Informática Administrativa

SESIÓN #10 Gestor de base de datos

(Access). Parte I.

Contextualización

Las bases de datos tienen el objetivo de manipular la información poderosamente

mediante consultas, las cuales, permitan obtener información para ser mostradas

en otros medios, tales como sistemas de compras, ventas, inventarios, nóminas,

manufactura, etc.

Algunas de las bases de datos más utilizadas hoy en día son las siguientes:

Microsoft SQL.

ORACLE.

MySQL.

PostgreSQL.

Microsoft Access.

Introducción

El paquete de ofimática de Microsoft Office incluye un gestor de base de datos

llamado Access. Cuyo objetivo es el almacenaje ordenado de datos con un

propósito particular. Cuenta con una alta compatibilidad con Excel y es una

herramienta de gestión de datos óptima para software de desarrollo de las

herramientas de programación de Microsoft (C#, Visual Basic).

Explicación Componentes de la interfaz de

Microsoft Access 2003

Al igual que todas las herramientas de Microsoft Office Access también tiene un

espacio de trabajo definido por barras y paneles, esta es la interfaz principal.

Las barras

Barras de título y menús

Barra de herramientas

Barra de estado

Panel de tareas

De nuevo encontraremos el panel de

tareas, que como se ha visto en las

herramientas anteriores nos ayudará

mucho en la ejecución de tareas en las

que nos encontremos trabajando.

Operaciones básicas con Access:

Conceptos básicos

¿Qué es un formulario?

Los formularios son campos de texto

donde se ingresa información, en

Access, sirven para recopilar la

información que se ingresará en la base

de datos, o la información con la cual el

usuario trabajará.

Existen cuatro funciones básicas

que los usuarios realizan a partir de

los formularios.

Ingresar información.

Consultar información.

Modificar información

Eliminar información.

Crear, cerrar y abrir una base de datos

Crear una nueva base de datos.- Para

iniciar a trabajar con Access podemos

crear una base de datos con ayuda del

panel de tareas o bien dando clic en el

botón nuevo de la barra de herramientas.

Al dar clic en una nueva base de datos, a

diferencia de los otros programas,

tenemos que indicarle inmediatamente

donde se guardará la base, por lo cual

nos encontraremos con la ventana de

guardar clásica, donde le indicaremos la

ruta en la que queremos guardar nuestra

base de datos, indicamos un nombre, y

damos clic en crear.

Crear una nueva base de datos

Esto creará el archivo de base de datos

con el cual esteremos trabajando, de

forma automática, Access mostrará la

ventana Base de datos con el nombre

con el cual fue grabada y lista para

trabajar:

Cerrar base de datos.- Si se ha terminado

de trabajar con la base de datos, podemos

cerrarla simplemente dando clic en el botón

cerrar, como en cualquier otra aplicación,

así podremos trabajar con la base en otra

ocasión.

Abrir la base de datos.- Para abrir la base

de datos con la que se ha estado

trabajando, debemos primero abrir Access y

escoger la opción abrir base de datos, ya

sea desde el panel de tareas o desde el

botón abrir de la barra de herramientas, esta

acción desplegará la ventana clásica de

navegación de Windows donde podremos

buscar la base de datos justo donde se

guardó anteriormente, selecciónala y da clic

en abrir.

Tablas: operaciones básicas

Crear tabla. Una vez iniciada la base

de datos, en la ventana de Base de

datos da clic en el objeto Tablas

ubicado a la izquierda del panel y

damos clic en el botón Nuevo de esa

misma ventana, eso desplegará las

opciones para la nueva tabla.

Campos

Para este curso ocuparemos la vista diseño puesto que es fácil de utilizar y

robusta a la vez.

Nombre del campo. Es el nombre que recibirá la cabecera de una columna.

Tipo de datos. Es el tipo de dato permitido para almacenar en este campo.

Descripción: Podemos agregar información destallada en caso de necesitarla

Tipos de datos y clave principal

Texto: Permite almacenar hasta 255 caracteres alfanuméricos (números y

letras).

Memo: Permite almacenar información alfanumérica pero con una longitud

mayor a 255 caracteres.

Número: Permite almacenar información numérica, con este tipo de datos se

pueden realizar operaciones matemáticas (texto y memo no se permite).

Fecha/Hora: Permite almacenar información de tipo fecha, esto activa

operaciones de conteo de días diferencia en fechas etc.

Moneda: Permite almacenar valores numéricos con precisión de hasta 4

decimales.

Tipos de datos

Auto numérico: Este es un tipo de dato que no puede ser insertado

manualmente, a cada registro nuevo se le asigna un valor secuencial que no

se repite.

Si/NO: Permite trabajar con valores lógicos y boléanos, sirven para definir

mejor las búsquedas o especificar el estatus del registro.

Objeto OLE: Es un objeto que se guarda en el campo, estos pueden ser hojas

de cálculo completas o documentos de Word.

Hipervínculo: Permite almacenar direcciones de Internet con sus

descripciones.

La clave principal: En las tablas es recomendable seleccionar un campo de la

tabla como clave principal, esto nos ayudará a unir varias tablas que tengan

alguna relación entre sí, para realizar búsquedas de información más robustas.

Los campos principales se les conoce como ID (identificador) y en la mayoría

de los casos es un campo auto numérico, esto nos ayuda a evitar repeticiones

e incongruencia de datos.

La clave principal

Para asignar un campo como clave principal selecciónalo y en la barra de

herramientas superior encontrarás el icono Clave Principal al dar clic sobre él,

se asignará de forma automática la llave al campo.

El asistente

Existe una herramienta en Access que nos permite configurar los campos con

ayuda de un asistente, para utilizarlo da clic en el botón

Del lado izquierdo puedes

seleccionar una tabla similar

a la que estés por diseñar, al

seleccionarla, el panel del

lado derecho se llenará con

los posibles campos que

puedas utilizar.

Las relaciones

Cuando se crea una base de datos, la intención es mantener un almacén de

información sobre distintos rubros, esto generará varias tablas a agregar en

la base de datos. Pero hay información que pertenece incumbe o afecta a

otras tablas, por ejemplo, de una escuela existe la tabla PadresDeFamilia en

las cuales cada padre es un ID diferente, existe otra tabla que se llama

Alumnos en cuyos campos se encuentra el ID del padre, esto para identificar

cuantos hijos tiene el padre en el colegio, así se podrán amarrar las dos

tablas por el campo IDpadre. A eso se le conoce como relación.

Operaciones de relaciones

Para agregar una relación ve al menú herramientas y selecciona la opción de

Relaciones o bien busca el icono relaciones de la barra de herramientas

Se muestran todas las tablas que hemos

creado en nuestra base de datos, para

crear las relaciones entre ellas, selecciona

las que sepas que se deben unir por uno

varios de sus campos y da clic en el botón

agregar.

Operaciones de relaciones

Al dar clic en el botón cerrar aparecerá un espacio de diseño de relaciones

donde aparecerán las tablas como una especie de ventanas, en las cuales se

enlistan sus respectivos campos:

Operaciones de relaciones

Para crear una relación entre estas dos tablas, selecciona el campo

coincidente o con el que crees que debe tener una relación, arrástralo hasta la

otra tabla encima del campo a amarrar y suéltalo, se mostrará la siguiente

ventana. Verifica que la información ahí marcada sea la correcta y da clic en el

botón Crear.

Operaciones de relaciones

Modificar y eliminar relaciones. Para modificar en la misma ventana de

relaciones selecciona la relación que desees modificar y da clic con el botón

secundario, ahí encontrarás la opción Modificar relación y Eliminar relación,

selecciona la que desees utilizar.

Las consultas

Crear una consulta: Una vez creada

nuestras tablas y ya con la información

almacenada en ella, podemos crear

consultas que nos muestren el contenido,

para crear una consulta selecciona el

objeto consulta de la venta de base de

datos.

Al igual que la tabla nos muestra opciones

para generar la consulta, en este caso,

daremos doble clic en la opción de Crear

una consulta en vista diseño.

La cual nos mostrará la siguiente ventana:

Esto nos permitirá seleccionar las tablas sobre las que deseamos realizar la

consulta. Selecciónalas y da clic en el botón agregar.

Crear una consulta

Aparecerá la ventana donde diseñaremos nuestra consulta, en la parte de superior

encontrarás las tablas agregadas, y en la parte de inferior, un formulario que se

llenará de acuerdo a la consulta que queramos generar.

¿Cómo realizar una consulta?

En la cuadrícula inferior se encuentran varias filas y columnas, cada columna

representa una columna en la tabla, por otro lado, las filas, nos ayudarán a definir

la búsqueda de acuerdo a los siguientes criterios:

Campo: Nombre del campo por el cual se realizará la búsqueda.

Tabla: Nombre de la tabla a la que pertenece ese campo.

Orden: Forma de ordenamiento en que se mostrarán los resultados, puede ser

ascendente o descendente.

Mostrar: Si quieres ver el valor del campo marca la casilla, esto mostrará los

resultados coincidentes que existen en ese campo.

Criterios: Son las condiciones que definirás para realizar una búsqueda

específica, por ejemplo, que el valor de ese campo sea mayor a 200 (> 200) o

un registro cuyo nombre sea José Luis (“José Luis”) (el valor por omisión es

igual que) pueden ser varios criterios anidados por los ordenadores AND y OR.

O: sirve para combinar varios criterios de búsqueda, es equivalente a un

operador lógico OR para la condición de búsqueda.

Para agregar campos a la cuadricula solo debes dar clic en el nombre del

campo en la lista de tablas superior, este campo se agregará en la siguiente

columna libre de la cuadricula.

Guarda la consulta.

Ejecutar búsqueda

Una vez definida la consulta, podemos ejecutarla dando clic en el botón

Consulta resumen y cruzada

Las consultas resumen son

aquellas que por la naturaleza de sus

datos pueden ser agrupadas o

contabilizadas en un solo campo,

resumiendo así el total de un mismo

concepto en una fila y no en varias

desglosadas.

En ocasiones los usuarios requerirán más de un

campo de agrupación, para hacerlo necesitarán

hacer una consulta cruzada, para ayudar a hacer

estas consultas, Access nos brinda un asistente

especial para consultas cruzadas, para abrirlo,

abrimos desde la ventana Base de Datos, una

nueva consulta y seleccionamos la opción de

Asistente de consultas de tablas

referenciadas cruzadas.

Conclusión

Como pudiste ver en esta sesión, Access es una herramienta que nos permite

realizar consultas sobre un gran número de datos de forma muy amigable, crear

bases de datos, tablas y consultas resulta realmente fácil utilizando los asistentes

que te llevan de la mano en los procesos.

Las consultas sobre la información resulta una práctica de vital importancia, pues

es esta información la que ayudará a decidir planes de acción, corrección de

procesos y simplemente generar reportes que mantengan informados a los

usuarios en cuanto a sus movimientos en el modelo de negocio.

Para aprender más

Es recomendable que practiques un poco estas funciones, ya que uno de los

gestores de bases de datos más implementados a nivel mundial es precisamente

SQL Server, para poder ejecutar líneas de código SQL en Access sigue las

siguientes instrucciones definidas por Microsoft:

Microsoft (s/f). Cómo crear una consulta SQL de paso a través en Access.

Información disponible en:

https://support.microsoft.com/es-es/kb/303968

Para practicar un poco, a continuación en encontrarás un link a un manual básico

de las sentencias de SQL para que practiques.

García, E. A. (2003). Manual práctico de SQL. Documento disponible en:

http://www.lawebdelprogramador.com/cursos/archivos/ManualPracticoSQL.pdf

Bibliografía

Varela, C. (2006). Microsoft Access 2003 Nociones básicas. España: Ideas

propias.

Cibergrafía

García, E. A. (2003). Manual práctico de SQL. Documento disponible en:

http://www.lawebdelprogramador.com/cursos/archivos/ManualPracticoSQL.pdf

Microsoft (s/f). Cómo crear una consulta SQL de paso a través en Access.

Información disponible en:

https://support.microsoft.com/es-es/kb/303968