Tesis Medina Carla
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7/25/2019 Tesis Medina Carla
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Universidad Nacional Experimental de Guayana
Vicerrectorado Acadmico
Coordinacin General de Pregrado
Coordinacin de Pasantas
CVG ALCASA
AUDITORA DE GESTIN APLICADA A LA DIVISIN ADQUISICIN DE
MATERIAS PRIMAS, ADSCRITA A LA GERENCIA DE LOGSTICA DE CVG
ALCASAPasanta para Optar al Ttulo de Licenciado en Contadura Pblica
Autor: Carla Medina
Tutor Industrial: Lcda. Norka Prez
Tutor Acadmico: Lcda. Elsy Ramos
Ciudad Guayana, Octubre de 2012
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INDICE
PAG.
INTRODUCCION 4
DESCRIPCION DE LA EMPRESA 5
Misin 6
Visin 6
DESCRIPCIN DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA 7
Estructura funcional 7
Nivel de Adscripcin 7
OBJETIVO GENERAL 7
OBJETIVOS ESPECFICOS 8
PLAN DE TRABAJO 8
PROBLEMAS OBSERVADOS 10
PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS 11
FACILIDADES Y DIFICULTADES 11
CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS 12
CONCLUSIONES 13
RECOMENDACIONES 14
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 16
ANEXO 1 Organigrama Estructural CVG ALCASA 18
ANEXO 2 Organigrama Estructural Auditoria Interna 19
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ANEXO 3 Manual de Organizacin Auditora Interna 21
ANEXO 4 Plan de Trabajo 25
ANEXO 5 Cuestionario de Control Interno 27
ANEXO 6 Planificacin de Auditoria 28
ANEXO 7 Programa de Auditoria 30
ANEXO 8 Norma Planificacin y Compra de Materias Primas 32
ANEXO 9 Manual de Organizacin Divisin Adquisicin Materias Primas 41
ANEXO 10 Manual de Delegacin de Autoridad Gerencia de Logstica 45
ANEXO 11 Plan de Adquisicin de Materias Primas para el ao 2012 50
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INTRODUCCION
CVG Aluminio del Caron S.A., CVG ALCASA, es una empresa del Estado
venezolano que tiene como objetivo producir y comercializar aluminio primario
y sus derivados.
Esta empresa posee una estructura organizativa slida compuesta por
distintas gerencias, entra ellas la Unidad de Auditora Interna, donde se llev a
cabo la pasanta en un perodo de 16 semanas, durante el cual se realiz la
auditora de gestin a la Divisin Adquisicin de Materias Primas, adscrita a la
Gerencia de Logstica.
La auditoria estuvo enmarcada en la evaluacin de la gestin desarrollada por
la Divisin Adquisicin de Materias Primas, en relacin a la compra de las
materias primas que demandan los procesos productivos de la empresa.
Se constat la correcta ejecucin del Plan de Adquisicin de Materias Primas
de los aos 2011 y 2012, tambin se verificaron los procesos de solicitud,
recepcin y anlisis de ofertas, as como la adjudicacin a proveedores y la
posterior asignacin de los pedidos. De igual manera se verific el
cumplimiento del Plan de Recepcin de Materias Primas del ao 2011, en
cuanto a las condiciones establecidas en los pedidos adjudicados a los
proveedores.
Esta informacin fue recabada aplicando el cuestionario de control interno y
solicitudes de recaudos, a travs de la realizacin de entrevistas con el
personal adscrito a la Divisin, para luego proceder a la revisin y anlisis de la
informacin recibida, a travs de cdulas de anlisis. Finalmente se prepararonlos Papeles de Trabajo y se redact el Informe de Auditora.
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DESCRIPCION DE LA EMPRESA
CVG Aluminio del Caron S.A., CVG ALCASA, fue constituida en diciembre
de 1960, con el objetivo de producir aluminio primario y sus derivados. El 14 de
octubre de 1967, la empresa inicia operaciones, convirtindose en la primera
planta reductora de aluminio en el pas, con una capacidad inicial, en su
primera etapa, de 10.000 toneladas mtricas anuales de aluminio primario. Al
ao siguiente, y continuando con su proceso de expansin, avanz hacia la
segunda etapa de su Fase II, elevando su capacidad a 22.500 TM/ao, dando
inicio a su complejo de Laminacin en las plantas de Matanzas (estado Bolvar)
y Guacara (estado Carabobo).
Un nuevo proyecto de ampliacin de sus capacidades pone en marcha CVG
ALCASA a mediados de los aos 80s, proyecto que inclua la expansin de su
planta de Laminacin Guayana, as como la construccin de la Lnea IV y la
Lnea V de Reduccin para aumentar su capacidad a 420.000 TM/ao. CVG
ALCASA logra construir solamente su Lnea IV de Reduccin instalando
adems las reas de servicios requeridas para soportar las capacidades de
cinco lneas, pero con una produccin de 210.000 TM/ao, lo que por supuesto
produjo un desequilibrio en sus capacidades operativas y financieras.
Actualmente, luego de haber recibido las aprobaciones correspondientes por
parte del Ejecutivo Nacional, CVG ALCASA ha puesto en marcha su proyecto
de crecimiento operativo para la construccin de su Lnea V de Reduccin,
sobre la cual ya ha dado sus primeros pasos, lo que permitir a mediano plazo
alcanzar su punto de equilibrio operativo, as como una capacidad instalada deproduccin en el orden de las 450.000 TM/ao de aluminio.
Para satisfacer la demanda del mercado nacional, enmarcada en la poltica
de sustitucin de importaciones para ese momento, CVG ALCASA acomete la
construccin de su Fase III de ampliacin, que le permite elevar su capacidad
instalada de produccin a 50.000 TM/ao. Posteriormente, da inicio a la Fase
IV de su ampliacin con la construccin de una tercera Lnea de Reduccin,
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logrando ubicar su capacidad nominal de produccin en 120.000 TM/ao de
aluminio primario, y la expansin de su planta de Laminacin.
Gracias al trabajo constante y a la dedicacin de los alcasianos, la reductora
estatal ofrece a sus clientes productos de aluminio primario de alta pureza, que
se clasifican en:
Lingotes de 22,5 kg., Pailas de 454 kg. y 680 kg., Cilindros aleados y
Planchones para laminacin, Aluminio laminado en forma de Rollos, Lminas y
Cintas.
Segmentos del mercado:
Construccin, elctrico, transporte, empaque, refrigeracin, bienes de consumo
y otros.
Misin
Producir, transformar y comercializar en forma eficiente los productos de
aluminio garantizando el suministro de materia prima al sector transformador
nacional, fomentando la diversificacin productiva con mayor valor agregado,
defendiendo la soberana productiva y tecnolgica. De igual manera, servir de
plataforma para el impulso de las EPS y diversas formas asociativas de
produccin.
Visin
Posicionar a CVG ALCASA como promotor del desarrollo endgeno,
impulsando la industria del aluminio, permitiendo diversificar y transformar la
materia prima en productos terminados, que aporten al sostenimiento socio-
econmico del pas, a travs de empresas de produccin social, bajo las
premisas del nuevo modelo productivo que apunta al Socialismo del Siglo XXI.
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DESCRIPCIN DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
La misin de la Unidad de Auditora Interna es vigilar, inspeccionar y
fiscalizar el uso de los recursos de la Empresa, a fin de salvaguardar su
patrimonio, de manera tal, que las actividades se realicen con eficiencia,
eficacia y economa de sus operaciones, de conformidad con las disposiciones
legales reglamentarias y normas aplicables.
Estructura funcional: La Unidad de Auditora Interna cuenta con una
estructura organizativa distribuida de la siguiente manera (anexo 2):
1 Auditor Interno
1 Asistente Tcnico de la Gerencia
2 Secretarias
Divisin Control Posterior
1 Jefe Divisin
3 Coordinadores Control Posterior
1 Coordinador Potestad Investigativa
12 Auditores
2 Analistas Potestad Investigativa
Divisin Determinacin de Responsabilidades
1 Jefe Divisin
1 Analista Determinacin de Responsabilidades
Nivel de Adscripcin: La Unidad de Auditora Interna es una unidad
organizativa adscrita a la Junta Directiva de CVG ALCASA.
OBJETIVO GENERAL
Evaluar la gestin desarrollada por la Divisin Adquisicin de Materias
Primas en relacin a la adquisicin de las materias primas que demandan los
procesos productivos de CVG ALCASA, en las condiciones de calidad,
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cantidad y oportunidad requeridos durante el periodo de Noviembre/2011 a
Marzo/2012, as como constatar el cumplimiento de la normativa legal y sub-
legal que regula la materia.
OBJETIVOS ESPECFICOS
1. Verificar si los procesos de solicitud, recepcin y anlisis de ofertas, as
como la adjudicacin a proveedores y posterior asignacin de los
pedidos, se realizaron conforme a lo establecido en las Normas y
Procedimientos, y en concordancia con el Manual de Delegacin de
Autoridad vigente.
2. Verificar el cumplimiento del plan de recepcin de materias primas
durante el periodo de Noviembre/2011 a Marzo/2012, en cuanto a las
condiciones establecidas en los pedidos adjudicados a los proveedores.
PLAN DE TRABAJO
La pasanta se llevo a cabo en la empresa CVG ALCASA, especficamente
en la Unidad de Auditora Interna, bajo la tutora de la Licenciada en Contadura
Norka Prez.
Las actividades se realizaron en un lapso de diecisis (16) semanas (ver
anexo 4), comprendidas desde el 9 de Abril de 2012 hasta el 27 Julio de 2012,
distribuidas de la siguiente manera:
En la primera semana comprendida desde el 09/04/2012 hasta el13/04/2012, se realiz el programa de induccin en la empresa mediante
charlas y el recorrido por las reas de produccin.
En la segunda semana del 16/04/2012 hasta el 20/04/2012, se recab la
informacin relativa a la empresa y a la Unidad de Auditora Interna, a
travs del Centro de Documentacin de CVG ALCASA. De igual
manera, en esta semana se revis el marco legal y sub-legal, as como
la normativa interna que rigen las actividades de la Divisin Adquisicin
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de Materias Primas. Luego se solicit informacin a la Divisin
Adquisicin de Materias Primas, relacionada con el objeto de la
actuacin.
En la tercera semana comprendida desde el 23/04/2012 hasta el
27/04/2012 se revis y analiz la informacin y documentacin recibida,
para proceder a elaborar el Cuestionario de Control Interno (anexo 5), la
Planificacin de Auditoria (anexo 6) y el Programa de Auditoria (anexo
7). De igual manera en esta semana se aplic el Cuestionario de Control
Interno y se realizaron entrevistas con el personal adscrito a la Divisin
Adquisicin de Materias Primas.
Desde la cuarta hasta la sptima semana, del 30/04/2012 hasta el
25/05/2012, se verific si los procesos de solicitud, recepcin y anlisis
de ofertas, as como la adjudicacin a proveedores y posterior
asignacin de los pedidos, se realizaron conforme a lo establecido en las
Normas y Procedimientos (anexo 8) y en concordancia con el Manual de
Delegacin de Autoridad vigente (anexo 10).
Desde la octava hasta la onceava semana, del 28/05/2012 hasta el
22/06/2012 se verific el cumplimiento del plan de recepcin de materias
primas durante el perodo de noviembre 2011 a marzo 2012, en cuanto a
las condiciones establecidas en los pedidos adjudicados a los
proveedores.
En las semanas doce (12) y trece (13), del 25/06/2012 hasta el
06/07/2012 se detectaron los hallazgos de auditora y se elaboraron las
respectivas cdulas de anlisis. Desde la semana catorce (14) hasta la diecisis (16), del 09/07/2012
hasta el 27/07/2012, se redact y discuti el informe de auditora.
En la semana diecisis (16), del 23/07/2012 al 27/07/2012 se prepararon
los papeles de trabajo de la auditoria y se culmin la elaboracin del
informe de pasanta.
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PROBLEMAS OBSERVADOS
La Divisin Adquisicin de Materias Primas de CVG ALCASA tiene como
misin gestionar la adquisicin de las materias primas que demanden los
procesos productivos de la empresa, en condiciones de calidad, cantidad,
oportunidad y precios convenidos y dentro del marco legal, normativo y
procedimental vigente.
En la realizacin de la auditoria se detectaron algunas debilidades en la
gestin realizada por dicha Divisin. En primer lugar la adjudicacin a travs de
la asignacin de pedidos de compra, realizada por dicha Divisin a distintos
proveedores de materias primas fue de de slo 63.306,59 toneladas de
materias primas, es decir un 66% del total de materias primas aprobadas por la
Junta Directiva para su adquisicin durante el ao 2011, an cuando este plan
establece la compra de 95.988,01 toneladas de materias primas para la
produccin de 102.743,43 toneladas de aluminio durante el ao 2011.
En segundo lugar, al mes de marzo/2012, slo se recibieron 9.139,88
toneladas (14%) de las 63.306,59 toneladas de materias primas (a excepcin
de la almina), inobservando las condiciones establecidas en los diferentes
pedidos asignados a los proveedores, los cuales sealan que la entrega se
efectuara durante el perodo comprendido desde Abril hasta Diciembre del ao
2011.
Finalmente se evidenci que de acuerdo con el cronograma de recepcin al
cierre de marzo 2012, la Divisin Adquisicin de Materias Primas difiri la
recepcin de 76.968,26 toneladas de materias primas para el ao 2013, ancuando el plan de adquisicin de materias primas del ao 2012 (anexo 11)
establece la compra de 149.557,63 toneladas de materias primas para la
produccin de 108.428,19 toneladas de aluminio durante el ao 2012.
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PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS
Elaboracin y aplicacin del cuestionario de control interno y solicitudes
de recaudos a la Divisin Adquisicin de Materias Primas, para obtener
informacin y documentacin inherentes al objeto de la actuacin.
Entrevista con el personal adscrito a la Divisin Adquisicin de Materias
Primas, con la finalidad de obtener la informacin y documentacin
correspondiente.
Revisin y anlisis de la informacin y documentacin recibida, a travsde cdulas de anlisis.
FACILIDADES Y DIFICULTADES
Facilidades:
Las actividades establecidas en el plan de trabajo se llevaron a cabo de
manera acertada gracias a la tutora y ayuda prestada por las personas
que laboran en la Unidad.
La informacin solicitada durante el perodo de pasanta, para la
elaboracin del informe fue suministrada de forma oportuna.
Dificultades:
No contar con el espacio fsico ni los equipos necesarios para
desempear las actividades exigidas durante la pasanta.
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CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS
Durante la ejecucin de la pasanta se adquirieron diversos conocimientos,
sobre los aspectos que se deben tomar en cuenta para la realizacin de la
auditoria y la correcta elaboracin del informe, el cual refleja el resultado de la
actuacin de control practicada y debe estar estructurado de manera tal que
permita al usuario tener una visin clara y comprensible sobre el rea.
La Contralora General de la Repblica en el oficio circular No. 07-02-4
(2008) establece que el Informe de Auditora debe estar estructurado de la
siguiente manera:
Captulo I
Aspectos preliminares:
Origen de la actuacin:Es los que origina la auditoria o cualquier otra
actividad de control que sea llevada a cabo.
Alcance:Tiene por finalidad guiar a lector sobre el trabajo realizado.
Objetivo(s) general(es): Propsito o finalidad de la actuacin.
Objetivo(s) especfico(s): Parten del objetivo general y lo desagregar
en trminos ms operativos.
Enfoque: Percepcin o perspectiva que oriento el anlisis.
Mtodos, Procedimientos y Tcnicas: Aspectos metodolgicos,
operativos y tcnicas de investigacin empleadas en el trabajo realizado.
Captulo II
Caractersticas Generales: Descripcin breve del ente evaluado.
Captulo IIIObservaciones derivadas del anlisis: En este captulo se describen
las situaciones detectadas, estas observaciones son denominadas como
hallazgos de auditora.
En cuanto a la conformacin de los hallazgos de auditora, estos deben
contener cuatro elementos fundamentales que son los siguientes:
o Condicin: Es la descripcin objetiva e imparcial de la situacin
observada.
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o Criterio: Normativa de carcter legal, sublegal o reglamentaria con
la cual es comparable la condicin.
o Causa: Lo que origina la situacin evidenciada.
o Efecto: Resultado real o potencial, cualitativa o cuantitativa que se
genera de la comparacin entre la condicin y el criterio que
debi ser aplicado.
Con base en lo antes expuesto, el informe de la auditora realizada se
orient a evaluar la gestin desarrollada por la Divisin Adquisicin de Materias
Primas en relacin a los trmites efectuados para garantizar la correcta
ejecucin del Plan de Adquisicin de Materias Primas del ao 2011, as como
las gestiones realizadas para la procura de materias primas durante el primer
trimestre del ao 2012. De un total de 14 pedidos colocados durante el referido
perodo, se tom una muestra de 5, que representa el 36%, a fin de evaluar el
cumplimiento de la normativa interna, Manual de Delegacin de Autoridad y
Ley de Contrataciones Pblicas vigente, que representaron los instrumentos
considerados como marco legal y sublegal de la actuacin.
CONCLUSIONES
El propsito fundamental de la pasanta fue evaluar la gestin desarrollada
por la Divisin Adquisicin de Materias Primas en relacin a la adquisicin de
las materias primas que demandan los procesos productivos de CVG ALCASA,
durante el perodo de Noviembre/2011 a Marzo/2012, por lo tanto se puede
concluir lo siguiente:
Se constat que la Divisin Adquisicin de Materias Primas no adjudic la
totalidad de los pedidos para la compra de las materias primas durante el ao
2011, lo cual puede generar condiciones de desabastecimiento o bajos niveles
de inventario que afectara el cumplimiento de las metas de produccin
establecidas en la empresa.
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En cuanto al cumplimiento del Plan de Recepcin de Materias Primas del
ao 2011, considerando las condiciones establecidas en los pedidos
adjudicados a los proveedores, se observ que las materias primas no se
recibieron oportunamente; esta situacin puede generar desabastecimiento,
impactando negativamente la continuidad del proceso productivo de CVG
ALCASA y por ende la prdida de ingresos potenciales a la empresa con
motivo de la disminucin de la produccin.
Finalmente se evidenci que, de acuerdo con el Cronograma de Recepcin
al cierre de marzo 2012, la Divisin Adquisicin de Materias Primas difiri la
recepcin para el ao 2013, de 76.968,26 t de materias primas (51%), de las
149.557,63 t (exceptuando la almina), aprobadas por Junta Directiva en el
Plan de Adquisicin de Materias Primas del ao 2012, sin disponer de la
documentacin que soporte y justifique dicha accin.
RECOMENDACIONES
De acuerdo a la auditora realizada a la Divisin Adquisicin de Materias
Primas, y a todas las observaciones planteadas anteriormente, se recomienda
lo siguiente:
La Divisin Adquisicin de Materias Primas, debe continuar realizando
los trmites que sean necesarios para la colocacin oportuna de los
pedidos en las condiciones ms convenientes a los intereses de CVG
ALCASA, con el objeto de garantizar la disponibilidad de las materias
primas requeridas en el proceso productivo de la empresa.
La Gerencia de Logstica a travs de la Divisin Adquisicin de Materias
Primas, debe efectuar las gestiones correspondientes ante la Gerencia
de Administracin y Finanzas para la consecucin de los recursos
requeridos, a fin de cumplir con los pagos pendientes con los
proveedores, y de esta manera lograr la recepcin de las materias
primas, de acuerdo a las fechas previstas, as como mantener niveles
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adecuados de inventario para cumplir con las metas de produccin
establecidas.
La Gerencia de Logstica a travs de la Divisin Adquisicin de Materias
Primas, debe realizar las gestiones pertinentes, a objeto de adecuar el
Cronograma de Recepcin de Materias Primas ao 2012, de acuerdo al
Plan de Adquisicin de Materias Primas vigente, o en su defecto a las
modificaciones de que haya sido objeto, una vez aprobadas por los
niveles de autoridad correspondiente.
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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
Fuentes bibliogrficas
Arias, Fidias. (2006). El Proyecto de Investigacin. Introduccin a la
Metodologa Cientfica (5ta Edicin). Editorial Espteme. Caracas, Venezuela.
Fuentes legales
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional
de Control Fiscal, Gaceta Oficial N 37.347, Diciembre 17, 2001.
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Pblicas, Gaceta
Oficial N 38.895, Marzo 25, 2008.
Normas Generales de Control Interno y Normas Generales de Auditora de
Estado emanadas de la Contralora General de la Repblica (Resoluciones N
01-00-00-015 y 01-00-00-016, respectivamente). Gaceta Oficial N 36.229,
Junio 17, 1997.
Fuentes electrnicas
CVG AlCASA, resea histrica, visin, misin. (2012). [Pagina web en lnea].
Disponible:http://www.alcasa.com.ve/sitio/VersionEspanol.htm[Consulta: 2012,
Abril 23]
CVG AlCASA, organigrama de la empresa, organigrama de Auditora Interna.
(2012). [Pagina web en lnea] Disponible:http://intranet/[Consulta: 2012, Mayo
21]
http://www.alcasa.com.ve/sitio/VersionEspanol.htmhttp://www.alcasa.com.ve/sitio/VersionEspanol.htmhttp://www.alcasa.com.ve/sitio/VersionEspanol.htmhttp://intranet/http://intranet/http://intranet/http://intranet/http://www.alcasa.com.ve/sitio/VersionEspanol.htm -
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Anexo 1
Organigrama Estructural de la Empresa
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Anexo 2
Organigrama Estructural de la Gerencia
Junta Directiva
Auditoria Interna
Control Posterior
Divisin
Determinacin deResponsabilidades
Divisin
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Junta Directiva
Auditoria Interna 25
1 Auditor Interno
Control Posterior
Divisin 19
1 Jefe Divisin
3 Coord. Control Posterior1 Coord. Potestad Investigativa12 Auditor2 Anal. Potestad Investigativa
Determinacin deResponsabilidades
Divisin 2
1 Jefe Divisin
1 Analista Determ. Respons.
1 Asistente Tcnico de la Gerencia2 Secretaria
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Manual de Organizacin
Unidad Organizativa
Auditora Interna
Cdigo
I 03 00
Nivel de adscripcin
Junta Directiva
Fecha 07/02
Pgina 1 de 4
Conformado
Nombre:
Firma:
Fecha:
Conformado
Nombre:
Firma:
Fecha:
Aprobado
Nombre:
Firma:
Fecha:
SO012 (15-04-2005)
21
Anexo 3Misin:
Vigilar, inspeccionar y fiscalizar el uso de los recursos de la Empresa, a fin de salvaguardar supatrimonio, de manera tal, que las actividades se realicen con eficiencia, eficacia y economa desus operaciones, de conformidad con las disposiciones legales reglamentarias y normasaplicables.
Funciones:
Preparar el plan anual de auditoras de gestin a practicarse en las distintas reas de la Empresa,siguiendo las pautas emitidas por la Contralora General de la Repblica y por laSuperintendencia Nacional de Auditora Interna, en concordancia con los lineamientosestablecidos por la mxima autoridad de la Empresa.
Remitir en su oportunidad, a la Contralora General de la Repblica y a la SuperintendenciaNacional de Auditora Interna, los planes y programas anuales de control establecidos por laUnidad.
Presentar ante la Presidencia de la Empresa, para su conocimiento, el plan operativo anual decontrol establecido por la Unidad.
Informar a la Contralora General de la Repblica y a la Superintendencia Nacional deAuditora Interna acerca de: los resultados de las auditorias y dems actuaciones efectuadas anivel de cada actividad, las acciones emprendidas por las autoridades correspondientes enatencin a las observaciones o recomendaciones formuladas por la Unidad, la reiteradadesatencin de las observaciones o recomendaciones de la persistencia de esas deficiencias.
Realizar el examen selectivo o exhaustivo de las cuentas, as como la calificacin y declaratoria
de fenecimiento de las mismas en el lapso que corresponde.
Evaluar el sistema de control interno y de los resultados de la gestin, mediante la realizacin deauditoras administrativas, financieras, operativas y de gestin, a lo fines de determinar la
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Manual de Organizacin
Unidad Organizativa
Auditora Interna
Cdigo
I 03 00
Nivel de adscripcin
Junta Directiva
Fecha 07/02
Pgina 2 de 4
Conformado
Nombre:
Firma:
Fecha:
Conformado
Nombre:
Firma:
Fecha:
Aprobado
Nombre:
Firma:
Fecha:
SO012 (15-04-2005)
22
eficiencia, eficacia y economa de las operaciones, verificando a su vez el cumplimiento deLeyes, Reglamentos, Normas, Procedimientos y Prcticas Administrativas y OperativasVigentes, y proponer a las mximas autoridades las recomendaciones orientadas a mejorar lagestin administrativa, para el logro de las metas y objetivos establecidos.
Elaborar y mantener actualizado el manual de auditora.
Mantener y actualizar el Reglamento Interno de la Unidad, de acuerdo con los lineamientos que
dicten los entes competentes de control.
Brindar apoyo a los Auditores Externos y a los rganos de Control Externo, as comoconsiderar los informes presentados, a lo fines del seguimiento y control de las observaciones yrecomendaciones por ellos formuladas.
Informar a los niveles correspondientes, los resultados de las auditoras, a fin de que se adoptenlas medidas correctivas.Coadyuvar a todo nivel directivo, gerencial y de apoyo, sobre las normativas vigentes quecondicionan los actos administrativos de la Empresa.
Actualizar y mantener el sistema de informacin de auditora, a objeto de facilitar y optimizar elproceso de seguimiento a las acciones sugeridas en cada caso.Cumplir con las normas generales de auditora establecidas, a fin de asegurar la imparcialidad ytransparencia del proceso.
Asistir a las distintas reuniones, que con motivo de las funciones inherentes a la Unidad deAuditora Interna, convoquen en la Empresa.
Servir de enlace entre la Empresa y los Organismos Oficiales externos de control.
Realizar investigacin a fin de verificar la ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios auna disposicin legal o sublegal, pudiendo actuar de oficio o por denuncia de cualquierparticular.
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Manual de Organizacin
Unidad Organizativa
Auditora Interna
Cdigo
I 03 00
Nivel de adscripcin
Junta Directiva
Fecha 07/02
Pgina 3 de 4
Conformado
Nombre:
Firma:
Fecha:
Conformado
Nombre:
Firma:
Fecha:
Aprobado
Nombre:
Firma:
Fecha:
SO012 (15-04-2005)
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Determinar el monto de los daos causados al patrimonio de la Empresa si fuere el caso, ascomo la procedencia de acciones fiscales.
Formular reparos, declarar la responsabilidad administrativa e imponer multas de acuerdo a losresultados de la investigacin efectuada, as mismo podr declarar la absolucin o elsobreseimiento, segn sea el caso.
Solicitar suspensin en el ejercicio del cargo, de cualquier funcionario sometido a un
procedimiento de determinacin de responsabilidades.
Examinar la aplicacin de procedimientos, controles operacionales y la medicin de losregistros ambientales existentes en las reas, a fin de asegurar que se cumpla la poltica, losobjetivos y las metas relacionadas con la gestin ambiental de la Empresa.
Elaborar planes estratgicos de la Unidad, a mediano y largo plazo, de acuerdo con las metas yestrategias establecidas por la Empresa.
Identificar conjuntamente con la Gerencia de Planificacin Estratgica, Oportunidades,
Amenazas, Debilidades y Fortalezas, durante la ejecucin de los planes estratgicos definidospara la Unidad, de acuerdo con los objetivos y lineamientos establecidos por la Empresa.
Establecer y aplicar los indicadores de gestin y/o mecanismos de seguimiento y control de laUnidad, que permitan medir y evaluar su rendimiento, durante la ejecucin de los planesestratgicos, en forma oportuna y confiable, que sirvan a los altos niveles jerrquicos para latoma de decisiones.
Evaluar el comportamiento de los indicadores de gestin de la Unidad, as como analizar lasdesviaciones y tomar las acciones correctivas correspondientes.
Elaborar planes de accin y proyectos de mejoras, a fin de satisfacer las necesidades de losClientes.
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Manual de Organizacin
Unidad Organizativa
Auditora Interna
Cdigo
I 03 00
Nivel de adscripcin
Junta Directiva
Fecha 07/02
Pgina 4 de 4
Conformado
Nombre:
Firma:
Fecha:
Conformado
Nombre:
Firma:
Fecha:
Aprobado
Nombre:
Firma:
Fecha:
SO012 (15-04-2005)
24
Elaborar planes de mejoramiento continuo, de acuerdo a los lineamientos y objetivosestablecidos por la Empresa.
Implantar y divulgar los planes de mejoramiento continuo definidos para la Unidad, a fin degarantizar que sean del conocimiento de todos los trabajadores.
Propiciar el establecimiento y la aplicacin de acciones correctivas necesarias, surgidas de lasdesviaciones detectadas, durante la implantacin y ejecucin de los planes de mejoramiento
continuo.
Definir y establecer instrumentos de evaluacin y medicin, que permitan identificar losrequerimientos, expectativas y necesidades de los Clientes Internos y Externos de la Unidad.
Garantizar el establecimiento de planes de accin y proyectos de mejoras, a fin de satisfacer lasnecesidades de los Clientes Internos y Externos de la Unidad.
Elaborar informes que reflejen el resultado de la gestin realizada, para su presentacin ante laPresidencia y dems instancias internas y externas a que corresponda.
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Anexo 4
PLAN DE TRABAJO
A C T I V I D A D E S SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 161. Realizar programa de induccin en la empresa
mediante charlas y recorrido por las areas deproduccin.
2. Recabar informacin relativa a la empresa y a launidad de Auditora Interna, a travs del Centro deDocumentacin de CVG ALCASA.
3. Revisar el marco legal y sub-legal, as como lanormativa interna que rigen las actividades de laDivisin Adquisicin de Materias Primas.
4. Solicitar informacin a la Divisin Adquisicin deMaterias Primas, relacionada con el objeto de la
actuacin.5. Revisar y analizar la informacin y documentacinrecibida.
6. Elaborar Cuestionario de Control Interno,Planificacin de Auditora y Programa deAuditora.
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A C T I V I D A D E SSEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 167. Aplicar Cuestionario de Control Interno y realizar
entrevistas con el personal adscrito a la Divisin
Adquisicin de Materias Primas.8. Verificar si los procesos de solicitud, recepcin y
anlisis de ofertas, as como la adjudicacin aproveedores y posterior asignacin de lospedidos, se realizaron conforme a lo establecidoen las Normas y en concordancia con el Manualde Delegacin de Autoridad vigente.
9. Verificar el cumplimiento del plan de recepcin dematerias primas durante el periodo de noviembre2011 a marzo 2012, en cuanto a las condicionesestablecidas en los pedidos adjudicados a losproveedores.
10. Detectar hallazgos de auditora y elaborar las
respectivas cdulas11. Redactar y discutir el informe de auditora.12. Preparar los papeles de trabajo de la auditoria.13. Elaborar el informe de pasanta.14. Presentar el informe de pasanta.
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UNIDAD
AUDITORIA INTERNA
NIVEL DE APROBACION
AUDITOR INTERNO
FECHA DE EMISION06 / 12 / 2005
FECHA DE REVISION30 / 09 / 2009
TIPO DE AUDITORIA
PROGRAMADA
ESPECIAL
X
VERIFICACION
Anexo 5
AREA AUDITADA:
DIVISIN ADQUISICION DE MATERIAS PRIMAS
1. Existe Plan de Adquisicin de Materias Primas para los aos 2011 y2012?
2. Los Planes de Adquisicin de Materias Primas para los aos 2011 y2012 fueron aprobados por el nivel de autoridad correspondiente?
3. Las compras de materias se ejecutaron de acuerdo con las cantidadesaprobadas en los Planes de Adquisicin de Materias Primas para los aos2011 y 2012?
4. Los procesos de procura de materias primas se realizaron conforme a loestablecido en la normativa interna, Manual de Delegacin de Autoridady Ley de Contrataciones Pblicas vigente?
5. Se lleva control sobre la ejecucin del Plan de Recepcin de MateriasPrimas del ao 2011?
6. El Plan de Recepcin de Materias Primas del ao 2011 se ejecut deacuerdo a las condiciones establecidas en los pedidos respectivos?
PAG.DE
1 1
SI NO N/A
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UNIDAD
AUDITORIA INTERNA
NIVEL DE APROBACION
AUDITOR INTERNO X
TIPO DE AUDITORIA
PROGRAMADA ESPECIAL
Anexo 6
ALCANCE:
La actuacin fiscal se orientar a evaluar la gestin desarrollada por laDivisin Adquisicin de Materias Primas en relacin a los trmitesefectuados para garantizar la correcta ejecucin del Plan de Adquisicin deMaterias Primas del ao 2011, as como las gestiones realizadas para laprocura de materias primas durante el primer trimestre del ao 2012. De untotal de 14 pedidos colocados durante el referido perodo, se tom una
muestra de 5, que representa el 36%, a fin de evaluar el cumplimiento de lanormativa interna, Manual de Delegacin de Autoridad y Ley deContrataciones Pblicas vigente.
OBJETIVOS:
- Objetivo General
Evaluar la gestin desarrollada por la Divisin Adquisicin de Materias
Primas en relacin a la adquisicin de las materias primas que demandan losprocesos productivos de CVG ALCASA, en las condiciones de calidad,cantidad y oportunidad requeridas, durante el perodo de noviembre/2011 amarzo/2012, as como constatar el cumplimiento de la normativa legal ysublegal que regula la materia.
AREA AUDITADA:
DIVISIN ADQUISICION DE MATERIAS PRIMAS
FECHA DE EMISIN20 / 05 / 10
FECHA DE REVISIN20 / 05 / 10
FECHA: 25/04/2012
PG. 1/2
-
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UNIDAD
AUDITORIA INTERNA
NIVEL DE APROBACION
AUDITOR INTERNO
TIPO DE AUDITORIA
PROGRAMADA ESPECIALX
- Objetivos Especficos
Constatar la correcta ejecucin del Plan de Adquisicin de Materias Primasde los aos 2011 y 2012, en cuanto a los procesos de contratacin efectuadospara la asignacin de pedidos, de conformidad con el Manual de Delegacinde Autoridad vigente.
Verificar si los procesos de Solicitud, Recepcin y Anlisis de Ofertas, ascomo la adjudicacin a proveedores y la posterior asignacin de los pedidos,se realizaron conforme a lo establecido en las Normas y Procedimientos,Manual de Delegacin de Autoridad y Ley de Contrataciones Pblicasvigente.
Verificar el cumplimiento del Plan de Recepcin de Materias Primas del ao2011, en cuanto a las condiciones establecidas en los pedidos adjudicados alos proveedores.
AREA AUDITADA:
DIVISIN ADQUISICION DE MATERIAS PRIMAS
FECHA: 25/04/2012
PG. 2/2
TIEMPO DE EJECUCIN:
PRESUPUESTO ESTIMADO REAL VARIACIN
Horas
Das
204
24,29
JUSTIFICACIN DE LA VARIACIN:
PREPARADO: REVISADO: APROBADO: VISTO BUENO:
N FICHA N FICHA N FICHAN FICHA
AUDITOR COORD. AUDITORIA JEFE DE DIVISIN AUDITOR INTERNO
FECHA DE EMISI N20 / 05 / 10
FECHA DE REVISIN20 / 05 / 10
-
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30
CVG ALUMINIO DEL CARONI, S.A.
AUDITORIA INTERNA
PROGRAMA DE AUDITORIA
UNIDAD
AUDITORIA INTERNA
NIVEL DE APROBACION
AUDITOR INTERNO
FECHA DE EMISION06 / 12 / 2005
FECHA DE REVISION30 / 09 / 2009
TIPO DE AUDITORIA
PROGRAMADA
ESPECIAL
X
Referencia hecho por
Anexo 7
AREA AUDITADA:
DIVISIN ADQUISICION DE MATERIAS PRIMAS
1. Enve comunicacin a la Gerencia de Logstica, participando la realizacin de laauditora.
2. Planifique el trabajo a efectuar, fije su alcance y obtenga la aceptacin del Jefe deDivisin y la aprobacin del Auditor Interno.
EVALUACIN DE CONTROL INTERNO
3. Solicite reunin de apertura con el responsable del rea auditada y evale el controlinterno existente mediante cuestionario elaborado para tal efecto.
4. Solicite el Plan de Adquisicin de Materias Primas de los aos 2011 y 2012, con lafinalidad de verificar su ejecucin de acuerdo con las cantidades aprobadas por laJunta Directiva de CVG ALCASA.
5. Solicite los expedientes de los pedidos asignados durante el perodo auditado, a fin deverificar si los procesos de Solicitud, Recepcin y Anlisis de Ofertas, as como laadjudicacin a proveedores y la posterior asignacin de los pedidos, se realizaronconforme a lo establecido en las Normas y Procedimientos, Manual de Delegacin deAutoridad y Ley de Contrataciones Pblicas vigente.
6. Solicite el Plan de Recepcin de Materias Primas del ao 2011, con el objeto deverificar su cumplimiento de acuerdo a las condiciones establecidas en los pedidosadjudicados a los proveedores.
7. Prepare un informe preliminar conjuntamente con el Coordinador de Auditoria,somtalo a consideracin del Jefe de Divisin, para luego discutirlo con el Gerentedel rea auditada. Levante la minuta de la reunin donde se establezcan loscompromisos pertinentes e incorprelos al expediente de los papeles de trabajo,ordenando y referenciando estos conforme a los lineamientos establecidos por laUnidad de Auditora Interna.
PAG.DE
1 1
-
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CVG ALUMINIO DEL CARONI, S.A.
AUDITORIA INTERNA
PROGRAMA DE AUDITORIA
UNIDAD
AUDITORIA INTERNA
NIVEL DE APROBACION
AUDITOR INTERNO
FECHA DE EMISION06 / 12 / 2005
FECHA DE REVISION30 / 09 / 2009
TIPO DE AUDITORIA
PROGRAMADA
ESPECIAL
X
Referencia hecho por
AREA AUDITADA:
DIVISIN ADQUISICION DE MATERIAS PRIMAS
8. Solicite a cada una de las Gerencias de la empresa, una relacin del personalperteneciente a las Cooperativas que prestaban servicio en CVG ALCASA y comparecon el reporte de ingresos de personal, a fin de verificar si dicho personal fue el queingres a la nmina de la empresa durante el periodo de octubre/2010 adiciembre/2011.
9. Prepare un informe preliminar conjuntamente con el Coordinador de Auditoria,somtalo a consideracin del Jefe de Divisin, para luego discutirlo con el Gerentedel rea auditada. Levante la minuta de la reunin donde se establezcan loscompromisos pertinentes e incorprelos al expediente de los papeles de trabajo,ordenando y referenciando estos conforme a los lineamientos establecidos por laUnidad de Auditora Interna.
PAG.DE
2 2
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Asunto
Planificacin y Compra de Materias Primas
Revisin
03
Cdigo: 06.MPR.01
Pg.1de9
Revisado Aprobado Fecha Vigencia
NombreAntonioBagdoFirma
Nombre
RobertoRodriguez
Firma
Nombre
JoseEchevarria
Firma
18 octubre 2 4
SO003A(01-06-2004)
32
Normas y Procedimientos
Anexo 8
INDICE
I.OBJETIVO 2
II.ALCANCE 2
III.UNIDADES RESPONSABLES 2
IV.NORMAS 2
V.PASOS A SEGUIR 5
VI.ANEXOS 9
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Asunto
Planificacin y Compra de Materias Primas
Revisin
03
Cdigo: 06.MPR.01
Pg.2de9
SO003B(01-06-2004)
33
Normas y Procedimientos
I. OBJETIVO
Elaborar el Plan Anual Requerimiento de Materias Primas, para el proceso de
produccin de aluminio, y tramitar las acciones necesarias para la adquisicin
oportuna del material.
II. ALCANCEAbarca el proceso desde la planificacin de la Compra de la Materia Prima hasta
la Compra de la misma.
III. UNIDADES RESPONSABLES
- Gerencia General de OperacionesGerencia Carbn.
Gerencia Reduccin.
Gerencia Fundicin.
Gerencia Laminacin
- Gerencia Planificacin y Control de la Produccin- Gerencia Tcnica.
Superintendencia Calidad y Procesos Reduccin y Carbn.
Superintendencia Calidad y Procesos Fundicin y Laminacin.
- Gerencia Logstica
Divisin Adquisicin Materias PrimasDivisin Almacn.
Divisin Trfico y Aduana.
IV. NORMAS
1. La Gerencia Planificacin y Control de la Produccin, es responsable de:
1.1 Elaborar y enviar a la Divisin Adquisicin de Materias Primas, el PlanAnual de Consumo y Produccin, de las Gerencias de Carbn,
Reduccin, Fundicin y Laminacin.
1.2 Informar a la Divisin Adquisicin Materias Primas, cualquier cambiosurgido en el Plan Anual de Consumo de Materias Primas.
1.3 Emitir la Solicitud de Pedido de Materias Primas e Insumos, segn lasfechas establecidas en el Plan y tramitar su aprobacin ante los niveles
correspondientes, de acuerdo a lo establecido en el Manual de
Delegacin de Autoridad.
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Asunto
Planificacin y Compra de Materias Primas
Revisin
03
Cdigo: 06.MPR.01
Pg.3de9
SO003B(01-06-2004)
34
Normas y Procedimientos
1.4 Enviar Solicitud de Pedido a la Divisin Adquisicin Materias Primas y realizarseguimiento a su ejecucin.
2. La Divisin Adquisicin Materias Primas, es responsable de:
2.1 Elaborar el Plan Anual de Compras de Materias Primas basado en el Plan Anualde Consumo y Produccin, Polticas de inventario e Inventario proyectado y
someterlo a consideracin del Comit Mayor de Materias Primas.
2.2 Someter Plan Anual de Compras de Materias Primas a la aprobacin de la JuntaDirectiva, previa recomendacin del Comit Mayor de Materias Primas.
2.3 Enviar el Plan Anual de Compras de Materias Primas a la Gerencia PlanificacinEstratgica, para la formulacin y posterior aprobacin del presupuesto de
Materias Primas.
2.4 Seleccionar a los Proveedores nacionales e internacionales (debidamente inscritosen el Registro de Proveedores de la Empresa), garantizando que los mismos
cumplan con las normas y registros de calidad requeridos (Cumplimiento de
entrega, calidad y precios del producto).
2.5 Enviar las Solicitudes de Ofertas a los diferentes Proveedores.
2.6 Recepcionar las Ofertas conjuntamente con el Comit Mayor de Materias Primas.
2.7 Emitir los Pedidos y Contratos de Compras (cuando corresponda), de acuerdo conlas especificaciones indicadas en las Normas Tcnicas, asegurar su colocacin y
realizar seguimiento hasta tanto se reciba el material.
2.8 Informar a la Gerencia Planificacin Estratgica, los cambios surgidos en el PlanAnual de Compras de Materias Primas que afecten el presupuesto, previa
conformacin de la Junta Directiva y del Comit Mayor de Materias Primas, a fin de
realizar la reformulacin presupuestaria correspondiente.
2.9 Gestionar y analizar solicitudes de precios en mercados nacionales einternacionales y someterlas a consideracin de los niveles correspondientes, a fin
de obtener la aprobacin que soporte las adquisiciones de materias primas.
2.10 Coordinar con la Consultora Jurdica de la Empresa, los trminos y condicionespara la elaboracin de contratos de compra de materias primas, cambios o
modificaciones de los mismos.
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Asunto
Planificacin y Compra de Materias Primas
Revisin
03
Cdigo: 06.MPR.01
Pg.4de9
SO003B(01-06-2004)
35
Normas y Procedimientos
2.11 Coordinar con la Divisin Trfico y Aduana, las acciones que aseguren el adecuadotraslado y recepcin oportuna de la materia prima, de acuerdo a lo establecido en
el Plan Recepcin de Materias Primas.
2.12 Informar a la Gerencia Administracin y Finanzas, los trminos y condiciones depago de las negociaciones de compra de materia prima, a fin de que se garantice la
disponibilidad de fondos, que permitan el cumplimiento de los compromisos de
pago contrados con el Proveedor y bajo las mejores condiciones para la Empresa.
2.13 Conformar y resguardar los expedientes de los Pedidos o Contratos deAdquisiciones de las Materias Primas, los cuales deben contener la siguiente
informacin: Solicitud de Pedido, Peticin de Ofertas, Ofertas recibidas, Informe de
Calidad de Materias Primas e Insumos, Anlisis de Ofertas, Punto(s) de Cuenta(s),
Resoluciones del Comit de Materias Primas, Resolucin de Junta Directiva,
Documentos inherentes a la colocacin del Pedido o Contrato.
2.14 Promover la captacin de nuevos proveedores de materias primas requeridos en laEmpresa, y canalizar el anlisis de las especificaciones tcnicas y muestras recibidas
del proveedor.
2.15 Presentar trimestralmente informacin sobre la ejecucin del Plan Anual deCompras de Materias Primas a la Junta Directiva y al Comit de Materias Primas.
2.16 Realizar conjuntamente con la Gerencia de Planificacin y Control de la Produccin(Materia Prima e Insumo) Programa de Recepcin Anual.
3. El Comit Mayor de Materias Primas, es responsable de recepcionar las ofertas de lasMaterias Primas, analizar el proceso de compra de las mismas y emitir recomendaciones
que garanticen su adquisicin, aprovechando las mejores condiciones del mercado y
segn los requerimientos y especificaciones exigidas por la Empresa.
4. La Gerencia Tcnica, a travs de las Superintendencias de Calidad y Procesos, esresponsable de:
4.1 Realizar el anlisis tcnico de los materiales ofertados y recibidos de losProveedores, a fin de verificar que cumplan con las especificaciones solicitadas en
el Pedido y emitir el informe respectivo.
4.2 Coordinar con la unidad usuaria, la realizacin de las pruebas a escala industrial, demateriales ofertados por nuevos proveedores.
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Asunto
Planificacin y Compra de Materias Primas
Revisin
03
Cdigo: 06.MPR.01
Pg.5de9
SO003B(01-06-2004)
36
Normas y Procedimientos
V. PASOS A SEGUIR
A. Planificacin Compra de Materias Primas
Gerencia de Planificacin y Control de la Produccin (Materia Prima e Insumos)
1. Recibe de las Gerencias de Carbn, Reduccin, Fundicin y Laminacin, basado en elPlan Anual de Ventas, Estndares de Consumo y el Consumo Estimado de Materias
Primas del ao siguiente.
2. Elabora conjuntamente con la Divisin Adquisicin de Materias Primas, Programa de
Recepcin Anual de Materia Primas.
3. Con la informacin recibida de las Gerencias Operativas, las polticas de inventario, elinventario proyectado y el Programa de Recepcin Anual de Materias Primas, se
elabora por cuadruplicado el Plan Anual de Consumo y Producciny anexa clculos
de requerimientos de materias primas.
4. Obtiene firma del Gerente General de Operaciones, en seal de conformidad ydistribuye duplicado a la Divisin Adquisicin Materias Primas, triplicado a la Gerencia
Planificacin Estratgica, cuadruplicado a la Gerencia General de Operaciones,
posteriormente archiva original para su control conjuntamente con la informacin
recibida para la elaboracin de dicho plan.
Divisin Adquisicin de Materias Primas
5. Recibe de la Gerencia de Planificacin y Control de la Produccin original del PlanAnual de Consumo y Produccin con los anexos correspondientes.
6. Con la Informacin recibida elabora en duplicado el "Plan de Compras de MateriasPrimas".
7. Presenta la documentacin antes mencionada al Comit Mayor de Materias Primas,
quien revisa y emite la Resolucin pertinente, posteriormente archiva original delPlan Anual de Consumo y Produccin y duplicado del "Plan de Compras de
Materias Primas".
8. Llena en duplicado formulario UG-012 (A-B) Punto de Cuenta Junta Directiva,anexa Resolucin del Comit de Materias Primas y original del Plan de Compras de
Materias Primas con sus respectivos soportes y somete a la aprobacin de la Junta
Directiva.
http://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/48/Punto%20de%20Cuenta%20Junta%20Directiva%20UG%20-%20012%20(A%20y%20B)%20.ppthttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/48/Punto%20de%20Cuenta%20Junta%20Directiva%20UG%20-%20012%20(A%20y%20B)%20.ppthttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/48/Punto%20de%20Cuenta%20Junta%20Directiva%20UG%20-%20012%20(A%20y%20B)%20.ppt -
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Asunto
Planificacin y Compra de Materias Primas
Revisin
03
Cdigo: 06.MPR.01
Pg.6de9
SO003B(01-06-2004)
37
Normas y Procedimientos
Junta Directiva
9. Recibe, revisa y emite la Resolucin correspondiente al Punto de Cuenta Plan deCompras de Materias Primas, una vez elaborada la Resolucin entrega a la
Divisin Adquisicin Materias Primas, original de la Resolucin y Plan de Compras
de Materias Primas.
Divisin Adquisicin de Materias Primas
10. Recibe Resolucin de Junta Directiva y Plan de Compras de Materias Primas,obtiene tres (3) copias y entrega a la Gerencia Planificacin Estratgica y Gerencia
de Planificacin y Control de la Produccin posteriormente archiva original del Plan
de Compras de Materias Primas, con los anexos correspondientes. Contina parte
B del presente procedimiento.
B. Adquisicin de Materias Primas
Gerencia Planificacin y Control de la Produccin (Materia Prima e Insumo)
1. Basado en el Plan Anual de Compras de Materias Primas aprobado y el Programade Recepcin Anual de Materia Primas emite en duplicado a travs del sistema la
Solicitud de Pedido.2. Obtiene aprobacin de la Solicitud de Pedido y enva original de la misma a la
Divisin Adquisicin Materias Primas, archiva duplicado para su control.
Divisin Adquisicin Materias Primas
3. Recibe original de la Solicitud de Pedido, revisa y prepara expediente.
4. Emite en duplicado Peticin de Ofertas y remite a los Proveedores, obtiene firmade recibido o comprobante de envo y archiva documentos. Espera recepcin de
ofertas en Comit Mayor de Materias Primas.
Comit de Materias Primas
5. Recibe Oferta de Proveedores, segn la fecha establecida en la Peticin de Ofertas,obtiene firma del Representante Autorizado de la Empresa Ofertante en el
formulario Acta de Recepcin de Ofertas Materias Primascdigo SU022, y de
los integrantes del Comit en seal de conformacin, remite a la Divisin
Adquisicin Materias Primas, las ofertas recibidas.
http://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/46/Formulario%20Acta%20de%20Recepci%C3%B3n%20de%20Ofertas.dochttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/46/Formulario%20Acta%20de%20Recepci%C3%B3n%20de%20Ofertas.dochttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/46/Formulario%20Acta%20de%20Recepci%C3%B3n%20de%20Ofertas.dochttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/46/Formulario%20Acta%20de%20Recepci%C3%B3n%20de%20Ofertas.doc -
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Asunto
Planificacin y Compra de Materias Primas
Revisin
03
Cdigo: 06.MPR.01
Pg.7de9
SO003B(01-06-2004)
38
Normas y Procedimientos
Divisin Adquisicin Materias Primas
6 Recibe ofertas y enva a la Gerencia Tcnica, para el anlisis tcnico respectivo(precalificacin tcnica). Archiva formulario con las ofertas en el expediente.
Gerencia Tcnica
7 Recibe ofertas de proveedores, remitidas por la Divisin Adquisicin MateriasPrimas, realiza el anlisis tcnico correspondiente, elabora formulario Informe de
Calidad Materias Primas e Insumos, en duplicado, remite original a la Divisin
Adquisicin Materias Primas y archiva duplicado para su control.
Divisin Adquisicin Materias Primas
8 Recibe de la Gerencia Tcnica, el Informe de Calidad de Materias Primas eInsumos, efecta anlisis econmico, consolida el anlisis de las ofertas y
determina la ms favorable.
9 Elabora expediente con los documentos soportes (Ofertas, Informe de Calidad deMaterias Primas e Insumos, Solicitud de Pedido y Anlisis de Ofertas) y presenta
ante el Comit Mayor de Materias Primas.
Comit de Materias Primas
10 Recibe la documentacin mencionada anteriormente, revisa, analiza ofertas yaprueba resolucin recomendando la ms favorable para la empresa, anexa
soportes y enva a la Divisin Adquisicin Materias Primas.
Divisin Adquisicin Materias Primas
11 Recibe resolucin con anexos, revisa y acta segn instrucciones del Comit Mayorde Materias Primas.
12 Coordina con la Consultora Jurdica de la Empresa, la elaboracin del Contratorespectivo, en los casos que corresponda, en los trminos y condiciones acordadas,
tramita aprobacin, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Delegacin de
Autoridad.
13 Registra datos en el sistema, emite Pedido, tramita aprobacin, de acuerdo a loestablecido en el Manual de Delegacin de Autoridad.
14 Distribuye Pedido y Contrato (cuando lo hubiere) de la siguiente manera: original alproveedor, triplicado a la Divisin Administracin, cuadruplicado a la Divisin
-
7/25/2019 Tesis Medina Carla
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Asunto
Planificacin y Compra de Materias Primas
Revisin
03
Cdigo: 06.MPR.01
Pg.8de9
SO003B(01-06-2004)
39
Normas y Procedimientos
Trfico y Despacho, quintuplicado a la Divisin Almacn y archiva duplicado para
su control, hasta la recepcin y cancelacin total de la compra.
15 Al final de cada mes elabora Programa de Pagos, indicando los pagos a realizaren el mes siguiente, distribuye: Divisin Tesorera y Divisin Administracin archiva
copia para su control.
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7/25/2019 Tesis Medina Carla
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Asunto
Planificacin y Compra de Materias Primas
Revisin
03
Cdigo: 06.MPR.01
Pg.9de9
SO003B(01-06-2004)
40
Normas y Procedimientos
VI.ANEXOS
Glosario de Trminos (no aplica)
Formularios e Instructivos
SU022 Acta de Recepcin de Ofertas Materias Primas.
UG-012 (A-B) Punto de Cuenta Junta Directiva
http://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/46/Formulario%20Acta%20de%20Recepci%C3%B3n%20de%20Ofertas.dochttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/46/Formulario%20Acta%20de%20Recepci%C3%B3n%20de%20Ofertas.dochttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/46/Formulario%20Acta%20de%20Recepci%C3%B3n%20de%20Ofertas.dochttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/48/Punto%20de%20Cuenta%20Junta%20Directiva%20UG%20-%20012%20(A%20y%20B)%20.ppthttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/48/Punto%20de%20Cuenta%20Junta%20Directiva%20UG%20-%20012%20(A%20y%20B)%20.ppthttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/48/Punto%20de%20Cuenta%20Junta%20Directiva%20UG%20-%20012%20(A%20y%20B)%20.ppthttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/48/Punto%20de%20Cuenta%20Junta%20Directiva%20UG%20-%20012%20(A%20y%20B)%20.ppthttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/46/Formulario%20Acta%20de%20Recepci%C3%B3n%20de%20Ofertas.doc -
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Unidad Organizativa
Divisin Adquisicin Materias Primas
Cdigo
I 06 02
Nivel de adscripcin
Gerencia de Logstica
Fecha 05/03
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Conformado
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Conformado
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Aprobado
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SO012 (15-04-2005)
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Manual de Organizacin
Anexo 9Misin:Gestionar la adquisicin de las materias primas que demanden los procesos productivos de la Empresa, en
condiciones de calidad, cantidad, oportunidad y precios convenidos y dentro del marco legal, normativo y
procedimental vigente.
Funciones:
Coordinar con la Unidades Operativas, la emisin oportuna de los planes de requerimientos de materiasprimas que garanticen la orientacin del plan de adquisiciones y permitan prever las acciones necesarias,
para la determinacin de condiciones y trminos de negociacin en cuanto a precios, tiempos de entrega,
medios de transporte y dems condiciones requeridas.
Mantener control de los niveles adecuados de inventarios de materias primas, a los fines de emitir
recomendaciones en relacin a las discrepancias entre consumo real y cantidad programada y conforme a los
estndares establecidos.
Generar el plan anual de adquisiciones de materias primas, presupuesto y plan de requerimiento de divisas
para las adquisiciones de importacin y someterlos a la aprobacin de los niveles correspondientes y
consideracin de Junta Directiva, a los fines de obtener las autorizaciones que soporten la ejecucin de las
adquisiciones.
Suministrar a las reas requerientes involucradas en el proceso de planificacin y control de las materias
primas, informacin sobre las condiciones y tiempos de adquisicin y de entrega programados, definidos en
el plan; a los fines de facilitar la oportunidad en la emisin de las solicitudes de pedido respectivas, de
acuerdo a los tiempos de emisin previamente establecidos.
Evaluar los periodos de aprovisionamiento de materias primas e insumos, de acuerdo a los niveles de consumo,
a fin de alertar y/o tomar decisiones en relacin con la oportunidad y disponibilidad de las materias primas
para los procesos productivos.
Determinar y establecer la planificacin anual de los requerimientos de materias primas, en coherencia con los
planes de produccin y consumos y de acuerdo con los niveles de existencia y poltica de inventario, a los fines
de anticipar la demanda y orientar la ejecucin del plan de adquisiciones.
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Manual de Organizacin
Unidad Organizativa
Divisin Adquisicin Materias Primas
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Conformado
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Aprobado
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Recepcionar debidamente aprobadas por la Gerencia General de Operaciones, las solicitudes de Pedido de las
materias primas, a los fines de asegurar el cumplimiento de la informacin y la documentacin de soporte,
requeridas para la ejecucin de la gestin de adquisicin.
Suministrar informacin sobre los pedidos de las materias primas, colocadas en el mercado internacional y
coordinar con la Divisin Trfico y Aduana, las acciones necesarias que aseguren la adecuada programacinde embarque y condiciones de traslado, recepcin y nacionalizacin de la materia prima.
Evaluar conjuntamente con la Gerencia de Planificacin y Control de la Produccin, el inventario de materias
primas, en funcin a los niveles de consumo, programas de suministros, a los fines de prever condiciones y
alertar sobre situaciones que puedan afectar el cumplimiento de los planes y programas de produccin.
Realizar de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos, el proceso de apertura para la gestin de
procura de materias las primas, de acuerdo a la modalidad de adquisicin y segn el mercado que
corresponda.
Gestionar solicitudes de cotizacin en el mercado nacional e internacional, evaluar ofertas de materias
primas y preparar los puntos de cuentas que correspondan para su presentacin y/o consideracin al
Comit de Materias Primas respectivo.
Realizar seguimiento a la gestin de procura, desde su entrega por parte del Proveedor, hasta su recepcin
y distribucin a la Unidad de consumo correspondiente.
Realizar ajustes o reprogramaciones a los planes de adquisiciones, de acuerdo a los niveles de inventario,
consumos o cambios en los planes de requerimientos de materias primas.
Gestionar ante proveedores, los reclamos generados por incumplimiento de especificaciones y de
condiciones convenidas en las rdenes o contratos.
Solicitar informacin a la Gerencia Tcnica, sobre el anlisis de condiciones y especificaciones tcnicas de la
materia prima, contenido en las cotizaciones recibidas, a objeto de recomendar aquellas que cumplan con las
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Unidad Organizativa
Divisin Adquisicin Materias Primas
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Manual de Organizacin
necesidades de los procesos productivos.
Canalizar ante las Unidades Organizativas involucradas, la cancelacin de las facturas de las diferentes materias
primas, correspondientes a Proveedores Internacionales.
Realizar seguimiento a las variaciones del mercado de materias primas, a los fines de mantener y proveer
informacin que garantice su negociacin o adquisicin en las condiciones y oportunidad ms favorable.
Procesar y emitir informacin sobre la gestin de adquisicin de las materias primas en lo relativo adisponibilidad de inventario, consumo, adquisiciones, proyecciones y cambio de requerimientos, a los fines
de facilitar la toma de decisiones a los niveles correspondientes.
Canalizar y gestionar los trmites administrativos, relacionados con los prstamos de materias primas e
insumos, solicitados por CVG AlCASA a otras Empresas.
Canalizar y gestionar la evaluacin de solicitudes de materias primas, requeridas por otras empresas, en calidad
de prstamo, a los fines de facilitar la toma de decisiones y autorizaciones correspondientes.
Velar por el cumplimiento de las normas de Higiene y Seguridad Industrial, en todas las reas de la Divisin.
Establecer mecanismos de divulgacin de los factores de riesgos y del sistema de gestin ambiental en el rea
de trabajo, a fin de evitar accidentes laborales y cumplir con las normas de ambiente vigentes.
Garantizar la elaboracin de planes estratgicos de la Unidad, a mediano y largo plazo, de acuerdo con las
metas y estrategias establecidas por la Empresa.
Identificar conjuntamente con la Gerencia de Planificacin Estratgica, Oportunidades, Amenazas, Debilidades
y Fortalezas, durante la ejecucin de los planes estratgicos definidos para la Unidad, de acuerdo con los
objetivos y lineamientos establecidos por la Empresa.
Garantizar el establecimiento y aplicacin de indicadores de gestin y/o mecanismos de seguimiento y control,
que permitan medir y evaluar el rendimiento de la Unidad, durante la ejecucin de los planes estratgicos, en
forma oportuna y confiable, que sirvan a los altos niveles jerrquicos para la toma de decisiones.
Evaluar el comportamiento de los indicadores de gestin, as como analizar las desviaciones y tomar las
acciones correctivas correspondientes.
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Unidad Organizativa
Divisin Adquisicin Materias Primas
Cdigo
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Nivel de adscripcin
Gerencia de Logstica
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Nombre:
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Fecha:
Conformado
Nombre:
Firma:
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Aprobado
Nombre:
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Velar por el cumplimiento de los programas de capacitacin y/o adiestramiento, necesarios para el manejo y el
anlisis estadstico de los indicadores de gestin generados en el control de la Gestin, a fin de asegurar el
dominio y la divulgacin de la metodologa por parte de todos los trabajadores adscritos a la Unidad.
Elaborar planes de mejoramiento continuo, de acuerdo a los lineamientos y objetivos establecidos por la
Gerencia General de Operaciones.
Implantar y divulgar los planes de mejoramiento continuo, definidos para la Gerencia, a fin de garantizar el
dominio y la participacin de todos los trabajadores.
Propiciar el establecimiento y la aplicacin de acciones correctivas necesarias, surgidas de las desviaciones
detectadas, durante la implantacin y ejecucin de los planes de mejoramiento continuo
Definir y establecer instrumentos de evaluacin y medicin, que permitan identificar los
requerimientos, expectativas y necesidades de los Clientes Internos y Externos de la Unidad.
Garantizar el establecimiento de planes de accin y proyectos de mejoras, a fin de satisfacer lasnecesidades de los Clientes Internos y Externos de la Unidad.
Elaborar informes que reflejen el resultado de la gestin realizada, para su presentacin ante la
Gerencia de Logstica.
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DELEGACIN DE AUTORIDAD
AREA: LOGISTICA
Anexo 10
Cdigo: 01. MDA. 01Fecha emisin: 11/12/2008Fecha revisin: 12/08/2010
AsuntoJunta
DirectivaPresidente Gte. Gral. Operaciones/
Gtes. reasAdministrativas
Gtes. deOperaciones
Jefes Div./Supdtes.
Coordinadores Requisitos
Esta Delegacin est expresada en Unidades Tributarias, regulada por las Polticas, Normas y Procedimientos, Leyes, Decretos y Reglamentos vigentes. Para los conceptos no incluidos en este documento, loscargos mencionados no tienen Autoridad Delegada. Las Transacciones Financieras deben estar respaldadas por la respectiva disponibilid ad presupuestaria.
D: Delegacin A:Autorizacin R: Recomendacin V. B. :Visto Bueno S: Solicitud
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Adquisicin de Materias Primas
- Plan de Adquisicin de Materias Primas
A (*)R R S
PCP
Aprobado por el directorio de laCVG
(*) Previa recomendacin de laComisin de Contrataciones de
Materia Prima.
Informar a Junta Directiva laEjecucin del Plan
Adquisicin de Materias Primas (viene pg.anterior)
- Autorizar la celebracin de Contratos,Acuerdos o Convenios (Adjudicacin de la
Contratacin)
A
> 30.000 U.T
A
< 30.000 U.T
A
< 15.000 U.T
Logstica
A
< 10.000 U.T
Materias Primas
(*)Previa recomendacin de laComisin de Contrataciones de
Materia Prima.
En todo caso la celebracin,modificacin o rescisin de
acuerdos o convenios requierenla conformidad del Presidente de
la CVG
-
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DELEGACIN DE AUTORIDAD
AREA: LOGISTICA
Cdigo: 01. MDA. 01Fecha emisin: 11/12/2008Fecha revisin: 12/08/2010
AsuntoJunta
DirectivaPresidente Gte. Gral. Operaciones/
Gtes. reasAdministrativas
Gtes. deOperaciones
Jefes Div./Supdtes.
Coordinadores Requisitos
Esta Delegacin est expresada en Unidades Tributarias, regulada por las Polticas, Normas y Procedimientos, Leyes, Decretos y Reglamentos vigentes. Para los conceptos no incluidos e n este documento, loscargos mencionados no tienen Autoridad Delegada. Las Transacciones Financieras deben estar respaldadas por la respectiva dis ponibilidad presupuestaria.
D: Delegacin A:Autorizacin R: Recomendacin V. B. :Visto Bueno S: Solicitud
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-Suscribirel Documento Contractual de laCompra
D
(*)
A (*)
> 15.000 U.T
A
< 15.000 U.T
Logstica
A
< 10.000 U.T
Materias Primas
(*) Informar a Junta Directiva
- Rescisin de Contratos, Pedidos, Acuerdos oConvenios
A
> 30.000 U.T
A
< 30.000 U.T
A
< 15.000 U.T
Logstica
A
< 10.000 U.T
Materias Primas
(*) Informar a Junta Directiva
En todo caso la celebracin,modificacin o rescisin de
acuerdos o convenios requierenla conformidad del Presidente de
la CVG
-
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DELEGACIN DE AUTORIDAD
AREA: LOGISTICA
Cdigo: 01. MDA. 01Fecha emisin: 11/12/2008Fecha revisin: 12/08/2010
AsuntoJunta
DirectivaPresidente Gte. Gral. Operaciones/
Gtes. reasAdministrativas
Gtes. deOperaciones
Jefes Div./Supdtes.
Coordinadores Requisitos
Esta Delegacin est expresada en Unidades Tributarias, regulada por las Polticas, Normas y Procedimientos, Leyes, Decretos y Reglamentos vigentes. Para los conceptos no incluidos e n este documento, loscargos mencionados no tienen Autoridad Delegada. Las Transacciones Financieras deben estar respaldadas por la respectiva dis ponibilidad presupuestaria.
D: Delegacin A:Autorizacin R: Recomendacin V. B. :Visto Bueno S: Solicitud
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- Aprobar Orden de Modificacinpara Pedidoso Contratos de Materias Primas (Aumentos,Disminuciones, Prrrogas, etc.)
A
> 30.000 U.T
A
< 30.000 U.T
A
< 15.000 U.T
Logstica
A
< 5.000 U.T
Materias Primas
Cada nivel autoriza de acuerdocon los parmetros (precios,
fuentes, volmenes,) previstos enel Plan de Adquisicin de Materias
Primas y previa recomendacinde la Comisin deContrataciones.
En todo caso la celebracin,
modificacin o rescisin deacuerdos o convenios requieren
la conformidad del Presidente dela CVG
Prstamo y solicitud de Materiales a Terceros. A A
LogsticaR S
Validado por la mesa de trabajodel rea usuaria, en aquellos
casos no consideradosEmergencia
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DELEGACIN DE AUTORIDAD
AREA: LOGISTICA
Cdigo: 01. MDA. 01Fecha emisin: 11/12/2008Fecha revisin: 12/08/2010
AsuntoJunta
DirectivaPresidente Gte. Gral. Operaciones/
Gtes. reasAdministrativas
Gtes. deOperaciones
Jefes Div./Supdtes.
Coordinadores Requisitos
Esta Delegacin est expresada en Unidades Tributarias, regulada por las Polticas, Normas y Procedimientos, Leyes, Decretos y Reglamentos vigentes. Para los conceptos no incluidos e n este documento, loscargos mencionados no tienen Autoridad Delegada. Las Transacciones Financieras deben estar respaldadas por la respectiva dis ponibilidad presupuestaria.
D: Delegacin A:Autorizacin R: Recomendacin V. B. :Visto Bueno S: Solicitud
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Contratacin Servicios Portuarios (Pedidos,Contratos o Autorizacin de Pago)
- Contratacin y Autorizacin Pagos ServiciosPortuarios, Fletes Martimos, Fluvial, Areos
Terrestres y Peaje de Ro.
A
> 30.000 U.T
A
< 30.000 U.T
A
< 15.000 U.T
Logstica
A
< 5.000 U.T
Trfico yAduana
(*)Previa recomendacin de laComisin de Contrataciones.
En todo caso la celebracin,modificacin o rescisin de
acuerdos o convenios requierenla conformidad del Presidente de
la CVG
Pagos por Liquidacin de Demoras de Buques
A (*)
> 5.000 U.T
A
< 5.000 U.T
Logstica
A
< 2.500 U.T
Trfico yAduana
(*) Informar a Junta Directiva
Validado por la mesa de trabajodel rea de logstica
Autorizacin Prestacin de Servicios Portuarios
A (*)
> 15.000 U.T
A
< 15.000 U.T
Logstica
A
< 5.000 U.T
Trfico yAduana
De acuerdo con la disponibilidad
de Muelle y tarifas oficialesvigentes.
(*) Informar a Junta Directiva
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DELEGACIN DE AUTORIDAD
AREA: LOGISTICA
Cdigo: 01. MDA. 01Fecha emisin: 11/12/2008Fecha revisin: 12/08/2010
AsuntoJunta
DirectivaPresidente Gte. Gral. Operaciones/
Gtes. reasAdministrativas
Gtes. deOperaciones
Jefes Div./Supdtes.
Coordinadores Requisitos
Esta Delegacin est expresada en Unidades Tributarias, regulada por las Polticas, Normas y Procedimientos, Leyes, Decretos y Reglamentos vigentes. Para los conceptos no incluidos e n este documento, loscargos mencionados no tienen Autoridad Delegada. Las Transacciones Financieras deben estar respaldadas por la respectiva dis ponibilidad presupuestaria.
D: Delegacin A:Autorizacin R: Recomendacin V. B. :Visto Bueno S: Solicitud
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Autorizacin pagos de derechos de Importacin,pagos de Aranceles
A (*)
> 15.000 U.T
A
< 15.000 U.T
Logstica
A
< 5.000 U.T
Trfico yAduana
(*) Informar a Junta Directiva
Contratacin Servicios de Trfico
- Otorgamiento de la Adjudicacin yAprobacin de Pedido, Contrato o
Autorizacin de Pago
A
> 30.000 U.T
A
< 30.000 U.T
A
< 15.000 U.T
Logstica
A
< 5.000 U.T
Trfico yAduana
Previa recomendacin delComit de Contratacin para la
la Adjudicacin.
Validado por la mesa de trabajodel rea de logstica
Contrataciones de Servicios ProfesionalesA
> 10.000 U.T
A
< 10.000 U.T
A
< 5.000 U.T
A
< 5.000 U.T
Validado por la mesa de trabajodel rea correspondiente
-
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Anexo 11
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