Crear una tabla de contenido Las tablas de contenido se crean eligiendo los estilos de título, como por ejemplo Título 1, Título 2 y Título 3, que se desea incluir en las mismas. Microsoft Office Word busca los títulos que tienen el estilo elegido, aplica formato y sangría al texto del elemento en función del estilo de texto e inserta la tabla de contenido en el documento. Microsoft Office Word 2007 ofrece una galería con varias tablas de contenido para elegir. Marque las entradas de la tabla de contenido y, a continuación, haga clic en el estilo de la tabla de contenido que desee en la galería de opciones. Microsoft Office Word 2007Office Word 2007 crea automáticamente la tabla de contenido a partir de los títulos que haya marcado. COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA - INTRODUCCIÓN Si necesitamos enviar una misma carta a diferentes destinatarios y direcciones, la herramienta combinación de correspondencia de Word nos es de mucha ayuda. En las siguientes lecciones aprenderemos como crear cartas y etiquetas postales, basadas en una lista de direcciones ó una lista de contactos de Outlook. Probablemente en alguna ocasión hayamos recibido por correo electrónico ó por el correo tradicional cartas en la que nuestros datos como nuestro nombre, dirección, entre otros aparecen en distintas partes del documento. Este tipo de correspondencia es elaborada utilizando la herramienta llamada COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA. La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una lista de direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como base. Para construir una correspondencia combinada necesitamos trabajar con dos archivos: Primero una LISTA DE DIRECCIONES u Origen de datos, este archivo contiene la información específica de cada destinatario. Aquí se guardan y enlistan los datos que posteriormente se incluirán para cada destinatario dentro del documento maestro. El otro archivo es el DOCUMENTO O CARTA MAESTRA, esta será un documento de Word que contendrá la información que deseamos transmitir a los destinatarios. A este documento se le colocarán los campos de combinación, que son los marcadores donde se ubicará la información específica para cada uno de los destinatarios. Sobres y etiquetas en Word 20007 ¿Para qué sirven estas herramientas? Son herramientas con las cuales se puede crear e imprimir información en sobres y etiquetas, los cuales son un complemento perfecto para las cartas combinadas mediante combinar correspondencia. Para crear sobres tienes que hacer lo siguiente: [Correspondencia] -> [Sobres]

En la ventana mostrada escriba los datos necesarios del destinatario (Dirección) y del remitente (Remite), así mismo podrá agregar otras opciones como el franqueo electrónico y modificar las características o propiedades para el sobre que se está creando. Opciones de la ventana

Dirección Área para escribir lo datos del destinatario

Libreta de direcciones Permite insertar direcciones provenientes de la libreta de direcciones.

Agregar franqueo electrónico Son programas administran el almacenamiento de fondos postales, crean la imagen de sello, crean el código de barras bidimensional con la información de dirección y sello.

Remite Área para escribir los datos del remitente.

Omitir Omite los datos del remitente en el sobre.

Imprimir Manda directamente a impresión los sobres.

Agregar al documento Agrega los datos al documento para ser mostrados en pantalla antes de ser impresos.

Opciones Establece o modifica opciones para el sobre y para la impresión.

Propiedades de franqueo electrónico Establece o modifica las opciones del franqueo electrónico.

Crear etiquetas [Correspondencia] è [Etiquetas.] 2. En la ventana mostrada escriba los datos necesarios del destinatario (Dirección), así mismo podrá modificar las características o propiedades para la etiqueta que se está creando. Opciones de la ventana

Dirección Área para escribir lo datos del destinatario.

Libreta de direcciones Permite insertar direcciones provenientes de la libreta de direcciones.

Usar dirección de remite Inserta la dirección del remitente.

Imprimir Configura las opciones correspondientes a la impresión de la etiqueta.

Etiqueta Muestra las características principales de la etiqueta actual.

Imprimir Manda directamente a impresión las etiquetas.

Nuevo documento Agrega los datos a un nuevo documento para ser mostrados en pantalla antes de ser impresos.

Opciones Establece o modifica opciones para la etiqueta y para la impresión.

Propiedades de franqueo electrónico Establece o modifica las opciones del franqueo electrónico.

Escribir o grabar una macro En Microsoft Office Word 2007 se pueden automatizar las tareas realizadas con más frecuencia creando macros. Una macro consiste en una serie de comandos e instrucciones que se agrupan en un solo comando de manera que la tarea pueda realizarse automáticamente.

Con frecuencia, las macros se utilizan para lo siguiente: Acelerar las tareas rutinarias de modificaciones y formatos. Combinar varios comandos; por ejemplo, para insertar una tabla con un tamaño y bordes específicos, y con un número determinado de filas y columnas. Hacer que una opción de un cuadro de diálogo sea más accesible. Automatizar series de tareas complejas. Para crear macros puede utilizar la grabadora de macros para grabar una secuencia de acciones, o bien, puede crear macros desde el principio escribiendo código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) en el Editor de Visual Basic.

Aplicar validación de datos a celdas La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos. En este artículo se describe cómo funciona la validación de datos en Excel y se describen brevemente las diferentes técnicas de validación de datos disponibles. No cubre la protección de celdas, que es una característica que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de cálculo para que no se puedan editar o sobrescribir. Para obtener más información sobre cómo proteger las celdas Funciones de búsqueda y referencia en Excel Las funciones de búsqueda y referencia en Excel nos permiten encontrar valores dentro de nuestra hoja de acuerdo a los criterios establecidos en la búsqueda. También nos ayudan a obtener información de referencia de las celdas. Consulta la sintaxis de cada función haciendo clic sobre su nombre.

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

AREAS AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia. Un área es un rango de celdas contiguas o una única celda.

BUSCAR LOOKUP Busca valores de un rango de una columna o una fila o desde una matriz.

BUSCARH HLOOKUP Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el valor en la misma columna desde una fila especificada.

BUSCARV VLOOKUP Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y luego devuelve un valor en la misma fila desde una column especificada. De forma predeterminada, la tabla se ordena de forma ascendente.

COINCIDIR MATCH Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz, que coincide con un valor dado en un orden especificado.

COLUMNA COLUMN Devuelve el número de columna de una referencia.

COLUMNAS COLUMNS Devuelve el número de columnas en una matriz o referencia.

DESREF OFFSET Devuelve una referencia a un rango que es un número especificado de filas y columnas de una referencia dada.

Criterios Condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro Versión: Microsoft Excel 2007 Unidad 3: Autofiltros

o Tipos de filtros

o Autofiltro: Incluye filtrar por selección, para criterios simples.

o Filtro avanzado: Permite establecer criterios complejos.

Versión: Microsoft Excel 2007 Unidad 3: Autofiltros

o Tipos de filtros

o Autofiltro: Incluye filtrar por selección, para criterios simples.

o Filtro avanzado: Permite establecer criterios complejos.

Versión: Microsoft Excel 2007 Unidad 3: Autofiltros A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

o Tipos de filtros

o Autofiltro: Incluye filtrar por selección, para criterios simples.

o Filtro avanzado: Permite establecer criterios complejos.

Versión: Microsoft Excel 2007 Unidad 3: Autofiltros A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

¿Qué es una tabla dinámica? Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel. Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte. Reportes flexibles Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente situación. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes regiones del país, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada región con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, después de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del país. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.

Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas que ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escribir una sola fórmula, pero lo más notable será que podrás arreglar el reporte de una manera dinámica de acuerdo a tus necesidades. El verdadero problema de las tablas dinámicas Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinámicas porque parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinámicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he leído libros o tutoriales en Internet que utilizan términos como “Análisis multidimensional”, que aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidará desde un principio. A partir de hoy iniciaré con una serie de artículos que hablarán sobre tablas dinámicas. Mi objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que puedas entender fácilmente y pronto puedas utilizar adecuadamente esta característica de Excel que te hará más productivo.