Teoria de SyO
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Sistemas y organizaciones Resumen (2012) UTN FRD
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RESUMEN DE LA MATERIA
Posibles preguntas de final:
1. Como se configura la organización formal? Es suficiente su conocimiento para determinar el
comportamiento de una organización en una empresa? (se refiere a la organización informal). Por
qué?
2. Según LANGEFORS, en que consiste nuestro trabajo al aplicar el enfoque sistémico? (oral)
3. Explique las consecuencias de una acción sinérgica
4. Mencione las áreas funcionales de una empresa. Dada una empresa de comercialización y
fabricación, enumere los departamentos de las dos áreas principales.
5. Considerando la misión de la facultad, que propiedades del sistema pueden apreciarse (entropía,
sistema abierto, sistema cerrado, homeostasis, sistema armónico, estable, etc.). Enuncie un objetivo,
considerando esa misión.
6. Indicar por que la responsabilidad se asigna, y no se delega.
7. Explicar la importancia de los objetivos en relación con los sistemas abiertos. (relacionado con la
equifinalidad, las entradas, y los recursos)
8. Diferencia entre dato e información, y mencionar cual es el concepto incorrecto acerca de la
información (concepto incorrecto: dato procesado)
9. Propiedades emergentes de los sistemas. Postulado aristotélico “el todo es más que la suma de las
partes” (sinergia).
10. Diferencia entre entradas y recursos
11. Definición de efecto sinérgico
12. Por qué el enfoque sistémico se vuelve crítico en tiempos de cambio?
13. Rol organizacional
14. Definición de organizar
15. Cuestiones relacionadas a las lecciones orales (ejemplo: Explique por qué es util la información en
tiempo real en relación con el control)
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TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS
Características de los sistemas según Frederick Hegel:
1. El todo es más que la suma de las partes
2. El todo determina la naturaleza de las partes
3. Las partes no pueden comprenderse si se consideran en forma aislada
4. Las partes están dinámicamente interrelacionadas.
Teoría general de los sistemas: Planteada por Bertalanffy. Se reduce tres premisas básicas:
1. Los sistemas existen dentro de otros sistemas
2. Los sistemas son abiertos (intercambian energía y materia con el ambiente)
3. Las funciones de los sistemas dependen de su estructura.
Entradas: Las entradas proceden del ambiente. El sistema no tiene control sobre ellas, pero son las
encargadas de darle energía al sistema. Las entradas pueden ser
En serie: cuando proceden de otro sistema
Aleatorias: cuando el sistema no puede preverlas
Retroalimentación: cuando el sistema toma parte de una salida, y la vuelve a introducir al
sistema. Principalmente esto se usa para controlar si hay alguna desviación en los resultados.
Salidas: Las salidas son el resultado del procesamiento. A una entrada se le aplica algún tipo de
proceso, y la salida es el resultado de ese procesamiento. Las salidas generalmente son liberadas al
Ambiente.
Ambiente: Es el medio que rodea externamente al sistema y ejerce una influencia sobre este, la cual
retorna hacia el sistema mediante la retroalimentación. El sistema no posee control sobre el ambiente, y
este resulta ser una fuente de recursos y amenazas potenciales.
Procesos: Acciones que transforman una entrada, en salida. Si el proceso se conoce, o es diseñado por
el administrador, se denomina proceso de caja blanca. Si se desconoce un proceso, se denomina de
caja negra.
Recursos: Son entes controlados por el sistema, y se utilizan en la realización de procesos.
Análisis de Sistemas: Se interesa en el diseño de los canales de comunicación que forman la red de
información que vincula los entes de la organización, así como también de la definición y normalización
de los procesos y medios de información. Una organización puede observarse como un sistema,
compuesto de elementos denominados subsistemas.
Formas de descomponer un sistema:
Funcionalmente: Según las acciones que realiza el sistema.
Mediante Objetos: según los conceptos del sistema “ej. Libro, Devolución, etc.”
Diferencia entre entradas y recursos: Las entradas son entidades que funcionan de materia prima
para el sistema, y mediante algún proceso, estas son transformadas y se convierten en salidas. Los
Recursos son entidades que están relacionadas con los procesos del sistema, y por lo tanto, el sistema
tiene control sobre ellos. Por ejemplo, en una facultad, los profesores, actuarían como recursos, ya que
se encargan de realizar el proceso de enseñanza. Las entradas siempre vienen del ambiente, aunque los
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recursos pueden tanto ser parte del sistema como buscarse en el ambiente, y luego pasar a formar parte
del sistema, o ser parcialmente controlado por este (trabajadores contratados, empresas contratistas,
etc.)
Atributos: Son características que definen a los sistemas o a los entes Existen dos tipos de atributos:
Definidores: Son aquellos que definen biunívocamente un ente, y son fundamentales para su
descripción.
Concomitantes: Definen características de los entes tratados, pero no son necesarios para su
definición.
Variables y parámetros: Las variables son los estados que pueden tener una entidad o sistema, en
función de un proceso interno. Los parámetros son los posibles comportamientos de una variable.
Objetivo (según TGS): Determinan el funcionamiento del sistema, y cuál es el fin que este busca
conseguir. El enfoque de sistema depende de los objetivos del sistema.
Propiedades emergentes del sistema: Son propiedades que hacen que el sistema se comporte de
forma única, y surgen por la intervención e interacción de cada una de las partes, y está estrechamente
vinculado con el concepto de sinergia. Al modificar una parte del sistema, cambiaran las propiedades
emergentes del mismo
Efecto Sinérgico: Propiedad por la cual la capacidad de actuación de un sistema es superior a la de sus
componentes sumados individualmente. Para que se dé la sinergia en un sistema, debe existir en el
mismo una organización.
Enfoque sistémico: Es una forma de ver el problema que resulta de una decisión deliberada de suponer
que un conjunto de elementos están relacionados y constituyen una cosa llamada "un sistema". Es muy
importante en tiempos de cambio, ya que precisamente, cuando se efectúa un cambio dentro del
sistema, este afectara a las propiedades emergentes del mismo. Entonces, es necesario analizar
correctamente el sistema, antes de modificarlo, para evitar causar efectos contraproducentes.
Relaciones: Son los vínculos existentes entre los subsistemas o elementos que componen a un sistema.
Existen tres tipos de relaciones:
Simbióticas: Donde los dos subsistemas conectados dependen el uno del otro para funcionar.
Sinérgicas: Relación que si bien no es necesaria operacionalmente para el sistema, ayuda
muchísimo al desempeño del mismo. (Ejemplo, un sistema informático que ayude a que los
datos se procesen más rápido, porque perfectamente podrían ser procesados manualmente,
pero no es recomendable).
Superfluas: No son necesarias, pero permiten que el sistema siempre esté en funcionamiento.
Tiene la desventaja que son costosas, y no brindan beneficios directos, sino que son “por las
dudas” (ej.: tener dos servidores iguales con la misma información, con back up).
Propiedades de los sistemas (descripción):
1. Homeostasis: La homeostasis es lograr el equilibrio del sistema, manteniendo constantes sus
variables, y utilizando energía en los procesos.
2. Entropía: Es el degrada miento del sistema, por el gasto de energía y trabajo que realiza. Todos
los sistemas generan entropía positiva por la pérdida de energía interna que sufren, pero la
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reducen obteniendo información de su ambiente. De aquí que es muy importante el concepto de
sistemas abiertos.
3. Permeabilidad: Define que tan abierto es un sistema
4. Sistema integrado: Un cambio en un subsistema, produce cambios en los demás subsistemas
(relacionado con propiedades emergentes).
5. Adaptabilidad: Define si un sistema se adapta a su ambiente. Si modifica procesos en función
de su ambiente
6. Armonía: Nivel de compatibilidad con su medio. Si el medio cambia, cambia el sistema (todos
los sistemas abiertos, cambian con su medio)
7. Estabilidad: Un sistema es estable cuando tiene flujo continuo de entradas y salidas.
LANGEFORS
Definiciones:
Sistemas imperceptibles: (todos los sistemas estudiados en la materia). Sistemas que no
pueden percibirse u observarse de una sola vez, porque son sistemas complejos.
Estructura de subsistemas: Partición del sistema en un conjunto de subsistemas, con un
conjunto de relaciones o interacciones.
Estructura practicable: Estructura de subsistemas tal que las propiedades de ellas y sus
relaciones determinan las propiedades del sistema global
Estructura realizable: Cada uno de los subsistemas y relaciones puede llevarse a la practica en
la realidad
Estructura constructiva: Estructura de la cual sus propiedades pueden deducirse
Paso perceptible: Agregado de un conjunto perceptible de subsistemas o relaciones a la
estructura de un sistema (básicamente descomponer una cosa grande en cosas más chicas)
Axiomas
1. La gente tiende a descuidar la importancia de las cosas que no puede ver o percibir
2. Todos los sistemas y también el trabajo de su descripción tiene asociado un costo positivo
3. Para hacer un sistema que tenga propiedades especificas hay que combinar un conjunto de
subsistemas que tenga las propiedades deseadas
4. Para hacer que un sistema tenga propiedades especificas se debe diseñar para él, una
estructura practicable y realizable de subsistemas
Teoremas:
1. La gente tiende a subestimar la complejidad de un sistema imperceptible
2. La subestimación de costos se manifiesta cuando el sistema es imperceptible
3. Es probable que se subestime el trabajo manual
4. La funcionalidad solo puede controlarse en una estructura constructiva
5. Una estructura es practicable si y solo si, es una estructura constructiva
6. Todo sistema de propiedades especificas posee una estructura practicable y realizable
7. Pasos para diseñar un sistema según langefors se siguen estos pasos:
a. Realizar pasos perceptibles, y armar cada estructura de subsistemas
b. Construir las propiedades de cada subsistema
c. Comparar las propiedades de cada subsistema
d. Comprobar la realizabilidad de cada subsistema
e. Repetir los mismos pasos, para diferentes alternativas, y seleccionar una para su
estudio.
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8. Todo sistema que se diseña mediante un sistema jerárquico de procesos, tendrá circunscripta,
una estructura jerárquica
9. El sistema tendrá tantos niveles jerárquicos como subsistemas posea.
10. Para diseñar eficientemente un sistema es necesario verificar la factibilidad de la estructura de
cada subsistema
11. Al analizar el sistema de forma descendente (de lo global a lo particular), reducimos cada vez
más el número de subsistemas ignorados, cada vez que bajemos de nivel
PASOS PARA ESTUDIAR UN SISTEMA (La posta: aplicar el enfoque sistémico):
1. Descomponer el sistema en subsistemas hasta que el sistema sea perceptible, luego no
descomponer más.
2. La descomposición se hace en base a las acciones que realiza el sistema (descomposición
funcional)
3. Establecer las relaciones entre los subsistemas
4. Analizar las propiedades y volver a componer al sistema como un todo.
La totalidad de los sistemas se logra cuando cada subsistema posee acciones que les permiten la
realización de los objetivos totales
Cuando descomponemos el sistema en subsistema reducimos la cantidad de partes que se desconocen.
INFORMACION
Información: Es un ente que permite a un sistema efectuar la toma de decisiones, reduciendo la
cantidad de incertidumbre o entropía, del mismo.
Dato e información: La información permite la toma de decisiones, y reduce la entropía de los sistemas.
La información está compuesta por un conjunto de datos. El Dato es simplemente un mero conocimiento
acerca de algún hecho, pero se convierte en información cuando se utiliza para tomar decisiones
Información operativa: Información necesaria que tiene que ver con el funcionamiento operativo del
sistema, al cual el sistema de información sirve. Es importante porque cada operación nueva del sistema
necesita información operativa, por lo tanto, es necesaria para el funcionamiento del mismo. (ej.: solicitud
de stock)
Información directiva: Información que no es absolutamente necesaria, no es imprescindible, pero
resulta ser útil. Se la reclama cuando al requerimiento de funcionamiento operativo se le agrega el
requerimiento de economía.
Es importante porque ayuda a mejorar la eficiencia del sistema y hace que sea más sencillo solucionar
ciertos problemas.
El valor de las decisiones: Una decisión es más valiosa si se usa más información, pero pierde su valor
si se tarda mucho tiempo, ósea no se puede perder el tiempo buscando información, hay que encontrar
un balance.
Característica del sistema de Información: no tiene valor por sí mismo, pero vale porque le sirve a
alguien. Es una herramienta. El Sistema de información le ofrece algún valor a otros sistemas dentro de
la organización. Pero el sistema de información es un subsistema del sistema Organización.
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PLANEACION
Planeación: Seleccionar las misiones y objetivos, así como las acciones para lograrlos (estrategias)
Misiones: Identifica el propósito básico de una organización, función o tareas de la empresa (por
ejemplo, formar profesionales). Pero una misión solo fija que “que” se pretende lograr, no el “como”.
Objetivos: Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Los objetivos deben ser claros,
verificables, cuantificables, y con un tiempo límite para cumplirlos. Los objetivos deben ser acordes a la
misión de la empresa. Los objetivos son todo aquello que una empresa se plantea cumplir, para lograr
una misión. Poseen dos funciones importantísimas las cuales representan:
El punto final de la planeación.
El fin hacia el cual la organización, la integración de personal, la dirección y el control, están
dirigidos.
Estrategias: Define la materia de determinar los objetivos, y el camino para lograrlos. Son los cursos de
acción a tomar, y la asignación de recursos.
Políticas: Entendimientos generales que guían la toma de decisiones.
Procedimientos: Detallan la manera precisa de cómo deben realizarse ciertas actividades.
Eficacia y eficiencia: La eficacia existe cuando se logran los objetivos propuestos, pero la eficiencia
existe cuando se emplean un mínimo de recursos para lograr el mismo objetivo.
ORGANIZACIONES
Análisis Estructural (Estructura organizativa): Es el estudio de las formas en que se dividen las tareas
en una organización, la asignación de funciones y responsabilidades entre sus miembros, y relaciones
jerárquicas entre las mismas
Estructura: Distribución de las partes que componen un sistema. Conjunto de las relaciones existentes
entre los diversos subsistemas que conforman a la organización.
La estructura organizativa surge de mirar a la organización con un enfoque sistémico, y es la manera en
que están ordenados y relacionados sus subsistemas.
Organizar: Es identificar las actividades requeridas, la agrupación de las mismas para alcanzar
objetivos, la asignación de un gerente a cada grupo (delegación de autoridad) y la coordinación
horizontal y vertical entre esos grupos
Organización: Estructura formal o informal, compuesta por roles o posiciones.
Rol organizacional: Función gerencial de organizar. Debe cumplir con los siguientes ítems
1. Objetivos verificables
2. Idea clara de las principales actividades involucradas
3. Conocer que es lo que se debe hacer para alcanzar metas u objetivos
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Funciones gerenciales: Funciones que deben cumplir los gerentes o administradores.
Planeación
Organización
Integración de personal
Dirección
Control
Organización formal: Estructura intencional de los roles en una empresa formalmente organizada. Esta
establecida formalmente, documentada, reglamentada, y posee un protocolo de realización. Se halla
dividida en diversas unidades que son agrupaciones de manera lógica, de acuerdo a las tareas que se
deben cumplir (organigrama)
Organización informal: Red de relaciones interpersonales que surgen cuando las personas se asocian
entre sí. No está documentada ni reglamentada, pero funciona dentro de una organización.
ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS
Delegación: Es el proceso por el cual un miembro de una organización o de un área superior transfiere o
cede una o más funciones a otro miembro o área inferior.
Autoridad: La autoridad se define como el derecho propio de un individuo a ejercer discrecionalidad y
realizar la toma de decisiones o acciones que afecten a otros grupos. La autoridad puede delegarse:
Cuando se hace esto, se está otorgándole a una persona o grupo, el derecho de realizar la toma de
decisiones. La delegación implica transferencia de responsabilidad hacia el subalterno con relación al
grado de eficiencia, pero no exime de responsabilidad a quien delega en otro con relación a su
respectivo nivel superior
Poder: Es mucho más amplio que la autoridad y es la capacidad de los individuos o los grupos, de
inducir o influir en las creencias o acciones de otras personas o grupos.
Departamentalización: La división del trabajo es la separación de una actividad compleja en
componentes más pequeños. La departamentalización, es la agrupación de actividades, tareas, o
funciones.
Tipos de departamentalización:
1. Por función: se dividen según las funciones que realiza cada parte de la empresa
2. Por área geográfica: Se realiza la división según la zona geográfica en la que se encuentre
cada sector de la empresa (región occidental, región suroeste)
3. Por Clientes: Según el tipo de clientes al que este orientado cada sector.
4. Por productos: Según el tipo de productos que se fabriquen (sillas, zapatos, etc)
Principios de los organigramas:
1. Unicidad de mando: Cada persona debe recibir órdenes de un solo jefe. En base a esto, el
organigrama a se divide en diferentes niveles, y cada grupo de un nivel inferior, recibe órdenes
de un solo jefe del nivel superior. No debe existir dualidad de mando.
2. Alcance de control: un jefe no puede tener al mando más subordinados que la cantidad que es
capaz de manejar
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3. Homogeneidad operativa: no se debe establecer una tarea a un cargo al cual no le
corresponde
4. Delegación efectiva: se deben delegar tareas y funciones para que estas se puedan realizar
mejor. Al realizar una división, se debe dividir en al menos dos partes, para lograr una delegación
efectiva.
Áreas Funcionales de una empresa (de producción y comercialización):
GERENCIA GENERAL
1. Auditoria (asesores)
2. Sistemas (asesores)
3. Comercialización (AREA IMPORTANTE)
a. Departamento de ventas
b. Departamento de desarrollo comercial
4. Abastecimiento
a. Departamento de compras
b. Departamento de almacenes
5. Industrialización (AREA IMPORTANTE)
a. Departamento de producción
b. Departamento técnico
6. Administración y finanzas
a. Departamento de administración
b. Departamento de finanzas
7. Relaciones industriales
a. Departamento de personal
b. Departamento de desarrollo de personal
8. Control de calidad
Relación entre sistemas y estructura organizativa: La coordinación de las relaciones potenciales
entre cada división del sistema empresa, requiere inevitablemente información; aquí se evidencia la
fundamental importancia del sistema de información en su relación con la respectiva estructura sobre la
cual se plasmaría.