SYP1_13_T5_tema 1
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UNIDAD V: MANUALES
ADMINISTRATIVOS
TEMA # 1 : CONCEPTOS Y TIPOS DE MANUALES
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AGENDA� Objetivos.� Introducción.� Concepto de manuales.� Objetivos de los manuales.� Clasificación de los manuales.� Preguntas
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OBJETIVOS
� Conocer el concepto y los objetivos de los
manuales administrativos.
� Identificar los diferentes tipos de
manuales administrativos.
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CONCEPTO DE MANUAL ADMINISTRATIVO
� Los manuales administrativos: sondocumentos que sirven como medio decomunicación y coordinación para registrar ytransmitir ordenada y sistemáticamente tantola información de una organización(antecedentes, legislación, estructura,objetivos, política, sistemas, procedimientos,elementos de calidad, etc.) como lasinstrucciones y lineamientos que seconsideren necesarios para que desempeñemejor sus tareas.
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OBJETIVOS DE LOS MANUALES� Presentar una visión de conjunto de la
organización (individual, grupal o sectorial).
� Precisar las funciones de cada unidadadministrativa para definir responsabilidades,evitar duplicaciones y detectar omisiones.
� Coadyuvar a la correcta realización y uniformidadde las labores encomendadas al personal.
� Ahorra tiempo y esfuerzo en la realización defunciones al evitar la repetición de instrucciones ydirectrices.
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OBJETIVOS DE LOS MANUALES� Agilizar el estudio de la organización.
� Facilitar el reclutamiento, selección e integración depersonal.
� Sistematizar la iniciativa, aprobación, y aplicaciónde las modificaciones necesarias en laorganización.
� Determinar la responsabilidad de cada unidad ypuesto respecto de la organización.
� Mostrar claramente el grado de autoridad yresponsabilidad de los distintos niveles jerárquicoque la componen.
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OBJETIVOS DE LOS MANUALES� Promover el aprovechamiento racional de los
recursos humanos, materiales, financieros ytecnológicos disponibles.
� Funcionar como medio de relación y coordinacióncon otras organizaciones.
� Servir como vehículo de orientación e informacióna las proveedores de bienes, prestadores deservios y usuarios o clientes con los queinteractúa la organización
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CLASIFICACIÓN BÁSICA
Por su Naturaleza
Por su Ámbito
Por su Contenido
CRITERIOSCRITERIOS
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CLASIFICACIÓN POR SU NATURALEZA
Microadministrativos
Macroadministrativos
Mesoadministrativos
NATURALEZANATURALEZA
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CLASIFICACIÓN POR AMBITO
Generales
Específicos
AMBITOAMBITO
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CLASIFICACIÓN POR CONTENIDOOrganizaciónProcedimientosCalidadHistoriaPolíticasContenido MúltiplePuestosTécnicasVentasProducciónFinanzasPersonalOperaciónSistemas
CONTENIDOCONTENIDO
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
� Estos manuales contienen información
detallada referente a los antecedentes,legislación, atribuciones, estructura,
organigrama, misión y funciones
organizacionales. Cuando corresponde aun área específica incluyen la descripción
de puestos; de manera opcional, pueden
presentar el directorio de la organización.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS� Constituye un instrumento técnico que incorpora
información sobre la sucesión cronológica ysecuencial de operaciones concatenadas entresí, que se constituye en una unidad para larealización de una función, actividad o tareaespecífica en una organización.
� Todo procedimiento incluye la determinación detiempo de ejecución y el uso de recursosmateriales y tecnológicos, así como laaplicación de métodos de trabajo y control paradesarrollar las operaciones de modo oportuno yeficiente.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
� La descripción de los procedimientos permitecomprender mejor del desarrollo de las
actividades de rutina en todos los nivelesjerárquicos, lo que propicia la disminución defallas u omisiones y el incremento de la
productividad.
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MANUAL DE CALIDAD� Son documentos que describen y consignan los
elementos del sistema de calidad, el cual incluye
información sobre el alcance, políticas, objetivosgenerales, estructura, responsabilidades, normaaplicables (con sus referencias), definiciones,
listas de distribución y codificación deprocedimientos.
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MANUAL DE HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN
� Estos manuales son documentos que refieren lahistoria de una organización, es decir, sucreación, crecimiento, logros, evolución de suestructura, situación y composición.
� Este tipo de conocimiento proporciona alpersonal una visión de la organización y sucultura, lo que facilita su adaptación yambientación laboral. Además, sirve comomecanismo de enlace y contacto con otrasorganizaciones, autoridades, proveedores ,clientes y usuarios.
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MANUAL DE POLÍTICAS� También denominado de normas, estos
manuales comprenden las guías básicas que
sirven como marco de actuación para la
realización de acciones en una organización.
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MANUAL DE CONTENIDO MÚLTIPLE� Estos manuales concentran información relativa
a diferentes tópicos o aspectos de una
organización. El objeto de agruparla en un solodocumento obedecería básicamente a lassiguientes razones:
� Que se considere más accesible para su consulta.
� Que resulte más viable económicamente.
� Que técnicamente se estime necesaria integrar másde un tipo de información.
� Que se una instrucción específica del nivel directivo.
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MANUAL DE PUESTOS� Conocido también como manual individual o
instructivo de trabajo, precisa la identificación,
relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.
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MANUAL DE TÉCNICAS� Este documento detalla los principios y criterios
necesarios para emplear las herramientas
técnicas que apoyan la ejecución de procesos ofunciones.
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MANUAL DE VENTAS� Es un compendio de información específica para
apoyar la función de venta, por ejemplo:
� Definición de estrategias.
� Descripción de productos y/o servicios.
� Mecanismo para llevarlas a cabo.
� Políticas de funcionamiento
� Estructura de equipo de trabajo.
� Análisis ambiental.
� División territorial
� Medición del trabajo
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MANUAL DE PRODUCCIÓN � Elemento de soporte que dirige y coordina
procesos de producción en todas susfases. Constituye un auxiliar muy valioso
para uniformar criterios y sistematizar
líneas de trabajo en áreas de fabricación.
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MANUAL DE FINANZAS� Manuales que respaldan el manejo y
distribución de los recursos económicosen todos sus niveles de una organización,
en particular en las áreas responsables de
su captación, aplicación, conservación ycontrol.
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MANUAL DE PERSONAL� Identificados también como de relaciones industriales,
de reglas de del empleado o de empleo, básicamente
incluyen información sobre:� Condiciones de trabajo.
� Organización y control de personal.
� Lineamientos para:� El análisis y evaluación de puestos.
� Reclutamiento, selección, contratación e inducción depersonal
� Capacitación y desarrollo.
� Higiene y seguridad.
� Prestaciones.
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MANUAL DE OPERACIÓN� Estos manuales se utilizan para orientar el uso
de equipos y poyar funciones altamente
especializadas o cuyo desarrollo demanda unconocimiento muy específico.
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MANUAL DE SISTEMAS� Instrumento de apoyo que permite el
funcionamiento óptimo de sistemas de
información, administrativos, informáticos, etc,de una organización.
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PREGUNTAS