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SUPERINTEfi. •. H~•~CIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
DEPENDENCIA: DESPACHO SUPERINTENDENTE / TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
CODIGO : 0000
CODIGO
0000-1
0000-1.1
0000-1.2
0000-1.3
0000-1.4
0000-1.5
0000-2
0000-2.1
SERIES - SUBSERIES TRD.DOC
J Tipos Documentales o e Informes ¡/
Informes a organismos de control /
Defensoría del pueblo X X Fiscalía general de la nación
Procuraduría general de la nación Contraloria general de la nación
Informe X
Informes a entidades del Sistema de ~~ad Social en Salud V
M in salud Departamento Nacional de Planeación Consejo de seguridad social en salud
Informe /
Informes a otras entidades del Estado Minhacienda y Crédito Público
Presidencia de la República Congreso de la República
Informe
/ Informes a entidades vigiladas
Informe
Informes a dependencias internas / Informe
Actas./
Comité de Dirección
Acta
/
X
X
X
X
X
F
RETENCION ARCH
GESTlON
2
5
ARCH CENTRAL
5
20
S
DISP. FINAL
se e X
X
HOJA) DE¡f
E PROCEDIMIENTO
X Al terminar su valor administrativo se considera su eliminación.
X Al termino de su valor jurídico, los tipos documentales s escanean para guardar el soporte histórico de la gestión y s eliminan, por perdida de su vigencia.
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL C:~SERVAR E: L INAR
ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA SC: CA EAR Jt '-' z'•fcoof.J ;;;;
FUNCIONARIO RESPONSABLE ~ ~VÍ cqo 1 . 11 . U V
SUPERINTE .. -:NCIA "-- riONAL DE SALUD 1 PO DE ,..,,:CHIVO
~
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA : OFICINA JURIDICA HOJAA DEZ-CODIGO: 0010
SERIES- SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL CODIGO
y T~s Documentales ARCH ARCH
S e PROCEDIMIENTO o e F GESTION CENTRAL
se E
0010-1 Demandas. v' 2 20 X X
Demanda X Contestación de la demanda X Alegatos de conclusión X Memoriales X Sentencias X Recursos / X
0010-2 Conceptos jurídicos. 2 3 X X Al perder su valor administrativo, legal y jurídico, se Scaneará y se eliminará el soporte físico.
Solicitud X Respuesta X
0010-3 Derechos de petición / 2 3 X
/
Solicitud X
Respuesta / X
0010-4 2 3 Solicitud de información
Solicitud X Respuesta X
0010-5 Tutelas~/ 2 10 X X
: Notificación X Tutela X Requerimiento áreas técnicas X Contestación X Sentencia X
0010-6 Acciones de cumplimiento / 2 10 X X
Notificación X Acción de cumplimiento X Requerimiento áreas técnicas X Contestación X Sentencia X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL C : CONSERVAR
E: ELIMINAR O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
SC : SCANEAR ->¡; /"'
S: SELECCIONA~- 7~~ ELABORO: COMITÉ DE ARCHIVO FUNCIONARIO RESPONSABLE _________ ,,__/_ ~
L---------------------~~:.......¡....._-------J~~ 1 -i.\
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA : OFICINA JURIDICA CODIGO:
CODIGO
0010-7
0010-8
0010-8.1
0010-8.2
0010
SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION
y Tipos Do~umentales o e F ARCH ARCH
GESTION CENTRAL
Acciones populares / 2 10
Notificación X Acción popular X Requerimiento áreas técnicas X Contestación X Sentencia X
Actas j
2 10
Comité jurídico 1 X Acta 1
Comité de Conciliación y Defensa Judicial
Acta X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
DISP. FINAL
S se e E
X X
X
C :CONSERVAR
E: ELIMINAR
SC:SCANEAR
S: SELECCI
PROCEDIMIENTO
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO FUNCIONARIO RESPONSABLE -¡;__-=--7 ---~-""'Ir=
HOJA.)_ DE :2.,
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA D~ RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA : OFICINA DE PLANEACION Y ESTUDIOS ECONOMICOS V CODIGO: 0020
CODIGO
0020-1
0020-1.1
0020-1.2
0020-1.3
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Documentales
Sistema de Planeación de la Supersalud (1) ,/
Plan anual de Actividades / Plan Nacional de Desarrollo Comunicaciones Metodología
1 Plan consolidado
Plan de Desarrollo Administrativo Depto. Adtivo. de la Función Pública
Comunicaciones Metodología Plan consolidado
Plan Indicativo j Comunicaciones Metodología Plan consolidado
Planeación Nacional
TRD.DOC
o e
X X X X X
X X X X
X X X X
RETENCION DISP. FINAL
F ARCH ARCH
S se e E GESTION CENTRAL
5 10 X X
5 10 X X
5 10 X X
5 10 X X
PROCEDIMIENTO
0020-2 0020-2.1
Proyectos Institucionales Inversión /
1 Responde a lo expuesto en el Dcto. 1259/94, Art.8o.literal b
Comunicaciones Ficha EBI Informes Proyectos
Planeación Nacional Planeación del Ministerio de Salud
Dependencias de la Entidad Ministerio de Hacienda
X X
X
5
X
X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
10 X X
C :CONSERVAR
SC: S NEAR E~-~ELIMIN S : S LECCIONAR
FUNCIONARIO RESPONSABL
.... -~ ....... tr..... .......
• SUPERINTENDE A NACIIAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA : OFICINA DE PLANEACION Y ESTUDIOS ECONOMICOS HOJA,2DE3 CODIGO: 0020
CODIGO
0020-2.2
0020-3 0020-3.1
0020-3.2
0020-4
0020-4.1
0020-5
SERIES
y Tipo7Documentales
Funcionamiento "' Planeación Nacional
Planeación del Ministerio de Salud Dependencias de la Entidad
Ministerio de Hacienda Comunicaciones Informes
Proyectos 1 Informes / De Gestión
Comunicaciones Informes
Congreso de la República Dependencias de la Entidad
A Organismos de Control / Entes de Control
Presidencia de la República Ministerio de Salud
Congreso de la República Ministerio de Hacienda
Ministerio de Justicia y del Derecho Contraloria General de la República
Comunicaciones
~::·; j Comité Año 2000
Acta
1 Manuales Institucionales
;,op Procesos i:;oJ'-rfl o( Indicadores de Gestión
Cj Formas de Papelería
o
X
X
X X
X
X
X X X
TRD.DOC
e
X X
X
X X
F
RETENCION ARCH
GESTlON
5
4
4
5
ARCH CENTRAL
10
10
10
20
o
DISP. FINAL
S se e X
X
X
X
X
E PROCEDIMIENTO
X
Responde a lo expuesto en el Dcto. 1259/94, Art.8o.literal s, com X asesoría al Despacho del Superintendente
X
X Responde a lo expuesto en la Resol.669/ 99, Art.2o.numeral 2.5
X • Por ser dinámicos no tienen tiempo determinado en gestión y a cumplir su utilidad para la cual fueron creados ó ser actualizados mejorados, se les da la disposición final y se emiten los nuevos.
e ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
u e ~-\o":;>. O: ORIGINAL ~::~~ON~NAR ~~....._.,__,._¡......_Jr--C: COPIA SC SCANEAR ,
F : FOTOCOPIA S : SELECCIONAR .., -"""" ""-""" .. ., ......_ ...
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO FUNCIONARIO RESPONSABL "' \
SUPERINTENDE ANAC AL DE SALUD GRU!-'u OE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA : OFICINA DE PLANEACION Y ESTUDIOS ECONOMICOS CODIGO: 0020
SERIES TRD.DOC RETENCION CODIGO
y Tipos DocumenJ'Ies o e F ARCH ARCH
GESTION CENTRAL
0020-6 lnterventorías a Contratos v 5 10 Dependencias de la Entidad
Comunicaciones X X Informes X Designaciones X Convenios OEI X Contratos X Actas de entrega y seguimiento de productos X
Certificaciones J X
0020-7 Proyecto y anteproyecto de Presupuesto de la 5 10 Entidad
Comunicaciones X X Anteproyecto propuesto X Proyecto aprobado X Ejecución Proyecto Presupuesto de Inversión X
0020-8 Estudios Especiales J 4 10
Cuentas Nacionales X lndice de Precios Hospitalarios X Canasta Hospitalaria X Sistema de información X Cambio de Milenio-Año 2000 Tasa contributiva X Comunicaciones X X
Pcod""" '"''" do '" Cootmto~ Informes X
0020-9 Estudios de Reestructuración 4 4
Proyectos de reestructuración X Antecedentes Historia organizacional X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
DISP. FINAL
S se e E
X X
X X X
X X
X X
HOJA 3DE _5
PROCEDIMIENTO
Responde a lo expuesto en el Dcto. 1259/94, Art.Bo.literal s, como asesoría al Despacho del Superintendente
Responde a lo expuesto en el Dcto. 1259/94, Art.Bo.literal q.
Responde a lo expuesto en el Dcto. 1259/94, Art.Bo.literales e, d, f o.
Responde a lo expuesto en el Dcto. 1259/94, Art.Bo.literal f y s.
DEPENDENCIA : OFICINA DE CONTROL INTERNO CODIGO: 0030
CODIGO
0030-1 0030-1.1
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Documentales
Informes / De Evaluación al Sistema de Control J Interno institucional
Despacho Superintendente
Comité de Control Interno institucional Dependencia evaluada
Informes periódicos Informe consolidados Informes de apoyo
0030-1.2 A Entidades Externas 1
0030-2
0030-2.1
0030-2.2
0030-2.3
Contraloría General de la República Contaduría General de la Nación
Procuraduría General de la Nación Consejo Asesor de Control Interno
Informes
Actas /
Arqueos de Caja menor /
Acta
Arqueos de Pagaduría / Acta
Arqueos del Almacén General
Acta
1
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL
o
X
X
X
X
e
X X
X
F ARCH
GESTION
2
S se e ARCH CENTRAL
E
5 X X
8 X X
PROCEDIMIENTO
/J. ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
0: ORIGINAL C : CONSERVAR 1 E: ELIMINAR
C: COPIA F : FOTOCOPIA
ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO
SC: SCANEAR
S : SELECCIONAR
FUNCIONARIO RESPONSABLE -------1--ff' 1 ,1 V
HOJA/? DE ¡f
1
DEPENDENCIA : SECRETARIA GENERAL / CODIGO: 0100
CODIGO
9 ( 0100-2
e ::V
(~
SERIES - SUBSERIES
y Tipos D~cumentales
Resoluciones J
Resolución /
Circulares
Circular Externa Carta Circular Publicación
Autos / Auto comunicación citación notificación Edicto
Consultas/
Derechos de Petició¡y/ Requerimientos /
Solicitudes v
e 9 Autorizacion Posesión Revisores FiscaiYs
Antecedentes para autorización Personas Naturales Personas Jurídicas Autorización de Posesión / Seguimiento Multas impuestas a entes vigilados.
Control de multas
TRD.DOC
o e
X
X X
X
X X X
X
X X l X Vxx
X X X X
X
F
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
RETENCION ARCH
GESTION
1
1
2
4
ARCH CENTRAL
20
20
20
5
5
10
S
DISP. FINAL
se e X
X
X
X
E
X
PROCEDIMIENTO
Responde a lo expuesto en el Decreto 1259/94, articulo 9o.,literal k, materializando la notificación. Enumeran y conservan las Resoluciones y tienen la resposabilidad de la emisión. Las resoluciones por ser actos administrativos permanecen un año en el Archivo de Gestión luego se envían al Archivo Central para su conservación como archivo histórico.
Se conservan en medio magnético.
X Responde a lo expuesto en el Decreto 1259/94, articulo 9o., literal d. Por las implicaciones de orden disciplinario que conllevan, se conservarán por el tiempo determinado.
Responde a la función expuesta en el Decreto 1259/94, articulo 9o., literal o. Por el carácter de acta d posesión y acto administrativo particular, se conservarán las originales como archivo histórico, eliminando lo demás soportes.
El control se registra en una base de datos en excell, la cual se conserva por la consulta permanente.
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
0: ORIGINAL
C: CONSERVAR
E: ELIMINAR
SC: SCANEAR f/tj. e C: COPIA
F : FOTOCOPIA S : SELECCIONAR 11 FUNCIONARIO RESPONSABLE --------i(
1 / , / ELABORO: COMITÉ DE ARCHIVO
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA : SECRETARIA GENERAL - GRUPO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA HOJAlDE(._ CODIGO:
CODIGO
~
( ::J
(::J (~
0100-3.1
( :9 ( \
e ~'
( 9 0100-7
0100-8
0100
SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION ARCH ARCH
y Tipos Documentaley' o e F GESTION CENTRAL
Radicación de Documentos / 1 3
De ingreso
/ X
De salida X
Registro de Correspondencia 1 3
Planilla de correo normal X Guias de correo certificado X
Actas/ / 5 10
Comité de Archivo
Acta
/ Inventario de transferencias
Inventario
/ Inventario de fondos documentales
Inventario / Registro de préstamos y devoluciones de documentos
Solicitud libro de registro
/ Informes de gestión
Dependencias de la SNS Informe
lnterventorías de Contratos
Comunicaciones Designación Contrato Certificación
/
X
/X
X
X .x
X X
X
X X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
0: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
2
2
4
4
4
'·
DISP. FINAL
S se e
X
X
X
X
E
X
X
X
X
X
X
X
PROCEDIMIENTO
La radicación de ingreso y salida queda registrada en la base de datos Lotus Notes como documento de prueba; para la radicación de salida se guarda un consecutivo de todas las comunicaciones.
Al termino de su valor jurídico, los tipos documentales se escanean para guardar el soporte histórico de 1 gestión y se eliminan, por perdida de su vigencia.
X. Al terminar su valor administrativo se elimina, pudiéndose consultar en la División Administrativa.
C :CONSERVAR
E: ELIMINAR
SC: SCANEAR
S : SELECCIONAR
ELABORO :COMITÉ DE ARCHIVO FUNCIONARIO RESPONSABLE
1 -·- -
DEPENDENCIA : DIVISION DE SISTEMAS CODIGO: 011 O
SERIES - SUBSERIES CODIGO
y Tipos Documentales 1 0110-1 Sistema Integral Institucional. /
0110-1.1 Base de datos documental / Correspondencia Quejas Control administrativo Historico del sistema integral
0110-2 Herramientas de software para usuarios internos y externos
/ Nomina Sistema de información financiera Control de empleadores morosos Sanciones de las actuaciones adtivas. Contratos administrativos Inventarios Analisis estadistico y financiero de las circulares externas . 034-044-045-096-001 Quejas Ces antias Tasa a favor de la entidad Plan de gestión Historico de reportes de circulares externas y demas herramientas
o
X X X
/X
X X X X X X
X X X X X
X
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL HOJA)_ DE 3
TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL
e F ARCH
GESTION ARCH
CENTRAL
20
20
s se e
X
E PROCEDIMIENTO
X • Por ser Archivos magnéticos el tiempo en gestión es determinado por la capacidad del disco duro, teniéndose que generar el archivo historico del sistema integral de trámites.
• Son Archivos magnetices, el tiempo en gestión se determina de acuerdo a la vigencia de la herramienta para la Entidad.
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: CONSERVAR
E: ELIMINAR
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO FUNCIONARIO RESPONSABLE
SC:SCANEAR ~ S : SELECCIONAR / j . , ~J.~L.t-U~a_/7 t>A!..if
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA : DIVISION DE SISTEMAS CODIGO: 0110
CODIGO
0110-3
0110-4
0110-5
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Do5-umentales
lnterventorias ,/
Reporte de servicios Designación Comunicación Contrato
Licencias de software
o
X X X
X
Tecnicos X Usuarios X
0110-6 Administración de la red
Planos ubicación fisica, voz y datos. X
TRD.DOC RETENCION
e ARCH ARCH F
GESTION CENTRAL
5 5
X
5
5
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
DISP. FINAL
S se e E
X
X
X
ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO FUNCIONARIO RESPONSABLE
HOJAlDE 3
PROCEDIMIENTO
* El tiempo de gestión está determinado de acuerdo a la vigencia de 1
licencia para la Entidad.
* Por ser dinámicos no tienen tiempo determinado en los archivos d gestión y central, para software o hardware adquirido o comprado; lueg de la pérdida de vigencia tecnológica para la Entidad se traslada biblioteca. Para software desarrollado en la Entidad, no es necesari tiempo en Archivo central, solamente en Archivo de gestión permanecerán en la división de sistemas y en la dependencia del usuari del software y hardware hasta la pérdida de la vigencia tecnológica.
* El tiempo de retención en gestión se determina , hasta cuando se necesario diseñar nuevas instalaciones por cambio en la edificación.
C: CONSERVAR
E: ELIMINAR
SC:SCANEAR ~ S : SELECCIONAR A / < . /
~rr.~.-c ~(%../e/ .... ~ .. 0 1!-t..é/'f l;iu-v ~ 1 d'
DEPENDENCIA : DIVISION DE SISTEMAS CODIGO: 0110
CODIGO
0110-7
0110-8
0110-9
0110-10
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Documentales 1
Copias de seguridad t/
Información general de la Entidad
Software de la Entidad /
Versión de programas de aplicaciones
Planes de contingencia
Planes
Asistencia técnica
Control de gestión
o
X
X
X
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL HOJA3DE3
TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL
e F ARCH ARCH
GESTION CENTRAL
* *
X
. 1
2 4
S se e
X
E
X
PROCEDIMIENTO
* El tiempo de gestión se determina de acuerdo a su criticidad según s son Archivos en linea o en batch!.
* El tiempo de gestión se determina de acuerdo a la vigencia del softwar para la entidad.
X * Por ser dinámico no tiene tiempo en archivos de gestión y central, su vigencia está dada por la utilidad que tenga para la Entidad.
X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL C:CONSERVAR
E: ELIMINAR
ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA S : SELECCIONAR i / SC:SCANEAR ~
FUNCIONARIO RESPONSABL~u.LC.t:u/d::70 oer¡ f/~
(
(
(
DEPENDENCIA : DIVISION FINANCIERA / CODIGO:
CODIGO
~
:9 0120-1-2
:3
0120
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Documentales /
Plan anual de presupuesto ./
Anteproyecto / Anteproyecto
/ Proyecto presupuesta!
Presupuesto
/ Libros de presupuesto
Ejecución presupuesta! de ingresos Ejecución presupuesta! de gastos Certificados de disponibilidad Modificacón de presupuesto
Informes a entidades de control / Contraloria
Ministerio de hacienda D.N. P.
Banco de la Republica
Informe ejecución presupuesta! Informe ejecución presupuesta! de inversión
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL
c_,;..rrc v
o e F ARCH GESTION
ARCH CENTRAL
s se e E PROCEDIMIENTO
X
X
X X
X X
X
X
5 15
5 15
5 15
5 15
X X
X X
X X
X X
Las series y subseries responden a las funciones expuestas en el art.631del Estatuto Tributario y en la Resolución 1320 1 96, art.3o.numeral 4, funciones de las División Financiera.
Las copias de los tipos documentales, certificados de disponibilidad presupuesta!, se llevan en una carpeta para el control del consecutivo
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL C: CONSERVAR
E: ELIMINAR ~
ELABORÓ : GRUPO DE ARCHIVO
C: COPIA SC: SCANEAR
FUNCIONARIO RESPONSABLE~ l
GRUPO DE ARCHIVO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION FINANCIERA- GRUPO DE PAGADURIA HOJA2DE4 CODIGO: 0120
SERIES - SUBSERIES TRD.DOC
y Tipos Documentales /
Cuenta Mensual de Pagaduría J
Boletin diario / Declaraciones Tributarias Comprobante de Ordenación de pago Orden de compra Nómina
Formularios de Salud y Pensión Recibo de Caja Tiquetes aéreos utilizados Orden de Servicio
o
X
X
X
X
Certificaciones de interventoria X Informes de comisión y gastos de desplaz X
e
X
X
X X
X
Aprobación de garantía unica X Notas Débito X Nota Crédito Formularios acreedores varios Consignaciones bancarias(recibos .. ) Legalizaciones de avances
Recibo pagos parafiscales Resoluciones Comprobante pagos bancos Facturas Contratos Avances Autorizaciones de retiro de cheques Entradas y salidas de Almacén Cheques Anulados
Libros de pagaduría libro de caja libro de bancos libro de avances libro de acreedores
/
libro financiero Concilaciones bancarias
X
X
X
X X
X X
X
X X X X X X
X
X
X
X
F
RETENCION ARCH
GESTION
3
ARCH
CENTRAL
20
20
S
DISP. FINAL
se e X
X
E PROCEDIMIENTO
X Corresponde a las funciones asignadas en la resolución 0385/95 que organiza el grupo de pagaduría articulo 11
X
Por normatividad expuesta en la Ley 80/93 la nómina debe reposar en original en el grupo de pagaduría.
El tipo documental legalizaciones se lleva en una carpeta independiente debido al alto volumen de soportes
ABREVIATURAS TRO.DOC: TRADICION DOCUMENTAL C: CONSERVAR
ELABORÓ : GRUPO DE ARCHIVO
O: ORIGINAL C: COPIA \ SC : SCANEAR
E: ELIMINAR ~
FUNCIONARIO RESPONSABLE~ 1
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA : DIVISION FINANCIERA- GRUPO DE PAGADURÍA HOJA)DE4 CODIGO: 0120
CODIGO ~
(:Y
1-( 0120-4
1'--
0120-5
0120-6
0120-7
SERIES - SUBSERIES /
y Tipos Docume~les
TRD.DOC
Información tributaria t./
Cálculos de procedimiento retefuente Certificaciones para deducibles Certificados de retención Medios Magnéticos
Informes a entidades de Control J D. T. N.
Informe de movimiento de Bancos
o
X X X
Informe de promedios diarios /
Certificados de pagos y deducciones t/ realizadas
Administración del PAC /
Modificaciones y aprobaciones X.
Solicitud de giros y aprobaciones X
Informe consolidado X
Reintegros del paca la D. T. N.
Ordenes judiciales / Embargos X Acuso recibo Desembargos X
e
X X
X
X
F
RETENCION ARCH
GESTION
5
2
1
2
ARCH CENTRAL
20
20
3
1
20
DISP. FINAL
S se e X
X
X
X
E PROCEDIMIENTO
X Las retenciones efectuadas pueden llegar a ser objeto d Fiscalización por parte de la DIAN.
X
X
Los informes a entidades de control requieren 2 años de gestión par atender los requerimientos de dichas entidades.
Los embargos judiciales requieren llevarse en dos carpetas: Un contiene la orden de los juzgados para embargar a los funcionarios la otra los recibos de pago de cada embargado para s contabilización individual y la facilidad de rendir el informe a lo juzgados cuando estos lo requieran
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: CONSERVAR
E: ELIMINAR
C: COPIA
ELABORÓ : GRUPO OE ARCHIVO
¡ SC: SCANEAR '? \_ ,_,\__1'--_.;._.r-.:\___)
FUNCIONARIO RESPONSABLE--------
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION FINANCIERA- GRUPO DE CONTABILIDAD CODIGO: 0120
TRD.DOC CODIGO o e F
RETENCION ARCH
GESTION ARCH
CENTRAL
DISP. FINAL
S se e E PROCEDIMIENTO
- .:::.
(::J
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Doc;<?ntales
Libros contables ""
Libro auxiliar Libro diario Libro mayor
X X X
5 15 X X NOTA: De conformidad con la Resolución No. 0385/95 se creo el grupo interno de contabilidad
( ~ Informes a entidades de Control / 2 15 X X
Estados financieros Contaduria general X Cuenta anual contraloria general X Pagos DIAN X
( 3 Comprobantes de contabilidad 5 15 X X
Comprobante de ingreso X Comprobante de egreso X
Comprobante general X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL C: CONSERVAR
ELABORÓ: GRUPO DE ARCHIVO
O: ORIGINAL C: COPIA
E: ELIMINAR ·=:b SC:SCANEAR
FUNCIONARIO RESPONSABLE~ 1 -
DEPENDENCIA : DIVISION DE GESTION HUMANA / CODIGO: 0130
CODIGO
0130-1
0130-2
0130-3 0130-3.1
SERIES - SUBSERIES
y Tipos D~umentales
Hitarías Laborales "!./'
Formato unico hoja de Vida Resoluciones Comunicaciones laborales Actas de Posesión Certificaciones Formato de evaluación de servicio Oficios Judiciales Formato de novedades Sistema de Seguridad Social Reporte de cesantías e interes Certificado de ingresos y retenciones Formato de afiliación caja de compensación familiar Declaración juramentada de bienes y renta Antecedentes laborales Antecedentes academices Documento de ingreso
Concursos /
Aviso de convocatoria Publicaciones Lista de inscripciones Lista de aspirantes admitidos Lista de aspirantes no admitidos Tramite de reclamaciones Antecedentes de aspirantes Designación de evaluadores Examenes Registro calificación de prueba Resultado de pruebas Analisis de antecedentes Acta de concurso Resolución lista de elegibles
Programas / Inducción
Comunicaciones Manuales
SUPERINTEND lA NACI ~L DE SALUD
o
X
X
X X X
X
X X X X X X
X X X X X X
X
GRl., . .., DE ARCHIVO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
TRD.DOC
e
X X X
X X X X X
X X X
X
X
X
F
RETENCION ARCH
GESTION
0 :J.-
1*
ARCH CENTRAL
100
8 ;}___
DISP. FINAL
S se e X
X
E
X
HOJA1 DE4
PROCEDIMIENTO
Las Historias Laborales de los funcionarios activos de la Entidad permanecen en el Archivo de Gestión, hasta 6 meses después del retiro de la Entidad. La serie está soportada por las funciones expuestas en el Decreto 1259/94 articulo 10 numeral4 literal h.
X La serie está soportada por las funciones expuestas en el Decreto 1259/94 articulo 10 numeral 4 literal d
X • Los manuales permanecen en el Archivo de gestión, hasta el momento en que pierdan validez y se actualicen. La serie está soportada por las funciones expuestas en el Decreto 1259/94 articulo 1 O numeral 4 literal a.
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL ~ O : ORIGINAL R
C: COPIA
F:FOTOCOPIA • R ./?.d~ FUNCIONARIO RESPONSABLE 'Á7-?" /1}~-~ ELABORÓ :COMITÉ DE ARCHIVO
1 ________,
/
r
DEPENDENCIA : DIVISION DE GESTION HUMANA CODIGO: 0130
CODIGO
0130-3.2
0130-3.3
0130-4
0130-5
0130-6 0130-6.1
0130-6.2
0130-6.3
0130-6.4
SERIES - SUBSERIES
y Tj>os Documentales
Capacitación · ~
Programa Comunicaciones Manuales Reglamentos Solicitud formal lcetex Solicitud no formal /lcetex
Bienestar social
Progama eventos generales Comunicaciones
Comunicaciones a entidades externas /
Presidencia de la República Fondo Nacional del Ahorro Departamento Administrativo de la Función Pública Procuraduría General Fiscalía General Contraloria General Registraduria General
Registro de horas extras v/'
Planilla de horas extras Planilla de compensatorios
Actas/ / Comisión de personal
Acta
Grupo control diciplinario interno
Acta
Grupo de capacitación
Acta
Comité de incentivos
Acta
SUPERINTEND~N~IA NACI"r..1 ~L DE SALUD
o
X
X X
X X
X X
X
X
X
X
GRI DE ARC ro TABLA DE Fu:::.I~:::.NCION DOCUMENTAL
TRD.DOC
e
X
X X
X
X X X X X X X
F
RETENCION ARCH
GESTION
4*
4
1
.
1
ARCH CENTRAL
1
4
5
5
DISP. FINAL
S se e
X
HOJA2 DE4
E PROCEDIMIENTO
X • Los manuales permanecen en el Archivo de gestión, hasta el momento e que pierdan validez y se actualicen. La serie está soportada por la funciones expuestas en el Decreto 1259/94 articulo 1 O numeral 4 literal d.
X
X
X • El tiempo de permanencia de estos documentos está determinado, hast el momento en que el funcionario compense el tiempo de horas extras, pue es necesaria su consulta constante.
X Funciones expuestas en la Ley 443/98 Decreto reglamentario 1568/98
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL C: CONSERVAR
E:~LIMINA
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA SC:SCA R
.,. lONA~...,~ FUNCIONARIO RESPONSAS~ /'"~'./i.?' h,
\7 /
l_
DEPENDENCIA : DIVISION DE GESTION HUMANA CODIGO: 0130
CODIGO
0130-7
0130-8
0130-9
0130-10
0130-10.1
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Documentales
Administración de riesgos profesionales V
Contrato Comunicaciones Reportes de accidentes de trabajo Programa de riesgos profesionales
Libros de actas de posesión /
Libros
Manuales de funciones ./
Comunicaciones Manuales
Control disciplinario interno ~ Procesos disciplinarios (2) /
Fallos Auto interlocutorio Auto de sustentación Notificación Avisos
/_
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
o
X X
X
X
X X
X X
X
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
TRD.DOC
e
X X
X
X
X
F
RETENCION ARCH
GESTION ARCH
CENTRAL
5
20
DISP. FINAL
S se e E
X X
X
X
HOJA 3DE4
PROCEDIMIENTO
Funciones expuestas en el Decreto 1259/94 articulo 10 numeral4 del literal G
Para facilitar la consulta se llevan en un libro separado de la Historia laboral.
• Los manuales permanecen en el Archivo de gestión, hasta el momento en que pierdan validez y se actualicen.
• Funciones expuestas en la Resolución 0619/95. Al concluir las diligencias y ejecutoriado el fallo, permanecerán en el archivo de gestión 1 año.
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL ~• O : ORIGINAL R
C: COPIA R
F: FOTOCOPIA N ~~~ FUNCIONARIO RESPONSA~ -~. ~ ELABORO: COMITÉ DE ARCHIVO
/
DEPENDENCIA : DIVISION DE GESTION HUMANA CODIGO: 0130
CODIGO
0130-11
0130-11.1
0130-11.2
0130-12
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Documentales
Elección de representantes de los trabajadores ¡/
Comité de la comisión de personal / Actas
Comité paritario de salud ocupacional /
Actas
Nómina/
Nómina Reporte de cesantias Disponibilidad presupuesta!
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
TRD.DOC
o
X
X
X
X
e
X X
F
RETENCION ARCH ARCH
GESTION CENTRAL
3
10
DISP. FINAL
S se e X
HOJA 4 DE4
E PROCEDIMIENTO
X Solamente se escanearán las actas de elección de representantes.
X Esta serie es originada en la división de Gestión Humana y por normatividad expuesta en la Ley 80/93, la original debe ser enviada a división Financieragrupo de pagaduría.
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL C: CONSERVAR
O: ORIGINAL <~ C: COPIA R
F: FOTOCOPIA ;?ft(:CION.~ ,--~~ FUNCIONARIO RESPONSAB"-ZJ '#-v~#?'/1-~~ ELABORÓ :COMITÉ DE ARCHIVO
DEPENDENCIA: DIVISION ADMINISTRATIVA / CODIGO : 0140
CODIGO SERIES- SUBSERIES
y Tipos D~mentales Contratos ,_/ /
Con formalidades plenas
Requerimientos Disponibilidad presupuesta! Terminas de referencia Pliego de condiciones Propuesta Evaluaciones Minuta Formato único de hoja de vida Formato deducción bienes y rentas Pólizas Aprobación de pólizas Publicación Designación interventorias Informe interventorias Actas de recibo a satisfacción
TRD.DOe
o e F
X X X X X X X X X X X X
X X X ( 9 Sin formalidades plenas /
Requerimientos X
0140-3
Cotizaciones Disponibilidad presupuesta! Formato único de hoja de vida Formato declaración Ordenes de compra y servicio Designación interventorias
Convenios/
Requerimiento Disponibilidad presupuesta! Minuta controlde ejecución
X X X X
X X
X X
/ X X
Informes a Organismos de Control
DIAN X Procuraduría General de la Nación X
Contraloría General de la Nación X Imprenta Nacional de Colombia X
Cámara de Comercio X
SUPERINTENC lA NACI- ... ~L DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
RETENeiON ARCH ARCH
GESTION CENTRAL
2 20
2 20
5 10
2 10
HOJAJ DE~
DISP. FINAL
s se e E PROCEDIMIENTO
X
X
X
Concreta las funciones expuestas en el articulo 9, numeral 3 literal C del Decreto 1259/94. Al perder el valor administrativo y legal se eliminan.
X Los convenios son interadministrativos y de asistencia técnica.
X Se relacionan los diferentes organismos de control a los cuales se presentan los informes.
..ll- J1J . · L. - " ABREVIATURf'S JRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL ~ ftVIM 1 "~:":~-~ 7Q Cto---v' J Co....__TYZ>fo: ORIGINAL
C: CONSERVAR E: ELIMINAR
SC:SCANEAR ,dp ~rvtcio~~e.tali2....-<::,. C:COPIA F : FOTOCOPIA
ELABORO :GRUPO DE ARCHIVO S:SE~~~
FUNCIONARIO RESPONSABLE
r ' ' \
DEPENDENCIA: DIVISION ADMINISTRATIVA CODIGO: 0140
SERIES - SUBSERIES
CODIGO y Tipos Documentales/
0140-4 Hoja de vida del vehiculo ./
Documentos legales del vehiculo Orden de mantenimiento Cotización Orden de prestacion de servicio
0140-5 Actas/ Junta de adquisiciones y servicio
0140-6 Programa general de compras /
Requerimientos Plan de necesidades
0140-7 Caja menor / Certificado de disponibilidad Resolución de creación Libro de bancos Libro de registro diario Extractos bancarios Arqueos de caja menor Comunicaciones
TRD.DOC
o e F
X
X
X X
X
X X X
X
X X X
X
X X
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
RETENCION ARCH ARCH
GESTION CENTRAL
2 5
4 20
2 10
2 10
HOJA 2 DE ,3
DISP. FINAL
S SC C E PROCEDIMIENTO
X
X Responde a las funciones expuestas en el literal k, articulo 9, numeral 3, del Decreto 1259/94
X X
X Responde a las funciones expuestas en el literal b, numeral 3, articulo 9, del Decreto 1259/94
X Anualmente son creadas las Resoluciones expedidas por el Minislerio de Hacienda y por 1 Superintendencia Nacional de Salud.
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C :CONSERVAR
E: ELIMINAR
SC:SCAN~ S : S~Ef~~Aj{
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
ELABORÓ : GRUPO DE ARCHIVO FUNCIONARIO RESPONSABLE --·~ ..i._ .......,-\-\\~--\ \
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION ADMINISTRATIVA- GRUPO DE ALMACÉN E INVENTARIOS CODIGO: 0140
SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL CODIGO
y Tipos Documenta~s o e F ARCH ARCH
S se e E GESTION CENTRAL
HOJA '3 DE "3
PROCEDIMIENTO
e O~ Inventarios de bienes ./
, ~~ Inventario individual /
Responde a las funciones expuestas en la Resolución 0385/95, articulo 13, de creación del grupo d Almacén e Inventarios.
Inventario
( ~Consolidado Anual / ~ Consolidado mensual y anual
( ~ Cuenta mensual /
0140-2-1 Boletin diario almacén / Comprobante de entrada Comprobante de salida Contrato Factura kardex Actas
2 5 X X
2 5 X X
1 10 X
X X
X X
X El kardex permanece en el archivo de gestión para consulta permanente. X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL O: ORIGINAL
C: CONSERVAR E: ELIMINAR
C: COPIA F : FOTOCOPIA
ELABORÓ : GRUPO DE ARCHIVO
SC ~:\ SC~AN(AR) S:S ~~~
FUNCIONARIO RESPONSABLE _ _¿~_'\-\-\\--· __ \ \ \
SUPERINTENDEf\.- .. -. NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
DEPENDENCIA:
TABLA DE RET~CION DOCUMENTAL DIRECCION GENERAL CONTROL DE LAS RENTAS CEDIDAS V
CODIGO:
CODIGO
1000-1
1000-1.1
1000-1.2
1000-2
1000-3
1000
SERIES - SU BS ERI ES 1-_;T...:,.R=D~.D:.;O:y...C=---+----:-=':R=::E;..:.T.::E;..:N.::.C.:...:;IO:..:,N~--+---i=-D=IS:..:..P..:.,. r-F:..:..I N::..A:..;:L:...._--1 ~ ARCH ARCH
y Tipos Documentales / C F GESTION CENTRAL S SC C E
Vigilancia Generadores de Rentas Cedida!i 1 1 X
Consultas/
solicitud Concepto
Derechos de petición / solicitud Concepto
Estudios para Contratación ~
Terminas de referencia Aprobación de terminas Contrato Certificaciones Productos Designación de interventoria
Informes de gestión / Oficina de control interno
Oficina de planeación Despacho
Informes
X X
X X
4 4
X X
X X
X X
2 3
X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
X
X
PROCEDIMIENTO
Por no ser probatorios se eliminarán
Al terminar términos de prescripción se eliminarán
C: CONSERVAR
E: ELIMINAR
7,C :fNEAR
ELABORÓ: COMITÉ DE ARCHIVO FUNCIONARIO RESPONSABLE. ~d· \7 .
-·
HOJA 1 DE .l
\
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RE.TENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION DE LOTERIAS Y SORTEOS EXTRAORDINARIOS ¡,/" CODIGO: 1010
SERIES· SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL CODIGO
y Tipos Documentales lo e F ARCH ARCH
S se e GESTION CENTRAL
1010-1 Evaluación Estatutos de funcionamiento del.fis 1 9 X X loterias, beneficencias y sorteos extraordinarios
Comunicaciones X X Estatutos X
1010-2 Verificación financiera del recaudo, ~ y 1 9 X X transferencia de recursos
Estados financieros y presupuestos X Ventas X distribuidores X Informes de gestión X Recomendaciones X Convenio de desempeño
/ X
1010-3 Evaluación del Plan de premios 1 9 X X
Estudio de mercados X Calculo de punto de equilibrio X Proyecto de ventas X Acreditación de transferencias X Reglamento de asignación y ajuste de cupos de billetes X Calendario de sorteos X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
E PROCEDIMIENTO
X
X
X
C: CONSERVAR
E: ELIMINAR
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA SC: SCANEAR
_.S-:·SEL"EGGlGNARFUNCIONARIO RESPONSABLE l ~-P'"~> . /
HOJA 1. DE~
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION DE LOTERIAS Y SORTEOS EXTRAORDINARIOS CODIGO:
CODIGO
1010-4
1010-5
1010-6
1010-7
1010
SERIES- SUBSERIES TRD.DOC RETENCION
y Tipos Documentales / o e F ARCH ARCH
GESTION CENTRAL
Investigación por incumplimiento ¡/ 1 9 de instruciones
Autos X Explicaciones al requerimiento X Resolución X Comunicaciones X X
Visitas inspectivas 1 1 1
Comunicación X X Acta de visita X Informe de visita
/ X
Conceptos técnicos 1 2
Solicitud X Respuesta X
Consultas/ 1 1
Solicitud X Respuesta X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
DISP. FINAL
S se e
X X
X
E
X
X
X
X
C: CONSERVAR
E: ELIMINAR
PROCEDIMIENTO
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
SC: SCANEAR
~SE2LECCIONAR FUNCIONARIO RESPONSABLE ~~ /
HOJA 2 DE '2..
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION DE LICORES Y CERVEZAS / CODIGO:
CODIGO
1020-1
1020-2
1020-3
1020-4
1020
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Documentales
Vigilancia a Distribuidores y Productores de licores
1 nstructivo Declaración de impuestos descontables Lista de precios Reporte de ventas del alcohol Presupuesto Reporte de insumas Recibos de pago del I.V.A.
Consultas/
Solicitud Respuesta
Solldt"d do ;nro=oo;ó1 ,VV ~ ~ ~ \]JJ foD ~~~
Solicitud ~ .Re~ e ita Re&iees-clk:iales ffe pago de impuestos
Comunicación de los servicios y fondos seccionales de salud Recibos de pago Relación de recaudo Comunicación a la DIAN
/
TRD.DOC RETENCION
o e F ARCH ARCH
GESTION CENTRAL
1 10
X X X
X X X X
1 1
X X
.\dl ( 1 1 t •
X· X
1 10
X X
X.
X X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL C: COPIA
F : FOTOCOPIA
DISP. FINAL
S se e
X X
-
X '
E
X
X
X
X
C: CONSERVAR
E: ELIMINAR
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
SC: ¡>CA:];AR S : {eLEC IONAR
FUNCIONARIO RESPONSABLE --H-fA.."7/"-'-· __ _ 'V{
HOJA 1 DE 2..
PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: DIVISION DE LICORES Y CERVEZAS CODIGO: 1020
SERIES - SUBSERIES CODIGO
y Tipos Documentales /
1020-5 Impuesto al consumo de licores y cervezas V
Información enviada Secretarias de Hacienda Departamentales Cruce de información
1020-6 Fondo cuenta de productos importados /
Relación mensual de importadores
1020-7 Productores de cervezas v Instructivo Recibo de pago de impuestos Implementación base de datos Información estadística para auditorías
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL
o e F ARCH ARCH
GESTION CENTRAL s se e E
1 2 X X X
X X
2 X X
X
1 5 X X
X X
X X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: CONSERVAR
~~A= L c1;A~~R C: COPIA
F : FOTOCOPIA
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
S: EL~CCI
FUNCIONARIO RESPONSABLE ---+---flÁ~fi..L--f-::,<'-/--f lf// /~
HOJA 2 DE 2.
PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: DIVISION DE APUESTAS PERMANENTES CODIGO: 1030
CODIGO
1030-1
1030-2
1030-3
SERIES- SUBSERIES
y Tipos Documentales
Verificación de la eficiencia en la explotación /
de apuestas permanentes V
Comunicaciones Venta de formularios Relación de regalias Estado de ingresos y gastos Contratos de conseción Trasnferencias al sector salud Recibos de caja Informes J Investigación por incumplimiento de contratos
Requerimiento Autos Explicaciones al requerimiento Resolución Comunicaciones j Investigación por el no giro de las transferencias
Requerimiento Autos Explicaciones al requerimiento Resolución Comunicaciones
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
/ABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL
o /
e F ARCH
GESTION ARCH
CENTRAL S se e E
PROCEDIMIENTO
X X X X
X
X
X
X
X
X
X
X X
X X
X X
X X
X X
10
10
10
TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
X X X
X X X
X X X
C: CONSERVAR
E: ELIMINAR R SC:SCANEAR
S : SELECCIONAR 1 ) FUNCIONARIO RESPONSABLE -\ fl f - ( ~ ~ /
\Á.?\~ ~". /¡...--.. r--.
\
HOJA "l. DE 2-
DEPENDENCIA: DIVISION DE APUESTAS PERMANENTES CODIGO: 1030
CODIGO
1030-4
1030-5
1030-6
SERIES- SUBSERIES
y Tipos Do_;.umentales
Visitas inspectivas v
Comunicación Auto Acta de visita Informe de visita
Solicitud de información
Solicitud Respuesta
Conceptos técnicos /
Solicitud Respuesta
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
TRD.DOC RETENCION
o e F ARCH ARCH
GESTION CENTRAL
1 10
X X X
X X
X X
X X
TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
DISP. FINAL
S se e E PROCEDIMIENTO
X X X
X
X
C: CONSERVAR
SC: SCANEAR E : ELIMINAR ~
S : SELECCIONAR 1 ) FUNCIONARIO RESPONSABLE " f f, - . ' J.l1
·)\ A 1 ) \. L)j._/ ~ .Jv"" \ " ./ ~ ""'
\ \\C , \' ,
HOJA 2 DE~
SUPERINTE~ ___ }.JCIA NAv1vNAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION DE ARBITRIOS RENTISTICOS E I.R.A. , - -/ CODIGO: 1040 V
CODIGO
1040-1
1040-2
1040-3
1040-4
1040-5
SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION
y Tipos Documentales o e F ARCH ARCH
GESTION CENTRAL /
Evaluación de las transferencias al sector salud,
realizadas por Ecosalud V 2 1
Transferencias X Recaudos X Cartera de operadores X Rendimientos financieros X Comunicaciones X X Informes X
/
Evaluación de operadores de juegos de sue~ 2 1 azar
Estados financieros X Informe de ingresos, transferencias e instrumentos de juego X Informe X
Evaluación de Rifas Menores / 2 4
Relación de rifas autorizadas X Relación de operadores de rifas X Relación de impuestos cobrados X Programa de capacitación
1 X
Evaluación al Impuesto de Registro 2 4
Recursos con destino al sector salud X Informe del comportamiento de recursos generados X
Analisis financiero de Ecosalud / 2 4
Estados financieros X Informe X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
DISP. FINAL
S se e E
X
X
X
X
X
HOJA "1 DE l.
PROCEDIMIENTO
La información se recibe en medio tiempos de retención se pasan a conservación
La información se recibe en medio tiempos de retención conservación
C: CONSERVAR
E: ELIMINAR
se pasan a
magnético y al cumplir su cintas magnéticas para S
magnético y al cumplir sus cintas magnéticas para su
ELABORÓ: COMITÉ DE ARCHIVO
C: COPIA
F : FOTOCOPIA SC: SCANEAR ~~ -t S : LECCIONAR
FUNCIONARIO RESPONSABL~i ;..,~-1 u ;..: -¡·
SUPERINTENm::NCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION DE ARBITRIOS RENTISTICOS E I.R.A. CODIGO: 1040
CODIGO
1040-6
1040-7
1040-8
SERIES- SUBSERIES
y Tipos Docume~tales
ACtuaciones preliminares V
Queja Requerimiento de información Respuesta requerimiento Comunicaciones
Investigaciones administrativas
Informe Queja Requerimiento de información Respuesta al requerimiento Auto Resolución Acta de visita Informe de visita
Visitas lnspectivas /
Comunicación de comisión Acta de visita Informe
1
TRD.DOC
o
X
X X
X X
X
X X
X X X
e
X
X
X
X X
F
RETENCION ARCH ARCH
GESTION CENTRAL
2
2 4
2
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
DISP. FINAL
S se e E
X
X
X X
PROCEDIMIENTO
C: CONSERVAR
E: ELIMINAR
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
SC : SCANEAR ~();. ~ S : ELECCIONA
FUNCIONARIO RESPONSABLr&!1/x/,()_JJ... A ')~~ n 1 u -~~
HOJA(. DEl,..
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETE~CION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIRECCION GENERAL AREA FINANCIERA DELSECTOR SALUD V CODIGO: 2000
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
C : CONSERVAR
E: ELIMINAR
HOJA J... DE 4
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO :~~:~~~~~AR ~~~~~~~/~-~--§···§·--;~~-:~i~~~-¿).2~~··::··
FUNCIONARIO RESPONSABLE~-------;,_-r>~ -4'y ..
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIRECCION GENERAL PARA EL AREA FINANCIERA DELSECTOR SALUD -GRUPO DE QUEJAS
HOJA 2. DE{-CODIGO: 2000
SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL CODIGO
y Tipos Documentales/ o e F ARCH ARCH
S se e E PROCEDIMIENTO
GESTION CENTRAL
~~ Quejas del Régimen Subsidiado / 2 5 X X La selección se realiza de acuerdo al hecho. el impacto social y
Investigación por competencia / normatividad aplicable.
(
(
(
2000-1.1
Queja X X X Comunicaciones X X Requerimiento de información X X Respuesta a requerimiento de información X Antecedentes Auto Resoluciones Informe de visita
~ Quejas motivo por establecer(*)
Queja Comunicaciones Requerimiento de información Respuesta al requerimiento Auto
/ ~ Derechos de petición
Solicitud Respuesta
/ e Consultas
Solicitud Respuesta
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
X X X
/ X
2 5
X X X
X X X
1 1
X X
1 1
X X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: COPIA
X X
X X
X X
(*) Se adelantan las diligencias pertinentes para determinar si esta Entidad es o no competente, de no serlo, se procederá al archivo o envio a la autoridad competente.
La seleccioón se realiza de acuerdo a la petición elevada y a la normatividad aplicable.
La selecciona se realiza de acuerdo a la consulta elevada y a la normatividad aplicable.
C :CONSERVAR
E: ELIMINAR
SC: SCANEAR ~ F : FOTOCOPIA S: SELECCIONA•cR~~~~_....-¡~-~~¡~,.g7z~-::---~-~'3~~-~-~~2-~2*
FUNCIONARIO RESPONSABLE ______ ::.: _ ___,r_,// j /
- .. - y
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIRECCION GENERAL PARA EL AREA FINANCIERA DELSECTOR SALUD CODIGO: 2000
CODIGO
(3 (~od;J
2000-6.1
2000-6.2
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Documentales
Conceptos técnicos
Solicitud Respuesta
Vigilancia administrativa, financiera y contractual a otros vigilados SOAT
Queja Articulo periodístico Indagación preliminar Comunicación al quejoso Solicitud explicaciones e información al implicado Respuesta a requerimiento Declaraciones Informe de visita Auto Resolución Comunicación
Juntas Directivas de IPS Públicas (E.S.E.)
Queja Articulo periodístico Indagación preliminar Comunicación al quejoso
/
Solicitud explicaciones e información al implicado Respuesta a requerimiento Declaraciones Informe de visita Auto Resolución Comunicación
TRD.DOC
o
X
X X
X X X
X
X X
X X X
X
e
X
X X
X X
X X
X X
F
2
RETENCION ARCH
GESTION
5
ARCH CENTRAL
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
DISP. FINAL
S se e X X
X X
E
HOJA 3 DE 4
PROCEDIMIENTO
La selecciona se realiza de acuerdo al motivo y a los hechos.
La selecciona se realiza de acuerdo a los hechos, su impacto social y normatividad aplicable.
C : CONSERVAR
E: ELIMINAR
C: COPIA
F : FOTOCOPIA SC:SCANEAR ~
FUNCIONARIO RESPONSABLE ~-s_:_s_E-LE_c_c_10_N_A_R--~-~~/P-2 > ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
SUPERINTEI'I JCIA NA )NAL DE SALUD G ........ 'O DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIRECCION GENERAL PARA EL AREA FINANCIERA DELSECTOR SALUD CODIGO: 2000
CODIGO
2000-6.3
2000-6.4
2000-6.5
SERIES - SUBSERIES
/ y Tipos Documentales
Deudas ./
Queja Articulo periodistico Indagación preliminar Comunicación al quejoso Requerimiento al deudor Respuesta a requerimiento Informe de visita Auto Resolución Comunicación
Concurrencia de horarios
Queja Articulo periodistico Indagación preliminar Comunicación al quejoso
/
Solicitud de explicaciones e información al implicado Respuesta a requerimiento Declaraciones Informe de visita Auto Resolución Comunicación
Inhabilidades e incompatibilidades /
Queja Articulo periodistico Indagación preliminar Comunicación al implicado Respuesta a requerimiento Declaraciones Informe de visita Auto Resolución Comunicación
TRD.DOC
o
X X
X X
X
X X
X X X
X
X X
X X X
X
e
X X
X X
X X
X X
X X
X X
RETENCION
F ARCH ARCH
GESTION CENTRAL
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
DISP. FINAL
S se e E
C: CONSERVAR
E: ELIMINAR
SC:SCANEAR
S : SELECCIONAR
HOJA4 DE~
PROCEDIMIENTO
......... FUNCIONARIO RESPONSABLE _________ (/ ' j./
~-----------------------------------------------------------------~~~~------------------------~~
SUPERINTE...LJ¿NCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL . ._, ._,...,ENCIA: DIVISION DE SERVICIOS SECCIONALES Y FONDOS LOCALES DE SALUD / HOJA! DE3
CODIGO
2010-1
12010-2
12010-3
12010-4
2010-5
2010 V
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Documentales O
Evaluación a los recursos con destino al RégimenV Subsidiado 1995-2000 1/
Requerimientos Requerimiento sistema de información basica (cir. e.
071/98) Requerimiento información de pasivos con ARS(cir. e.
021/99) Requerimiento liquidación de contratos abril/98-marzo/99(cir. e. 023/99) Requerimiento regimen subsidiado- comfinanciación recursos fosyga (cir. e. 096/99) Requerimiento contratación regimen comfinanciación recursos fosyga (cir. e. 0103/99)
X
X
X
X
X
X Respuesta requerimiento !--· X
Evaluación a los recursos con destino al PAB /
TRD.DOC
e
Requerimiento de información X Respuesta requerimie~to X Informe de visita (*) X
Información de financiación y ejecución .~ !--'x Evaluación del flujo de recursos para la atención de
vinculados
Requerimiento de información Respuesta requerimiento Informe / Ejecuciones presupuesta les de los '""., .. ,u. seccionales y distritales de salud (cir.e.SS/93 y r.e
72198)
Ejecución presupuesta!
Consultas
Solicitud Respuesta a requerimiento
X X
X
X
X
X
F
R~~NCION ARCH
GESTION
5
5
5
2
ARCH CENTRAL
5
5
5
5
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
DISP. FINAL
S se e X X
X X
X X
X
E PROCEDIMIENTO
La selección se realiza de acuerdo ala,.,,.,vd""'d que haya tenido para el Sisiema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud
Los requerimientos son entregados en medios magnetices
1 La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido par 1el i General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud.
: i/1 lEste informe no es generado por la división, pero por delegación verba !del despacho del superintendente se trasladaron de la dirección d 1 ;n•nnn. ·j-'n y vigilancia transitoriamente como insumo para e
!seguimiento.
La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido par el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud
X !Por no ser probatorios se eliminara·n
c:"rffii~AR
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
,ELABORÓ : COMITE DE ARCHIVO
E:"' .. :;.~¡~ /1.1 cfADJ sc.w.fEE~ ~/ ~
FUNCOONAROO RESPONSABCE 'j/JljJ'¡ 'íiJ "ff!¿IJ!, llf1 r.tn h rtYfl. r (} · \7V 1/VV 'V , IJ
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION DE SERVICIOS SECCIONALES Y FONDOS LOCALES DE SALUD HOJA[._ DE S CODIGO: 2010
CODIGO
2010-6
2010-7
2010-8
2010-9
SERIES - SUBSERIES
y Tipos DJcumentales
Conceptos técnicos ¡/
Solicitud Respuesta a requerimiento
Derechos de petición / Solicitud Respuesta a requerimiento
Investigación administrativa iniciadas de oficio /
Soportes de la investigación Plan de desempeño Auto apertura investigación Explicaciones Resolución Recurso de reposición
Investigación administrativa por queja
Queja Requerimiento de información Respuesta requerimiento
. . /. preliminares 1n1c1a as
Auto de apertura de investigación Explicaciones Resolución
o
X
vx
X X
X
X
X
Recurso de reposición / / X
2010-1 O Apoyo a visitas de otras entidades y dependencias de la Supersalud
Informe de visita X
TRD.DOC
e
X
X
X
X X X
X
X X X
F
RETENCION ARCH ARCH
GESTION CENTRAL 1 5
1 5
. .
. .
5
S
X
DISP. FINAL
se e E
X
X
PROCEDIMIENTO
Por no ser probatorios se eliminara·n
Al terminar términos de prescripción se eliminarán
• Por resultados de analisis de aplicación de instrumentos realizado po la Superintendencia Nacional de Salud la retención estas sujeta al pago
X de la sanción por parte del investigado .
• Por resultados de analisis de aplicación de instrumentos realizado po la Superintendencia Nacional de Salud la retención estas sujeta al pagc de la sanción por parte del investigado.
X La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido par el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud
lf
ABREVIATURAS ~~~~~~~:~DICION DOCUMENTAL Ji~: ~~~S~~VAR hf. C : COPIA S . ~NEAR ( 1 F : FOTOCOPIA QEC<fiO V L 1
FUNCIONARIO RESPONSABLE )/'A ' rn/J.~;/) . 1 Jlfll/fl( 1 llJ1!//!/IA / '/ ·
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO vv¡
----------------------------------------------------------------------------------------------------~------
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION DE SERVICIOS SECCIONALES Y FONDOS LOCALES DE SALUD CODIGO: 2010
SERIES - SUBSERIES CODIGO
y Tipos Documentales o 2010-11 Reporte de resultados de los vigilados relacionados/
con el regimen subsidiado V
Procuraduria Departamental Contraloria Departamental
Presidencia programa de lucha contra la corrupción Procuraduria general de la nación
Contraloria general de la nación Congreso de la República
Requerimiento de información Respuesta requerimiento De oficio
X X
TRD.DOC
e
X
F
3
RETENCION ARCH
GESTION
5
ARCH CENTRAL
DISP. FINAL
S se e E
X
PROCEDIMIENTO
ELABORÓ: COMITÉ DE ARCHIVO
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
0: ORIGINAL
C: COPIA E : ELIMIN ~
1 /
F : FOTOCOPIA SC:S V J C:CONiERV R ~~
FUNCIONARIO RESPONSABLE S~ -1 r¡ L11 . / (/Jf/1 Á 1 lfl 'f/1/1 J. ..
HOJA 3DE ~
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
DEPENDENCIA: TABLA DE ~ENCION DOCUMENTAL
DIVISION INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS ¡/ CODIGO:
CODIGO
2020-1
2020-2
2020-3
2020
SERIES- SUBSERIES I--'T-:,R:.:D:..:;.D~O:r-C=-+--:C:::R'3;'E;:;-T:.:E:.;N,:.:C:.:I.:;:O:,:N::,-,.--t---T-D:.:IS::_P.:.,-i--FI::_N::_A::¡L:.__--i ARCH ARCH
y TipOS Documentales l./0 C F GESTION CENTRAL S SC C E
Analisis financiero de las IPS (Circular Externa 070/98) V 1 4 X X
Estados financieros Información financiera a nivel institucional, departamental y nacional Plan de desempeño Programación de visitas inspectivas
Liquidación de 1 PS
Acta de asambla Escrituras publicas de disolución Certificados de existencia y representación legal Publicación del estado de liquidación Solicitud inventario patrimonial Relación de activos sociales Relación de obligaciones (pasivos) Resolución
Fusión, esición y trasformación de sociedades
Solicitud por parte de IPS Texto de convocatoria Contancia Aviso de fusión Certificación comunicación acuerdo Certificado de existencia y representación legal Pronunciación super industria y comercio Acta aprobación compromiso Proyecto de los estatutos Estudios tecnicos de los activos Estudios tecnicos de los activos intangibles Balance consolidado Resolución
X
X X X
X X
X X X
X X
X 4
X X X X X X X X
X X X X
X X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
X X
X X
HOJA 1 DE 3
PROCEDIMIENTO
La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que hay< tenido para el Sistema General de Seguridad Social er Salud y para la Supersalud
• Variable de acuerdo a la complejida de la entidad que se estudie.
La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud
C:CONSERVAR E: ELIMINAR
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
O: ORIGINAL C: COPIA F : FOTOCOPIA
'"'coo-.eoon"'o'SA"" ~~ D ( //
SUPERINTE::NiJENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
DEPENDENCIA: TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DIVISION INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS CODIGO:
CODIGO
2020-4
2020-5
2020-6
2020-7
2020
SERIES- SUBSERIES
y Tipos Documentales /
Autorización de acciones y bonos, para IPS V
Autorización revisor fiscal Estados financieros Acta del organismo competente·asamblea y junta directiva Reglamento de colocación o suscripción Certificado de la secretaria de salud Resolución Poder del representante legal (si procede) Estatutos o escritura publica constitución y reformas 1 Certificado existencial y representante legal
Autorización programas publicitarios para IPS
Solicitud aprobación Certificado secretaria de salud Certificado de existencia y representación legal Estados financieros Programa publicitario Resolución
Intervención administrativa y/o técnica de IPS
Solicitud de oficio Solicitud por parte de la entidad Resolución
1
Requerimiento según (Decreto 663/96 y ley 51 0/99 J Acuerdo de reestruturación empresarial (Ley 550/99)
Solicitud por parte de 1 PS Solicitud de oficio Poder Solicitud de promoción por parte de acreedores Autorización organo competente( acta) Certificado de incumplimiento de obligaciones Estado de relación de acreedores Estados financieros Relación de demandas en curso Relación de los acreedores internos de la empresa Relación completa de los aportes Renovación matricula mercantil Propuesta de bases de negación Autorización posesión revisor fiscal Resolución Informe interventorial
TRD.DOC RETENCION
o e F ARCH ARCH
GESTION CENTRAL
1 2
X X
X X X
X X
X X
1 1
X X X
X X
X
2 5
X X
X X X
. .
X X X X X X X
X X X X X X
X X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL O :ORIGINAL C: COPIA F: FOTOCOPIA
DISP. FINAL
S se e X X
X X
E
X
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO FUNCIONARIO RESPONSABLE
-
HOJA(. DE~
PROCEDIMIENTO
La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido para el Sistema General de Seguridad Social er Salud y para la Supersalud
La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud
Por tratarse de un trámite nuevo el establecimiento de los tiempos de retención no ha sido definido
C: CONSERVAR E: ELIMINAR
~:~i~Ukv~ ( {) /
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS CODIGO: 2020
SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL
HOJA'3 DEJ
PROCEDIMIENTO CODIGO ARCH ARCH GESTION CENTRAL y Tipos Documentales 5l e F s se e E
2020-8
2020-9
2020-10
2020-11
2020-12
Autorización cálculos actuariales para reserva pensional11
eniPS
Solicitud aprobación calculo actuaria! Estudio actuaria! nota tecnica por actuario Prueba de idoneida Certificado del representante legal Anexo explicativo indicando cambio de información basica Convenios colectivos de trabajo/ estado financiero
Resolución /
Consultas
Solicitud Respuesta 1 D~rechos de petición
Solicitud
Respuesta 1 Conceptos técnicos
Solic~ud
Respuesta 1 Solicitud de Información
Solicitud Respuesta
X X X X X
X X
X X
X X
X X
X X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
O: ORIGINAL C: COPIA F : FOTOCOPIA
X Por tratarse de un tramite nuevo el establecimiento de los tiempos de retención no ha sido definido
X Por no ser probatorios se eliminara·n
X Al terminar términos de prescripción se eliminarán
X Por no ser probatorios se eliminara ·n
X Por no ser probatorios se eliminara·n
(
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
DEPENDENCIA: TA~A DE RETENCION DOCUMENTAL
DIVISION EMPRESA SOCIALES DEL ESTADO / HOJA 1.. DE3 CODIGO:
CODIGO
2030-1
2030-2
2030
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Documentales
Analisis financiero de IPS públicas (circular.e 073/98)
Estados financieros Información basica de la institución Presupuesto Facturación Cuentas por cobrar Información de calidad Información financiera a nivel institucional, departamental y nacional Requerimiento de la información Respuesta a requerimiento Recomendaciones para la institución
Autorización cálculos actuariales para re~a pensiona! en IPS públicas V
Solicitud aprobación calculo actuaria! Estudio actuaria! nota tecnica por actuario Prueba de idoneida Anexo explicativo indicando cambio de información basica
Convenios colectivos de trabajo/ estado financiero Resolución
TRD.DOC RETENCION
o e F AHCH ARCH
GESTION CENTRAL 2 3
X X X X X X
X X X X
* *
X X X
X
X X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL O: ORIGINAL
C: COPIA F : FOTOCOPIA
DISP. FINAL
s se e E PROCEDIMIENTO
X X La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud
X Por tratarse de un trámite nuevo el establecimiento de los tiempos de retención no ha sido definido
C: CONSERVAR
E: ELIMINAR SC:SCANEAR
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO S : SELECCIONAR _f /)~~
FUNCIONARIO RESPONSABLE ~ J1'" --~~~OC.Jl.Sir/1 ,..A Jt-l,
1
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION EMPRESA SOCIALES DEL ESTADO CODIGO: 2030
SERIES- SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL CODIGO
y Tipos Documentales o e F ARCH ARCH
S se e E GESTION CENTRAL
2030-3 Intervención administrativay/o tecnica en/S 2 3 X X Públicas
Solicitud por parte de la entidad o de la institución hospitalaria X Resolución X Requerimiento según (Decreto 788 y 1922 X X
2030-4 Visitas inspectivas / 2 5 X X
HOJA Z DE3
PROCEDIMIENTO
La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud
La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido · para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la
2030-5
2030-6
Queja Solicitud Auto Antecedentes Acta de visita Informe visita Informe de seguimiento Traslado a otras entidade§ de control
Conceptos técnicos 1 Solicitud Respuesta Requerimiento de información Respuesta requerimiento
Consultas 1 Solicitud Respuesta Requerimiento de información Respuesta requerimiento
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
X X
X X X X
X
X
X
X
X
X
X X
X X
2
2
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL O: ORIGINAL C: COPIA F : FOTOCOPIA
X
X
FUNCIONARIO RESPONSABLE
Supersalud
C: CONSERVAR E: ELIMINAR SC:SCANEAR
S:SELECCIONAR ~ /J._iJn-ttZ~~
1
----~~~~-
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION EMPRESA SOCIALES DEL ESTADO HOJA) DE3 CODIGO: 2030
SERIES - SUBSERIES CODIGO
y Tipos Doc,mentales
2030-7 Derechos de petición ¡/
Solicitud Respuesta Requerimiento de información Respuesta requerimiento
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
TRD.DOC RETENCION
o e F ARCH ARCH
GESTION CENTRAL
1 2
X X X
X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL O: ORIGINAL C: COPIA F : FOTOCOPIA
DISP. FINAL
S se e E
X
C:CONSERVAR E: ELIMINAR SC:SCANEAR
PROCEDIMIENTO
S : SELECCIONAR ~ /'¡ /J () !VJ FUNCIONARIO RESPONSABLE --------,~6..J..~-1 f_j J/j 0 J,Jf)Lf/MJ,L
{ /
L
SUPERINTE :NCIA N ___ _ ONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTIA SOAT / CODIGO:
CODIGO
2040-1
2040-2
2040-3
2040-4
2o4o v SERIES - SUBSERIES TRD.DOC
y Tipos Documentales /
o e Analisis de validación de la subcuenta de compensación V
Requerimiento de información X Respuesta requerimiento X Declaraciones de giro y compensación X Informes de auditoria del minsalud X Información costos de administración X Información incapacidades y licencias X Consignaciones Informe de validación / X
.. / X Ana lisis de validación de la subcuenta de promocton y prevención
Requerimiento de información X Respuesta requerimiento X Declaraciones de giro y compensación X Ejecuciones planes de prevención y promoción X Impuesto social a las municiones X Informe de validación
/ X
Analisis de validación de la subcuenta de solidaridad
Requerimiento de información X Respuesta requerimiento X Declaraciones de giro y compensación X Giros por subsidio a la demanda X Informe balance anual cajas de compensación familiar X Impuesto social a las armas X 1 nforme de validación X
Ana lisis de validación de la subcuenta de ECA T /
Requerimiento de información X Respuesta requerimiento X Valor de las primas emitidas X Aportes del 20% y 50% X Ejecución de contratos X Informe de validación X
F
RETENCION ARCH
GESTION
1
1
1
ARCH CENTRAL
2
2
2
2
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
DISP. FINAL
S se e
X
E
X
X
X
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO FUNCIONARIO RESPONSABLE
HOJA1 DE3
PROCEDIMIENTO
C:CONSERVAR // ¿¿_~ E: ELIMINAR /~/ / SC:SCANEAR ~ ~~ S: SELECCIONA/,/"'" 7 ·-
/
SUPERINTE :NCIA N.-.-.ONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTIA SOAT CODIGO: 2040
SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL CODIGO
2040-5
2040-6
2040-7
2040-8
y Tipos Documentales /
Fosyga cuenta adscrita al Minsalud (Cir.Ext.067/98) v
Requerimiento de información Respuesta requerimiento Informe de auditoria Ejecución presupuesta! Ejecución de contratos por subcuenta Informe ejecución presupuesta!
Administrador Fosyga- Fidusalud (Cir.Ext.059/98 y067/98)
Requerimiento Respuesta requerimiento Declaración giro y compensación y anexos Ejecuciones presupuestales
EPS y Entidad Adaptada y Especial /
Requerimiento Respuesta requerimiento Declaraciones de Giro y Compensación
Informes de Auditoría Certificaciones Revisor Fiscal Información Costos de Administración Plan de Ajuste y/o desempeño Información de Incapacidades y licencias
Consignaciones /
Cajas de Compensación (Cir.Ext.059/98)
Requerimiento Respuesta requerimiento Variables para el calculo del aporte Consignaciones Validación balance Anual de compensación
/
o e F
X X X X X
X
X X X X
X X X X X X X X X
X X
X X
X
ARCH GESTION
3
3
1
1
ARCH CENTRAL
5
5
2
2
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
S se e X X
X
X
E
X
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO FUNCIONARIO RESPONSABLE
HOJA l. DE 3
PROCEDIMIENTO
Se trasladará al Archivo Central donde se conservará por el tiempo determinado. Al perder su valor administrativo, financiero, legal y jurídico se procede a escanear y a su eliminación.
Las declaraciones de giro y compensación se llevan en una carpeta separada para su fácil consulta.
Se trasladará al Archivo Central donde se conservará por el tiempo determinado. Al perder su valor administrativo, financiero, legal y jurídico se procede a escanear y a su eliminación.
e: coNSERVAR // A .i"7
E: ELIMINAR //// -y/ :~ ;~~:~~.~:·p-1f' \.. . ~
./
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTIA SOAT HOJA 3 DE b CODIGO: 2040
CODIGO
2040-9
2040-10
2040-11
2040-12
2040-13
SERIES- SUBSERIES
y Tipos Documentales /
Compañías de Seguros SOAT (Cir.Ext., 067/98) v Requerimiento Respuesta requerimiento Valor de las primas emitidas Aportes y consignación del 20% y 50%
lndumil (Cir.Ext.067/98) /
Requerimiento Respuesta requerimiento Número de Salvoconductos renovados y expedidos Venta de m unciones y explosivos
Derechos de petición/
Solicitud Respuesta
consultas
Solicitud Respuesta
/
Conceptos técnicos
Solicitud Respuesta
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
TRD.DOC
o e F
X
X
X
X
X
X X X
X X X
X
X
X
RETENCION ARCH
GEST10N
2
2
2
ARCH CENTRAL
2
2
5
5
5
DISP. FINAL
s se e E
X
X
X
X
X
PROCEDIMIENTO
Se trasladará al Archivo Central donde se conservará por e tiempo determinado.
Se trasladará al Archivo Central donde se conservará por el tiempo determinado.
Se trasladará al Archivo Central donde se conservará por el tiempo determinado. Al perder su valor administrativo, financiero, legal y jurídico se procede a escanear y a su eliminación.
Se trasladará al Archivo Central donde se conservará por el tiempo determinado. Al perder su valor administrativo, financiero, legal y jurídico se procede a escanear y a su eliminación.
Se trasladará al Archivo Central donde se conservará por e tiempo determinado. Al perder su valor administrativo, financiero, legal y jurídico se procede a escanear y a su eliminación.
TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL C: CONSERVAR
O : ORIGINAL E : ELIMINAR
C : COPIA SC : SCANEAR
F : FOTOCOPIA S : SELECCIONAR FUNCIONARIO RESPONSABLE---------:>~"'-""''-
./ /
SUPERINTEr .. uc;;•'\ICIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIRECCION GENERAL PARA EL CONTROL DEL SISTEMA DE CALIDAD CODIGO: 3000
SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL CODIGO ARCH ARCH
GESTION CENTRAL s se e E y Tipos Documentales 1/o e F
3000-4.2 Atención victimas accidentes de tránsito.'v
Queja X Requerimiento X Respuesta requerimiento X Delegacióna a otras instancias X Comunicaciones X X Autos X Resoluciones X
HOJA.,2 DE~
PROCEDIMIENTO
3000-4.3 Fallas en la calidad - Preexistencias / La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud
3000-5
3000-5.1
3000-5.2
3000-6
Queja X Requerimiento X Respuesta requerimiento X Delegacióna a otras instancias X Comunicaciones X X Autos X
Resolucion/ X
Informes 2 2
Gestión j Despacho Superintendente
Oficina de Control Interno Informe
1 X
Organismos externos
Informe
1 X
Planes y Proyectos Especiales 4 4
-Estudios X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
X Al perder su valor administrativo se eliminarán
X X
C : CONSERVAR
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
DEPENDENCIA:
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DIRECCION GENERAL PARA EL CONTROL DEL SISTEMA DE CALIDAD 7 HOJA.-1 DE_3
CODIGO:
CODIGO
3000-1
3000-2
3000-3
3000-4
3000-4.1
3000
SERIES- SUBSERIES TRD.DOC RETENCION
y Tipos Documentales 1 o e F ARCH ARCH
GESTION CENTRAL
Prestadoras de servicios de salud t./ 3 10
Conceptos X Instrumentos de verificación y control X Medidas adoptadas X
Aseguradoras / 3 10
Conceptos X Instrumentos de verificación y control X Medidas adoptadas X
Poblaciones especiales / 3 10
Conceptos X Instrumentos de verificación y control X Medidas adoptadas X
Quejas/
/ 5 10 Atención inicial de Urgencias
Queja X Requerimiento X Respuesta requerimiento X Delegacióna a otras instancias X Comunicaciones X X Autos X Resoluciones X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
DISP. FINAL
S se e E PROCEDIMIENTO
X X La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenid para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para 1 Supersalud
X X La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud
X X La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud
X X
C :CONSERVAR
SUPERINTEr -liCIA N.ll >NAL DE SALUD ( ,o DE A ___ _ -uva
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIRECCION GENERAL PARA EL CONTROL DEL SISTEMA DE CALIDAD CODIGO: 3000
SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL CODIGO
y Tipos Documentales lo e F ARCH ARCH
GESTION CENTRAL s se e E
3000-7 Participación en organismos del SGSSS. V
HOJA..) DE3
PROCEDIMIENTO
3000-7.1 Consejos sectoriales e institucionales / X X 2 2 X La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido
3000-7.2
3000-8
3000-9
Red de Controladores /1 lnterventorías a Contratos
Comunicaciones Designación Contrato Actas de entrega y seguimiento de productos Certificaciones Producto 1 Plan de Atención Básica y Poblaciones Especiales
Informes Conceptos técnicos Evaluaciones técnicas
X X
5 5
X X X
X X X
X
3 2
X X X
ABREVIATURAS TRD.OOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
X
X
para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud
C : CONSERVAR
--~~-----
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
DEPENDENCIA: DIRECCION GENERAL ENTIDADES PROMOTORAS! ~!~~y ~;~~~~SED~;~~~G~-~~U~~D~~~~~- /
CODIGO: 4000
CODIGO
4000-1
4000-1-1
4000-1-2
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Documentales
Quejas instauradas por los UsuarioS/
Prestación de servicios /
Queja Requerimiento Respuesta a requerimiento Comunicación
Autos 1 Resoluciones
No pago a proveedores
Queja Requerimiento Respuesta a requerimiento Comunicación
TRD.DOC
} e
X X
X X
X
X X X
X X X
X X X X
F
RETENCION ARCH
GESTION
2
ARCH CENTRAL
9
2
DISP. FINAL
s se e
X X
X X
E
X
HOJA !1 DEl/
PROCEDIMIENTO
Cuando se haya cumplido el tiempo en el Archivo de Gestión estas se trasladarán a la División de atención al usuario quien las remitirá al Archivo Central.
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL C: CONSERVAR
E: ELIMINAR
SC: SCANEAR
ELABORÓ : COMITÉ DE ARCHIVO
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA " · ""L ECCIONAR FUNCIONARIO RESPONSAS.,....- L "-""P..?/:t!."¿j> )id/~
/ / . /
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
, TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD - -/ CODIGO: 4010 ¡/
SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL CODIGO
y Tipos Documentales o e F ARCH ARCH
S se GESTION CENTRAL e E 4010-1 Autorización Certificado de funcionami// de las 1 9 X X
Entidades Promotoras de Salud (EPS)
Carta de solicitud X Estudio de factibilidad X X Relación de la red preliminar de prestadores de servicios de salud X X Condiciones para la prestación del servicio X X Estatutos autenticados X Autorizaciones de otros organismos X Cetificado de Cámara de Comercio X Acta de conformación de la Junta o Consejo Dirtectivo X Comunicaciones X X Hojas de vida X Resolución X
/ 4010-2 Autorización Publicación de los Es~ós Financieros 1 2
de las EPS y;. ,, .,
X X
Estados básicos financieros X Relación de inversiones X Cargos diferidos X Valorización propiedades, planta y equipos X Obligaciones financieras y cuentas por pagar X Proveedores X Cuentas de orden X Corrección monetaria X Relacióm de accionistas y socios X Deudores X Costo prestación del servicio X Reserva Régimen Subsidiado - Acuerod CNSSS X Inversiones reserva Régimen Subsidiado X Comunicaciones X X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
HOJA1 DE5"
PROCEDIMIENTO
.... fS<Q(\ear
ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO
O: ORIGINAL C: COPIA F : FOTOCOPIA
C: CONSERVAR b E : ELIMINAR Go • SC: SCANEAR .,a_ .JJ. S : SELECCIONAR
FUNCIONARIO RESPONSABLE J '~~
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD CODIGO: 4010
CODIGO
4010-3
4010-4
4010-5
4010-6
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Documentales
Autorización Procesos de Escisión, Liquidación voluntaria de EPS
Acta de la Asamblea aprobatoria del proceso Prospecto del proceso
Fusión v)
Certificación del representante legal y el revisor fiscal Aviso publicitario del proceso Cetificado de existencia y representación legal Estados financieros Balances de la entidad interesada y de la beneficiaria Convocatoria de Asamblea Composición accionaría
TRD.DOC
vo e F
X X X X X X
X
X
X
Certificación de exigencia de garantías satisfactorias y X suficientes para el pago de sus créditos Comunicaciones Resolución 1 Autorización Reglamentos de Emisión y Colocación de Acciones o Bonos de EPS
Carta de solicitud Acta de autorización del reglamento de emisión y colocación de Acciones o Bonos Reglamento de emisión y colocación de acciones
Comunicaciones 1 Estadísticas demográficas y financieras
Biblioteca SNS
X
X
X
Informe de comportamiento de las EPS X
Evaluación de campañas publicitarias de las EPS J
Comunicaciones Medios publicitarios
X X
X X
X X X
X
RETENCION ARCH
GESTION
2
1
2
ARCH CENTRAL
10
2
4
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL O: ORIGINAL C: COPIA F : FOTOCOPIA
DISP. FINAL
S se e X X
\' l\ X ··x~
E
X
HOJAJ_ DE 5(
PROCEDIMIENTO
Debido al valor histórico que estos procesos tienen para el sector salud, se hace necesario conservarlos.
Se selecciona y se escanea el informe anual consolidado. ~ ~·· . ..-.,~ ., l. 1 ,.
~ ~ , ~"~- ' r 4
X • Se eliminan debido a que son medios que pierden su validez en corto tiempo
C: CONSERVAR (\.
E : ELIMINAR A l~
ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO
SC: SCANEAR ~ , ('¡ ~· ..._ ---S : SELECCIONAR ~j
FUNCIONARIO RESPONSABLE -----~__!=!~"f~
11
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD CODIGO: 401 O
CODIGO
4010-7
4010-8
4010-9
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Documentales
TRD.DOC
Vo e F
Evaluación del Margen de Solvencia en las EPS V
Relación de la edad y morosidad de las cuentas por pagar Cuentas por cobrar Régimen Subsidiado Pagos recibidos por anticipado
X
X X X X
Flujo mensual de caja o efectivo Indicadores financieros Comunicaciones / x "x~t
Evaluación de reforma a los Estatutos sociales de las EPS
Comunicaciones Escritura de legalización de las reformas Certificado de Cámara de Comercio
Promoción de Acuerdos de Reestructuración de EPS
X
Carta de solicitud X Acreditación de incumplimiento de obligaciones X mercantiles Acreditación de demandas ejecutivas X Constancia de autorización del organo competente de la X persona jurídica Estado de relación de acreedores, inventario de X acrrencias y estados financieros Relación de obligaciones mayores a 90 días · X Constancia de renovación de Matrícula Mercantil X Propuesta de bases de negociación X Relación de socios X
X X
Comunicaciones X Resoluciones X
RETENCION ARCH ARCH
GESTION CENTRAL 1 2
9
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL C: COPIA
F : FOTOCOPIA
DISP. FINAL
S se e 1 "X'
X
HOJA .'3 DE 7:>-
E PROCEDIMIENTO
X ~rtamielltu COIISulidad~ como datos
e~s.tic.os?-(odo.. -k \N./)~ $'<.. -e.ú·(A.\~ ct un nvwc \(\_fo~t;
~ lt)':) t'"" p4''"'"'"(..;) \lt.\1().. ('\ \.c.) Je..\-.:>~ .;no. ~
(!.al"'<'~\) kóo ( -
X Se escanea el comportamiento consolidado, como datos estadísticos.
* Por tratarse de una función asignada recientemente, el establecimiento del tiempo de retención y la disposición final, no se ha podido estimar, solo hasta cuando se conozca realmente las implicaciones que conlleva este trámite.
C: CONSERVAR
E : ELIMINAR ~
ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO FUNCIONARIO RESPONSABLE
SC : SCANEAR (1 flll j S : SELECCIONAR . ft Jrílnm
~~7C...,_·, l~vv-
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
DEPENDENCIA: TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DIVISION ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD HOJA 4 DE() CODIGO:
CODIGO
4010-10
4010-11
4010-12
4010-13
4010
TRD.DOC SERIES - SUBSERIES
y Tipos Documentales / o e F
Autorización de afiliaciones colectivas v' a Cooperativas mutuales
Certificado de existencia y representación X Acta de Asamblea solicitando las afiliaciones colectivas
Estatutos Certificado de no cobro Relación de procedimientos administrativos para la afiliación colectiva Relación de proceqimientos para el recaudo Acreditación cuenta contable Acreditación cuenta bancaria Comunicaciones
Resolución 1 Autorización Revisores Fiscales de EPS
Comunicaciones Requerimientos según Circular externa 023/94
Información básica EPS /
Requerimientos Circulares Respuesta de requerimientos Inconsistencias en la información básica. Comunicaciones
Ampliaciones y Modificaciones de Cobertura
Solicitudes Requerimientos Conceptos Resoluciones
X
X
X X X X
X X
X X X
X
X
X X
X
X
X
X X X
RETENCION ARCH ARCH
GESTION CENTRAL 1 ,. 9 11
2
DISP. FINAL
s se e
X
E PROCEDIMIENTO
X.
X * Se eliminan debido a que la autorización se aplica para períodos de corto tiempo
X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL C: CONSERVAR ~
ELABORO : COMITÉ DE AR(;HIVO
O: ORIGINAL C: COPIA F: FOTOCOPIA
E : ELIMINAR ú l SC : SCANEAR --7-J.,__ S : SELECCIONAR /~11 .... .Ll .firvwJ ~~ .
FUNCIONARIO RESPONSABLE J~JMJ)f(fJi1~ r-x-u-"l
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD CODIGO: 401 O
CODIGO
4010-14
4010-15
4010-16
4010-17
SERIES- SUBSERIES
_1''Tipos Documentales
Visitas EPS V
Autos Informe Visita Requerimientos Respuestas Resoluciones/
Consultas ./ Solicitudes Respuestas
Derechos de Petición
Solicitudes 1 Respuestas
Investigaciones
Autos de Investigación Informes Actuaciones Acto Administrativo Comunicaciones
1
TRD.DOC
o e F
X X
X X
X
X X
X X
X X
X X
X X
RETENCION ARCH ARCH
GESTION CENTRAL 1 1
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
DISP. FINAL
s se e E
X X
X X
X X
X X
HOJA ~DE5
PROCEDIMIENTO
C: COPIA F : FOTOCOPIA
ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO
C: CONSERVAR bJr E: ELIMINAR SC:SCANEAR
S : SELECCIONAR ·
FUNCIONARIO RESPONSABLE ~~·
-SUPERINTENL~,..CIA NACIONAL DE SALUD
GRUPO DE ARCHIVO TABL-A DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION EMPRESAS DE MEDICINA PREPAGADA / CODIGO: 4020 ¡/'
SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL CODIGO
1 y Tipos Documentales o e F ARCH ARCH
S se e E GESTION CENTRAL
4020-1 Quejas t/ 1 9 X X
Solicitud del usuario X Requerimiento X Autos X Resolución X Contrato X Tarifas X Informe de visita X Comunicaciones X
4020-2 Visitas inspectivas / 4020-2-1 Visitas Especiales ./ 1 3 X X
Carta dG presentación X Contrato X Tarifas X Coberturas X Guia de procedimiento de la visita X Informe de visita X Requerimiento X Respuesta a requerimiento X Actas de visita X Resolución X
4020-2-2 Visitas Integrales / 1 9 X X
Solicitud del usuario X Requerimiento X Autos X Resolución X Contrato X Tarifas X Informe de visita X Comunicaciones X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL O: ORIGINAL C: COPIA F : FOTOCOPIA
HOJA// DE5
PROCEDIMIENTO
La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud
,,
·-
.......
La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud
C:CONSERVAR E: ELIMINAR SC:SCANEAR
ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO ~ELE~NAR ~ -~
FUNCIONARIO RESPONSABLE-- ~ ~-
SUPERINTENL,~:: ..... CIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION EMPRESAS DE MEDICINA PREPAGADA
4020 HOJA.,ZDE~
CODIGO:
CODIGO
4020-3
4020-4
4020-5
4020-6
4020·7
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Documentales /
Vigilancia a la red de prestadores en EMP V
Base de datos fox pro
Boletín de estadísticas financieras y demográficas v/
Estados financieros Consolidado demografico de usuarios Base de datos financiera
TRD.DOC
o e F
X
X X X
Base de datos demografica /X Evaluación a tarifas de Empresas de Medicina Prepagada
Base de datos información circular 16/95 Nota interna para el calculo actuaria! Comunicaciones
Autorización certificado de funcionami~o de EMP y Servicios de Ambulancia prepagada /
Estatutos sociales Monto de capital Hoja de vida de asociados Estudio de factibilidad Informes adicionales
Aprobación de planes y contratos a EMP y Servicios de Ambulancia prepagada ~
Descripción del plan Viabilidad financiera del plan Nota tecnica de tarifas Minuta del contrato
X X
X X X X X
X X X X
X
RETENCION ARCH ARCH
GESTION CENTRAL
1 5
5
9.
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL C: COPIA F : FOTOCOPIA
DISP. FINAL
S se e
X
X
X
X
E PROCEDIMIENTO
X Información en medio magnetice en cumplimiento de la circular externa 34/94
X Las bases de datos se conservarán como estadísticas, eliminando el soporte físico
X
X
C: CONSERVAR E: ELIMINAR SC:SCANEAR
ELABORO : COMITE DE ARCHIVO ~EL:t'-ONAR ~
FUNCIONARIO RESPONSABLE ~ ~ ~
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION EMPRESAS DE MEDICINA PREPAGADA CODIGO: 4020
CODIGO
4020-8
4020-9
4020-10
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Documentales
Autorización de los programas moderadores y copagos ? Solicitud de autorización Descripción del programa Presentación de la estructura del programa
de pagos
Aprobación de ~l~es'de atención complementaria en salud en EPS V
Descripción del plan Viabilidad financiera del plan Nota tecnica de tarifas Minuta del contrato
Autorización de publicación estados financie_!Sls--c!e EMP y Servicios de Ambulancia prepagada V
Estados financieros basicos Balance general Estado de resultados Estado de cambios en la situación financiera Estado de cambios en el patrimonio Estados de flujos de efectivo Ejemplar del periódico de la publicación
TRD.DOC
o e F
X X X
X X X X
X X X X X X X
RETENCION ARCH
GESTION ARCH CE~L
DISP. FINAL
S se e E PROCEDIMIENTO
X X Al terminar su valor administrativo se eliminarán
X X
X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL C: CONSERVAR E: ELIMINAR
SC:SCANEAR
ELABORO: GRUPO DE ARCHIVO
O :ORIGINAL C: COPIA F : FOTOCOPIA .p._: SELE<(Gif>NAR r~ '
FUNCIONARIO RESPONSABLE ~- ...).¿~ ~d-.:.
HOJA3 DE~
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION EMPRESAS DE MEDICINA PREPAGADA
4020 CODIGO:
CODIGO
4020-11
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Documentales
Autorización de procesos de escisión fusión, derecho de retiro, y liquidación voluntaria-de EMP y Servicios de Ambulancia prepagados /
Acreditación del certificado de funcionamiento Copia acta asamblea de accionistas Proyecto de escisión, fusión, derecho de retiro y liquidación voluntaria Certificación representante legal Pagina publicación de aviso Certicado de existencia y representación legal Estados financieros Balances de la compañía Copia convocatoria de asamblea Cuadro de composición accionaría Certificación acredores sociales de garantías
TRD.DOC
o e F
X X
X X
X X X X X X
RETENCION DISP. FINAL ARCH ARCH
GESTION CENTRAL s se e E
2 10 X X
PROCEDIMIENTO
4020-12 Autorización de reglamentos de emisión y colocación de acciones y bonos de ~MP y Servicios de
X X Al terminar su valor administrativo se eliminarán
4020-13
Ambulancia prepagadas ..........--
Comunicación y autorización Acta de reunión del organo respectivo
Evaluación de Campañas publicitarias j.e-EMP y Servicios de ambulancia prepagados ~
Ejemplar de campaña publicitaria
X X
X
5
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL O: ORIGINAL C: COPIA F : FOTOCOPIA
X
C:CONSERVAR E: ELIMINAR SC:SCANEAR
ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO A: SELE<fCIP~AR
FUNCIONARIO RESPONSABLE ~ -=-= J..(;i= ·
HOJA4 DE~
-SUPERINTENI CIA NAt,.vNAL DE SALUD
GRUPO DE ARCHIVO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: DIVISION EMPRESAS DE MEDICINA PREPAGADA 4020 CODIGO:
CODIGO
4020-14
4020-15
4020-16
4020-17
SERIES- SUBSERIES
y Tipos Documentales
Evaluación del margen de solvenc~EMP Servicios de Ambulancia prepagados
Certificación del margen de solvencia Formatos con la determinación de margen de solvencia y inversiones representativas
y
Evaluación del patrimonio minimo sanead~e"'EMP \ Serivicios de Ambulancia prepagados V
Certificación del patrimonio minimo saneado
Evaluación de las notas tecnicas de tari~de EMP y Servicios de ambulancia prepagados V
Nota tecnica actuaria! de tarifas y plan
Evaluación de los Estatutos sociales ~EMP y Servicios de ambulancia prepagados /
Comunicación sobre reformas Escritura de legalización de la reforma Certificado de camara y comercio
4020-18 Aceptación promoción de acuerdos de reestructuración jle EMP y Servicios de ambulancia prepagados V
Constancia autorización persona juridica Estado de relación de acreedores Relación de obligaciones Renovación de la matricula mercantil propuesta Relación de socios
o
X
X
X
X
X X X
X X X X X X
TRD.DOC
e F
RETENCION ARCH ARCH
GESTION CENTRAL
1 5
5
5
5
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
DISP. FINAL
S se e
X
X
E
X
X
X
X
HOJA 6DE-5
PROCEDIMIENTO
Al terminar su valor administrativo se eliminarán
* Por tratarse de una función asignada recientemente, el establecimiento del tiempo de retención y la disposición final, no se ha podido estimar, solo hasta cuando se conozca realmente las implicaciones que conlleva este trámite.
C: CONSERVAR
E: ELIMINAR
SC:SCANEAR
ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO ~ SELEfGi¡ONAR \\ \
FUNCIONARIO RESPONSABLE~
SUPERINTENDENCIA NACINAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE-RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION ENTIDADES ESPECIALES DE PREVISION SOCIAL / CODIGO: 4030 V
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Documentales
TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL CODIGO
4030-1
4030-2
/ Aprobación de asociaciones y fusiones ESS e/
Solicitud de fusión o asociación Certificado existencia y representación de las ARS Actas de asambleas de socios Resolución de autorización de dancoop Acreditación de capital Acreditación de instrumentos tecnicos Estudio de oferta Plan de organización de la red del POS-S Acreditación de afiliados Acreditación capacidad población y geografica Informes adicional Resolución
J Evaluación y seguimiento plan de ajuste ESS
Plan de ajuste Certificado existencia y representación de las ARS Acreditación como cooperativa Acreditación objeto social Acreditación estructura administrativa Acreditación estructura financiera Organización del sistema de calidad Acreditación monto minimo de capital Acreditación de instrumentos tecnicos Estudio de oferta Plan de organización de la red del POS-S Acreditación de afiliados Acreditación capacidad población y geografica Informes adicional Resolución
o
X X
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X X X X X
X X X X X X X X X X X X X X X
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X
ARCH GESTION
1
ARCH CENTRAL
4
4
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL O: ORIGINAL C: COPIA
S se e X X
X X
E
HOJA,/! DEf/-
PROCEDIMIENTO
La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenidc para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud ·
La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenidc para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud
C : CONSERVAR E: ELIMINAR
F : FOTOCOPIA . se: ~e~~// / 7Jf ...
FUNCIONARIORESPONSAB~~ ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO
SUPERINTENDENCIA NACINAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION ENTIDADES ESPECIALES DE PREVISION SOCIAL CODIGO: 4030
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Documenta157
TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL CODIGO
4030-3
4030-4
Investigaciones administrativas V
Presentación queja Pruebas de irregularidades Ampliación de la queja Practica de nuevas pruebas Comunicaciones requerimiento Auto Resolución
Autorización de administradora de los recursos del Régimen Subsidiado /
Carta de solicitud Certificado existencia y representación legal Certificado que la identifique como ESS Acreditación objeto social Estudio de factibilidad Acreditación monto mínimo de capital Acreditación de instrumentos tecnicos Estudio de oferta Plan de organización de la red del POS-S Acreditación de afiliados Acreditación capacidad población y geografica Informes adicional Resolución
o
X X X X X
X X X X X X X X X X X X X
e
X
X X X X
F ARCH
GESTION ARCH
CENTRAL
9
9
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL O: ORIGINAL C: COPIA
S se e X X
X X
E
HOJA,l DEf
PROCEDIMIENTO
La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud
C: CONSERVAR E: ELIMINAR
F : FOTOCOPIA ~/ FUNCIONARIO RESPONSABL ~ ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO
SUPERINTENDENCIA NACINAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION ENTIDADES ESPECIALES DE PREVISION SOCIAL CODIGO: 4030
SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL CODIGO
4030-5
4030-6
4030-7
4030-8
4030-9
4030-10
4030-8
/,-Tipos Documentales
Consultas V
Solicitud Respuesta
Conceptos técnicos
Solicitud Respuesta
Derechos de petición
Solicitud
/
/ Respuesta _¡¿... ~
Solicitud de informació1 ~· / ,y_D . JA'Co
Solicitud \ 0 '? 0 1 -\o '7 · Respuesta u e_ cv._...._.
Liquidación de convenios ~
Carta de solicitud Certificado existencia y representación legal Acta de liquidación del convenio Resolución
Ampliación de cobertura /
Carta de solicitud Información solicitada Comunicación Resolución
Evaluación de estados financieros /
Carta remisoria de la información lnstrutivos impartidos diligenciados por circulares Auto Informe Resolución
o e F
X X X
X
X X X X X
X X X X X
X
ARCH GESTION
2
1
4
ARCH CENTRAL
3
4
4
6
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL O: ORIGINAL C: COPIA
S se e
X
X X
X X
E
X
X
X
X
HOJA 3 DEt
PROCEDIMIENTO
La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenida para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud
C: CONSERVAR E: ELIMINAR
F : FOTOCOPIA se =;95A~ // / -~ FUNCIONARIO RESPONSABLt,~ ~ /// -ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO
SUPERINTENDENCIA NACINAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION ENTIDADES ESPECIALES DE PREVISION SOCIAL CODIGO: 4030
SERIES - SUBSERIES
y Tipos Documentales
TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL CODIGO
4030-9
4030-10
Evaluación margen de solvencia v
Carta remisoria de la información lnstrutivos impartidos diligenciados por circulares Comunicaciones Auto Informe Resolución
Visitas a entidades vigiladas
Solicitud del usuario Auto
/ Guia procedimental para la visita Soporte documental Informe de visita Acta de visita Requerimiento Respuesta al requerimiento
o
X X X X X
X
X X X X
X
e
X X
X
X
X
F ARCH
GESTION
4
ARCH CENTRAL
6
3
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
S se e X X
E
X
HOJA 4- DEL}
PROCEDIMIENTO
La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenidc para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud
C: CONSERVAR E: ELIMINAR
ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO
O: ORIGINAL C: COPIA F : FOTOCOPIA
SC:SCANEAR •/ _/ / ~ FUNCIONARIO RESPONSABL~ //( ~
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIRECCION DE INSPECCION Y VIGILANCIA / CODIGO: 5000
CODIGO
5000-1
5000-2
5000-3
SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION ' ARCH ARCH
y Tipos Documentales / o e F GESTION CENTRAL
Inspección, vigilancia y control a entidadesVque 5 10 conforman el Sistema General de Seguridad Social en Salud Requerimiento X Respuesta requerimiento X Análisis de la información X Informes de compensación X Autos de comisión X Informe de visitas X
Informes de gestión / 1 5
Oficina de control interno X Oficina de planeación X Despacho Superintendente X
Convenios e interventorias / 1 5
Designación X Contrato X Certificaciones X Producto X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
DISP. FINAL
S se e
X .x -
X
X
E
X
X
HOJA,1 DE/(
PROCEDIMIENTO
La selección se realiza de acuerdo a la relevancia que haya tenido para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y para la Supersalud
C: CONSERVAR
E : ELIMINAR ... ; /
S : SELECC,.,_.,. ')/
ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO
SC:SCANE~/~ ~ FUNCIONARIO RESPONSABLE ./" ' _
1 / /
(//
SUPERINTEI .......... NCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION DE VISITAS AREA FINANCIERA ,/ HOJA ,A DE 1/ CODIGO: 5010
SERIES- SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL CODIGO
y Tipos Documentales /o e F ARCH ARCH
S se e E PROCEDIMIENTO
GESTION CENTRAL
5010-1 Coordinación del ejercicio de inspección V 1 5 X
5010-1-1 Plan de visitas institucional t/ Requerimiento X Respuesta al requerimiento X Plan de visita /
5010-2 Seguimiento al plan de visitas institucional¡/ 1 5 X
,.
Requerimiento X Respuesta al requerimiento X Consolidado X
5010-3 Práctica de visita ~ 1 20 X X
Antecedentes X Memorando de planeación de la visita X Solicitud de comisión X Auto que ordena la comisión X Informe de comisión X
5010-4 Estudio sobre el control / * * * * * * * Permanecen en la dependencia como documento de consulta o apoyo.
Estudios X X
5010-5 Manual de visita / * * Por ser dinámicos no tienen tiempo determinado en gestión y a cumplir su utilidad para la cual fueron creados ó ser actualizados
Manual mejorados, se les da la disposición final y se emiten los nuevos.
5010-6 Informes de gestión / 2 2 X
Oficina de control interno X Oficina de planeación X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL C: CONSERVAR
ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
E: ELIMINAR
SC:SCANEAR
S : SELECCIONAR
FUNCIONARIO RESPONSABLE _- ) ~ /7 / -//~ /~/
-:: ~·:~~.- .·····.
-~·~
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION VISITAS AREA DE LA SALUD / CODIGO: 5020 V
SERIES - SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL
!;
' ¡,
CODIGO y Tipos Documentales o e ARCH ARCH GESTION CENTRAL
S e PROCEDIMIENTO F E
* Ver nota aclaratoria de la lntroducción.(3)
ELABORO : COMITÉ DE ARCHIVO
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL O: ORIGINAL
C : CONSERVAR E: ELIMINAR SC:SCANEAR C: COPIA
F : FOTOCOPIA S : SELECCIONAR
FUNCIONARIO RESPONSABLE ------'-----
HOJA "2. DEl
.. ====='-"=============-==-==~-=-·::_:· ·=·--:.:::.=--.----=-=· ================='.::._:___-=--_--=:.:..:.::::::::__::==:_.:.:=::_:_·-=:_-,-::
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD GRUPO DE ARCHIVO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA: DIVISION ATENCION AL USUARIO CODIGO: 5030
SERIES - SUBSERIES TRD.DOC
CODIGO y ~s Documentales o e 5030-2 Consultas V
Comunicación X Respuesta , X
5030-3 L r~~'
~- a:rr t(¿...... ( Solicitud de informació~· Q__~ <? v-t.. <:")
Solicitud X Comunicación de respuesta usuario Comunicación de respuesta entidad de control
5030-4 Atención personalizada /
Registro diario
5030-5 Informes de gestión /
Superintendente Nacional de Salud
X
X X
X
X
RETENCION DISP. FINAL
F ARCH ARCH
S e E GESTION CENTRAL PROCEDIMIENTO
2 4 X X
2 4 X X
X
2 X
ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL C: CONSERVAR
E: ELIMINAR
SC:SCANEAR C: COPIA
F : FOTOCOPIA
ELABORO : GRUPO DE ARCHIVO
S ;?SELECCIONAR C .. ¿:? -7i FUNCIONARIO RESPONSABLE'-f'a_;~L ,bú./} :'~t U
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HOJA r)_ DE .2.-
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DEPENDENCIA: : CODIGO:
• SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
GRUPO DE ARCHIVO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DIVISION CONTROL DE EMPLEADORES / 5040
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HOJA,/( DEA
~~~--~r-----r-~~~~~~~~------r-~~~~-.~·-···~·-~:~:--~~~---.--~-~~~~---r--------~------------~----------------~ ' r · · SERIES· SUBSERIES TRD.DOC RETENCION DISP. FINAL 1 CODIGO
y Tipos Documentales/ o e F ARCH ARCH
GESTION CENTRAL
5040-1 Investigación a Empleadores V
5040-1-1 Expediente V" 3
5040-2
5040-3
5040-4
Queja Acuso de Recibo Requerimientos Respuesta requerimiento- Visita Aclaraciones Resoluciones Autos
Queja sin mérito para sanción /
Queja Acuso de recibo Rquerimiento Respuesta Observaciones
Conceptos sobre deberes del / empleador
Concepto Respuesta
Informes de gestión/
Informe
Oficina de Control Interno Despacho Superintendente
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ABREVIATURAS TRD.DOC: TRADICION DOCUMENTAL
O: ORIGINAL
C: COPIA
F : FOTOCOPIA
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E PROCEDIMIENTO
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X Una vez agotada la vía Gubernativa en la Dirección ~e traslada al archivo central para que. cumpla su proceso correspondiente y luego se elimina.
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X
Se scanea el informe y se elimina
C : CONSERVAR
E: ELIMINAR
/S :·SELECCIONAR
ELABORO : COMITE DE ARCHIVO
~: SCANEAR .• -!)· . ' L FUNCIONARIO RESPONSABitÉ/ !1 • ' r
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