SUBPROYECTO GESTIÓN DOCUMENTAL Avances Octubre 07 de 2009.
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SUBPROYECTO GESTIÓN DOCUMENTAL
Avances
Octubre 07 de 2009
OBJETIVOS
Objetivo General
Avanzar en la primera etapa del mejoramiento del Proceso de Gestión Documental de la Universidad de acuerdo con el enfoque de la gestión bada en procesos y la incorporación de nuevas tecnologías de la información y comunicación, en el marco del Sistema de Mejor Gestión UN SIMEGE.
OBJETIVOS
Objetivos específicos
1. Elaborar la propuesta de mejoramiento de la gestión y administración de las Comunicaciones Oficiales Internas y Externas ("Correspondencia"), de acuerdo con los enfoques de la gestión basada en procesos y de la gestión documental electrónica, en el marco de la gestión documental de la Universidad Nacional.
2. Elaborar la propuesta de ajuste a la Tabla de Retención Documental correspondiente a los subprocesos: 1) Selección de proveedores y formalización de la adquisición, 2) Seguimiento a la ejecución contractual y 3) Liquidación del contrato, del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de la División Nacional de Servicios Administrativos de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, aplicando la metodología elaborada por la Unidad Nacional de Archivo, que integra los enfoques de gestión basada en procesos y la incorporación de nuevas tecnologías de la información y comunicación.
AVANCES GENERALES
a. Realización de 8 Reuniones con el Equipo de Trabajo para coordinar y presentar avances. (Secretaría General-Unidad Nacional de Archivo, Coordinación General de UN SIMEGE, DNIC, Secretaría de Sede, División de Archivo y Correspondencia y Facultad de Artes Sede Bogotá).
b. Elaboración de modificaciones al Plan y Cronograma de Trabajo a partir de las observaciones del Grupo, con el fin de dar mayor precisión a las etapas, objetivos específicos, alcance y período de ejecución.
c. A la fecha, el subproyecto cuenta con un porcentaje de avance del 40%.
AVANCES POR OBJETIVO No. 1
Coordinación División de Archivo y Correspondencia Módulo de Comunicaciones Oficiales
AVANCESJulio - Septiembre
2009
AVANCES POR OBJETIVO Objetivo 1 Actividades de junio 16 a septiembre 30 de 2009
Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr1,1 Diseñar, socializar y validar los instrumentos de
recolección de la información sobre adminstración y gestión de las comunicaciones oficiales en las 7 Sedes y el Nivel Nacional.
16 3
Formatos de levantamiento de
información sobre la admnistración y gestión de las
comunicaciones oficiales Numeros:
001 y 002 (Validados por el Comité de sub
proyecto de gestión documental y por las
sedes).
División de Archivo y Correspondencia Btá-Unidades de Archivo y Correspondencia Med, Man, Pal-Secretarías de Sede de Presencia Nacional-Unidad Nacional de Archivo
100%
1,2 Realizar el levantamiento de la información de la adminstración y gestión de las comunicaciones oficiales en las 7 Sedes y el Nivel Nacional. I ETAPA: Entrega Parcial hasta el 14 de Agosto II ETAPA: Entrega final hasta el 31 de Agosto.
8 31
Formatos diligenciados de levantamiento de
información sobre la admnistración y gestión de las
comunicaciones oficiales Numeros:
001 y 002 (para todas las
dependencias que manejan
correspondencia: unidades de
correspondencia y unidades alternas de
correspondencia).
División de Archivo y Correspondencia Btá-Unidades de Archivo y Correspondencia Med, Man, Pal-Secretarías de Sede de Presencia Nacional-Unidad Nacional de Archivo
100%
1,3 Diseñar, elaborar, consolidar y validar la matriz de los aspectos críticos a mejorar en la admón y gestión de las comunicaciones oficiales en las 7 Sedes y el Nivel Nacional. 15 30 9
Matriz de aspectos criticos.
División de Archivo y Correspondencia Btá-Unidades de Archivo y Correspondencia Med, Man, Pal-Secretarías de Sede de Presencia Nacional-Unidad Nacional de Archivo
100%
1,4 Elaborar la propuesta de mejoramiento de la admón y gestión de las comunicaciones oficiales para la Universidad, contemplando la incorporación de nuevas tecnologías de la información y la comunicación.
13 6
Documento con propuesta de mejoramiento
(Validados por el Comité de sub
proyecto de gestión documental y por las
sedes).
Unidad Nacional de Archivo - División de Archivo y
Correspondencia
0%
EJECUCIÓN
OBJETIVO 1. Mejorar la gestión y administración de las Comunicaciones Oficiales Internas y Externas ("Correspondencia"), de acuerdo con los enfoques de la gestión por procesos y de la gestión documental electrónica y en el marco de la gestión documental de la Universidad Nacional.
No. Actividad2009 2010
ResponsablesProductos
AVANCES POR OBJETIVO No. 1
Se buscó identificar la operación actual del servicio de Correspondencia en las Sedes de la Universidad, con el fin de mejorar la gestión y administración de las comunicaciones oficiales
internas y externas, bajo el enfoque de la gestión documental electrónica y por procesos.
Alcance del instrumento
POBLACIÓN A LA QUE SE APLICÓ
Encuesta: INSTRUMENTO SOBRE LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES
Formato 01 Formato 02
Unidades de Correspondencia
Dependencias que manejan servicio alterno de
Correspondencia
COBERTURA
NIVEL NACIONAL
F2= 22
AMAZONAS F 1= 1
BOGOTAF1 =1
F2 =44
CARIBEF1= 1
MANIZALES
F1 = 1
MEDELLINF1 =1F2 = 4
ORINOQUIA
F1 =1
PALMIRAF1 =1
AVANCES POR OBJETIVO No. 1
COBERTURA
Formato 001 (F1) 7 encuestas
Formato 002 (F2) 70 encuestas
Totales 77 encuestas
AVANCES POR OBJETIVO No. 1
MODULOS
Operación del servicio:• Identificar el procedimiento general del Servicio de correspondencia en las diferentes Sedes de la Universidad.
Recepción y radicación:• determinar cómo se radican los envíos, quienes lo realizan y si todas las comunicaciones oficiales son en efecto radicadas.
Distribución y control de envíos:• Identificar el procedimiento de distribución de los envíos y los instrumentos para su control.
Seguimiento:• determinar los tiempos de entrega de los envíos e identificar los riesgos potenciales en esta etapa de la distribución.
Recursos:• establecer con que recursos físicos y presupuesto se cuenta para realizar la operación del servicio de correspondencia en cada una de las Sedes.
Cobertura:• Identificar el impacto del servicio de correspondencia dentro de la comunidad y la cobertura que este tiene.
Soporte Técnico existente.• Determinar el tipo de soporte técnico con que cuenta cada una de las sedes.
Evaluación y mejoramiento de la gestión
AVANCES POR OBJETIVO No. 1
Modulo operación del servicio, Radicación y recepción
Unidades de correspondencia Sedes
0 1 2 3 4 5 6 7
Recibir las comunicaciones oficiales internas y externas
Radicar y registrar las Comunicaciones Oficiales
Clasificar las comunicaciones oficiales por rutas o …
Distribuir las comunicaciones oficiales
Archivar las Planillas
Actividades aplicadas al manejo de las Comunicaciones oficiales en las
oficinas de correspondencia
Unidades alternas (N.Nacional) Unidades alternas (Bogotá)
0 2 4 6 8 10 12 14 16 18
Recibir las comunicaciones oficiales internas y externas
Radicar y registrar las Comunicaciones Oficiales
Clasificar las comunicaciones oficiales por rutas o destinos
Distribuir las comunicaciones oficiales
Archivar las Planillas
Pasos de correspondencia interna en oficinas alternas
Recibir las comunicaciones of iciales internas y externas
Radicar y registrar las Comunicaciones Of iciales
Clasif icar las comunicaciones of iciales por rutas o destinos
Distribuir las comunicaciones of iciales
Archivar las Planillas
43
33
19
42
7
Pasos Correspondencia Alterna Bogotá
AVANCES POR OBJETIVO No. 1
Modulo Control y seguimiento
Unidades de correspondencia Sedes
Unidades alternas (N.Nacional)
Unidades alternas (Bogotá)
0 1 2 3 4 5 6 7
Chequeo de planillas
Planillas firmadas por destinatario
Devolución de Cartas copias o copias …
Elaboración de oficios remisorios
Via telefonica o internet (guias)
Seguimiento a los Envios
Chequeo de planillas
Planillas firmadas por destinatario
Devolución de Cartas copias o copias radicadas o TC
Elaboración de oficios remisorios
Otros (ver encuesta )
3
3
14
0
5
Pasos seguimiento de los envios 37
Chequeo de planillas
Planillas firmadas por destinatario
Devolución de Cartas copias o copias radicadas o TC
Elaboración de oficios remisorios
Otros (ver encuesta )
15
3
22
2
21
Pasos de seguimiento de envios
AVANCES POR OBJETIVO No. 1
Modulo Recursos y cobertura
Unidades de correspondencia Sedes
Unidades alternas (N.Nacional)
Unidades alternas (Bogotá)
Planta, 25
Contratista, 8
Personal con el que cuenta el servicio de correspondencia 8
Planta
Contratista
26
13
Personal que realiza funciones de Servicio Alterno de Correpondencia
Planta Contratista
Planta; 24
Contratista; 42
Personal de Servicio Alterno que presta el Servicio de Correspondenica
6
Planta
Contratista
=138
PERSONAL QUE CUMPLE FUNCIONES DE CORRESPONDENCIA
AVANCES POR OBJETIVO No. 1
Modulo Recursos y cobertura
Unidades de correspondencia Sedes
Unidades alternas (N.Nacional)
Unidades alternas (Bogotá)
UNIDADES DE CORREPONDENCIATALENTO HUMANO No. Inversión unitaria estimada Inversión anual estimada
PLANTA** 25 12,157,348.00$ 303,933,700.00$
ORDEN DE SERVICIO* 8 12,420,000.00$ 99,360,000.00$
TOTALES 33 403,293,700.00$ *Se promedia el monto mensual del personal de contratista en $1.035.000 por 12 meses
TALENTO HUMANO No. Inversión unitaria estimada Inversión anual estimada
PLANTA** 26 12,157,348.00$ 316,091,048.00$
ORDEN DE SERVICIO* 13 12,420,000.00$ 161,460,000.00$
TOTALES 39 477,551,048.00$ *Se promedia el monto mensual del personal de contratista en $1.035.000 por 12 meses
**Se promedia el monto mensual del personal de Planta en $868.382 Pues el 90% de los cargos aplica a Auxilar administrativo 02.
Nivel Sede BogotáTALENTO HUMANO No. Inversión unitaria estimada Inversión anual estimada
PLANTA** 24 12,157,348.00$ 291,776,352.00$
ORDEN DE SERVICIO* 42 12,420,000.00$ 521,640,000.00$
TOTALES 66 813,416,352.00$ *Se promedia el monto mensual del personal de contratista en $1.035.000 por 12 meses
AVANCES OBJETIVO 2
Actividad metodológica
Actividades ejecutadas
% ejecución
Revisión deDiagramas de lossiete (7)procedimientos analizados
100%
Identificación de 24 documentos generadosen los 7 procedimientosanalizados
Revisión del Manualde contratación
100%
Identificación de 75 documentos generadosen los 7 procedimientosanalizados
Realización deentrevistas conlideres delproceso
Dos (2) entrevistasrealizadas los días 12de agosto y 24 deseptiembre conequipo de la DivisiónNacional de ServiciosAdministrativos
100%
Verificación deinformación recolectaday toma de nuevainformación sobredocumentos generadosen los 7 procedimientos(121)
Total documentosidentificados usandolos formatos 1 y 2:220 (de los cuales losprocedimientos 1 a 4comparten alrededorde 50 comunes)discriminados así:
Procedimiento 1: 40
Procedimiento 2: 46
Procedimiento 3: 50
Procedimiento 4: 47
Procedimiento 5: 14
Procedimiento 6: 21
Procedimiento 7: 2
Resultados
AVANCE CONSOLIDADO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA EL AJUSTE DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CON N.T.I.C. Y GESTIÓN BASADA EN PROCESOS EN LOS SUBPROCESOS CONTRACTUALES DEL
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE LA GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
Etapa/Activ. 2.1 y 2.2 del cronograma
Caracterización documentaldel Proceso de Gestión.
Se determinan la totalidad detipos documentales delproceso de gestión (de losprocedimientos) detallando lascaracterísticas de producción,contenido y valoresdocumentales.
Incluye el análisis de lasfuncionalidades documentalesdel sistema de informaciónque apoya el proceso.
1
Análisis dedocumentos reguladores delproceso
AVANCES OBJETIVO 2
Actividad metodológica
Actividades ejecutadas
% ejecución
2
Análisis técnico y deregulación legal de losdocumentos
Se analizan la estructura,formato, contenido y valoresprimarios de los tiposdocumentales.
Análisis deinformación obtenida
Análisis de formatos,contenidos y valoresde los documentosidentificados (89entre comunes yespecificos deprocedimientos)
67%
3
Ajuste de la Tabla deRetención Documental
Se incorpora la información enla TRD y se elaboradocumento entregable conrecomendaciones para lagestión documental electrónicade expedientes.
Estucturación documental delajuste a la TRDy propuestas demanejo documental
Establecimiento de las característicasdocumentales de 60 de los 89 tiposdocumentales (documentos) identificados (sinduplicar análisis de tipos comunes a variosprocedimientos) mediante la aplicación delformato F3
A ejecutar en octubre y noviembre según cronograma
AVANCE CONSOLIDADO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA EL AJUSTE DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CON N.T.I.C. Y GESTIÓN BASADA EN PROCESOS EN LOS SUBPROCESOS CONTRACTUALES DEL
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE LA GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
Etapa/Activ. 2.3 y 2.4 del cronograma
Resultados
Se elaboró listado de proveedores y productos de software para la Gestión Documental Electrónica así como un formato preliminar de requerimientos para la evaluación de productos en el estudio de mercado a realizar.
AVANCES OBJETIVO 2
DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS PRELIMINARES Y BÚSQUEDA DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL (actividades 2.5 y 2.6 del cronograma).
LOGROS
1. Se tiene el 100% de la caracterización documental de los procedimientos objeto del piloto de aplicación de la metodología de ajuste de TRD.
2. Se simplificó la metodología de ajuste de TRD y se redujo el número de formatos usados de siete (7) previstos al inicio de las actividades a cuatro (4). Se puso en conocimiento de las Unidades de Gestión Documental de las Sedes el enfoque y metodología.
3. Se fortaleció el enfoque y la metodología usados incorporando los análisis de las normas GP 1000, MECI 1000 e ISO 15489 en torno a la administración documental y a través de la articulación entre las categorías de la gestión documental (serie, subserie documental) y las de procesos (Macroproceso, Proceso, Subproceso, Procedimiento).
PERSPECTIVAS
1. Mejorar el control, circulación y trazabilidad de las Comunicaciones Oficiales que se gestionan a través del Servicio de Correspondencia, mediante la implementación de estrategias y de un Sistema de Información de Gestión Documental en todas las sedes.
2. Entre 2010 y 212 adquirir el Sistema de Información de Gestión Documental de alcance nacional, implementarlo en los documentos producidos por las dependencias, en la correspondencia y en los procedimientos de archivo, incorporando los enfoques de la Gestión Documental Electrónica y de la Gestión basada en Procesos del UN SIMEGE, con recursos del Nivel Nacional y de las Sedes.
3. Disminuir los altos volúmenes de documentos físicos, generando mayor eficiencia en el acceso a la información, en el uso de los espacios, y en la adquisición de insumos, lo que permite avanzar hacia una Universidad respetuosa por el ambiente, y garantizando la conservación de los documentos electrónicos cumpliendo los requisitos técnicos y legales.