IMPORTANCIA DE HACER BENCHMARKING EN UNA ORGANIZACION

TIPOS DE BENCHMARKING

Para comprender los distintos tipos de Benchmarking que se manejan en la prctica empresarial me he basado, fundamentalmente, en las siguientes obras:

Benchmarking estratgico y tctico del Dr. Rubn Roberto Rico: este autor divide a la tcnica de Benchmarking en dos ramas que las define como la base de su clasificacin y que a continuacin se detallan:

1. Segn sobre lo que se hace

2. Segn con quin se lo hace

Gua de Benchmarking empresarial de Jerome Finnigan: en esta obra el autor sostiene que las investigaciones de Benchmarking se pueden clasificar:

3. Por su sujeto

4. Por sus metas

En una conjuncin sobre ambas formas de clasificacin se podran concluir con lo siguiente:

Benchmarking Interno

Es buscar las mejores prcticas dentro de la organizacin. Esto es posible efectuando un anlisis sistemtico y organizado de los sectores ms eficientes, con el fin de poder detectar las variables y procedimientos que permiten descubrir a las mejores tcnicas para luego implementarlos en otros sectores.

Este tipo de Benchmarking no tiene ningn grado de dificultad en la bsqueda y la colaboracin de las personas intervinientes, en la obtencin de los recursos necesarios para su implementacin, y en los tiempos que demandar la misma.

Un ejemplo de esta forma se puede observar en las multinacionales, as como en las empresas que poseen una departamentalizacin importante relacionada con lneas de productos y con las distintas funciones que se deben llevar a cabo para el desarrollo del negocio.

El argumento ms poderoso para efectuar un Benchmarking interno es que a pesar de que forman parte de la misma organizacin las diferencias geogrficas, de enfoque organizacional y cultural, casi siempre dan como resultado diferencias en los procesos laborales.

Este es el mejor punto de partida para una compaa que se inicia en el Benchmarking pues permite a una empresa hacer un ensayo previo del alcance de un estudio externo.

Benchmarking Externo

Se lleva a cabo cuando no se ha madurado lo suficiente un proceso dentro de la organizacin y que, por tal motivo, se deciden buscar metodologas alternativas para completarlo.

Dentro de este tipo, podemos encontrar dos clases:

a) Estudios de competidores: en este caso se nos puede presentar un inconveniente relacionado con la resistencia que pueden ofrecer los competidores para poder llevar a cabo el proceso de intercambio de informacin.

b) Estudios funcionales: aqu no se investiga a los competidores directos con lo cual resulta ms fcil. Dichas investigaciones ofrecen lecciones fcilmente aplicables, debido a que se respaldan en procesos genricos desarrollados por una gran cantidad de compaas, los cuales son, a menudo, transferibles.

Se debe tener en cuenta que la comparacin se puede hacer en el mbito local, nacional y hasta internacional. En este ltimo caso aparece un problema muy importante: el presupuestario. Por eso hay que encarar el proceso de Benchmarking con metas y objetivos claros para que sea provechoso y no un simple despilfarro de recursos.

Cuando se realiza Benchmarking, y en especial Externo, es necesario respetar un cdigo de conducta para poder realizarlo sin ningn inconveniente y estar en armona con la organizacin con la que se hace la comparacin y estudio. Este cdigo de conducta pertenece al American Productivity and Quality Center y la International Benchmarking Clearing house, Houston, Texas; el cual esta detallado en el libro de Rubn Roberto Rico, y en el se pueden encontrar una serie de principios que se enumeran a continuacin:

LEGALIDAD: no difundir secretos organizacionales.

INTERCAMBIO: compartir la informacin.

CONFIDENCIALIDAD: la informacin es confidencial.

UTILIZACIN O USO: la informacin es slo para aprender y mejorar.

CONTACTO DE LAS PRIMERAS PARTES: respetar la conducta del socio potencial.

CONTACTO CON LAS TERCERAS PARTES: bajo ningn aspecto.

PREPARACIN: comprometerse con un trabajo profesional eficiente y efectivo.

CUMPLIMIENTO: en tiempo y forma con todo compromiso asumido.

COMPRENSIN Y ACCIN: percibir y tratar de comprender al socio potencial. Benchmarking competitivo o sobre productos y servicios

Se orienta hacia los productos, servicios y procesos de trabajo de los competidores directos. La ventaja clave que se puede encontrar es que ellos emplean tecnologas y procesos iguales o muy similares a los propios, por lo que resultar mucho ms fcil la adaptacin de los cambios en la empresa.

Por otro lado, obtener informacin de los competidores ayudar a entender como la organizacin se encuentra posicionada en el mercado. Por esta razn muchos competidores, a menudo, estn dispuesto a unirse para participar en proyectos conjuntos.

Benchmarking funcional

Se orienta hacia los procesos productivos en forma genrica, pudiendo o no ser competidores directos con las empresas que participan en esta experiencia. El objeto de este tipo de Benchmarking es revelar la mejor prctica de una compaa reconocida en el mercado como lder en un rea especfica. Este sera el ejemplo dado en la resea histrica con el caso de Xerox y L. L. Bean cuando ste ltimo fue tomado como un parmetro de distribucin.

Benchmarking de desempeo

En este caso el objetivo es identificar quien se desempea mejor en base a mediciones de productividad obtenidas mediante el anlisis de todos los estudios basados en investigaciones. Requiere un apoyo menor de recursos debido a que depende del anlisis de informacin proveniente de bsquedas en bases a datos y encuestas realizadas tanto a los competidores como a las empresas que se reconocen como lderes respecto al desarrolla de determinadas funciones.

Benchmarking estratgico

Por lo general se realiza estableciendo alianzas de Benchmarking con un nmero limitado de empresas no competidoras. No requiere gran inversin ya que solo se limita a la conformacin de un pequeo equipo de profesionales y de tiempo para poder realizar todos los estudios e investigaciones necesarios.

Benchmarking de procesos, sobre procesos del negocio y sobre procesos de apoyo al negocio

Significa buscar las mejores prcticas a travs de estudios personales y observaciones de procesos comerciales claves como por ejemplo: en los procesos de distribucin, dentro del rea de ventas; o de cobranzas, dentro del rea de administracin; sin importar quienes sean los candidatos que se considerarn como los que llevan a cabo las mejores prcticas. Debido a que el Benchmarking de procesos requiere la participacin de expertos en la materia, el propietario de un proceso y el equipo de trabajo de dicho proceso tienen que participar en la investigacin.

Adems de un apoyo dedicado, en el Benchmarking de procesos se requiere una amplia capacitacin, visitas a las plantas y es probable que tambin conduzca a cambios considerables en los procesos.

Haciendo Benchmarking se pueden comparar los costos y como son generados los productos que se comercializan en cada tipo de organizacin.

Adems, permite realizar un anlisis sobre nuestra propia organizacin de procesos productivos, pudiendo llegar a la conclusin de que se estn haciendo gastos innecesarios y que pueden llegar al punto de hacer obsoleta o ineficaz a la produccin. Este problema acompaado de una mala estrategia de ventas puede sacar del mercado a la organizacin o hacer que la competencia sea mejor y gane posiciones en el mercado que nosotros mismos cedemos.

En el rea administrativa, no tener bien organizadas las tareas produce una prdida de tiempo y perjudica a la toma de decisiones, imposibilitando la obtencin de una contabilidad de gestin rpida y eficiente.

- Estratgico competitivo

- Sobre productos o servicios

- Sobre funciones y procesos de negocio

- Sobre funciones y procesos de apoyo al negocio

- Interno

- Externo

- Interno

- Competitivo

- Funcional

- De desempeo

- Estratgico

- De procesos

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