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Apunte básico de Microsoft Excel 2007/1010. Colegio Ntra Sra. de la Misericordia.

MS EXCEL

Microsoft Excel es una hoja de cálculo que sirve para realizar operaciones matemáticas,es muy importante ya que se utiliza en cualquier área de una empresa, que tenga quever o no con temas financieros.

Ingreso a ExcelClic en el logo de Windows, luego en “Todos los Programas”, de ahí damos clic en“Microsoft Office”, luego en MS Excel.

Abrirá la hoja de cálculo que presenta este aspecto:

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El entorno de Excel 2007 ó 2010 se compone de:

A. Barra de título:

Allí va el título del archivo, en este caso es libro 1, también tiene los botones paraminimizar, maximizar y cerrar.

B. Cinta de opciones:

Remplaza la barra de menú de Office 2003, al dar clic en cada pestaña aparecendiferentes herramientas.La cinta de pociones se puede ocultar o mostrar de esta forma en Excel 2007:

Barra de etiquetas

Los archivos en Excel se llaman Libros, ya que pueden contener varias hojas; La barrade etiquetas de la parte inferior sirve para seleccionar la hoja de trabajo, en Excel 2003se pueden ingresar hasta 16384 hojas en un solo libro. Colocando el mouse botónderecho se puede cambiar el nombre para tener una mejor refencia.

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Barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplementehay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

Hoja de CálculoLas columnas se nombran con letras, En Excel 2007 ó 2010 existen 16.384 columnas, siendo la última de ellas la Columna XFD.Mientras que las filas se identifican con números.

En Excel 2007 y 2010 existen 1.048.576 filas.

El cuadro donde coinciden filas y columnas se le llama Celda, y cada una tiene su nombre, empezando por la columna y luego por la fila; ejemplo: si tenemos seleccionadala columna A en la fila 2, entonces la celda es la A2

Si tenemos la columna C en la fila 4, entonces será la C4.

RANGO: Es un conjunto de celdas continuas. A2:C4.

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Desplazamiento rápido en la hoja de cálculoTan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

TECLADO MOVIMIENTO

FLECHA ABAJO Celda Abajo

FLECHA ARRIBA Celda Arriba

FLECHA DERECHA Celda Derecha

FLECHA IZQUIERDA Celda Izquierda

AVPAG Pantalla Abajo

REPAG Pantalla Arriba

CTRL+INICIO Celda A1

FIN FLECHA ARRIBA Primera celda de la columna activa

FIN FLECHA ABAJO Última celda de la columna activa

FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO Primera celda de la fila activa

FIN FLECHA DERECHA Última celda de la fila activa

Otra forma rápida de moverse por la hojacuando se conoce con seguridad la celdadonde se desea ir es utilizando el cuadro dediálogo Ir el cual aparecerá presionando latecla F5:

Se escribe en el recuadro Referencia, ladirección o referencia de la celda a la que sequiere desplazar.

Después hacemos clic en Aceptar o Enter.

Es bueno anotar que las referencias deceldas en Excel van sin espacio y no hayproblema si son mayúsculas o minúsculas.

Ejemplo: referencia de celda incorrecta: a 1Referencia de celda correcta: A1 ó a1

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Ingresar datos y calculando resultados en Excel

Formulas:Son creadas por nosotros utilizando los operadores aritméticos

Ej:Ejemplo:=C3-D3=C3*D3=C3/D3

Digitar la siguiente tabla empezando con el título desde la celda A1

Ahora procederemos a sumar los resultados de los 2 meses para cada sucursal en laprimera celda de la columna total: Las operaciones matemáticas siempre inician digitando un “ = ” o un “ + “, de estaforma:

El resto de operaciones lo podemos realizar uno por uno:

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O podemos utilizar el botón de llenado, también se le conoce como la “Flaca”Cuando seleccionamos una celda dando clic en ella, aparece un cuadro negro en laparte inferior derecha:

Si colocamos el puntero allí aparecerá una cruz pequeña negra:

Esta cruz flaca se utiliza para arrastrar operaciones que se repetirán, pero primerodebemos realizar la primera operación, en este caso la suma del mes 1 y del mes 2 parala sucursal La Paila.

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Corregir datos de fórmulasSi cometimos un error podemos corregir sin necesidad de borrar todo lo que hemosdigitado:Vamos a suponer que accidentalmente sumamos 2 cantidades que no debíamos, comoson los datos correspondientes al mes 1 de las sucursales La Paila y El Mecedor.

En la parte superior se encuentra la barra de fórmulas de Excel, y es una herramientaque muestra la fórmula que origina un resultado en la hoja de cálculo.

Por ello, vemos que tenemos una fórmula que hay que corregir, basta con situarse en lacelda correspondiente y dar clic en la barra de cálculo, borrar la celda que nocorresponde, escribir la correcta y presionar Enter.

Recordemos que las referencias de las celdas pueden estar en mayúsculas ominúsculas, y se recomienda no dejar espacios entre ellas en la fórmula.

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Para realizar las operaciones de resta, división y multiplicación solo se debe cambiar elsigno de operación.Ejemplo:=C3-D3=C3*D3=C3/D3

Obtener porcentajes en ExcelPara el cálculo de porcentajes es bueno tener en cuenta que se debe multiplicar y nosumar como en algunos casos, ejemplo.

Tenemos un artículo que vale 1000 pesos, y le queremos descontar el 20%, para estoprimero calculamos el descuento en una celda aparte mediante una multiplicación:

También se puede calcular el porcentaje sin el símbolo en la operación y luego ir a formato celda porcentaje para que quede con el símbolo %

Si se desea conocer la cantidad menos el descuento calculado, se debe hacer una resta:

De esta manera ya sabemos que el artículo con un 20% de descuento quedaría en800$.

Estas operaciones se pueden realizar en una sola celda, ya que Excel permite realizarvarias operaciones al mismo tiempo, ejemplo:

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La operación =A2+(A2*B2), lleva paréntesis ya que primero deseamos calcular elporcentaje y luego restarle la cantidad total (Precio).

Hay que recordar que cuando tenemos una prioridad en las operaciones debemosespecificarla con paréntesis, ya que estos le dan el orden a los cálculos. Ejemplo:

En unas celdas tenemos unos datos, la idea es sumar 3 y 5 y luego multiplicarlo por 2,esto daría como resultado 16, miremos la operación en la barra de fórmulas:

Pero tenemos como resultado: 13, esto significa que Excel está multiplicando primero 5 y 2 y luego sumando 3.Para organizar el orden de las operaciones debemos utilizar paréntesis.Si la operación que primero queremos obtener es la suma de 3 y 5, entonces debemos ponerlas entre paréntesis primero:

Observando la barra de fórmulas, vemos que la operación está de esta forma:=(A1+B1)*C1

Excel y todo sistema de cómputo poseen un orden para lasoperaciones

1er lugar potenciación ^ ej: 22 en Excel sería =2^22do lugar multiplicación y división.3er lugar suma y resta

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Esto significa que si encuentra una multiplicación y una suma en una sola operación sin paréntesis especificados realizará primero la multiplicación.

Lo ideal es acostumbrarnos a encerrar en paréntesis las operaciones que deseamos realizar en primer lugar.

BORDESPara darle algo de formato y orden a la tabla, podemos colocarle los bordes a la tabla,para ello debemos seleccionar toda la tabla:

Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otraocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobreéste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación sedenomina Guardar.

También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que loscambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.

Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre: Selecciona elbotón de Office y elige la opción Guardar como...

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Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Si el archivo ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombrede archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta dearchivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrariosi quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sincambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos:

En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar launidad dónde vas a grabar tu trabajo.

Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidadseleccionada.

Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo.

En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. y por último haz clic sobre el botón Guardar. Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes dela modificación. Para ello :

Selecciona la opción Guardar en el botón de Office.

O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Herramientas, se guardará con

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el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl +G.

Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nospermitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

NOTAS ÚTILES ADICIONALESPara ser más presentables las tablas en Excel les hago las siguientes recomendaciones:

Cambiar el ancho de las columnas:Si un texto es muy largo y sobrepasa el tamaño de una celda, se puede ajustar medianteesta herramienta:

Al colocar el puntero entre las columnas A y B aparece esta flecha doble:

Allí damos clic y deslizamos el mouse a la derecha y ajustamos el tamaño de la celda.O en lugar de ello podemos dar doble clic cuando salga la flecha doble para que elajuste sea automático.

Cambiar las dimensiones de varias columnas al mismo tiempo:Se deben seleccionar las columnas desde las letras en la parte superior

Luego se ajusta el ancho de solo una y se ajustarán todas a ese mismo ancho.

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Cambiar el alto de las filasPara ajustar las filas, es lo mismo solo que situamos el cursor en la línea de división delas filas y ajustamos de la misma forma, ya sea con doble clic o con el clic sostenido.

Se puede cambiar la dimensión de varias filas o columnas al mismo tiempo:Se deben seleccionar varias filas, para ello damos clic en el número de cada una deellas en el lado izquierdo, luego, al ajustar el alto de una sola se ajustaráautomáticamente para las otras seleccionadas.

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Ajustar textoEsta herramienta es muy interesante, ya que permite que una celda tenga texto haciaabajo, y no a la derecha como lo normal:

Para esto el texto debe ser máslargo que la misma celda, y nodebes cambiarle el tamaño.

Para darle una mejor presentación podemos centrar el texto de ambas formas, horizontal y vertical:

Combinar celdasEs muy útil a la hora de escribir títulos, por ejemplo:

El título REPITEN abarca 2 celdas, en Excel las celdas no se pueden dividir, pero si sepueden combinar:Primero se deben seleccionar las celdas que se desean combinar, en este caso B2 y C2.

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Luego se presiona el botón Combinar y Centrar que se encuentra en la pestaña Inicio.

Ya se puede escribir en la celda y el texto queda automáticamente centrado, paradescombinar una celda solo se debe seleccionar la celda combinada y luego presionarde nuevo el botón de Combinar y Centrar, de esta manera las celdas vuelven a suestado normal.

FUNCIONESUna de las grandes herramientas que existen en Excel son las funciones. Estas funciones nospermiten realizar operaciones más complejas y de forma sencilla, tanto con valores numéricos ovalores de texto.

Todas las funciones tienen en común, el nombre de la función la cual la identifica y una serie deargumentos, todos ellos separados por puntos y comas, todos ellos dentro de paréntesis.Veremos que puede haber alguna función que no tenga ningún tipo de argumento, pero siempreexistirán los paréntesis después del nombre de la función.

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Recordar en un argumento el el “;” significa Y y los “:” significan hasta. O sea

Suma(a2;d2) significa sumar a2 y b2

=suma(a2:d2) significa sumar desde a2 hasta d2.

Autosuma o sumaExcel no solo permite sumar 2 celdas, sino un rango o conjunto completo de ellas,Ejemplo:Se desea calcular la suma de la cantidad de depósitos del ejemplo anterior, pero elresultado debe ir en la celda B8, para ello utilizaremos un botón que se llama autosuma

Este botón se encuentra en la pestaña Inicio:

Primero debemos situarnos en la celda en la cual queremos el resultado, en este caso lacelda B8.Luego presionamos el botón de autosuma y vemos que aparecen las “Hormigas”,seleccionando automáticamente un rango (que no siempre corresponde con el rangoque queremos sumar).

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Para evitar sumar la celda que está en blanco, vamos a seleccionar con la cruz “gorda”blanca.

Es importante solo seleccionar las celdas necesarias, en este caso desde B3 hasta B6,cuando ya se tiene seleccionado el rango correcto se presiona Enter.

Si por algún motivo cometemos un error, presionamos la tecla ESC (escape), oborramos la formula y comenzamos de nuevo.

Observemos la barra de fórmulas, aparece =SUMA(B3:B6), significa que suma lasceldas comprendidas entre B3 y B6, los dos puntos (:) significa “hasta”.

EJEMPLO:1. ALMACÉN DE ROPA:

Copiar la tabla en Excel y llenarla según los siguientes puntos:DESCRIPCIO

NPRECIO

VALOR DELA

CANTIDAD CANTIDAD CANTIDAD

FÁBRICA VENTAEN

BODEGAVENDIDAS

NOVENDIDA

Pantalon 38000 30 28 Camisa 35000 30 25

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Saco 40000 20 10 Chaqueta 80000 10 6 Camiseta 15000 30 29

1. El valor de la venta es el 30% más del precio de fábrica.2. Calcular la columna de “Cantidad no vendida”.

Allí seleccionamos el tipo “Moneda”, luego seleccionamos el símbolo, en este caso será$, y le podemos quitar las posiciones decimales y dejar ese indicador en cero:

Ya vemos como las cantidades tienen signo de $, es recomendable realizar esteprocedimiento y no colocar el signo manualmente, ya que Excel podría arrojar errores alrealizar cálculos con dichas celdas.

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El anterior método es muy útil cuando tenemos un Excel anterior o igual a la versión2003. Pero 2007 y 2010 poseen un mecanismo alterno de realizarlo y es seleccionar los datos,luego dar clic en la flecha del signo de pesos que aparece en la pestaña Inicio y

seleccionar la opción Español (Colombia).

Esta opción aparece siempre y cuando nuestro computador tenga instalado el teclado yel idioma correcto.

Se debe presionar tantas veces como decimales tenga la cantidad.Para calcular la cantidad no vendida se debe restar la columna D y la columna E:

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OTRAS FUNCIONES…

El botón Autosuma o suma cumple varias funciones, si sepresiona directamente sumará un rango de celdas, pero si sepresiona la pequeña flecha que se encuentra a su derecha seobservarán funciones nuevas.

Vamos a escribir los siguientes valores en Excel empezando en A1:

MAX: Vamos a una celda libre, damos clic en el botón suma y luego en MAX;seleccionamos el rango desde A1 hasta A4 y presionamos la tecla Enter.

El resultado es 62, ya que esta función selecciona elnúmero mayor de un rango de celdas.

MIN: en una celda libre, damos clic de nuevo en el botón suma y seleccionamos MIN, yescogemos el mismo rango del ejemplo anterior, el resultado será 4, ya que esta funcióndevuelve el valor mínimo de un rango de celdas.

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PROMEDIO: Devuelve el valor promedio entre un rango de celdas.=PROMEDIO(valor1:valor 2) en la celda.

Ejemplo:

PROMEDIO

EstudiantesEvaluación

1Evaluación

2Evaluación

3

Promedio consuma

Función suma función Promedio

Melo, Débora 2,4 4,2 3,0 Gartija, Estella 3,7 1,7 4,3 Ruga, Celia 5 3,2 3,2 Meltrozo, Ana Lisa 3,6 1,9 3,2 Gajo, Edgar 4,2 3,1 1,7 Kado, Elmer 4,7 3,1 4,7 Pito, Elsa 1 1,5 4,8 Nieto, Elvis 2,9 3,8 1,3

Promedio porevaluación

Vamos a reescribir los siguientes valores en Excel empezando en A1:

Contar: en una celda libre, damos clic de nuevoen el botón suma y seleccionamos Contar Númerosy escogemos desde A1 hasta A5, el resultado será 4, yaque existen 4 datos de tipo numérico.

TAMBIÉN SE PUEDE COLOCAR =CONTAR(valor1:valor 2) en la celda.

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Las 4 funciones antes relacionadas pertenecen a la categoría de Estadísticas.

Para acceder a las demás funciones podemos utilizar el botón Insertar función .

CONTARA

Se pueden buscar funciones si tenemos sunombre o si conocemos a que categoríapertenece. Vamos a continuar con las funciones de tipoestadístico, damos clic en esta categoría.Seleccionamos la función Contara y luegopresionamos Aceptar o Enter.

Aparece la ventana de la función con sus argumentos o campos.

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Cada función tiene argumentos diferentes, por ejemplo esta posee Valor 1 y Valor 2, la primera se encuentra en negrita (Valor1), ya que como mínimo debemos tener datos en ese campo para que funcione, valor2 no es requisito para que se ejecute la función.Situados en Valor1, seleccionamos el rango desde A1 hasta A5, el resultado debe ser 5, ya que la función Contara cuenta celdas no vacías.

TAMBIÉN SE PUEDE COLOCAR =CONTARA(valor1:valor 2) en la celda.

Contar.Si: Vamos a situarnos en una celda libre y buscar la función Contar.Si, la cual se encuentra en la categoría Estadísticas.

Como nuevosargumentosaparecen Rango yCriterio, ya que estafunción cuenta lasceldas que cumplanuna condicióndeterminada.

El rango será el mismo que en el ejemplo anterior, y en criterio escribimos la condición, que solo cuente las celdas que tienen datos mayores a 20.El resultado será 3.

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Es bueno aclarar que esta función no solo sirve para comparar datos numéricos, ya que puede comparar información tipo texto con celdas que también tengan texto.

TAMBIÉN SE PUEDE COLOCAR =CONTAR.SI(valor1:valor 2;criterio) en la celda.

Ej: vamos a contar la cantidad de ventas realizadas a crédito y al contado:

El rango a contar será desde A9 hasta A13, y el criterio será la palabra “contado”, va entre “”porque es texto, y debemos asegurarnos que este escrito IGUAL que en las celdas, ya quediferencia mayúsculas de minúsculas; el resultado es 3.Para contar la cantidad de créditos, en Rango escribimos el mismo rango anterior A9:A13, y encriterio la palabra “crédito”.

Sumar.Si: enuna celda libre, vamosa presionar el botón deinsertar función, en lacategoría de TODAS,vamos a seleccionarSumar.Si.

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Esta función tiene 3 campos, de los cuales 2 son necesarios para que la función se ejecute.

Solo necesitamos Rango y Criterio, en Rango utilizamos el mismo de los ejemplos pasados, deigual forma en Criterio, solo vamos a sumar las celdas que tengan datos mayores a 20.Sumar.Si suma celdas que cumplan con cierta condición.

TAMBIÉN SE PUEDE COLOCAR =sumar.si(valor1:valor 2; criterio) en la celda.

EJERCICIO EJEMPLO:Vamos a trabajar con una tabla de unos medicamentos, clasificados en categorías y con suprecio correspondiente:

Al pegarlo en Excel tendrá un aspecto parecido al de la imagen en la parte superior, y agregamos una columna que dice “Categorías son repetir”.Luego copiamos y pegamos las categorías en la columna recién creada, les aconsejo no quitar la selección de los elementos:

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Medicamento Categoría Total ($)

Bisolvon jarabe 4500Novemina Comprimido 2850Talipectín Comprimido 6400Vitamina B Inyectable 7600Arbilar jarabe 5900Redoxón Comprimido 10000Insulina Inyectable 8500


INFORME ANUAL:

Copiar la tabla en Excel y llenarla según los siguientes puntos:

INFORME ANUAL Sucursal Ingresos Gastos Saldo PorcentajeCentro 50000 280050 Palogrande 15000 90000 Enea 40000 25000 Paloquemao 50000 35000 La Habana 10000 75000 Los Cámbulos 80000 50000 TOTAL 245000 555050

Calcular la columna de Saldo, (Ingresos - Gastos). Calcular los totales de 3 columnas. En una columna aparte calcular el 5% de la columna Gastos. Darle formato a la tabla ($). Colocar los títulos y los nombres de las sucursales en negrita.

GRAFICOS ESTADÍSTICOSLos gráficos son medios popularizados y a menudo los más convenientes para presentar datos, se empleanpara tener una representación visual de la totalidad de la información. Los gráficos estadísticos presentan los datos en forma de dibujo de tal modo que se pueda percibir fácilmente los hechos esenciales y compararlos con otros.

Veremos Algunos:

1. GRAFICOS CIRCULARES CON PORCENTAJES

1.1.- Abrir un nuevo libro de Excel. Poner el nombre GRAFICOS CIRCULARES a la Hoja 1 dellibro (haciendo doble clic en la pestaña Hoja 1 y digitando el nombre indicado).

1.2.- Hacer clic en la celda D4 y escribir VENTAS. En D5 escribir REGIÒN 1 y arrastrar estapalabra hasta D10.

1.3.- En E4 escribir ENERO y arrastrar esta palabra hasta ABRIL.

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1.4.- Llenar las celdas de la tabla con los datos siguientes, recuerde que las celdas concontenido numérico se alinean a la derecha automáticamente.

VENTAS ENERO FEBRERO MARZO ABRILREGION 1 500 350 700 960REGION 2 750 750 750 800REGION 3 680 250 400 400REGION 4 680 300 600 450REGION 5 680 840 720 750REGION 6 680 300 680 300

1.5.- Seleccionar las dos primeras columnas de la tabla, o sea, desde D4 hasta E10. Buscar lapestaña “Insertar” y luego dar clic en el botón correspondiente al gráfico circular.

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1.6.- El grafico ha sido insertado y se puede desplazar para cualquier sitio con el clic izquierdosostenido, ahora vamos a ponerle título, al dar clic sobre el gráfico, la barra de herramientassuperior cambia automáticamente a esto:

1.7.- En la sección “Diseños de Gráfico” damos clic en el botón “Más”, y escoger de allí un estilode gráfico con título y porcentajes.

1.8.- En la parte superior dar clic para cambiar el nombre del gráfico a VENTAS DE ENEROPOR REGIONES.

1.9.- Dar doble clic sobre el gráfico para abrir de nuevo la barra de “Herramientas de Gráficos”,pero esta vez vamos a la sección de “Estilos de diseño” y damos clic en el botón “Más” yseleccionamos los colores para el gráfico.

1.10.- Para graficar el mes de febrero de forma independiente vamos a seleccionar la primeracolumna de la tabla de datos (D4 a D10). Mantener presionada la tecla Control y seleccionar

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ahora la última columna (F4 a F10). Así, estando seleccionadas las ventas de FEBRERO paralas 6 Regiones, repetir los pasos anteriores para confeccionar un gráfico de torta o circular delmismo tamaño y aspecto del anterior.

1.11.- Realizar gráficos circulares para cada mes siguiendo los pasos nombrados anteriormentey distribúyalos de forma uniforme en la hoja de cálculo.

1.12.- Guarde su archivo con el nombre “gráficos circulares”.

2. GRAFICOS DE LINEAS Y BARRAS

2.1.- Seleccionar toda tabla de la hoja 1, dar clic derecho y seleccionar “Copiar”, luego ir al ahoja 2, situarse en la A1 y dar clic derecho y luego “Pegar” nombrar la nueva hoja el nombreGRAFICOS DE BARRAS.

2.2.- Realizar un gráfico comparativo tipo BARRAS utilizando todos los meses, para elloseleccionamos toda la tabla y vamos a la pestaña INSERTAR, allí seleccionar un gráfico tipobarras o columnas.

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2.3.- Ahora vamos a realizar gráficos comparativos de 2 meses y para esto vamos a seleccionarlas columnas primera, segunda y última de la tabla (o sea, VENTAS, ENERO Y ABRIL) utilizandola tecla CONTROL e ir a la pestaña INSERTAR, allí seleccionar un gráfico tipo BARRAS oCOLUMNAS.

2.4.- Poner como título al gráfico COMPARACIÓN VENTAS REGIONES EN ENERO Y ABRIL.

2.5.- Realizar gráficos comparativos entre FEBRERO Y MARZO, otro entre ENERO Y MARZO,FEBRERO Y ABRIL, y MARZO ABRIL (también tipo barras o columnas).

2.6.- Realizar gráficos comparativos entre las regiones 1 y 3, y las regiones 2 y 4.

2.7.- realizar gráficos de forma independiente para comparar cada región con cada uno de losmeses. Ej:

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Nota: verificar cada gráfico que se realice, comparar los valores que alcanzan las columnas obarras con los valores que corresponden en la tabla.Es recomendable hacer esto ya que Excel grafica sin importar que los datos estén malseleccionados o erróneos.

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PRACTICA DE REPASO.

Nº de medallasSedes Oro Plata Bronce

Los Ángeles 1984 1 2 2

Seúl 1988 1 1 2

Barcelona 1992 13 7 2

Atlanta 1996 5 6 6

Sydney 2000 3 3 5

1. Crea un solo gráfico tipo columnas que compare el número de medallas de oro, plata y bronce conseguidas encada olimpiada.

2. Realiza, por separado, gráficos que muestren la cantidadde medallas en cada una de las olimpiadas.

3.Crea también gráficos tipo circular o de torta que servirá para comprobar la distribución de las medallas en las olimpiadas de 1984.4. Realiza un gráfico comparativo de las sedes con la cantidad de medallas de oro.

5. Crea un gráfico comparativo de las sedes con la cantidad de medallas de plata y bronce.

FUNCIONES LÓGICAS

Las funciones lógicas en Excel se utilizan en la toma de decisiones. En base al resultado de una función decidiremos si ejecutar o no cierta acción requerida

La función SI CONDICIONAL

Observamos la sintaxis:

=SI(Prueba lógica; Valor si Verdadero; Valor si Falso)

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Esta es la forma más simple de representar esta función. Vamos a proponer un ejemplo:

Ejemplo 1: Se desea aplicar una función a Excel para que diga si una persona es mayor o menor deedad.

En la celda C2 se ingresa la función utilizando el botón de Fx, en el campo de Prueba Lógica va lacondición que se debe cumplir, o lo que se desea preguntar, en el campo Valor si Verdadero va lo queExcel debe hacer si la condición es verdadera y en Valor si Falso va lo que Excel debe hacer si es casocontrario.

Al cambiar el dato de la celda A2 vemos que la celda de la función se actualiza:

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Ejemplo 2:Observa el gráfico. Vamos a colocar una función =SI( ) en la celda B4 (celda rosa deldescuento).

Vamos a hacer que la factura del ejemplo anterior nos haga un descuento del 10% sólo en el caso decobrar al contado. La fórmula se colocará en la celda B4 y será la siguiente:

=SI(C1="Contado";B3*10%;0) Nota: la función también se puede ingresar de forma manual.

Esta fórmula mirará si en la casilla C1 (celda amarilla) existe la palabra Contado. En tal caso, ejecutaráuna fórmula (10% de descuento a B3), en caso contrario, colocará simplemente un cero en la celda B4, esdecir, no realizará ningún cálculo. Observa el resultado:

La palabra “contado” debe digitarse sin espacios o caracteres adicionales, Excel no es sensible amayúsculas o minúsculas, significa que “CONTADO” es igual a “contado” e igual a “Contado”.

Para incluir texto en las funciones de Excel se deben encerrar entre comillas, en este caso“contado” en la prueba lógica, de lo contrario obtendremos un error en la fórmula:

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2. FUNCION SI COMPUESTA O ANIDADA

Se utiliza cuando el problema es de más de 2 condiciones.Ej: en una video tienda les dan el precio de alquiler a las películas dependiendo del formato, así:DVD original = 4000$, DVD copia =2500$ y si es VHS= 1000$Se necesita realizar una aplicación en Excel que escriba el precio de alquiler de laspelículas de forma automática dependiendo de su formato:

Películas Formato PrecioRambo VHSBambi OriginalEl señor de los anillos, la comunidad del anillo

Original

Spiderman 3 OriginalLa era de hielo 3 CopiaTransformers 2 CopiaEl silencio de los inocentes VHS

En la primera celda de la columna precio va la siguiente fórmula:

La primera condición se puede escribir en la prueba lógica, B2=”Original”, la condición no escierta, ya que en este momento B2 es VHS, pero es uno de los 3 posibles estados de la celdaB2, y puedes partir de cualquiera de ellos, por ejemplo, puedes decir que B2=”Copia”, eso si, enel valor si verdadero de la función debemos ser específicos, si B2 es igual a “Original”,entonces pondrá un valor de 4000.En el valor si falso van el resto de condiciones, pero debemos escribir el SI de forma manual.

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Si B2 es igual a copia, entonces escriba 2500, de lo contrario escriba 1000, ese es el significadode la línea del valor si falso.Si el ejercicio llegara a tener más de 3 condiciones, cada condición adicional iría en elúltimo espacio del valor si falso con su respectivo SI.

Ejercicio: Vamos a hacer el mismo ejercicio anterior, solo que cambiando elplanteamiento, clasificar el formato de la película dependiendo del precio.

Películas Precio Formato

3, FUNCIÓN SI CON CONECTORES LÓGICOS Y, O

Se utilizan cuando las condiciones poseen un rango determinado, por ejemplo, de 3 a 5,entre 5000 y 1000, etc.Conector lógico Y: es excluyente, la respuesta es verdadera cuando las 2 condicionesson verdaderas:

Tabla de verdadCondición1

Condición2

Respuesta

V V VV F FF V FF F F

Ej: en una discoteca, solo permiten entrar a parejas en las que ambos sean mayores a18, vamos a crear una aplicación para determinar si es cierto o falso que la condición secumple.Ingresamos en Excel las edades de las personas en celdas independientes, y en lacelda C2 realizamos la fórmula.

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=Y(A2>=18;B2>=18)

Se recomienda digitarla manualmente, ya que cuando se utilice con otras funciones nose podrá utilizar el botón “insertar función”Las opciones de la condición se separan con (;).El resultado de una función Y u O por si solas es verdadero o falso.En este caso la fórmula dará como resultado Falso, ya que B2 no cumple la condición deser mayor o igual a 18, pero si modificamos la celda y escribimos 21, entonces darácomo resultado verdadero.Ejercicio: ahora implementa la función Y junto con el SI para que en una celda de Excelaparezca el texto “Ingresa” o “no ingresa”.

Conector lógico O: es incluyente, la respuesta es verdadera cuando cualquiera de las 2condiciones son verdaderas:

Tabla de verdad

Condición1

Condición2

Respuesta

V V VV F VF V VF F F

EJ: En la misma discoteca planean hacer una jornada especial, en la cual un adultopuede ingresar acompañado de un menor, pero no podrán hacerlo 2 menores de edad.

Si tenemos B2 con 15 años, la respuesta dará verdadera, pero si cambiamos ambosvalores menores de 18, entonces dará falsa.Ejercicio: ahora implementa la función O junto con el SI para que en una celda de Excelaparezca el texto “Ingresa” o “no ingresa”.

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