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Introducción al workflow Versión 1.4

UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo del Área Económica Página 1 de 15

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Servicio de Coordinación y Apoyo del Área Económica

Fecha: 06/10/2020 [email protected]

Tabla de contenidos Introducción al workflow ..................................................................................................................... 1

Definición y funciones ..................................................................................................................... 2 Business Workplace ......................................................................................................................... 3 Tareas comunes relacionadas con el workflow ................................................................................ 5

Consultar la situación de un documento presupuestario .............................................................. 5 Liberar un documento presupuestario .......................................................................................... 5 Autorizar/rechazar un documento de fase R,A o D ..................................................................... 6 Autorizar/rechazar un ajuste de valor de fases R/A/D ................................................................. 7 Autorizar/rechazar un documento de fase O, o un documento de ingresos ................................. 8 Refrescar la lista de workitems .................................................................................................... 9 Modificar el importe de un documento R/A/D ............................................................................ 9 Procesar tareas de modificación por devolución de un ADO, O, CD o DI .................................. 9 Procesar tareas de modificación de documentos de modificación presupuestaria ..................... 11 Otras modificaciones .................................................................................................................. 12 Mensajes de error al intentar ejecutar un workitem ................................................................... 12

Índice de documentos ..................................................................................................................... 13 Generar un índice de salida ........................................................................................................ 13 Visualizar un índice de documentos ........................................................................................... 14



Definición y funciones

De la misma manera que los documentos presupuestarios pasan físicamente por distintos

servicios durante su tramitación, Génesis incorpora un sistema de worfklow (literalmente, flujo de

trabajo) para reflejar en la aplicación informática la situación de los documentos. El workflow

permite conocer el punto exacto de tramitación en que se encuentra un documento y es, por tanto,

una funcionalidad valiosa para proporcionar información a los interesados últimos de la gestión (los

acreedores que quieren saber cuándo cobrarán, los gestores que desean conocer si un expediente de

gasto está siendo tramitado correctamente, etc.).

No obstante, hay algunas limitaciones que deben tenerse en cuenta:

• Ningún circuito llega más allá de la fase de contabilización, por lo que para saber si un

documento de fase O ha sido pagado hay que acudir a otras funciones de Génesis.

• Por supuesto, el sistema informático no puede impedir que un documento sea físicamente

enviado a un servicio erróneo, o que cualquier traslado físico del documento no se registre en el

sistema.



Business Workplace

En el entorno real, cada usuario tiene un espacio dedicado a colocar aquellos documentos

que le han sido entregados y aún no ha procesado, y aquellos que están pendientes de ser enviados a

otro usuario, así como mensajes del sistema dirigidos al usuario. En Génesis, el equivalente a ese

lugar es conocido como "Business Workplace" y es accesible desde el menú principal pulsando el

tercer icono de la barra específica de iconos. Al pulsarlo, aparece una imagen como la siguiente, en

la que pueden apreciarse estos componentes:

• Lista de carpetas en forma de árbol

desplegable: en general, toda la gestión

de worfklow se realiza dentro de la

carpeta "Entrada" y sus subcarpetas.

Observe el pequeño triángulo a la

izquierda de la línea; al pulsarlo la

carpeta se desplegará mostrando los

elementos que contiene, los cuales a su

vez pueden ser carpetas. Observe, también, que a la derecha de cada carpeta aparece el número

de elementos que contiene en su interior.



• Lista de elementos dentro de la

carpeta: una vez pulse en la

carpeta de la parte izquierda, a la

derecha aparecerá la relación de

elementos que contiene. No

siempre podrá ver la misma

cantidad de elementos que

muestra la carpeta en el

componente descrito en el punto anterior debido a ciertas configuraciones del sistema; esto es

correcto y está hecho así a propósito.

• Colección de iconos específicos

de la carpeta: sobre la lista de

elementos de la carpeta

seleccionada hay una colección de iconos que le permiten actuar sobre el elemento seleccionado

de la lista inferior o sobre la totalidad de ésta, dependiendo del botón en cuestión.

• Información detallada del

elemento seleccionado: bajo la

lista de elementos de la carpeta

que aparece en la parte

derecha, aparece información

detallada del elemento

seleccionado. Normalmente no

tiene más valor que el

puramente informativo.

Cuando se le requiera hacer cualquier operación en el workflow con un documento, tendrá

primero que localizar el workitem (una tarea, una línea que representa algo que hay que hacer)

correspondiente al documento pulsando en cada una de las distintas carpetas de la bandeja de

entrada. Una vez localizado, deberá hacer doble clic sobre el workitem del documento en la lista de

la derecha, y pasará a una pantalla que le permitirá seleccionar las posiciones que contiene el

documento, para, a continuación, actuar sobre ellas (modificándolas, autorizándolas o

rechazándolas, etc.).



Tareas comunes relacionadas con el workflow

A continuación se explican algunas tareas comunes relacionadas con el workflow de los

documentos. La primera de ellas no requiere entrar en Business Workplace, el resto sí.

Consultar la situación de un documento presupuestario

Para consultar la situación de un documento presupuestario en el workflow, siga estos pasos:

• Visualice el documento presupuestario según la opción que le corresponda (NO vaya a su

Business Workplace).

• Una vez disponga de los datos del documento en

pantalla, diríjase a Entorno -> Enlaces de objetos .

Aparecerá una ventana flotando sobre la pantalla de

visualización del documento.

• Escoja en esa ventana flotante

el icono de workflow y, del

menú que aparece, Resumen de

workflow. Aparecerá otra ventana flotante.

• Los datos actuales del workflow iniciado de la parte central de la ventana detallan el historial de

pasos del documento durante la tramitación. El último elemento de la lista le informará de si el

documento está contabilizado o en espera de ser modificado o autorizado, y en este caso, si

alguien ya se ha hecho cargo de él o la lista de posibles destinatarios.

• Una vez termine, cierre las dos ventanas flotantes hasta volver a la pantalla normal de

visualización del documento.

Liberar un documento presupuestario

En ocasiones llegan a la bandeja de workflow de los usuarios workitems que no deben tratar

ellos mismos, pero que por configuración del sistema aparecen. Motivado por la curiosidad, el

usuario abre el workitem para ver el documento que contiene, y tras descubrir que no corresponde a

su ámbito de gestión, sale del mismo sin más actuación. Sin embargo, al hacer esto el workitem (la

tarea) queda asignado al usuario (el usuario lo ha aceptado) hasta que éste lo libere o, en

terminología de Génesis, lo aparte. Para ver si un workitem está aceptado y apartarlo, siga estos

pasos:



En general, NUNCA debería mantener aceptados workitems que no vaya a procesar inmediatamente. Los workitems aceptados están bloqueados y no pueden ser tratados por otros usuarios de su sección. Al apartar un workitem, no impide con ello que posteriormente pueda encargarse de él si fuera necesario, ya que no está rechazándolo, sólo liberándolo para todos los usuarios con permisos para encargarse de ellos.

• Entre en su Business Workplace.

• Localice en la lista de

elementos de la parte derecha

de la pantalla el workitem que

quiere comprobar y, en su caso, apartar. Observe el icono con forma de cajita que ese elemento

tiene en su casilla; si la cajita es totalmente blanca, el workitem no ha sido aceptado. Si, por el

contrario, parte de la cajita es gris, el documento ha sido aceptado y

puede tener que apartarlo.

• Para apartar un workitem aceptado, selecciónelo haciendo clic una

sola vez sobre la línea de la lista de elementos de la parte derecha y pulse después el botón

Apartar (recuadrado en la imagen). Alternativamente, puede hacer clic con el botón derecho

sobre la línea del workitem y escoger la opción Apartar del menú emergente que aparecerá.

• El icono de la columna Status para ese documento cambiará a una cajita totalmente blanca.

Si tiene que apartar muchos workitems a la vez, puede seleccionarlos todos con el procedimiento estándar de Windows (pulsando la tecla Mayús , no Bloq. Mayús. , mientras hace clic en cada elemento a apartar), y pulsar luego el botón Apartar; sin embargo, NO podrá usar el menú emergente para apartar múltiples workitems a la vez.

Autorizar/rechazar un documento de fase R,A o D

Para autorizar/rechazar un documento de fase R, A o D en el workflow, siga estos pasos:


• Localice en la carpeta Worklow dentro de su carpeta Entrada el workitem correspondiente al

documento que desea autorizar o rechazar. El workitem debe especificar que la tarea prevista

para ese documento es "Autorizar".

• Selecciónelo haciendo doble clic.



• Accederá a una pantalla donde visualizará el documento. En la

parte superior, tendrá dos botones llamados "Aprobar" y

"Rechazar" que le permitirán autorizar o rechazar,

respectivamente, el documento visualizado. Al pulsarlos, aparecerá una lista de códigos (de tan

sólo uno o dos elementos) que representan los motivos por los que lleva a cabo la autorización o

rechazo. Seleccione el código apropiado y acepte la ventana para confirmar la operación.

Autorizar/rechazar un ajuste de valor de fases R/A/D

Para autorizar/rechazar un ajuste de valor de fases R, A o D en el workflow, siga estos

pasos:



ajuste de valor que desea autorizar o rechazar. El workitem debe especificar que la tarea prevista



Accederá a una pantalla donde

visualizará el documento. En la parte superior,

tendrá dos botones llamados "Autorizar" y

"Rechazar" que le permitirán autorizar o rechazar, respectivamente, el documento visualizado.

Si pulsa “Autorizar” aparecerá una lista de códigos de tan solo un elemento que representa el

motivo por el que lleva a cabo la autorización. Seleccione el código y acepte la ventana para

confirmar la operación.

Por el contrario, si pulsar “Rechazar”, tras aparecer la misma

ventana con un elemento, seleccionarlo y aceptar la ventana, se

mostrará a continuación una ventana similar a las de tareas de workflow

con dos botones:



• Revisar documento: elija esta opción si el ajuste de valor tiene un error subsanable, como el

importe indicado o la descripción que figura en él. El ajuste se devolverá al autor, que podrá

corregirlo y enviarlo de nuevo a las distintas fases de autorización.

• Anular documento: elija esta opción si el ajuste de valor tiene un error que no se puede

subsanar, como haberse confeccionado como ajuste positivo cuando debía ser negativo o

viceversa, o haberse hecho sobre una posición del documento original que no es la que se quería

ajustar. En este caso el ajuste de valor queda anulado directamente.

Autorizar/rechazar un documento de fase O, o un documento de ingresos

Para autorizar/rechazar un documento de fase ADO/O en el workflow, siga estos pasos:


• Localice en la carpeta Workflow dentro de su carpeta Entrada el workitem correspondiente al

documento que desea autorizar o rechazar. El workitem debe especificar que la tarea prevista



• Aparecerá una lista con todas las posiciones del

documento, con una casilla seleccionable a la

izquierda de cada una de ellas. Debe marcar todas

las posiciones del documento; puede

marcar/desmarcar todas las posiciones usando los

iconos habituales para estas funciones ( ).

• Una vez seleccionadas todas las posiciones del documento,

autorice o rechace el documento pulsando los botones Autorizar

o Rechazar, respectivamente, disponibles en la pantalla justo encima de la lista de posiciones.



Refrescar la lista de workitems

Si lo considera necesario, puede actualizar el contenido de la lista pulsando el icono

Refrescar ( ) en la esquina izquierda de la colección de iconos que hay justo encima de la lista.

Eso le permitirá ver directamente los nuevos workitems liberados por sus compañeros o generados

como consecuencia de tareas ejecutadas por Vd.

Modificar el importe de un documento R/A/D

No use esta función para modificar importes de documentos de ingresos ni de fase O (incluyendo los ADO de cualquier tipo).

Para modificar el importe de un documento de fases R/A/D en el workflow, siga estos pasos:



documento cuyo importe desea modificar. El workitem debe especificar que la tarea prevista

para ese documento es "Modificar".


• Entrará directamente a una pantalla donde podrá modificar ciertos datos del documento, entre

ellos, el importe. Modifique el importe (puede incluso dejarlo a 0, lo cual es necesario si desea

anular el documento, ya que los documentos en fase R/A/D no se anulan realmente).

• Una vez hechas las correcciones oportunas, confirme los cambios pulsando el icono del disquete

naranja ( ).

Procesar tareas de modificación por devolución de un ADO, O, CD o DI

En ocasiones, un

documento puede ser

rechazado y el autor

original recibir una tarea

de modificación que, sin embargo, no requiere ninguna modificación en el documento del sistema.

Algunos de los motivos que pueden dar lugar a esta situación son:



• Intervención puede efectuar reparos en documentos que no se deben al contenido de los

documentos en sí, tal como se encuentran registrados en el sistema, sino a defectos o ausencia

en la documentación impresa que los acompaña. Para documentar el rechazo físico del

documento impreso y toda su documentación asociada, Intervención rechazará el documento en

el sistema y el autor original del mismo recibirá una tarea de modificación del documento.

• De forma similar, Contratación puede rechazar documentos de fases A o D si detecta que falta

documentación y considera conveniente que la situación del documento en el sistema acompañe

a del documento en papel.

• Por último, el propio responsable de la unidad gestora puede rechazar el documento al autor del

mismo en su unidad por detectar que falta documentación u otros motivos que no afectan a los

datos del propio documento en el sistema.

En todos estos casos, basta con ejecutar la tarea sin modificación para que vuelva a avanzar

por las sucesivas tareas de autorizaciones. Para ello, si el documento es de fases R, A o D, puede

proceder según el apartado anterior de este manual y grabar sin cambiar el importe. En el caso de

documentos de fases ADO, O, CD o DI, debe proceder como sigue:

• Haga doble clic en la tarea en el workflow.

• En la lista de posiciones del

documento que aparece,

marque solamente una y pulse

el botón Modificar

documento. Observe que, en

la imagen, el documento solo

tiene una línea, pero incluso aunque tenga muchas, solo es necesario y conveniente marcar una

línea.

• Accederá a la edición de la posición del documento.

Aquí debe pulsar Grabar, sin cambiar ningún dato.

• Volverá a la lista de posiciones del documento, con el mensaje al pie “Orden XXXXX

modificada correctamente”. Pulse el botón Atrás para volver a su bandeja de workflow.



• Normalmente, tras modificar el documento, volverá a estar listo para autorizar en primer nivel.

Si usted es el autor del documento y, además, tiene los permisos de autorización de su centro o

servicio, recuerde refrescar ( ) la lista de tareas para ver la tarea de autorización.

Recuerde NO efectuar ninguna modificación en documentos ADO, O, CD, -C, /C o DI a través de workflow si proceden de la incorporación de facturas. Lea el apartado siguiente.

Procesar tareas de modificación de documentos de modificación presupuestaria

Cuando se

rechaza una modificación

presupuestaria en

cualquier nivel de autorización, se genera una tarea en el workflow del documento de modificación

que recibe el autor del documento. Al ejecutar esta tarea, dispone de las siguientes opciones:

• Crear documento nuevo: el

documento rechazado es anulado y se

accede a la pantalla de creación de

modificaciones presupuestarias

cumplimentada con los mismos datos

del documento anulado, creando una

copia efectiva del documento que

puede ser modificada (corregida) antes

de grabarla.

• Anular: el documento rechazado es anulado y no se efectúa ninguna acción posterior.

Es decir, con ambas opciones el documento rechazado es anulado. En el primer caso, se

crea uno nuevo igual o corregido respecto al original, lo que tiene un efecto similar a modificar el

documento rechazado, pero con un nuevo número.

Actualmente, hay un error en el sistema y no se rellenan los datos al entrar en la pantalla. Hasta que se solucione, puede acceder a la opción del menú superior Documento → Crear según referencia y escribir el ejercicio y el número del documento rechazado.



Otras modificaciones

Para efectuar modificaciones de cualquier otro tipo en documentos presupuestarios, el

procedimiento a seguir es como el descrito en el apartado anterior. En todo caso, respete la siguiente

advertencia:

No modifique documentos a través de Business Workplace sin indicación expresa del Servicio de Coordinación y Apoyo del Área Económica.

Mensajes de error al intentar ejecutar un workitem

Si, al intentar ejecutar un workitem (por ejemplo, al intentar autorizar un documento

presupuestario) obtiene un mensaje de error con un texto similar a “Error XXXX al liberar orden:

corregir error o rechazar”, probablemente hay algún problema con sus autorizaciones, o bien el

documento está mal confeccionado. Contacte con el Servicio de Coordinación y Apoyo al Área

Económica para obtener instrucciones.



Índice de documentos

Una vez autorizados los

documentos presupuestarios, hay

que enviarlos a los Servicios

Centrales (el destino exacto

depende de la clase de los

documentos). Para remitirlos,

debe generarse el índice de salida

de documentos una vez

autorizados, a través de la ruta de menú SAP Tramitación de documentos -> Generar índice de salida

de documentos . Desde esta pantalla, puede generar índices de salida o consultar índices, bien

directamente por su número o bien indirectamente a partir de un documento presupuestario incluido

en ellos.

Generar un índice de salida

Los valores que deben cumplimentarse o corregir respecto de los valores por omisión son:

• El nombre del usuario que ha autorizado el documento en WF.

• Un intervalo de fechas en la que buscar documentos (por defecto, los diez días anteriores al día

en curso). Tenga en cuenta que se considera la fecha de creación del documento, no la fecha

en que ha sido autorizado.

Una vez

esté conforme con

estos datos, pulse

el icono del reloj

( ) para ejecutar

la búsqueda de

documentos

autorizados

pendientes de

incluir en un índice de salida.



Al cabo de unos segundos, Génesis mostrará una pantalla que con todos los documentos que

encuentre. En ese momento debe marcar los documentos que desee remitir al servicio

correspondiente marcando la casilla correspondiente .

Una vez marcado el documento a incluir en el índice, pulse el botón y en la parte

derecha se generará automáticamente el número de índice.

Tras generar el índice debe imprimirlo, para lo cual se pulsa el botón . Al

pulsarlo, se le solicitará el centro emisor y receptor, y a continuación se presenta en pantalla el

cuadro de diálogo habitual de impresión (conviene que imprima dos copias, para obtener una copia

sellada). Una vez impreso el índice debe enviarlo junto con los documentos originales al servicio

correspondiente, quien registrará la entrada de los expedientes haciendo referencia al índice.

Visualizar un índice de documentos

Para visualizar

un índice de salida de

documentos, en la

misma pantalla,

seleccione Visualizar

índices. Esto

habilitará los campos

inferiores, y podrá

entonces optar por

una de estas formas

de visualizar el índice:

• Si conoce el número de índice, escriba su número en el campo Índice a visualizar.

• Si conoce un número de documento presupuestario de ingresos o gastos (o, en su caso,

extrapresupuestario), escriba su número en el campo Nº Documento (p.e.: 10050145678,

1007012345, 2003001234, 3007021098, 4000156789, 5000001234).



• Si conoce un número de ajuste de valor correspondiente a un documento de fases R, A o D,

indique el número del documento presupuestario seguido del número de posición y del número

de secuencia al que corresponde el ajuste en el campo Nº Documento (p.e.:

3000012345/003/0001).

Si ha indicado un índice, o si el documento indicado está incluido en un índice, al pulsar

Ejecutar ( ), aparecerá el índice completo, con su número a la derecha. Desde ahí podrá

imprimirlo de nuevo pulsando el botón Formulario o, si el índice aún no ha tenido entrada en

Intervención, anularlo pulsando el botón Anular índice.

Si el documento que ha indicado no está incluido en ningún índice, obtendrá el mensaje de

error “El documento seleccionado no tiene índice”.

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