TÉCNICAS DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN

3- ARCHIVO DE GESTIÓN

tutora: Mercè Perelló                         octubre 2009

Principios básicos

Cada departamento/unidad debe mantener su archivo organizado

Cada departamento/unidad debe tener un responsable del archivo

Separar la documentación de apoyo informativo del resto de documentos de

archivo

Documentación de apoyo informativo Conjunto de documentos obtenidos para

servir de ayuda/apoyo a la gestión administrativa

Impresos, folletos comerciales, fotocopias de informes, y escritos remitidos por

otras oficinas, que se destruyen una vez cumplida su misión informativa

Nunca se transfieren al Archivo General

Organización de la documentación de apoyo informativo

De forma separada al resto de los documentos del archivo

Crear dossieres temáticos para ordenar los documentos por asuntos

Es aconsejable tener los documentos informativos de consulta habitual en la web o Intranet de la organización

También pueden almacenarse en discos ópticos (CD-DVD)

Documentos administrativos

Correspondencia

Libro de registro

Expedientes

Series documentales

Correspondenciacaracterísticas

Documentación que se recibe en todas las unidades administrativas

Puede ser en papel (original o copia), o electrónica

Aporta información de muy distinto tipo y puede adjuntar documentos (sobre todo en el caso de los

correos electrónicos)

Correspondenciaorganización

Cada carta debe ir unida a su respuesta

Si forma parte de un expediente o acompaña un documento importante se

ordena junto a este

Si no forma parte de ningún expediente se archiva como tal

Correspondenciaorganización

Se divide en:

Correspondencia externa: entre la organización y personas o entidades ajenas a esta

Correspondencia interna: entre unidades administrativas de la misma organización

Según las necesidades de la organización pueden aplicarse nuevas subdivisiones dentro de estas

Libro de registro

Instrumento jurídico y sistema de control de los documentos oficiales que se

presentan a la administración

Permite certificar la existencia de un documento aunque este no se haya

conservado físicamente

Expedientes Administrativos: constituyen la unidad documental básica en los archivos de gestión (de contratación de obras, de proyectos de

investigación…)

Informativos: no están sujetos a un procedimiento administrativo pero se

conservan en los archivos de gestión (de inauguración de cursos académicos, de

prensa…)

Expedientes administrativos

Su estructura debe ser lógica, coherente y cronológica. Los documentos se ordenarán de acuerdo con el procedimiento o trámite

seguido

Los criterios de formación del expediente serán uniformes y conocidos por todo el

personal involucrado

Expedientes administrativosLos documentos que forman un expediente estarán contenidos en una carpeta donde

constarán los siguientes datos identificativos:

Nombre de la unidad que lo tramita Fecha de inicio y finalización

Asunto nº de documentos que incluye

Código de clasificación Signatura de instalación (ubicación física)

Expedientes administrativosrecomendaciones

Integrar cada documento en el expediente correspondiente desde el primer momento

Evitar la extracción de documentos originales de los expedientes.

Fotocopiarlos y devolverlos a su lugar

Si es necesario extraer un documento original dejar constancia en un libro de

control

Expedientes administrativostipos de documentos

Documentos de decisión Resoluciones

Acuerdos

Documentos de transmisión Comunicaciones Notificaciones Publicaciones

Expedientes administrativostipos de documentos

Documentos de constancia Actas

Certificados Certificaciones

Documentos de juicio Acto presunto

Informes

Expedientes administrativostipos de documentos

Documentos de los ciudadanos Solicitudes Denuncias

Alegaciones Recursos

Expedientes informativos

No están sujetos a procedimiento administrativo

Generados por la actividad de la organización

Se pueden clasificar cronológicamente o temáticamente

Series documentalesConsituyen el segundo nivel de agrupación

de los documentos en los archivos de gestión

Conjunto ordenado de expedientes o unidades documentales generadas como

resultado de una misma actividad

Cada serie documental estará codificada según el cuadro de clasificación

Series documentalesLa clasificación puede ser:

Cronológica: por fechas (colecciones) Geográfica: por zonas (dpto. ventas) Alfabética: por apellidos (dpto. personal)

La documentación específica de cada departamento o sección no debe mezclarse

con la de otros departamentos