M E T O D O L O G Í A D E L O S S I S T E M A S S U A V E S

Introducción En las unidades anteriores, Ud. ha estudiado la aplicación del enfoque de sistemas en situaciones en las que se identifica claramente una necesidad precisa, por lo que se pueden establecer objetivos claros, para dar respuesta a esa necesidad. Esto es, el analista de sistemas puede expresar el problema en función de alcanzar unas metas claramente definidas. Las situaciones a que nos referimos en el párrafo anterior se han denominado sistemas “duros” En la presente unidad estudiaremos una manera en la que un analista puede enfrentar situaciones problemáticas, en las que no se puede establecer metas claras para su resolución, por tratarse de situaciones rodeadas de circunstancias borrosas y en donde seguramente existen percepciones diferentes a veces contradictorias, por parte de las personas involucradas. A este tipo de situaciones, en las que se encuentra un alto componente social, político y humano, se les conoce como sistemas “suaves” o de “actividad humana”. A partir de las consideraciones de Peter Checkland, quien realizó una investigación sobre la aplicación del pensamiento de sistemas duros a sistemas de tipo administrativo y social, surgió la Metodología de Sistemas Suaves (conocida también como SSM por ser sus siglas en inglés: Soft System Metodology). Esta metodología está basada en el paradigma del aprendizaje y asume la realidad como constantemente reconstruida en un proceso social de negociación, partiendo del hecho de que una organización no existe como un ente independiente, sino que es parte del sentido desarrollado por un grupo de personas comprometidas en un diálogo. La Metodología de Sistemas Suaves busca trabajar con las diferentes percepciones de una situación, definiendo un proceso sistémico de aprendizaje en el cual diferentes puntos de vista son discutidos y examinados a objeto de definir acciones orientadas a su mejoramiento. En la presente unidad se pretende que el estudiante utilice la SSM en situaciones en las que se hace difícil identificar el sistema. Es por ello que el énfasis que se hará, será en que el estudiante obtenga una “definición raíz” es decir, describir el sistema dada una situación.

Objetivo : Analizar una situación del mundo real, utilizando la metodología de sistemas suaves.

Sinopsis: El contenido de la unidad contempla el estudio de los siguientes puntos: Desarrollo del pensamiento de sistemas suaves. La metodología de sistemas para enfrentar problemas no estructurados. Instrucciones y Recomendaciones para el estudio del contenido de la unidad 7. 7.1.- En el Material Instruccional de Apoyo estudie la siguiente lectura: Lectura N°7.1 “El desarrollo del pensamiento de los sistemas suaves”

Para recordar

7.1.a. El análisis, cuando aplicamos la Metodología de Sistemas Suaves, debe consistir en la construcción de una imagen lo más rica posible, de la situación problema. 7.1.b. Podemos identificar siete etapas o pasos en la Metodología de Sistemas Suaves:

1) Investigación del área del problema, tratando de identificar ¿quiénes son los actores

claves? ¿Cómo funciona actualmente?, etc. 2) Representar la situación problema mediante diagramas “visiones enriquecidas”,

donde se muestren:- Estructura- Procesos- Hechos de la organización que puedan ser relevantes para la definición del problema- Clima de la situación: relación entre estructura y proceso.

3) Producir una definición raíz o todas las que puedan ser útiles para el análisis, cada una correspondiente a una visión de la situación. En la definición raíz se expresa una función central de un sistema de actividad humana. Una definición raíz viene a ser una hipótesis, según la cual, la situación problema puede ser mejorada mediante una propuesta de cambios que tanto el analista como el propietario del sistema, han determinado como viables y deseables.

4) Por cada definición raíz obtenida en el paso anterior se construirá el modelo conceptual correspondiente, que permitirá llevar a cabo el sistema de actividad, especificado en la definición raíz. O sea, se describen las actividades que el sistema debe hacer, para convertirse en el sistema descrito en la definición raíz. Este es el paso más riguroso de toda la metodología. La técnica para realizar un modelo conceptual de un sistema de actividad humana es: 4.1) Ensamblar una lista mínima de verbos que describan las actividades principales implicadas en la definición raíz. (Los verbos seleccionados son relativos a las acciones que se deben realizar en el sistema de actividad humana que se analiza). 4.2) Ordenar lógicamente los verbos, de manera que se sucedan en un orden secuencial lógico de acciones. 4.3) Para cada acción, determinar la entrada requerida (información).Se debe verificar que el modelo conceptual no sea deficiente, comparándolo con un modelo de “sistema formal” o con cualquier sistema de pensamiento válido conocido por el analista.

5) Se comparan los modelos conceptuales con el mundo real, esto es el modelo

construido en el paso 2) se compara con los construidos en el paso 4). Esta comparación debe realizarse con la participación de los interesados en la situación problema, a objeto de generar debates acerca de los posibles cambios que pueden aliviar la condición del problema. Preguntas estratégicas que pueden hacerse en este paso son: ¿Por qué hacer esto, en lugar de hacer esto otro?, comparando la realidad actual con el modelo conceptual.

6) Se identifican los cambios factibles y deseables. Por tratarse de sistemas suaves, pocas veces los cambios a realizar consistirán en la creación y habilitación de un sistema. En lugar de ello, los posibles cambios serán de tres tipos:- En estructura-

En procedimiento- En “actitudes”. Sin embargo, la aplicación básica de la SSM en cuanto a la obtención de una definición raíz, puede resultar muy útil para identificar un sistema en situaciones en las que no es obvio cuál es el sistema que se debe analizar, esto es, no se puede identificar las entradas, salidas y objetivos del sistema.

7) Se definen las acciones, para llevar a cabo los cambios identificados en la etapa 6). ELEMENTOS PARA EVALUAR LA VALIDEZ DE UNA DEFINICIÓN RAÍZ Obtener las definiciones raíz de un sistema, o lo que es equivalente, identificar un sistema, es un punto crucial dentro de la elaboración del modelo del sistema que se analiza. Una definición raíz expresa el propósito núcleo de un sistema de actividad con propósito definido, dicho propósito núcleo siempre se expresa como un proceso de transformación en el cual la entidad de “entrada” se transforma en una forma nueva , la entidad “salida”. Según Checkland , para que una definición raíz esté bien formulada, es preciso considerar los elementos que se describen a continuación y como se observa, forman la palabra CATWOE. Este mnemónico es el modelo emblemático de actividad con propósito definido.

Los elementos especificados conforman una lista de verificación útil para probar que se

tiene una definición raíz válida correspondiente a una situación planteada. A excepción

de los elementos identificados con las siglas T y W, los cuales no pueden ser omitidos en

ningún caso, no es preciso que cada uno de los elementos de la lista se encuentre

presente en la definición raíz, pero sí es necesario que si se ha omitido alguno, se haya

hecho en forma consciente.

EJEMPLO DE APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍADE SISTEMAS SUAVES

Como ejemplo tomaremos el caso presentado por Peter Checkland y JimScholes, en el

que se hace un estudio de la Agencia Central de Computación y Telecomunicaciones

(ACCT), la cual forma parte del Departamento de Administración Pública Civil de Londres

Inglaterra. La Agencia fue establecida en el año 1972, época en que había pocas

computadoras en el gobierno central y en general, los departamentos carecían de

experiencia sobre el uso de éstas. Su objetivo, según un manual distribuido a los

departamentos, era:

“La ACCT es responsable de la promoción de la computadora en la administración

gubernamental; tiene por objetivo el mejorar la eficiencia y ampliar las selecciones de

política. Proporciona consejo sobre el desarrollo e implementación de computadoras y

sistemas de telecomunicación, incluidas todas las materias técnicas, es responsable de

todos los aspectos de la obtención y proporciona consejo sobre posibles aplicaciones

computacionales y de telecomunicaciones”

El estudio se centró en el desempeño de los Oficiales de Enlace Departamental (OED),

quienes se encargaban principalmente de evaluar los proyectos computacionales y de

aprobar (o no aprobar) el costo financiero que implicaban. Los OED estaban adscritos a

la División de Proyectos de la Agencia y normalmente eran el primer punto de contacto

entre la agencia y un departamento, resultando ser una función difícil y compleja, sobre

todo en la medida que fue cambiando la tecnología y los departamentos habían

adquirido experiencia y por ende, grado de autoridad delegada. En una revisión de los

procedimientos de la ACCT en 1981, se concluyó que el rol de los OED se había vuelto

muy difícil de desempeñar y se recomendó que fuera revisado. Dado que el director de

la agencia tenía conocimiento de que la Metodología de Sistemas Suaves (MSS) era un

enfoque para analizar problemas mal estructurados, comenzó un estudio de sistemas

sobre el problema detectado, para lo cual conformó un equipo de trabajo en el que

participarían Peter Checkland y Ron Anderson del Departamento de Sistemas en

Lancaster. La información inicial de la que partió el equipo fue la siguiente:

“Los OED en la división de proyectos de la ACCT tienen responsabilidades entre las que

se incluyen el consejo sobre la evaluación de proyectos computacionales, de

telecomunicaciones y máquinas de oficina. Algunos departamentos ahora les han

delegado a ellos la autoridad de aprobar proyectos dentro de distintos límites

financieros. A la luz de esto y otros cambios, el equipo debía llevar a cabo una revisión

del papel del OED, sin omitir: 1. El rango de las responsabilidades de los OED.2. Las

relaciones con las partes de la ACCT.3. Las relaciones con los departamentos Las

relaciones con la industria computacional.5. Las necesidades de inducción y

entrenamiento.6. La experiencia y características necesarias para desempeñar las

tareas. El equipo debía tener como objetivo el completar la revisión en cuatro meses y

también el presentar un reporte al comité directivo, donde estableciera las

recomendaciones del equipo al mismo.”

Basado en la (MSS), el equipo propuso el plan metodológico mostrado en la figura 7.1.

De acuerdo al plan metodológico, se acordó que se entrevistarían personas tanto

pertenecientes a la ACCT como no pertenecientes a ella, de esta manera las entrevistas

podrían incluir los intereses de cada una de las divisiones de la agencia, los

departamentos de “consumidor”, departamentos de suministro en el centro del servicio

gubernamental y los proveedores de computadoras. La lista de entrevistados, entre

personas y organizaciones contactadas dio un total de 106personas.Los parámetros que

se consideraron para las entrevistas, se muestran en la figura 7.2.

Con el producto de las entrevistas, se llevaron a cabo las dos primeras etapas del plan

metodológico, identificándose algunos temas del problema, como fueron:

- El trabajo en la política de tecnología de información en un nivel estratégico se percibía

que era reactivo, en lugar de promover tecnología nueva, técnicas nuevas y estándares

nuevos, que era el propósito pretendido de la agencia.

- La necesidad de que la ACCT mejorara la habilidad para obtener información

continuamente actualizada sobre proyectos computacionales.

- Se aceptó que la ayuda y orientación que suministraba la ACCT era generalmente ad

hoc, dependiente de la experiencia y conocimiento de individuos particulares y que no

se proporcionaba corporativamente, bajo la forma de política, pautas, estándares, etc.

El resultado de las dos primeras etapas fue discutido en dos reuniones del equipo y a

partir de esas discusiones, emergieron muchas ideas para sistemas pertinentes de

actividad humana y que sirvieron de base para obtener definiciones raíz, con lo cual se

llevarían a cabo las etapas 3 y 4 del plan metodológico. Las ideas fueron las siguientes:

1) Un sistema para promover la computación en la administración gubernamental. (En

este caso se tomó la descripción de la declaración oficial de objetivo como definición

raíz).

2) Un sistema de proyecto de administración.

3) Un sistema con capacidad para monitorear proyectos departamentales (un

subsistema de 2).

4) Un sistema para “trabajar el sistema ACCT” (por ejemplo, ayudar a los departamentos

a fin de que la ACCT “retire la responsabilidad o la conexión” a los proyectos de éstos).

5) Un sistema de interacción agencia-departamento que ayuda a que los

departamentos se vuelvan menos dependientes de la agencia.

6) Un sistema de interacción agencia-departamento que monitorea la formulación de

políticas computacionales de alto nivel.

7) Un sistema de interacción agencia-departamento que controla las actividades

computacionales en el gobierno.

8) Un sistema que balancea las demandas que la agencia y los departamentos hacen al

OED. (Los OED estuvieron conscientes de su necesidad continua de hacer esto.)

9) Un sistema para promocionar recursos que permitan que el trabajo de la ACCT se

lleve a cabo (reclutamiento y entrenamiento).

10) Un sistema para facilitar la comunicación.

11) Un sistema de generación de pautas de procedimientos para la aplicación eficiente y

efectiva de la tecnología computacional y de telecomunicaciones en el gobierno.

12) Un sistema para decidir la naturaleza del involucramiento agencia-departamento en

proyectos específicos. En las figura 7.3 puede observar el modelo de la definición raíz

correspondiente a la idea N° 1, esto es, tomar la declaración de objetivos de la ACCT

como raíz.

En el diagrama mostrado los pasos 1 al 9 corresponden al modelo descrito en la

definición raíz. Luego, los pasos 10 al 12, corresponden al monitoreo del funcionamiento

del modelo, evaluando el funcionamiento de la tecnología y las aplicaciones que se han

adoptado, a objeto de realizar cambios si fueren necesarios. En las figura 7.4 se presenta

una definición raíz que engloba las ideas N° 5, 6 y 7.

Definición raíz: Un sistema del cual la ACCT es propietaria y operadora mediante el cual

se podrá decidir la naturaleza de la relación agencia-dpto. (Extensión del

involucramiento de la agencia en proyectos departamentales con computadoras y

telecomunicaciones) cuyo objetivo es mejorar la eficiencia de la administración

gubernamental.