Taller Base Cero UDEM SEP 09
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1
Septiembre de 2009
Taller UDEM
“Presupuesto Base Cero”
8/6/2019 Taller Base Cero UDEM SEP 09
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1. Introducción
2. Detonando la mejora con elpresupuesto base cero
3. Metodología del presupuesto base cero
4. Conclusiones y recomendaciones
ÍNDICE
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3
Contexto del sistema de presupuestación y control en la UDEM:
VISIÓN Y LÍNEAS DEACCIÓN
PROGRAMAS DE ACCIÓN
INF.
INF.INF.
OPERACIÓN Y MEDICIÓN
REPORTES
Y ANÁLISIS
REVISIÓN DEL
PRESUPUESTO
INF.
1
2
3
4
PRESUPUESTO
INTRODUCCIÓN
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4
Los principales objetivos de un sistema de presupuestación ycontrol son:
EN RESUMEN
Asegurar el logro de los objetivos y metasorganizacionales previamente establecidos.
Detectar de manera oportuna las causas dedesviación en el logro de dichas metas y objetivos.
Establecer e implementar las medidas preventivas ycorrectivas necesarias.
INTRODUCCIÓN
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6
El PRESUPUESTO BASE CERO es una herramienta presupuestalmediante la cual se determinan cada año todos los programas ygastos, siempre a partir de cero.
PRESUPUESTO BASE CERO
Jerarquizar lasactividades deacuerdo a su
relevancia
Justificar lasactividadesmediante unanálisis costo
beneficio
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El proceso de base cero reúne diversas técnicas de planeación ycontrol dentro de un marco sistemático:
Definición demetas yobjetivos
Análisis costobeneficio
Análisis dealternativas
Presupuesto
por rubro
PRESUPUESTO BASE CERO
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La diferencia esencial entre el presupuesto tradicional y el basecero es que este último requiere que las actividades pararealizarse deben justificarse sobre la base de costo beneficio.
INCREMENTAL OTRADICIONAL
BASE CERO
• Inicia en la base existente • Inicia con el programa “en
blanco”
• Inicia con unidades monetarias • Inicia con propósitos y objetivos
• Sólo examina los costos • Permite examinar los beneficios ycostos de todas las actividades
PRESUPUESTO BASE CERO
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Con la metodología del presupuesto base cero en la UDEM nosproponemos:
1. Identificar y eliminar actividades que no agregan valor para reducir loscostos y hacer más eficiente la operación.
2. Incentivar el análisis de métodos alternativos de operación para optimizarcostos y lograr los resultados deseados.
PRESUPUESTO BASE CERO
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METODOLOGÍA
1. Conocer la visión ylíneas de acción de la
UDEM
2. Establecer losprincipios y premisasdel presupuesto base
cero
3. Definir lasactividades por
centro de costos ysus indicadores
4. Jerarquizar lasactividades
5. Justificar lasactividades
6. Asignar losrecursos
7. Integrar elpresupuesto anual
base cero
8. Dar seguimiento alpresupuesto base
cero
La metodología para la elaboración de un presupuesto base ceroen la UDEM es:
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METODOLOGÍA
1. Conocer la visión ylíneas de acción de la
UDEM
2. Establecer losprincipios y premisasdel presupuesto base
cero
3. Definir lasactividades por
centro de costos ysus indicadores
4. Jerarquizar lasactividades
5. Justificar lasactividades
6. Asignar losrecursos
7. Integrar elpresupuesto anual
base cero
8. Dar seguimiento alpresupuesto base
cero
La metodología para la elaboración de un presupuesto base ceroen la UDEM es:
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1. Conocer la visión y líneas de acción de la UDEM.
VisiónMETODOLOGÍA
En la Universidad de Monterreytenemos una visión muy clara de loque esperamos ser en el año 2010:una de las cinco mejoresuniversidades de inspiración
católica del continente americano yla mejor de México.
La visión de la UDEM para 2010 es:
Fuente: http://www.udem.edu.mx/acerca/masacerca/mision_y_vision/256
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Fuente: UDEM
Líneas de acciónMETODOLOGÍA
Las líneas de acción de la UDEM para 2010 son:
1. Aumentar ingresos.
2. Retención de alumnos.
3. Infraestructura académica.
4. Fortalecer la calidad académica y formativa.
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METODOLOGÍA
1. Conocer la visión ylíneas de acción de la
UDEM
2. Establecer losprincipios y premisasdel presupuesto base
cero
3. Definir lasactividades por
centro de costos ysus indicadores
4. Jerarquizar lasactividades
5. Justificar lasactividades
6. Asignar losrecursos
7. Integrar elpresupuesto anual
base cero
8. Dar seguimiento alpresupuesto base
cero
La metodología para la elaboración de un presupuesto base ceroen la UDEM es:
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2. Establecer los principios y premisas del presupuesto base cero.
Principios y premisasMETODOLOGÍA
Para optimizar costos y lograr los objetivos de laUDEM en la elaboración del presupuesto 2010 se debecumplir con los siguientes principios relacionados conel presupuesto base cero.
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1. Las actividades con su presupuesto de recursos deben estarorientadas al cumplimiento de metas y estrategias.
Principios
Implica:
• Definir las metas, líneas de acción y proyectos que se quieren cumplir.
• Alinear las actividades con las metas por realizar.
• Detallar los recursos que se requieren para lograr cada actividad.
METODOLOGÍA
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2. Toda actividad para ser realizada debe justificarse con base enun análisis costo beneficio.
Implica:
• Justificar cada una de las actividades partiendo siempre de cero, es decir,como si fuera la primera operación de la empresa, evaluando y justificando cada rubro.
• Justificar el presupuesto completo de cada actividad, contemplando los recursos necesarios y su correlación con la meta a lograr.
METODOLOGÍA Principios
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3. El presupuesto base cero es una plataforma mínima a lograr.
Implica:
• La meta se puede mejorar.
• El presupuesto base cero no es el resultado incremental del ejercicio anterior.
• El logro de metas y la optimización de recursos debe ser alcanzado.
METODOLOGÍA Principios
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4. Los responsables de los centros de costos serán losencargados de definir, justificar y jerarquizar las actividadescon su presupuesto de recursos.
Implica:
• Agrupar las tareas en actividades globales que permitan definir dos o tres actividades como máximo por centro de costos al mando de un responsable.
• Incrementar la participación de los diferentes niveles de la organización en el diseño de sus metas y actividades, dado el conocimiento de su área.
• Establecer una jerarquía de actividades de acuerdo a su costo-beneficio y en relación con los objetivos.
METODOLOGÍA Principios
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Implica:
• Si alguna actividad es necesaria, pero su costo es mayor a su beneficio se deben buscar métodos alternos de realizar dicha actividad con menores recursos.
• El proceso de presupuestar debe ser aprovechado para encontrar métodos alternos para cumplir metas y optimizar recursos.
• Aprovechar el ejercicio de presupuestación base cero como mecanismo para la reasignación de recursos hacia las actividades que agregan mayor valor.
METODOLOGÍA
5. En la asignación de presupuesto debe imperar la creación devalor de las actividades para que se les asigne recursos adichas actividades.
Principios
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6. En el seguimiento del presupuesto se debe analizar las causasde desviaciones.
Implica:
• No buscar culpables de problemas, buscar causas para atacarlas de raíz.
• Obligar a realizar un autoanálisis periódico en forma sistemática para plantear acciones inmediatas y estructurales respecto a las variaciones encontradas.
METODOLOGÍA Principios
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Para la elaboración del presupuesto 2010 en base a latécnica de base cero, se requiere cumplir con lassiguientes premisas:
PremisasMETODOLOGÍA
• El presupuesto 2010 debe alinearse al cumplimiento de la visión de la UDEM y a sus líneas de acción.
• Las actividades y recursos que componen el presupuesto 2010 deben ser justificados y no debe ser mayor al presupuesto 2009 en términos nominales.
• La optimización del gasto es prioritaria.
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METODOLOGÍA
1. Conocer la visión ylíneas de acción de la
UDEM
2. Establecer losprincipios y premisasdel presupuesto base
cero
3. Definir lasactividades por
centro de costos ysus indicadores
4. Jerarquizar lasactividades
5. Justificar lasactividades
6. Asignar losrecursos
7. Integrar elpresupuesto anual
base cero
8. Dar seguimiento alpresupuesto base
cero
La metodología para la elaboración de un presupuesto base ceroen la UDEM es:
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3. Definir las actividades por centro de costos y sus indicadores.
Definir actividades y sus indicadoresMETODOLOGÍA
ACTIVIDAD es el grupo de tareas específicas quecontribuyen al cumplimiento de los procesos yobjetivos. Es un evento que transforma recursos e
insumos en servicios.
Permite el análisis de “PARA QUÉ se gastan los
recursos”.
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Las actividades pueden identificarse usando la siguiente técnica:
METODOLOGÍA
El responsable del centro de costos se reúne con los integrantesdel área para definir sus actividades.
Ejemplo:
• En la reunión se reflexiona en torno a:
• Las metas y objetivos del área.• Las responsabilidades del centro de costos.• Los recursos necesarios para alcanzar sus objetivos, etc.
• La información se analiza para determinar las actividades del área.
Definir actividades y sus indicadores
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7. ¿Describe apropiadamente lo que hace?
4. ¿Existe un cliente específico? (interno o externo)
2. ¿Existe una transformación?
1. ¿Produce un producto o servicio?
3. ¿Agrega valor?
REGLAS
Para realizar la definición de una actividad se deben observarciertas reglas que facilitan su identificación:
5. ¿Es una cadena de tareas relacionadas?6. ¿Tiene entradas y salidas?
100%
METODOLOGÍA Definir actividades y sus indicadores
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Algunos consejos para la definición de actividades y su nivel dedetalle son:
METODOLOGÍA
1. Utilizar frases con verbos en infinitivo que indiquen acción y elobjeto específico que recibe la acción.
Ejemplo:
• Impartir clases a alumnos de profesional.
• Coordinar graduaciones para los alumnos.
• Brindar soporte a los maestros.
Para la definición de actividades:
Definir actividades y sus indicadores
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METODOLOGÍA
2. Definir actividades y no tareas de cada centro de costos (2 ó 3actividades como máximo para facilitar su administración yseguimiento).*
Ejemplo:
• Las actividades para el Departamento son tres:
• Elaborar y actualizar programas de estudio.
• Impartir clases a alumnos de profesional.
• Realizar actividades de convivencia con los maestros.
Para el nivel de detalle:
Definir actividades y sus indicadores
* Para lograr una definición de actividades relevantes se recomienda combinar actividades relacionadas,que usan el mismo indicador, están al mismo nivel operativo o representan un esfuerzo porcentual bajo
respecto al total.
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El análisis de los indicadores lleva a generar
acciones y tomar medidas correctivas en casode ser necesario.
METODOLOGÍA
Para cada actividad se deben definir indicadores que faciliten laevaluación del presupuesto.
Definir actividades y sus indicadores
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• La eficiencia se relaciona con la capacidad parallevar a cabo un trabajo o una tarea con elmínimo gasto de tiempo.
• Son las medidas que indican el esfuerzoinvertido en la consecución de actividades.
• Son indicadores del proceso .
INDICADORESDE EFICIENCIA
• La eficacia se relaciona con hacer efectivo un
intento o propósito.• Son las medidas que indican el acierto en laconsecución de las actividades.
• Son indicadores del resultado .
INDICADORESDE EFICACIA
METODOLOGÍA
En la UDEM utilizaremos dos tipos de indicadores para efectosdel presupuesto:
Definir actividades y sus indicadores
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Caso:
• Un departamento planea gastar en una actividad $100,000, realizará 1,000 procesos deadmisión e inscribirá a 100 alumnos.
• Escenario 1: Gastó $120,000, realizó 2,000 procesos de admisión e inscribió a 10alumnos.
• Escenario 2: Gastó $90,000, realizó 700 procesos de admisión e inscribió a 120alumnos.
• ¿Cuáles son sus indicadores de eficiencia y eficacia?
Indicador de Eficiencia = Núm. de admisiones procesadas.
Indicador de Eficacia = Núm. de alumnos de nuevo ingreso.
METODOLOGÍA Definir actividades y sus indicadores
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METODOLOGÍA Definir actividades y sus indicadores
• Indicador de Eficiencia$ 120,000 / 2,000 procesos de admisión = $ 60 Admisión por alumno
• Indicador de Eficacia$ 120,000 / 10 alumnos = $12,000 Inscripción por alumno
ESCENARIO 1:
$ 100,000 / 1,000 proceso de admisión = $100 Admisión por alumno
$100,000 / 100 alumnos = $ 1,000 Inscripción por alumno
PRESUPUESTADO:
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METODOLOGÍA Definir actividades y sus indicadores
• Indicador de Eficiencia$ 90,000 / 700 proceso de admisión = $ 129 Admisión por alumno
• Indicador de Eficacia$90,000 / 120 alumnos = $ 750 Inscripción por alumno
ESCENARIO 2:
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METODOLOGÍA
Algunos consejos para la definición de indicadores son:
1. Definir un solo indicador para efectos del presupuesto quealiente a mejorar el desempeño.
• Permite que el modelo sea más eficiente.
• Requiere menor mantenimiento y recolección de los datos delindicador.
2. Seleccionar indicadores que sean fáciles de medir para facilitarsu control y seguimiento.
Definir actividades y sus indicadores
Í
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1. Elaborar y actualizar
programas de estudio
Eficiencia:
Tiempo de revisiónde los programasde estudio
Eficacia:
Núm. deprogramasrevisados
2. Impartir clases a
alumnos de profesional
Eficiencia:
Núm. de clasesimpartidas
Eficacia:
Núm. de alumnos
3. Realizar actividadesde convivencia con los
maestros
Eficiencia:
Tiempo promediode invertido encada actividad
Eficacia:
Núm. de maestros
METODOLOGÍA
Ejemplo:
• El responsable de un Departamento definió los siguientes indicadores para susactividades:
Definir actividades y sus indicadores
Í
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METODOLOGÍA
Captura en Formatos:
1. Ingresar al archivo “Formato para Presupuesto Base Cero UDEM2010”.
2. Ingresar a la pestaña “Definiciones” para revisar una explicación del
contenido de los campos del formato.
Definir actividades y sus indicadores
Í
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METODOLOGÍA
3. Ingresar a la pestaña “Ejemplo” para revisar un ejercicio.
Definir actividades y sus indicadores
Í
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METODOLOGÍA
4. Ingresar a la pestaña “Justificar Actividades” para iniciar la capturade las actividades y sus indicadores.
Definir actividades y sus indicadores
Nombre de laactividad
Es una medida delproceso
Es una medida delresultado
Í
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METODOLOGÍA
1. Conocer la visión ylíneas de acción de la
UDEM
2. Establecer losprincipios y premisasdel presupuesto base
cero
3. Definir lasactividades por
centro de costos ysus indicadores
4. Jerarquizar lasactividades
5. Justificar lasactividades
6. Asignar losrecursos
7. Integrar elpresupuesto anual
base cero
8. Dar seguimiento alpresupuesto base
cero
La metodología para la elaboración de un presupuesto base ceroen la UDEM es:
J i i id dÍ
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4. Jerarquizar las actividades.
Jerarquizar actividadesMETODOLOGÍA
• Los responsables de los centros de costos deben clasificar oenumerar las actividades según su orden de importancia sin repetirel número de jerarquía.
• La forma de clasificación es ordenando las actividades de mayor amenor partiendo de lo más relevante en relación a la visión y metasque se quieren lograr.
• El proceso de clasificación permite identificar las prioridades paratomar decisiones de asignación de recursos.
J i i id dMETODOLOGÍA
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Jerarquizar actividadesMETODOLOGÍA
Ejemplo:
• El responsable de un Departamento jerarquizó sus actividades en el siguiente orden deimportancia de acuerdo a su relevancia dentro del proceso educativo:*
1. Impartir clases a alumnos de profesional.
2. Elaborar y actualizar programas de estudio.
3. Realizar actividades de convivencia con los maestros.
* Es posible tener más de tres actividades en el archivo de trabajo, sin embargo éstas se deben depurarpara entregar al Departamento de Presupuestos máximo 3 actividades por centro de costos.
METODOLOGÍA J i ti id d
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METODOLOGÍA
Captura en Formatos:
1. Ingresar al archivo “Formato para Presupuesto Base Cero UDEM2010”.
2. Ingresar a la pestaña “Justificar Actividades” para iniciar la captura
de la prioridad de las actividades.
Jerarquizar actividades
Ordenar la actividad de acuerdo a su importanciasiendo el “1” el de mayor prioridad
METODOLOGÍA
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METODOLOGÍA
1. Conocer la visión ylíneas de acción de la
UDEM
2. Establecer losprincipios y premisasdel presupuesto base
cero
3. Definir lasactividades por
centro de costos ysus indicadores
4. Jerarquizar lasactividades
5. Justificar lasactividades
6. Asignar losrecursos
7. Integrar elpresupuesto anual
base cero
8. Dar seguimiento alpresupuesto base
cero
La metodología para la elaboración de un presupuesto base ceroen la UDEM es:
J tifi ti id dMETODOLOGÍA
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5. Justificar las actividades.
Justificar actividadesMETODOLOGÍA
• Consiste en explicar con argumentos fundamentados la importanciade realizar las actividades que requieran la asignación de recursos.
• La justificación de actividades se realiza mediante un análisis costobeneficio.
Justificar actividadesMETODOLOGÍA
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Justificar actividadesMETODOLOGÍA
Los elementos a considerar en la justificación de actividades son:
1. Propósito de la actividad.
• Señalar las metas y objetivos que se persiguen al realizar laactividad.
2. Justificación de la actividad.
• Describir la importancia de la actividad con respecto a la visióny líneas de acción de la UDEM.
3. Logros y beneficios de realizar la actividad.
• Identificar los resultados tangibles que se lograrán mediante larealización de la actividad.
METODOLOGÍA Justificar actividades
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METODOLOGÍA
4. Alternativas de acción.
• Señalar las distintas formas de llevar a acabo la misma funciónrealizando un análisis ello, después de lo cual se selecciona lamejor y se descarta el resto.
• Señalar los niveles de esfuerzo requerido para realizar la funciónidentificando los niveles de esfuerzo que se tienen comoalternativa y los niveles de gasto necesarios para ello.
Justificar actividades
METODOLOGÍA Justificar actividades
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METODOLOGÍA Justificar actividades
Algunos consejos para la justificación de actividades son:
1. Ser muy específico al puntualizar el propósito de la actividad,su importancia, sus logros y las consecuencias de norealizarla.
2. Señalar varias alternativas de acción para evitar la eliminacióntotal de alguna actividad.
METODOLOGÍA Justificar actividades
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METODOLOGÍA
Captura en Formatos:
1. Ingresar al archivo “Formato para Presupuesto Base Cero UDEM2010”.
2. Ingresar a la pestaña “Justificar Actividades” para iniciar la captura
de datos en el área de captura de los mismos (Figura A).
La información a capturar comprende:
• Número del Departamento • Descripción del Departamento • Prioridad • Propósito • Justificación • Logros y beneficios • Alternativas • Consecuencias
Justificar actividades
METODOLOGÍA Justificar actividades
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METODOLOGÍA Justificar actividades
Figura A
Número delcentro de
costos
Nombre delcentro de
costos
Metas y objetivos que sepersiguen
METODOLOGÍA Justificar actividades
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51
METODOLOGÍA
Importancia de laactividad respecto a lasmetas y objetivos de la
UDEM
Justificar actividades
Figura A
Resultados que selograrán
Otras formas dellevar a cabo la
actividad
Consecuencias de norealizar la actividad
METODOLOGÍA Justificar actividades
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METODOLOGÍA Justificar actividades
3. Al terminar de llenar el archivo “Formato para Presupuesto BaseCero UDEM 2010” favor de enviarlo vía correo electrónico a JoséDemetrio González con el siguiente asunto:
• Asunto: Presupuesto 2010
• E-mail: [email protected]
METODOLOGÍA
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METODOLOGÍA
1. Conocer la visión ylíneas de acción de la
UDEM
2. Establecer losprincipios y premisasdel presupuesto base
cero
3. Definir lasactividades por
centro de costos ysus indicadores
4. Jerarquizar lasactividades
5. Justificar lasactividades
6. Asignar losrecursos
7. Integrar elpresupuesto anual
base cero
8. Dar seguimiento alpresupuesto base
cero
La metodología para la elaboración de un presupuesto base ceroen la UDEM es:
Asignar recursosMETODOLOGÍA
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6. Asignar los recursos.
Los RECURSOS son los gastos de lainstitución y son consumidos por lasactividades. Permite el análisis de “EN QUÉ
se gastan los recursos”.
Asignar recursosMETODOLOGÍA
METODOLOGÍA Asignar recursos
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METODOLOGÍA
Después de tener las actividades que agregan valor es necesariobuscar realizar las actividades al costo óptimo, por ejemplo:
1. Minimizar los gastos buscando alternativas más económicas o de mejorrendimiento.
2. Mejorar negociaciones con proveedores.
3. Desarrollar modelos alternos de abastecimiento de insumos.
4. Buscar reducción de gastos en los eventos.
5. Optimizar el costo de impartir clases contando con el número adecuadode alumnos por grupo.
6. Tener una actitud constructiva para compensar gastos imprevistos.
7. Mejorar la eficiencia y efectividad de promociones.
8. Optimizar el gasto en publicaciones, cursos y seminarios.
9. Maximizar el uso de la capacidad instalada.
Asignar recursos
METODOLOGÍA Asignar recursos
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METODOLOGÍA
Captura en Banner:
1. Ingresar a BANNER con su cuenta (usuario – password).
2. Ingresar al “Modulo de Captura de Presupuesto” mediante la formaFZASEME.*
* Si no puede ingresar es porque no cuenta con permiso. En ese caso, el director del departamento debeenviar un correo al Depto. de Presupuestos especificando el nombre y número de AD de Banner de lapersona para brindarle acceso.
Asignar recursos
METODOLOGÍA Asignar recursos
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METODOLOGÍA
3. En la ventana aparece la forma de captura de presupuesto
(FZASEME), en la cual se capturan los siguientes datos:*
• Chart: Empresa 2 (UDEM)• Fiscal year: Año 10• Organization: Número del centro de costos
Ejemplo: 24403 Presupuestos• Fund: 10P (Presupuesto de Operación)• Prog: Programa que tiene asignado el centro
Ejemplo: DOC, FOR, OPE, etc.
* Es necesario que los datos se capturen correctamente porque ahí se vaciará el presupuesto del centrode costos.
Área de captura dedatos generales de los
centros de costos
ACTIVIDAD
Asignar recursos
METODOLOGÍA Asignar recursos
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METODOLOGÍA
4. Después de teclear los datos del centro de costos se debe hacer un“Click” en NEXT BLOCK o teclear al mismo tiempo “Control + AvPag” para avanzar al área de captura de datos e ingresar lascuentas.*
Next Block
ACTIVIDAD
* Para avanzar de casillas en el mismo renglón dar “Enter” o “Click” al seleccionar la casilla.
Para ir a casillas en un renglón superior o inferior usar las teclas de flechas o “Click” al seleccionar la casilla.
Área de capturade datos
Área de capturade cuentas degastos
Asignar recursos
METODOLOGÍA Asignar recursos
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METODOLOGÍA Asignar recursos
Indicaciones para capturar en el “Área de Datos”:*
1. Capturar en #ACC el número de cuenta.Ejemplo: 520302.
2. Presionar “Enter” para desplegar el nombre de la cuenta en lacasilla siguiente.Ejemplo: Papelería.
3. En la casilla de ACTIVIDAD dar “Click” para seleccionar laactividad correspondiente del listado que aparecerá.
4. Con “Enter” se avanza las casillas de meses (JAN A DEC), en lascuales se asigna el presupuesto para cada actividad.
* Para avanzar de casillas en el mismo renglón dar “Enter” o “Click” al seleccionar la casilla.
Para ir a casillas en un renglón superior o inferior usar las teclas de flechas o “Click” al seleccionar la
casilla.
METODOLOGÍA Asignar recursos
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METODOLOGÍA Asignar recursos
5. Si se requiere borrar un registro se selecciona el registro y se da“Click” en RECORD REMOVE.
Seleccione elregistro a borrar
ACTIVIDAD
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METODOLOGÍA g
6. Al terminar la captura del presupuesto se guarda dando “Click” enel ícono SAVE como se muestra en la siguiente figura.*
Al grabar la información aparecerá en la parte inferior el mensajede cambios guardados.
Save
* Se recomienda guardar los datos capturados con frecuencia y revisar los mensajes que aparecen en la parteinferior, con la finalidad de no perder información.
Área de mensajes
ACTIVIDAD
METODOLOGÍA Asignar recursos
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METODOLOGÍA g
Indicaciones para obtener un reporte impreso del presupuesto:
1. Dar “Click” en el botón REPORTE (Figura B) y aparecerá el reporteen formato previo (Figura C).
Impresiónreporte de
presupuesto
Figura B
ACTIVIDAD
METODOLOGÍA Asignar recursos
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O O OG g
2. Para imprimir de debe dar “Click” en el botón de impresión.
Imprimir reportede presupuesto
Figura C
METODOLOGÍA
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1. Conocer la visión ylíneas de acción de la
UDEM
2. Establecer losprincipios y premisasdel presupuesto base
cero
3. Definir lasactividades por
centro de costos ysus indicadores
4. Jerarquizar lasactividades
5. Justificar lasactividades
6. Asignar losrecursos
7. Integrar elpresupuesto anual
base cero
8. Dar seguimiento alpresupuesto base
cero
La metodología para la elaboración de un presupuesto base ceroen la UDEM es:
Integrar presupuesto anualMETODOLOGÍA
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7. Integrar el presupuesto anual base cero.
g p p
• Integrar el presupuesto final requiere:
• Tomar las actividades aprobadas de cada uno de los centros deresponsabilidad.
• Clasificar las actividades de acuerdo con las unidadespresupuestarias correspondientes.
• Al sumar los costos especificados en cada centro de costos, seobtiene un presupuesto total.
Integrar presupuesto anualMETODOLOGÍA
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La elaboración del presupuesto anual de la UDEM implica:
Elaborar unpresupuestodefinitivo por
centro de costos
Integrar alpresupuesto anual
que incluye lasactividades
Integrar presupuesto anualMETODOLOGÍA
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Presupuesto de Rectoría
Presupuesto de Vicerrectoríade Desarrollo
Presupuesto de Vicerrectoríade Educación Superior
Presupuesto de Vicerrectoría
Educ. Media Sup. y Form. Int.
Presupuesto de VicerrectoríaAdmnistrativa
PresupuestoUDEM
METODOLOGÍA
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1. Conocer la visión ylíneas de acción de la
UDEM
2. Establecer losprincipios y premisasdel presupuesto base
cero
3. Definir lasactividades por
centro de costos ysus indicadores
4. Jerarquizar lasactividades
5. Justificar lasactividades
6. Asignar losrecursos
7. Integrar elpresupuesto anual
base cero
8. Dar seguimiento alpresupuesto base
cero
La metodología para la elaboración de un presupuesto base ceroen la UDEM es:
Dar seguimientoMETODOLOGÍA
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8. Dar seguimiento al presupuesto base cero.
• En esta última fase se controla que cada unidad de decisión cumplacon sus actividades programadas para tomar las accionescorrectivas necesarias.
• Lo que no se mide no se mejora.
• Detectar las causas de las variaciones de raíz.
• El responsable de cada área debe monitorear sus variaciones yaporta soluciones acertadas.
Dar seguimientoMETODOLOGÍA
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1. Datos generales como centro de costos, fondo, programa, año fiscal,fecha, entre otros.
2. Datos reales y presupuestados del periodo analizado.
3. Datos de los fondos disponibles.
El monitoreo se realiza mediante reportes comparativos para lasáreas clave de la UDEM. Los reportes incluyen:
METODOLOGÍA Dar seguimiento
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Seguimiento en Banner:
Indicaciones para dar seguimiento al presupuesto:
1. Ingresar a BANNER con su cuenta.
2. Ingresar al “Modulo de Captura de Presupuesto” con la formaFZASEME.
3. Ingresar los datos generales en la forma FZASEME.
El reporte FZAPRED de Banner muestra información delgasto real vs. el gasto presupuestado.
METODOLOGÍA Dar seguimiento
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Reporte estadode cuenta del
centro de costos
4. Dar “Click” en el botón FZAPRED.
ACTIVIDAD
METODOLOGÍA Dar seguimiento
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5. Aparecerán en pantalla algunos datos a llenar para mostrar el
reporte.
• De Org. a Org.: Numero de centro de costoEjemplo: 24403 Presupuestos
• Periodo a Periodo : Mes que se desea acumularEjemplo: Enero a Septiembre
• Año Fiscal : 10 (Puede ser el año actual o el anterior)• COA: Empresa 2 UDEM
• Fondo : 10P Fondo de Presupuesto Operativo• Programa : Es el programa que maneje el centro
Ejemplo: DOC, OPE, FOR, etc.
Área de capturade datos
METODOLOGÍA Dar seguimiento
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6. Al terminar la captura dar “Click” en REPORTE PDF para visualizar
la información.
Reporte PDF
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CONCLUSIONES
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El presupuesto base cero permitirá a la UDEM:
Optimizar el gasto y hacer un uso eficiente de los recursosen las distintas áreas que conforman la UDEM al contar conun sistema de presupuestación y control implantado.
Desarrollar la cultura de justificación del gasto bajo elenfoque de costo beneficio.
Identificar en forma oportuna las causas de lasdesviaciones en los presupuestos a fin de implementaracciones de mejora.
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