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Tabla de Contenido
I.PRESENTACION...................................................................................................................... 3
II. INTRODUCCION ...................................................................................................................... 4
III. . LINEAMIENTOS PARA DISEÑAR O ACTUALIZAR EL MANUAL DESCRIPTIVO DE
PUESTOS GENERAL ................................................................................................................. 5
IV.DESCRIPCION DE LA METODOLOGIA ............................................................................ 6
I PARTE: ANALISIS Y DISEÑO DEL MANUAL DESCRIPTIVO DE PUESTOS MUNICIPALES ............................... 6 ETAPA Nº 1: RECOPILACION DE INFORMACION MUNICIPAL ........................................................................ 6 ETAPAº 2:ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y PROCESOS MUNICIPALES .......................... 10 ETAPA Nº 3: APLICACIÓN DE LOS FORMULARIOS DE ANÁLISIS DE PUESTOS .............................................. 12 ETAPA Nº 4: ANALISIS Y DISEÑO DE PUESTOS EN LAS MUNICIPALIDADES ................................................. 13
II PARTE: CLASIFICACION DE LOS PUESTOS ............................................................................................. 17
III PARTE: PARA EL MANTENIMIENTO DE LA ESTRUCTURA OCUPACIONAL ............................................... 21
TERMINOLOGIA .................................................................................................................... 22
ANEXONº 1 ............................................................................................................................... 26
ANEXO Nº 2 .............................................................................................................................. 27
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I.PRESENTACION
La presente guía fue elaborada para la Unión Nacional de Gobiernos Locales, con el apoyo de la
Fundación para el Desarrollo Local y el Fortalecimiento Municipal e Institucional de Centroamérica
y El Caribe (Fundación DEMUCA), dentro del marco del plan estratégico establecido para la
consolidación de la carrera administrativa municipal en Costa Rica.
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II. INTRODUCCION
El presente documento contiene la guía metodológica mediante la cual las municipalidades
elaborarán sus propios manuales descriptivos de puestos, así como la terminología que en este
campo se empleará en estas organizaciones.
Las municipalidades, de conformidad con lo establecido en el artículo 120 el Código Municipal,
diseñarán su manual descriptivo de puestos. El citado artículo señala en lo interesa, lo siguiente:
“Las municipalidades adecuarán y mantendrán actualizado el Manual Descriptivo de Puestos
General, con base en un Manual descriptivo integral para el régimen municipal. Contendrá una
descripción completa y suscinta de las tareas típicas y suplementarias de los puestos, los deberes,
las responsabilidades y los requisitos mínimos de cada clase de puestos, así como otras
condiciones ambientales y de organización. El diseño y la actualización del Manual descriptivo de
puestos general estará bajo la responsabilidad de la Unión Nacional de Gobiernos Locales…”
Partiendo de lo anterior, las entidades municipales deberán elaborar y/o mantener actualizados
los Manuales de Puestos, siguiendo lo establecido en el Manual descriptivo integral para el
régimen municipal, con el apoyo de la presente guía metodológica.
Las municipalidades utilizarán como soporte la metodología establecida por el Análisis
ocupacional1, aplicable para el análisis, la descripción y clasificación de puestos.
1 Análisis ocupacional, que es una metodología enfocada a la recopilación sistemática, procesamiento y valoración de la
información referente al contexto organizacional, económico, laboral, tecnológico y educativo de un sector ocupacional; de las funciones que desarrollan las organizaciones de un determinado sector para lograr su propósito, de las estructuras ocupacionales y las competencias laborales asociadas a cada área ocupacional (tomado y adaptado de la SENA Colombia).
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III. LINEAMIENTOS PARA DISEÑAR O ACTUALIZAR EL MANUAL DESCRIPTIVO
DE PUESTOS GENERAL
El Manual Descriptivo Integral para el Régimen Municipal es un instrumento técnico de carácter
indicativo, genérico y describe la estructura ocupacional propia del régimen municipal. Este
Manual está diseñado por grupos ocupacionales, cada grupo tiene clases y cada clase tiene
diferentes niveles que reflejan la complejidad y responsabilidad.
El grupo ocupacional es el agrupamiento amplio de puestos similares en cuanto a su contenido,
responsabilidades y exigencias. Los estratos tienen diferentes niveles de complejidad, para lo cual
se establecen las clases de puestos, las que a su vez están conformadas por diferentes cargos.
Las clases de puesto presentan la siguiente estructura: nombre, propósito, responsabilidad por
resultados, complejidad, supervisión ejercida, responsabilidades por recursos económicos,
materiales y equipo, consecuencia del error, condiciones de trabajo, competencias conductuales y
técnicas, formación, experiencia y requisitos legales.
Las municipalidades diseñarán su Manual Descriptivo de Puestos General (Manual Descriptivo de
Puestos Municipal), a partir de los cambios en la estructura organizacional y con base en el manual
descriptivo integral para el régimen municipal, según lo estipulado en el artículo 120 del Código
Municipal. En caso de no estar actualizada la estructura organizacional o presentar problemas de
diseño deberá procederse previamente al rediseño o ajuste de la misma, de conformidad con lo
establecido en el artículo 121 del Código Municipal, que en lo que interesa señala: “Las
municipalidades mantendrán actualizado un manual de organización y funcionamiento, cuya
aplicación será responsabilidad del alcalde municipal.”
El diseño del Manual Descriptivo de Puestos o su modificación, ya sea con la inclusión de nuevas
clases o la reestructuración de las existentes, requiere que el Alcalde o Alcaldesa lo presente ante
el Concejo Municipal para su respectiva aprobación.
Previo a la citada aprobación, el Alcalde o Alcaldesa o la dependencia de Recursos Humanos
solicitará a la Secretaría Técnica de Carrera Administrativa Municipal de la Unión Nacional de
Gobiernos Locales, el visto bueno técnico, a de que se cumple con los parámetros del Manual
Descriptivo Integral para el Régimen Municipal, según lo establecido en el artículo 120 del Código
Municipal citado anteriormente.
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Una vez aprobado el Manual o sus cambios por el Concejo Municipal, en caso de implicar
modificaciones presupuestarias, deberá seguirse el procedimiento establecido para esos efectos,
según la normativa vigente.
Para diseñar o actualizar los Manuales Descriptivos de Puestos, las Municipalidades aplicarán la
siguiente guía metodológica.
IV.DESCRIPCION DE LA METODOLOGIA
Para diseñar, rediseñar o ajustar la estructura ocupacional en una Municipalidad se propone la
siguiente metodología:
I PARTE: ANALISIS Y DISEÑO DEL MANUAL DESCRIPTIVO D E PUESTOS MUNICIPALES
ETAPA Nº 1: RECOPILACION DE INFORMACION MUNICIPAL
Identificación de la información requerida
El primer paso consiste en identificar a partir de la información primaria, las bases para el análisis
de los puestos, considerando los siguientes aspectos:
• La misión
• La visión
• Manual de Organización y funcionamiento actualizado
• Los procesos
• Plan de Desarrollo Municipal
• Programa de gobierno del Alcalde o Alcaldesa
• La estructura ocupacional vigente (tipos de puestos), según se observa en la siguiente
figura:
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Figura Nº 1
Municipalidad
Misión
Visión
Estructura y Procesos
Puestos
Objetivos
Recopilación de información sobre la estructura y los procesos de la Municipalidad
Un puesto de trabajo no puede verse aislado sino en función de lo que requiere la Municipalidad y
el proceso de trabajo donde se ubica. Por tanto, antes de estudiar el puesto, diseñarlo y/o
clasificarlo, se analiza cada uno de los factores citados y expuestos en la figura anterior.
En caso de no contar con la estructura organizacional y el Manual de organización y
funcionamiento diseñado o actualizado, deberá procederse a su diseño o actualización, por cuanto
los puestos se diseñan en función de la estructura organizacional.
Lo anterior permitirá contar con las bases para el diseño de los puestos, según se muestra en la
siguiente figura:
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Figura Nº 2
De acuerdo con lo anterior, cualquier cambio en el manual se debe hacer a partir del quehacer de
cada dependencia de la municipalidad, de conformidad con lo que establecido por la técnica de
análisis ocupacional.
Para recopilar la información se recomienda emplear la siguiente matriz:
DESCRIBIR EN FORMA
SECUENCIAL LO QUE HACE POR
CADA ACTIVIDAD EJECUTADA PARA
OBTENER EL PRODUCTO O
SERVICIO EN CADA UNIDAD
DESCRIBIR EN FORMA
SECUENCIAL LO QUE HACE POR
CADA ACTIVIDAD EJECUTADA PARA
OBTENER EL PRODUCTO O
SERVICIO EN CADA UNIDAD
NOMBRE DE LA UNIDAD ANALIZADA
NOMBRE DE LA JEFATURA
MUNICIPALIDAD DE
OBJETIVOS DE LA
UNIDAD. Describir los
objetivos de la unidad
analizada
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Pasos
ejecutados, desde el inicio hasta el final,
para lograr cada bien o servicio. dar respuesta
a ¿ como lo hace?
APELLIDOS, NOMBRE,
CEDULA DE FUNCIONARI
O Y QUE HACE
APELLIDOS, NOMBRE,
CEDULA DE FUNCIONARIO Y
QUE HACE
DESCRIBIR EN FORMA
SECUENCIAL LO QUE HACE POR
CADA ACTIVIDAD EJECUTADA PARA
OBTENER EL PRODUCTO O
SERVICIO EN CADA UNIDAD
APELLIDOS, NOMBRE,
CEDULA DE FUNCIONARIO Y
QUE HACE
IDENTIFICACIÓN DEL QUEHACER DE CADA UNIDAD DE LA MUNICIPALIDAD
IDENTIFICACION DE LOS ROLES PUESTOS EN LOS PROCESOS , 1. QUIENES PARTICIPAN Y 2. QUE HACEN
PRODUCTO O SERVICIO PRESTADO (citar los
productos o servciios que presta la unidad. Ejemplo: construcción de cordón de caños, aceras construidas,
calles reparadas, contabilidad actualizada, inversiones realizadas)
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El instrumento anterior puede aplicarse a través de diversas formas; en todos los casos, cuando
nunca se haya hecho, debe capacitarse y guiarse a los funcionarios encargados de los procesos,
responsables de suministrar la información contendida en la figura anterior.
La matriz puede ser aplicada de diversas formas según se describe:
• Sesiones grupales con jefaturas o funcionarios que dominan el quehacer de la
dependencia analizada para identificar por cada producto, la secuencia de las
actividades, así como el rol de cada puesto en las actividades ejecutadas para
obtener los productos de la dependencia.
• Levantamiento de la información con la jefatura de cada dependencia, con la
asistencia del profesional designado para esos efectos.
• Recopilación por parte del analista conjuntamente con las jefaturas o profesional
designado por cada dependencia analizada.
Además se aplican entrevistas grupales a funcionarios que desempeñan el mismo puesto,
a fin de aplicar el cuestionario de análisis de puestos.
Se complementa además con la aplicación del cuestionario de análisis de puestos a
funcionarios municipales, preferiblemente en forma digital y en formato de Excel para
integrar en base de datos.
Una vez recopilada la información, se registran los datos en una base de datos por
dependencia, confeccionada con la matriz de procesos y el cuestionario de puestos, así
como con datos obtenidos mediante la observación directa, las entrevistas, talleres de
expertos o análisis documental.
Posteriormente, elaborada la base de datos en Excel o Access y sistematizada la
información recopilada de cada proceso y puesto, se comparan los resultados de la
estructura de puestos entre los departamentos y se identifican las diferencias y
semejanzas.
En resumen, la secuencia recomendada para ejecutar esta etapa, es la siguiente:
1. Ordenar la información.
2. Clasificar la información por cada unidad analizada.
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3. Sistematizar la información en una base de datos que facilite la consulta de lo que
hace cada dependencia municipal y roles de los puestos que la conforman.
4. Revisar las descripciones de los puestos recopiladas y depurarlas con el encargado de
la unidad, a fin de verificar que la información esté correcta o ampliar lo que sea
necesario.
5. Agrupar los puestos similares por unidad.
6. Analizar los procesos para identificar el valor agregado de cada puesto en la unidad.
7. Agrupar puestos similares (según nomenclatura) en las diferentes dependencias o
unidades de la Municipalidad, para luego hacer estudio comparativo.
Una vez concluido este paso, se procede al análisis, descrito en el paso siguiente:
ETAPAº 2: ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y PROCESOS MUNICIPALES
1. Identificar los elementos que constituyen la razón de ser de la estructura organizacional de
la Municipalidad, en términos de visión, misión, objetivos, productos y servicios. Esto con el
fin de comprender el rol de cada puesto respecto a la misión, la visión y los objetivos
municipales.
2. Identificar la estructura organizacional de cada área o departamento municipal, en
términos de los objetivos, funciones, servicios o productos y el rol de cada puesto en la
obtención de los productos y servicios de cada dependencia.
3. Determinar los procedimientos o reglamentos que complementen el desarrollo del
quehacer de cada dependencia, los cuales deben ser identificados y analizados como parte
del proceso.
4. Determinar lo que se hace en cada dependencia de la Municipalidad, cómo lo hace en
términos de objetivos, productos o servicios, actividades secuenciales para obtener el
producto o servicio e identificación de los puestos y roles que participan en el proceso. Se
deben describir las actividades secuenciales realizadas por cada puesto por cada actividad
que realiza la dependencia para obtener los productos o servicios. Esto conforma un
mapeo del quehacer de las dependencias que permite identificar el rol de cada puesto. En
la siguiente figura se señalan los pasos generales de este análisis y el instrumento que se
puede emplear para recopilar y analizar la información en forma integrada.
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Figura Nº 3
•Nombre de la dependencia
•Objetivo de la dependencia
1. Estructura organizativa
•Identificar productos o servicios según prioridad y por unidad
•Actividades por producto o servicio
2. Proceso•Funciones por
actividad para obtener producto o servicio
•Funcionarios que ocupan los puestos
3. Puestos
En la figura anterior se observa el enfoque y secuencia lógica del análisis para analizar el entorno
de cada puesto en la Municipalidad. Lo relevante es identificar por estrato ocupacional, cuáles son
las clases necesarias para cumplir los objetivos del proceso y obtener los resultados requeridos.
Posteriormente, el análisis del proceso se complementa con la información obtenida sobre la
estructura ocupacional y procesos, así como con la recopilada mediante la aplicación de los
formularios de análisis de puestos, las entrevistas, talleres de expertos, observación directa o
análisis documental, a fin de determinar claramente el rol de cada puesto y el valor agregado en
cada dependencia con las respectivas evidencias, o sea, con la información que demuestra el
resultado obtenido. Lo anterior permite determinar la razón de ser o propósito de cada clase de
puesto, las responsabilidades, los requerimientos que la diferencian de otra clase, los cargos que
la conforman, las diferencias y semejanzas que justifican los diferentes niveles en un mismo
departamento y la relación con las clases de puestos identificadas en otros departamentos
municipales. Esto conformará luego la estructura ocupacional municipal.
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ETAPA Nº 3: APLICACIÓN DE LOS FORMULARIOS DE ANÁLIS IS DE PUESTOS Para conocer con mayor detalle el rol de los puestos se complementa con la aplicación de los
formularios de análisis de puestos, los cuales pueden ser aplicados en forma manual o electrónica
(Ver anexo Nº 1).
A continuación se describen los pasos recomendados:
• Se aplican los formularios de análisis de puestos a la población objeto del estudio o a una
muestra de ésta. Esto se hace en forma física o digital. Dicho instrumento debe ser
completado por el funcionario y revisado por la jefatura de la dependencia o unidad que le
corresponda, quien tiene la responsabilidad de revisar la información registrada, hacer las
observaciones que considere necesarias y dar el visto bueno respectivo. Si hay varios
funcionarios que hacen lo mismo, llenan un solo formulario para todos y registran los
nombres en el apartado respectivo.
• Luego se verifica que la población o la muestra seleccionada haya tenido acceso al
cuestionario o bien se les haya entregado.
• Se comunica a los funcionarios la fecha en que debe ser devuelto el formulario de puestos
debidamente lleno, el cual se recomienda no debe ser superior a los ocho días hábiles.
• Una vez que los funcionarios llenen el cuestionario, lo trasladan a la jefatura superior
inmediata para su revisión.
• Las jefaturas correspondientes proceden a revisar, aprobar, firmar y remitirlos en forma a
la Oficina de Recursos Humanos.
• El responsable nombrado en la Oficina de Recursos Humanos recibe los cuestionarios y
registra la fecha de recepción en la base de datos correspondiente, para efectos de control
del proceso.
• Se procesan los cuestionarios físicos y digitales en la base de datos diseñada para estos
efectos.
• Se agrupan los puestos similares por departamento para analizarlos y determinar si son
comparables o no y podrían estar en una misma clase y nivel.
• Se elaboran bitácoras para registrar las observaciones relevantes sobre los procesos o los
puestos, las cuales deben ser analizadas posteriormente y consideradas en el análisis y
diseño de las clases de puestos.
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ETAPA Nº 4: ANALISIS Y DISEÑO DE PUESTOS EN LAS MUNICIPALIDADES
El primer paso consiste en analizar la organización del trabajo actual. Identificar la estructura
organizacional, las dependencias que la conforman, sus características, así como los procesos o
actividades bajo su responsabilidad.
Para tal efecto se sigue la lógica descrita en la siguiente figura:
Figura Nº 4
IDENTIFICACION E LO QUE HACE CADA PUESTO EN CADA UNIDAD DE LA MUNICIPALIDAD
Productos o resultados (entregables) Actividades por producto o servicio
IDENTIFICACION D ELO QUE HACE CADA UNIDAD DE LA MUNICIPALIDAD
Productos o servicios Actividades por producto o servicio
IDENTIFICACION DE CADA MUNICIPALIDAD
Misión y Visión de la Municipalidad
Unidades que componen cada Municipalidad
Objetivos y estructura organizacional de cada unidad
El segundo paso consiste en identificar los productos o servicios que presta cada unidad de la
Municipalidad, que incluye desde Direcciones, Departamentos, Secciones y Unidades u Oficinas.
El tercer paso consiste en identificar y analizar las actividades que en forma secuencial se realizan
para prestar cada producto o servicio en cada dependencia de la Municipalidad, a fin de
comprender su complejidad.
El cuarto paso de análisis consiste en analizar la descripción de actividades que realiza cada puesto
en relación con las realizadas por la dependencia municipal para prestar cada servicio. Esto con el
fin de comprender cuál es el rol que desempeña cada puesto, las responsabilidades, los cargos
típicos que se identifican, la complejidad y requerimientos.
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El quinto paso consiste en analizar la descripción de lo descrito por cada trabajador en el
formulario de análisis de puesto, en términos de servicios o productos, funciones y los demás
factores y compararlo con lo descrito en el mapa de procesos. Esto permite analizar con mayor
detalle, si el quehacer del puesto corresponde con lo demandado en cada proceso o
departamento municipal, así como establecer la estructura ocupacional requerida para cumplir los
objetivos de cada proceso.
El sexto paso: consiste en analizar cada puesto municipal en función del aporte que hace en el
proceso y departamento. Esto debe ser visto en función de las actividades realizadas por cada
puesto para obtener el producto o servicio del departamento municipal. Se identifican los puestos
similares, que de acuerdo con lo definido en el Manual General, se ubican en un grupo
ocupacional y en una misma clase.
El sétimo paso consiste en jerarquizar los puestos dentro de cada clase (conforman subgrupos por
clase) y determinar según el análisis de su rol y descripción suscinta en el formulario de puestos, el
nivel que corresponde a cada subgrupo de puestos, para lo cual se considera su complejidad,
responsabilidades y requisitos para ejercerlos.
El octavo paso consiste en determinar, según el análisis por cada puesto agrupado en un mismo
nivel de clase, la responsabilidad por resultados esencial que distingue a cada puesto. No se trata
de describir todas las responsabilidades por resultados de todos los puestos dentro de una misma
clase, sino de identificar lo más representativo que justifica la existencia del puesto en el proceso y
lo caracteriza respecto a otros. Por ejemplo: maneja las operaciones de una caja; ejecuta
operaciones de campo con maquinaria pesada. Por lo tanto, lo esencial es sintetizar en un
resultado genérico, la responsabilidad por resultados de cada puesto. La suma de las
responsabilidades por resultados de los puestos que integran una misma clase, conformarán la
descripción de ese factor por clase de puesto. A partir de la depuración de la responsabilidad por
resultados de cada clase de puesto, se describen los demás factores de ésta, para lo cual se utiliza
como guía lo descrito en el Anexo Nº 2 (tabla de descripción de factores), así como el Manual
Descriptivo de Puestos para el Régimen Municipal.
Las clases se diseñan siguiendo el siguiente esquema:
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Estructura para diseñar las clases de puestos municipales
1. TITULO DE LA CLASE
Es la nomenclatura de la clase.
Ejemplo: Profesional Municipal 1
2. PROPÓSITO DE LA CLASE
Es la razón de ser de la clase.
Ejemplo: Realizar análisis en diferentes actividades municipales que permitan la toma de
decisiones; dar asistencia administrativa u operativa.
3. CARGOS QUE COMPONEN LA CLASE Y CARACTERIZACION: cargo es la descripción
específica de un puesto. Por ejemplo: cajero, inspector municipal.
4.RESPONSABILIDAD POR RESULTADOS
Describe los resultados que le corresponde lograr al puesto. Se describe en forma
sustantivada y en orden de importancia. Por ejemplo: Realiza las inversiones municipales;
supervisa las construcciones municipales; supervisa las zonas marítimo terrestres; realiza
cobros municipales, etc.
5. SUPERVISIÓN EJERCIDA
Indicar si ejerce o no supervisión. Debe indicarse qué implica la supervisión. Por ejemplo:
asigna el trabajo, revisa la calidad de los trabajos, atiende los asuntos administrativos, etc.
6.RESPONSABILIDAD POR RECURSOS ECONOMICOS: Indicar si tiene recursos económicos
bajo su responsabilidad y mencionar el tipo: Dinero en efectivo, título valores, cobros,
morosidad, etc.
7. RESPONSABILIDAD POR EQUIPO Y MATERIALES
Debe citarse el tipo de equipo y materiales que tiene bajo su responsabilidad.
8. COMPLEJIDAD: es la intensidad de pensamiento requerido para solucionar los problemas
que se plantean, derivados de las condiciones normales de trabajo.
9. CONDICIONES DE TRABAJO: son las condiciones ambientales en las cuales se desempeña
el puesto.
10. CONSECUENCIA DEL ERROR: son los errores más frecuentes que podrían ocurrir en el
ejercicio del puesto.
11. FORMACION:
Es el nivel de formación requerido, no se especifica la especialidad.
12. COMPETENCIAS GENÉRICAS
Son las capacidades personales requeridas para lograr un alto desempeño. Por ejemplo:
servicio al cliente, trabajo en equipo y conductas asociadas.
13. COMPETENCIAS TECNICAS: son los conocimientos o destrezas adicionales a la
formación requeridos. Po ejemplo: gestión de cobro, inspección de construcciones, Excel
avanzado.
14. EXPERIENCIA
Cantidad en meses de experiencia requerida.
15. REQUISITOS LEGALES: licencias, incorporaciones a colegios profesionales.
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(Ver en anexo Nº 2 definiciones de factores de la clase en términos de grados).
Para describir las clases se debe tomar en cuenta lo siguiente:
• Debe haber claridad en el propósito de la clase, lo que debe permitir diferenciar
claramente una clase de otra, para ese efecto se toma como referencia lo descrito en el
Manual General Municipal.
• La redacción debe ser clara, objetiva y concisa.
• Los resultados del puesto son los que se obtienen al ejecutar varias actividades en un
puesto. Ej. Elabora los cheques municipales; digita la información en la base de datos;
realiza las inversiones; gestiona los cobros de impuestos municipales.
• La redacción de cada párrafo debe iniciarse con verbos activos en forma sustantivada.
Ejemplos: Revisa, recibe, modifica. Son verbos que implican acción.
• Evitar duplicidad en la descripción de la responsabilidad por resultados. Tener cuidado que
un enunciado no contenga otro implícitamente.
• El detalle de las responsabilidades por resultados debe representar a cada cargo que
conforma la clase. Se citan los resultados claves y representativos.
• La descripción debe corresponder a lo que se hace en la actualidad, no en lo que podría o
debería llegar a realizar.
• No se puede evaluar un puesto mientras se describe. Ej. Elabora inspecciones de
construcciones lo que implica gran esfuerzo mental.
El noveno paso: una vez descrita cada clase, lo cual se recomienda ir haciendo por grupo
ocupacional, se procede a integrar las clases y conformar el Manual Descriptivo de Puestos
General por Municipalidad, cuyas partes son las siguientes: introducción (breve introducción del
contenido del manual), organización(describe cómo se encuentra organizado el manual),
definición de los grupos ocupacionales, la descripción de clases por grupo y la terminología
empleada(grupo, clases y terminología son las mismas definiciones contenidas en el Manual
Genérico Municipal). La descripción de los estratos y clases debe seguir un orden, sea que se inicie
con el grupo ocupacional de menor complejidad (Operativo Municipal) o el de mayor complejidad
(dirección o gerencial).
Una vez elaborado el Manual Descriptivo de Puestos General, la Municipalidad debe preparar un
informe con las siguientes características:
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• Introducción
• Justificación
• Metodología empleada
• Comparación de la estructura organizacional y ocupacional de la entidad actual y propuesta,
para determinar la consistencia del cambio planteado.
• Descripción y análisis de la estructura organizacional de la Municipalidad, incluyendo una
descripción de lo que se hace en cada departamento u oficina.
• Descripción de la estructura ocupacional propuesta para cada unidad. Representar un
organigrama de puestos por departamento. Lo anterior, con el fin de observar y controlar el
equilibrio de la estructura organizacional. Para este efecto se recomienda utilizar el
organigrama municipal.
• Organigrama de la estructura ocupacional Municipal propuesta.
• Clasificación de los puestos: Esto incluye la clasificación recomendada para los puestos de cada
departamento.
• Recomendaciones: Anexo el Manual Descriptivo de Puestos.
Posterior a la elaboración del manual descriptivo de puestos de cada Municipalidad, se procederá
a determinar la valoración de cada clase, partiendo de los lineamientos de valoración, incluidos en
la escala nacional salarial para el régimen municipal.
II PARTE: CLASIFICACION DE LOS PUESTOS
Generalidades:
La clasificación de puestos es el proceso mediante el cual, a partir de las descripciones de las clases
de puesto se determina dónde debe estar ubicado cada puesto en la estructura ocupacional
municipal, considerando lo que hacen y cómo lo hacen. Este proceso se facilita con el
agrupamiento de los puestos por clase, realizado para elaborar el diseño de ésta, lo que se
encuentra descrito en la etapa anterior.
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Para hacer la clasificación de los puestos, se recomienda aplicar los siguientes pasos:
Paso Nº 1
• Elaborar un diagrama de la estructura actual de los puestos por dependencia para
identificar las clases de puesto, los cargos de la dependencia donde se ubica el puesto.
• Analizar el formulario de análisis de puestos.
• Analizar las evidencias de desempeño (muestra el resultado del puesto, por ejemplo: de
planificación es el plan de trabajo formulado, ejecutado y evaluado) de cada cargo que
demuestran si ha habido o no un cambio sustancial en el puesto versus lo descrito en cada
clase de puesto.
• Revisar lo que se indica en la descripción del quehacer o proceso de la dependencia donde
se ubica el puesto versus el rol que desempeña éste.
• Comparar lo descrito en el puesto con el contenido de la clase de puesto y verificar que
efectivamente le corresponde estar clasificado en esa clase de puesto.
• Identificar otros puestos similares en la organización para lograr la equidad. Esto permite
evitar que puestos que hacen lo mismo tengan una clasificación diferente.
Paso Nº 2:
Diseñar una matriz dividida en secciones que permita sistematizar la información sobre la
clasificación de cada puesto municipal en un solo documento. Esto permite ordenar y
controlar el proceso en referencia. Constituye una base de datos para el control histórico
de cada puesto estudiado y las apelaciones en caso de que surjan.
En el siguiente gráfico se muestra el proceso de clasificación de puesto:
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Figura Nº 5
1. Recopilación de información mediante
formulario, entrevista u otro
2. Sistematización y análisis de los datos. Identificar
evidencias de desempeño
3. Comparación de lo que s e hace en el puesto versus las clases del Manual vigente
4. Elaboración de informe con análisis por factores,
conclusiones y recomendaciones
5. Aprobación o rechazo del estudio
6. Comunicación y registro de resultados
7. Aplicación
Paso Nº 3
Para resolver la clasificación de cada puesto, se analizan los productos y servicios del
proceso en los que participa el puesto, se compara con lo descrito en el formulario de
análisis de puestos (en el que se amplía el rol del mismo), lo que debe coincidir. Cuando se
tiene claramente determinado lo que hace el puesto y cómo lo hace, así como las
evidencias, se analiza lo descrito en el Manual Descriptivo de Clases y se clasifica.
Paso Nº 4
Luego de registrar lo esencial de cada proceso y resumirlo, se registra lo que indica el
manual y justifica su clasificación, así como otras observaciones obtenidas por el analista
por medio de la observación directa o entrevistas, información que permite confirmar la
clasificación del puesto en una determinada clase. Lo anterior, con el fin de que quede
registrada la información que justifica la clasificación. Posteriormente también sirve de
soporte para la respuesta a una posible apelación o auditoría.
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En resumen, la matriz resume los aspectos que sustentan la clasificación, así como los datos
correspondientes posibles apelaciones.
Sección 1: Datos generales de puesto
La primera sección se utiliza para identificar los datos generales del puesto, según el siguiente
detalle:
• Dependencia
• Apellidos y nombre del titular del ocupante del puesto
• Nº de cédula
• Puesto actual
• Nº de puesto
• Nombre del jefe inmediato
Sección 2: Clasificación del Puesto
La segunda sección denominada “Clasificación de Puestos” contiene la información relacionada
con los registros y análisis que sustentan la clasificación del puesto. Esto parte de la información
obtenida de las fuentes empleadas para realizar la clasificación del puesto y los resultados del
análisis, que consiste en una comparación del rol del puesto y lo indicado por el funcionario en el
formulario de análisis de puesto, el análisis documental, la observación, entrevistas y/u
observación del puesto. Las fuentes registradas son las siguientes:
• Matriz de procesos municipal: analizar lo que se hace en la dependencia donde se ubica el
puesto, en términos de objetivos, productos o servicios, funciones o actividades y el rol del
puesto analizado versus los demás puestos de la dependencia.
• Formulario de Análisis de Puestos: se indica la razón de ser del puesto y los productos o
servicios o actividades claves indicadas.
• Manual Descriptivo de Clases: resume el propósito, la complejidad y las
responsabilidades. Esto permite determinar la evolución de la clase en el tiempo, como
consecuencia de transformaciones en los procesos, la tecnología, la organización y las
competencias municipales.
• Identificación de Puestos similares: se indican los puestos dentro de la dependencia o
fuera de ella que realizan funciones similares o producen resultados similares.
• Comentarios del analista: el analista registra sus conclusiones y observaciones producto
del análisis de los elementos anteriores que fundamentan la clasificación recomendada.
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• Recomendaciones: el analista registra las recomendaciones sobre la clasificación
recomendada para el puesto.
III PARTE: PARA EL MANTENIMIENTO DE LA ESTRUCTURA OCUPACIONAL
Al menos una vez al año, se hará una revisión de la estructura ocupacional de la
Municipalidad, clase por clase, a fin de que cada una responda y se adecúe a los cambios de
estructura organizacional, de procesos, de procedimientos, de tecnología, de demandas del
entorno, nuevas competencias, planes, productividad, entre otras, en todos los factores que
componen la descripción. Se debe actuar proactivamente, monitorear y prever cambios
municipales.
Esto implica realizar revisiones periódicas en las diferentes dependencias, a fin de revisar los
puestos y evaluar si ha habido cambios o no para hacer los ajustes correspondientes en las
descripciones de los puestos.
Lo anterior se ilustra en la siguiente figura:
Figura Nº 6
PLANEAMIENTO
REVISIONES PERIODICAS DE
PLANES, PROCESOS
EVALUACION
A nivel macro o del entorno:
•Nuevas competencias
municipales
•Demandas de las
comunidades o el entorno
•Cambios en la Economía
A nivel de la
municipalidad:
•Cambios en procesos•Cambios en tecnologías
•Cambios en estrategia•Cambios en estructura
organizacional•Enriquecimiento de los puestos
•Clima organizacional
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TERMINOLOGIA2
Para efectos de la aplicación de las Directrices Generales de Política de Clasificación y Valoración
de Puestos en nuestro país, se considerarán las siguientes definiciones:
1. Asignación: acto mediante el cual se clasifica un puesto nuevo.
2. Ajuste Técnico: Revaloración salarial específica de una clase o grupo de éstas, basada en
razones técnico–jurídicas distintas al costo de vida.
3. Ascenso interino: Promoción a un puesto de clase o nivel superior, en forma temporal,
implicando un número de puesto diferente.
4. Ascenso en propiedad: Promoción a un puesto de clase o nivel superior, en forma
permanente, implicando un número de puesto diferente.
5. Cambio de nomenclatura: Cambio en la clasificación de puestos.
6. Cargo: Identificación de un puesto de trabajo por la función específica que lo conforma y
que se puede distinguir en la Municipalidad.
7. Categoría salarial: Código que identifica a un conjunto -rango- de valoraciones salariales
ordenados en forma ascendente, entre un valor mínimo y otro máximo.
8. Clase genérica: Conjunto de clases anchas lo suficientemente similares con respecto al
nivel organizacional, importancia relativa, características genéricas del proceso a
desarrollar, deberes y responsabilidades, de manera que pueda utilizarse el mismo título
descriptivo para designar; que permita determinar requisitos genéricos a quienes las
ocuparán, que sirvan de orientación para las clases anchas y que puedan usarse exámenes
o pruebas de aptitud generales para escoger a los nuevos empleados. Las clases genéricas
se ordenan en estratos ocupacionales, determinados previamente por las características
específicas de los procesos de trabajo a desarrollar, importancia relativa, responsabilidad y
otros factores análogos.
9. Estrato Ocupacional: agrupamiento de clases de puestos similares por su naturaleza y
demás factores. Se pueden denominar también familias de puestos o grupos
ocupacionales.
10. Estructura ocupacional: Jerarquización de los puestos que posee una entidad, basada en
2 Tomado y adaptado de directrices salariales emitidas por la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria.
23
la naturaleza del trabajo, niveles de complejidad, responsabilidades, requisitos y
condiciones organizacionales entre otros factores, que se desprenden de los procesos que
ésta ejecuta.
11. Evidencia de desempeño: es la prueba que demuestra que se ha logrado un resultado
12. Estudio integral: Análisis ocupacional de los puestos de cargos fijos de una organización,
entidad o dependencia, que afecte al menos el 60% del total de puestos.
13. Factores de clasificación: Elementos que definen una clase dentro de un manual tales
como: naturaleza del trabajo, tareas, condiciones organizacionales y ambientales,
características personales y requisitos académicos y legales.
14. Jornales: Remuneración que se paga por la prestación de servicios, al personal ocasional o
temporal, no profesional, técnico ni administrativo, contratado para efectuar labores
primordialmente de carácter manual; como labores agrícolas, de zanjeo u otras similares,
estipulado por jornada de trabajo, sea por hora, día o a destajo.
15. Manual de Puestos Municipal: Manual Descriptivo de Puestos General que debe elaborar
cada Municipalidad, el cual que ordena los procesos de trabajo en que participan los
diferentes puestos de la organización.
16. Manual General de Puestos: Manual Descriptivo de Puestos Integral del Régimen
Municipal, es el manual genérico con base en el cual las municipalidades deben elaborar y
actualizar sus manuales de puestos y se encuentra a cargo de la Unión Nacional de
Gobiernos Locales.
17. Mapeo de procesos: Descripción de los objetivos, productos o servicios de os procesos
municipales.
18. Máximo Jerarca: Es el órgano superior o máxima autoridad del órgano o del ente
correspondiente, es el Concejo Municipal.
19. Nivel salarial: Código con que se identifica la posición de los salarios base, determinados
en forma ascendente.
20. Puesto: Conjunto de tareas, deberes y responsabilidades asignadas por una autoridad
competente para que sean atendidas por un servidor durante un tiempo ordinario de
trabajo, para el cual existe el contenido presupuestario del respectivo pago.
21. Puestos de Cargos Fijos: Plazas permanentes con que cuenta una entidad para el
cumplimiento de sus objetivos.
22. Puestos de Servicios Especiales: Puestos autorizados, con el fin de contar con personal
24
profesional, técnico o administrativo calificado, contratado por un periodo determinado
para realizar trabajos de carácter transitorio o temporal.
23. Reasignación de puestos: Cambio sustancial y permanente en la responsabilidad por
resultados y niveles de responsabilidades de un puesto.
24. Reestructuración de clases: Cambio que afecta a los puestos de una clase, al variar la
estructura ocupacional.
25. Reorganización municipal: Proceso político, administrativo y técnico, dirigido al
fortalecimiento de la gestión municipal, que conlleva la creación, transformación o
supresión de estructuras organizacionales de los órganos y entes de la municipalidad.
26. Relación de puestos: Documento técnico legal que refleja la agrupación de todos los
puestos ocupados y vacantes según clasificación, unidades administrativas y la asignación
presupuestaria mensual y anual, correspondiente a los salarios base y pluses salariales
legalmente establecidos.
27. Revaloración: Modificación del salario base de las clases de puestos por concepto del
aumento en el costo de vida o razones de tipo técnico-jurídico.
28. Revaloración por ajuste técnico: Revaloración salarial específica de una clase o grupo de
éstas, basada en razones técnico-jurídicas distintas al costo de vida.
29. Serie: Conjunto de clases comprendidas en un mismo campo de trabajo y que se
distinguen entre sí por el grado de dificultad y responsabilidad de las tareas,
determinando diferentes niveles.
30. Servidor interino: Aquel que de conformidad con la normativa o regulaciones vigentes, es
nombrado en un puesto por un plazo definido.
31. Servidor en propiedad: Aquel que de conformidad con la normativa o regulaciones
vigentes, es nombrado en un puesto por plazo indefinido.
32. Suplencia o sustitución: Nombramiento de un funcionario en forma temporal por
ausencia del titular.
33. Ubicación por reestructuración: Ubicación por reestructuración: Cambio en la
clasificación de los puestos que ocurre como consecuencia de una variación en el Manual
General de Puestos, al adaptarse estos instrumentos a variaciones fundamentales y que
tiene los mismos efectos de una reasignación.
34. Vacante: Puesto que dispone de contenido presupuestario, pero no existe persona
nombrada para el desempeño de sus deberes y responsabilidades, sea interina o en
25
propiedad.
35. Valoración: Proceso mediante el cual se asignan las remuneraciones a las clases de puestos,
tomando en consideración el estudio de los niveles o grados de dificultad, responsabilidad y
variedad de las tareas, los requisitos mínimos, los índices de costo de vida, encuestas de
salarios y otros elementos de juicio de uso condicionado.
Toda estructura organizacional, así como su modificación, deberá contar con la aprobación previa
del Concejo Municipal. Esta es la base para diseñar la estructura ocupacional de cada
Municipalidad.
26
ANEXONº 1
Formulario de Análisis de Puesto
1. INSTRUCCIONES
2. DATOS GENERALES Y DESCRIPCION DE LO QUE HACE EN EL PUESTO
4. RESPONSABILIDADES
5. FORMACION Y OTROS CONOCIMIENTOS
6. COMPETENCIAS
6.EXPERIENCIA
7.SUPERVISION
8. COMPLEJIDAD
9. SERVICIO AL CLIENTE
10. CONDICIONES AMBIENTALES
MENU PRINCIPAL
INSTRUCCIONES
La Municipalidad ha contratado los servicios de una consultoría con el fin de elaborar los perfiles de puestos.
Este formulario tiene como propósito conocer qué se hace en el puesto que usted desempeña, a fin de elaborar el perfil del
puesto y el Manual respectivo. El formulario está compuesto de once diez hojas; a saber: menú, instrucciones, datos
generales y funciones, responsabilidades, formación y conocimiento, competencias, experiencia, supervisión, complejidad,
Continuar
generales y funciones, responsabilidades, formación y conocimiento, competencias, experiencia, supervisión, complejidad,
servicio al cliente y condiciones de trabajo. Desplácese en el archivo siguiendo el orden de las hojas que componen el
presente archivo.
Si requiere alguna información adicional, favor comunicarse con ..............Menú
Principal
Nombre del
Departamento donde
trabaja
Apellidos y nombre del
ocupante (Indique primer
apellido, segundo apellido y
luego nombre completo
suyo)
Nombre del puesto (Por
ejemplo: Secretaria,
Recepcionista, Cajero,
Contador, Recolector
desechos sólidos, Gestor
Ambiental, Psocóloga)
Propósito del puesto: Describa
brevemente cuál es el fin o
propósito del puesto que usted
ocupa.
Por ejemplo: Gestionar los trámites de
pago; Elaborar contratos y
custodiarlos; atender público personal
y telefónicamente; registrar y
mantener actualizados los registros
contables; mantener aseo y ornato de
las oficinas; recibir y entregar la
correspondencia generada, etc.)
Cuál es el resultado o resultados
finales de su puesto.
Por ejemplo: Contratos formalizados,
cheque firmados, cheques entregados,
planes elaborados, políticas
aprobadas, inversiones realizadas,
correspondencia entregada. Utilice
una fila para describir cada uno.
Inicie la derscripción por los
resultados que considere son los màs
importantes que realiza en su puesto
de trabajo.
Describa las actividades que realiza para alcanzar
cada resultado del puesto que usted ocupa. Describa
las actividades (pasos) en forma secuencial e inicie la
descripciòn utilizando un verbo en infinitivo (er, ar,
ir). Ejemplo: Ejecutar, analizar, emitir, etc.
Para efectos del presente estudio, una actividad es una
acción que lleva al cumplimiento de ciertos objetivos, pero que
solo permite obtener una parte del resultado deseado y no la
totalidad de éste; es la suma de las actividades lo que permiten
obtener el resultado final. Por ejemplo mantener actualizados los
registros contables de la Municipalidad).Para obtener el resultado
anterior, se ejecutan actividades como las siguientes: revisar las
facturas y cheques, registrar las operaciones contables, elaborar
reportes de ingresos y egresos.
Describa una actividad por fila, por cada producto o servicio que
genera usted en su puesto de trabajo.
II. DESCRIPCION DE FUNCIONES: Describa qué hace en su puesto de trabajo según lo requerido en cada una de las columnas siguientes. Digite
lo que corresponda en la fila respectiva.
I. IDENTIFICACION DEL PUESTO. Este apartado
tiene como objetivo identificar los datos
generales del puesto que usted ocupa.
Digite en la fila que se encuentra en blanco,
debajo de la columna respectiva.
Responsabilidad por
bienes: En caso de
tener bienes bajo su
responsabilidad, favor
citarlos. Por ejemplo:
instalaciones físicas,
equipo de cómputo,
vehículo, otros.
Responsabilidad por
información: En caso
de tener información
clave que debe tratar o
custodiar, por favor
descríbala. Por ejemplo;
bases de datos,
expedientes, planillas,
certificaciones,
constancias, contratos,
convenios, etc.
Responsabilidad por
recursos económicos:
En caso de tener bajo su
responsabilidad recursos
económicos, por favor
indicarlos. Por ejemplo,
cheques, dinero en
efectivo, garantías,
inversiones, cuentas
corrientes, caja chica.
Responsabilidad por
relaciones internas:
Indique los
departamentos, áreas o
dependencias con las
que se relaciona
internamente para
ejecutar el trabajo. Por
ejemplo: departamento
legal, àrea
administrativa,
delegaciòn ejecutiva.
Responsabilidad por
relaciones externas:.
Indique instituciones o
tipo de personas con las
que se relaciona
externamente para
realizar su
trabajo.(Ejemplo:
usuarios, proveedores,
instituciones públicas y
privadas).
En caso de tener bajo su
responsabilidad el
manejo de relaciones
externas, indique la
finalidad de las
relaciones. Por ejemplo;
compras, ejecución de
convenios, tramitación de
proyectos, supervisión o
ejecución de proyectos,
prestación de servicios,
etc.
Responsabilidad por
el cliente: Si tiene
responsabilidad sobre el
servicio al usuario
describa que tipo de
servicios presta. Por
ejemplo: suministro de
información, entrega de
documentos, trámite de
contratos, firma de
contratos, entrega de
cheques, recepción de
correspondencia o de
documentos, atención de
consultas, etc.
III. RESPONSABILIDADES DEL PUESTO: Responsabilidad y descripción de cada una . Este apartado tiene como objetivo conocer las responsabilidades derivadas de su
puesto de trabajo. Para dar su respuesta lea cada columna y digite lo que corresponda debajo de la cada una. En caso de no aplicar, digite las letras (NA), que significa
NO APLICA.
V. CAPACIDADES REQUERIDAS
Este apartado tiene como objetivo conocer cuáles
capacidades se requieren para ejecutar las funciones
del puesto que usted desempeña, que no se
adquieren por medio de la formación académica,
sino mediante capacitación, experiencia, habilidades
personales. Ejemplo. trabajo en equipo, servicio al
cliente.
Formación académica
requerida para desempeñar
el puesto
Indique la especialidad en
caso de que la formación sea
de Técnico Medio,
Bachillerato Universitario,
Licenciatura, Maestría
Seleccione de la lista que se presenta en la
siguiente hoja, las 6 capacidades que considera
son indispensables para desempeñar el puesto
que usted ocupa. Utilice una fila para cada
capacidad requerida.
Conocimiento. Utilice una fila
para cada conocimiento
Grado de dominio
(avanzado (A),
intermedio ( I )
básico (B) ).
VI. CONOCIMIENTOS REQUERIDOS
Seleccione la formación académica requerida para
desempeñar el puesto que usted ocupa. Posiciónese en la
fila respectiva y haga clic . Le aparecerá a la derecha el
botón de listas. Nuevamente haga clic sobre la
flecha y se le desplegará una lista. Nuevamente haga clic
sobre la opción que corresponda, hasta que quede
registrada la información en la fila respectiva.
2. Conocimientos especiales: Este apartado tiene como
propósito identificar los conocimientos especiales
requeridos en el puesto que usted ocupa y que no son
obtenidos por medio de la formación académica. Cite
los conocimientos y el grado de dominio requerido de
cada uno. Por ejemplo: Excel básico, contabilidad
intermedia, dominio de legislación especifica,
mecánica, albañilería, carpintería, fontanería, inglés,
software especializado.
IV. FORMACION ACADEMICA REQUERIDA EN EL
PUESTO
CAPACIDAD DEFINICION
1. Seguridad en sí mismoEs el convencimiento de ser capaz de cumplir con una tarea y de escoger el método más adecuado.
2. Manejo SituacionesEs la capacidad de mantener el control y la calma ante situaciones hostiles y condicionesestresantes.
3. Identificación con la OrganizaciónEs la capacidad y voluntad de orientar sus propios intereses y comportamientos hacia lasnecesidades prioridades y objetivos de FUNDEVI.
4. Adaptación al CambioEs la habilidad de adaptarse y trabajar eficazmente en situaciones variadas y con personas ogrupos diversos.
5. Comportamiento Etico (CE)Es la predisposición para adecuar de acuerdo con las reglas de juicio moral, las cuáles sonconsistentes con la formación. Implica transferir los conocimientos relacionados con el trabajo paraayudar a otros.
7. Capacidad de AnálisisEs la capacidad de llegar a entender una situación desglosándola en pequeñas partes eidentificando sus implicaciones paso a paso.
9. Obtención de InformaciónRequiere profundizar o presionar para conseguir la información más exacta, resolver discrepanciasde la información preguntando, o acudiendo al entorno en la búsqueda de oportunidades.
10. Orientación hacia la CalidadSe refleja en la continua comprobación y control del trabajo, información o la insistencia porque losroles y las funciones asignadas estén claras.
11. Incremento de Resultados Es la capacidad para dar más de lo que se espera en el puesto.
12. IniciativaEs la capacidad de proponer o hacer algo, además la predisposición a actuar de forma proactiva yno sólo pensar en lo que hay que hacer.
13. InnovaciónEs esforzarse en realizar cosas nuevas, así como introducir mejoras en la realización deactividades.
14. Alcance de ObjetivosEs la capacidad para realizar su trabajo de la mejor forma posible sobrepasando los estándaresestablecidos.
15. Planeamiento Incluye el establecer un camino de acción para sí mismo y para otros.
16. Comprensión y DisposiciónEs la habilidad para escuchar, interpretar y entender los pensamientos, sentimiento o preocupaciones de los demás.
17. Servicio al cliente Implica esforzarse por conocer y resolver las necesidades del cliente.
18. Influencia Implica la intención de persuadir, convencer o influir en los demás
DICCIONARIO DE CAPACIDADES
A continuación se citan y describen varias capacida des que se aplican en el trabajo, a fin de que uste d analice si algunas de ellas se requieren para lograr un mejor desempeño en el pue sto de trabajo. Seleccione seis de ellas si se apli can en su puesto y las digita
en el espacio indicado de la hoja anterior. Puede s eleccionar otras que no se encuentren en este lista do que son aplicable a su puesto.
19. Capacidad de Relacionarse Implica la capacidad de actuar para construir y mantener relaciones adecuadas.
20. Trabajo en Equipo
Colabora y coopera con los demás aportando lo mejor de sus capacidades al logro de resultados del equipo. Acepta y valora las capacidades de otros y busca trabajar con los demás para alcanzar los objetivos o resultados. Es lo opuesto a trabajar individual y competitivamente. Valora las diferencias y construye relaciones de respeto y crecimiento.
21. Comunicación Es la habilidad para expresar y transmitir en forma efectiva las ideas y de manifestarlas por mediode discursos
22. Conducción de Personas Significa utilizar el poder que la posición confiere de forma apropiada y efectiva, para que los demás hagan lo que se necesita a fin de lograr resultados.
23. Formación y DesarrolloImplica un esfuerzo por favorecer la formación y desarrollo de los demás a partir de un apropiado análisis previo de sus necesidades.
24. Liderazgo Significa asumir el rol de un grupo o equipo de trabajo . Implica el deseo de guiar a los demás.
25. Delegación Implica transmitir y utilizar estrategias para delegar y/o confiar a los demás autoridad y responsabilidad.
26. Comportamiento EstratégicoSe refiere a lo que la persona hace para involucrarse y favorecer aquellos factores que han sidodefinidos como determinantes para el éxito.
27. Orientación al clienteConoce, resuelve y satisface con un alto estándar de calidad las necesidades y expectativas delcliente.
28. Orientación a logro o resultados
Es el esfuerzo por trabajar adecuadamente tendiendo al logro de estándares de excelencia. Los estándares
pueden ser el propio desempeño individual en el pasado (esfuerzo por superarlo), un objetivo mensurable
(orientación a resultados), el desempeño de los demás (competitividad), el establecimiento de metas
desafiantes o lograr aquello que nadie antes consiguió (innovación).
29. Liderazgo
Desarrolla un espíritu de cooperación, cumplimiento y compromiso con los miembros de su equipo,guiándolos y orientándolos hacia el logro de los resultados propuestos, bajo un ambiente derespeto, exigencia personal y profesional.
30. Flexibilidad
Es la habilidad para trabajar en situaciones variadas y con personas y grupos diversos y adaptarsea los cambios que surjan en la organización. Supone entender y valorar posturas distintas o puntosde vista encontrados, adaptando su propio enfoque a medida que la situación cambiante lorequiera.
31. Sociabilidad
Interactuar sin esfuerzo con otras personas. Tener facilidad para hacer contactos con otros ydesarrollar actividades sociales. Mostrar habilidades para la relación y el contacto personal, sinnecesidad de muchos apoyos externos. Tiene que ver con elementos para la motivación deafiliación y con el gusto que algunas personas encuentran al relacionarse con otras y mantenerlazos afectivos positivos y enriquecedores.
32, Sentido de urgencia
Percibir la urgencia real de determinadas tareas y actuar de manera consecuente para alcanzar surealización en plazos muy breves de tiempo. En definitiva, se trata de la habilidad para ponerse enmarcha con celeridad, cuando se percibe la necesidad de hacerlo, porque el tiempo apremia, paradesarrollar una acción u obtener un resultado concreto.
33. Disciplina
Adaptarse a las políticas y procedimientos organizacionales. La clave de esta habilidad, estriba en ser capaz de subordinar las propias opiniones y preferenciasa las decisiones de la dirección, aún cuando no se esté de acuerdo con ellas. También se reflejaen la capacidad para hacer lo que es necesario hacer, aún en contra de lo que le gustaría hacer, enun determinado momento, entorno o situación.
34. Compromiso organizacional
Es la actitud orientada hacia la organización que implica que conoce y se identifica plenamente conla misión, visión, principios y valores institucionales, que permite alinear el propio comportamientocon las necesidades, prioridades y metas organizacionales, actuando de forma tal de promoverdichas metas y cumplir con la misión de la organización.
Nota: Puede indicar otras que no estén en la lista.
8
VII. EXPERIENCIA: el propósito de esta pregunta es conocer si se
requiere experiencia previa para desempeñar el puesto.
Para indicar el tiempo requerido, posiciónese en la fila respectiva y
haga clic . Le aparecerá a la derecha la figura correspondiente al
botón de listas. Haga clic sobre la flecha y se le desplegará una lista.
Posiciónese sobre la opción que corresponda y haga de nuevo clic
hasta que quede registrada la información en la fila respectiva.
VIII. REQUERIMIENTOS FISICOS: Esta pregunta tiene como objetivo conocer cuáles son los
requerimientos físicos indispensables para desempeñar el puesto que usted ocupa. Posiciónese
en la fila respectiva y haga clic . Le aparecerá a la derecha la figuradel botón de listas. Haga clic
sobre la flecha y se le desplegará una lista. Posiciónese sobre la opción que corresponda y haga de
nuevo clic hasta que quede registrada la información en la fila respectiva.
Cuánto tiempo de experiencia
previa se requiere para
desempeñar el puesto que usted
ocupa. Seleccione una de las
alternativas presentadas.
Describa en qué se requiere
poseer experiencia previa para
desempeñar el puesto ocupado
por usted.Por ejemplo. Labores de
caja en caso de un Cajero(a),
labores de oficina en caso de una
Secretaria u Oficinista.
Desplazarse
constantemen
te fuera de la
oficina
Estar sentado
frente a una
pantalla de
computador
en forma
continua
Trasladarse
constantemen
te dentro de
la Oficina
Alta
concentración
Visual
Alta
concentración
para analizar y
resolver
Alto esfuerzo
físico
Otros
(especificar)
hasta que quede registrada la información en la fila respectiva.
Indique el tipo de
supervisión
Seleccione cómo ejerce la
supervisión
Indique cantidad de personas
supervisadas (indíquelo en
Número, por ejemplo 1, 2, 3, 4,
5, 6, 7, 8, 9 o más de 10)
Tipo de personal supervisado. Seleccione una o varias de las
siguientes opciones: Operativo (Mensajero, Miscelàneo,
Chofer), Administrativo (Recepcionista, Oficinistas,
Secretarias), Técnico (Contador, Cajero, Técnico
Administración, Asistente Legal), Profesional (Ingeniero
Municipal, Abogado, Administrador, Contador), Dirección (Asesor Legal, Director Advo, Director de Infraestructura),
Gerencial.
IX. SUPERVISION: El objetivo de este apartado es conocer si usted supervisa el trabajo de otras personas. En caso de ser Negativo, pase a la
siguiente hoja.
En caso de ser Afirmativo, posiciónese en cada celda y haga clic. En el botón que aparece en la derecha haga clic y aparecerá una lista
desplegable, seleccione la opción haciendo clic sobre la que corresponda. Si no supervisa personal para a la hoja de complejidad.
Para ejecutar el trabajo se sigueuna rutina ya establecida.Generalmente el trabajo seencuentra sujeto al cumplimientode instrucciones directas ydetalladas del superior y a unaestrecha supervisión.
El trabajo es rutinario y serealiza siguiendo unprocedimiento y normasestablecidas, así como lastécnicas establecidas por unadisciplina específica.
El trabajo supone enfrentarse asituaciones similares querequieren de la aplicación deprocedimiento tos , normas y/o deuna disciplina específica, delanálisis e interpretación dediferentes datos para resolver losasuntos y/o proponerrecomendaciones que sirvan parala toma de decisiones de lasinstancias superiores.
El trabajo supone enfrentarse asituaciones diferentes querequieren de la aplicación einterpretación de políticas,principios, normas, procedimientos,así como de la persuasión ynegociación para resolver losproblemas que se presentan ycumplir los objetivos propuestos.
X. COMPLEJIDAD: este pregunta tiene como propósito conocer la intensidad de pensamiento requerido para solucionar los problemas
que se plantean, derivados de las condiciones normales de trabajo. Este apartado tiene como objetivo conocer la complejidad que implica
el desempeño del puesto que usted desempeña. Seleccione marcando con una A, una de las cuatro columnas que mejor represente la
condiciòn de su puesto de trabajo.
La relación con clientes internos o externos es por teléfono o personalmente, generalmente está enfocada a atender consultas sobre aspectos básicos, suministrar información, entregar cheques, recibir pagos, recibo de mercadería, de documentos u otros; resolver consultas o prestar un servicio directamente.
Presta servicios a clientes internos y externos, brinda información de acuerdo con las normas y políticas establecidas, atiende y resuelve consultas técnicas, gestiona servicios diversos, suministra la información y documentos que requiere la jefatura, compañeros y el cliente interno externo.
Brinda servicios al cliente interno y externo de la entidad mediante la asesoría profesional. atiende consultas profesionales , resuelve o canaliza la solución de los problemas de los clientes para lograr su satisfacción.
Define y /o desarrolla estrategias para ofrecerle al cliente los servicios, aprueba la prestación de servicios, realiza negociaciones, diseña reglamentos y procedimientos para la prestación de servicios al cliente interno o externo, toma decisiones para la solución de problemas o solicitudes del cliente interno y externo.
XI. SERVICIO AL CLIENTE: Esta pregunta tiene como propósito medir el adecuado manejo de información y contactos personales generados o que se
requieren como resultado del desempeño del puesto, para atender y resolver los asuntos de los clientes internos y/o externos. Marque con una (A)
mayúscula, que significa Aplica, una de las cuatro opciones indicadas que mejor se ajuste al puesto que usted desempeña.
A la interperie,
bajo el sol,
lluvia, polvo
Polvo
Exposición a
contaminación
por desechos
sólidos
Debe alzar
cargas
pesadas
Exposición a
accidentes de
tránsito
Exposición a
caídas, golpes,
cortaduras
Trabaja de pie Expuesto a
Ruido intenso
Expuesto a
Vibraciones
Trabaja
agachado
Trabaja en la
calle
Trabaja
Sentado
Otros
(especifique)
XII. CONDICIONES AMBIENTALES: Este apartado tiene como objetivo conocer las condiciones ambientales en las cuales desempeña su puesto.
Lea cada opción y determine la probabilidad de ocurrencia . Posiciónese en la celda debajo de la columna correspondiente y se les desplegará a la
derecha el botón de listas.Haga clic sobre la flecha y se le desplegará una lista; nuevamente haga clic sobre la opción que corresponda.
27
ANEXO Nº 2
TABLA DE FACTORES
FACTORES Y SUBFACTORES 1 2 3 4FORMACION ACADEMICA : Son losconocimientos generales generales y/oespecializados indispensables para eldesarrollo de funciones inherentes al puesto.
Poseer sexto grado y hasta un un Bachilleratode secundaria
Poseer un Técnico Medio o superior. Poseer el bachillerato universitario en unacarrera universitaria afín con el puesto.
Poseer una licenciatura de una carreraafín al puesto.
Por Resultados:Considera la responsabilidad en elcumplimiento de los objetivos y resultados delos puestos.
Es responsable solamente por el cumplimientode los objetivos de su puesto de trabajo, para locual sigue instrucciones específicas. Elcumplimiento de objetivos le demandafundamentalmente una relación estrecha conlos compañeros de equipo y la jefaturainmediata.
Es responsable por lograr los resultados deuna actividad de trabajo, dentro de una mismaárea.
Es responsable por cumplir los objetivosde una área de trabajo, lo cual que ledemanda coordinar acciones coninstancias internas y clientes.
Es responsable por establecer, dirigir yevaluar el cumplimiento de los objetivosde varias áreas de trabajo oinstitucionales, para lo cual está obligadoa cumplir la normativa técnica y legalestablecida y relacionarse con la altadirección, clientes, empresas privadas einstituciones públicas.
Por recursos económicos: valora laresponsabilidad por el manejo de recursoseconómicos como dinero, presupuestos,inversiones, recuperación de créditos ysimilares.
No tiene responsabilidad en el manejo devalores.
Tiene la responsabilidad por la captación dedinero en efectivo y cambio de cheques.
Es el responsable por la colocación yrecuperación de créditos, custodia dedinero o títulos valores.
Decide sobre presupuesto, inversiones ycréditos y el adecuado manejo de losrecursos económicos de la entidad.
Supervisión ejercida: Valora la amplitud delos deberes de organización, coordinación yorientación a logros de otros funcionarios.
Es responsable únicamente por su propiotrabajo. No tiene personal a cargo.
Es responsable de coordinar y controlar eltrabajo de personal asistencial encargado deatender y resolver directamente lasnecesidades de los clientes en un área detrabajo determinada.
Es responsable de coordinar y supervisarel trabajo del personal de nivel técnico yprofesional de un área de trabajo.
Es responsable de planificar, organizar,dirigir, coordinar y evaluar el trabajo depersonal asistencial, técnico, profesionaly de dirección.
COMPLEJIDAD : es la intensidad depensamiento requerido para solucionar losproblemas que se plantean, derivados de lascondiciones normales de trabajo.
El trabajo es rutinario y se encuentra sujeto alcumplimiento de instrucciones directas ydetalladas del superior a su supervisiónestrecha
El marco es rutinario y se se realiza con baseen instrucciones, circulares, procedimientos ytécnicas establecidas.
El trabajo supone enfrentarse asituaciones diferentes que requieren de laaplicación de una disciplina específica, delanálisis e interpretación de diferentesdatos para proponer recomendacionesque sirvan para la toma de decisiones delas instancias superiores.
El trabajo supone enfrentarse asituaciones diferentes que requieren dela aplicación e interpretación de políticas,principios, normas, procedimentos, asícomo de la persuación y negociaciónpara resolver los problemas que sepresentan y cumplir los objetivospropuestos.
HABILIDAD: Este factor mide losconocimientos formales, la acumulación decompetencias necesarias para el ejercicio deun puesto, adquiridas mediante procesosvivenciales previos y/o procesos decapacitación específicos.
Dominio de destrezas operativas para manejode equipos y actividades operativas, cuyodominio se alcanza en un promedio de tres aseis meses de ejecución y/o a través deprocesos de capacitación previos. Comoejemplo, manejo, mantenimiento y reparaciónde armas, vehículos, encendido y apagado deequipos, carga de efectivo de cajerosautomáticos.
Dominio de destrezas técnico- operativas enactividades especializadas que se aprendenen cualquier tipo de organización, cuyodominio se logra alcanzar en un promedio de 6meses a 1 año y/o en procesos decapacitación. Como por ejemplo: manejo deequipos de computo, cajas, servicio al cliente.
Dominio de operaciones técnicas,operativas propias del negocio financiero,así como algunas actitudes ycomportamientos, para cuyo dominio serequiere en promedio de 12 meses a 24meses de experiencia o capacitación.Como por ejemplo, operación de paquetescomputacionales y/o sistemas decómputo, de cierres de caja, análisis decrédito, planillas, arqueos de caja, etc.
Dominio de actividades especializadasen procesos relacionados directa oindirectamente con el negocio financiero,para cuyo dominio se requiere enpromedio mas de dos años y/o cursos decapacitación específicos.
CONSECUENCIA DEL ERROR: son losefectos que tienen los errores en que se icureen el puesto.
Los errores afectan los servicios que seprestan, se detectn con facilidad y sonfàcilmente corregibles.
Los errores afectan la gestión de otroscompañeros de trabajo, así como lasprestación eficiente y eficaz de los servcios.Se detectan con facilidad y pueden sercorregidos fácilmente.
Los errores pueden afectar la gestión deldepartamento, provocar atrasos en laresolución de asuntos o inducir a error a lajefatura. Son difíciles de corregir en elmomento y afectan la imagen de lamunicipalidad. Pueden producri pérdidaseconómicas importantes para laorganización.
Los errores pueden afectar la gestiónmunicipal y por tanto a la comunidad. Loserrores son difìciles de detectar a tiempo.Provocn pèrdidas económicassignificativas para la municipalidad.
CONDICIONES DE TRABAJO: so n lascondiciones en las cuales se debedesempeñar el puesto dada su naturaleza.
Se trabaja a la interperie, según el puesto,expuesto a caìdas, golpes, accidentes detránsito, cortaduras, quemaduras y otrossimilares.Se trabaja en jornadasnormales.Ocasionalmente le podríacorresponder trabajar fuera de la jornadaordinaria.
Se trabaja desplazándose constantementefuera y dentro de la oficina. Cuando se trabajaen oficina se hace en condiciones normales,expuesto a golps y caídas. Se trabaja enjornadas normales. Ocasionalmente le podríacorresponder trabajar fuera de ésta.
Se trabaja por lo general en oficina.Cuando el trabao es de campo seencuentra expuesto a caìdas, cortaduras,golpes y acidentes d etránsito. Le podríacorresponder trabajar fuera de la jornadaordinadaria.
Se trbaja la mayor parte del tiempo enoficina; sin embargo en ocasiones debedesplazarse por el cantón u otros lugresdel paìs. Le corresponde con regularidadtrabjar fuera de la jornada ordinaria.
FACTORES Y SUBFACTORES PARA AGRUPAR Y JERARQUIZAR PUES TOS EN REGIMEN MUNICIPALGRADOS
RESPONSABILIDAD: Este factor mide las exigencias del puesto en cuanto a la responsabilidad que se tiene en el puesto por el cumplimiento de objetivos, el manejo de recursos económicos, así como la administración del
