Todos los Procesos son mejorables Las Mejoras las realizan las personas En el ámbito de la Gestión...

Las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos

Todos los Procesos son mejorables

Las Mejoras las realizan

las personas

En el ámbito de la Gestión

de Valor

Proceso

Conjunto de actividades que se ejecutan coordinadamente

para alcanzar un objetivo.

AUSENTISMOMOROSIDAD

TECNOLOGIA

INFORMACION

INVENTARIOS

FALTA DE

CALIFICACION

TAMAÑO

LOCALIZACION

FINANZAS

COSTOS

EFICIENCIA

Resultado Organizacional

DISEÑODISEÑO

Tipos de procesos

Según el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en:

1.- Clave: Son aquellos que afectan de modo directo la prestación de un servicio y por lo tanto a la satisfacción del cliente . Ejemplos: procesos relacionados con la enseñanza-aprendizaje.

2.- Estratégicos: Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una institución. Ejemplo: procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad.

3.- Soporte: Son aquellos que permiten la operación de la institución. Ejemplo: procesos administrativos, pagar nómina.

Características de los Procesos:

Es definido por un verbo de acción en infinitivo que denota la cualidad de imperativo (terminaciones ar, er, ir).

Ejemplo: Nómina no es un proceso, elaborar la nómina sí.

•Tiene un principio y un fin (límites).•La finalidad de un proceso es generar un producto o servicio.•Existen para satisfacer la necesidad de un cliente.•Todo proceso tiene un dueño.•Transforma o complementan las entradas (valor agregado).•Se representan en un diagrama.•Debe ser evaluado.•Debe ser mejorado.

La identificación y secuencia de los procesos: El Mapa de Procesos

*Es la representación gráfica de la estructura de procesos que conforman el sistema de gestión.

*Para su elaboración se debe:

1.Identificar los procesos clave de la organización.

2. Agrupar los procesos identificados.

3. Establecer interrelaciones entre los procesos.

Gráfica de Proceso

* Ejemplo: Ficha de proceso

INTENSA REVISION DE REQUISITOS DEL PRODUCTO FP - 722

Proceso: Revisión de los requisitos del producto Propietario: Director Comercial

MISION: Asegurar que los requisitos aplicables a los productos para los clientes están correctamente definidos en ofertas, pedidos y contratos, aclarados y que se tiene capacidad para cumplirlos.

DOCUMENTACION PC - 722

ALCANCE· Empieza: Cuando comenzamos cualquier relación laboral.· Incluye: Ofertas, pedidos y contratos. Recogida de información para asegurar la capacidad.· Termina: Con la elaboración de una oferta, aceptación de un pedido o modificación del mismo.

ENTRADAS: Necesidades del cliente. Información sobre capacidad de producción y stock.PROVEEDORES: Clientes. Producción. Logística.

SALIDAS: Ofertas. Pedidos aceptados. Contratos firmados. Modificaciones a los anteriores.CLIENTES: Cliente externo.

INSPECCIONES:Inspección mensual de las ofertas y pedidos.

REGISTROS: Reclamaciones, devoluciones, FORM 722.1

VARIABLES DE CONTROL:Inmovilizado de producto final.Capacidad de producción.Plazo de entrega estándar.Catálogo de productos.Política comercial.

INDICADORES:

722.1 = % de ofertas aceptadas722.2 = % ofertas/pedidos/contratos no conformes722.3 = % modificaciones de requisitos por causa propia

Revisión: 02Fecha:2007/07/30

Es una planificación que consiste en un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas para alcanzar objetivos específicos dentro de los limites que imponen un presupuesto, de calidad y en un lapso de tiempo definido.

QUE ES UN PROYECTO:

Contiene las respuestas a: quienes somos?, en donde estamos? y hacia donde vamos?

Establece nuestra contribución al logro de la visión.

De manera regular define los valores de la organización.

La Misión

La visión de una organización consiste en la imagen positiva de la realización de su misión en un plazo de tiempo dado.

Es la imagen deseada o la imagen de futuro de la organización en un corte de tiempo determinado ( por lo general de 25 a 30 años).

Incluye la ventaja competitiva o la superioridad de calidad que se quiere obtener.

La Visión

Análisis de Escenarios

Oportunidades y amenazas (se refiere a los factores externos que de manera relevante afectan positiva o negativamente a una organización en la realización del largo plazo de su misión/visión.

*Debilidades y Fortalezas (se refiere a la situación que guardan sus factores internos fundamentales):

*Estructura Orgánica, Normatividad, Cultura, Activos, Personal, Habilidades, Competencias, etc.

(internos)

(entornos)

Análisis FODA

Consiste en relacionar lo interno con el Entorno, en lo que concierne a la realización de la misión/visión, y su propósito es determinar la probabilidad de realizarla exitosamente.

EL MARCO LÓGICO

Es una herramienta analítica para la planificación de la gestión de proyectos.

Permite fortalecer la preparación y la ejecución de programas y proyectos.

Resume los principales resultados de la preparación del programa o proyecto.

Sirve de base para la programación de la ejecución.

Facilita el seguimiento y la evaluación de resultados e impactos.

3

Análisis de Problemas

Análisis de Objetivos

Análisis de Alternativas

Matriz de Indicadores (MI)

Definición del Problema e

Identificación de Involucrados

Programas

2

A

B

C

DE

1

Involucrados Percepción de la Problemática

1 • -----------------------------• -----------------------------• -----------------------------

2 • -----------------------------• -----------------------------• -----------------------------

3 • -----------------------------• -----------------------------• -----------------------------

Metodología de Marco Lógico

LA MATRIZ DE MARCO LÓGICO

Objetivos IndicadoresMedios de

verificación

Fin

Propósito

Componentes

Actividades

Objetivos

Fin

Propósito

Compo-nentes

Activi-dades

¿A que objetivo estratégico contribuye el programa?

Indica cómo el proyecto o el programa contribuiráa solucionar un problema de desarrollo.

¿Qué se espera lograr con el programa?Describe el impacto directo o resultado directoobtenido de la utilización de los Componentes.

¿Qué bienes o servicios se requiere producir?Son los bienes y servicios que debe producir el

ejecutor del proyecto para poder lograr el Propósito.

¿Cómo se producirán los Componentes?Actividades principales que implican uso de recursos, que el

ejecutor debe llevar a cabo para producir cada Componente. Se colocan, para cada Componente, en orden cronológico.

Si el proyecto está bien diseñado se pueden examinar los vínculos causales de abajo hacia arriba:

Las

SISIPropósito

Compo-nentes

Activi-dades

Fin

El Fin es una respuesta a un problema importante en el sector o región.

Si se logra el propósito del proyecto contribuirá al logro del fin.

Cada componente es necesario para lograr un propósito.

Las actividades son necesarias y suficientes para Producir un componente.

ÁRBOL DE PROBLEMAS Y ÁRBOL DE OBJETIVOS

Se utiliza en la preparación de proyectos o programas.

Ayuda a estructurar el programa o proyecto de modo de que exista la “lógica vertical”.

Facilita la elaboración del resumen narrativo.

Ayuda a la definición de indicadores

ÁNALISIS DEL PROBLEMA

PASOS A SEGUIR:

Identificar el problema Examinar los efectos que provoca el

problema Identificar las causas del problema Establecer la situación deseada

(objetivo) Identificar medios para la solución

del problema Definir acciones y configurar

alternativas de proyecto

Construcción del Árbol de Efectos

Se representa gráficamente el problema

Alta tasa de Accidentes en la Intersección

Se colocan sobre el problema los efectos directos o inmediatos, unidos con flechas


Altamortalidad

Gran número de

heridos

Grandes daños a la propiedad

Descontento con la autoridad comunal


Altamortalidad

Gran número de

heridos



Estudiar, para cada efecto de primer nivel, si hay otros efectos derivados de él. Colocarlos en un segundo nivel, unidos por flechas a el o los efectos de primer nivel que los provocan.

Altos costos de atención de salud

Alta inasistencia

laboral

Altos costos reparaciones

Pérdida de votos

Continuar así hasta llegar a un nivel que se considere superior dentro de la órbita de competencia


Altamortalidad

Gran número de

heridos




Alta inasistencia

laboral


Pérdida de votos

Menor calidad de vida

Pérdida de productividad

Árbol de Efectos

SI APARECEN EFECTOS IMPORTANTES, EL PROBLEMA AMERITA SOLUCIÓN

PROCEDER ENTONCES AL ANÁLISIS DE LAS CAUSAS

Árbol de Causas

Se identifican las causas posibles del problema y se representan bajo éste.


Exceso de velocidad de los vehículos

Gran número de peatones

cruzando

Visibilidad limitada

Falta de señalización

Árbol del Problema

Efectos.




cruzando



Gran distancia a semáforos aguas

arriba y abajo

Inexistencia de un puente peatonal

Hay vehículos estacionados

No hay semáforo

Imprudencia de los conductores

Imprudencia de los peatones

No hay señal de prioridad


Altamortalidad

Gran número de heridos



Altos costos de atención

de salud

Alta inasistencia

laboral


Pérdida de votos

Menor calidad de vida


Problema.

Causas.

Árbol de Causas

Se identifican las causas posibles del problema y se representan bajo éste.




cruzando


Falta de señalizació

n

Gran distancia a semáforos aguas

arriba y abajo


Hay vehículos

estacionados

No hay semáforo

Imprudencia de los

conductores

Imprudencia de los

peatones


Altamortalidad




Pérdida de votos


Alta inasistencia laboral


Alta tasa de accidentes en la intersección

Gran número de peatones cruzando






Gran distancia a semáforos aguas arriba y abajo


No hay semáforo

Bajamortalidad

Menores daños a la propiedad

Satisfacción con la autoridad comunal

Pocosheridos

Menores costos de atención de salud

Bajos costos de reparaciones

Se mantiene apoyo electoral

Menor inasistencia laboral

Mejor calidad de vida

Buena productividad

Baja tasa de accidentes en la intersección

Bajo número de peatones cruzando

Buena visibilidad

Existeseñalización

Adecuada velocidad de los vehículos

Menor distancia a semáforos aguas arriba y abajo

Prudencia de los conductores

Prudencia de los peatones

Hay señal de prioridad

Existe un puente peatonal

No hay vehículos estacionados

Haysemáforo

Árbol de Objetivos

Fines.

Situacióndeseada.

Medios.


*Para cada base del árbol de objetivos se busca creativamente al menos una acción que permita lograr el medio.






Colocación de semáforos

Difusión reglamento de tránsito

Construcción de un puente peatonal

Campaña de educación vial a peatones

Colocación de señales de prioridad en cruceros

Colocación de semáforos en el crucero

Campaña de programa uno en uno a conductores

Identificación de Acciones

Hay semáforo

Se retiran vehículos estacionados cerca de esquinas

Altamortalidad




Pérdida de votos


Alta inasistencia laboral


Alta tasa de accidentes en la intersección

Gran número de peatones cruzando






Gran distancia a semáforos aguas arriba y abajo


No hay semáforo

Bajamortalidad

Menores daños a la propiedad

Satisfacción con la autoridad comunal

Pocosheridos

Menores costos de atención de salud

Bajos costos de reparaciones

Se mantiene apoyo electoral

Menor inasistencia laboral

Mejor calidad de vida

Buena productividad

Baja tasa de accidentes en la intersección

Bajo número de peatones cruzando

Buena visibilidad

Existeseñalización

Adecuada velocidad de los vehículos







Haysemáforo

Elementos del Resumen Narrativo

Fin

Propósito

Compo-nentes

Activi-dades

Campaña de educación vial

Proyecto de semaforización

Construcción de un puente peatonal

Alternativa 1

Colocación de semáforos + campaña de educación vial a peatones

Alternativa 2

Construcción de un puente peatonal + Programa uno en uno a conductores

Configurar alternativas del proyecto

Fases y Etapas

Pre-inversión Inversión Operacion

Idea

Perfil

Prefacti-bilidad

Factibilidad

Diseño

Ejecución

Puesta en

marchaOperacion plena

En el Ciclo de Vida de los Proyectos

Identificación

del problema

Diagnóstico

de la situación

actual

Análisis de

alternativas

Evaluación

La Pre-inversión:Proceso de adquisición de

certidumbre

Idea Perfil Prefactibilidad Factibilidad

Incertidumbre

100%

0%

Costo

Bajo

Alto

Esfuerzo de planificacióny cumplimiento de metas

39 %

Fuente: Construction Industry Institute

Esfuerzo deplanificación

Costos Atrasos

Alto - 4 % - 13 %

Mediano - 2 % + 8 %

Bajo + 16 % + 26 %

Los mayores esfuerzos en la planificación del proyecto se recuperan con creces.

20 %

Proceso de Programación Operativa Multianual

Área Técnica Área Administrativa

•Estimaciones decosto•Políticas de gasto público

Listado de requerimientos:•Artículos•Servicios•Bienes•Personal

Cuantificación y Calendarización

•Desglose de actividades•Ruta crítica•Calendarización

Proyecto o Proceso

Prioridades de

Gobierno

PlaneaciónOperativa

Programación

Presentación de Proyectos y

Procesos

Es la expresión presupuestal de las acciones a realizarse durante el ejercicio fiscal siguiente a través de proyectos de inversión, de operación y de innovación.

Formulación de Proyectos

*Las acciones determinadas en la Programación Operativa Multianual deberán ser priorizadas con el propósito de establecer cuales serán las que se ejecutarán en el ejercicio fiscal siguiente y que deberán ser presentadas en proyectos que integrarán el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos de la Dependencia o Entidad.

1- Determinar el tipo de proyecto:

Inversión: Obra Pública eInversiones Productivas

Innovación: Modernización, Ampliación, Calidad.

Operación: Procesos Sustantivosy Actividades de Apoyo Admvo.


2- Descripción del Proyecto:

Nombre del Proyecto

Objetivo del Proyecto

Justificación del Proyecto

Meta del Proyecto

Indicador del Cumplimientode la Meta o Medios de

Verificación de Resultados


3- Elaboración del Diagrama de Gantt:

Descripción de Actividades Del Proyecto

(secuencia lógica)

Calendarización de Actividades(fecha de inicio y término)

Expresión Grafica del Proceso(Diagrama de Gantt)

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