incluyendo procesos, lugares para almacenar datos y retrasos en el sistema.
Los DFD, como se les conoce popularmente son la herramienta mas
importante y la base sobre la cual se desarrollan otros componentes.
La transformación de datos de entrada en salida por medio de procesos
puede describirse en forma lógica e independiente de los componentes
físicos asociados con el sistema.
Los DFD se concentran el movimiento de los datos a través del sistema,
no en los dispositivos o el equipo. Los analistas identifican y describen desde
el inicio hasta el final del proceso, para comprender un área de aplicación o
los datos que fluyen
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por todo el sistema y entonces explican por que los datos entran o salen
y cual es
el procesamiento que se realiza con ellos.
Técnica de Modelado de Objetos (Object Modeling Technique OMT)
El Modelado y Diseño Orientado a Objetos es una técnica que se
fundamenta en pensar acerca de problemas a resolver, empleando modelos
que se han organizado tomando como base conceptos del mundo real.
OMT es una metodología (y una notación gráfica) para el desarrollo
orientado a objetos que consiste en “construir un modelo de un dominio de
aplicación añadiéndosele detalles durante el diseño del sistemas”.
Ciclo de vida
El ciclo de vida de un desarrollo de software se visualiza de la siguiente
forma:
Análisis: El analista describe el problema y plantea un modelo de la
situación del mundo real para mostrar sus propiedades importantes. El
analista debe trabajar con los usuarios finales que son quienes comprenden
y evitar presentar soluciones incompletas. Los modelos generados en la fase
del análisis son una abstracción resumida y precisa de lo que debe hacer el
sistema deseado y no de la forma en que se hará.
Diseño del sistema: Los diseñadores de sistemas toman decisiones
acerca de la arquitectura a utilizar. Durante el diseño, el sistema a desarrollar
se organiza en subsistemas basados tanto en la estructura del análisis como
en la arquitectura planteada.
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Esta metodología se extiende desde el análisis hasta la
implementación, pasando por el diseño. En primer lugar, se construye un
modelo de análisis para abstraer los aspectos esenciales del dominio de la
aplicación sin tener en cuenta la implementación eventual. En este modelo
se toman decisiones importantes que después se completan para optimizar
la implementación, en segundo lugar.
Los objetos de la aplicación constituyen el marco de trabajo del modelo
de diseño, pero se implementan en términos de objetos del dominio de los
recursos tecnológicos. Por último, el modelo de diseño se implementa en
algún lenguaje de programación, base de datos o hardware.
La metodología OMT emplea tres clases de modelos para describir el
sistema:
El Modelo de Objetos: Describe los objetos del sistema y sus
relaciones.
El Modelo Dinámico: Describe las interacciones existentes entre objetos
del sistema.
El Modelo Funcional: Describe las transformaciones de datos del
sistema.
Los tres submodelos no son igualmente importantes en todos los
problemas. OMT es una de las metodologías de análisis y diseño orientadas
a objetos, más maduras y eficientes que existen en la actualidad. La gran
virtud que aporta esta metodología es su carácter de abierta (no propietaria),
que le permite ser de dominio público y, en consecuencia, sobrevivir con
enorme vitalidad. Esto facilita su evolución para acoplarse a todas las
necesidades actuales y futuras de la ingeniería de software.
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Una metodología de desarrollo de software OO consta de los siguientes
elementos:
• Conceptos y diagramas (Modelo)
• Etapas y definición de entrega en cada una de ellas.
• Actividades y recomendaciones.
Etapas:1. Análisis de requerimientos.
2. Diseño del sistema.
3. Diseño detallado.
4. Implementación y pruebas.
1. Análisis de requerimientos.
En esta etapa se busca las necesidades del usuario y la forma que se
va a presentar la solución.
Actividades
- Identificar los casos de uso del Sistema
- Diagrama de casos de usos.
- Desarrollar el modelo del mundo.
- Identificar clases (Atributos, Operaciones, Relaciones, Cardinalidad)
- Validar los modelos (con el cliente: clases, atributos, operaciones y crear
diagrama de secuencia o de colaboración).
2. Diseño del sistema
En esta etapa se define una subdivisión en aplicaciones del sistema y la
forma de comunicación con los sistemas existentes con los que debe
interactuar.
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Actividades
Identificar la arquitectura del sistema
- Definir componentes del sistema
- Refinar los casos de uso aplicados al software
3. Diseño detallado
En esta etapa se adecua el análisis a las características específicas de
ambiente de implementación.
Actividades
a) Agregar los detalles de implementación del modelo del mundo
- Completar los detalles de la clase ( diagrama de clases )
- Subdividir en paquetes ( diagrama de paquetes )
b) Desarrollar el modelo de interfaz
- Conocer el ambiente de base.
- Enlazar las clases de interfaz con el modelo del mundo.
- Crear diagrama de interacción.
UML (Unified Modeling Language)
A lo largo de los años el software se ha vuelto cada vez más complejo.
El incremento en la potencia de los ordenadores, la aparición de modernos
dispositivos y tecnologías ha generado la necesidad de nuevos sistemas
operativos y aplicaciones de mayor complejidad. Simultáneamente, esta
complejidad ha traído consigo la demanda de nuevas técnicas y
herramientas que faciliten la construcción de este software.
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En este contexto, UML surge como respuesta al problema reseñado
para contar con un lenguaje estándar para crear diagramas de diseño de
software.
UML es un lenguaje de modelado que se usa para especificar,
visualizar, construir y documentar los elementos que forman un sistema
software orientado a objetos.
Es utilizado para entender, diseñar, configurar, mantener y controlar la
información sobre los sistemas a construir.
Igualmente, permite captar la información sobre la estructura estática y
el comportamiento dinámico de un sistema, además ofrece una abstracción
del sistema y sus componentes. Pretende unificar experiencias pasadas
sobre técnicas de modelado e incorporar las mejores prácticas actuales en
un acercamiento estándar. Este lenguaje ha sido concebido por los autores
de las tres metodologías más usados para la orientación a objetos: Grady
Booch, Ivar Jacobson y Jim Rumbaugh.
La notación ha sido ampliamente aceptada debido al prestigio de sus
creadores y debido a que incorpora las principales ventajas de cada uno de
las metodologías particulares en los que se basa: Booch, OMT y OOSE. Con
UML se fusiona la notación de estas técnicas para formar una herramienta
compartida entre todos los ingenieros de software que trabajan en el
desarrollo orientado a objetos.
UML no es un lenguaje de programación, es un lenguaje de propósito
general para el modelado orientado a objetos. Según Fowler, traducido por
Giraldo: Diagrama de casos de uso. Los casos de uso es una técnica para
capturar información de cómo un sistema o negocio trabaja, o de cómo se
desea que trabaje, en palabras de Ivar Jacobson, “describen bajo la forma de
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acciones y reacciones el comportamiento de un sistema desde el punto de
vista del usuario.
Diagrama de clases.
El mismo autor, presenta los elementos mas estables del sistema, estos
son los dispositivos de control de datos e información, correspondientes a las
clases del sistema, con sus relaciones estructurales y de herencia. El modelo
de casos de uso aporta información para establecer las clases, objetos,
atributos y operaciones.
Diagrama de estados.
Traduciendo “es usado para describir el comportamiento de las
instancias y elementos de un modelo. Específicamente describen las
posibles secuencias de estados y acciones a través de las cuales las
instancias puedes proceder durante su ciclo de vida, como resultado de
eventos discretos, tales como señales externas y, mensajes”.
Diagrama de actividad. Es un caso especial del diagrama de estados, este
puede especificar, el comportamiento de los objetos de una clase, la lógica
de una operación (método), y parte o toda la descripción de un caso de uso.
Diagrama de secuencia.
Presenta una interacción, la cual es un conjunto de mensajes entre un
conjunto de instancias interactuando, estas son un grupo de estímulos entre
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instancias con el efecto de determinar el funcionamiento deseado de un
proceso o un resultado.
Diagrama de colaboración.
Modela la interacción entre los objetos de un Caso de Uso, estos están
conectados por enlaces en los cuales se representan los mensajes enviados
acompañados de una flecha que indica su dirección, el diagrama ofrece una
mejor visión del escenario cuando el analista está intentando comprender la
participación de un objeto en el sistema.
Diagrama de paquetes.
Ofrecen un mecanismo general para la organización de los
modelos/subsistemas agrupando elementos de modelado, esta agrupación
se realiza por operaciones comunes o por divisiones de la organización.
Diagrama de componentes.
Muestra las dependencias entre los diferentes componentes de
software, incluyendo las clasificaciones que se puedan realizar, estas
implementaciones son de diferentes tipos entre ellas se encuentra archivos
de código fuente, archivos binarios, archivos ejecutables, scripts, entre otros.
Diagrama de despliegue.
Modela la distribución en tiempo de ejecución de los elementos de
procesamiento y componentes de software, junto a los procesos y objetos
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asociados. “Muestra las relaciones físicas entre los componentes software y
hardware asociados, en el desempeño del sistema”.
Modelo Corporativo de Datos (MDC)
Un modelo corporativo de datos es una definición coherente de todos
los datos comunes de la empresa, desde una visión empresarial de alto nivel
hasta los diseños de datos lógicos genéricos, incluidos los enlaces a los
diseños de datos físicos de aplicaciones individuales.
Data Warehouse (DW)
El nivel competitivo alcanzado en las empresas les ha exigido
desarrollar nuevas estrategias de gestión. En el pasado, las organizaciones
eran estructuradas en forma piramidal con información generada en su base
fluyendo hacia lo alto; y era en el estrato más alto de la pirámide donde se
tomaban decisiones a partir de la información proporcionada por la base, con
un bajo aprovechamiento del potencial de esta información.
Esta concepción ha sido reestructurada por las empresas para permitir
eliminar estratos de estas pirámides autorizado a los usuarios de todos los
niveles a tomar mayores decisiones y responsabilidades. Sin embargo, sin
información sólida para influenciar y apoyar las decisiones, la autorización no
tiene sentido.
Esta necesidad de obtener información para una amplia variedad de
funcionarios es la principal razón de negocios que conduce al concepto de
Data Warehouse. Data Warehouse, es una palabra del inglés que se podría
traducir como almacén de datos, ya que warehouse, en inglés, significa
almacén. El énfasis no está sólo en llevar la información hacia la estructura
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administrativa de la empresa, si no a través de la organización, para que
todos los empleados que la necesiten la tengan a su disposición.
La gestión del conocimiento en su máxima envergadura de aplicación
empresarial, se apoya sobre dos grandes pilares que le dan todo su sentido y
funcionalidad.
Estos dos pilares principales son el Data Warehouse y el Data Mining.
Este último concepto puede ser traducido, también del inglés, como minería
de datos; es decir, que por una parte se tiene el proceso de almacenamiento
de los datos, y por otra, todas las herramientas de extracción y análisis de
esos mismos datos almacenados.
El Data Warehouse es una tecnología para el manejo de la información
construido sobre la base de optimizar el uso y análisis de la misma utilizado
por las organizaciones para adaptarse a los vertiginosos cambios en los
mercados. Su función esencial es ser la base de un sistema de información
gerencial, es decir, debe cumplir el rol de integrador de información
proveniente de fuentes funcionalmente distintas (Bases Corporativas, Bases
propias, de Sistemas Externos, etc.) y brindar una visión integrada de dicha
información, especialmente enfocada hacia la toma de decisiones por parte
del personal jerárquico de la organización, estructuras homogéneas
persistentes en el tiempo. Para comprender mejor el funcionamiento de ésta
tecnología explicaremos su arquitectura y los sistemas OLTP y OLAP.
El DW es un proceso que recopila datos de varias aplicaciones en los
sistemas operacionales de una organización, integra la información en un
modelo lógico, la almacena de modo que resulte accesible para la toma de
decisiones y se les suministra a los usuarios a través de herramientas de
consulta y generación de informes. El objetivo es poner información
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corporativa comparable y estandarizada en manos de empleados para
permitir una visión corporativa amplia de la empresa.
El beneficio que el Data Warehouse aporta a la empresa, es eliminar
aquellos datos que obstaculizan la labor de análisis de información y entregar
la información que se requiere en la forma más apropiada, facilitando así el
proceso de gestión.
La manera tradicional de entregar la información es a través de emisión
de reportes impresos desde los sistemas operacionales, con consultas a
nivel de cliente y extracción ocasional de datos para suplir actividades
basadas en papel.
Actualmente, los problemas con la entrega de la información son
muchos, incluyendo inconsistencia, inflexibilidad y carencia de integración a
través de la empresa.
El Data Warehouse intenta responder a la compleja necesidad de
obtención de información útil sin el sacrificio del rendimiento de las
aplicaciones operacionales, debido a lo cual se ha convertido en una de las
tendencias tecnológicas más significativas en la administración de
información.
Los Data Warehouse utilizan datos de múltiples fuentes que se fusionan
en forma congruente; estos datos se mantienen actualizados, pero no
cambian al ritmo de los sistemas transaccionales. Muchos DW se diseñan
para contener un nivel de detalle hasta el nivel de transacción, con la
intención de hacer disponible todo tipo de datos y características, para
reportar y analizar. Así, un DW resulta ser un recipiente de datos
transaccionales para proporcionar consultas operativas, y la información para
poder llevar a cabo análisis multidimensional. De esta forma, dentro de un
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almacén de datos existen dos tecnologías complementarias, una relacional
para consultas y una multidimensional para análisis.
Data Mart (DM)
Un Data Mart puede ser descrito como aquella base de datos que está
dedicada a una actividad particular. Estas actividades pueden ser por
ejemplo información de una división financiera, recursos humanos,
mercadeo, ó cualquier grupo en particular que trabaje en conjunto, es decir,
son los subsistemas que componen un Sistema de Información.
Existen dos clasificaciones, el Data Mart independiente, conocido a su
vez como Data Warehouse departamental y el Data Mart dependiente, el
cual está ligado al Data Warehouse institucional, desde el cual obtiene los
datos con el propósito de cumplir con los requerimientos del área o grupo en
cuestión. En conclusión, un Data Mart se puede visualizar como una versión
pequeña de un Data Warehouse.
Extracción Transformación y Carga (ETL Extraction, Transformation
Load) Es el componente encargado de acceder a las distintas fuentes de
datos disponibles, internas y externas, Depura, organiza y pone a disposición
los datos necesarios para el Data Warehouse. Se encarga de aspectos
relacionados con el formato de la información y de la forma como se va a
acceder a ella.
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CAPÍTULO II
DESCIPCIÒN DE LA SITUACIÒN
La Policlínica Central está dedicada a brindar servicios de salud, cuenta
con los servicios de: consulta externa, hospitalización, intervenciones
quirúrgicas, procedimientos, imágenes y exámenes auxiliares, en las
especialidades de pediatría, ginecología, traumatología, medicina interna,
cirugía general, oftalmología, endocrinología, cardiología, neurocirugía,
neurología, otorrinolaringología, urología, entre otras.
La clínica tiene convenios institucionales con Compañías Aseguradoras
de Salud, éstas envían a sus clientes a la clínica para que sean atendidos en
los diferentes servicios que brinda según la cobertura del plan al que se
afiliaron. A estos clientes se les identifica como pacientes por convenio. Por
esta atención la Clínica recibe ingresos económicos, los que son pagados
por las empresas aseguradoras. Las personas que no cuentan con una
póliza de seguros y necesitan de los servicios de la clínica, son atendidas
como pacientes particulares.
En la actualidad, la empresa que tiene mayores ventajas empresariales
es aquella que tiene la mayor información pertinente relacionada con su
negocio, que le permita tomar decisiones, que le lleven a liderar el mercado.
A los directivos de la Asamblea de Socios de la Clínica se les presentaban
problemas en la conducción y control de la empresa, al no tener la
información exacta y coherente que le permitiera tomar decisiones rápidas y
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correctas en la aplicación y elaboración de estrategias que llevasen a un
crecimiento sostenible del negocio.
Por esta razón los directivos deseaban tener la información de manera
rápida que les permita conocer la cantidad de pacientes atendidos por día,
semana o mes, los consultorios más frecuentados, la cantidad de pacientes
que fueron atendidos por Convenio o Particular, saber de qué empresa
aseguradora de Salud provenían, entre otros. Solicitaban información
detallada sobre el inventario de los insumos médicos, medicamentos de
Farmacia, cuánto es lo que se compró, a quién se le compró. Asimismo,
deseaban conocer la situación financiera y económica de la Clínica.
Por ésta razón se hizo apremiante la necesidad de contar con sistemas
de información y tecnologías de información que permitan agilizar el
procesamiento de datos, los informes mencionados no están completos,
algunos tienen que ser procesados manualmente, demorándose tres días en
su elaboración. Esta situación dificultaba la toma de decisiones y no
permitían ganar más mercado y atender de manera eficiente a los pacientes.
Se tenía asimismo dificultades en las áreas de Facturación cuando se
requería saber que expedientes de convenio (que contienen información
sobre las consultas, diagnósticos, pronósticos, tratamientos, indicaciones, etc
realizados al paciente dentro de la Clínica) hacían falta elaborar o estaban en
proceso de elaboración y debían ser enviados en determinadas fechas a las
empresas aseguradoras para que abonen el importe por los servicios
especificados en cada expediente.
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Contabilidad no tenía conexión informática con Admisión-Caja, farmacia
y facturación para saber exactamente cuánto dinero ingresó y salió, capturar
la Información en línea para procesarla y obtener la información que se
solicita.
No estaban integrados los sistemas que existían y algunos de ellos no
satisfacían los requerimientos de los usuarios, otros presentan fallas como la
duplicación de datos y el tiempo de respuesta era bastante largo, esto se
percibía de manera masiva en el Área de Admisión-Caja, ocasionando el
aburrimiento del paciente.
Asimismo la Asamblea de socios no contaba con el procesamiento
rápido de algunos indicadores que les permitiera tomar las decisiones
correctas para el negocio, asimismo no tenían indicadores propios para
capturar la información estratégica que necesitan. El rápido procesamiento
de estos indicadores no era posible, porque no existían sistemas
transaccionales integrados que alimenten a otro Sistema de Información
Gerencial que brinde soporte a la toma de decisiones.
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CAPÍTULO III
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL IMPLEMENTADO
Para procesar los grandes volúmenes de datos que permiten tomar
decisiones, hay necesidad de procesarlos en el menor tiempo posible y con
la máxima confiabilidad. Por esta razón el S.I.G. se propone resumir esta
información en indicadores de gestión propios a la Clínica y algunos
indicadores basados en los estándares de ESSALUD.
Estos indicadores resumen la información contenida en la base de
datos transaccional, para luego ser comparada con la tabla indicador
contenida en la base de datos del S.I.G.
Antes de la implementación del sistema, el Gerente tenía que esperar
los consolidados que le brinda el área Admisión – Caja para posteriormente
hacer la comparación manual con los estándares establecidos por su
gestión. El tiempo de espera para que el Gerente reciba el consolidado es
largo, en promedio de 3 días o de una semana, según las especificaciones
del caso. Con el S.I.G. esta tarea se reduce a minutos.
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Los indicadores están constituidos para medir la eficiencia de los
siguientes servicios:
CONSULTA EXTERNARendimiento hora médico
Permitirá saber el número de atenciones que realiza el médico por cada
hora efectiva de trabajo en consultorio externo. También sirve para conocer
el rendimiento del grupo de médicos de un servicio o especialidad.
Esto permitirá proponer estrategias como ampliar el horario de atención
del médico dependiendo de la cartera de clientes con la que cuente o
aperturar un nuevo consultorio de la especialidad cuando el médico no se
abastezca a atender a los pacientes que lleguen a la clínica por esa
especialidad.
Esto se evalúa o compara con un estándar que se ha establecido para
el indicador.
Total de pacientes de convenio y particulares atendidos por consulta externa
Permitirá saber el número de pacientes por convenio o particulares que
han sido atendidos por consultorio externo. Para determinar cuál es el
segmento de mercado en el que se sitúa la clínica, para implementar
estrategias de marketing o
CRM con los clientes.
Esto se evalúa o compara con un estándar que se ha establecido para
el indicador.
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Total de consultas atendidas por médico
Permite saber cual es el consultorio con mayor rotación de pacientes y
el que genera más ingresos para la clínica.
También permite calcular con este indicador, el margen de utilidad para
la empresa y los honorarios a cancelar a los médicos.
Esto se evalúa o compara con un estándar que se ha establecido para
el indicador.
LABORATORION° total de análisis de laboratorio solicitados por cada consultorio externo
Permite saber el número de exámenes de laboratorio solicitados por
cada consultorio externo. Se sabe que este servicio es brindado por
empresas terceras y es necesario determinar qué médico o consultorio ha
solicitado más exámenes de laboratorio y evaluar si es necesario haber
indicado los mencionados exámenes; además es necesario saber si se
ajustan a los reglamentos de convenios contraídos con las empresas
aseguradoras para evitar el rechazo de los expedientes de cobranza de
acuerdo a las pólizas de seguro con la que cuenta el paciente. De la misma
manera saber el por qué un Consultorio no solicita Ex. De Laboratorio. En
conclusión se desea saber el por qué un determinado consultorio solicita más
Ex. De Laboratorio por encima del estándar o no indica Ex. De Laboratorio.
Esto se evalúa o compara con un estándar que se ha establecido para el
indicador.
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EXÁMENES RADIOLÓGICOSN° Total de exámenes radiológicos solicitados por cada consultorio externo
Permite saber el número de exámenes radiológicos solicitados por cada
consultorio externo. Se sabe que este servicio es brindado por empresas
terceras y es necesario determinar qué médico o consultorio ha solicitado
más exámenes radiológicos y evaluar si es necesario haber indicado los
mencionados exámenes; además es necesario saber si se ajustan a los
reglamentos de CONVENIOS contraídos con las empresas aseguradoras
para evitar el rechazo de los expedientes de cobranza de acuerdo a las
pólizas de seguro con la que cuenta el paciente.
De la misma manera saber el por qué un Consultorio no solicita Ex.
Radiológicos.
En conclusión se desea saber el por qué un determinado consultorio
solicita más
Ex. Radiológicos por encima del estándar o no indica Ex. Radiológicos.
Esto se evalúa o compara con un estándar que se ha establecido para el
indicador.
CAJAIngreso diario por médicoPermite saber cuánto es el ingreso obtenido por los servicios brindados por
cada médico; esto permite tener referencia de cuánto dinero debe abonarse
a la cuenta bancaria de cada médico por sus servicios ofrecidos; a la vez
también se deduce el porcentaje respectivo para la clínica.
Los indicadores a sugerir a la Clínica y que tienen la validación de la Gerente
son:
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INDICADORES DE GESTIÓN PARA EL ÁREA DE ADMISIÓN - CAJA
CONSULTORIO EXTERNO
INDICADOR FORMULA ESTANDAR PARAMETRO OPTIMO
PARAMETRO REGULAR
PARAMETRO PELIGRO
Rendimiento Hora Médico
Nro, de Consultas / Total de horas médicas efectivas 4 > = 4 3 < X < = 3.9 X < = 3
Total de pacientes por convenio o
particulares atenciones por
consultorio externo por día
(Nro. De pacientes particulares atendidos en Cons 1 +…..+ Nro.
De pacientes particulares atendidos en Cons N) (Nro. De
pacientes de convenios atendidos en Cons 1+……+Nro
de pacientes de convenio atendidos
en Cons N)
Particulares = 4Convenio = 8
Particulares = 3Convenio = 6
Particulares = 2Convenio = 4
Particulares = 1Convenio = 1
Total de consultas atendidas por
médicos
Nro total de consultas atendidas por el
médico en un día, mes o año
12 9 6 3
LABORATORIO
INDICADOR FORMULA ESTANDAR PARAMETRO OPTIMO
PARAMETRO REGULAR
PARAMETRO PELIGRO
Nro. Total de análisis de laboratorio
solicitados por cada consultorio por día
Nro, Total de análisis de laboratorio solicitados por
consultorio3.00 4.00 1.00 0.00
Promedio de análisis de laboratorio por
pacientes - Día
Promedio de análisis de laboratorio realizados en
C. Externo / Nro, de paciente - Día
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EXAMENES RADIOLÓGICOS
INDICADOR FORMULA ESTANDAR PARAMETRO OPTIMO
PARAMETRO REGULAR
PARAMETRO PELIGRO
Promedio de exámenes
radiológicos realizados en
Consultorio Externo
Nro. Total de Ex Rx realizados en C.
Externa / Nro. Total de consultas
0.10
Nro. Total de exámenes
radiológicos por consultorio
Nro. Exámenes radiológicos solicitaos por
consultorio5.00 4.00 1.00 0.00
INDICADOR FORMULA ESTANDAR PARAMETRO
OPTIMOPARAMETRO
REGULARPARAMETRO
PELIGRO
Ingreso diario en Bs.
por ADMISIÓN -
CAJA
(((Nro de consultas de ESPECIALIDAD 1 * precio de consultas de esa especialidad) + …+(Nro de
consultas de ESPECIALIDAD N * precio de consulta de esa especialidad)) + ((Nro de exámenes de laboratorio solicitados por la ESPECIALIDAD 1 * precio de exámen de laboratorio) +......+(Nro de exámenes de
laboratorio solicitados por la ESPECIALIDAD N * precio de exámen de laboratorio)) + ((Nro de
exámenes radiológicos solicitados por la ESPECIALIDAD 1 * precio de exámen
radiológicos)+....+(Nro de exámenes radiológicos solicitados por la ESPECIALIDAD N * precio de
exámen radiológicos)))
18,000.00 20,000.00 15,000.00 9,000.00
Egreso diario por
ADMISION - CAJA
Total de egresos diarios en Bs. 350.00 < = 200.00 < = 500.00 > = 700.00
Ingreso por medico
Total de consultas atendidas por el médico * precio de consulta 5,000.00 > = 7200.00 > = 3000.00 120.00
CAJA
29
MODELO DE UNIDADES DE ORGANIZACIÓN DEL SIG
El modelo utilizado enlaza las siguientes unidades organizacionales: consulta
externa, archivo, facturación, farmacia, contabilidad, hospitalización, caja,
laboratorio y radiología.
30
SIG POLICLINICA CENTRAL – ADMISION CAJA
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DEL S.I.G.
MODELADO DE REQUERIMIENTOS SIG ADMISIÓN - CAJA
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REQUIERO RENDIMIENTO HORA MEDICO
REQUIERO NUMERO DE PACIENTES POR CONVENIO O PARTICULARES ATENDIDOS POR CONSULTORIO REQ TOTAL DE EGRESOS DIARIOS
PROMEDIO DE ANALISIS DE LAB. POR PACIENTE - DIA
TOTAL DE CONSULTAS ATENDIDAS POR MEDICO
INGRESO POR MEDICO
REQ. NRO. LAB. POR CONSULTORIO
REQ. NRO. EX. RX. POR CONSULTORIO
REQ TOTAL DE INGRESOS DIARIOS
SIG CLINICA DEL PACIFICO – ADMISIONCAJA
SIG POLICLINICA CENTRAL – ADMISION CAJA
MODELADO DEL CASO DE USO DEL NEGOCIO DEL SIG ADMISION –
CAJA
REQUERIMIENTOS DEL CASO DE USO VERIFICAR INDICADORES DE CAJADIAGRAMA DE CASOS DE USO EXPANDIDO DE VERIFICAR DE CAJA DEL
AREA DE ADMISION - CAJA
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Verificar indicadores de CONSULTA EXTERNA
Verificar indicadores de LABORATORIO
Verificar indicadores de EXAMENES RADIOLOLÓCISOS
Verificar indicadores de CAJA
GERENTE ADMISION - CAJA
Verificar comprobante deegreso de dinero
Verificar ingreso diario de dinero en soles
Verificar comprobante de venta
Verificar egreso diario de dinero en soles
Verificar ingreso de dinero por medico
Verificar comprobantes de venta por consulta externa
ADMISION CAJA(from MODELADO DE CASOS DE USO)
GERENTE(from MODELADO DE CASOS DE USO)
((Include))
((Include))
((Include))
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL CASO DE USO VERIFICAR INDICADORES DE CAJA DEL AREA DE ADMISION – CAJA EN EL ANALISIS
GERENCIA ADMISION
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Solicita documentos de venta y de egresos generados por admisión - caja
Solicita ingresos recibidos por cada
médico
Verifica el consolidado de ingresos de acuerdo al indicador de ingresos
Verifica el consolidado de egresos de acuerdo al indicador de egresos
Evalúa el cumplimiento del indicador de ingresos
Evalúa el cumplimiento del indicador de egresos
Verifica los documentos de acuerdo a la fecha que gerencia solicita
Genera consolidado de ingresos
SISTEMA DE FACTURACIÓN
El sistema de facturación funciona asociado con todos los módulos o
programas del Sistema, Farmacia, Laboratorio y Radiología y el sistema de
Historias Clínicas o sin él. El diseño y filosofía del sistema permite efectuar
modificaciones de acuerdo a las características de cada lugar de trabajo
haciéndolo versátil y adaptable.
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PROCESO
Entrada de dato
Reportese
informes
Interfase automática de entrada
Interfase automática
de salidaAlmacenamiento
Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc. Política de seguroLimites de crédito, plazo de pago, etc
Factura Movimientos del mes Catalogo de clientesFacturas
Informe de pagosEstados de cuenta
Consulta en pantalla de una terminal
SISTEMA DE COMPRAS
En la actualidad y como resultado de la automatización, el
departamento de compras recibe en forma automática las requisiciones
(orden de compra) de parte del almacén de insumos y del almacén de
Farmacia, cuando el material ha llegado a un punto de reorden (debido al
eficiente sistema de inventario)
El sistema de inventario registra que cuenta contable afectara cada uno
de los de los materiales que adquieren, lo cual ahorra trabajo a contabilidad
Compras efecto la cotización de los insumos y fármacos solicitados
captura en la orden de compra el precio y las condiciones de pago y luego lo
envía al proveedor que suministra los insumos y fármacos.
El proveedor hace la entrega en el almacén, de donde verifica lo que se
va a entregar contra la orden que tiene el sistema, luego de lo cual se firma
el recibido y revisado y se envía a contabilidad la papelería.
La sección de costos solo verifica que el almacén haya firmado, pues
los datos de control ya están en el sistema.
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Cuentas por pagar únicamente programa la factura para ser pagada en
su fecha de vencimiento, para lo cual modifica la fecha de pago en el
sistema, y efectúa el asiento contable.
Finalmente tesorería únicamente imprime los cheques de acuerdo con
el cronograma de pagos definido por cuentas por pagar.
El sistema de compras se grafica a continuación:
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SISTEMA DE PERSONAL
DATOS INFORMACIÓN
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Entradas
Memoria y procesamient
o
Salidas
Documentos de inclusión en el registro
Documentos de
modificación en el registro
Documentos de exclusión del registro
Tarjetas de control de ingreso y
salida
Recibos emitidos
Plan de cuentas
Programas (software)
Nómina e informes anexos
Informes legales
Informe del número de empleados, por cargo
Informe del número de empleados por dpto.
Informe de situación de vacaciones,
por dpto.
Informe de rotación de personal y
motivos por departamento
Informe de ausencias y
atrasos e índ. de ausentismo
por sección
BASE DE DATOS
Registro de departamentos
Registrode cargos
Registrode acumulación
Registro de personal
SISTEMA DE MARKETING
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Datos internos
Investigación de marketing
Inteligencia de marketing
Operaciones de la clínica
Entorno de marketing
Base de datos
Procesamiento de datos
Análisis y oportunidades de marketing
Búsqueda y selección de
público objetivo
Diseño de estrategias de
marketing
Planificación de programas de marketing
CAPÍTULO IVINTERFAZ DE ACCESO AL SISTEMA
SEGURIDAD: Esta ventana es la primera que se muestra en el S.I.G. y permite el acceso al sistema con su respectivo usuario y login que tiene la Gerencia y cualquier otra persona de la Asamblea de Socios de la Clínica.
Si los datos ingresados han sido los correctos, se mostrará la siguiente interfaz:
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INTERFAZ DE MDI SIG POLICLINICA CENTRAL
Sistema de Información Gerencial Policlínica Central
INTERFAZ DE MDI SIG POLICLINICA CENTRAL
Indicadores: Muestra semáforos que expresan según su color, el estado del indicador, si está en luz verde expresa que el indicador está cumpliendo los estándares trazados por la Gerencia, si está en ambar expresa que el indicador está entre el rango aceptable para la Gerencia; pero si está en rojo expresa que el indicador no cumple ninguno de los rangos a los que quiere llegar la empresa.
INTERFAZ DE DETALLE DE INDICADOR INGRESO POR MÉDICO
Indicador Ingreso por médico: Este gráfico debe mostrar de manera gráfica, la cantidad de dinero que ha ingresado a caja producto de los servicios brindados por todos los consultorios externos de la clínica.
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Cuando se quiere saber el detalle del ingreso de dinero a caja por día, semana, mes o año se selecciona en el COMBOBOX y de manera automática aparece el gráfico con los detalles.
En el que estamos observando, expresa que los ingresos de esos años con los respectivos meses y días escogidos, no ha alcanzado los estándares propuestos por la Gerencia. Está información será analizada por la Gerente para saber las causas y tomar decisiones al respecto.
INTERFAZ DE DETALLE DEL INDICADOR ATENCIÓN POR CONSULTORIO
41
Indicador atención por consultorio: Este gráfico debe mostrar de manera gráfica las consultas médicas totales que se han dado en consultorio externo, en las fechas de las que se quiere tener detalles de las transacciones realizadas por el personal de admisión – caja.
INTERFAZ DE DETALLE DEL INDICADOR CONSULTAS REALIZADAS POR MÉDICO
Indicador consultas realizadas por médico: este indicador muestra de manera gráfica el número de consultas externas realizadas por cada uno de los médicos de la clínica. Este indicador le permite a la gerencia saber que consultorio tiene mayor rotación de pacientes y quienes no lo tienen; adicionalmente tomar decisiones como implementar un nuevo consultorio de alguna especialidad de la que se tiene mayor rotación de pacientes o implementar programas de prevención de salud, en el caso de que
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aparezcan nuevas epidemias, etc. así como repotenciar la calidad el servicio en los consultorios con bajo índice de rotación
INTERFAZ DEL DETALLE DEL INGRESO DE DINERO POR MÉDICO
DETALLE DEL INDICADOR INGRESO DE DINERO POR MÉDICO
Indicador ingreso de dinero por médico: Este indicador muestra de manera gráfica la cantidad de dinero que ingresa a la clínica por cada uno de los médicos. Con esta información la gerencia podrá
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saber el porcentaje de dinero que queda para la clínica y la cantidad de dinero que se le debe abonar a la cuenta bancaria del médico por los servicios prestados en la clínica.
CAPÍTULO V
RESULTADOS PARA LA ORGANIZACIÓN
En tiempos de respuesta
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En términos de costo
45
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CONCLUSIONES
La forma en que se comunicaban los sistemas de la Policlínica Central,
producía una baja calidad de la información.
El SIG con el que contaba era un SIG del tipo transaccional para el área
de Admisión Caja que le permitía obtener reportes operativos del área. Con
estos datos el Gerente de la institución procesa manualmente la evaluación
de los indicadores, lo cual tomaba tiempo. La mejora implementada en el
S.I.G. permite obtener los resultados on-line.
El análisis del sistema de información de la Policlínica Central plantea la
forma en que los procesos organizacionales de la institución pueden ser
optimizados.
El Sistema de Información Gerencial implementado permite monitorear
los principales indicadores de la Gestión de la organización.
El Sistema de Información Gerencial propuesto apoya la toma de
decisiones a través de información oportuna y confiable al Gerente General,
reduciendo el tiempo de procesamiento de los indicadores de gestión.
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Con el Sistema de Información Gerencial implementado se procesa
información de manera gráfica y presenta la opción de procesar datos a
través de tablas dinámicas, lo que facilita su comprensión y análisis.
Este Sistema de Información Gerencial minimiza costos de procesamiento de datos.
El S.I.G. propuesto aumenta la rentabilidad de la empresa, porque le
permite implementar estrategias empresariales con la información que
proporciona.
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BIBLIOGRAFÍA
O’BRIEN, James y George MARAKAS. Sistemas de Información Gerencial. Séptima Edición. México D.F.: Editorial Mc Graw Hill, 2006,
592 pp.
COHEN, Daniel y Enrique ASÍN. Sistemas de Información para los negocios: Un enfoque para la toma de decisiones. Tercera edición.
México D.F.: Editorial Mc Graw Hill, 2000, 413 pp.
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