Tarjeteros Y Formularios Cap 4
-
Upload
quetzy-fernandez -
Category
Travel
-
view
38.205 -
download
3
Transcript of Tarjeteros Y Formularios Cap 4
TARJETEROS Y FORMULARIOSRECURSOS PARA EL MANEJO DE DATOSProfa. Carmen M. Maldonado
¿QUÉ ES UN TARJETERO O FICHA DE REGISTRO?
Son piezas pequeñas de cartulina en las que se anota, de manera breve y lógica, cierta información.
Estos registros en tarjeta se guardan tarjeteros, conocidos como ficheros.
VENTAJAS DE LOS TARJETEROS
Ocupan poco espacio y se pueden mantener en el escritorio.
Un grupo de varios empleados puede trabajar simultáneamente con el mismo archivo de tarjetas.
Facilitan:Anotar, procesar y localizar datosDescartar o añadir nuevas tarjetasOrganizar y reorganizar las tarjetas en
orden alfabético, numérico, por zonas geográficas o por asunto
BASES DE DATOS EN TARJETEROS
Empleados Solicitudes de empleo Visitantes frecuentes Clientes y suplidores de bienes o
servicios Miembros de organizaciones cívicas
Inventario de mercancía, equipo o docu-mentos
Cuentas de clientes Mantenimiento y reparación de equipo Títulos de libros y nombres de autores Recetas de cocina
PROPÓSITO DE LOS TARJETEROS
Para proveer información de referencia Como registro acumulativos de anota-
ciones o asientos Como recordatorios de asuntos
pendientes
TARJETA ÍNDICE-INFORMACIÓN DE REFERENCIA
TARJETA DE ASIENTO O ANOTACIÓN Fecha Hora
Si por alguna razón no puede asistir tenga la bondad de notificarlo con 1
día de anticipación.
Nombre: _________________________
# Expediente____________________
Dr.
Carl
os
A. C
orr
ea
Med
icin
a In
tern
a
TARJETAS CRONOLÓGICOS
Sirven de recordatorio para asuntos pendientes y para dar seguimiento a otros, como son los documentos o expedien-tes prestados, pagos pendientes, asuntos en proceso y reuniones. Lay Away
CARACTERÍSTICAS DE LOS TARJETEROS
TARJETEROS VISIBLES
La información clave para localizar las tarjetas se anota en el borde inferior.
Este borde sobresale de la tarjeta anterior.
Las tarjetas descansan una sobre otra en forma escalonada. Esto permite leer la información clave de las tarjetas con tan sólo abrir la sección del tarjetero.
TARJETEROS VERTICALES
La información clave para archivar y localizar las tarjetas se anota en el borde superior.
Las tarjetas descansan en su borde inferior.
No hay que retirar las tarjetas para ver la información que contienen.
LAS GUÍAS
Son tarjetas indicadoras y están hechas de un material fuerte y resistente.
Las guía se coloca al principio de la sección a la que pertenece.
En el sistema alfabético se recomienda una guía por cada 25 a 50 tarjetas
RÓTULO: ES LA PARTE IMPRESA O TÍTULO ESCRITO EN LA PESTAÑA SUPERIOR DE LA GUÍA.
Es sencillo si indica el número o la letra o com-binación de letras con las que comienza la sección.
110RReRod
Es doble cuando indica el número o la letra o com-binación de letras con que comienza la sección y el número o la letra o combinación de letras con la que termina.
225-249B-D
D-DelGa-Go
Sencillo Doble
LAS TARJETAS
Medidas5 x 36 x 48 x 5
REGLAS GENERALES PARA LAS TARJETAS
Determinar el orden en que se debe considerar el nombre del individuo, de la institución o del asunto, según las reglas.
Escribir el nombre tal y como se debe codificar en mayúscula sólida.
Tres (3) espacios del margen izquierdo Dos (2) espacios del borde superior
Luego del nombre codificado, se escribe a dos (2) espacios verticales el nombre y la dirección, tal y como aparece en el documento y cualquier otro dato relevante.
MODELO DE TARJETA
DÍAZ COLÓN CARLOS E 103-38-4051
CARLOS E DÍAZ COLÓN PO BOX 1378 SAN JUAN PR 00902-1378 1-787-724-2137 [email protected] SS 550-75-2896 Límite de crédito $10,000
EL FORMULARIO
Es un impreso con espacios en blanco para anotar una diversidad de datos.
Es un medio eficaz para anotar, recopilar, analizar, procesar y tramitar más rápida-mente información de naturaleza repetitiva.
TIPOS DE FORMULARIOS
Solicitudes de empleo Órdenes de compra Factura (formulario de egreso)
El uso de los formularios le facilita a las empresas la facturación y el cobro.
FORMULARIOS
VentajasLa uniformidad en la presentación de los
datos hace más fácil su localización, manejo, archivo y procesamieto.
Los proceso se realizan en menos tiempo, ya que se facilita anotar la información.
Se obtiene la información necesaria y se evita que se olvide la inclusión de ciertos datos.
Se pueden procesar y tramitar los asuntos más rápidamente.
MODELOS DE FORMULARIOS
PARTES DEL FORMULARIO
Información estática- las palabras impresas para completar. Nombre Dirección Fecha Teléfono Lugar del accidente El número de la póliza Sueldo annual
Información variable- información que se anota en los espacios en blanco
REFERENCIA
Correa, C., Díaz, A., (2004) Administración de Documentos, Sistemas, procedimientos y tecnología, McGraw-Hill