SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE

CIERRE, FUSION Y/O TRASLADO DE SALDOS CONTABLES Y

PRESUPUESTARIOS DE ENTIDADES

DEL PGE

CCC

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INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CIERRE, FUSION Y/O TRASLADO DE SALDOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS DE ENTIDADES DEL PGE No está permitida la reproducción total o parcial de este instructivo, ni su tratamiento o transmisión

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recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL

ECUADOR.

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Copyright © 2012 primera edición Edición: Ministerio de Finanzas del Ecuador Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas del Ecuador Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador Administración: Econ. Fausto Herrera N. Ministro de Finanzas Autor: Ing. Jaime Sosa Ruales Analista de Estados Financieros Fecha: 01/07/2013

Actualizado por:

Ing. Luis Alberto Fiallos Analista de Estados Financieros Ing. Julio Salinas B. Analista de Estados Financieros

Fecha: 01/08/2016 Revisado: Dra. Sonia Proaño V. Directora Nacional de Estados Financieros Aprobado: Eco. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental

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ÍNDICE CONTENIDO

ANTECEDENTE .................................................................................................................

BASE LEGAL .......................................................................................................................

ÁMBITO DE APLICACIÓN ......................................................................................

PROCEDIMIENTO ...........................................................................................................

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ANTECEDENTE

Es deber primordial del Estado planificar el desarrollo nacional, erradicar la

pobreza, promover el desarrollo sustentable y la redistribución equitativa de los

recursos y la riqueza para acceder al Buen Vivir, conforme los siguientes

artículos – bases legales:

Art. 3, 85, 147, 227 de la Constitución de la República del Ecuador. Art. 5 numeral 6, 10, 11, 15, 16, 165 del Código de Planificación y

Finanzas Públicas.

El Art. 55 del Estatuto del Régimen Jurídico, Administrativo de la

Función Ejecutiva, El literal b) del artículo 5 de la Ley de Modernización del Estado.

La organización administrativa y territorial de las entidades y organismos que

conforman la Administración Pública Central e Institucional deberá observar la

zonificación establecida en el Decreto Ejecutivo No. 878, publicado en

Registro Oficial No. 268 de 8 de febrero del 2008, reformado con Decretos Ejecutivos Nos. 956 y 352 de 12 de marzo del 2008 y 20 de mayo de 2010

respectivamente.

El conjunto de organismos, entidades, fondos o proyectos que conforman el

Gobierno Central y Entidades Descentralizadas y Autónomas, se rigen a

través de la centralización contable y de la caja fiscal y desconcentración de la

ejecución presupuestaria, para lo que se constituyen los niveles estructurales

de Unidad de Administración Financiera-UDAF, Unidad Coordinadora-UC y

Entidad Operativa Desconcentrada-EOD, tal como se lo detalla en el numeral

1.1.2 Modelo de Gestión Financiera de la Normativa del Sistema de

Administración Financiera.

En este contexto, por los cambios de modelo de gestión e implementación de

las diferentes estructuras de desconcentración territorial, a los que deben

sujetarse las entidades del Estado Central, lo que provoca el cierre o traslado

de varias entidades operativas desconcentradas a unidades administrativas; ó,

la creación de entidades operativas desconcentradas en calidad de

coordinadoras de zona, distritos o circuitos, se determina la necesidad de

establecer procedimientos de ayuda para el traslado de saldos contables y

presupuestarios, con la finalidad de facilitar el desarrollo de las actividades de

cada una. Es importante señalar, que por disposición de la autoridad

competente de cada institución existirán procesos de: cierre (eliminar una

entidad), fusión (unificar más de una entidad) o traslado (mover una entidad a

otra) UDAF’s o EOD’s.

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El Ministerio de Finanzas ha elaborado el siguiente instructivo para que los

responsables de las áreas financieras, que utilizan las herramientas

informáticas e-SIGEF y e-SIPREN, realicen las acciones pertinentes, a fin de

ejecutar el cierre, fusión y/o traslado de saldos contables y presupuestarios en

coordinación con esta Cartera de Estado.

BASE LEGAL

La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas,

en concordancia con el artículo 158 del Código Orgánico de Planificación y

Finanzas Públicas que señala:

“Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas

autoridades de cada entidad u organismo público, serán los

responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de

contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras,

de observar la normativa contable… ”.

“Art. 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas

tiene la facultad privativa para expedir, actualizar y difundir los

principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y

más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por

parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero.”

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las directrices emitidas en este documento son de aplicación para las

entidades de Gobierno Central, Descentralizadas y Autónomas y Empresas Públicas que operan con el sistema e-Sigef.

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INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CIERRE, FUSION Y/O TRASLADO DE SALDOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS DE ENTIDADES DEL PGE

PROCEDIMIENTOS:

Observaciones Generales

El procedimiento que a continuación se describe, tiene que ser ejecutado por

las UDAF’s y EOD’s que se eliminan, en coordinación con los Analistas de las Subsecretarías de Contabilidad Gubernamental, Tesoro Nacional y

Presupuesto; con las siguientes consideraciones:

Desconcentración de entidades (UDAF’s – EOD’s) Fusión de entidades (EOD’s – EOD’s) Traslado de saldos (UDAF’s - EOD’s)

Las máximas autoridades institucionales o sus delegados, deberán notificar a

las Subsecretarías de: Contabilidad Gubernamental, Tesoro Nacional y Presupuesto, qué entidades pierden su calidad de UDAF y/o EOD y cuáles

asumen las competencias, adjuntando para el efecto de traslado de saldos y el cierre presupuestario y contable definitivo, los siguientes documentos

habilitantes:

Pedido de la Máxima Autoridad Base Legal Copia del RUC de las nuevas unidades creadas. Resolución Presupuestaria de creación de EOD

Como parte del proceso de cierre y/o traslado de saldos, se debe considerar

que la entidad cerrada NO debe estar habilitada para ejecutar gastos.

Para el caso de las Declaraciones del Servicio de Rentas Internas, la entidad

deberá coordinar con la Subsecretaria del Tesoro Nacional.

Ejemplo:

Clase de Registro “RAFS” Regulación Anticipos de Fondos por Pagar al SRI.

Clase de Registro “RDFS” Regulación de Depósitos y Fondos para el SRI.

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NOTA: Una vez que se encuentren incorporados todos los ajustes

relacionados al proceso de traslado de saldos, la entidad deberá solicitar a la

SCG, los saldos contables a la fecha, con oficio firmado por la máxima

autoridad.

Posteriormente la entidad deberá verificar los saldos de las cuentas contables

en la aplicación de la herramienta informática e-Sigef por la siguiente ruta:

Contabilidad / reportes / Saldos Contables por Unidad Ejecutora, para

determinar los saldos a nivel de grupos de cuentas.

La entidad deberá utilizar la misma ruta para obtener los saldos contables a

nivel de auxiliar.

Ruta: Contabilidad / reportes / Libro Mayor por Unidades Ejecutoras

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NOTA: Para los dos casos la entidad deberá utilizar el formato del reporte en Excel y continuar.

La entidad que se cierra, deberá conversar con el Analista de la Subsecretaría

de Presupuesto, para coordinar las actividades del traslado de saldos

presupuestarios.

El momento que se inicie el proceso de cierre y/o traslado contable y

presupuestario, la entidad que desaparece, NO podrá realizar ningún tipo de

operación financiera. En caso de ejecutar algún movimiento financiero o

presupuestario, será de exclusiva responsabilidad institucional.

DEPURACIÓN DE SALDOS PRESUPUESTARIOS

Las Máximas Autoridades o sus Delegados, mediante oficio, solicitarán a la Subsecretaría de Presupuesto, la incorporación en el Catálogo de

Instituciones y de Entidades Operativas Desconcentradas del Sector Público

en función de la desconcentración territorial institucional, adjuntando el

documento legal de creación correspondiente.

Para el caso de las entidades que se cierran y conforme a las actividades del

ejercicio fiscal, donde adquirieron compromisos que no han sido devengados

en su totalidad; deberán realizar la reversión parcial o total de los mismos, con

el fin de liquidar las certificaciones presupuestarias aprobadas.

En el caso de las entidades que tengan compromisos, en los cuales no haya

registrado devengados y solo entregó anticipos que se encuentran en estado PAGADO, coordinará con el Analista de la Subsecretaría de Presupuesto, con

el propósito de realizar la reversión total de los compromisos no devengados y

registrar los compromisos en la nueva EOD.

Es importante señalar, que la entidad que cierra sus operaciones debe

coordinar con la entidad que recibe los datos, con el fin de que realicen las

modificaciones presupuestarias que correspondan para la ejecución y

finalización de los compromisos citados en el párrafo anterior.

En los contratos, sean de obra o de servicios, la entidad receptora de los

saldos contables, deberá cargar y actualizar el catálogo de contratos

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respetando las características del contrato original del programa, subprograma y proyecto. Cabe señalar que, los proyectos y programas tendrán una

identificación única de código y denominación, la que permanecerá invariable desde el momento de su generación hasta la terminación o liquidación de los

mismos.

La depuración presupuestaria es simultánea con algunos puntos del área

contable; por tal razón, se recomienda una revisión general de este

documento, para que el análisis y depuración presupuestaria vaya en

coordinación con la contable.

Concluido el proceso de depuración presupuestaria, la entidad (UDAF y/o

EOD) solicitará a la Subsecretaría de Presupuesto, la certificación de que no registra saldos disponibles en las partidas presupuestarias de la entidad; documento que formará parte de los anexos al oficio que será enviado a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental.

ACTUALIZACION DEL DISTRIBUTIVO Y LISTADO DE SERVIDORES PARA ANTICIPOS DE REMUNERACIONES.

Las entidades que participan en este proceso de traslado de saldos deberán

ejecutar las reformas WEB, que le permitirán actualizar el distributivo de

sueldos.

El traspaso de la información de la nómina de los servidores de la entidad operativa desconcentrada que se cierra o se transforma en unidad

administrativa deberá coordinar con el Analista de la Subsecretaría de Presupuesto encargado del proceso; a fin de que se efectúen las acciones

pertinentes de traspaso de la EOD.

En el caso de las cuentas del subgrupo 112.01.XX Anticipos a Servidores Públicos, los saldos contables de las cuentas de remuneraciones Tipo A, B ó C, deberán ser informados a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, mediante un listado de los servidores que al momento tienen anticipos otorgados, conforme al modelo de gestión de cada EOD; a fin de que se actualice la base de datos en la nueva entidad.

DEPURACION TESORERIA – CONTROL DE INGRESOS

La entidad antes de iniciar el proceso de traslado de saldos contables deberá

revisar y verificar que no existan saldos por registrar en el control de ingresos.

DEPURACIÓN DE CUENTAS CONTABLES

Antes del traslado de saldos contables, las EOD’s que se cierran o se

transforman en unidades administrativas, deberán solicitar mediante oficio

firmado por la máxima autoridad que se habiliten las siguientes Clases de

Registro:

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· Clase de Registro CIGC: Cierre de Cuentas de Ingresos y Gastos de Gestión. · Clase de Registro CCST: Cierre de Cuentas por Cobrar. · Clase de Registro CCPP; Cierre de Cuentas por Pagar. · Clase de Registro TSCE; Resto de Cuentas.

· Clase de Registro APIC: Asiento de Apertura. Como regla general en

este tipo de asiento jamás deben existir cuentas de los grupos 113 y 213.

Existen cuentas contables que son transitorias, en este sentido la entidad

deberá realizar el seguimiento que corresponda y cuyos saldos deberán tener

el valor de cero.

Ejemplo:

112.40 Descuentos y Retenciones Generados en Ingresos 112.50 Por Recuperación de Fondos (revisar instructivo administración de fondos)

112.81 Anticipos de Fondos por pagos al SRI (dato del e-Sigef versus la declaración) 212.40 Descuentos y Retenciones Generados en Gastos - Administración

Pública Central (RUC SRI y RUC IESS confirmar pago saldo debe ser cero)

212.50 Fondos a Otorgarse - Administración Pública Central (confirmar pago)

212.81 Depósitos y Fondos para el SRI (dato del e-Sigef versus la declaración)

Los saldos de las cuentas contables restantes (activos, pasivos) deberán ser

regulados conforme lo indica la normativa legal vigente.

Nota: Antes de la carga total de saldos contables, las entidades deberán

preparar el archivo Excel, transformar en formato.txt y deberán cruzar sus

diferencias contra la cuenta 611.51 (-) Regularización del Patrimonio.

La institución deberá considerar lo estipulado en la norma técnica de

contabilidad 3.2.17 Cierre de cuentas relacionado al subgrupo de cuentas

contables 618 Resultados de Ejercicios.

Para la ejecución de este proceso la institución deberá utilizar la clase de

registro TSCE – cuentas: 618.01 Resultados Ejercicios Anteriores, 618.03 Resultado del Ejercicio Vigente, 618.05 Resultado de Traslados de

Entidades en el Período; observando su naturaleza contable y ajustando

contra el patrimonio institucional 611.01 Patrimonio Gobierno Central.

Para las entidades que tienen registradas las cuentas del Grupo de

Ingresos de Gestión 62 y del Grupo de Gastos de Gestión 63, deberán

utilizar exclusivamente la Clase de Registro CIGC y determinar el

Resultado del Ejercicio con la cuenta 618.05.

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Cuenta 112.50 Por Recuperación de Fondos – Administración Pública

Central:

Esta cuenta no debe pasar con saldo a la nueva entidad; ya que es una

cuenta transitoria producto de la liquidación de un fondo y su saldo debe

ser depurado con la recaudación que corresponda. (Depósito).

Ejemplo:

Cuando el responsable del fondo, no gastó todo o parte del fondo

asignado, este valor debe ser depositado en la cuenta de recaudación de

la entidad; cuando el usuario procede a liquidar el Fondo, se genera un

asiento automático con clase de registro FRF que es el siguiente:

MAYOR S1 S2 AUX 1 AUX 2 AUX

3 DÉBITO/CREDITO MONTO

112 50 00 02000230000 1768085430001 0 D 185.54

112 13 01 02000230000 1768085430001 0 C 185.54

Como se observa en el cuadro adjunto, al liquidar el fondo se crea la cuenta

112.50 Recuperación de Fondos – APC, por el valor no utilizado.

Nota: Para regular el saldo contable de la cuenta 112.50, la entidad deberá

revisar el instructivo de Administración de Fondos, publicado en el Portal

Web del Ministerio de Finanzas, referente al registro de depósito de valores

sobrantes del fondo, numeral 2.11.

Grupo de Cuentas 113. CUENTAS POR COBRAR

La EOD que se cierra o transforma en unidad administrativa, debe cerrar

todas las Cuentas por Cobrar (113.XX.XX), con asociación presupuestaria a

la fecha del cierre o traslado. La entidad debe considerar la siguiente

excepción:

· Se utilizará la clase de registro CCST únicamente para la cuenta

113.81 con RUC del SRI, ya que las declaraciones se realizan según

el noveno digito del RUC o cédula o en su defecto hasta el día 28 del

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mes siguiente cuya responsabilidad será para la entidad que recibe

los datos:

· Si la entidad registró los devengados de ingresos y olvidó el percibido

(recaudación), existiendo el depósito; tendrá que ejecutar el CUR de

disminución del devengado de ingresos.

· Cuando la entidad reclasificó las Cuentas por Cobrar de Años

Anteriores y no registró la recaudación, porque aún no recibe el pago o

el depósito deberá realizar la reversión del registro contable (CAS-

Contrasiento).

· Si la entidad tiene en el ejercicio vigente Cuentas por Cobrar de Años

Anteriores al 2011, debido a que no registró los depósitos en los

respectivos ejercicios fiscales; deberán considerar los lineamientos

impartidos en el Instructivo de Control de Ingresos y coordinar con la Subsecretaría del Tesoro Nacional; anexando los justificativos

pertinentes para su registro.

Grupo de Cuentas 131. EXISTENCIAS

· La entidad que se cierra o se transforma en unidad administrativa, debe

realizar los respectivos Ajustes o Regulaciones por consumo, utilización

o venta de las Existencias, considerando los egresos de bodega para

que los saldos queden debidamente conciliados según la normatividad

vigente para el caso.

Grupos de Cuentas 141 - 144 – 145 BIENES DE LARGA DURACION

· La entidad que se cierra o pierde su característica de UDAF y/o EOD,

deberá presentar el informe de la toma física de los bienes ante la entidad que recibe los datos, adicionalmente los saldos contables

deberán estar acorde al informe presentado, con la finalidad de que no existan ajustes pendientes, como por ejemplo: donaciones entregadas y recibidas, valores de las depreciaciones acumuladas, bajas de bienes

por robos o pérdidas, revalorización de bienes, entre otros.

· También se deberá dejar constancia de los Bienes de Larga Duración

entregados y recibidos en comodato.

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Grupos de Cuentas 151 y 152. INVERSIONES EN OBRAS EN PROCESO E

INVERSIONES EN PROGRAMAS EN EJECUCION (con excepción de las

cuentas 151.92, 151.98, 152.92 y 152.98)

· La entidad que se cierra o se transforma, debe realizar los asientos de

Aplicación a Gastos de Gestión, Acumulación de Costos y liquidación

para cerrar las cuentas de inversión.

· Las cuentas 151.92, 151.98, 152.92 y 152.98 son las únicas que

pueden pasar con saldo a la nueva entidad, estas cuentas se cerrarán

si la obra o el programa ha sido terminado o entregado con documentos

que sustenten esta operación.

· Se recuerda a las entidades que este instructivo no es un manual de

contabilidad, es exclusivo para el proceso de cierre de entidades.

Grupo de Cuenta 213. CUENTAS POR PAGAR

La EOD que se cierra o transforma debe cerrar todas las Cuentas por Pagar

con asociación presupuestaria a la fecha del cierre o traslado. La entidad debe

considerar la siguiente excepción:

· La Clase de Registro CCPP, deberá utilizarse únicamente con la cuenta

213.81 que tenga el RUC del SRI, ya que las declaraciones se realizan

al mes siguiente donde la responsabilidad será en la entidad que recibe

los datos:

· CUR de Gastos en estado Aprobado y no solicitado el pago, la entidad

debe autorizar el pago y posteriormente solicitar a la Subsecretaría del Tesoro Nacional que realice la transferencia, para que se genere el

registro contable PAG, Pago Automático de Gastos.

· Cabe señalar que la entidad antes de ejecutar el traslado de saldos

deberá realizar todas las reclasificaciones de los rechazos de pago

existentes.

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Grupo de Cuentas 224. CUENTAS POR PAGAR AÑOS ANTERIORES

Reclasificaciones efectuadas a Cuentas por Pagar de Años Anteriores que no

se solicitaron el pago, la entidad deberá autorizar el pago y posteriormente

pedir a la Subsecretaría del Tesoro Nacional que realice la transferencia para que se genere el asiento POAA, (Pago de Obligaciones de Años Anteriores),

en caso de que la entidad no desee realizar el pago, debe realizar el

contrasiento (CAS) que corresponda.

Cuenta 212.50 Fondos a Otorgarse – Administración Pública Central.

Esta cuenta es transitoria, por tal motivo, se deberá comunicar a la

Subsecretaría del Tesoro Nacional, para que finalice el proceso de pago de

todas estas cuentas, con sus respectivos auxiliares.

ADMINISTRACION DE FONDOS

Los fondos creados a través del Módulo de Administración de Fondos, deben

ser rendidos y liquidados en su totalidad, esto permitirá la depuración y

regulación de las cuentas 112.13.XX y 112.15.XX según lo determina las

directrices para el efecto.

CONFIRMACIÓN DE PAGOS Y TRANSFERENCIAS (Rechazos)

Para todos los casos de Cuentas por Pagar y Fondos a Otorgarse, la entidad

deberá esperar la confirmación de las transacciones que el Tesoro Nacional

ejecuta vinculados con el Banco Central, a fin de verificar que no se produzcan

rechazos en los pagos; es decir se tendrá que esperar dos días para su

verificación.

Para los casos en que se presenten rechazos de autorizaciones de pago,

dentro de la depuración de cuentas, la entidad deberá solucionar el problema

(reclasificación del rechazo), esperar la verificación y volver a solicitar el pago.

CATALOGO DE CONTRATOS

Para el caso de los contratos, sean de obra o servicios, la entidad receptora de

los saldos contables de la entidad que se cierra, deberá cargar y actualizar el

catálogo de contratos respetando las características y estructura del contrato

original de los campos programa, subprograma y proyecto.

Si la entidad presenta novedades que no puedan solucionarlas en forma

directa, deberá comunicarse con el Centro de Servicios, para el respectivo

asesoramiento.

Para la carga de los contratos de años anteriores la entidad deberá aplicar la

siguiente ruta:

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Contabilidad – Registro de Operaciones no Presupuestarias – Anticipo a Contratistas y/o Anticipo a Proveedores – Carga Inicial de Contratos de Obra

y/o Servicio

Además, la entidad deberá mantener el año, los datos del contrato original,

pero deberá cambiar el número del contrato y la EOD que corresponda; es

importante señalar que el archivo deberá ser cargado en formato texto (.txt).

En el caso de contratos del año vigente, deberá aplicar la siguiente ruta:

Contabilidad – Registro de Operaciones no Presupuestarias – Anticipo a

Contratistas y/o Anticipo a Proveedores – Catálogo de Contratos, identificar la

entidad y crear el contrato llenando los campos de la pantalla.

Favor observar la plantilla modelo, que se encuentra en el archivo

adjunto de este documento.

El resultado de esta carga ejecutado por la EOD, deberá ser notificado a la

Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, mediante Oficio adjuntando el

listado con toda la información financiera actualizada.

Una vez que la EOD en proceso de cierre confirme la depuración de los saldos

contables y la actualización del catálogo de contratos cuyo campo debe estar

en estado EJECUCION, el analista de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, verificará los saldos contables.

Concluido con el proceso de traslado de saldos contables, se deberá elaborar

el acta de finalización del proceso antes descrito entre las instituciones

participantes.

Para finalizar este documento es importante señalar que todas las operaciones

financieras son de absoluta responsabilidad institucional; además todos los

procesos administrativos relacionados a las cuentas de activos institucionales,

(actas de entrega recepción, documentación de respaldo y otros) deberán ser

actualizados por la entidad que recibe los datos.