Colegio Nacional Nicolas Esguerra

Álvaro Sanabria

Iván salamanca

903

Unidad 5

1. BASES DE DATOS: Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), y por ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

2. CREACION DE BASE DE DATOS:

Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón y luego haga clic en Cerrar base de datos Imagen del botón para mostrar la página Introducción a Microsoft Office Access.

En el centro de la página Introducción a Microsoft Office Access aparecen varias plantillas destacadas y, cuando haga clic en los vínculos del panel Categorías de plantillas, aparecerán otras nuevas. Puede descargar también más plantillas del sitio Web de Office Online. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener información detallada.

Haga clic en la plantilla que desee utilizar.

Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en Imagen del botón, busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. También puede crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint Services 3.0.

Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).

Access crea o descarga la base de datos y, a continuación, la abre. Aparece un formulario en el que puede empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registro (el cuadro atenuado o la barra que aparece a la izquierda del registro) y luego siguiendo este procedimiento: En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar. Imagen del botón

Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y empiece a escribir. Utilice el panel de exploración para buscar otros formularios o informes que tal vez desee utilizar.

3. LAS TABLAS: Las tablas se componen de filas y columnas de celdas que se pueden rellenar con texto y gráficos. Las tablas se utilizan a menudo para organizar y presentar información.

. También puede utilizar tablas para crear diseños de página interesantes o crear texto, gráficos y tablas anidadas en una página Web.

. La vista Diseño le permite crear una tabla desde el principio y establecer o cambiar todas las propiedades disponibles para cada campo. También puede abrir las tablas existentes en la vista Diseño y agregar, quitar o cambiar los campos

. Para crear una vista de hoja de datos web de una tabla en una aplicación de Access, haga clic en el nombre de la tabla y, después, en Agregar vista (el botón con un signo más que aparece junto a los nombres de vista). En el cuadro de diálogo Agregar vista nueva, establezca Tipo de vista en Hoja de datos.

. Una vez que se ha llenado con datos el modelo de datos, normalmente los agregará, editará o eliminará de alguna manera antes de devolverlos al origen de datos o a otro proceso o aplicación. En los temas siguientes se proporcionan detalles para agregar, editar y eliminar filas de tablas de datos y cómo trabajar con filas en distintas fases de una aplicación.

4. PROPIEDADES DE CAMPO

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo.

Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseño cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo. Esta última ya ha

sido explicada en un avanzado del tema de creación de tablas, de forma que en esta unidad profundizaremos en la primera.

5. LAS RELACIONES:Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado solo una vez. A continuación, se debe proporcionar a Access los medios para recopilar de nuevo la información desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que están relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero deberá comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos.

Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación

6. LAS CONSULTAS

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta en Access 2010, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente, la información que deseas.

Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información de múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos para ver cuál es el carro que corresponde a determinado cliente. Debes tener en cuenta que una consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.

Todas las tablas que decidas incluir en una consulta aparecerán como pequeñas ventanas en la parte superior de la pantalla, este espacio es conocido con el nombre de Panel de relación de objeto. Cada ventana contiene una lista con el nombre de todos los campos disponibles en tabla que seleccionaste.

7. LOA INFOREMES:

Al usar una base de datos, normalmente se usan informes para ver, formatear y resumir datos. Por ejemplo, se puede crear un informe de tipo lista para mostrar los números de teléfono de todos los contactos o un informe resumido para calcular el total de las ventas de la compañía en distintas regiones y períodos de tiempo.

En este artículo se proporciona información general acerca de los informes en Microsoft Access 2010 y se describen las características de informes nuevas o modificadas. También se explican los procedimientos para crear informes, ordenar, agrupar y resumir datos, así como para obtener una vista previa de un informe e imprimirlo.

Resultará mucho más fácil crear informes significativos si la base de datos contiene una estructura de tabla y relaciones bien diseñadas. Para obtener una introducción a la preparación y diseño de una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos .