Técnicas de Auditoría Forense
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AUDITORA FORENSE
OTRAS TCNICAS Y ENFOQUES DE DETECCIN(05)
Octubre, 2010
Rohel Snchez
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TCNICAS DE DETECCINCompras:Comparacin de nombres de proveedores y empleados.Proveedor y empleado con la misma direccin o mismo numero de telfono.La direccin del proveedor es un buzn de correo.Pruebas de proveedores fantasmas
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TNICAS DE DETECCINCompras:Facturas dudosas.Facturas sucesivas.Facturas de proveedores que no se encuentran en el archivo de proveedores.Facturas mltiples por la misma descripcin de articulo.Proveedores con nmeros de facturas duplicados.
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TCNICAS DE DETECCINRecursos Humanos:Empleados fantasmas.Nomina: ms de un crdito de salario para el mismo empleado.
rea Contable:Cuentas transitorias nunca llevadas a cero.Dbitos sin crditos.
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TCNICAS DE DETECCINSistemas:Acceso indebido a la red.Perfiles y autorizaciones de los usuarios.
rea Financiera:Transacciones financieras usando cdigos impropios.Uso indebido de cuentas inactivas/lneas de crdito.Uso de tarjetas de crdito.
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TCNICAS DE DETECCINOtros:
Descuentos merecidos por pronto pago, pero no cobrados.Alto numero de devoluciones.
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LA ENTREVISTAConversacin entre dos o mas personas con el propsito de obtener informacin.
Sesin de preguntas y respuestas estructuradas para obtener informacin.
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LA ENTREVISTAPropsitos
Obtener:
La verdad de los hechos.Pistas o datos.Informacin sobre el esquema de fraude.Informacin que establezca elementos de un delito.
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TIPOS DE ENTREVISTA
Entrevista de presentacin ante Jefes.
Entrevistas sostenidas con otros funcionarios.
Entrevista sobre los procedimientos.
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LA ENTREVISTA
CARACTERISTICAS:
Conducirse lo mas cercanamente posible del acontecimiento.
Centrarse en recopilar informacin relevante.
Conducirse con objetividad e imparcialidad.
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PARTES DE LA ENTREVISTA
Apertura
Informara del propsito de la entrevista
Interrogatorio
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CARACTERISTICAS DEL ENTREVISTADOR
Inters en lo que el entrevistado le informaSeguridad y confianza en si mismoCortes y profesionalHace preguntas que no implican acusacinEvita poner en duda la informacin
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CARACTERISTICAS DEL ENTREVISTADOR
No se compromete con el entrevistado a ayudarloMantiene el control de la entrevistaSelecciona el tiempo y lugar apropiados para la entrevista
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TIPOS DE TESTIGOS
CooperadorNeutralHostil
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TESTIGOS COOPERADOR
Testigo dispuesto a ser entrevistado motivado por variedad de razones.
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TESTIGOS NEUTRAL
No tiene nada que ganar o perder con el asunto investigadoEsta dispuesto a cooperarSu informacin es la mejor
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TESTIGOS HOSTIL
No esta dispuesto a dar informacinDice medias verdades por temor a ser descubierto o encubrimientoTeme represalias del supervisor o gerenciaTeme que lo tilden de informante
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TIPOS DE TESTIGOS
Interrogatorio al testigo hostil
Existen dos enfoques:
Dejarlo que hable y mienta; luego confrontarlo con evidenciaIntentar hacerlo cambiar de actitud
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TIPOS DE PREGUNTAS
INTRODUCTORIASINFORMATIVASAbiertasCerradasCorroborativasCIERREEVALUATIVASADMISION
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PREGUNTAS INTRODUCTORIAS
Introducir el asunto investigadoProduce en el testigo relajamiento para que se anime a cooperarPermite observar las reacciones fsicas y emotivas del testigo
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PREGUNTAS INFORMATIVAS
Diseadas para recopilar informacin
Clasificacin:Abiertas: No pueden contestarse con un si o un noCerradas: Requieren una contestacin precisa (si o no, fechas, cantidades o lugares)Corroborativas: Contestaciones se desprenden de la misma pregunta. Se utilizan para validar datos o hechos ya conocidos
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PREGUNTAS DE CIERRE
Se hacen al finalizar el interrogatorio para confirmar los hechos y obtener informacin y evidencia adicional
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PREGUNTAS EVALUATIVAS
Son aquellas catalogadas como hipoteticas y no acusatorias.Se formula cuando se tiene duda razonable sobre la veracidad del testimonio
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PREGUNTAS DE ADMISION
Se formula al testigo sobre cuya culpabilidad tiene un grado de certeza razonableEsta diseada para reivindicar a una persona inocenteInducir al responsable que confiese el posible delito, sin violarle sus derechos y privilegios
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ASPECTOS POR CONSIDERAR DURANTE UN INTERROGATORIO
Preguntas de conformidad con el propsito de entrevista y su teora del casoRitmo natural de preguntasOrden lgico de las preguntas generalesPreguntas detalles cuando el entrevistado culmina su relatoPasara a prximo tema si dijo todo
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ASPECTOS POR CONSIDERAR DURANTE UN INTERROGATORIO
Preguntas cortas y sencillasNo comenta contestacionesAtento a lo que el testigo dice y reaccionesInterrumpir y encaminar al entrevistadoEvitar preguntas sugestivasPodra incluir preguntas sobre otros testigos
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INHIBIDORES DE LA COMUNICACIONValoracin del tiempoAutoestimaTraumaProblemas de la MemoriaConfusin cronolgicaErrores de InferenciasConducta Subconsciente
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FACILITADORES DE LA COMUNICACIONAltruismoIdentificacin con el grupoIntercambio de comunicacinDeseo de reconocimientoEmpatiaCatharsisRazonabilidad
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PREPARACIN PARA LA ENTREVISTAAntes de proceder con un entrevista relacionada con la deteccin e investigacin de fraude, el auditor debe:Saber cuales son los hechos del asunto objeto de investigacinConocer en detalle los hechos sobre los cuales va a entrevistar y tener clara la informacin que quiere obtener de la persona que ser entrevistadaTener una teora del caso o una idea de cmo ocurrieron los hechos que intentan probar y verificar que dicha teora sea compatible con la informacin y documentos que hasta el presente conoce y consta en el expedienteOrganizar en forma manejable los documentos que nos interesa que el entrevistado revise en la entrevista y declare sobre los mismos.Preparar una lista de las personas que interesa entrevistar y obtener la mayor informacin posible sobre su educacin, experiencia y personalidad.
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PREPARACIN PARA LA ENTREVISTAPreparar una gua de preguntas para la entrevista a base de lo que se interesa saber de la misma. Esta puede conducirse en orden cronolgico, de acuerdo a los documentos a mostrarse, por transaccin o eventos, o por una combinacin de las anteriores.Preparar, adems, una introduccin breve, una pregunta introductoria amplia y una pregunta de cierre abierta.Seleccionar el tiempo y el lugar apropiados para la entrevista.La duracin de las entrevistas la determinara el entrevistador a base de las circunstancias particulares de cada caso.Prepararse para comenzar las entrevistas por el empleado o funcionario de menor jerarqua y el mas dispuesto a cooperar.
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ASPECTOS POR CONSIDERAR DURANTE UN INTERROGATORIOSolicitara declare sobre la autenticidad de documentosAlerta a contradicciones y omisionesVerificara que no se le quede algo sin preguntarMantendr un clima de aceptacin y respeto
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CARACTERISTICAS DE UNA ENTREVISTA EXITOSASatisface los propsitos especficos de la misma
Establece acercamiento con el entrevistado
Permite elaborar conclusiones y recomendaciones
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ERRORES COMUNES EN LA ENTREVISTAEl entrevistador debe cuidarse de no cometer algunos de los siguiente errores que comnmente comenten muchos entrevistadores:Hacer una introduccin inadecuada. Fallar en establecer una buena comunicacin o interaccin (empata) con el entrevistado.No conocer en sus detalles el asunto investigadoInterrumpir al entrevistado mientras contesta. Si los interrumpe o desva el tema puede ser que no ofrezca informacin que el auditor desconoce y se pierda informacin vital.Interrumpir la entrevista. Ello para buscar un documento que de antemano se debi tener disponible. Esto causa mala impresin y aparenta falta de preparacinTomar demasiadas notas, o muy pocas, y ello de manera indiscreta
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ERRORES COMUNES EN LA ENTREVISTADesviarse del propsito de la entrevista por su iniciativa o inducido por el entrevistado, se pierde el controlNo hacer un manejo adecuado de los documentos de la auditoria. Ello al no identificarlos o describirlos adecuadamente en la minuta de la entrevista.Hacer varias preguntas en una y de forma rpida. El entrevistado puede ser que NO le conteste todas las preguntas.No identificar las inconsistencias o contradicciones u omisiones del entrevistado.No preparar una minuta completa de la entrevista.No hacer una evaluacin correcta de la informacin obtenida y de la entrevista en general. Tampoco hacer las corroboraciones.No aclarar las dudas surgidas producto de la entrevista.
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SITUACIONES QUE PUEDEN OCURRIR EN UNA ENTREVISTADurante el proceso de la entrevista el entrevistador puede confrontarse con las siguiente situaciones relacionadas con el testigo:
Viene acompaado de un familiar, amigo o abogado y pretende que este presente durante la entrevista.Se niega a ofrecer algn dato personal al inicio de la entrevista.Se empea en tomar notas de la entrevista o grabarla
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SITUACIONES QUE PUEDEN OCURRIR EN UNA ENTREVISTAOfrece informacin distinta a la que se tiene.Ofrece distintas versiones sobre los mismos hechos en una segunda o tercera entrevista.Interrumpe la entrevista y expresa que se va, que no quiere continuar con la entrevista, llora o indica tener padecimientos fsicos.Se torna agresivo verbal o fsicamenteNo es responsivo a las preguntas que se le hace o contesta con evasiones (no se, no recuerdo)
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REGLAS PARA LOS INTERROGATORIOSLas preguntas son formuladas por el auditor investigador. No permitir al declarante conducir sus preguntas y respuestas.Las preguntas orientadas a aclarar los grandes interrogantes del caso.Auditor investigador, debe prestar la mayor atencin a las respuestas del declarante para procesar nuevas preguntas.
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REGLAS PARA LOS INTERROGATORIOSActitud que asume el declarante trata de descubrir, si este ha sido intimado o presionado por terceras personasHacer el mayor esfuerzo para ganar la confianza del declaranteLas preguntas no deben dar lugar a respuestas encausadas en una u otra formaAl terminar el interrogatorio dar oportunidad de proporcionar informacin adicionalDirigir preguntas conforme al propsito de la entrevista y su teora del casoMantendr un ritmo natural de preguntas y respuestas
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REGLAS PARA LOS INTERROGATORIOSPasara a prximo tpico cuando el testigo dijo todo lo que sabe sobre un temaSe limitara a hacer preguntas cortas y sencillasNo comentara las contestaciones del entrevistado, ni mostrara reaccionesAtento durante el interrogatorio, a lo que el testigo dice, como a lo que no dice, y su reaccin corporal.Empleara su tacto para interrumpir y encaminar al entrevistado.Evitar preguntas sugestivas, preguntas que evidencien en su forma, la contestacin deseada y aquellas que requieren contestaciones si o no
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REGLAS PARA LOS INTERROGATORIOSPodra incluir preguntas respecto a la opinin que el entrevistado tiene sobre otros testigos.Solicitara al entrevistado declare sobre su autenticidad de documentos.Estar alerta al comportamiento del entrevistado en cuanto a contradicciones y omisiones.Verificara que no se le quede nada sin preguntar, (documentos elementos del delito, o el esquema del fraude)Mantendr un clima de aceptacin y respeto por la informacin recibida.
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LA DECLARACIN JURADA (MANIFESTACION)Testimonio o afirmacin a un funcionario autorizado.
En auditoria e investigacin se utiliza la manifestacin escrita o se elabora acta
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LA DECLARACIN JURADA (MANIFESTACIN)Propsito
Obtener prueba sobre el asunto investigado.Testimonio que fundamenta un hallazgo o comisin de delito.Comparar las declaraciones anteriores
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LA DECLARACIN JURADA (MANIFESTACIN)A quien se le puede tomar
A un testigo o sospechosoNo es indispensable cuando la evidencia es suficiente
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LA DECLARACIN JURADA (MANIFESTACIN)TestigoPersona que tenga conocimiento propio sobre hechos investigados
SospechosoPersona que se identifique como posible autor o co autor de un delito
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LA DECLARACIN JURADA (MANIFESTACIN)Cuando y quien decide tomarlaLas razones surgen de la entrevista inicial estrategia desarrollada.
Se podra tomar una declaracin a un sospechoso:Cuando ha obtenido suficiente informacin sobre el asunto investigado
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LA DECLARACIN JURADA (MANIFESTACIN)Cuando la informacin no se puede lograr de otra fuente.
No se debe tomar al inicio de la investigacin.
Auditor a cargo en consulta con el abogado decide a quien, cuando, donde y sobre cuales asuntos tomar la manifestacin.
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LA DECLARACIN JURADA (MANIFESTACIN)Preparacin
Conocer los hechos.Tener el objetivo claro.Preparar una lista de las personas.Coordinar con el abogado.
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LA DECLARACIN JURADA (MANIFESTACIN)Preparacin
Reclutar a otro auditor.Seguir orden lgico.Preparar una gua de preguntas.Organizar los documentos.Interrogatorio final.Estudio legal.
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INDICE DE PERCEPCION DE LA CORRUPCIN (IPdC)Anualmente la elabora transparencia internacional.Esta basada en encuestas con empresas, expertos y publico en general acerca de sus puntos de vista sobre la extensin de la corrupcin en pases del mundo.Puntajes van desde 10 (altamente transparente) a cero (altamente corrupto).Cubre a mas de 158 pases.Llamado de atencin a los lideres polticos y la sociedad a confrontar la abundante corrupcin que pervierte a tantos pases.En el 2004 Per, 67 con 3.5 puntos; en el ao 2005, 65 con 3.5.
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DE QUE MANERA PUEDE COMETERSE?En forma solitaria o a travs de asociacin con otras personas.Con participacin de personal de la entidad o no (infidelidad).Sucesivas acciones simultaneas por montos poco significativos o menores.Accin nica por un monto importante.A travs de medios fsicos, magnticos, otros (lnea telefnica)
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SITUACIONES EN LAS QUE SE COMETEN FRAUDES
Dejando de entregar a los ex empleados conceptos varios.Sustraccin de mercancas.Dejando de notar la venta de valores.Dejando de ingresar los productos.Embarcando pedidos a clientes ficticios.
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METODOS MEDIANTE LOS QUE SE DETECTAN LOS FRAUDES
Por accidente: 51 %Mediante auditores: 19 %Controles de direccin: 10 %Amantes despechadas: 20 %
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DELITOS COMETIDOS FRECUENTEMENTE
Delitos contra el patrimonio
Hurto: Sustraer bien del lugar donde se encuentraRobo: Apoderarse de bien mueble con violenciaApropiacin ilcita: Apropia de un bien mueble, dinero o un valor que a recibido un deposito u otro fin
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DELITOS COMETIDOS FRECUENTEMENTE
Fraude en la administracin de personas jurdicas
Fundador, director, gerente, etc. Realiza en perjuicio de ella los actos siguientes:
Falsea balances.Proporciona datos falsosReflejar y distribuir utilidades inexistentes
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DELITOS COMETIDOS FRECUENTEMENTE
Delitos financieros
Usuario de una institucin financiera obtiene crditos mediante engao.Funcionarios o accionistas omiten efectuar las provisiones.
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DELITOS COMETIDOS FRECUENTEMENTE
Delitos Tributarios
Contrabando: Ingresa del extranjero o extrae mercancas ilegalmente.Defraudacin fiscal: Mediante tramite aduanero, elude pago total de tributos a la importacin.
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DELITOS COMETIDOS FRECUENTEMENTE
Delitos contra la administracin publica
Usurpacin de autoridad, ttulos y honores
Usurpa una funcin publica sin titulo o nombramientoOstenta distintivos de funcin o cargo que no ejerce o se arroga grado acadmico, titulo profesional que no le corresponde.
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DELITOS COMETIDOS FRECUENTEMENTE
Delitos cometidos por funcionarios pblicos
Abuso de autoridad:
Abusando de sus atribuciones, comete u ordena acto arbitrario.Ilegalmente, omite, rehsa o retarda algn acto de su cargo.
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DELITOS COMETIDOS FRECUENTEMENTE
Delitos cometidos por funcionarios pblicos
Concusin:
Obliga, darle un bien o beneficio patrimonialInterviene en contratos concertndose con interesados
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DELITOS COMETIDOS FRECUENTEMENTE
Peculado
Apropiacin o uso de caudales o efectos cuya custodia le estn confiados.Uso de vehculos, maquinas para fines ajenos al servicio.Da al dinero o bienes aplicacin diferente a su destino
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DELITOS COMETIDOS FRECUENTEMENTE
Corrupcin de funcionarios
Solicita o acepta donativo para realizar violar sus obligaciones.Solicita o acepta donativo para practicar un acto propio de su cargo, sin faltar a su obligacin.Directa o indirectamente se interesa en cualquier contrato u operacin.
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PREVINIENDO LA CORRUPCIN
Seleccionar los agentesSegregar a los deshonestosReforzar la poltica de contratacin en funcin al merito, evitar nepotismo y la dedocracia.Aprovechar las garantas externas de honestidad (buscar los empleados honestos y mantenerlos).
Establecer recompensas y castigos para los agentesCambiar las recompensas (mayor sueldo, carrera profesional, recompensar a quienes colaboran, reconocimientos pblicos, etc.)Penalizar la conducta corrupta (Elevar penas, aumentar la autoridad del jefe para dar castigos, utilizar una variedad de castigos como perdida de prestigio, de prerrogativas, etc).
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PREVINIENDO LA CORRUPCIN3. Obtener informacin acerca de los esfuerzos y los resultados
Mejorar los sistemas de manejo de informacin y de auditoria (reunir evidencia sobre actos de corrupcin, investigar)Fortalecer los agentes de informacin (reforzar a personal especializado-auditores-especialistas en computacin)Reunir informacin de terceros (secreto bancario)Reunir informacin de los clientes y publico. Cambiar el peso de la prueba (funcionarios con signos de riqueza)
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PREVINIENDO LA CORRUPCIN4. Debilitar poder monoplico, limitar discrecionalidad y reforzar rendicin de cuentas.
Inducir a la competencia en la provisin de bienes y servicios.Limitar la posibilidad de los agentes de actuar discrecionalmente (definir claramente los procedimientos y publicitarlos, hacer que trabajen en equipo y bajo supervisin jerrquica, dividir las grandes decisiones en tareas repartidas, circunscribir las decisiones clave)Rotar a los empleados tanto en sus funciones como geogrficamente.Organizar grupos de clientes para hacerlos menos susceptibles a algunas formas de corrupcin
5. Elevar el costo moral de la corrupcin
Usar programas de capacitacin, educativos, ejemplos personales.Promulgar un Cdigo de ticaCambiar la cultura corporativa
R. Snchez*R. SnchezR. Snchez*R. Snchez