Superintendencia Nacional de Salud Noviembre 2013 · 2015. 9. 2. · Mediante memorando NURC No....
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Informe Pormenorizado del Estado Del Control Interno Ley 1474 Julio 12 de 2.011 Superintendencia Nacional de Salud Noviembre 2013
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Informe Pormenorizado del Estado Del Control Interno Ley 1474 Julio 12 de 2.011
Superintendencia Nacional de Salud
Noviembre 2013
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Jefe Oficina de Control Interno o quien haga sus
veces:
JUAN DAVID LEMUS PACHECO
Período Evaluado: Julio 2.013 – Octubre 2.013
Fecha de Elaboración: Noviembre 18 de 2.013
En atención a lo dispuesto mediante la Ley 1474 del 12 de Julio de 2.011, por la cual se
dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y
sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, la Oficina
de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, presenta el informe sobre el
estado de Control Interno de la Entidad en los Subsistemas de Control Estratégico, de
Gestión y Evaluación, para lo cual se han tenido en cuenta los seguimientos realizados al
cumplimiento del Plan Anual de Gestión.
Subsistema de Control Estratégico
• Acuerdos Para la Prosperidad (APP)
La Superintendencia Nacional de Salud en lo que va corrido de la vigencia 2.013, fue
responsable de la ejecución de dos (2) compromisos suscritos en estos acuerdos; de los
cuales en el mes de Junio de la presente vigencia, se solicitó a la Presidencia de la
República - Alta Consejería para las Regiones y la Participación Ciudadana, se diera por
finalizada la acción 2620 a cargo de la Superintendencia Delegada Para las Medidas
Especiales de la Superintendencia Nacional de Salud, toda vez que las actividades que
desarrolla directamente la Supersalud orientadas al levantamiento de la intervención y al
mejoramiento de la situación financiera de la ESE Manuel Elkin Patarroyo, ya fueron
concluidas, con el acompañamiento para la obtención y ejecución de los recursos del
FONSAET.
De esta forma, la Superintendencia Nacional de Salud, tan solo tiene en proceso la acción
801 a cargo de la Oficina Asesora Jurídica; cabe resaltar que a la fecha, la
Superintendencia Nacional de Salud ha cumplido tanto con el reporte como en el avance
de los compromisos, conforme a las fechas señaladas por la Presidencia de la República.
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Subsistema de Control de Gestión
En concordancia con la Ley 1438 de 2.011, la cual modifica la estructura interna de la
Superintendencia Nacional de Salud, se han efectuado los estudios para ajustar los
procesos y procedimientos que desarrolla la Entidad; es importante destacar que en el
diseño y aplicación de los instrumentos de mejora, metodologías y manuales, se
evidencia participación activa de todas las áreas de la Superintendencia Nacional de
Salud.
• Austeridad en el Gasto
En atención a lo dispuesto en el Decreto 0984 de mayo 14 de 2012, la Oficina de Control
Interno de esta Superintendencia acatando la reglamentación citada, de manera oportuna
ha realizado el reporte trimestral de esta información al Ministerio de Salud y Protección
Social; sin embargo, es preciso señalar que mensualmente se presenta informe de
Austeridad en el Gasto al Despacho del Superintendente Nacional de Salud.
• Matriz Seguimiento Plan Sectorial – Institucional de Desarrollo Administrativo
Mediante memorandos NURC No. 3-2013-012186 y 3-2013-018201 del 30 de Julio y 24
de Octubre de 2013 (respectivamente), se remitió al Superintendente Nacional de Salud,
Informe de Seguimiento al Plan Sectorial Institucional de Desarrollo Administrativo de la
Superintendencia Nacional de Salud, correspondiente al Segundo y Tercer Trimestre de la
Vigencia 2.013.
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Subsistema de Control de Evaluación
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en lo corrido de
la vigencia 2.013; acorde con el Plan Anual de Gestión establecido para esta Oficina,
practicó auditorías de seguimiento, evaluación y control a los procesos y procedimientos
de la Entidad, con el ánimo de verificar el cumplimiento de las funciones que le fueron
encomendadas a cada una de ellas y en especial la misión de la Superintendencia
Nacional de Salud; auditorías que han sido presentadas a través de informes al
Despacho del Superintendente Nacional de Salud, en lo referente a los últimos cuatro
meses (Julio - Octubre de 2013).
Informe Estatuto Anticorrupción.
En atención a lo dispuesto mediante la Ley 1474 del 12 de Julio de 2.011, por la cual se
dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y
sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, la Oficina
de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, el día 23 de Julio de 2013,
publicó en la Página Web de la Entidad el Informe Estatuto Anticorrupción, para lo cual se
tuvieron en cuenta los seguimientos realizados al cumplimiento del Plan Anual de
Gestión.
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Auditorías a los Procesos Misionales y de Apoyo
Informe de Auditoría Contratos Interadministrativos
Mediante memorando NURC No. 3-2013-011861 del 26 de Julio de 2013, se remite al
Señor Superintendente Nacional de Salud Informe de Auditoría a los Contratos
Interadministrativos suscritos por la Superintendencia Nacional de Salud.
La Oficina de Control Interno recomendó al Grupo de Contratación de Bienes y Servicios,
actualizar la base de datos de que dispone, respecto, de contratos interadministrativos, en
la medida que se ha evidenciado que en la base de datos con que cuenta, se encuentran
varios contratos con estado terminado, no siendo este el estado real de los contratos.
La Oficina de Control Interno recomendó que, las Superintendencias Delegadas para la
Atención en Salud y de Generación y Gestión de los Recursos Económicos para la Salud,
estructuren un plan de choque que permita generar una mayor utilidad de los productos
correspondientes a los contratos interadministrativos suscritos, y se evalúen los hallazgos
contenidos en los informes de Auditoría entregados por las Universidades con las cuales
se contrató, o en su defecto, si esos hallazgos ya fueron objeto de evaluación, se tomen
las decisiones administrativas que considere, como son: aperturas de investigaciones
administrativas, suscripción de planes de mejoramiento, medidas cautelares; advertir,
prevenir, orientar, asistir y propender porque las entidades encargadas del financiamiento,
aseguramiento, prestación del servicio de salud, atención al usuario, participación social y
demás sujetos de vigilancia de la Superintendencia Nacional de Salud, cumplan con las
normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud, entre otras; o
archivando motivadamente las diligencias, con el objeto de dar cumplimiento a las
funciones de Inspección, Vigilancia y Control, asignadas legalmente a la Superintendencia
Nacional de Salud.
Se recomendó al Grupo de Contratación de Bienes y Servicios que, sea enfático en el
cumplimiento de la obligación referente a allegar por parte de los contratistas, para el caso
de universidades públicas, las garantías de cumplimiento y calidad de servicio, en la
oportunidad y dentro de los términos pactados y los documentos que forman parte de los
antecedentes, toda vez que en algunos casos no se encontraron.
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La Oficina de Control Interno recomendó al Grupo de Contratación de Bienes y Servicios,
la revisión de las carpetas con el propósito que los soportes de los contratos estén
debidamente archivados y foliados y que contengan todos los antecedentes que forman
parte de los mismos.
El Equipo Auditor recomendó a las Superintendencias Delegadas y áreas misionales que
contraten interadministrativamente, inicien la etapa precontractual respectiva para
formalizar este tipo de contratación una vez inicie cada vigencia, con el propósito de
ejecutar oportunamente los recursos disponibles para efectos de inversión, en procura de
evitar prórrogas y adiciones que materializarían un desgaste administrativo.
Ante el riesgo de que en la próxima vigencia se deje de contar con la plataforma que
permite la utilización del producto “Aulas Virtuales”, dado que la Superintendencia
Nacional de Salud no cuenta con plataforma tecnológica propia para el montaje de la
herramienta, la Oficina de Control Interno recomendó que se analice y evalué esa
situación contractual, entre el Grupo de Talento Humano y la Oficina de Tecnología de la
Información, con el fin de implementar alguna modalidad de contratación, que permita
contar con la referida plataforma, permitiendo el uso del producto adquirido.
Se recomendó al Grupo de Talento Humano de la Entidad, se dé mayor uso a la
herramienta Aula Virtual permitiendo una utilidad superior, con el propósito de efectuar la
inducción y reinducción de nuevos funcionarios y contratistas que laboren en la Entidad.
En relación con el Software de inducción y reinducción “Aulas Virtuales”, la Oficina de
Control Interno recomendó a la Secretaria General de la Entidad y en concreto al Grupo
de Talento Humano que den una mayor utilidad a esta herramienta, en el sentido de no
solo actualizarla sino implementarla en el giro ordinario de otro tipo de capacitaciones
como lo son las dirigidas a Interventores, Liquidadores, Contralores, veedores ciudadanos
entre otros.
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Informe de Auditoría al Proceso de Correspondencia de la Superintendencia
Nacional de Salud.
Mediante memorando NURC No. 3-2013-012164 del 30 de Julio de 2013, se remite al
Señor Superintendente Nacional de Salud Informe de Auditoría al Proceso de
Correspondencia de la Superintendencia Nacional de Salud.
Se recomendó solicitar asesoría con el courrier 4-72 para ver la posibilidad de ampliar el
horario a los funcionarios de esta empresa que laboran en la Superintendencia, y así
cubrir la demanda.
Se presentó recomendación encaminada a aprovechar la herramienta de las aulas
virtuales para realizar capacitaciones a los funcionarios y contratistas con respecto al
proceso de correspondencia y además en todos los asuntos que son de competencia de
la Supersalud.
Igualmente se recomendó construir herramientas que permitan hacer la medición del
proceso de correspondencia para establecer el número de documentos errados que se
están remitiendo a las dependencias y el número de documentos que a diario ingresa y
sale de la Entidad.
Se recomendó tener en cuenta en el proceso de reestructuración como una oportunidad
para fortalecer el área y mejorar los perfiles del personal para la atención en el proceso de
correspondencia.
Se recomendó no ubicar la totalidad de los funcionarios dedicados a la gestión de la
correspondencia en una misma área y la no inclusión del área de correspondencia en la
instalación física de la Entidad.
La Oficina de Control Interno recomendó definir las competencias establecidas en Decreto
1018 de 2.007 y Resolución 1170 de 2.007 para la atención de las PQR entre las
delegadas de Protección al usuario y la Delegada de Atención en Salud.
Se recomendó dar cumplimiento en estricto sentido a la Política anti trámites para
minimizar costos y prestar servicios oportunos a los usuarios.
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Así mismo se recomendó realizar un rediseño para mejorar el proceso de registro de
correspondencia aprovechando la reestructuración de la Supersalud y en la medida de
posibilidades asignar un profesional en cada dependencia cuando lo amerite, según el
flujo de información, para efectuar el apoyo en la búsqueda de antecedentes, unificación
de NURC, traslado a otras dependencias de una forma oportuna.
Se recomendó mejorar la parametrización de los tiempos de respuesta para cada uno de
los temas, aprovechando la nueva versión de la herramienta de Gestión Documental
SUPERCOR, para lo cual es necesario que todas Superintendencias Delegadas y
Oficinas, actualicen sus tablas de retención documental, por lo que se sugiere establecer
un plan de contingencia inmediato, toda vez que los procesos de Ley no observan plazos
particulares y menos aún particularizan situaciones individuales; antes por el contrario, se
invita a prevenir el riesgo y a dar respuesta oportuna.
Informe de Auditoría Evaluación de Seguimiento y uso del Sistema de
Información IBM SPSS STATISTICS
Mediante memorando NURC No. 3-2013-012176 del 30 de Julio de 2013, se remite al
Señor Superintendente Nacional de Salud Informe de Auditoría Evaluación de
Seguimiento y uso del Sistema de Información IBM SPSS STATISTICS.
La Oficina de Control Interno recomendó al Señor Superintendente se impartan las
instrucciones necesarias para que por cuenta de las diferentes áreas de la Entidad,
asistan de manera obligatoria a las diferentes capacitaciones que realiza la
Superintendencia Nacional de Salud, sobre todo aquellas relativas a las herramientas
tecnológicas de la Institución, con el ánimo de mejorar sus procesos. La inversión que
realiza la Institución en este tipo de herramientas, además de presentar un alto
desembolso, al ser bien utilizada y aprovechada, constituye una herramienta gerencial
para la toma oportuna de decisiones.
Se recomendó, a la Oficina Asesora de Planeación, quien de manera proactiva y
colaborativa, viene liderando la implementación de la herramienta tecnológica IBM SPSS
STATISTICS, para que, convoque y realice mesas de trabajo con las diferentes
Superintendencias Delegadas y Oficinas Asesoras y de Apoyo, para determinar que otras
áreas pueden utilizar la bondades que ofrece el software en mención.
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La Oficina de Control Interno recomendó, a la Oficina de Tecnología de la Información, y a
la Oficina Asesora de Planeación, para que realicen una prueba con el proveedor
INFORMESE S.A.S, con el objeto comprobar la capacidad máxima de registros a
procesar por el software IBM SPSS STATISTICS, utilizando una base de datos de más de
7 millones de registros, lo anterior justificado en el hecho de que las bases de datos del
Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) son de grandes volúmenes de
registros.
Evaluación de seguimiento a informes presentados por Agentes Interventores,
Liquidadores y Contralores en cumplimiento del procedimiento establecido por la
Superintendencia Nacional de Salud en su manual de procesos y
procedimientos.
Mediante memorando NURC No. 3-2013-012293 del 31 de Julio de 2013, se remite al
Señor Superintendente Nacional de Salud Informe Evaluación de seguimiento a informes
presentados por Agentes Interventores, Liquidadores y Contralores en cumplimiento del
procedimiento establecido por la Superintendencia Nacional de Salud en su manual de
procesos y procedimientos; en el cual, por parte de la Oficina de Control Interno se
recomendó:
Que los puntos de control que el procedimiento contempla en la Resolución No. 280 de
2.009 se diligencien en la forma allí dispuesta.
Que se analice la posibilidad de modificar el procedimiento en lo relativo a exigir a los
Agentes Interventores, Liquidadores y Contralores a presentar sus informes con una
periodicidad mensual por una trimestral, con el propósito se pueda evidenciar por el
equipo evaluador un verdadero avance de la gestión, ya que se ha identificado que los
Agentes presentan en muchas ocasiones entre un mes y otro, prácticamente un mismo
informe, sin embargo la Superintendencia podrá solicitar información de periodo
intermedio cuando así lo requiera.
Que se unifiquen criterios, tanto para que los Agentes Interventores, Liquidadores y
Contralores de IPS presenten sus informes teniendo como presupuestos básicos la
normatividad vigente en especial lo dispuesto por el Decreto 2193 de 2.004, para lo cual
la Circular Única debe guardar fiel consonancia con esa norma, lo que obligaría a solicitar
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la modificación respectiva, al igual que se recomendó, se unifique el criterio al interior del
Grupo de IPS, para elaborar los informes de seguimiento manejando una única
metodología en lo que a su contenido se refiere.
Verificación y Evaluación de la Elaboración, visibilización, seguimiento y control
del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
Mediante memorando NURC No. 3-2013-013658 del 23 de Agosto de 2013, se remite al
Señor Superintendente Nacional de Salud Informe de Verificación y Evaluación de la
elaboración, visibilización, seguimiento y control del Plan de Corrupción y de Atención al
Ciudadano, informe en el que por parte de la Oficina de Control Interno se recomendó:
A la Oficina Asesora de Planeación, estar muy pendiente de la entrada en producción de
la herramienta SUIT versión 3.0, a fin de poder formalizar el importante trabajo realizado
en lo que a disminución de tramites refiere.
Igualmente se recomendó a la Oficina Asesora de Planeación, elaborar el cronograma de
que habla la Estrategia de creación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), con el propósito en la
Estrategia Anti trámites componente Priorización de trámites, se dé cabal cumplimiento de
la directriz en procura de la adecuada formulación del mismo.
Se recomendó al señor Superintendente Nacional de Salud se indique una fecha cierta
para implementar las acciones de mitigación de riesgos de corrupción, por parte de las
áreas a las cuales el remitió las aludidas acciones a implementar, lo cual permitirá a la
Oficina de Control interno efectuar futuro monitoreo que permita evaluar el Plan
Anticorrupción, reiterando que ese es un factor esencial para asegurar que las acciones
se estén llevando a cabo, coadyuvando a la eficiencia de su implementación, adelantando
revisiones sobre la marcha que permitan evidenciar todas aquellas situaciones o factores
que pueden estar influyendo en la aplicación de las acciones preventivas.
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Así mismo, se recomendó al señor Superintendente Nacional de Salud, hacer efectivo el
elemento de “Afianzamiento a la cultura de servicio” del cuarto componente “Mecanismos
para mejorar la Atención al Ciudadano” al manejar incentivos a funcionarios que efectúen
debida y oportuna atención al Usuario, aspecto bandera de su administración, así como
sancionar ejemplarmente a los colaboradores de los cuales se tengan prueba plena de
vulnerar los derechos de los Ciudadanos.
Informe Final Auditoría Sistema de Información para la Recepción Validación y
Cargue de la Circular Única (RVCC)
Mediante memorando NURC No. 3-2013-013388 del 27 de Agosto de 2013, se remite
al Señor Superintendente Nacional de Salud Informe de Auditoría del Sistema de
Información para la Recepción, Validación y Cargue de la Circular Única (RVCC), del cual
se le dio traslado a las Dependencias auditadas: Oficina de Tecnología de la Información,
Superintendencia Delegada de Generación y Gestión de los Recursos para la Salud,
Superintendencia Delegada para la Atención en Salud, y la Superintendencia Delegada
para las Medidas Especiales.
La Oficina de Control Interno recomendó, al Señor Superintendente Nacional de Salud,
designar al Área que corresponda, la función de la recolección de la información
financiera que sirve de insumo para la liquidación de la tasa de las Administradoras de
Riesgos Laborales (ARL), y se impartan las instrucciones necesarias, para que sea
incluida en la base de datos del sistema de información de la Superintendencia Nacional
de Salud.
La Oficina de Control Interno, se permite recomendar al Grupo de Licores de la Delegada
de Generación y Gestión de los Recursos Económicos para la Salud, que una vez reciba
la solicitud de creación de un nuevo producto o proveedor esta sea remitida en primera
instancia a la Oficina de Tecnología de la Información, para que, de forma automática, el
sistema le genere el consecutivo correspondiente, y luego se informe al Grupo de Licores
la creación del producto, para que este pueda seguir llevando su control en su archivo de
Excel, implementado para estos efectos lo pertinente por parte la Oficina de Tecnología
de la Información.
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Tanto la Superintendencia Delegada Para la Generación y Gestión de Recursos
Económicos Para la Salud, como la Superintendencia Delegada Para la Atención en
Salud, tienen claro los vigilados que no han reportado oportunamente información por el
aplicativo auditado, por lo que la Oficina de Control Interno respetuosa y comedidamente
recomendó que se ejecute con contundencia la facultad de control, mediante la iniciación
de las actuaciones administrativas pertinentes, respetando el debido proceso; y que
generen en los vigilados la cultura del reporte oportuno de la información a la que se
encuentran obligados conforme a la normativa vigente.
Informe seguimiento del diligenciamiento del Formulario Único Reporte de
Avance a la Gestión (FURAG)
Mediante memorando NURC No. 3-2013-013909 del 27 de Agosto de 2013, se remite al
Señor Superintendente Nacional de Salud Informe de Seguimiento del diligenciamiento
del Formulario único Reporte de Avance de la Gestión (FURAG)
La Oficina de Control Interno recomendó a la Superintendencia Nacional de Salud, en lo
relacionado con reportes que deben ser diligenciados a cualquier instancia
gubernamental, generen respuestas debidamente validadas y debidamente soportadas.
La Oficina de Control Interno de manera respetuosa recomendó a la Oficina de
Tecnología de la Información conjuntamente con la Oficina Asesora de Planeación, para
que lideren al interior de la Entidad la información que cumpla con las características de
los datos abiertos, directriz presidencial a través de la estrategia de Gobierno en Línea
GEL.
Verificación y evaluación de la contratación, de la Superintendencia Nacional de Salud en lo que hace referencia a la constitución y presentación de garantías, liquidación de contratos, registro en el sistema electrónico de contratación pública - SECOP y conformación y organización de archivo.
Mediante memorando NURC No. 3-2013-014949 del 11 de Septiembre de 2013, se remite
al Señor Superintendente Nacional de Salud Informe de Auditoría Contratación.
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Se recomendó al Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, se tome la precaución del
caso al momento de diligenciar el registro de los contratos en el Sistema Electrónico de
Contratación Pública SECOP, incorporando allí información veraz y coherente con lo
contenido en el proceso de contratación, en especial a lo que a fechas de firma o
suscripción del contrato se refiere.
Se recomendó al Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, se solicite al grupo de
Recursos Físicos de la Entidad, el suministro de los estantes necesarios para organizar el
archivo correspondiente al año de 2.011, al igual que la tabulación que se realizó para el
año de 2.013 se implemente en los años de 2.011 y 2.012, ya que propendería por la
uniformidad en la organización del archivo, además para facilitar la búsqueda de cualquier
proceso de contratación.
Informe avance Plan de Mejoramiento Archivo General
Mediante memorando NURC No. 3-2013-015162 del 13 de Septiembre de 2013, se remite
al Señor Superintendente Nacional de Salud Informe de Avance Plan de Mejoramiento
con el Archivo General de la Nación.
Se recomendó le necesidad de atender y cumplir de manera estricta los tiempos que
fueron establecidos para dar cumplimiento al Plan de Mejoramiento.
La Oficina de Control Interno recomendó a la Secretaria General, que en coordinación con
los Grupos de Archivo y Correspondencia y Talento Humano, de especial atención al
hallazgo No. 2 en lo referente a “Las Historias Laborales no se encuentran organizadas de
acuerdo con los criterios, establecidos de la Circular 004 de 2003 y 012 de 2004
expedidas por el DAFP y el AGN” en razón que este hallazgo tiene fecha de vencimiento
el 30 de Octubre de 2013; por lo cual esta Oficina sintetiza su recomendación indicando
que si considera pertinente, se gestiones por parte de la Secretaría General a través de
los Grupos anteriormente mencionados, solicitud de ampliación de términos ante el
Archivo General de la Nación, para evitar incumplimientos en tiempo de este hallazgo.
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Informe de Auditoría de Evaluación al Sistema de Información de Investigaciones
Administrativas (SUPERSIAD)
Mediante memorando NURC No. 3-2013-015648 del 20 de Septiembre de 2013, se remite
al Señor Superintendente Nacional de Salud Informe de Auditoría al Sistema de
Información de Investigaciones Administrativas (SUPERSIAD), en el que se formularon
las siguientes recomendaciones:
La Oficina de Control Interno recomendó a la Oficina de Tecnología de la Información,
realice los ajustes pertinentes para el correcto funcionamiento del sistema de
Investigaciones Administrativas SUPERSIAD.
La Oficina de Control Interno recomendó a todas a las áreas que utilizan el Sistema de
Investigaciones Administrativas SUPERSIAD, le hagan envió de los motivos de quejas
que se deberían incluir en el sistema al momento de iniciar un proceso administrativo,
para así poder actualizar las tablas correspondientes de la base de datos SIAD.
Se recomendó a la Oficina de Tecnología de la Información actualizar o depurar la base
de datos de los usuarios del Sistema de Información de Investigaciones Administrativas
SUPERSIAD, una vez recibido por parte de las Superintendencias Delegadas y Oficinas,
el listado de los usuarios activos que deben utilizar el Sistema de Información de
Investigaciones Administrativas SUPERSIAD.
La Oficina de Control Interno recomendó, a la Oficina de Tecnología de la Información
elaborar la malla de validación correspondiente al formulario de citación, para así evitar
posibles errores y/o reprocesos.
La Oficina de Control Interno recomendó, a la Oficina de Tecnología de la Información
realizar la malla de validación correspondiente a la fecha, para que en el momento de
crear una actuación de auto de apertura, esta no sea inferior a la fecha de apertura del
expediente, así como también para que, realice los ajustes correspondientes de grabar un
solo registro en la tabla RESOLUCIONES, al momento de guardar la actuación de un auto
de apertura en la bases de datos SIAD del Sistema de Información de Investigaciones
Administrativas SUPERSIAD.
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La Oficina de Control Interno recomendó, a la Oficina de Tecnología de la Información,
realizar los ajustes necesarios para corregir el error donde aparece doble registro al
momento de la enumeración del auto de apertura de un expediente.
Se recomendó a la Oficina de Tecnología de Información, realizar los ajustes necesarios
para corregir los errores presentados en el módulo de notificaciones.
La Oficina de Control Interno recomendó a la Oficina de Tecnología de la Información
realizar las mallas de validación al Sistema de Información de Investigaciones
Administrativas SUPERSIAD, para que no permita dar traslado de un expediente al grupo
de Cobro Coactivo, sin la debida actuación de ejecutoria.
Evaluación y Seguimiento a Informes presentados por Agentes Interventores,
Liquidadores y Contralores nombrados por la Superintendencia Nacional de Salud
Mediante memorando NURC No. 3-2013-016120 del 26 de Septiembre de 2013, se remite
al Señor Superintendente Nacional de Salud Informe de Evaluación y Seguimiento a los
informes presentados por Agentes Interventores, Liquidadores y Contralores, en el que se
formularon las siguientes recomendaciones:
Se recomendó que, de considerarse oportuno y pertinente, se modifique lo exigido en
circular Única por la Superintendencia Nacional de Salud; en el sentido de que el
componente jurídico de los informes de los interventores, liquidadores y contralores, no
solo se circunscriba a cuantificar acciones judiciales ordinarias y el valor de sus
pretensiones, sino otros aspectos que pueden resultar relevantes como es el oportuno
tramite de las actuaciones que esos procesos jurídicos exige, tales como notificaciones,
contestaciones, impugnaciones de providencias de tramite e interlocutorias, alegaciones
de conclusión etc., aunado, al análisis del agotamiento de los procesos precontractuales,
contractuales y pos contractuales que la entidad intervenida deba agotar, ya que de este
análisis, en nuestro concepto es que se puede inferir si la gestión jurídica del Agente
Interventor designado ha sido eficiente, efectiva y eficaz.
Se analice la posibilidad de modificar el procedimiento en lo relativo a exigir a los Agentes
Interventores, Liquidadores y Contralores presentar sus informes con una periodicidad
mensual por una trimestral, con el propósito se pueda evidenciar por el equipo evaluador,
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un verdadero avance de la gestión, ya que se ha identificado que los Auxiliares de la
Justicia presentan en muchas ocasiones entre un mes y otro, prácticamente el mismo
informe, sin embargo la Superintendencia Nacional de Salud, podrá solicitar información
de periodo intermedio cuando así se requiera, si se acepta la modificación que ahora se
propone.
Unificar criterios, tanto para que los Agentes Interventores, Liquidadores y Contralores de
IPS presenten sus informes teniendo como presupuestos básicos la normatividad vigente.
Se recomendó, se unifique el criterio al interior del Grupo de IPS, para elaborar los
informes de seguimiento, manejando una única metodología en lo que ha su contenido se
refiere, lo cual redundara en una mejor comprensión del documento de seguimiento, ya
que en la actualidad se realiza con un criterio individual del profesional que efectué el
seguimiento o análisis del informe. Se recomienda entonces implementar una herramienta
de seguimiento, en procura de una estandarización que lleve a que el proceso de
seguimiento pueda fluir en mejor manera al interior de la dependencia auditada y en
general en la Superintendencia Nacional de Salud.
Informe de Control Interno Contable Primer Semestre Vigencia 2013
La Oficina de Control Interno recomienda a Secretaria General y en coordinación con la
Oficina Asesora de Planeación, realizar los ajustes necesarios al manual de procesos y
procedimientos de la Entidad teniendo en cuenta la nueva estructura, tanto de los grupos
como los cambios tecnológicos que ha tenido la Entidad al aplicar el SIIF a los procesos
contables.
Igualmente se recomienda continuar con las capacitaciones que adelanta el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público para el aplicativo SIIF, involucrando a todas y cada una de las
personas que se encuentran generando la información financiera, especialmente al Grupo
de Contabilidad, que es el área que más necesita.
Igualmente se recomienda continuar con la depuración de las cifras contables que arrojó
el sistema de información Aurora con los saldos que se registraron en el SIIF,
adelantando las actuaciones administrativas a que haya lugar, en busca de la eficacia,
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eficiencia y efectividad que ordena la legislación vigente a todos los funcionarios que
hacen parte del Estado Colombiano.
Se recomienda que Secretaria General adelante las actuaciones necesarias y pertinentes
con el acompañamiento permanente del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción
Coactiva con el propósito de depurar las cuentas de deudores.
Se recomienda adicionalmente continuar con las revisiones y conciliaciones permanentes
con el Grupo de Tesorería, para evitar a futuro situaciones como las que se presentaron
con la afectación de la cuenta de inversiones, así evitar hallazgos con entidades de
control y de otra parte poder actuar de manera oportuna en lo referente a las situaciones
externas a la Superintendencia que puedan afectar los estados financieros de la Entidad.
Informe de Seguimiento a Trámites en Áreas y Dependencias de la Entidad a
través del Sistema Integrado de Archivo y Correspondencia (SUPERCOR)
Mediante memorando NURC No. 3-2013-016531 del 01 de Octubre de 2013, se remite al
Señor Superintendente Nacional de Salud Informe de Seguimiento a Trámites en Áreas y
Dependencias de la Entidad a través del Sistema Integrado de Archivo y Correspondencia
(SUPERCOR).
Se recomendó a la Oficina de Tecnología de la Información, que en procura del
mejoramiento y madurez del sistema SUPERCOR y de un mejor desempeño de la labor
de la Institución a través de las dependencias misionales y de apoyo, genere reportes que
indiquen:
Nivel de Atención a trámites por dependencia.
Alertas de vencimiento de términos a fin de adoptar las medidas necesarias que
prevengan el incumplimiento de términos.
Se recomendó a la Oficina de Tecnología de la Información generar las restricciones del
caso en el sistema SUPERCOR, para evitar que por error involuntario de un funcionario
y/o contratista se asignen documentos para tramitar, a servidores de la Supersalud que
no correspondan a la dependencia.
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El jefe de cada área debe realizar seguimientos diarios, semanales, quincenales o
mensuales a los trámites que sean asignados a cada uno de sus colaboradores, quienes
deben también tener la cultura de revisar el estado de sus trámites para proceder a la
actualización, reasignación o traslado según el caso.
Nuevamente se recomendó a los Superintendentes Delegados, analizar las diferentes
causas que dieron origen a la acumulación de documentos sin finalizar, para así mismo
diseñar el plan de contingencia que le permita depurar el sistema.
Informe de Auditoría Proyectos de Inversión
Mediante memorando NURC No. 3-2013-017972 del 22 de Octubre de 2013, se remite al
Señor Superintendente Nacional de Salud Informe de Auditoría a los Proyectos de
Inversión de la Superintendencia Nacional de Salud.
Se recomendó realizar seguimientos periódicos a los reportes emitidos por parte del
Departamento Nacional de Planeación (DNP), mediante la herramienta de Seguimiento a
Proyectos de Inversión (SPI); toda vez que en la verificación practicada por esta Oficina,
se evidenciaron diferencias en el avance financiero (ejecución), entre la información
manejada por la Oficina Asesora de Planeación y lo consolidado en la herramienta SPI;
por lo tanto, si la Oficina Asesora de Planeación, considera que la información que se
encuentra contenida en la herramienta SPI, del Departamento Nacional de Planeación, no
se ajusta a la realidad, debe dar a conocer esta situación a esa Entidad, con el propósito
que se efectúen los ajustes del caso, motivada en que eventualmente la herramienta
presenta fallas, induciendo al error a usuarios internos y externos que utilizan como apoyo
la información que allí se presenta, lo anterior en procura de materializar la cultura del
autocontrol, a la cual nos conmina la normatividad vigente.
Se recomendó a las distintas áreas involucradas en los diferentes trámites tendientes al
cumplimiento y correspondiente ejecución de los Proyectos de Inversión inscritos para la
presente vigencia, hacer lo pertinente con el ánimo de desarrollar y ejecutar adecuada y
oportunamente los recursos que le han sido asignados a la Entidad con el ánimo de
mejorar su funcionamiento y así dar cumplimiento a su misión.
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Se recomendó a la Oficina Asesora de Planeación, realizar en conjunto con el Grupo de
Presupuesto adscrito a la Secretaría General de la Entidad, mesas de trabajo tendientes a
unificar la información financiera de ejecución, referentes a los Proyectos de Inversión,
con el propósito de tener certeza respecto de los valores que se reportan en los diferentes
informes.
La Oficina de Control Interno recomendó, salvo mejor concepto, que en lo restante de la
vigencia 2013, se diseñen e implementen acciones dentro del marco de la Ley, que
conlleven a una eficaz y eficiente ejecución de los recursos asignados a los Proyectos de
Inversión.
Informe de Seguimiento al Mapa de Riesgos y Política de Administración de
Riesgos de la Superintendencia Nacional de Salud
Mediante memorando NURC No. 3-2013-018751 del 31 de Octubre de 2013, se remite al
Señor Superintendente Nacional de Salud Informe de Seguimiento al Mapa de Riesgos de
la Superintendencia Nacional de Salud.
Se recomendó desarrollar y aplicar mecanismos que aseguren la revisión continúa de los
riesgos; esto redundará a que la implementación y la política de gestión del riesgo
mantenga su pertinencia, a medida que las circunstancias cambian con el tiempo y se
hace vital revisar las decisiones previas. Los riesgos no son estáticos. La efectividad del
proceso de gestión del riesgo debe ser revisada y monitoreada.
Conforme a la normativa vigente, la Alta Dirección de la organización debe garantizar que
se realice una revisión del sistema de gestión del riesgo a intervalos especificados,
suficiente para asegurar su continua conveniencia y eficacia para cumplir con la política y
objetivos de gestión del riesgo establecidos por la organización; si bien nos encontramos
en un proceso de Rediseño y Modernización institucional, debemos tomar esta situación
como una oportunidad de mejora, en procura de optimizar el tema de riesgos.
Si bien en la nueva estructura institucional se crea la Oficina de Metodologías de
Supervisión y Análisis de Riesgos, así como la Superintendencia Delegada para la
Supervisión de Riesgos, recomendamos que la primera de las citadas, en caso de
aprobarse la nueva estructura, en armonía con la Oficina Asesora de Planeación, diseñe
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herramientas que permitan al Interior de la Entidad, ejecutar revisiones permanentes o
con menores lapsos de tiempo, del sistema de gestión del riesgo, permitiendo estructurar
una herramienta que facilite esta importante labor.
Para gestionar el riesgo correctamente, se requiere documentación apropiada, que debe
ser la suficiente para satisfacer las auditorias independientes.
Debe definirse y documentarse la responsabilidad, autoridad y la interrelación del
personal que realiza y verifica la gestión del riesgo, en especial para las personas que
requieren autonomía y autoridad organizacional para efectuar una o más de las siguientes
actividades:
a) Iniciar acciones a fin de evitar o reducir los efectos adversos del riesgo.
b) Controlar el tratamiento posterior de los riesgos hasta que el nivel del riesgo se
vuelva aceptable.
c) Identificar y registrar cualquier problema relacionado con la gestión del riesgo;
d) Iniciar, recomendar o proporcionar soluciones por medio de los canales
designados;
e) Verificar la implementación de soluciones; y
f) Comunicar y consultar interna y externamente, según sea apropiado.
La comunicación interna y externa efectiva es importante para garantizar que quienes son
responsables de implementar la gestión del riesgo y quienes tienen un interés creado
comprendan la base sobre la cual se toman las decisiones y porque se requieren
acciones particulares, ante lo cual la recomendación en este aspecto es fortalecer aquella
(Comunicación Interna y Externa).
Seguimiento a formulación de estrategias del proceso de Rendición de Cuentas
de la Superintendencia Nacional de Salud.
Mediante memorando NURC No. 3-2013-018434 del 28 de Octubre de 2013, se remite al
Señor Superintendente Nacional de Salud Informe de Seguimiento a la formulación de
estrategias del proceso de Rendición de Cuentas de la Superintendencia Nacional de
Salud.
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La Oficina de Control Interno recomendó que el Grupo de Apoyo Interno además de
encontrarse legitimado, también se encuentre formalmente legalizado, mediante Acto
Administrativo, lo cual permitirá definir quienes lo conforman, periodicidad de realización
las reuniones, compromisos y objetivos, así como indicadores; es decir regular todos los
aspectos en que interviene el Grupo de Apoyo Interno en el proceso de Rendición de
Cuentas.
Se recomendó ajustar la Matriz de Rendición de Cuentas en lo referente a:
Formulación de Actividades
Formulación de Productos
Cronograma de cumplimiento
Formulación de los Riesgos - Riesgos de Corrupción
Incluir Indicadores
Responsables
La Oficina de Control Interno recomendó que para la vigencia de 2.014, la formulación del
Plan de Rendición de Cuentas, sea estructurado por la totalidad del Grupo de Apoyo
Interno y además, la estrategia sea debidamente socializada con todas las áreas
involucradas en el Plan, lo cual permitirá crear una estrategia ajustada a las necesidades
de la Entidad y en general del Sistema General de Seguridad de Social en Salud
(SGSSS).
Se recomendó, estructurar una sola matriz de Riesgos para la Entidad, incorporando los
Riesgos Anticorrupción, en el Mapa de Riesgos de la Superintendencia Nacional de
Salud.
La Oficina De Control Interno recomendó a la Oficina Asesora de Planeación, área
encargada de realizar acompañamiento metodológico y de seguimiento inicial a los
Riesgos de la Entidad, evitar que las áreas definan riesgos y que no se incluyan en el
Mapa General de Riesgos de la Superintendencia Nacional de Salud, puesto que esta
situación puede llegar a generar un desbordado incremento de los mismos y por ende
dilata el control y seguimiento de los riesgos.
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La Oficina de Control Interno recomendó, que a las reuniones que se convoquen por
cuenta del Grupo de Apoyo Interno, en la medida de posibilidades, acudan los Jefes de
las áreas que conforman el Grupo en mención.
Plan de Mejoramiento de la Contraloría General de la República
Mediante memorando NURC No. 3-2013-013717 del 23 de Agosto de 2013, se
informó al Señor Superintendente Nacional, la suscripción del Plan de Mejoramiento con
la Contraloría General de la República, a través del aplicativo SIRECI el cual arrojó el
consecutivo 43102013-07-20, el 12 de agosto de 2013.
El mencionado Plan de Mejoramiento contiene los veinticuatro (24) hallazgos resultados
de la auditoría de la vigencia 2012, y diez (10) hallazgos pendientes por ejecutar resultado
de la auditoría vigencia 2011, así como las respectivas acciones de mejora, actividades y
plazos establecidos por cada una de las dependencias responsables, de conformidad con
las competencias establecidas por la legislación vigente.
Mediante memorando NURC No. 3-2013-018751 del 31 de Octubre de 2013, se
presentó al Señor Superintendente Nacional, avance a corte Octubre de la presente
vigencia del Plan de Mejoramiento que fue suscrito con la Contraloría General de la
República.
Estado General del Sistema de Control Interno
Mediante memorando NURC No. 3-2013-016478 del 1 de Octubre de 2013, se remite al
Señor Superintendente Nacional de Salud Informe de Sostenimiento MECI y Calidad de la
Superintendencia Nacional de Salud.
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, viene cumpliendo
con las tareas de Acompañamiento, Evaluación, Seguimiento y en general control
posterior, a través de la herramienta Modelo Estándar de Control Interno MECI.
La Superintendencia Nacional de Salud se encuentra incursa en un proceso de Rediseño
y Modernización Institucional, motivo por el cual recomienda tener en cuenta la
herramienta referida en este informe (MECI), de igual manera la Oficina de Control Interno
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viene empeñada en aportar a la interiorización de los conceptos tanto de MECI como de
Calidad, sensibilizando tanto a nuevos funcionarios, como a los auditores ya formados,
para lo que se ha solicitado también el apoyo del Departamento Administrativo de la
Función Pública.
Conclusiones
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en lo corrido de
la vigencia 2.013, ha practicado auditorías de seguimiento, evaluación y control a los
diferentes procesos y procedimientos de la Entidad, cuya finalidad consistió en verificar el
cumplimiento de las funciones que le fueron encomendadas a cada una de las
dependencias que conforman la Institución; brindando en cada una de las evaluaciones
las correspondientes conclusiones y recomendaciones, tendientes a la mejora de los
procesos evaluados.
En este contexto, en lo transcurrido durante la vigencia 2.013 la Superintendencia
Nacional de Salud ha venido trabajando y lo seguirá haciendo, junto con el Gobierno
Nacional, en el diseño de un modelo y plan de implementación de inspección, vigilancia y
control de la Superintendencia Nacional de Salud, que responderá a las exigencias de la
Ley 1438 de 2.011.
Por lo anterior, la Oficina de Control Interno de la SNS, en atención y cumplimiento al
Estatuto Anticorrupción, presenta el informe pertinente de forma satisfactoria, dando fe de
la buena gestión de la Entidad, sus unidades de trabajo y sus funcionarios.
Cordialmente,
ORIGINAL FIRMADO
JULIO CESAR REYES ZULUAGA
Jefe Oficina de Control Interno (e)
Superintendencia Nacional de Salud
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