00B0g0 SESION NUMERO OCHOOOO MONITOREO Y EVALUACIONe8oo

Objetivos del A1 concluir esta sesi6n, los participantes podr_in participante6 1. Describir los objetivos y procesos para el monitoreo o control0 2. Disefiar un plan de monitoreo basado en los objetivos y actividades del proyectoOe

Tiempo 2 horas, 30 minutosOOO Objetivo A. Monitoreo ............................. 1 hora general de B. Sistemas de Informaci6nIII la sesi6n Gerencial (SIG) ................ 1 hora, 30 minutosOOI Materiales RotafoliosD Rotuladores Opcional: Retropoyector para diapositivas, transparenciasOO Anexos 8A MonitoreoQ 8B Informacidn para el monitoreo de operaciones de programas 8C Ejemplo--Informaci6n para el monitoreo de operaciones

deprogramasOOQ Preparaci6n (Opcional) Preparar transparencias para la Sesi6n A, Paso 5IOOOOOeQOO CEDPA/Supervisi6n Sesi6n 8/Pfigina 83

OOOO

QDA. Monitoreo (1 hora) I

QPaso 1 Salude a los participantes y lea en vos alta los objetivos para la sesi6n.

Paso 2 Escriba "monitoreo" en la pizarra y pregunte a los participantes en qu6 piensa cuando ven esa palabra. _Asocian el monitoreo con sentimientos positivos o negativos?

Paso 3 Pida una explicaci6n de la diferencia entre monitoreo y evaluaci6n.

Respuestas posibles: El monitoreo es una actividad continua; la evaluaci6n es

peri6dica. Las actividades de monitoreo las realiza el personal; las

evaluaciones pueden hacerlas miembros de la organizaci6n o partes externas a ella.

El monitoreo requiere un sistema de recopilaci6n de informaci6n regular y sistemdtica.

El monitoreo proporciona informaci6n para todos los nivelesde toma de decisiones, incluidas las decisiones inmediatas; la informaci6n proviene de las evaluaciones es lo mds importante para la gerencia alta y media con elfin de tomar decisiones progrmdticas a largo plazo.

Paso 4 Utilice las ideas generales en los Pasos 2 y 3 para llegar a una definici6n de monitoreo que sea aceptada por todos los participantes.

Respuesta posible: El monitoreo es el proceso de reunir regularmente informaci6n acerca de todos los aspectos del proyecto.

Paso5 Haga las preguntas siguientes a los participantes acerca de 1 monitoreo. Anote las respuestas en un rotafolio. (O tambi6n podrfa preparar antes de la sesi6n las respuestas esperadas en unatransparenciade retroproyector).

_Por qu6 necesitamos monitorear las actividades de un proyecto?

Respuesta prevista: El monitoreo proporciona a los gerentes la informaci6n necesaria para analizar la situaci6n actual, reconocerproblemas y encontrar soluciones, describir tendencias y patrones, mantener las actividades del proyecto dentro del calendario previsto, medir el progreso hacia los objetivos, formular/revisar metas y

Sesi6n 8/P_igina 84 CEDPA/Supervisi6n

0Q00Q

objetivos futuros, tomar decisiones acerca de os recursos humanos, financieros y materiales.B /,Cu_indo ejercemos el monitoreo?eID Respuesta posible: El monitoreo es continuo. Ha de existir un sistema0 de monitoreo antes del inicio del proyecto. Las actividades de0 monitoreo han de programarse en el plan de trabajo del proyecto.0g _C6moejercemos el monitoreo? Respuestas posibles: Visitas de campo, andlisis de prestaci6n de

servicios y de registros de productos, sistemas de informaci6n gerencial (SIG) e informesfinancieros y programdticos.0 Paso 6 Distribuya el Anexo 8A, Monitoreo, y pida a los participantes que lo repasen para ver si tienen alguna pregunta.Ot Paso 7 Pida a los participantes que den ideas acerca de la clase de

informaci6n que deberfa monitorear un proyecto. Enumere las respuestas en un rotafolio.O Respuestas posibles: El empleo de tiempo, personas, dinero y otros6 recursos materiales, as[ como de resultados y efectos; supervisi6n0 de personal; presupuesto y gastos; productos; actividades del plan de trabajo (presentaci6n de servicios, capacitaci6n, actividades deQ tEC).0 Distribuya el Anexo 8B, Informaci6n para el monitoreo de operacionesQ de programas, con fines de referencia, y llame la atenci6n de losQ participantes sobre las categorfas de informaci6n enumeradas. Pregunte si la clase de informaci6n en la que han pensado se ajusta a estas categorfas. _;Desear/an incluir alguna otra categor/a?QQQ B. Sistemas de Informacidn Gerencial (SIG) (1 hora, 30 minutos)OIQ Paso 1 Explique que, con el fin de garantizar el acceso a informacidn completa y exacta para el monitoreo o control de un proyecto, ha de

establecerse un sistema de informaci6n gerencial (SIG). Pida a losO participantes que definan el SIG.OQQO

CEDPA/Supervisi6n Sesi6n 8/Pfigina 85OOOQ

Q0QQD

Definici6n posible." Un sistema concebido para recopilar y comunicar informaci6n sobre un proyecto o actividades de un proyecto a fin de permitir a un gerente planificar, monitorear y evaluar las operaciones y el desempe_o del proyecto.

Paso 2 Haga al grupo preguntas para ayudar a pensar en las etapas siguientes de la elaboraci6n de un Sistema de Informacidn Gerencial:

a. Reconocer la informaci6n necesaria para la marcha del Qproyecto.

b. Determinar la frecuencia de la recopilaci6n de informaci6n.

c. Identificar a las personas que utilizar_.n cada tipo de informaci6n.

d. Disefiar o revisar formatos y procedimientos para recopilar, registrar y comunicar informaci6n.

Qe. Crear un manual o sistema computarizado (base de datos)

encaminado a tabular, analizar y comunicar informaci6n.

f. Capacitar/supervisar al personal en el uso del SIG.

Segtin la clase y el tamafio del proyecto y las aptitudes y la experiencia del personal del proyecto, el SIG puede ser formal o informal, amplio o reducido. Siempre ha de ser sencillo y eficaz. Puede ser un sistema manual o puede ser computarizado. No debe tomar mucho tiempo el usarlo y ha de adaptarse con comodidad y naturalidad alas demfis actividades del personal.

Paso 3 Pida a los participantes que den ideas de varios m6todos para recopilar informaci6n.

Respuestas posibles." Expedientes/tarjetas de clientes, registros/ archivos diarios, hoja de retroalimentaci6n, lista de control, encuestas y cuestionarios, entrevistas, grupos sociales, observaci6n.

Paso 4 Divida a los participantes en pequefios grupos y haga que cada grupoutilice el proyecto de un participante como caso de estudio. Presente Ilatareasiguiente: Q

Q

Sesi6n 8/P_gina 86 CEDPA/Supervisi6n

00000D00008000000Q Paso 5 Pida a cada grupo que presente su plan de control. Distribuya el AnexoQ 8C, Ejemplo--Informaci6n para el monitoreo de operaciones de programas, para que los participantes 1ocomparen con sus respuestas.OOOOeOOOQOOOOI6OQQOQOOOOOeOlOOQ CEDPA/Supervisi6n Sesi6n 8/P_igina 87QOOe

Anexo8A

MONITOREO I

E1 monitoreo es el proceso de recopilar regularmente informaci6n sobre todos los aspectosdelproyecto. "

E1 monitoreo proporciona a los gerentes la informacidn que necesita para: Analizarla situaci6nactual Reconocerproblemasy encontrar soluciones Descubrir tendencias y patrones Mantener las Actividades del proyecto dentro del calendario previo Medir el progreso hacia los objetivos y formularios/revisar metas y

objetivos futuros Tomar decisiones acerca de los recursos humanos, financieros y

materiales

E1 monitoreo es continuo. Debe existir un sistema de monitoreo antes de la puesta enmarcha del proyecto. Las actividades de monitoreo han de programarse en el plan de trabajo del proyecto.

E1 primer nivel de monitoreo corre por cuenta del personal del proyecto. Los supervisores son responsables de monitorear al personal y las tareas que 6stos realizan, y el gerente del proyecto es responsable de monitorear todos los aspectos del proyecto.

E1 segundo nivel de monitoreo est_i a cargo del donante o donantes. Mediante visitas de campo e informes de rutina del gerente del proyecto, el donante vigila el progreso y mide 6eldesempefio.

E1 monitoreo puede llevarse a cabo mediante visitas de campo, an_ilisis de la presentaci6n de los servicios y registros de los productos asf como de Sistemas de Informacidn Gerencial (SIG).

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Sesi6n 8/Pfigina 88 CEDPA/Supervisi6n

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