Tipos de Activos - CLUB...

Curso‐Taller Aspel‐COI 6.0 Nivel: Avanzado

Expositor: M. T. I. Ricardo Aguilar EConsultor en Sistemas AdministrativosE‐mail: [email protected] 16

Ruta de Acceso:

Menú Archivo / Tipos de activo.

Los tipos de Activos se definenpara agrupar a los activos quepor su naturaleza, tienentratamientos similares encuanto a depreciación yreevaluación.

Tipos de Activos

Ruta de Acceso:

Menú Archivo / Activos

En el catálogo de Activos se registran individualmente los Activos(Bienes) de la empresa que requieren de un control interno.

Alta de activos



Sección: Generales

Alta de Activos

Sección: Depreciación Contable

Alta de Activos



Sección: Depreciación Fiscal

Alta de Activos

Sección: Moneda extranjera

Alta de Activos



Sección: Mantenimiento y seguro

Alta de Activos

Sección: Observaciones

Alta de Activos



Cuando se da de alta un Activo y se selecciona el botón «Aceptar», se concluyela captura de los datos de dicho activo y el sistema de forma automática abre laventana para capturar un nuevo activo, si ya no se requiere capturar en esemomento más activos de debe terminar la captura mediante el botón«Cancelar», enviando el mensaje en donde sugiere crear la póliza por la compradel grupo de activos dados de alta.

Alta de Activos

Rutas de Acceso:

Menú Utilerías / Conversión de Cuentas a Activos

Esta opción está diseñada para que losactivos que se dieron de alta comocuentas (de tipo detalle) dentro delCatálogo de cuentas, se trasladen alcatálogo de activos. Las sub‐cuentasdesaparecen y el saldo quedaintegrado en la cuenta de mayor delcatálogo y los nuevos activos formanparte del catálogo del sistema.

Conversión de Cuentas a Activos

Seleccionar las cuentas de los

activos

Definir la cuenta principal del tipo

de activo



Ruta de Acceso:

Menú Reportes / Activos Fijos /Activos Fijos / Catálogo de activos

Este reporte muestra un listado de los activos fijos registrados en el sistema.

Reportes de Activos:«Catálogo de Activos»

Reportes de Activos:«Catálogo de Activos»



Ruta de Acceso:

Menú Reportes / Activos fijos / Activos fijos / Inventario de Activos fijos

Tipo: Interno

Reportes de Activos:«Inventario de Activos Fijos»

Este reporte permite llevar uncontrol de la ubicación y número deserie de los activos fijos de laempresa para registrar de maneramás rápida los cambios quepudieran presentarse.

Reportes de Activos:«Inventario de Activos Fijos»



Tabla de INPC

Ruta de Acceso:

Menú Archivo / Tabla de I.N.P.C.

La Tabla del Índice Nacional de Precios al Consumidor sirve para re‐expresar los saldoso montos de las cuentas de una empresa, de tal forma, que se reflejen los cambios enlos valores producidos por la inflación.

El archivo de INPC es de vital importancia ya que sirve para realizar cálculos como lossiguientes:

1. Depreciación fiscal o actualizada.

2. Revaluación.

3. Impuesto al activo.

4. Ajuste anual por inflación

5. Reexpresión de saldos.

Tabla de INPC

Actualización automática por FTP

(Requiere conexión a Internet

Los datos se pueden actualizar de manera

manual



Ruta de Acceso:

Menú Archivo / Depreciación.

En esta consulta se muestran los datos del activo como son: clave, descripción,monto original, depreciación acumulada, depreciación del período ydepreciación actualizada de cada uno de los activos.

Consulta de depreciación contable y fiscal

Consulta de depreciación contable y fiscal

Al dar doble clic sobre elactivo, se podrá consultarla información detallada delActivo y su Depreciación.



Rutas de Acceso:

Menú Archivo / Depreciación / Edición / Parámetros / Depreciación.

Con esta opción se pueden definir nuevosparámetros para el periodo fiscal y dedepreciación para que sean consideradosen los cálculos de depreciación y valoresactualizados, es muy importantedefinirlos correctamente, ya que loscálculos de la consulta de depreciación ydetalle de la depreciación se visualizan enbase a estos parámetros.

Parámetros de depreciación

Rutas de Acceso:

Menú Procesos / Póliza de Depreciación.

Este proceso genera una póliza con losmovimientos de depreciación delperíodo indicado en el diálogo delproceso, esta póliza se puede grabarcomo modelo o contabilizarla en esemomento si se tiene activo elparámetro Contabilizar en línea. Estapóliza contiene el cargo a la cuenta deresultados, con el abono respectivo a lacuenta de depreciación acumulada delactivo, la cual es una cuenta delBalance General.

Depreciación Contable y Fiscal



Ruta de Acceso:

Menú Reportes / Activos Fijos / Depreciación contable / Depreciación contable

Tipo: Interno

Este reporte presenta los cálculostradicionales de depreciación: valor delactivo, la depreciación acumulada hastael período anterior de depreciaciónindicado, la depreciación del período y elmonto total de las depreciaciones.

Reportes de Depreciación:Depreciación Contable

Reportes de Depreciación:Depreciación Contable



Ruta de Acceso:

Menú Reportes / Activos Fijos / Depreciación contable / Activos que ya no se deprecian

Tipo: Interno

Se genera un reporte de todos losactivos que ya se depreciaron en sutotalidad y no se han eliminado delcatálogo. Este reporte se puede emitirtanto en la depreciación contablecomo en la fiscal.

Reportes de Depreciación:Activos que ya no se deprecian

Reportes de Depreciación:Activos que ya no se deprecian



Ruta de Acceso:

Menú Reportes / Activos Fijos / Depreciación contable / Proyección de Depreciación

Tipo: Interno

Este reporte permite obtener unaproyección de la depreciación sobre losactivos de la empresa.

Reportes de Depreciación:Proyección de depreciación

Reportes de Depreciación:Proyección de depreciación



Ruta de Acceso:

Menú Reportes / Activos Fijos / Depreciación contable / Conciliación de Activos

Tipo: Interno

En este reporte se pueden comparar los montos que se tienen registrados enlas cuentas contables del activo y depreciación definidas en los tipos de activoscontra la suma de los montos originales de los activos de cada tipo y la suma delas depreciaciones acumuladas de los activos de cada tipo. De esta forma, sepueden detectar anomalías en el registro de los movimientos de depreciación

Reportes de Depreciación:Conciliación de activos

Reportes de Depreciación:Conciliación de activos



Ruta de Acceso:

Menú Archivo/ Activos / Edición / Baja Contable del Activo

En esta opción se indica al sistema que el Activo fue vendido, robado o perdidoy debe ser eliminado contablemente. Al ejecutar la opción, Aspel‐COI envía unmensaje como el siguiente:

Al presionar el botón «Sí», muestra el detalle con los datos del activo, loscuales no se pueden modificar, posteriormente solicita la fecha de baja delactivo y sugiere elaborar la póliza de baja correspondiente con la que seafectarán los saldos de las cuentas que estén involucradas.

Baja contable del activo

Ruta de Acceso:

Menú Archivo / Revaluación

Revaluación de Activos



Ruta de Acceso:

Menú Archivo / Revaluación / Edición / Parámetros / Revaluación

Se define la forma en la que serevaluarán los Activos dados de altaen el catálogo. Los parámetros sonaplicados a todos los activos quehayan sido dados de alta, no sepueden aplicar a un activo enparticular.

Parámetros de revaluación

Ruta de Acceso:

Menú Procesos / Revaluación deActivos

El proceso de revaluación de activosconsiste en el registro definitivo quecambia los valores de mercado delos activos registrados en el sistema,por lo que es recomendable realizarun respaldo de la información, antesde realizar este proceso.

Proceso de revaluación de Activos



Ruta de Acceso:

Menú Reportes / Activos Fijos / Activos Fijos/ Revaluación de activos fijos

Tipo: Interno

Este reporte permite conocer el valorde los activos con el efecto de lainflación, la emisión de este reporte noafecta los datos del activo. Los datosde los activos relacionados con larevaluación se modifican con elproceso de Revaluación de activos.

Reporte de revaluación de activos fijos

Reporte de revaluación de activos fijos



Intercambio dinámico de datos

Copiado Especial

Funciones tipo Matriz

Copiado estático:

• Los datos del catálogo de cuentas se copian al portapapeles y se puedenpegar en alguna otra aplicación para su posterior consulta. Si después derealizar el copiado especial los datos de la consulta son modificados desdeAspel‐COI, estos cambios no se verán reflejados en la información copiada.

Copiado dinámico (o con vínculos):

• Permite generar un intercambio dinámico de datos DDE (Data DynamicExchange), es decir, los datos del catálogo de cuentas se copian alportapapeles y se pueden pegar en alguna otra aplicación, si después derealizar el copiado especial los datos de la consulta son modificados desdeAspel‐COI, al abrir la información copiada, automáticamente se podráactualizar el contenido con los últimos cambios realizados en Aspel‐COI.

Copiado de Datos



Ruta de acceso: Cualquier consulta del sistema / Edición / Copiado especial.

Copiado y Pegado Especial

Copiado y Pegado Especial

Función pegada en Excel:



En las fórmulas se definen con los siguientes parámetros:

1. Nombre de la aplicación de donde provienen los datos, en estecaso es COIWIN.

2. Tema o tópico del que se desea obtener los datos por ejemplo,MATRIZ

3. Datos o fórmulas a evaluar desde Aspel‐COI: @CTA,@Deprecia, @Empresa, @RAN, etc.

Funciones Tipo Matriz

NOTA: Para conocer las fórmulas más comunes y su sintaxis, revisar el Anexo 1

Hojas fiscales y financieras

Administrador de Hojas de Cálculo

Diferencia entre hojas Fiscales y Financieras



Ruta de acceso: Reportes / Administrador de hojas de cálculo

El sistema cuenta con hojas fiscales y financieras predefinidas las cuales fueroncreadas tomando como base el catálogo de cuentas ESTANDAR del sistema,por lo que si se utiliza un catálogo diferente, dichas hojas se deberán adecuar alcatálogo de cuentas que maneje la empresa.

Administrador de Hojas de Cálculo

Hojas de cálculo financieras

Este tipo de hojas de cálculo presentan la información de

estados financieros por medio de hojas de cálculo, como Balance General, Estado de Resultados, entre otros.

Hojas de cálculo fiscales

Se utilizan para facilitar al contribuyente el

cumplimiento de sus obligaciones fiscales, como determinación de IVA, ISR,

IETU, Anuales y Provisionales, entre otros.

Diferencia entre hojas Fiscales y Financieras



Traducción de Archivos

Consideraciones previas

Proceso de Traducción

Antes de realizar la traducción de Base de Datos de versionesanteriores de Aspel‐COI, se deben tomar en cuenta los puntossiguientes:

•Realizar un respaldo de la base de datos en la versión anterior.

• Ejecutar el proceso de «Recuperación de Archivos» en la versiónanterior.

• El sistema realiza la Traducción de Versiones 4.0 en adelante, encaso de contar con versiones anteriores, éstas se deberán traducirprimero a la versión 4.0.

•Después de realizar el proceso de traducción, verificar la Naturalezade las cuentas y los Rubros a los que pertenecen.

• Es probable que se requieran modificar los reportes en la nuevaversión como: Balance General y Estado de Resultados.

Consideraciones previas



Rutas de Acceso:

Menú Utilerías / Traducción de archivos

Esta opción ayuda a traducir la información contable capturada en versionesanteriores (Aspel‐COI 4.0 y 5.x), adaptando los datos a la estructura actual delsistema para que pueda ser leída por la versión Aspel‐COI 6.0.

Es recomendable ejecutar este proceso antes de capturar movimientos paraevitar que se sobrescriba la información anteriormente capturada.





¡ Gracias !

M. T. I. Ricardo Aguilar E.

Consultor en Sistemas Administrativos

[email protected]

Distribuidor Autorizado

Venta Consultoría y Soporte Cursos Seminarios y Diplomados

Curso Taller: Aspel‐COI 6.0 Nivel: Avanzado

Expositor: M. T. I. Ricardo Aguilar E Consultor en Sistemas Administrativos E‐mail: [email protected] 1

ANEXO 1

@CTA Proporciona el monto de cada cuenta general, departamental, o un rubro de cuentas; dependiendo del sufijo seleccionado. Ejemplo: =COIWIN|Matriz!’@CTA[1110‐000‐000..1150‐000‐000, U, N, F, C, #1]’, Esta fórmula enviará el número de cuenta, descripción, saldo final y presupuesto acumulado de la cuenta 1110‐000‐000 a la cuenta 1150‐000‐000, sólo de las cuentas a nivel Mayor. La estructura de la matriz es la siguiente: =COIWIN¡Matriz!’{@CTA[ctaini..ctafin, U, N,T,F,M,A,C,D,H,P,E,0,nn,Xnn,#n] {mmaa}’ Sus campos:

Opciones

@CTA Función

Ctaini Cuenta inicial del copiado especial.

Ctafin Cuenta final del copiado especial.

U Número de cuenta

N Descripción de la cuenta

I Saldo inicial

F Saldo final

M Presupuesto mensual

A Presupuesto anual

C Presupuesto acumulado

D Total de cargos (Debe)

H Total de abonos (Haber)

E Diferencia entre Debe y Haber (E=D‐H)

T Tipo de cuenta (A= acumulativa, D= detalle)

P Promedio calculado (saldo inicial + saldo final / 2)

O Incluye sólo cuentas con movimientos.

Nn Número de departamento (de 1 hasta 999)

Xnn Número de moneda

#N Incluye cuentas de nivel, por ejemplo, si el sistema maneja los niveles 4‐3‐3, #1 representa las cuentas de mayor, #2 las subcuentas y #3 el auxiliar.

{mmaa} Período de donde se obtendrá la información, por ejemplo 0107 (Enero 2007).



@Deprecia Presenta la depreciación de un periodo, el cual puede ser mensual, bimestral, semestral, anual etc., también envía la depreciación actualizada, el valor actualizado de un activo, el factor de actualización, el monto original de un activo, así como la cantidad faltante por depreciar. Todo esto puede ser de un activo o de todos los activos. Ejemplo: =COIWIN!Valor!’@Deprecia[T,0199, 0199,0]’ Esta fórmula obtendrá el monto original de todos los tipos de activos. La sintaxis para utilizar esta función es la siguiente: @Deprecia[Sufijo<Clave>,<FiniDepre>,FFinDepre>,<Que>,<FIniEjer>,<FFinEjer>] {Periodo} Sus campos:

Opciones

@Deprecia Función.

Sufijo Representa el tipo de información que se requiere:A si requiere información de un sólo activo T si necesita información de un tipo de activo.

<Clave>

Se indica la clave del activo o número del tipo de activo:<clave> si requiere información sólo de un activo se debe capturar la clave. Si la clave del activo contiene espacios en blanco, y/o letras minúsculas, se debe escribir entre comillas, por ejemplo: si la clave del activo es Librero 17, se deberá escribir como “Librero 17”. <NumTipo>En caso de necesitar información de un Tipo de activo, se debe indicar el número correspondiente al tipo de activo.

<FiniDepre> Indica el periodo inicial de la depreciación.

<FFinDepre> Indica el periodo final de la depreciación.

<Que>

Es el campo que corresponde a lo que el usuario desea obtener de la función de depreciación pudiendo ser uno de los siguientes sufijos: F Factor de actualización (sólo para activos) O Monto original del activo V Valor actualizado del monto original del activo P Depreciación del período E Depreciación del período actualizada A Depreciación acumulada R Cantidad restante por depreciar M Monto máximo deducible (valor a depreciar) D Valor real (Monto original –Depreciación acumulada) L Valor real actualizado C 50% de la depreciación del período actualizado I Monto del activo para calcular el IMPAC

<FIniEjer> Representan la fecha inicial del ejercicio.

<FFinEjer Representan la fecha final del ejercicio.

{Periodo}

Un dato necesario para los cálculos fiscales es la fecha de último cierre, la cual es calculada de acuerdo al periodo en el que se está trabajando en el sistema, por ejemplo: si se está trabajando en el periodo de Noviembre 2005, la fecha de último cierre debe ser 31/12/04, es decir, al 31 de diciembre del año anterior, esto es porque actualmente estará abierto el archivo de activos del 2005. El parámetro {Periodo} es opcional, pero si se utiliza no se debe olvidar que la fecha del último cierre será calculada en base a este período.



@DEPRECIAC En base a las fechas de inicio de depreciación y porcentaje de depreciación contable, proporciona la depreciación de un período (puede ser mensual, bimestral, semestral, anual, etc.), también muestra el monto original y la cantidad faltante por depreciar de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos. La sintaxis para utilizar esta función es la siguiente: @DEPRECIAC [<Sufijo><Clave>,<FlniDepre>,<FFinDepre>,<Que>,< FlniEjer>, <FFinEjer>]{Periodo} Como se puede observar la sintaxis es muy similar a la función @Deprecia, sólo difieren en los sufijos que manejan en el campo <Que> los cuales son los siguientes: Sus campos:

Opciones

O Para obtener el monto original del activo.

X Para obtener el monto original del activo en su moneda extranjera.

P Para obtener la depreciación del período.

A Para obtener la depreciación acumulada.

R Para obtener la cantidad restante por depreciar.

@EMPRESA Su función es mostrar la información general de la empresa. Ejemplo: @EMPRESA[R] Esta fórmula devuelve el RFC de la empresa activa en Aspel‐COI La sintaxis para utilizar esta función es la siguiente: @EMPRESA[Sufijo] Sus campos:

Opciones

@EMPRESA Función

Sufijo

E Nombre de la empresa

D Dirección

P Población

C Registro Estatal

R RFC



@RAN Presenta la información de un rubro de cuentas. Ejemplo: @RAN[R15,F] o @RAN[1160‐000...1160‐999,F Esta fórmula envía el saldo final de todas las cuentas del rubro 15. La sintaxis para utilizar esta función es la siguiente: @RAN[Rango, Sufijo, <Departamento>]<{MMAA}> Sus campos:

Opciones

@RAN Función

Rango Rango del que se requiere la información

<Departamento> Número de departamento involucrado (opcional)

{MMAA} Periodo específico, mes y año (opcional)

Sufijo

N Descripción de la cuenta

I Saldo inicial

F Saldo final

M Presupuesto mensual

A Presupuesto anual

C Presupuesto acumulado

D Total de cargos (Debe)

H Total de abonos (Haber)

E Diferencia entre Debe y Haber (E=D‐H)

P Promedio calculado (saldo inicial + saldo final / 2)

@INPC Proporciona el Índice Nacional de Precios al Consumidor Ejemplo: @INPC[11,2007] Esta fórmula envía el INPC de Noviembre de 2007 La sintaxis para utilizar esta función es la siguiente: @INPC[MM,AAAA,N]



Sus campos:

Opciones

@INPC Función

MM Mes del que se desea obtener el INPC.

AAAA Año del que se desea obtener el INPC .

N Número de meses hacia atrás que se tomarán en cuenta para enviar la información.

Una variable de esta fórmula es la siguiente: @INPC[+/‐N ] Esta función devuelve el valor del Índice Nacional de Precios al Consumidor relativo del periodo activo, de acuerdo al número de meses (N).

Tipos de Activos - CLUB...

Documents

Transcript of Tipos de Activos - CLUB...