SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA noviembre 2020

PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO VERSIÓN 07

MANUAL INGRESO, PERMANENCIA Y RETIRO

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MINISTERIO DEL INTERIOR

MANUAL PARA EL INGRESO, PERMANENCIA Y RETIRO

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA

noviembre 2020



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Tabla de contenido

Tabla de contenido

1. OBJETIVO ................................................................................................................................................. 4

2. ALCANCE ................................................................................................................................................. 4

3. CONDICIONES GENERALES .................................................................................................................. 4

4. DEFINICIONES O GLOSARIO ................................................................................................................. 5

5. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL ............................................................................................................... 10

5.1. Etapa de ingreso:............................................................................................................................ 10

5.1.1 Identificar la vacante disponible ........................................................................................... 10

5.1.2 Determinar el tipo de vinculación de acuerdo con la vacante ............................................ 14

5.1.3 Verificar el cumplimiento de requisitos para el cargo ......................................................... 14

5.1.4 Aprobar nombramiento del aspirante al cargo. ................................................................... 15

5.1.5 Elaborar, revisar y firmar el acto administrativo de nombramiento. .................................. 15

5.1.6 Comunicación del acto administrativo de nombramiento .................................................. 16

5.1.7 Alistamiento acto de posesión .............................................................................................. 17

5.1.8 Derogatoria, revocatoria o aclaratoria del Nombramiento .................................................. 18

5.1.9 Diligencia de posesión ........................................................................................................... 19

5.2. Etapa de permanencia .................................................................................................................... 21

5.2.1. Nombramiento por encargo ....................................................................................................... 21

5.2.1.1. Aspectos generales: ............................................................................................................... 21

5.2.1.2. Procedimiento interno del encargo ....................................................................................... 23

5.2.1.2.1.1. Criterio de desempate en el proceso de encargo ........................................................ 25

5.2.1.2.1.2. Designación de encargado ............................................................................................ 27

5.2.1.2.1.3. Causales de pérdida del encargo .................................................................................. 28

5.2.1.2.1.4. Aspectos para considerar dentro del proceso de encargo ......................................... 28

5.2.2. Comisión de servicios ................................................................................................................ 28

5.2.2.1. Comisión de servicios al interior o exterior del país ........................................................... 28

5.2.2.2. Comisión para adelantar estudios al interior o exterior del país ....................................... 28

5.2.2.3. Condiciones generales ........................................................................................................... 30

5.2.2.4. Comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o de periodo . 30

5.2.2.4.1. Invitaciones de gobiernos extranjeros ............................................................................. 31

5.2.3. Solicitud y autorización de permisos remunerados ................................................................ 32

5.2.3.1. Permiso remunerado .............................................................................................................. 32

5.2.3.2. Permiso sindical ..................................................................................................................... 33

5.2.3.3. Permiso académico compensado ......................................................................................... 34

5.2.3.4. Permiso para ejercer la docencia universitaria .................................................................... 34

5.2.3.5. Permiso de lactancia .............................................................................................................. 34

5.2.3.6. Permiso de Cumpleaños ........................................................................................................ 35

5.2.3.7. Permiso de grado.................................................................................................................... 35

5.2.3.8. Permiso de cumplimiento quinquenio .................................................................................. 35

5.2.4. Licencias ..................................................................................................................................... 35

5.2.4.1. No remuneradas ..................................................................................................................... 35

5.2.4.1.1. Licencia ordinaria ............................................................................................................... 35

5.2.4.1.2. Licencia no remunerada para adelantar estudios ............................................................ 37

5.2.4.2. Remuneradas .......................................................................................................................... 38

5.2.4.2.1. Licencia de maternidad ...................................................................................................... 38



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5.2.4.2.2. Licencia de paternidad ....................................................................................................... 40

5.2.4.2.3. Licencia por enfermedad ................................................................................................... 41

5.2.4.2.4. Licencia por luto ................................................................................................................. 43

5.2.5. Vacaciones .................................................................................................................................. 44

5.2.5.1. De la autorización de las vacaciones .................................................................................... 45

5.2.5.2. De la interrupción, aplazamiento o reanude de las vacaciones ......................................... 46

5.3. Etapa de Retiro ............................................................................................................................... 47

6. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................................ 50

7. CONTROL DE FORMALIZACIÓN ............................................................................................................... 51



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… 2. ALCANCE

Inicia con la identificación de la vacante en la planta de personal y finaliza con la inclusión de la información en la base de datos y el archivo de los actos administrativos de retiro en la historia laboral del exfuncionario.

… 3. CONDICIONES GENERALES

1.1. Este manual debe ser socializado en la inducción de personal a vincular y conocido por

todos los servidores públicos del Ministerio del Interior. 1.2. Con el fin de garantizar el adecuado manejo documental del procedimiento, todo formato

utilizado debe ser descargado del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI, usando la versión más actualizada.

1.3. Con el fin de garantizar que el futuro funcionario haga entrega de todos los soportes necesarios para su ingreso al servicio, la Subdirección de Gestión Humana determina que se aplicará el formato “LISTA DE CHEQUEO DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA ACTIVAR HISTORIA LABORAL”, el cual cuenta con dos filtros de revisión así: Filtro 1: Profesional encargado de verificar el cumplimiento de requisitos y organizar el evento de posesión y afiliaciones al Sistema de Seguridad Social. Filtro 2: Técnico Administrativo, Secretario Ejecutivo o Auxiliar Administrativo que hace apertura de la historia laboral.

1.4. El Grupo de Administración de Planta de Personal es el responsable de la administración y custodia de las Historias Laborales y de elaborar y actualizar el Inventario Único Documental de los expedientes bajo su custodia, conforme a las situaciones administrativas de apertura o cierre de la misma.

1.5. La vinculación y desvinculación del personal del Ministerio se debe hacer cumpliendo con la normatividad vigente, el procedimiento establecido a través de este manual, las resoluciones, directrices, circulares internas aplicables en la entidad o las que las que la modifiquen o sustituya respecto al ingreso y retiro.

1.6. Los candidatos a ocupar cargos de libre nombramiento y remoción (nivel profesional, asesor y directivo) deberán ser evaluados en sus competencias de acuerdo con el perfil requerido, en los términos establecidos en el Decreto 1083 de 2015 y demás normatividad asociada. Dicha evaluación la realiza el Departamento Administrativo de la Función Pública.

1.7. En cumplimiento de lo señalado en el Decreto 1083 de 2015, previo al nombramiento discrecional por parte del Ministro(a) en los cargos de libre nombramiento y remoción, la hoja de vida del aspirante (formato de la Función Pública- SIGEP) deberá ser publicada durante tres (3) días calendario en la página web de la Presidencia de la República y en la del Ministerio del Interior.

1.8. La verificación y certificación de cumplimiento de los requisitos para el nombramiento es competencia exclusiva del Subdirector(a) de Gestión Humana y de profesionales del área.

1.9. Como política de administración de personal, solo se dará posesión a los servidores públicos durante los primeros quince (15) días hábiles del mes. Solo se hará excepción previa justificación escrita del(a) Subdirector(a) de Gestión Humana.

1.10. La posesión del funcionario se hará de manera presencial y excepcionalmente a través de medios virtuales de acuerdo con las necesidades de la entidad. El acta de posesión deberá ser firmada por las partes una vez las condiciones lo permitan.

1.11. El funcionario nombrado y previo a la posesión deberá haber declarado bajo juramento el monto de sus bienes y rentas en el formato adoptado para el efecto por el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través del SIGEP, de acuerdo con las condiciones señaladas en el Decreto 1083 de 2015 o las que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. Así mismo, deberá tener registrada y actualizada la hoja de vida, junto con los soportes requeridos. Esta información sólo podrá ser utilizada para los fines y propósitos de la aplicación de las normas del servidor público y deberá ser actualizada

1. OBJETIVO Desarrollar las actividades requeridas para el ingreso, permanencia y retiro de los empleados públicos que conforman la planta de personal del Ministerio del Interior, a través de la verificación de los trámites y requisitos establecidos para estas situaciones en la entidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de la normatividad relacionada con el empleo público, la carrera administrativa y la gerencia pública.



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cada año o al momento del retiro del servidor. Adicionalmente, quienes sean nombrados en empleos del nivel directivo deben dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 2013 de 2019 o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

1.12. Previo a la realización de un nombramiento provisional, la Subdirección de Gestión Humana deberá verificar y dejar constancia de que ningún empleado público de carrera administrativa tenga derecho preferencial a ser encargado en dicho empleo.

1.13. Todo empleado público que presente novedad de retiro por cualquier causa debe diligenciar el formato de entrega de puesto de trabajo; en éste, es necesario relacionar los asuntos de su competencia, así como el estado de cada uno de ellos (físico y electrónico) y entregarlo a la Subdirección de Gestión Humana debidamente diligenciado y firmado por el funcionario que entrega y el que recibe, así como el jefe inmediato; con el fin de que forme parte integral de su respectiva historia laboral.

1.14. Una vez expedido el acto administrativo de retiro, se debe reportar la novedad a los responsables del área de nómina, seguridad y salud en el trabajo e historias laborales, para que adelanten los trámites correspondientes relacionados con la desvinculación, la expedición de la certificación laboral e incorporar a la historia laboral, guardar su archivo en versión PDF para la consulta que se requiera, evitando así la manipulación del expediente físico

1.15. La Subdirección de Gestión Humana deberá solicitar al funcionario del nivel directivo que presente novedad de retiro, la publicación y divulgación proactiva de la declaración de bienes y rentas, del registro de conflictos de interés y la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, con el fin de garantizar el cumplimiento de los principios de transparencia y publicidad, según la Ley 2013 de 2019, en el siguiente link https://www.funcionpublica.gov.co/ley-transparencia-web/ con el mismo usuario y contraseña de ingreso a SIGEP.

1.16. En cumplimiento de la ley 951 de 2005, el Ministro del Interior, Viceministros, Directores, Subdirectores, Jefe de Oficina de Control Interno y Jefe de la Oficina de Información Pública deben presentar a su retiro el acta entrega del informe de gestión. También aplica cuando el empleado público sea ratificado en el cargo.

1.17. La solicitud de renuncia debe ser presentada mínimo con 5 días hábiles de anticipación a la fecha de retiro.

1.18. La evaluación para el ingreso de personal se hará a través del cumplimiento de la normatividad vigente, plan anual de previsión de recursos y plan anual de vacantes.

1.19. La evaluación de la permanencia se hará a través de los sistemas de evaluación existentes en el Ministerio del Interior de acuerdo con la naturaleza del empleo.

1.20. La evaluación del retiro se realizará a través del cumplimiento de la normatividad vigente, del formato de entrevista de retiro y del formato de entrega del puesto de trabajo.

4. DEFINICIONES O GLOSARIO

• Acto Administrativo: Es un documento expedido por la autoridad competente donde se consigna la manifestación de la voluntad de la administración que produce efectos jurídicos creando, modificando o extinguiendo derechos para los administrados, con sujeción al orden jurídico y el respeto a las garantías y derechos de los administrados.

• Carrera Administrativa: Es un sistema técnico de administración de personal que tiene por objeto garantizar la eficiencia de la administración pública y ofrecer; estabilidad e igualdad de oportunidades para el acceso y el ascenso al servicio público. Para alcanzar este objetivo, el ingreso y la permanencia en los empleos de carrera administrativa se hará exclusivamente con base en el mérito, mediante procesos de selección en los que se garantice la transparencia y la objetividad, sin discriminación alguna.

• Causales de retiro del servicio: El retiro del servicio implica la cesación en el ejercicio de funciones públicas y se produce por:

• Declaratoria de insubsistencia del nombramiento en los empleos de libre nombramiento y remoción.

• Declaratoria de insubsistencia del nombramiento, como consecuencia del resultado no satisfactorio en la evaluación del desempeño laboral de un empleado de carrera administrativa.

• Renuncia regularmente aceptada. • Retiro por haber obtenido la pensión de jubilación o vejez.

https://www.funcionpublica.gov.co/ley-transparencia-web/



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• Invalidez absoluta. • Edad de retiro forzoso. • Destitución, como consecuencia de proceso disciplinario. • Declaratoria de vacancia del empleo en el caso de abandono del mismo. • Revocatoria del nombramiento por no acreditar los requisitos para el desempeño del

empleo, de conformidad con el artículo 5º de la Ley 190 de 1995, y las normas que lo adicionen o modifiquen.

• Orden o decisión judicial. • Supresión del empleo. • Muerte. • Las demás que determinen la Constitución Política y las leyes.

• Clases de nombramientos: Los nombramientos serán ordinarios, en período de prueba o en ascenso, sin perjuicio de lo que dispongan las normas sobre las carreras especiales1. Otro tipo de nombramiento es el efectuado mediante encargo, el cual constituye una modalidad de provisión temporal de empleos y una situación administrativa, mediante la cual se permite el ejercicio de funciones públicas en forma parcial o total.

• Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP: Es el documento que soporta que existe recursos dentro del presupuesto destinado a la Entidad.

• Comisión: El empleado se encuentra en comisión cuando cumple misiones, adelanta estudios, atiende determinadas actividades especiales en sede diferente a la habitual o desempeña otro empleo, previa autorización del jefe del organismo. La comisión puede otorgarse al interior del país o al exterior. Las comisiones pueden ser: de servicios, para adelantar estudios, para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción; comisión para atender invitaciones de gobiernos extranjeros de organismos internacionales o para que las organizaciones sindicales firmantes del Acuerdo Colectivo de contenido general puedan participar en foros, congresos, cursos al interior o al exterior en materias relacionadas con su actividad, de acuerdo con las disponibilidades presupuestales de cada entidad.

• Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC: Es un órgano autónomo e independiente, del más alto nivel en la estructura del Estado Colombiano, con personería jurídica, autonomía administrativa, patrimonial y técnica. Responsable de la administración y vigilancia de las carreras de los servidores públicos, excepción hecha de las que tenga carácter especial, encargada entre otras funciones de realizar los procesos de selección para el ingreso al empleo público.

• Competencias: Capacidad de una persona para desempeñarse en diferentes contextos y con base en requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo, capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público.

• Declaración de insubsistencia: Acto mediante el cual se da por terminada la relación laboral por parte del nominador de acuerdo con las normas vigentes.

• Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP: Institución que formula las políticas generales de Administración Pública, en especial en materias relacionadas con Empleo Público, Organización Administrativa, Control Interno y Racionalización de Trámites de la Rama Ejecutiva del Poder Público.

• Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE: Entidad que asiste al presidente de la República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Suprema Autoridad Administrativa, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales. Presta el apoyo administrativo necesario para dicho fin.

• Desvinculación de personal o retiro del servicio: Situación mediante la cual se decide la desvinculación del servicio de un funcionario público por alguna de las razones determinadas en la Ley.

• Elegible: Todo aquel concursante que se encuentra en la lista de elegibles vigente conformada y adoptada por la CNSC para proveer un empleo

• Empleo: Conjunto de funciones, tareas, competencias y responsabilidades que se asignan a una persona, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado. (Art. 19 de la Ley 909 de 2004 y art. 2 del Decreto 770 de 2005).

• Empleado Público: Persona que se encuentran vinculadas a la administración pública nacional y prestan sus servicios a través de una relación legal y reglamentaria en los

1 Artículo 23 Ley 909 de 2004.



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ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales.

• Encargo2: El encargo ha sido concebido como: (I) instrumento de movilidad laboral personal de los empleados que se encuentren en servicio activo3; (II) situación administrativa; (III) forma de provisión transitoria de un empleo y (IV) derecho preferencial de promoción o ascenso temporal de los servidores de carrera administrativa.

• Entrega de cargo: Obligación de los empleados públicos de realizar la entrega del cargo cuando se desvinculan del mismo, con el fin de evitar que se afecte la ejecución de los procesos y la prestación del servicio de la entidad, garantizando la transmisión oportuna y clara de los aspectos relacionados con la gestión del área donde desempeña las funciones encomendadas; con la plena observancia de las normas y condiciones legales para ello establecidas.

• Entrenamiento en el puesto de trabajo: Es la preparación que se le imparte al empleado en el ejercicio práctico de las funciones que tendrá que desarrollar en el empleo del cual se posesiona, al iniciarse en el mismo; teniendo en cuenta lo que se entiende por inducción y los objetivos que se persiguen respecto del empleado, de acuerdo con el artículo 7º del decreto 1567 de 1998.

• Formato Entrega puesto de trabajo: Documento con el cual el empleado público deja constancia de la entrega formal del puesto de trabajo al superior inmediato, o a quien éste designe, en caso de retiro definitivo o temporal del servicio.

• Historia laboral: Consolidado de la documentación que aporta la persona que se vincula a la entidad junto con los actos administrativos y demás soportes de su permanencia laboral hasta su desvinculación de la institución.

• Inducción Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional durante los cuatro meses siguientes a su vinculación. El aprovechamiento del programa por el empleado vinculado en período de prueba deberá ser tenido en cuenta en la evaluación de dicho período.4

• Ingreso: Corresponde a las acciones de la vinculación de los empleados públicos a la planta de personal mediante el cumplimiento del principio del mérito, garantizando la provisión oportuna y eficaz de los empleos de la entidad con el personal idóneo, independientemente de su tipo de vinculación

• Licencia: Esta situación administrativa permite que el empleado público se separe de sus funciones sin romper el vínculo con la entidad; por lo tanto, no podrá desempeñar otro cargo en entidades del Estado, ni celebrar contratos con el Estado, ni participar en actividades que impliquen intervención en política, ni ejercer la profesión de abogado, salvo las excepciones que contemple la ley. Las licencias se deben conferir por el nominador o su delegado, o las personas que determinen las normas internas de la entidad. Se pueden presentar las siguientes:

• Licencia ordinaria: Un empleado se encuentra en licencia ordinaria cuando transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo y sin remuneración. Su duración es por sesenta (60) días hábiles al año, continuos o discontinuos, los cuales podrán prorrogarse hasta por treinta (30) días hábiles más siempre que exista justa causa justificada a juicio del nominador. Sin embargo, si la solicitud de licencia no obedece a razones de fuerza mayor o de caso fortuito, el nominador decidirá sobre la oportunidad de concederla, teniendo en cuenta las necesidades del servicio.

• Licencia no remunerada para adelantar estudios: El nominador la otorgará siempre y cuando no se afecte el servicio y el empleado cumpla las siguientes condiciones: 1. Llevar por lo menos un (1) año de servicio continuo en la entidad. 2. Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de servicios correspondiente al último año de servicio. 3. Acreditar la duración del programa académico, y 4. Adjuntar copia de la matrícula durante el tiempo que dure la licencia. (Art. 2.2.5.5.6 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017).

• Licencia de maternidad: Es una situación administrativa en virtud de la cual se brinda a la madre un receso remunerado para que se recupere del parto y le dedique al recién llegado el cuidado y la atención requerida.

• Licencia de paternidad: Es una situación administrativa que le permite al padre compartir con su recién nacido (a), con el objetivo primordial de privilegiar los derechos

2 Criterio Unificado - Provisión de empleos públicos mediante encargo y Comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento v remoción o de

periodo. Ponente: Comisionado Frídole Ballén Duque. Fecha de sesión: 13 de agosto de 2019. 3 Numeral 2 del Artículo 2.2.5.4.1 del Decreto 1083 de 2015.

4 Literal a del artículo 7 del Decreto 1567 de 1998.



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del menor, es decir, que lo perseguido por el legislador es garantizar la efectividad de los derechos que son inherentes a la misma circunstancia del nacimiento

• Licencia por enfermedad: Es la licencia que se autoriza cuando el servidor se encuentra en incapacidad mediante acto administrativo motivado, de oficio o a solitud de parte, previa certificación expedida por autoridad competente

• Licencia por luto: La licencia por luto es una situación administrativa regulada por la Ley 1635 de 2013 en la que se busca que el servidor público cuente con un tiempo prudencial que le permita volver a retomar sus actividades laborales, entendiendo el duelo como la pena, el sufrimiento y el desamparo emocional causado por la muerte o la pérdida de un ser querido. La licencia por luto es remunerada y se concede a los servidores públicos por cinco (5) días hábiles en caso del fallecimiento de su cónyuge, compañero (a) permanente o de un familiar hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, hermanos, abuelos y nietos), primero de afinidad (suegros) y segundo civil (padre adoptante, hijo adoptivo, hermano adoptivo).

• Licencia para actividades deportivas: La licencia para actividades deportivas se concederá a los servidores públicos que sean seleccionados para representar al país en competiciones o eventos deportivos internacionales en calidad de deportistas, dirigentes, personal técnico y auxiliar, científico y de juzgamiento.

• Lista de elegibles: Acto administrativo expedido por la Comisión Nacional del Servicio Civil, mediante el cual se conforma un listado en estricto orden de mérito a partir de los resultados obtenidos en el proceso de selección para que se realice la provisión de los empleos específicos de carrera administrativa allí establecidos.

• Manual de Funciones y Competencias Laborales: Es una herramienta de gestión de talento humano que permite establecer las funciones, requisitos y competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de las instituciones públicas; así como los requerimientos de conocimiento, experiencia y demás competencias exigidas para el desempeño de éstos.

• Meritocracia: Proceso de selección de personal en el que se garantiza la transparencia y la objetividad sin discriminación alguna, para el ingreso y permanencia en el empleo.

• Nombramiento Ordinario: Es el tipo de nombramiento que se le hace a una persona para proveer un cargo de libre nombramiento y remoción.

• Nombramiento en Período de Prueba: Designación que se hace por el término de seis (6) meses para ocupar un empleo de carrera administrativa en desarrollo de un proceso de selección.

• Nombramiento Provisional: Es el que se efectúa cuando se provee de forma transitoria un empleo de carrera mientras se desarrolla el proceso de selección para proveerlo en forma definitiva o cuando los titulares del cargo son empleados públicos de carrera administrativa y se encuentran en situaciones administrativas que impliquen su separación temporal (del cargo) y solo podrá tener una duración igual al tiempo que dure dicha circunstancia.

• OPEC: Oferta Pública de Empleados de Carrera

• Permiso: El permiso es una situación administrativa en la cual se puede encontrar el empleado público. En virtud de esta situación administrativa, el empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días hábiles cuando medie justa causa. Corresponde al nominador o a su delegado la facultad de autorizar o negar los permisos. Cuando la causa del permiso sea una calamidad doméstica el empleado deberá informar inmediatamente la situación y, una vez se reincorpore al ejercicio de sus funciones, justificar ante el nominador o su delegado el motivo que la originó con los soportes necesarios para demostrarla, quien determinará si existió mérito suficiente para la ausencia laboral.

• Permiso académico compensado: Al empleado público se le podrá otorgar permiso académico compensado de hasta dos (2) horas diarias o hasta cuarenta (40) horas mensuales, por dos (2) años, prorrogables por un (1) año, para adelantar programas académicos de educación superior en la modalidad de posgrado en instituciones legalmente reconocidas. El otorgamiento del permiso estará sujeto a las necesidades del servicio, a juicio del jefe del organismo. En el acto que se confiere el permiso se deberá consagrar la forma de compensación del tiempo que se utilice para adelantar los estudios, para lo cual se le podrá variar la jornada laboral del servidor dentro de los límites señalados en la ley.

• Permiso para ejercer la docencia universitaria. Al empleado público se le podrá otorgar permiso remunerado para ejercer la docencia universitaria en hora cátedra hasta por cinco (5) horas semanales. El otorgamiento del permiso estará sujeto a las necesidades del servicio a juicio del jefe del organismo.



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• Permiso de lactancia: La mujer en lactancia, una vez reincorporada a sus labores normales, tiene derecho a que se le conceda un permiso especial durante el día para poder amamantar su hijo: dos descansos de treinta (30) minutos cada uno, durante los primeros (6) meses de edad.

• Permiso sindical: Las organizaciones sindicales de servidores públicos son titulares de la garantía del permiso sindical, del cual podrán gozar los integrantes de los comités ejecutivos, directivas y subdirectivas de confederaciones y federaciones, juntas directivas, subdirectivas y comités seccionales de los sindicatos, comisiones legales o estatutarias de reclamos, y los delegados para las asambleas sindicales y la negociación colectiva. Durante el período de permiso sindical, el empleado público mantendrá los derechos salariales y prestacionales, así como los derivados de la carrera en cuyo registro se encuentre inscrito.

• Posesión: Es el acto mediante el cual una persona natural asume formalmente las funciones de un empleo para el cual fue nombrado en la planta de personal.

• Provisión de vacantes definitivas: El ingreso al servicio se hace por nombramiento ordinario para los empleos de libre nombramiento y remoción y por nombramiento en período de prueba, ascenso o provisional para los que sean de carrera administrativa.

• Recursos: Mecanismos establecidos por la ley para lograr la revisión de una decisión y su eventual modificación, cuando se considere que se produjo violación de las normas legales o reglamentarias que la regulan; para su trámite y decisión, se aplicará lo dispuesto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

• RPCA: Registro Público de Carrera Administrativa, es el sistema para tramitar las solicitudes de anotación de inscripción, actualización, comisión, cancelación, inclusiones y correcciones en el Registro Público de Carrera Administrativa.

• Renuncia: Es la manifestación de la decisión del funcionario, en forma libre, espontánea e inequívoca de retirarse del servicio.

• Servicio activo: Cuando el empleado público ejerce las funciones del empleo del cual ha tomado posesión

• SIMO: Sistema de apoyo para la Igualdad, el Mérito y la Oportunidad. Es un aplicativo virtual diseñado por la Comisión Nacional del Servicio Civil CNSC, para hacer más eficiente la participación de los ciudadanos en las convocatorias de empleo público

• Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP: Es una herramienta tecnológica que sirve de apoyo a las entidades en los procesos de planificación, desarrollo y la gestión del recurso humano al servicio del Estado.

• Situaciones Administrativas: Son circunstancias en las que se pueden encontrar los empleados públicos frente a la Administración durante su relación laboral

• Vacante: Empleo que no se encuentra ocupado por algún servidor público.

• Vinculación: Procedimiento reglamentado para el nombramiento e ingreso en un cargo vacante en la planta de personal de un nuevo empleado público.

• Visto bueno: Indica que el contenido de un memorando, oficio, circular, acto administrativo o cualquier documento oficial se encuentra correctamente proyectado, revisado y/o aprobado. Se puede dar de forma física plasmando un símbolo representativo de la firma del responsable o a través de correo electrónico en el que consta la trazabilidad del documento.



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5. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL …

A continuación, se presentan algunas generalidades que son importantes para el ingreso permanencia y retiro del personal de planta del Ministerio del Interior:

5.1. Etapa de ingreso: Para la etapa o fase de ingreso o vinculación a la planta de personal del Ministerio del Interior, es importante tener en cuenta la siguiente normatividad y doctrinas establecidas al respecto por el Departamento Administrativo de la Función Pública y/o por la Comisión Nacional del Servicio Civil, entre ellas las relacionadas a continuación, esto teniendo en cuenta que pueden ser modificadas o sustituidas:

BASE NORMATIVIDAD - SUBDIRECCION DE GESTIÓN HUMANA -2020

No. Título Número

de la Norma

Fecha de Expedición

Tipo de Norma

1

Por la cual se efectúan unas delegaciones, se deroga la resolución No. 0105 de 2020 y se dictan otras disposiciones. *Delegaciones administración de personal en la Dirección de la Autoridad Nacional de Consulta Previa*

1265 04/11/2020 Resolución

2 Por la cual se implementan unos puntos del Acuerdo Laboral celebrado entre el Ministerio del Interior y las organizaciones sindicales SINDEMINT y SINEMPRAE referente a permisos.

0985 16/09/2020 Resolución

3

Por medio del cual se busca garantizar el cumplimiento de los principios de transparencia y publicidad mediante la publicación de las declaraciones de bines y rentas y el registro de conflictos de interés

2013 30/12/2019 Ley

4 Por el cual se modifica la Ley 909 de 2004, el Decreto-ley 1567 de 1998 y se dictan otras disposiciones.

1960 27/06/2019 Ley

5 Por el cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado.

612 4/04/2018 Decreto

6

Por la cual se establecen trámites internos para la administración de personal de los funcionarios del Ministerio del Interior y se hacen unas delegaciones. Modificada por las Resoluciones No.0985 y 0988 de 2020.

1026 10/07/2018 Resolución interna

7 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública

1083 26/05/2015 Decreto

8 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo

1072 26/05/2015 Decreto

9 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones

1712 6/03/2014 Ley

10 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

909 23/09/2004 Ley

Fuente normograma Subdirección de Gestión Humana y

https://www.mininterior.gov.co/normatividad?field_fecha_ini_vigencia_norma_value%5Bvalue%5D%5Bdate%5D=&combine=&field_dependencia_tid=143

Las actividades para desarrollar en la etapa de ingreso o vinculación son las siguientes:

5.1.1 Identificar la vacante disponible

El (la) Subdirector(a) de Gestión Humana, el Profesional Universitario y/o Especializado encargado del tema identifica la vacante disponible a través del Plan Anual de Vacantes y la Matriz de planta de personal con la información de los cargos de carrera administrativa y de Libre nombramiento y remoción en vacancia definitiva o temporal. Posteriormente, verifica y confronta el perfil del cargo a





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proveer contra el Manual de Funciones y Competencias Laborales del Ministerio del Interior. En la Entidad existen dos (2) tipos de vacancia, a saber:

5.1.1.1. Vacante definitiva5: Para efecto de su provisión se considera que un empleo está vacante definitivamente por:

• Por renuncia regularmente aceptada.

• Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento en los empleos de libre nombramiento y remoción.

• Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento, como consecuencia del resultado no satisfactorio en la evaluación del desempeño laboral de un empleado de carrera administrativa.

• Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento provisional.

• Por destitución, como consecuencia de proceso disciplinario.

• Por revocatoria del nombramiento.

• Por invalidez absoluta.

• Por estar gozando de pensión.

• Por edad de retiro forzoso.

• Por traslado.

• Por declaratoria de nulidad del nombramiento por decisión judicial o en los casos en que la vacancia se ordene judicialmente.

• Por declaratoria de abandono del empleo.

• Por muerte.

• Por terminación del período para el cual fue nombrado.

• Las demás que determinen la Constitución Política y las leyes. En el Ministerio del Interior las vacancias definitivas pueden presentarse de la siguiente manera:

5.1.1.1.1. Vacante definitiva en un empleo de libre nombramiento y remoción Cuando se cuenta con una vacante definitiva en un empleo de libre nombramiento y remoción, el Ministerio del Interior a través de la Subdirección de Gestión Humana, realiza las siguientes actividades:

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD O

TAREA

CARGO, ROL O PERSONA

RESPONSABLE

DOCUMENTOS O REGISTROS QUE SE

USAN EN LA ACTIVIDAD

1 Informar al(a) Secretario(a) General la existencia de la vacante y las opciones para el nombramiento.

Subdirector(a) de Gestión Humana

2 Recepcionar las hojas de vida junto con los soportes de identificación, estudios y certificados de experiencia laboral.

Secretario(a) General Subdirector(a) de Gestión Humana

3

Revisar los soportes y verificar el cumplimiento de los requisitos de acuerdo con lo establecido en el manual de funciones y competencia laborales vigente.

Profesional Universitario o Especializado Subdirector(a) de Gestión Humana

Formato de verificación de cumplimiento de requisitos

4 Elaborar, revisar y aprobar (firmar) el certificado de cumplimiento de requisitos


Formato de cumplimiento de requisitos

5

Informar al(a) Secretario(a) General si el aspirante cumple o no con los requisitos. Si cumple con los requisitos se procede con la actividad 6, sino se regresa a la actividad 2.


6

Iniciar trámite ante la Función Pública para el proceso meritocrático, para lo cual el(la) Subdirector(a) de Gestión Humana remite un oficio el cual debe llevar anexo

Profesional Universitario o Especializado Subdirector(a) de Gestión

Oficio SIGOB

5 Artículo 2.2.5.2.1 Decreto 1083 de 2015.



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TAREA


RESPONSABLE



la Hoja de vida del aspirante versión SIGEP previamente firmada, el extracto del perfil del empleo a proveer conforme el manual de funciones y competencias laborales. Esto aplica para empleos del nivel directivo. asesor y profesional.

Humana

7

Recibir “Informe de competencias DAFP” y revisar las pruebas aplicadas y valoradas por parte de la Función Pública, validando la aprobación de éstas.


Oficio recibido SIGOB

8

Registrar la información del aspirante en el Sistema de

Publicación de hojas de vida de la

Presidencia de la

Republica, adjuntando la hoja de vida SIGEP con sus soportes para su publicación (Certificados de antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales y medidas correctivas y resultados de las pruebas de competencias). En la hoja de vida los datos personales que señala la Ley Estatutaria 1581 de 2012 como son fecha y lugar de nacimiento, direcciones y teléfonos personales deben ir ocultos. *Siempre se debe dejar soporte de esta publicación en la historia laboral donde se evidencia la fecha de publicación

Profesional Universitario y/o Especializado

https://aspirantes.presidencia.gov.co/ Antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación. - Antecedentes fiscales Contraloría General de la República. - Antecedentes judiciales y el de medidas correctivas de la Policía Nacional. Soporte de publicación en la página de la Presidencia de la República (certificado emitido por el DAPRE).

9

Remitir la hoja de vida SIGEP con la información sobre la vacante a proveer y del aspirante a la Oficina de Información Pública del Interior - OIPI, para su publicación en la página Web del Ministerio. Debe estar publicada mínimo 3 días calendario. *Siempre se debe dejar soporte de esta publicación en la historia laboral donde se evidencia la fecha de publicación.


Correo electrónico Soporte de publicación página web del Ministerio (Certificado expedido por OIPI).

10

Continuar con el proceso de vinculación a la planta de personal del Ministerio como se indica en la Página 12 en el numeral 5.1.4 Aprobar nombramiento del aspirante al cargo.

5.1.1.1.2. Vacante definitiva en un empleo de carrera administrativa

Cuando el Ministerio del Interior cuenta con vacantes definitivas en empleos de carrera administrativa, realiza las siguientes actividades:


TAREA


RESPONSABLE



1 Verificar que el empleo corresponda a una vacante definitiva

Profesional Universitario o Especializado

2 Determinar el porcentaje de vacantes para reportar a concurso de ascenso y concurso abierto de ingreso

Profesional Universitario o Especializado Subdirector(a) de Gestión

Matriz de planta de personal

https://aspirantes.presidencia.gov.co/

https://aspirantes.presidencia.gov.co/



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TAREA


RESPONSABLE



Humana

3 Realizar el reporte de las vacantes en el aplicativo destinado para tal fin por parte de la CNSC.


Aplicativo

4 Apoyar a la CNSC en los trámites requeridos para realizar el proceso d selección por concurso de méritos.


Aplicativo

5

Recibir las listas de elegibles sin firmeza y reunir a la Comisión de Personal para la revisión de cumplimiento de requisitos mínimos y de ser necesario la solicitud de exclusión de los elegibles que no cumplan requisitos.

Profesional Universitario o Especializado Subdirector(a) de Gestión Humana Comisión de Personal

SIGOB Correo electrónico Aplicativo

6 Informar a la CNSC la decisión tomada por parte de la Comisión de Personal sobre las listas de elegibles.

Comisión de Personal Aplicativo

7

Recibir las listas de elegibles con firmeza y proceder con el nombramiento en orden de elegibilidad. Continuar con el numeral 5.1.5 Elaborar, revisar y firmar el acto administrativo de nombramiento, página 15.


SIGOB Correo electrónico Aplicativo Banco Nacional de lista de elegibles – BNLE Resolución

5.1.1.2. Vacante temporal6: El empleo queda vacante temporalmente cuando su titular se encuentre en una de las siguientes situaciones:

• Vacaciones.

• Licencia.

• Permiso remunerado

• Comisión, salvo en la de servicios al interior.

• Encargado, separándose de las funciones del empleo del cual es titular.

• Suspendido en el ejercicio del cargo por decisión disciplinaria, fiscal o judicial.

• Período de prueba en otro empleo de carrera.

• Descanso compensado. La Subdirección de Gestión Humana en cumplimiento del Artículo 2.2.22.3.14. Decreto 1083 de 2015 o la que la modifique o sustituya, anualmente y antes del 31 de enero de cada año establece el plan anual de vacantes, como base de la planificación, administración y actualización de la información relacionada con los empleos de carrera administrativa que se encuentran en vacancia definitiva y la forma de provisión. Adicionalmente como instrumento de control se cuenta con la matriz de planta de personal, a través de la cual se puede validar qué tipo de vacante es, qué nombramiento se debe realizar, naturaleza del empleo, el nivel jerárquico al que pertenece, denominación, código, grado del empleo, dependencia donde se ubica el cargo y asignación básica mensual.


TAREA


RESPONSABLE



1 Elaborar el Plan Anual de Vacantes Profesional Universitario y/o Especializado

Plan Anual de Vacantes

2 Publicar el Plan Anual de Vacantes Profesional Universitario y/o Especializado

http://www.mininterior.gov.co/content/plan-anual-de-vacantes-2020

6 Artículo 2.2.5.2.2 Decreto 1083 de 2015.






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TAREA


RESPONSABLE



3 Actualizar Matriz de planta de personal con las novedades o situaciones administrativas que se presenten.


Matriz planta de personal

4

Identificar las vacantes existentes y determinar de qué tipo es. Si es una vacante definitiva de un empleo de Libre Nombramiento y Remoción, ver numeral 5.1.1.1.1. Vacante definitiva en un empleo de libre nombramiento y remoción, página 11. Si es una vacante temporal de un empleo de Libre Nombramiento y Remoción, continúe en la actividad 5. Si es un Vacante definitiva en un empleo de carrera administrativa ver numeral 5.1.1.1.2. página 12. Si es un Vacante temporal en un empleo de carrera administrativa continúe con las actividades 6 y 7.


Matriz planta de personal

5

Revisar si algún empleado de libre nombramiento y remoción o de carrera administrativa cumple con los requisitos para el desempeño del empleo en calidad de encargado y proceder con el acto administrativo.

6

Realizar estudio de análisis de derecho preferencial de los servidores de carrera administrativa para ser nombrados mediante encargo. Ver página 23 numeral 1.1.1.1. Procedimiento interno del encargo

7

Certificar que ningún servidor de carrera administrativa cumple con los requisitos para ser encargado y proceder con el nombramiento en provisionalidad.

5.1.2 Determinar el tipo de vinculación de acuerdo con la vacante

El(la) Subdirector(a) de Gestión Humana y el Profesional Universitario o Especializado encargado del tema, determinan el tipo de vinculación de acuerdo con la naturaleza del empleo vacante en la planta de personal, mediante nombramiento en Periodo de Prueba, Ordinario, encargo o Provisional.

5.1.3 Verificar el cumplimiento de requisitos para el cargo

Para la verificación el cumplimiento de los requisitos establecido en el Manual de Funciones y Competencias Laborales, se establecen las siguientes actividades:

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD O TAREA CARGO, ROL O PERSONA

RESPONSABLE



1 Verificar en el manual de funciones y competencias laborales los requisitos para el empleo a proveer


2 Determinar los requisitos de estudio de acuerdo con el manual de funciones y competencias laborales.


Actas de grado y/o diploma



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RESPONSABLE



3

Determinar la experiencia laboral requerida en meses y si es laboral o relacionada de acuerdo con el manual de funciones y competencias laborales.


Certificaciones de experiencia laboral

4 Verificar los soportes de estudio y experiencia aportados por el aspirante al cargo


Actas de grado y/o diploma Certificaciones de experiencia laboral

5 Diligenciar el formato verificación cumplimiento de requisitos incluyendo los datos según el nivel jerárquico del empleo a proveer.


Formato verificación cumplimiento de requisitos

6 Revisar y aprobar la información contenida en el formato verificación cumplimiento de requisitos

Profesional Universitario y/o Especializado Subdirector(a) de Gestión Humana

Formato verificación cumplimiento de requisitos firmado

7

Elaborar certificado de cumplimiento de requisitos para aprobación y firma del (la) Subdirector(a) de Gestión Humana. Para la elaboración del acto administrativo debe estar la certificación de cumplimiento de requisitos firmada por el Subdirector(a) de Gestión Humana.


Formato de certificación cumplimiento de requisitos

5.1.4 Aprobar nombramiento del aspirante al cargo.

Para poder proceder con el nombramiento en el empleo vacante se debe realizar las actividades relacionadas a continuación:


RESPONSABLE



1

Verificar en los sistemas de información de la Procuraduría General de la Nación, de la Contraloría General de la República, Policía Nacional y obtener certificados de antecedentes disciplinarios, fiscales, judiciales y de medidas correctivas, constatando que no tengan alguna inhabilidad, sanción, antecedente o medida correctiva.


Certificados de antecendentes expedidas por las autoridades competentes

2

Solicitar mediante memorando la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal - CDP a la Subdirección Administrativa y Financiera con el fin de amparar los gastos de personal que genere la provisión del empleo.


SIGOB

3 Recibir el CDP y adjuntarlo a la documentación para el proceso de vinculación y posterior apertura de la historia laboral.


CDP

5.1.5 Elaborar, revisar y firmar el acto administrativo de nombramiento. Teniendo en cuenta el tipo de vacante existente y la clase de nombramiento que corresponde, se deberá tener en cuenta los siguientes pasos:



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RESPONSABLE



1

Proyectar acto administrativo de nombramiento. El responsable de la elaboración debe verificar la información del aspirante al cargo frente a los soportes de la hoja de vida, como lo son, documento de identificación, soportes de estudios y experiencia laboral y antecedentes disciplinarios.


Proyecto de acto administrativo

2

Revisar proyecto de acto administrativo de nombramiento. Contrastar la información frente a la hoja de vida.

Subdirector(a) de Gestión Humana Secretario(a) General

Proyecto de acto administrativo

3

Firmar acto administrativo de nombramiento. La Resolución debe contener los vistos buenos de quien elaboro y quién revisó, ya sea en físico o mediante correo electrónico.

Ministro(a) del Interior Acto administrativo firmado

4 Numerar acto administrativo de nombramiento Secretario Ejecutivo, Auxiliar Administrativo o Técnico Administrativo.

Acto Administrativo numerado

5 Remitir copia el acto administrativo a la Subdirección de Gestión Humana

Secretario Ejecutivo, Auxiliar Administrativo o Técnico Administrativo.

Correo electrónico y PDF del acto administrativo

5.1.6 Comunicación del acto administrativo de nombramiento

Para realizar la comunicación del nombramiento se debe realizar las siguientes actividades:


RESPONSABLE



1 Proyectar oficio de comunicación al aspirante o elegible que fue nombrado en el respectivo cargo.


2 Revisar y aprobar comunicado de nombramiento.


SIGOB

3 Firmar comunicado y enviar al responsable de hacer la comunicación vía correo electrónico


Correo electrónico

4

Elaborar correo electrónico de comunicación, adjuntando el oficio y el acto administrativo de nombramiento. Adjuntar adicionalmente todos los formatos que debe diligenciar, así:

• Manifestación protección a la familia

• Decisión Voluntaria de Afiliación al Sistema de Salud y Pensión

• Información para afiliación a ARL

• Declaración juramentada para efectos de retención en la fuente

• Información en caso de emergencias En el mismo correo se le debe solicitar el envío de dichos formatos e indicar el tiempo que tiene para aceptar o no el nombramiento y en caso de aceptación los tiempos con que cuenta para la posesión del mismo.


Correo electrónico



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5.1.7 Alistamiento acto de posesión

Para poder realizar el acto de posesión del nuevo funcionario se debe tener en cuenta los siguientes pasos o actividades:

1

Recibir comunicado de aceptación o no al nombramiento. Si acepta el nombramiento continuar con la actividad 2. Si no acepta el nombramiento, continuar el numeral 5.1.8 Derogatoria, revocatoria o aclaratoria del Nombramiento, página 17.

Aspirante o elegible Correo electrónico o SIGOB (oficio en físico).

2

Verificar que cada uno de los formatos estén correctamente diligenciados. En caso de que no estén correctamente diligenciados, vía correo electrónico solicitar el ajuste.


Correo electrónico

3

Establecer hasta cuándo se cuenta con tiempo para la posesión y concretar la fecha para el acto de posesión, esto de acuerdo con la fecha de aceptación del nombramiento.


4

Informar al administrador de la plataforma SIGEP de la entidad para que verifique si la persona nombrada cuenta o no con perfil en el sistema. Si cuenta con el perfil se da de alta en el sistema a fin de que actualice o registre la información de su hoja de vida. Si no cuenta con el perfil se debe crear para que la persona realice el registro de su información personal, académica y laboral y cargue los soportes.


Correo electrónico

5 Realizar la declaración bienes y rentas por ingreso en el SIGEP.

Nuevo funcionario Correo electrónico SIGEP

6

Realizar validación de la información cargada en el SIGEP a través del rol jefe de personal. Para el caso de la hoja de vida se debe verificar que la información personal coincida con la de la cédula de ciudadanía o documento de identificación y que el soporte de este esté subido al sistema. La validación de los certificados de estudios realizados y experiencias laborales deben coincidir con los soportes presentados para la verificación de requisitos. Deben estar cargados en el sistema. En la declaración de bienes y rentas se debe validar que el periodo reportado sea el correcto (01 de enero al 31 de diciembre de la vigencia anterior) y que la información sea coherente con lo suministrado. Se debe verificar que en la parte superior en Entidad Receptora aparezca MINISTERIO DEL INTERIOR.

Subdirector(a) de Gestión Humana Profesional Universitario o Especializado, Técnico Administrativo, Secretario Ejecutivo o Auxiliar Administrativo al que se le asigne el rol.

Administrador SIGEP Hoja de vida de SIGEP firmada Declaración de bienes y rentas firmada

7 Verificar si el nuevo funcionario es del nivel directivo. Si es así, validar que haya dado cumplimiento a la Ley 2013 de 2019.



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Para esto debe realizar la publicación proactiva de la declaración de bienes y rentas y registro de conflictos de interés. La Subdirección de Gestión Humana debe verificar que se cumpla con la publicación y lo podrá hacer en el link: https://www.funcionpublica.gov.co/ley-transparencia-web/busqueda.jsp Validar que aparezca los siguientes formatos: • La declaración de bienes y rentas, • El registro de conflictos de interés • La declaración del impuesto sobre la renta y complementarios

La Declaración de bienes y rentas debe ser la de la vigencia fiscal del año inmediatamente anterior a la fecha de posesión. Ningún funcionario del nivel Directivo puede posesionarse sin antes haber cumplido con esta obligación de ley.


8

Coordinar la realización del examen ocupacional de ingreso. Enviar por el medio más expedito la comunicación, informando la fecha, hora y lugar de la realización del examen. El Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo es el responsable de la realización del examen por lo que debe hacer seguimiento al cumplimiento de este requerimiento.

Profesional Universitario o Especializado Técnico Administrativo Coordinador(a) Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo

Correo electrónico o Oficio de citación

9

Contar con el soporte en digital y en físico del certificado de aptitud resultado del examen de ingreso expedido por la IPS, el cual hará parte de la historia laboral.

Una vez llegue el soporte debe ser entregado o enviado al profesional que está adelantando el proceso de vinculación

para que lo adjunte a los soportes de historia laboral.

Coordinador(a) Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo

Examen médico de ingreso.

10 Coordinar la fecha, hora y lugar de la posesión Profesional Universitario o Especializado

5.1.8 Derogatoria, revocatoria o aclaratoria del Nombramiento

En caso de que el aspirante o elegible no acepte el nombramiento, el Ministerio del Interior deberá realizar las siguientes actividades:


RESPONSABLE



1 Proyectar acto administrativo de derogatoria, revocatoria o aclaratoria en los casos que


https://www.funcionpublica.gov.co/ley-transparencia-web/busqueda.jsp

https://www.funcionpublica.gov.co/ley-transparencia-web/busqueda.jsp



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RESPONSABLE



establezca la normatividad vigente.

2 Revisar acto administrativo de derogatoria, revocatoria o aclaratoria en los casos que establezca la normatividad vigente


3 Aprobar acto administrativo de derogatoria, revocatoria o aclaratoria en los casos que establezca la normatividad vigente.

Secretario(a) General

4 Firmar acto administrativo de derogatoria, revocatoria o aclaratoria en los casos que establezca la normatividad vigente

Ministro(a) del Interior Acto administrativo

5 Numerar y remitir copia digital o física a la Subdirección de Gestión Humana

Secretario Ejecutivo Acto administrativo

6

Comunicar o notificar, según sea el caso el contenido del acto administrativo al interesado. Volver al numeral 5.1.3 Verificar el cumplimiento de requisitos para el cargo establecido en el Manual de Funciones y Competencias Laborales, desde la actividad 4, de la página 14.


SIGOB

5.1.9 Diligencia de posesión

El día que se realice el acto de posesión se deben realizar las siguientes actividades.


RESPONSABLE



1

Dar la bienvenida al nuevo funcionario en la Subdirección de Gestión Humana, Secretaría General o Despacho del(a) Ministro(a) del Interior.


2

Realizar el acto de posesión y toma de juramento del nuevo funcionario. Si el nuevo funcionario es el (la) Ministro(a) o Viceministro(a) o Secretario(a) General la posesión la realiza el Presidente de la República. El (la) Ministro(a) del Interior podrá dar posesión a los Viceministros(as) o Secretario(a) General en caso de que el Presidente de la República no lo pueda realizar. Si el nuevo funcionario es del nivel directivo o Asesor, la posesión la puede hacer el (la) Ministro(a) o Secretario(a) General. Si el nuevo funcionario es del nivel profesional, técnico o asistencial la posesión la hace el (la) Secretario(a) General o por delegación la podrá realizar el (la) Subdirector(a) de Gestión Humana.

Presidente de la República Ministro(a) del Interior Secretario(a) General. Subdirector(a) de Gestión Humana.

Acta de posesión

3 Realizar el proceso de afiliación a EPS (salud), AFP (pensión), ARL, Caja de Compensación Familiar y Fondo Nacional del Ahorro.


Formatos, fomularios de afiliación, certificados de afiliación o correo correo electrónico.

4 Realizar el trámite para la identificación en el sistema biométrico para autorización de ingreso y salida de las sedes del Ministerio del




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RESPONSABLE



Interior.

5

Remitir correo de novedades con la información del nuevo funcionario para la inclusión en las bases de datos y controles a los Grupos Internos de trabajo de la Subdirección de Gestión Humana, la Oficina de Información Pública del Interior y la Subdirección Administrativa y Financiera.

Profesional Universitario o Especializado Secretario Ejecutivo Técnico Administrativo Auxiliar Administrativo

Base de datos

6 Solicitar la realización de la inducción ya sea de forma presencial o mediante el curso virtual.


Memorando de Saludo de Bienvenida y entrega de documentos de soporte de ingreso

7

Solicitar que se realice el Curso de Integridad, Transparencia y Lucha Contra la Corrupción del Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP, en desarrollo

de lo dispuesto en la Ley 2016 del27 de febrero de 2020, "Por la cual se adopta el Código de Integridad del Servicio Público Colombiano y se dictan otras disposiciones". https://www.funcionpublica.gov.co/web/eva/curso-integridad



8

Solicitar la realización del módulo denominado “Fundamentos Generales” que hace parte del Curso virtual Modelo Integrado de Planeación y Gestión- MIPG, del Departamento Administrativo de la Función Pública- DAFP como marco de referencia para orientar la gestión institucional hacia los resultados que atienden los requerimientos de los ciudadanos. https://www.funcionpublica.gov.co/web/eva/curso-mipg



9

Solicitar la actualización de la hoja de vida en el Sistema de Información y Gestión de Empleo Público SIGEP con el nuevo cargo, para lo cual mientras se elabora y entrega la certificación laboral, como soporte podrá cargar copia del acta de posesión.



10

Remitir copia del Acta de posesión, funciones del cargo para el cual fue nombrado, de acuerdo con la resolución que adopta el manual de funciones y competencias laborales vigente.



11

Coordinar la realización de la capacitación sobre el sistema de evaluación aplicable (EDL-APP o Acuerdos de gestión) con el profesional indicado en la Subdirección de Gestión Humana.



12 Realizar inducción sobre el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo


Listado de asistencia

13 Realizar presentación con el jefe inmediato. Profesional Universitario o Especializado

Memorando

https://www.funcionpublica.gov.co/web/eva/curso-integridad

https://www.funcionpublica.gov.co/web/eva/curso-integridad

http://www.funcionpublica.gov.co/web/eva/curso-mipg

http://www.funcionpublica.gov.co/web/eva/curso-mipg



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RESPONSABLE



14

Entregar al Grupo de Administración de Planta de Personal los soportes para inclusión en el sistema o aplicativo de

nómina y módulo de hojas de vida para la apertura de la historia laboral.


Correo electrónico Soportes historia laboral

5.2. Etapa de permanencia

En el Ministerio del Interior, un funcionario puede presentar las siguientes situaciones administrativas durante su permanencia:

5.2.1. Nombramiento por encargo

5.2.1.1. Aspectos generales:

El encargo ha sido denominado como una situación administrativa, un derecho de los servidores públicos de carrera y una forma de provisión de las vacantes definitivas o temporales, así:

• Como situación administrativa: De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.5.5.1 del decreto 648 de 2017, el ejercicio de funciones de otro empleo por encargo se constituye en una situación administrativa. El encargo no interrumpe el tiempo de servicio para efectos de Ia antigüedad en el empleo del cual es titular, ni afecta los derechos de carrera del empleado.

• Como derecho preferencial de promoción o ascenso temporal de los servidores de carrera administrativa: Para los empleados con derechos de carrera, el encargo es un derecho preferencial, siempre y cuando se cumplan los requisitos previstos en el artículo 24 de Ia Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1 de Ia Ley 1960 de 2019, por lo tanto, no comporta una decisión discrecional del nominador, ya que es una competencia reglada. En todo caso, el encargo en empleos de carrera administrativa prevalece sobre el nombramiento en provisionalidad, salvo que Ia entidad decida no proveer el empleo.

• Como forma de provisión de las vacantes definitivas o temporales: El encargo es un mecanismo transitorio para suplir las vacancias temporales o definitivas, no sólo de empleos de carrera administrativa, sino también de libre nombramiento y remoción.

Se debe tener en cuenta que la provisión de los empleos de carrera en vacancia definitiva se realiza de conformidad con lo normado en el artículo 2.2.5.3.2 del Decreto 648 de 2017 (unificado en el Decreto 1083 de 2015), y en el siguiente orden:

• Con Ia persona que al momento de su retiro ostentaba derechos de carrera y cuyo reintegro haya sido ordenado por autoridad judicial;

• Por traslado del empleado con derechos de carrera que demuestre su condición de desplazado por razones de violencia en los términos de Ia Ley 387 de 1997, una vez impartida a orden por Ia Comisión Nacional del Servicio Civil;

• Con Ia persona de carrera administrativa a Ia cual se le haya suprimido el cargo y que hubiere optado por el derecho preferencial a ser reincorporado a empleos iguales o equivalentes, conforme con las reglas establecidas en el citado Decreto y de acuerdo con lo ordenado por Ia Comisión Nacional del Servicio Civil y;



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• Con Ia persona que al momento en que deba producirse el nombramiento ocupe el primer puesto en lista de elegibles para el empleo ofertado que fue objeto de convocatoria para Ia respectiva entidad.

Si las vacancias definitivas no pueden suplirse a través de los anteriores mecanismos extraordinarios y ordinarios de provisión, Ia Corte Constitucional ha manifestado que Ia administración puede proveerlas transitoriamente a través de Ia figura del encargo o excepcionalmente y de forma residual mediante nombramiento provisional, mientras se surte el proceso de selección7.

• Requisitos para la designación del encargo

El artículo 24 de Ia Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1 de Ia Ley 1960 de 2019, define que el encargo es un derecho para los servidores de carrera administrativa, siempre que acrediten Ia totalidad de los requisitos allí definidos, como son:

• Cumplir con los requisitos exigidos en el Manual Específico de Funciones, Competencias Laborales y Requisitos de los empleos de Carrera Administrativa de la Entidad para ocupar el empleo vacante.

• Poseer las aptitudes y habilidades para desempeñar el empleo que se va a proveer.

• No tener sanción disciplinaria en el último año.

• Que su evaluación del desempeño laboral sea sobresaliente.

• El encargo recaerá en el servidor de carrera administrativa que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior al que se pretende proveer transitoriamente

• Cumplir los requisitos exigidos

• El servidor público con derechos de carrera debe cumplir con los requisitos de estudio y

experiencia que se encuentran en el Manual Específico de Funciones, Competencias Laborales y Requisitos de los Empleos de Carrera Administrativa.

• La Subdirección de Gestión Humana, verificará los requisitos mínimos con base en la información que se encuentre en la historia laboral de los empleados de carrera administrativa del Ministerio del Interior y/o en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público -SIGEP.

• Poseer las aptitudes y habilidades

• El requisito de aptitud y habilidad corresponde a Ia idoneidad y capacidad que ostenta un

servidor para obtener y ejercer un cargo.

• El análisis y valoración de su cumplimiento se realizará con fundamento en el Manual de Funciones y Competencias Laborales vigente al momento de Ia provisión transitoria del empleo de carrera vacante de forma definitiva o temporal y de acuerdo con el nivel de desarrollo obtenido en los compromisos comportamentales de la última evaluación de desempeño definitiva realizada.

• No tener sanción disciplinaria en el último año

El empleado de Carrera Administrativa no debe tener sanciones disciplinarias ejecutoriadas, adelantadas por la autoridad competente, en el marco del Código Disciplinario Único dentro del año anterior a la designación del encargo.

• Que su evaluación de desempeño laboral sea sobresaliente

La evaluación del desempeño laboral corresponde a la ordinaria y definitiva, del año inmediatamente anterior y que hayan obtenido una calificación “Sobresaliente”. Esta evaluación deberá reposar en la

7 Sentencia T-656 de 2011, ME Jorge Ignacio Pretelt Chaljub: Ahora bien, ante una situación de vacancia en un empleo público las autoridades tienen el

deber de adelantar los trámites para cubrirlas. Sin embargo, dado que el procedimiento para proveer definit ivamente un cargo es dispendioso, pues se debe hacer Ia convocatoria a concurso y agotar todas sus fases, el Legislador ha autorizado que como medida transitoria y excepcional se dé una vinculación por encargo o en provisionalidad, cuando lo primero no pueda verificarse.



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historia laboral del empleado y la Subdirección de Gestión Humana debe contar con el informe de evaluación de desempeño, adicionalmente, el(la) Coordinador(a) del Grupo de Desarrollo de Personal deberá emitir certificación del estado de la evaluación de los funcionarios de carrera administrativa del Ministerio.

• El encargo recaerá en el servidor de carrera administrativa El encargo recaerá en el servidor de carrera administrativa que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior al que se pretende proveer transitoriamente. Esta condición se acreditará con la información de la planta de personal, que reposa en la Subdirección de Gestión Humana, teniendo en cuenta el empleo del cual es titular el aspirante al encargo. La Subdirección de Gestión Humana, con el fin de garantizar el reconocimiento del derecho preferencial del encargo, revisará e identificará frente a la totalidad de la planta global de la Entidad, sin distinción por dependencia, el servidor de carrera que desempeña el empleo inmediatamente inferior a aquél que será provisto transitoriamente y que acredite los requisitos definidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificada por la Ley 1960 de 2019. En los casos en que el empleo inmediatamente inferior a aquél que será provisto transitoriamente no acredite los requisitos definidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificada por la Ley 1960 de 2019, se deberá encargar al empleado que, acreditándolos, desempeñe el cargo inmediatamente inferior y así sucesivamente.

5.2.1.2. Procedimiento interno del encargo

El siguiente es el procedimiento que se debe surtir para proveer mediante encargo, los empleos de carrera administrativa que se encuentren en vacancia temporal o definitiva, según necesidades del servicio:


RESPONSABLE



1 Publicar las directrices para la realización del para la provisión de empleos de carrera administrativa mediante encargo.


Correos electrónicos

2 Elaborar y publicar cronograma para la realización del proceso de encargos en el Ministerio del Interior.


Correos electrónicos Cronograma

3 Identificar el tipo de vacante del empleo de carrera administrativa (definitiva o temporal).


Matriz de planta de personal - Aplicativo nómina

4

Realizar la publicación y divulgación de empleos a proveer por encargo. La Subdirección de Gestión Humana con el fin de garantizar el principio de transparencia publicará por tres (3) días hábiles, mediante correo electrónico institucional e intranet y/o los canales institucionales que se consideren más expeditos, la información sobre las vacantes de los empleos a proveer por encargo, la cual deberá contener los siguientes aspectos:

La Subdirección de Gestión Humana realizará la publicación de todos los cargos vacantes a proveer a través del encargo, siendo deber y


Correos electrónico Documentos en pdf



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RESPONSABLE



responsabilidad de cada uno de los servidores de la entidad interesados en ser encargados mantenerse atentos, informados y colaborar con este proceso, para garantizar el éxito del desarrollo del mismo.

5

Iniciar con la verificación de requisitos para ser encargados. La Subdirección de Gestión Humana realizará la verificación de cumplimiento de requisitos para acceder al encargo, teniendo en cuenta el manual de funciones y competencias laborales. Se realizará conforme se indicó en el numeral 5.1.3 Verificar el cumplimiento de requisitos para el cargo establecido en el Manual de Funciones y Competencias Laborales. Se verificará en la totalidad de la planta del Ministerio del Interior con los servidores de carrera administrativa que desempeñen el cargo inmediatamente inferior al que será provisto transitoriamente y que acredite el cumplimiento de los requisitos señalados en la normatividad vigente, procedimiento que deberá realizarse de forma descendente con los empleos de carrera administrativa. La experiencia laboral y los estudios realizados se verificará con los soportes contenidos en la historia laboral y/o SIGEP.


Estudio técnico de verificación de requisitos

6

Solicitar al (la) Coordinador(a) del Grupo de Desarrollo de Personal informe de evaluación de desempeño y certificación de la última evaluación de definitiva de los funcionarios de carrera administrativa.


Correo electrónico

7

Elaborar informe de evaluación de desempeño correspondiente al último periodo evaluable. El informe debe contener los datos básicos del funcionario, cargo objeto de evaluación, código, grado, tipo de vinculación, dependencia, periodo evaluado, tipo evaluación, evaluaciones registradas, valoración de competencias laborales, nivel de la calificación y consolidado de evaluación definitiva.

Profesional Universitario o Especializado Coordinador(a) Grupo de Desarrollo de Personal

Informe excel y/o PDF Correo electrónico

8 Certificar la calificación definitiva de cada uno de los evaluados.

Profesional Universitario o Especializado Coordinador(a) Grupo de Desarrollo de Personal

Certificación Correo electrónico

9 Remitir vía correo electrónico el informe de evaluación de desempeño y certificación de evaluación definitiva

Coordinador(a) Grupo de Desarrollo de Personal

Correo electrónico Informe excel y/o PDF Certificación

10

Verificar que el empleado posea las aptitudes y habilidades para desempeñar el empleo que se va a proveer, conforme lo establecido en el manual de funciones y competencias laborales y de acuerdo con el nivel de desarrollo obtenido en los compromisos comportamentales de la última evaluación de desempeño definitiva realizada.




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RESPONSABLE



11 Finalizar el estudio de verificación de cumplimiento de requisitos.


Estudio de verificación de requisitos

12 Publicar en la intranet, correo electrónico institucional y/o los canales institucionales, el resultado de la verificación de requisitos


Correo electrónico Estudio de verificación de requisitos

13

Presentar observaciones sobre los resultados publicados. Los interesados podrán presentar las observaciones sobre el particular dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la publicación. Deberán hacerlo al correo electrónico [email protected]

Funcionarios de carrera administrativa Interesados

Correo electrónico SIGOB

14 Dar respuesta a las observaciones dentro de los tres días hábiles siguientes.



15

Ajustar de ser necesario el estudio de verificación de requisitos de encontrarse necesario conforme las observaciones recibidas y acorde a la normatividad vigente.


Estudio de verificación de requisitos

16

Verificar si existe empates entre los funcionarios a encargar. Ver numeral 5.2.1.2.6.1


17 Publicar estudio final de verificación de requisitos a través de correo electrónico y/o intranet.


Correo electrónico Estudio de verificación de requisitos

5.2.1.2.1.1. Criterio de desempate en el proceso de encargo Ante la pluralidad de servidores públicos con derecho de carrera administrativa que cumplan la totalidad de los requisitos exigidos por la norma y se presente empate, se aplicarán, en el orden señalado, los siguientes criterios:

1. Acreditar estudios y experiencia adicionales a las requeridas para el desempeño del empleo, de acuerdo con el puntaje establecido en el presente manual. El servidor con derechos de carrera administrativa que acredite educación formal relacionada y experiencia laboral relacionada adicional a los requisitos exigidos para el desempeño del cargo en el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales vigente al momento en que se realiza el proceso de provisión a través de encargo, debidamente incorporada en el SIGEP, se le asignará la siguiente puntuación:

Estudios adicionales Empleos nivel: Asesor y Profesional:

Título Puntaje

Doctorado 50 puntos

Maestría 40 puntos

Especialización 30 puntos

Título profesional adicional al exigido 30 puntos

mailto:[email protected]



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Empleos de nivel: Técnico y Asistencial:

Título Puntaje para empleo

en el nivel técnico

Puntaje para el empleo

de nivel asistencial

Maestría 50 puntos 50 puntos

Especialización 40 puntos 40 puntos

Profesional 30 puntos 30 puntos

Tecnólogo 20 puntos 20 puntos

Técnico 10 puntos 10 puntos

Bachiller No aplica 2 puntos

Experiencia adicional a la exigida para el desempeño del empleo Este punto se aplicará para los empleos de los diferentes niveles jerárquicos:

Experiencia adicional a la exigida

para el desempeño del empleo Puntaje

De 21 años en adelante 50 puntos

De 16 a 20 años 40 puntos




Nota: Las certificaciones que reposen en el expediente laboral del empleado público de Carrera

Administrativa deben contener los requisitos previstos por el Decreto 1083 de 2015 y demás normas compiladas en el mismo.

La sumatoria de estudios y experiencia adicional, arrojará un resultado numérico y quien obtenga el mayor puntaje será seleccionado para la provisión del empleo.

2. Acreditar la condición de víctima, en los términos del artículo 131 de Ia Ley 1448 de 2011, "Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones": El funcionario deberá presentar el certificado de inclusión en el Registro Único de Víctimas expedido por la Unidad para la Atención y Reparación Integral de Víctimas- UARIV, o quien haga sus veces.

3. Pertenecer a Ia misma dependencia en Ia que se encuentra el empleo objeto de provisión. Condición que verificará la Subdirección de Gestión Humana.

4. El servidor con derechos de carrera administrativa que tenga más antigüedad en Ia entidad.

5. Haber sufragado en las elecciones inmediatamente anteriores, para lo cual deberá aportar el certificado de votación de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de Ia Ley 403 de 1997.

6. Evaluación del Desempeño con mayor puntaje. El empleado público de Carrera Administrativa que haya alcanzado el puntaje máximo posible en la Evaluación Definitiva del Desempeño Laboral correspondiente al periodo anual u ordinario inmediatamente anterior.

7. El servidor público que cuente con distinciones, reconocimientos u honores en el ejercicio de sus funciones durante los últimos cuatro (4) años en la entidad.

8. En caso de no ser posible el desempate con la aplicación de los criterios antes señalados se decidirá, mediante sorteo público a través de balotas, donde se contará con la participación del(la) Subdirector(a) de Gestión Humana o su delegado, el(la) Jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado, los miembros de la Comisión de Personal y funcionarios de la entidad.



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5.2.1.2.1.2. Designación de encargado Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos y aplicados los criterios de desempate en el caso a que haya lugar a ello, se procederá a designar mediante acto administrativo el funcionario a ser encargado


RESPONSABLE



1

Elaborar, revisar, aprobar, firmar y numerar actos administrativos de encargos. Vencido el término de publicación del listado definitivo la Subdirección de Gestión Humana elaborará el acto administrativo de encargo y será remitido a la Secretaría General y Despacho de Ministro(a) del Interior con los soportes correspondientes para la firma y numeración

Profesional Universitario o Especializado - Subdirector(a) de Gestión Humana Secretario(a) General Ministro(a) del Interior Secretario Ejecutivo de la Secretaría General

Acto Administrativo

2 Remitir copia de los actos administrativos a la Subdirección de Gestión Humana

Secretario Ejecutivo Técnico Administrativo de la Secretaría General

Correo electrónio y/o planilla de correspondencia

3

Elaborar y comunicar actos administrativos de nombramiento en encargo. La Subdirección de Gestión Humana procederá a comunicar el encargo al servidor público con derechos de carrera administrativa, quien deberá tomar posesión dentro de los términos de Ley. Nota: Teniendo en cuenta que el encargo conlleva a asumir funciones de mayor responsabilidad, se deben concertar compromisos para la evaluación del desempeño laboral, acordes a las nuevas funciones asumidas en el empleo del cual se posesiona en encargo.


Correo electrónico Actos administrativos

4

Informar al funcionario a quien se le efectuó el encargo los tramites que debe realizar para tomar posesión de este; igualmente se le comunicará a los Jefes inmediatos de la dependencia en la que se encuentre actualmente y en la que fue encargado, además, se deberá publicar a través de los medios de comunicación institucional de la entidad el acto administrativo con el cual se realizó el encargo correspondiente y efectuar los reportes respectivos a los órganos competentes.


Correo electrónico

5

Recibir las reclamaciones correspondientes por parte del funcionario encargado o por quien considere vulnerado su derecho preferencial al encargo.

Funcionario encargado y/o funcionario interesado y no encargado

Correo electrónico o SIGOB

6 Informar a la Comisión de Personal sobre las reclamaciones recibidas frente al encargo realizado.

Subdirector(a) de Gestión Humana en calidad de Secretario(a) Técnico(a)

Correo electrónico

7 Recibir las decisiones en firme tomadas por parte de la Comisión de Personal frente a las reclamaciones.



8

Proyectar actos administrativos o comunicaciones para dar cumplimiento a las decisiones tomadas por la Comisión de Personal.


Actos administrativos comunicaciones



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5.2.1.2.1.3. Causales de pérdida del encargo

El encargo se podrá da por terminado por las siguientes causas:

• Por renuncia al encargo.

• Por resultado no satisfactorio de la Evaluación del Desempeño Laboral.

• Por decisión del nominador debidamente motivada conforme al Decreto 1083 de 2015.

• Por la pérdida de los derechos de carrera administrativa.

• Cuando se acepte designación para el ejercicio de otro empleo.

• Por la imposición de sanción disciplinaria consistente en suspensión o destitución.

• Por determinarse procedente la provisión definitiva del empleo, conforme a lo dispuesto en el Decreto 1083 de 2015.

• Por las demás causales previstas en la normatividad vigente.

5.2.1.2.1.4. Aspectos para considerar dentro del proceso de encargo

• Participar en el proceso no implica que todos los servidores puedan ser objeto de encargo,

teniendo en cuenta que el número de vacantes es menor a la cantidad de empleados públicos con derechos de carrera administrativa.

• Sólo si ninguno de los servidores de carrera administrativa a los que asiste el derecho preferencial al encargo según el estudio de verificación acepte el mismo, o si no existe empleado con derechos de carrera administrativa que cumpla con los requisitos para ser encargado, el nominador podrá acudir al nombramiento en provisionalidad.

5.2.2. Comisión de servicios Las comisiones pueden ser de servicios al interior o exterior del país, para adelantar estudios al interior o exterior del país, para desempeñar cargos de libre nombramiento y remoción -LNYR o de periodo o para atender invitaciones de gobiernos extranjeros o de organismos internacionales.

5.2.2.1. Comisión de servicios al interior o exterior del país

En el Ministerio del Interior el trámite para una comisión de servicios al interior o al exterior del país se realiza conforme el procedimiento Comisión de Servicios y Autorización de Desplazamientos al Interior y al Exterior del País.

5.2.2.2. Comisión para adelantar estudios al interior o exterior del país

Para el otorgamiento de una comisión de este tipo se debe realizar las siguientes actividades:


RESPONSABLE



1 Realizar el trámite de solicitud para el otorgamiento de la comisión para adelantar estudios al interior o exterior del país.

Empleado Público interesado SIGOB

2

Revisar la viabilidad para el otorgamiento de la comisión y verificar el cumplimiento de los requisitos conforme el artículo 2.2.5.5.31 del Decreto 1083 de 2015. Las comisiones de estudios se pueden conferir al interior o al exterior del país, para que el empleado reciba formación, capacitación o perfeccionamiento en el ejercicio de las funciones propias del empleo del cual es titular, o en relación con los servicios o competencias a cargo del Ministerio del Interior.

Profesional Universitario o Especializado Coordinador(a) Grupo de Viáticos y Gastos de Viaje Subdirector(a) de Gestión Humana

https://www.mininterior.gov.co/content/procedimiento-comision-de-servicios-y-autorizacion-de-desplazamiento-al-interior-y-exterior-del-pais_v02_29_05_2020

https://www.mininterior.gov.co/content/procedimiento-comision-de-servicios-y-autorizacion-de-desplazamiento-al-interior-y-exterior-del-pais_v02_29_05_2020



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RESPONSABLE



Para el otorgamiento de la comisión de estudios, el empleado deberá cumplir los siguientes requisitos:

• Estar vinculado en un empleo de libre nombramiento o remoción o acreditar derechos de carrera administrativa.

• Acreditar por lo menos un (1) año continuo de servicio.

• Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de servicios correspondiente al último año de servicio.

Si hay viabilidad se procede a emitir el acto administrativo correspondiente si no se dará respuesta mediante memorando

3 Elaborar, revisar y aprobar acto administrativo de otorgamiento de la comisión


Acto Administrativo

4

Comunicar acto administrativo al funcionario comisionado, al jefe inmediato y al Coordinador del Grupo de Administración de Planta de Personal


SIGOB Correo electrónico

5

Suscribir convenio mediante el cual se comprometa a:

• Prestar sus servicios a la entidad que otorga la comisión o a cualquier otra entidad del Estado, por el doble del tiempo de duración de la comisión.

• Suscribir póliza de garantía de cumplimiento que ampare la obligación anterior, por el término señalado y un (1) mes más, y por el ciento por ciento (100 %) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los salarios y prestaciones sociales que el servidor pueda devengar durante el tiempo que dure la comisión, cuando es de tiempo completo.

• Suscribir póliza de garantía de cumplimiento que ampare la obligación anterior, por el término señalado en el aparte anterior y un (1) mes más, y por el cincuenta (50 %) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los salarios y prestaciones sociales que el servidor pueda devengar durante la comisión, cuando esta es de medio tiempo.

• Reintegrarse al servicio una vez termine la comisión (Art. 2.2.5.5.33 del Decreto 1083).

Funcionario comisionado Convenio

El empleado público al que se le confiera comisión de estudios al interior o al exterior deberá suscribir convenio mediante el cual se comprometa a:



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5.2.2.3. Condiciones generales8

1. Durante la comisión de estudios el empleado tendrá derecho a: 2.

• Percibir el salario y las prestaciones sociales que se causen durante la comisión.

• A los pasajes aéreos, marítimos o terrestres.

• A que el tiempo de la comisión se le cuente como servicio activo.

• A los demás beneficios que se pacten en el convenio suscrito entre el empleado público y la entidad que otorga la comisión.

• A ser reincorporado al servicio una vez terminada la comisión de estudios. 3.

La comisión de estudios al interior del país que se confiera dentro de la misma ciudad no dará lugar al pago de transporte. La comisión de estudios en ningún caso dará lugar al pago de viáticos Esta comisión no incluirá el pago de inscripción, matrícula y derechos de grado, salvo en casos excepcionales que determine el Ministro del Interior, de acuerdo con las necesidades del servicio (Art. 2.2.5.5.32 del Decreto 1083 de 2015). Las comisiones de estudios al interior del país podrán concederse en dedicación de tiempo completo o por medio tiempo. Las comisiones para adelantar estudios al interior o exterior del país se realizarán conforme lo estipulado en el Decreto 1083 de 2015 o las normas que lo modifiquen o sustituyen.

5.2.2.4. Comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o de periodo9

La comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo es una situación administrativa que concede la entidad cuando un empleado que ostenta derechos de carrera es nombrado en un cargo de libre nombramiento y remoción o de periodo en la misma entidad o en otra, con el único fin de preservarle los derechos inherentes a la carrera administrativa. Para el otorgamiento de este tipo de comisión se realizan las siguientes actividades:


RESPONSABLE



1

Solicitar por escrito al(la) Ministro(a) del Interior el otorgamiento de la comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo.

Funcionario interesado SIGOB Acto administrativo de nombramiento

2

Revisar la viabilidad de otorgar la comisión previo cumplimiento de requisitos Si no cumple con los requisitos para otorgar la comisión, se debe dar respuesta escrita con la justificación de la decisión. Si se concede la comisión continuar con la actividad 3. De acuerdo con lo previsto en el artículo 26 de la Ley 909 de 2004 esta comisión se otorga hasta por el término de tres (3) años, en periodos continuos o discontinuos, pudiendo ser prorrogado por un término igual. Es decir, esta comisión o la suma de ellas no podrá ser superior a seis (6) años, so pena de ser



8 GUÍA DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ABC de situaciones administrativas. Versión 2 9 Artículo 2.2.5.5.39 Decreto 1083 de 2015



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RESPONSABLE



desvinculado del cargo de carrera administrativa en forma automática.

3 Elaborar, revisar, aprobar y firmar acto administrativo mediante el cual se concede u otorga la comisión.

Profesional Universitario o Especializado Subdirector(a) de Gestión Humana Secretario(a) General Ministro(a) del Interior

Acto administrativo

4 Numerar y remitir copia a la Subdirección de Gestión Humana para los trámites correspondientes.

Secretario(a) Ejecutivo(a) despacho de la Secretaría General

Correo electrónico o planilla de correspondencia Acto Administrativo

5 Elaborar, revisar y aprobar comunicación.


SIGOB Correo electrónico Acto Administrativo

6 Comunicar el contenido de la resolución de otorgamiento de la comisión.



Las características de la comisión para desempeñar cargos de libre nombramiento y remoción o de período son las siguientes:

• Se concede exclusivamente a empleados de carrera administrativa.

• Es un derecho del empleado de carrera que ha obtenido evaluación del desempeño sobresaliente que se le conceda la comisión para desempeñar empleo de libre nombramiento y remoción en el cual ha sido nombrado. Es facultativo del (a) Ministro(a) del Interior otorgarle la comisión a los empleados de carrera administrativa que obtengan evaluación del desempeño satisfactoria.

• El término de la comisión será el que se exprese en el acto administrativo que la confiere.

• No implica pérdida de los derechos de carrera.

• Se producirá el retiro de la carrera administrativa y la pérdida de los derechos de la misma, cuando el empleado tome posesión de un cargo de libre nombramiento y remoción sin haber mediado la comisión respectiva.

• Esta comisión permite ejercer un nuevo cargo (libre nombramiento y remoción o período) sin perder la condición de empleado de carrera, pero en todo lo demás existe un cambio de régimen jurídico. Quiere ello decir, que el régimen de obligaciones, derechos, deberes, remuneración y de prestaciones sociales ya no será el que rige para el cargo de carrera del cual es titular, sino el que se aplique para el cargo de libre nombramiento y remoción en el cual fue nombrado.

• Desde el momento mismo en que un empleado de carrera administrativa asume un cargo de libre nombramiento y remoción mediando una comisión, suspende la causación de derechos salariales y prestacionales del empleo del cual es titular y se hará beneficiario de todos los derechos del cargo de libre nombramiento y remoción en la forma que legalmente deban reconocerse. Es la entidad en donde se cumple la comisión la responsable del reconocimiento y pago de estos emolumentos causados en ella.

• El empleo de carrera que quede vacante como consecuencia del otorgamiento de la comisión podrá ser provisto mediante encargo o nombramiento provisional mientras el titular está en comisión.

• El Ministerio del Interior deberá realizar el reporte correspondiente de esta situación ante la Comisión Nacional del Servicio Civil.

5.2.2.4.1. Invitaciones de gobiernos extranjeros Se aplicarán las normas establecidas en el Artículo 2.2.5.5.40 del Decreto 1083 de 2015 sin perjuicio del permiso previsto en los artículos 129 y 189 ordinal 18 de la Constitución Política. Tratándose de estos eventos, al proyecto de acto de autorización se acompañará la correspondiente invitación con la discriminación de los gastos que serán sufragados.



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En la Resolución por la cual se concede la comisión se debe estipular a quien se encarga de las funciones del empleo en caso de ser del nivel directivo o Jefe de Oficina Asesora.

5.2.3. Solicitud y autorización de permisos remunerados

5.2.3.1. Permiso remunerado En el Ministerio del Interior la autorización de permiso remunerado está regulado por las Resoluciones 1026 de 2018 y 0985 de 2020, y para esto se debe realizar las siguientes actividades:


RESPONSABLE



1 Informar al jefe inmediato sobre la intención de solicitar el permiso.

Funcionario solicitante

2 Descargar el formato de autorización de permiso remunerado del SIGI

Funcionario solicitante SIGI

3 Imprimir el formato de autorización de permiso remunerado


4 Diligenciar el formato de autorización de permiso remunerado


5 Firmar y tramitar firma del jefe inmediato Funcionario solicitante Jefe Inmediato

Formato de autorización de permiso remunerado con el soporte de la justa causa.

6 Remitir o radicar en la Subdirección de Gestión Humana el formato de autorización de permiso remunerado previamente firmado.


Planilla de correspondencia o correo electrónico Formato de autorización de permiso remunerado

7 Firmar y aprobar el permiso por parte de la Subdirección de Gestión Humana o Subdirección Corporativa.

Subdirector(a) de Gestión Humana O Subdirector(a) Corporativo(a) de la Dirección de la Autoridad Nacional de Consulta Previa

Formato de autorización de permiso remunerado

8 Archivar el respectivo permiso en la carpeta de gestión de la Subdirección de Gestión Humana o Subdirección Corporativa.

Secretario Ejecutivo o Auxiliar administrativo

9

Diligenciar el formato de registro de ausentismo con la información correspondiente. Dicha información debe ser remitida a la Subdirección de Gestión Humana - Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo dentro los 5 primeros días del mes siguiente.

Secretario Ejecutivo Auxiliar administrativo Técnico Administrativo De la dependencia a la que pertenece el solicitante del permiso

Formato de registro de ausentismo

Para la solicitud se debe hacer uso del formato Autorización de permiso remunerado, el cual puede ser consultado y descargado en el link: https://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/formato_autorizacion_permiso_remunerado_vr._01_05-10-2020_0.pdf Cuando la causa del permiso sea una calamidad doméstica el empleado deberá informar inmediatamente la situación y, una vez se reincorpore al ejercicio de sus funciones, justificar ante el nominador o su delegado el motivo que la originó con los soportes necesarios para demostrarla, quien determinará si existió mérito suficiente para la ausencia laboral.

De no existir mérito suficiente se procederá a descontar los salarios por el día o días no laborados.

Cuando el(la) ministro(a) deba salir del país en fines de semana o días festivos y no medie una situación administrativa, deberá solicitar previamente el respectivo permiso remunerado y se procederá al nombramiento de un(a) ministro(a) encargado.

https://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/formato_autorizacion_permiso_remunerado_vr._01_05-10-2020_0.pdf

https://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/formato_autorizacion_permiso_remunerado_vr._01_05-10-2020_0.pdf



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5.2.3.2. Permiso sindical Las organizaciones sindicales de servidores públicos son titulares de la garantía del permiso sindical, del cual podrán gozar los integrantes de los comités ejecutivos, directivas y subdirectivas de confederaciones y federaciones, juntas directivas, subdirectivas y comités seccionales de los sindicatos, comisiones legales o estatutarias de reclamos, y los delegados para las asambleas sindicales y la negociación colectiva (Decreto 1072 de 2015, Único Reglamentario del Sector Trabajo, Art. 2.2.2.5.1 y siguientes). Para la autorización de un permiso sindical, se debe llevar a cabo las siguientes actividades:


RESPONSABLE



1

Solicitar por escrito el permiso laboral del afiliado a la organización sindical, el cual debe contar con la justificación y siempre y cuando el afiliado sea designado por la Organización Sindical para atender las responsabilidades propias del ejercicio del derecho de asociación sindical. La solicitud de permiso debe contener: la finalidad del permiso, nombre completo e identificación de cada uno de los beneficiarios y duración del permiso. Antes de solicitar el permiso sindical, el interesado deberá realizar las gestiones necesarias para que durante su ausencia no se afecte la prestación del servicio.

Representante Legal o Secretario General de la Organización Sindical.

Oficio radicado por SIGOB y/o correo electrónico

2 Elaborar acto administrativo para otorgar el permiso solicitado

Profesional Universitario o Especializado de la Subdirección de Gestión Humana

3 Revisar acto administrativo para otorgar el permiso solicitado


4 Aprobar y firmar acto administrativo para otorgar el permiso solicitado

Secretario(a) General Acto administrativo

5 Elaborar, revisar y aprobar comunicación del permiso sindical y enviar respuesta a la Organización sindical.



Para la autorización de los permisos sindicales se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• La solicitud debe contar con el soporte de la actividad que se va a realizar, cuando éste sea para asistir a congresos, asambleas, juntas nacionales, seminarios, foros o cursos sindicales.

• Las peticiones de permisos deberán ser radicadas ante la Secretaría General del Ministerio del Interior, con cinco (5) días hábiles de anticipación.

• Los permisos sindicales serán otorgados mediante acto administrativo.



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• Cuando la solicitud no cumpla con los requisitos exigidos en la resolución 1026 de 2018 o la que la modifique o sustituya o demás normas concordantes, se devolverá a la Organización Sindical el día hábil siguiente a la recepción de la solicitud, indicado la información que debe ser complementada. Una vez realizados los ajustes solicitados, se procederá, a la mayor brevedad, a otorgar el correspondiente permiso.

• La única razón por la cual se puede negar o limitar el permiso sindical, es demostrando, mediante acto administrativo motivado, que con la ausencia del servidor público se afectará el funcionamiento y servicios que debe prestar el Ministerio, sin que sea posible en forma alguna superar la ausencia.

• No habrá permisos sindicales de manera permanente.

5.2.3.3. Permiso académico compensado Al empleado público se le podrá otorgar permiso académico compensado de hasta dos (2) horas diarias o hasta cuarenta (40) horas mensuales, por dos (2) años, prorrogables por un (1) año, para adelantar programas académicos de educación superior en la modalidad de posgrado en instituciones legalmente reconocidas.

El otorgamiento del permiso estará sujeto a las necesidades del servicio, a juicio del Subdirector(a) de Gestión Humana o Subdirector(a) Corporativo(a). En el acto que se confiere el permiso se deberá consagrar la forma de compensación del tiempo que se utilice para adelantar los estudios, para lo cual se le podrá variar la jornada laboral del servidor dentro de los límites señalados en la ley10.

Para esto el interesado debe realizar solicitud por escrito ante el Subdirector(a) de Gestión Humana o Subdirector(a) Corporativo(a) indicando el tipo de estudio a realizar, fechas, horas y tiempo en el que compensará la jornada laboral y previo visto bueno del jefe inmediato.

5.2.3.4. Permiso para ejercer la docencia universitaria Al empleado público se le podrá otorgar permiso remunerado para ejercer la docencia universitaria en hora cátedra hasta por cinco (5) horas semanales. El otorgamiento del permiso estará sujeto a las necesidades del servicio a juicio del Subdirector(a)de Gestión Humana (Art. 2.2.5.5.20 del Decreto 1083 de 2015).

5.2.3.5. Permiso de lactancia

La mujer en lactancia, una vez reincorporada a sus labores normales, tiene derecho a que se le conceda un permiso especial durante el día para poder amamantar a su hijo(a): dos descansos de treinta (30) minutos cada uno, durante los primeros (6) meses de edad. (Art. 238 CST).

10 Artículo 2.2.5.5.19 del Decreto 1083 de 2015.



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5.2.3.6. Permiso de Cumpleaños

El Ministerio del Interior continuará otorgando un (1) día de permiso remunerado a cada funcionario en la fecha de su cumpleaños o en el siguiente día hábil siguiente de caer en fin de semana o vestido. Para este fin el funcionario deberá diligenciar el formato de Autorización de permiso remunerado. El trámite se debe realizar conforme las actividades señaladas en el numeral 5.2.3.1 permiso remunerado.

5.2.3.7. Permiso de grado

El Ministerio del Interior concederá a los servidores públicos que se gradúen en la modalidad de pregrado y post grado dos (2) días de descanso remunerado no acumulables, correspondientes al día de grado y el día hábil siguiente, previa solicitud del servidor público al jefe inmediato y en los términos del decreto 1083 de 2015.

Para este fin el funcionario deberá diligenciar el formato de Autorización de permiso remunerado. El trámite se debe realizar conforme las actividades señaladas en el numeral 5.2.3.1 permiso remunerado.

5.2.3.8. Permiso de cumplimiento quinquenio

El Ministerio del Interior concederá a los servidores públicos, como reconocimiento a su antigüedad, permiso remunerado por cada quinquenio continuo de vinculación, no acumulable con vacaciones u otros descansos remunerados, según la siguiente tabla:

CONDICIÓN TIEMPO DE PERMISO

Cumplimiento primer quinquenio de servicio continuo Un (1) día

Cumplimiento segundo quinquenio de servicio continuo Dos (2) días

Cumplimiento Tercer quinquenio de servicio continuo Tres (3) días

Cumplimiento cuatro (4) o más quinquenios de servicio continuo Cuadro (4) días

Para este fin el funcionario deberá diligenciar el formato de Autorización de permiso remunerado. El trámite se debe realizar conforme las actividades señaladas en el numeral 5.2.3.1 permiso remunerado.

5.2.4. Licencias En el Ministerio del Interior se puede presentar el siguiente tipo de licencias:

5.2.4.1. No remuneradas

Dentro de las licencias no remuneradas se encuentra la licencia ordinaria y Licencia no remunerada para adelantar estudios.

5.2.4.1.1. Licencia ordinaria

Un empleado se encuentra en licencia ordinaria cuando transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo y sin remuneración. Su duración es por sesenta (60) días hábiles al año, continuos o discontinuos, los cuales podrán prorrogarse hasta por treinta (30) días hábiles más siempre que exista justa causa. Sin embargo, si la solicitud de licencia no obedece a razones de fuerza mayor o de caso fortuito, el Secretario General o Subdirector(a) de Gestión Humana de acuerdo con la duración de la misma, decidirá sobre la oportunidad de concederla, teniendo en cuenta las necesidades del servicio. Para el otorgamiento de una licencia ordinaria, se debe realizar las siguientes actividades:



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RESPONSABLE



1

Solicitar mediante escrito firmado, indicando la fecha de inicio y finalización de la licencia. En la solicitud debe estar inmersa la justificación por la que requiere la licencia. Toda solicitud de licencia debe tener el visto bueno del jefe inmediato. Toda solicitud de licencia ordinaria o de su prórroga, deberá elevarse por escrito al Secretario General o Subdirector(a) de Gestión Humana, acompañada de los documentos que la justifiquen, cuando se requiera.

Funcionario solicitante Solicitud escrita o digital

2

Revisar la viabilidad de conceder la licencia ordinaria. Si no es procedente, se debe dar respuesta por escrito justificando la decisión tomada. Si es procedente, continuar en la actividad 3.

Subdirector(a) de Gestión Humana Jefe inmediato del funcionario solicitante

3 Elaborar, revisar, aprobar y firmar acto administrativo.

Profesional Universitario o Especializado Subdirector(a) de Gestión Humana Secretario(a) General

Acto administrativo




5

Elaborar, revisar y aprobar comunicación. Solicitar al funcionario dejar al día los temas asignados a su cargo, así como lo que tenga cargados en SIGOB y PQRSD o aplicativos sobre los que tenga responsabilidad.



6 Remitir comunicación al funcionario solicitante con copia al Jefe Inmediato.


Correo electrónico

7 Reportar novedad al Grupo de Administración de Planta de Personal con los respectivos soportes.

Secretario(a) Ejecutivo Auxiliar Administrativo

Planilla de correspondencia o correo electrónico.

8

Ingresar la novedad al aplicativo de nómina conforme al acto administrativo para la elaboración de la nómina y liquidación de seguridad social y parafiscales.

Profesional Universitario o Especializado Coordinador Grupo de Administración de Planta de Personal

Base de situaciones administrativas Acto administrativo

Cuando se otorga una licencia ordinaria se debe tener presente lo siguiente:

• Durante la licencia el empleado no pierde la calidad de servidor público.

• Durante las licencias ordinarias no podrá desempeñar otro cargo en entidades del Estado.

• A los empleados en licencia les está prohibida cualquier actividad que implique intervención en política (Parágrafo del Art. 2.2.5.5.3 del Decreto 1083 de 2015).

• La licencia no puede ser revocada por el nominador que la concede, pero puede en todo caso renunciarse por el beneficiario.

• El tiempo de la licencia ordinaria y de su prórroga no es computable para ningún efecto como tiempo de servicio.

• Durante ese tiempo la entidad deberá seguir pagando los aportes al Sistema de Seguridad Social, en la proporción que por ley le corresponde.



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• Al vencerse cualquiera de las licencias o su prórroga el empleado debe reincorporarse al ejercicio de sus funciones. Si no las reasume incurrirá en abandono del cargo.

• El funcionario deberá informar a la Subdirección de Gestión Humana su retorno a la prestación del servicio.

• Antes de iniciar la licencia y siempre y cuando esta sea superior a 30 días calendario el funcionario deberá realizar los trámites relacionados con la evaluación de desempeño.

5.2.4.1.2. Licencia no remunerada para adelantar estudios

Un empleado se encuentra en licencia no remunerada para adelantar estudios cuando transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo por solicitud propia y sin remuneración, con el fin de cursar estudios de educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano. Esta no podrá ser superior a doce (12) meses, prorrogable hasta por dos (2) veces. El nominador la otorgará siempre y cuando no se afecte el servicio y el empleado cumpla las siguientes condiciones:

• Llevar por lo menos un (1) año de servicio continuo en la entidad.

• Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de servicios correspondiente al último año de servicio.

• Acreditar la duración del programa académico, y

• Adjuntar copia de la matrícula durante el tiempo que dure la licencia. (Art. 2.2.5.5.6 del Decreto 1083 de 2015)

Para el otorgamiento de una licencia no remunerada para adelantar estudios, se realizará las siguientes actividades:


RESPONSABLE



1

Solicitar mediante escrito firmado indicando la fecha de inicio y finalización de la licencia. En la solicitud debe estar inmersa la justificación por la que requiere la licencia. Las solicitudes de licencia no remunerada para adelantar estudios o su prórroga deberán elevarse por escrito al Subdirector(a) de Gestión Humana, acompañada de los documentos establecidos para el efecto (Art. 2.2.5.5.6. del Decreto 1083 de 2015).

Funcionario solicitante SIGOB

2

Revisar la viabilidad de conceder la licencia no remunerada para adelantar estudios. Si no es procedente, se debe dar respuesta por escrito justificando la decisión tomada. Si es procedente, continuar en la actividad 3.

Subdirector(a) de Gestión Humana Jefe inmediato del funcionario solicitante



Acto administrativo




5

Elaborar, revisar y aprobar comunicación. Solicitar al funcionario dejar al día los temas asignados a su cargo, así como lo que tenga cargados en SIGOB y PQRSD o aplicativos sobre los que tenga responsabilidad.





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RESPONSABLE





Correo electrónico

7 Reportar novedad al Grupo de Administración de Planta de Personal con los respectivos soportes.



8

Ingresar la novedad al aplicativo de nómina conforme se indica en el respectivo acto administrativo para la elaboración de la nómina y liquidación de seguridad social y parafiscales.


Base de situaciones administrativas

Cuando se otorga una licencia no remunerada para adelantar estudio se debe tener presente lo siguiente:

• Durante la licencia no remunerada para adelantar estudios o su prórroga el empleado no pierde la calidad de servidor público y, por tanto, no podrá desempeñar otro cargo en entidades del Estado.

• A los empleados en licencia les está prohibida cualquier actividad que implique intervención en política (Parágrafo del Art. 2.2.5.5.3 del Decreto 1083 de 2015).

• La licencia no puede ser revocada por el nominador que la concede, pero puede en todo caso renunciarse por el beneficiario (Parágrafo del Art. 2.2.5.5.6. del Decreto 1083 de 2015).

• El tiempo de la licencia no remunerada para adelantar estudios y de su prórroga no es computable para ningún efecto como tiempo de servicio (Art. 2.2.5.5.7 del Decreto 1083 de 2015).

• Durante ese tiempo la entidad deberá seguir pagando los aportes al Sistema de Seguridad Social, en la proporción que por ley le corresponde (Art. 2.2.5.5.7 del Decreto 1083 de 2015).

• Al vencerse cualquiera de las licencias o su prórroga el empleado debe reincorporarse al ejercicio de sus funciones. Si no las reasume incurrirá en abandono del cargo (Art. 2.2.11.1.9 del Decreto 1083 de 2015).

• El funcionario deberá informar a la Subdirección de Gestión Humana su retorno a la prestación del servicio.

5.2.4.2. Remuneradas

Los funcionarios del Ministerio del Interior tienen derecho a que se les otorgue cualquiera de las siguientes licencias remuneradas:

5.2.4.2.1. Licencia de maternidad Es una situación administrativa en virtud de la cual se brinda a la madre un receso remunerado para que se recupere del parto y le dedique al recién llegado el cuidado y la atención requerida (Art. 2.2.5.5.10 del Decreto 1083 de 2015). Las condiciones para el reconocimiento de la licencia de maternidad se encuentran establecidas en el artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo modificado por el artículo 1 de la Ley 1822 del 201711 que aumenta el disfrute de la licencia de maternidad a dieciocho (18) semanas remuneradas con el salario que devengue al entrar a disfrutar del descanso, las cuales podrán distribuirse de la siguiente manera:

• La funcionaria podrá iniciar dos (2) semanas antes de la fecha de parto y disfrutar de dieciséis (16) semanas en el posparto.

11 Por medio de la cual se incentiva la adecuada atención y cuidado de la primera infancia, se modifican los artículos 236 y 239 del Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones.



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• Obligatoriamente la funcionaria debe iniciar la licencia de maternidad por lo menos una (1) semana antes de la fecha de parto, caso en el cual, tendrá diecisiete (17) semanas en el posparto.

• Si, el parto se da y aún no ha iniciado el descanso remunerado, se contabilizarán dieciocho (18) semanas a partir del nacimiento.

• En caso excepcional que la funcionaria no hubiere disfrutado de las dieciocho (18) semanas de la licencia de maternidad a que tiene derecho, habrá lugar al pago de las semanas que no disfrutó de la licencia.

Cuando se trate del nacimiento de niños prematuros, la licencia de maternidad sumará a las dieciocho (18) semanas legales, la diferencia entre la fecha gestacional y el nacimiento a término; en este caso la funcionaria deberá anexar al certificado de nacido vivo una certificación expedida por el médico tratante en la cual se identifique la diferencia entre la edad gestacional y el nacimiento a término, a fin de determinar en cuántas semanas se debe ampliar la licencia de maternidad.

Cuando se trate de madres con parto múltiple, la licencia se ampliará en dos (2) semanas adicionales a las dieciocho (18) semanas ya establecidas.

Las garantías establecidas para la madre biológica se extenderán a la madre adoptante, o al padre que quede a cargo del recién nacido sin el apoyo de la madre, sea por enfermedad o muerte, asimilando la fecha del parto a la de la entrega oficial del menor que se ha adoptado, o del que adquiere custodia justo después del nacimiento.

De conformidad con el artículo 239 del Código Sustantivo de Trabajo, modificado por el artículo 2 de la Ley 1822 de 2017, ninguna funcionaria podrá ser despedida por motivo de embarazo o lactancia sin la autorización previa del Ministerio del Trabajo que avale una justa causa. Se presume el despido efectuado por motivo de embarazo o lactancia, cuando este haya tenido lugar dentro del período de embarazo y/o dentro de los tres meses posteriores al parto. El trámite para el reconocimiento de la licencia de maternidad a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud se debe adelantar directamente por el empleador ante la EPS de conformidad con el artículo 121 del Decreto Ley 019 de 2012).

La licencia de maternidad no interrumpe el tiempo de servicio.

La duración de la licencia por maternidad será el término fijado por la ley, sin que el mismo pueda ser aumentado o disminuido por la servidora o el empleador. En el Ministerio del Interior se deben llevar a cabo las siguientes actividades para el otorgamiento de licencia por maternidad:


RESPONSABLE



1 Informar al superior jerárquico y a la Subdirección de Gestión Humana la situación que conlleva al otorgamiento de la licencia.

Funcionaria en estado de gestación.

Correo electrónico

2

Entregar a la Subdirección de Gestión Humana el certificado médico, una vez sea expedido por la EPS, el cuál debe contener la siguiente información:

• Su estado de embarazo,

• la indicación del día probable del parto y

• la indicación del día desde el cual debe empezar la licencia12.

Funcionaria en estado de gestación.

Certificado médico



Acto administrativo

12 Artículo 263 del Código Sustantivo del Trabajo



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RESPONSABLE







5

Elaborar, revisar y aprobar comunicación. Solicitar a la funcionaria dejar al día los temas asignados a su cargo, así como lo que tenga cargados en SIGOB y PQRSD o aplicativos sobre los que tenga responsabilidad.





Correo electrónico

7 Reportar novedad al Grupo de Administración de Planta de Personal y Seguridad y Salud en el Trabajo con los respectivos soportes.



8

Ingresar la novedad al aplicativo de nómina conforme se indica en el acto administrativo y certificado médico para la elaboración de la nómina y liquidación de seguridad social y parafiscales.



9 Ingresar la información en el programa de apoyo de la familia lactante y en el formato de ausentismo.

Técnico Administrativo Profesional Universitario o Especializado Coordinador Grupo Seguridad y Salud en el Trabajo

Base de datos

5.2.4.2.2. Licencia de paternidad Es una situación administrativa que le permite al padre compartir con su recién nacido (a), con el objetivo primordial de privilegiar los derechos del menor, es decir, que lo perseguido por el legislador es garantizar la efectividad de los derechos que son inherentes a la misma circunstancia del nacimiento13.

La licencia de paternidad está regulada en el artículo 1° parágrafo 2° de la Ley 1822 del 2017, que establece lo siguiente:

• El esposo o compañero permanente tendrá derecho a ocho (8) días hábiles de licencia

remunerada de paternidad, es decir, la duración de la licencia por paternidad será por término el fijado por la ley, sin que el mismo pueda ser aumentado o disminuido por el servidor o el empleador

• La licencia remunerada de paternidad opera por los hijos nacidos del cónyuge o de la compañera.

• La licencia remunerada de paternidad será a cargo de la EPS para lo cual, se requerirá que el padre haya estado cotizando efectivamente durante las semanas previas al reconocimiento de la licencia remunerada de paternidad.

• El único soporte válido para el otorgamiento de la licencia remunerada de paternidad es el Registro Civil de Nacimiento, el cual deberá presentarse a la EPS a más tardar dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de nacimiento del menor.

• El trámite para el reconocimiento de la licencia de paternidad a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud se debe adelantar directamente por el empleador ante la EPS (Art. 121 del Decreto Ley 019 de 2012).

• La licencia de paternidad no interrumpe el tiempo de servicio.

13 Artículo 2.2.5.5.10 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017.



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En el Ministerio del Interior se deben llevar a cabo las siguientes actividades para el otorgamiento de licencia por paternidad:


RESPONSABLE



1

Informar al superior jerárquico y a la Subdirección de Gestión Humana la situación que conlleva a la solicitud de otorgamiento de la licencia.

Funcionario interesado Correo electrónico

2

Entregar a la Subdirección de Gestión Humana el Registro Civil de Nacimiento, el cual deberá presentarse a la EPS a más tardar dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de nacimiento del menor.

Funcionario interesado Registro Civil de Nacimiento



Acto administrativo




5






Correo electrónico




8




9 Ingresar la información en el programa de apoyo de la familia lactante y en el formato de ausentismo.


Base de datos

5.2.4.2.3. Licencia por enfermedad Es la licencia que se autoriza cuando el servidor se encuentra en incapacidad mediante acto administrativo motivado, de oficio o a solitud de parte, previa certificación expedida por autoridad competente (Art. 2.2.5.5.11 del Decreto 1083 de 2015).

Se entiende por incapacidad, el estado de inhabilidad física o mental de un trabajador, que le impide desempeñar en forma temporal o permanente su profesión u oficio habitual.

Una vez conferida la incapacidad, el empleado está en la obligación de informar a la entidad allegando copia de la respectiva certificación expedida por la autoridad competente.

Cuando la licencia por enfermedad general sea igual o inferior a dos (2) días se remunerará con el 100 % del salario que perciba el servidor. A partir del tercer día la licencia por enfermedad genera vacancia temporal en el empleo y se remunerará de conformidad con las normas de Seguridad Social en Salud.



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El parágrafo 1° del artículo 3.2.1.10 del Decreto 780 de 2016 establece que los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general serán a cargo de los respectivos empleadores, y de las Entidades Promotoras de Salud a partir del tercer (3) día y hasta el día noventa (90) se reconocerán las dos terceras partes del sueldo y, la mitad del mismo por los noventa (90) días siguientes, es decir hasta el día ciento ochenta (180).

Cuando se trate de incapacidades originadas por enfermedad laboral, la Administradora de Riesgos Laborales - ARL asumirá el 100 % de la incapacidad contado a partir del día siguiente de ocurrido el accidente de trabajo o la enfermedad diagnosticada como laboral y hasta el día ciento ochenta (180) (Literal a. del artículo 18 del Decreto Ley 3135 de 1968).

La licencia por enfermedad no interrumpe el tiempo de servicio. El trámite para el reconocimiento de la licencia por enfermedad a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud se debe adelantar directamente por el empleador ante la EPS (Art. 121 del Decreto Ley 019 de 2012).

La duración de la licencia por enfermedad será por el término que se determine en el certificado médico de incapacidad, sin que el mismo pueda ser aumentado o disminuido por el servidor o el empleador. En el Ministerio del Interior se deben llevar a cabo las siguientes actividades para el otorgamiento de licencia por enfermedad:


RESPONSABLE



1


Funcionario Correo electrónico

2

Entregar o enviar a la Subdirección de Gestión Humana y al jefe inmediato original del certificado de incapacidad expedido por la EPS o ARL.

Funcionario certificado de incapacidad




4




5 Ingresar la información en el formato de ausentismo.


Formato de ausentismo



Acto administrativo




8






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RESPONSABLE





Correo electrónico

5.2.4.2.4. Licencia por luto La licencia por luto es una situación administrativa regulada por la Ley 1635 de 2013 en la que se busca que el servidor público cuente con un tiempo prudencial que le permita volver a retomar sus actividades laborales, entendiendo el duelo como la pena, el sufrimiento y el desamparo emocional causado por la muerte o la pérdida de un ser querido.

La licencia por luto es remunerada y se concede a los servidores públicos por cinco (5) días hábiles en caso del fallecimiento de su cónyuge, compañero (a) permanente o de un familiar hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, hermanos, abuelos y nietos), primero de afinidad (suegros) y segundo civil (padre adoptante, hijo adoptivo, hermano adoptivo).

La licencia por luto no interrumpe el tiempo de servicio.

Esta licencia interrumpe las vacaciones, la licencia ordinaria y la licencia no remunerada para adelantar estudios, si el empleado se encuentra en estas situaciones administrativas. Una vez cumplida la misma, se reanudarán las diferentes situaciones administrativas en la que se encontraba el servidor14. Para el trámite de una licencia por luto es necesario realizar las siguientes actividades:


RESPONSABLE



1


Funcionario Correo electrónico




3

Ingresar la novedad al aplicativo de nómina conforme se indica en el acto administrativo para la elaboración de la nómina y liquidación de seguridad social y parafiscales.



4 Ingresar la información en el formato de ausentismo.


Formato de ausentismo



Acto administrativo




6

Elaborar, revisar y aprobar comunicación en la cual se solicita al funcionario(a) la entrega dentro de los treinta (30) días siguientes a la ocurrencia del hecho, adjuntando copia del certificado de defunción expedido por la



14 Artículo 2.2.5.5.16 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017



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RESPONSABLE



autoridad competente, además de los siguientes documentos: • En caso de relación de parentesco por

consanguinidad: copia del Certificado de Registro Civil en donde se constate la relación vinculante entre el empleado y la persona fallecida.

• En caso de relación cónyuge: copia del certificado de matrimonio civil o religioso.

• En caso de compañera o compañero permanente: declaración que haga el servidor público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, donde se manifieste la convivencia que tenían el empleado con la persona fallecida, según la normatividad vigente.

• En caso de parentesco por afinidad: copia del certificado de matrimonio civil o religioso (cónyuges), o por declaración que haga el servidor público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento (compañeros(as) permanentes) y copia del Registro Civil en la que conste la relación del cónyuge, compañero o compañera permanente con la persona fallecida.

• En caso de parentesco civil: copia del Registro Civil donde conste el parentesco del empleado con la persona adoptada fallecida.

7

Remitir a la Subdirección de Gestión Humana al correo electrónico [email protected] los soporte requeridos de acuerdo con la situación presenta como se indica en la actividad anterior.

Funcionario Correo electrónico Soportes

8 Verificar que los soportes entregados sean los correspondientes y realizar comunicación de respuesta al funcionario.



5.2.5. Vacaciones Las vacaciones son una situación administrativa que constituyen un derecho del que gozan todos los empleados públicos y es una prestación social. Los empleados tienen derecho a disfrutar de un descanso que les permita cesar en su actividad por un período de tiempo, y que tiene como fines, entre otros, recuperar las energías gastadas en la actividad que desempeñan, proteger su salud física y mental, el desarrollo de la labor con mayor eficiencia, y la posibilidad de atender otras tareas que permitan su desarrollo integral como personas e integrantes de un grupo familiar. Adicionalmente, esta situación administrativa implica una separación transitoria de las funciones propias del empleo, y en consecuencia cuando el empleado disfruta de vacaciones, en el empleo del cual es titular se genera una vacancia temporal (Art. 2.2.5.5.50 del Decreto 1083 de 2015). El artículo 8 del Decreto ley 1045 de 1978 establece que los empleados públicos tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicio. Las vacaciones deben concederse




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por resolución del jefe del organismo o del funcionario en quien se delegue, oficiosamente o a petición del interesado, dentro del año siguiente a la fecha en que se cause el derecho a disfrutarlas. En nuestra legislación, las vacaciones están concebidas como una prestación social y como una situación administrativa, la cual consiste en el reconocimiento en tiempo libre y en dinero a que tiene derecho todo empleado público por haber prestado sus servicios durante un (1) año. Las vacaciones se deben liquidar y pagar computando los quince (15) días hábiles contabilizados a partir de la fecha del inicio del descanso, es decir, quince 15 días hábiles incluidos, de conformidad con la normatividad vigente. Su liquidación se debe efectuar con base en el salario que el funcionario esté devengando en el momento de salir a disfrutarlas. Durante las vacaciones se presenta la cesación transitoria en el ejercicio efectivo de las funciones y, por ende, la no concurrencia al sitio de trabajo durante un período señalado con antelación, razón por la que el empleado, pese a que no pierde la vinculación con la entidad, no está percibiendo el salario propiamente dicho, se le reconoce el descanso remunerado; por esta razón se le pagan por adelantado los días que va a salir a descansar (resultado de la sumatoria de los días hábiles), de modo que, una vez el empleado se reintegra a las labores, se le reconocen los días efectivamente laborados. El empleado que va a disfrutar de las vacaciones tiene derecho al reconocimiento y pago de vacaciones correspondiente a quince (15) días hábiles por año de servicio y a quince (15) días de salario por concepto de prima de vacaciones, los cuales se liquidarán con base en los factores salariales que el empleado haya causado y esté percibiendo a la fecha del disfrute, y al reconocimiento de los dos días por bonificación especial de recreación. Las vacaciones deben ser concedidas, oficiosamente o a petición del interesado, dentro del año siguiente a que se cause el derecho a disfrutarlas, y su reconocimiento en dinero, deberá hacerse por lo menos, cinco (5) días anteriores a la fecha señalada para el inicio del disfrute. Las solicitudes de modificación de la fecha de vacaciones programadas se formularán atendiendo las estrictas necesidades del servicio y deberán presentarse mínimo con un (1) mes de anticipación a la nueva fecha de disfrute, con el respectivo visto bueno del jefe inmediato a la Subdirección de Gestión Humana.

5.2.5.1. De la autorización de las vacaciones Para la programación y autorización de las vacaciones se tendrá que cumplir con las siguientes actividades:


RESPONSABLE



1

Elaborar, revisar y aprobar circular interna para la programación del plan anual de vacaciones y comunicarla vía correo electrónico a todos los funcionarios.

Profesional Universitario o especializado Coordinador Grupo de Administración de Planta de Personal Subdirector(a) de Gestión Humana Secretario General

Circular Correo electrónico

2

Diligenciar el plan de vacaciones en cada dependencia, antes del 30 de enero de cada año conforme lo dispuesto en la Resolución 1026 de 2018 o la que la modifique o sustituya15. Cuando en la programación de vacaciones remitida a la Subdirección de Gestión Humana no aparezca relacionado un funcionario con derecho a disfrutarlas, la administración podrá oficiosamente ordenar el goce de éstas.

Ministro(a) del Interior Viceministros(as) Directores Subdirectores Jefes de Oficina

Plan de vacaciones

15 Artículo 66 de la resolución 1026 de 2018 del Ministerio del Interior.



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RESPONSABLE



3

Radicar el plan anual de vacaciones en la Subdirección de Gestión Humana. La Subdirección de Gestión Humana debe llevar control de esta programación.

Ministro(a) del Interior Viceministros(as) Directores Subdirectores Jefes de Oficina

Plan de vacaciones Planilla de correspondencia o Correo electrónico

4 Ingresar las novedades del plan de vacaciones en el aplicativo de nómina.

Profesional Universitario o especializado Coordinador Grupo de Administración de Planta de Personal

5

Realizar mensualmente el proceso de liquidación de las vacaciones a autorizar. Ir al procedimiento “Elaboración de nómina y prestaciones sociales”, actividad 4.


Reportes de nómina

6 Elaborar, revisar y aprobar acto administrativo de autorización o reanudación de vacaciones.

Profesional Universitario o especializado Coordinador Grupo de Administración de Planta de Personal Subdirector(a) de Gestión Humana

Acto Administrativo

7

Comunicar acto administrativo al funcionario al que se le concede vacaciones con copia al jefe inmediato. El Jefe inmediato del funcionario es el responsable de que los asuntos a su cargo queden al día o sean asignados a otro funcionario o colaborador. El jefe inmediato es el responsable de solicitar la suspensión de usuarios o aplicativos institucionales. En caso de aplazamiento e interrupciones de las vacaciones, las solicitudes deberán ser radicadas con diez (10) días hábiles de anterioridad a la fecha de su disfrute, mediante memorando con visto bueno del Jefe Inmediato. Informar a la Subdirección de Gestión Humana la decisión de reanudar las vacaciones aplazadas o interrumpidas con 10 días hábiles de anterioridad a la fecha de su disfrute, mediante memorando con el visto bueno del jefe inmediato.

Profesional Universitario o especializado Grupo de Administración de Planta de Personal. Jefe inmediato

Correo electrónico Acto administrativo

5.2.5.2. De la interrupción, aplazamiento o reanude de las vacaciones Para la interrupción o aplazamiento de las vacaciones se tendrá que cumplir con las siguientes actividades:


RESPONSABLE



1 Solicitar a la Subdirección de Gestión Humana la interrupción de vacaciones mediante memorando con un mes de antelación.

Jefe Inmediato Memorando o comunicado escrito Correo electrónico



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RESPONSABLE



Se podrá hacer la solicitud siempre que medie alguna de las justificaciones legales, tales como necesidades del servicio, incapacidad, licencia de maternidad o comisión de servicios.

2

Ir al procedimiento “Elaboración de nómina y prestaciones sociales”, actividad 4 e incorporar la novedad de interrupción, aplazamiento o reanude de las vacaciones.


Reportes de nómina

3

Elaborar, revisar y aprobar acto administrativo de autorización o reanudación de vacaciones.

Profesional Universitario o especializado Coordinador(a) Grupo de Administración de Planta de Personal Subdirector(a) de Gestión Humana

Acto Administrativo

4 Comunicar acto administrativo al funcionario al que se le aplaza o interrumpe las vacaciones con copia al jefe inmediato.

Profesional Universitario o especializado Grupo de Administración de Planta de Personal

Correo electrónico Acto administrativo

5.3. Etapa de Retiro La etapa de retiro o desvinculación del Ministerio del Interior está enmarcada dentro de las siguientes actividades:


RESPONSABLE



1

Una vez se configure una de las causales de retiro establecidas en la normatividad vigente, la Subdirección de Gestión Humana debe recibir los documentos necesarios para iniciar con la desvinculación del servidor público. En caso de renuncia, el servidor público debe manifestar su decisión por medio escrito al nominador de la entidad. Si es una renuncia pasar a la siguiente tarea, de lo contrario pasar a la actividad 4.


2

Radicar comunicación de presentación de renuncia dirigido al Ministro(a), manifestando su voluntad irrevocable e indicando el cargo desempeñado y la fecha a partir de la cual renuncia.

Funcionario Oficio SIGOB

3

En su calidad de nominador, el Ministro (a) Interior acepta o no la renuncia del servidor. En caso de ser aceptada, remite a la Subdirección de Gestión Humana la renuncia presentada con su visto bueno.

Ministro(a) del Interior

Correo electrónico o visto bueno en el oficio de presentación de renuncia.

4 Verificar que la renuncia presentada o la situación de retiro cumpla con los requisitos establecidos en las normas vigentes.


Oficio de manifestación de renuncia.

5

Elaborar el acto administrativo de desvinculación teniendo en cuenta los requisitos normativos establecidos para cada una de las causales de retiro y presentar para revisión del(a) Subdirector(a) de Gestión Humana.


Correo electrónico proyecto acto administrativo - anexos



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RESPONSABLE



6

Revisar y aprobar el proyecto de acto administrativo de desvinculación teniendo en cuenta la causal de retiro y remitir para validación a la Oficina Asesora Jurídica, Secretaría General y posterior firma del Ministro(a) del Interior.

Subdirector(a) de Gestión Humana Oficina Asesora Jurídica Secretario(a) General

Correo electrónico proyecto acto administrativo - anexos

7 Elaborar, revisar, aprobar y firmar acto administrativo de desvinculación

Profesional Universitario o Especializado Subdirector(a) de Gestión Humana Jefe Oficina Asesora Jurídica Secretario(a) General Ministro(a) del Interior

Acto administrativo




9

Comunicar al servidor público, al apoderado, o al sobreviviente del servidor la decisión administrativa, y se informa sobre los documentos necesarios que debe presentar para su retiro y los trámites que debe adelantar. En el caso que la decisión requiera notificación, continuar en la siguiente actividad, de lo contrario pasar a la 12.


Correo electronico SIGOB Correspondencia físico

10

Se notifica, según corresponda, al servidor público, al apoderado, o al sobreviviente del servidor la decisión administrativa, y se informa sobre los documentos necesarios que debe presentar para su retiro y los trámites que debe adelantar. Esto deber ser solicitado en la comunicación de retiro. En caso de presentarse los recursos de ley por parte del servidor o su apoderado; continuar en la siguiente actividad, de lo contrario pasar a la 12.



11

Con base en el estudio del recurso proceder a confirmar o revocar el acto administrativo. Se realiza análisis a fin de resolver los recursos interpuestos y proceder a confirmar o revocar el acto administrativo. En caso de revocar el acto administrativo se notifica y se termina el procedimiento.



12

Solicitar al interesado la realización del examen médico de retiro. De igual forma opera para el funcionario a quien se le declara la vacancia temporal.


Oficio de remisión y/o correo electrónico Correspondencia físico

13

Solicitar al interesado el diligenciamiento y trámite del PAZ Y SALVO para lo cual debe:

1. Ingresar en el link http://bpmhelium.mininterior.gov.co/AP/Visitor.aspx?id=7334&idPortal=0

• Digitar el número de documento de identidad


Correo electronico SIGOB Formato de PAZ Y SALVO descargado del sistema de información.

http://bpmhelium.mininterior.gov.co/AP/Visitor.aspx?id=7334&idPortal=0

http://bpmhelium.mininterior.gov.co/AP/Visitor.aspx?id=7334&idPortal=0



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RESPONSABLE



en la plataforma y al momento del ingreso validar que los nombres y apellidos sean correctos. Digitar la información de cargo, dependencia y correo electrónico institucional.

• Diligenciar el formato único de inventario documental – FUID relacionando toda la documentación tanto física como digital derivada del desarrollo propio de las funciones desempeñadas al momento de la desvinculación y el lugar donde reposan los archivos. Este puede ser descargado aquí: https://www.mininterior.gov.co/node/30822

• Adjuntar el formato de Declaración de Bienes y Rentas adoptado por el DAFP. Ver actividad 14 numeral 4.

• Adjuntar el formato requerido en la actividad 14 numeral 8 (cumplimiento Ley 2013 de 2019. Aplica para nivel directivo).

Estos archivos deben estar totalmente diligenciados.

Guardar los cambios y cerrar la plataforma de paz y salvos

14

Elaborar informe de entrega del puesto de trabajo, que debe contener como mínimo: 1. Estado de las actividades pendientes o en

proceso. 2. Estado de las bases de datos, aplicativos

o sistemas de información que tenga a su cargo.

3. Relación de inventario documental en medio físico sin fuere del caso, que se encuentre bajo su custodia.

4. El formato de Declaración de Bienes y Rentas adoptado por el DAFP (periodo a declarar del 01 de enero del año vigente hasta el día inmediatamente anterior a la fecha de retiro), a través del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público –SIGEP, debidamente diligenciado con ocasión del retiro del Ministerio (Periodo a declarar: 01 de enero del presente año al día anterior a la fecha de retiro).

5. Entrega de los formatos de la evaluación del desempeño laboral de acuerdo con el sistema aplicado en el Ministerio del Interior en el caso de funcionarios de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción

6. Entrega de Acuerdos de Gestión, para los funcionarios que se desempeñaban en empleos de gerencia pública.

7. Formato de PAZ Y SALVO el cual descarga de plataforma una vez diligenciado y cargada la información requerida.

8. Si el cargo es del nivel directivo deben

Funcionario que se retira y jefe inmediato

• Formato de entrega del puesto de trabajo,

• de Declaración de Bienes y Rentas.

• Carné institucional

• Formatos de la evaluación del desempeño laboral o acuerdos de gestión.

• Acta de informe de gestión para cargos para quien desempeñe empleos del nivel directivo (Ley 951 de 2005).

• Formato de encuesta de retiro.

• Formato de solicitud trámite prestaciones sociales.

• Formato de Declaración de Bienes y Rentas adoptados por el DAFP

• Formato de paz y salvo

https://www.mininterior.gov.co/node/30822



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RESPONSABLE



descargar el formato “Publicación proactiva declaración de bienes y rentas y registro de conflictos de interés” y diligenciarlo.

El formato puede ser descargado en el siguiente Link: https://www.funcionpublica.gov.co/-/servidores-de-altos-cargos-del-estado-deber-c3-a1n-publicar-declaraci-c3-b3n-de-bienes-y-rentas-registro-de-conflictos-de-inter-c3-a9s-y-declaraci-c3- Una vez diligenciado se debe anexar en el siguiente Link: https://www.funcionpublica.gov.co/ley-transparencia-web/declaracionServlet Este soporte debe ser adjuntado en el aplicativo indicado en la actividad No. 13.

15

Se debe reportar la novedad de retiro a las áreas o responsables de:

• Recibir el puesto de trabajo, equipo de cómputo, carné institucional.

• Administrar los usuarios para el ingreso a los aplicativos de la Entidad.

• Administrar el usuario y correo electrónico institucional.

• Efectuar el examen médico de Retiro.

• Liquidar las prestaciones sociales a las que tiene derecho conforme el procedimiento de Elaboración de nómina y prestaciones sociales.

• Registrar la novedad en el aplicativo SIGEP.


Correo electronico

16

Archivar en la historia laboral correspondiente los soportes de retiro, conforme el procedimiento de administración y custodia de historias laborales y actos administrativos de liquidación de prestaciones sociales.

Secretario ejecutivo y/o Auxiliar administrativo

Comunicaciones Actos administrativos Soportes señalados en la actividad 14.

17

Archivar certificación laboral con todas las situaciones administrativas que haya presentado el funcionario durante la permanencia en la entidad. Viene de actividad No. 32 del procedimiento de certificaciones laborales. Trasladar a actividad 15 del procedimiento de Administración y Custodia de Historias Laborales.

Profesional Universitario y/o Especializado, secretario ejecutivo y/o Auxiliar administrativo. Coordinador Grupo de Administración de Planta de Personal Subdirector(a) de Gestión Humana

Certificación laboral Historia laboral

6. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS FECHA

2

Se actualiza el procedimiento, se ajusta la normatividad, el orden de los anexos y la versión, lo anterior de acuerdo al decreto 2893 de 2011. Se incluye la tarea 5.01.17, para eliminar el hallazgo 13 de la Auditoria Regular al Ministerio del Interior y de Justicia de la Contraloría vigencia 2010.

30/11/2011

https://www.funcionpublica.gov.co/-/servidores-de-altos-cargos-del-estado-deber-c3-a1n-publicar-declaraci-c3-b3n-de-bienes-y-rentas-registro-de-conflictos-de-inter-c3-a9s-y-declaraci-c3-





https://www.funcionpublica.gov.co/ley-transparencia-web/declaracionServlet

https://www.funcionpublica.gov.co/ley-transparencia-web/declaracionServlet



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7

Se realiza modificación al manual en la etapa de retiro con el fin de incluir lo referente al formato de PAZ Y SALVO que debe tener el funcionario que se retira del Ministerio y el cual se debe gestionar a través del Sistema de Información de Paz y Salvos.

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….

7. CONTROL DE FORMALIZACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

LUZ DARY VELÁSQUEZ ROMERO PROFESIONAL ESPECIALIZADO

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA

CARLOS LEVI QUINTERO SUAREZ

COORDINADOR GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DE PLANTA DE

PERSONAL SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA

MARÍA ISABEL PALACIOS

RODRÍGUEZ SUBDIRECTORA DE GESTIÓN

HUMANA Validado a través del correo

[email protected] con fecha del 21/12/2020

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SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA noviembre 2020

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