REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD BOLIVARIANA DE VENEZUELA

PFG: INFORMATICA PARA LA GESTION SOCIALPROFESORA: NORHEMMA ACEVEDO

ESTUDIANTE: HECTOR PARALESSECCION 1301

CASO DE ESTUDIO SOBRE SISTEMA DE INVENTARIO E INFORMACION A REALIZAR PARA CONOCER LA CANTIDAD DE PRODUCTOS DE ENTRADA Y SALIDA EN LA FERRETERIA LA

ANGLOSAJONA C.A.

EL PROBLEMA

Está relacionado con la compra y venta de algunos artículos de ferretería y la construcción, la entrada y salida de estos artículos en la empresa, como por ejemplo la venta de arena que no tiene un control específico ya que esta empresa la ferretería La Anglosajona C.A. Ubicada en la avenida Fuerzas Armadas esquina isleños y muerto, Local Nº 165. La adquiere en el mercado por camiones y la distribuye al público por metros cuadrados, almacenando las facturas producto de la venta en carpetas identificadas con el nombre del producto nada más, y no se identifica la cantidad de metros cuadrados restantes, es decir, un camión tiene la capacidad de almacenar 8 metros cuadrados. Si durante el día se venden 4 metros cuadrados, en las carpetas de almacenaje este problema no se identifica y no se registra la información de la disposición del articulo para el siguiente día, que en este caso sería de 4 metros cuadrados para la venta lo que conlleva a efectuar compras muchas veces desacertadas. Lo mismo sucede con otros artículos tales como, clavos, grapas, tornillos, mallas, entre otros que son expedidos por kilogramos y metros. Cuando se realizan los pedidos uno de los empleados realiza una revisión delos productos en los estantes y depósito para determinar cuál es el desabastecimiento en la ferretería, los productos que hay en menor cantidad o los que no son necesario pedir por haber en gran cantidad, para de esta manera ejecutar los pedidos, lo que trae como consecuencia exceso en algunos de los productos debido a la falta de precisión ya que el inventario llevado a cabo es de forma manual y no de manera automatizada que es lo que realmente necesita la ferretería

LISTA EXPLICATIVA DE LOS STAKEHOLDERS BENEFICIARIOS DEL SISTEMA EN LA FERRETERIA.

GERENTE O PROPIETRIO: Es el dueño y a su vez funge como encargado general (monitoreo permanente de la fluidez diaria de productos en estantes; abastecimiento y desabastecimiento, así como el perfecto funcionamiento de la empresa por medio del sistema).

GERENTE DE COMPRAS: Encargado de los pedidos a los proveedores, verifica la salida de los materiales producto de las ventas, podrá hacer pedidos con precisión en caso de desabastecimiento en depósitos, anaqueles y estantes.

VENDEDOR: Encargado de ofrecer productos a otras empresas, verificara por medio del sistema la existencia de los productos y materiales en depósitos.

EMPLEADO DE VITRINA O MOSTRADOR: La persona que atiende a otras personas que van a realizar compras en la empresa su finalidad es asesorar y ofrecer otras opciones de compra así como descifrar en muchas ocasiones lo que el cliente necesita sin que el cliente conozca términos o medidas del producto que necesita, utilizara el sistema en base a pedidos de tiempo es decir, si un cliente hace un pedido una semana atrás y no ha podido retirarlo, por medio del sistema podrá saber el pedido flotante y lo pondrá en observación para su retiro en los posteriores días.

CAJERO(a): la persona que recibe el dinero o comprobante para retirar un producto en especifico, verificara que no ha habido errores al momento del retiro como por ejemplo que el producto requerido se haya entregado a otras persona con otro comprobante o cualquier otro malentendido que afecte el cuadre de caja.

TRABAJADOR DE DEPOSITO O MONTACARGUISTA: Carga los camiones de reparto, entrega los materiales y productos a los clientes previa presentación del comprobante de venta con la orden del gerente, tendrá en cuenta la entrega de materiales que hayan sido cancelados para retirar a futuro.

EL REPARTIDOR: Encargado de llevar productos a domicilio y están pendientes que el cliente firme las facturas del pedido, verificara la cantidad de materiales a entregar en el transcurso de los días.

MANTENIMIENTO TECNICO: Encargado del funcionamiento referente a maquinaria de carácter técnico; aires acondicionados, maquinas dispensadoras de luz, computadoras y productos dispuestos en depósitos que hayan presentado fallas y que deben ser devueltas al proveedor.

SECRETARIA: encargada de informar al gerente general cualquier inconveniente que se suscite con personas involucradas con la empresa: cobros, pagos de facturas, entrega de productos, pedidos, nominas, relaciones con otras empresas entre otras.

FISCALIZADOR: persona de determinado ministerio como por ejemplo la SUNDECOP (Superintedencia de costos y precios) que se encarga que los productos sean expedidos al público en general con la finalidad de evitar el acaparamiento

ANALISTA.

DESARROLLADOR DEL SISTEMA

ESPECIALISTA EN INTERACCION HUMANO COMPUTADOR.

TECNICAS DE ELICITACION A UTILIZAR PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INVENTARIO EN LA FERRETERIA LA ANGLOSAJONA C.A.

Para desarrollar un sistema acorde con la necesidad de la ferretería LA ANGLOSAJONA C.A. se van a utilizar técnicas que cumplan con los requisitos de la empresa que en este caso seria un sistema de inventario que almacene información precisa de todo los productos y materiales existentes en la empresa ya que el sistema utilizado por dicha empresa es de forma manual y la intención es crear un sistema automatizado que solucione los errores existentes como la fluidez de salida y entrada de todos los productos para la venta.

Las técnicas a utilizar serian: la tormenta de ideas y la técnica del JAD, que son las mas convenientes para recabar los requerimientos del sistema de inventario en la ferretería.

La tormenta de ideas, seria muy importante puesto que con esta técnica se reuniría a todos los involucrados que tienen que ver directa o indirectamente con el sistema se reuniría especialmente al gerente general o propietario y a todos los empleados a manera que cada uno exponga sus puntos de vista y criticas al sistema actual sin omitir ninguna idea por muy insignificante que parezca. Encontrar ideas que puedan aportar todos los empleados con la necesidad de desechar facturas almacenadas producto de las ventas que hacen los empleados de vitrina o mostrador, estas facturas ocupan espacios importantes en algunos estantes, así como también ideas que permitan el funcionamiento de la empresa con mayor rapidez para convertirla en una empresa eficiente, responsable y cumplidora que cumpla con las expectativas del publico demandante, se solventaría un problema que todos los días esta presente en la empresa como lo es la venta de los diferentes tipos de arena que se expende al publico, ya que no seria necesario anotar los metros de arena pedidos por el cliente en la factura, como se hace actualmente sino simplemente el sistema lo reflejaría en los pedidos, si se compra un camión de arena (capacidad 8 metros cuadrados) y un cliente solicita por diferentes medios un metro de arena el sistema desglosaría la capacidad del camión y reflejaría fácilmente que queda a disposición 7 metros cuadrados para la venta, el gerente de compras tendría presente que hay mas de tres cuartos de camión de arena a disposición se desecharían las facturas y habría mayor espacio utilizable para almacenar otras mercancías o utilizarlo con otros fines. Una vez reunidas todas las ideas que generen todos los involucrados se van descartando a manera de cristalizar las más relevantes o las que no han sido descartadas.

Otra de las técnicas a emplear es la técnica del JAD porque con esta técnica se elicitarian y especificarían los requerimientos del sistema se formularia los problemas presentados en la ferretería para así poder analizar e indagar la posible solución del problema para desarrollar un sistema eficiente. Con esta técnica se ahorra tiempo porque la entrevista a cada uno de los stakeholders no es por separado sino que todos participan se revisa las ideas aportadas y en general todos conocen específicamente lo que se quiere lograr para solucionar los problemas presente en la Ferretería por ejemplo el dueño de la ferretería La Anglosajona C.A. que es el principal interesado facilitaría y estaría a disposición del grupo a reunirse con la intención de ver al grupo no como empleados ni trabajadores, sino como personas que van a dar aportes importantes en la solución de los problemas de la empresa, al gerente de compras que es la mano derecha y de confianza del dueño esta técnica le ayudaría porque los pedidos a realizar en las próximas horas serian exactos y esto le llevaría a un clima de confianza entre las dos partes dueño-gerente

y viceversa y así los demás empleados: secretaria, vendedores, montacarguista, cajero, repartidor mantenimiento entre otros estarían conformes de participar y que sus ideas aportadas puedan ayudar a solucionar problemas presentes en la ferretería. El vendedor precisaría cuantos metros de arena puede expender al publico por teléfono por ejemplo, la secretaria no tendría tantos papeles que revisar en su oficina, cada uno podría emplear su tiempo en otras actividades todas estas ideas que cada uno de los trabajadores de la ferretería aporten van a traer consigo conclusiones para crear un sistema de inventario donde se permita conocer la e existencia o escases de cualquier articulo, monitorear las facturas canceladas o sin cancelar a manera que los gerentes puedan hacer los pedidos sin trabas y que de esta manera los proveedores abastezcan sin ningún problema, determinar los niveles que se deben mantener al momento de reponer la inexistencia de algún articulo y el tamaño que deben tener los pedidos, establecer un margen de seguridad para afrontar las demoras en la entrega de algunos artículos, manejar la variación de la demanda de los artículos es decir, si un articulo no tiene mucha demanda en el mercado evitar la compra nuevamente para de esta manera no ocupar mas espacio dentro del local, clasificar por características, nombre y numero los diferentes artículos amanera de conocer su ubicación, peso y tamaño dentro del local, tener la capacidad de responder a la demanda para no perder oportunidades, conocerlos problemas que se puedan suscitar al momento del despacho de un articulo bien sea por incorrecto o defectuoso. Esa es la intención de estas técnicas entrevistar al grupo que trabaja en la ferretería para que cada uno de su aporte que pueda ayudar de alguna manera a solucionar los problemas presentes porque cada uno vive con experiencia propia lo ineficiente que es un sistema manual que es el utilizado hasta ahora.