SISTEMATIZACION ORIENTAME

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1Manual de Documentación y Sistematización - Fundación Oriéntame

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2 Manual de Documentación y Sistematización - Fundación Oriéntame

Manual de documentación y sistematización 3Introducción 3Procesos estratégicos de la gestión del conocimiento 4Documentación 6Sistematización 7Pasos del proceso de sistematización 9Anexo 1. Sistematización, evaluación e investigación 19Bibliografía 20

Tabla de contenido

añosañosRealizado por: Carlos Iván Pacheco SánchezRevisado por: Lady Alba – Sandra Pinzón Coordinado por: María Teresa CalderónBogotá - 2013

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3Manual de Documentación y Sistematización - Fundación Oriéntame

MANUAL DE DOCUMENTACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN

INTRODUCCIÓN

Cada vez se reconoce con mayor frecuencia la importancia de la genera-ción y apropiación del conocimiento que realizan las organizaciones y, con la aparición de las tecnologías de la información y la comunicación (TICS), éste se ha convertido en un aspecto cada vez más importante en términos de innovación y producción de nuevo conocimiento. Sin embargo, estos procesos no surgen por sí mismos; se requiere que las organizaciones tengan la voluntad institucional de adelantarlos:

El conocimiento necesita un contexto compartido, un lenguaje compar-tido, cuya función consiste en ser un medio para crear significados que permiten a las personas entender y comprender el contexto de los otros y de sí mismos, actuando de acuerdo con dicho conocimiento. A su vez, por la misma interacción, se producen cambios y se crean nuevos contextos o ESPACIOS DE CONOCIMIENTO Y APRENDIZAJE. Peluffo & Catalán, 2002:16

Tabla de contenido

En la organización se maneja lenguaje incluyente pero para facilitar la lectura se utilizara el masculino o femenino indistintamente.

Debemos superar la visión del conocimiento como un recurso, como un objeto, y estudiarlo como un acto. El proceso de conocer como opuesto al conocimiento como un objeto. Esta visión es también una toma de posición, puesto que contempla a la persona como elemento clave del proceso y también como destinatario último. Ontológicamente, se parte de un principio de emancipación de las personas, que son los poseedores últimos del conocimiento, y que lo ceden voluntariamente a la organiza-ción (trabajadores del conocimiento). Epistemológicamente, se plantea la combinación entre conocimiento tácito y explícito, y conocimiento indi-vidual y grupal.

Ángel Arboníes

Desde esta perspectiva, leer el contexto actual para pasar de allí a ubi-carse en nuevos contextos de aprendizaje y conocimiento, es un pri-mer paso necesario para avanzar en la dirección correcta. La Fundación ORIÉNTAME viene dando pasos firmes en la identificación de proce-sos de conocimiento claves para la organización. La formulación colec-tiva de una Política de Documentación y Sistematización, combinada con elementos formativos y de adquisición de competencias, permitirá generar una cultura de estos procesos en las diferentes coordinaciones.

Este manual pretende contribuir a la formación de las personas de la Fundación y servir de guía en los propios procesos de documentación y sistematización que emprendan los distintos grupos, con la intención de evidenciar el conocimiento explícito y tácito que la organización ha construido a lo largo de su historia.

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4 Manual de Documentación y Sistematización - Fundación Oriéntame

1. Polanyi fue el primero en caracterizar este tipo de conocimiento en 1967, en su obra The Tacit Dimension, Ed. Doubleday, New York, 1967. “Todos aquellos elementos del conoci-miento que los individuos poseen y que son pobremente definidos, no están codificados ni publicados, y que ni siquiera los mismos individuos son capaces de expresar. Son diferentes en cada persona pero, hasta cierto punto, pueden ser compartidos entre colaboradores y cole-gas que tienen una experiencia en común.” (Polanyi, 1967, citado por Stein, 1997:734)

PROCESOS ESTRATEGICOS DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO La gestión del conocimiento (GC) se puede definir como la capacidad de aprender y generar conocimiento nuevo o mejorar el que existe. En la perspectiva de ORIÉNTAME se refiere -en los contextos de la SSR, los DSR, el END y el aborto- a qué ha aprendido y qué puede enseñar la organización a sus agentes institucionales internos, y qué puede transferir y enseñar a organizaciones, personas, sociedad del conocimiento y sociedad en general. Cuáles son los conocimientos innovadores que ha generado la organización, siendo la líder en el país y en América Latina en los contextos mencionados, y que quizás no ha recuperado, construido, documentado, sistematizado y/o difundido en su totalidad.

Los procesos de GC requieren algunos pasos previos en un ciclo continuo que permite avanzar en la recuperación y construcción de conocimiento tácito y explícito. Este ciclo se aplica a procesos individuales que forman parte de la GC, como la documentación y la sistematización. Los teóricos de la GC han propuesto como pasos básicos los siguientes:

Diagnóstico

Producción

Objetivos

Circulación

Medición

Almacenaje

Figura 1. Ciclo de la Gestión del Conocimiento

Tomado de Peluffo & Catalán, 2002

Las organizaciones se han preocupado siempre por el conocimiento explícito, es decir, aquel que circula y es tangible en los diferentes espa-cios institucionales: protocolos, guías, directrices, informes, manuales, conocimiento derivado de investigaciones, etc. Sin embargo, el conoci-miento tácito1, definido como aquel que:

“se encuentra en las personas, que es difícil de articular y codificar de alguna forma que pueda ser comprensible para otros, y que surge de los cambios que estas personas realizan en la forma de hacer las cosas, de su experiencia, cuya incidencia se evidencia en el des-empeño y en la capacidad de dar respuestas eficientes ante nuevos problemas o desafíos” (Peluffo & Catalán, 2002:16)

Ha sido poco apropiado, documentado, sistematizado, y se queda en las personas, sin que se convierta en un valor agregado de la organización, aun cuando es ésta la que ha permitido el contexto para su construcción y apropiación por parte de los agentes institucionales individuales.

ORIÉNTAME, en sus más de 30 años de historia, tiene en su acervo experiencia en el ámbito de los servicios de salud sexual y reproductiva (SSR), en el manejo del embarazo no deseado (END) y el aborto, así como en proyectos comunitarios y de formación de prestadores de servicios, desde profesionales, técnicos, auxiliares, hasta líderes comunitarias y farmaceutas, en el campo de la SSR y de los derechos sexuales y repro-ductivos (DSR). ¿Cómo avanzar en la recuperación de ese conocimiento que aún no se ha formulado? ¿Cómo poner en diálogo estas diversas experiencias personales y grupales para construir nuevos conocimientos y apropiarse de ellos? ¿Qué pasos pueden darse en esta dirección?

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5Manual de Documentación y Sistematización - Fundación Oriéntame

1. Diagnóstico: Consiste en elaborar el mapa de conocimiento orga-nizacional, el diagnóstico de prácticas habituales y la evaluación de las capacidades dinámicas de la organización. En el ámbito de la documentación consiste en plantear qué tipo de información se debe documentar, y cuáles son las prácticas habituales de documen-tación y las capacidades para identificar información clave y relevante en cada uno de los espacios institucionales que deba ser almacenada o circulada, como base para otros procesos de conocimiento. En la sistematización se indaga cuáles son los procesos, proyectos o pro-gramas que son de importancia para la organización y que, al siste-matizarse, responden a preguntas transversales para la generación de conocimiento y experiencia novedosa para la organización y otras instituciones. La pregunta central para la organización es ¿Cuánto sabe de lo que sabe?

El conocimiento que la organización sabe que conoce

El conocimiento que la organización requiere pero que sabe que no posee

El conocimiento que la organización posee y que no está siendo utilizado

El conocimiento que la organización ignora que no conoce (pérdida o carencia no visualizada)

Podría estar siendo utilizado efectivamente para resolver problemas.

Puede ser incorporado, identifi-cando las competencias requeridas y administrando los programas de aprendizaje adecuados.

Las prácticas de GC relacionadas con la identificación, captura, almacenamiento y difusión permiten que este recurso pueda ser utilizado y aprovechado.

Requiere un análisis exhaustivo para descubrir qué conocimiento falta o se ha perdido (por ej. por pérdida de expertos) lo que permite definir estrategias para su recuperación o incorporación

Lo que sabe que sabe

Lo que sabe que no sabe

Lo que no sabe que sabe

Lo que no sabe que no sabe

2. Definición de objetivos: Proporciona dirección en relación con la creación de conocimiento y de competencias claves.

3. Producción: Define los modelos de producción de conocimiento. En este caso específico, lo relacionado con documentar y sistema-tizar. Es deseable que la organización defina procesos de documen-tación y sistematización que estén planeados desde el inicio de las intervenciones y se mantengan durante todo el ciclo de los proyectos, y no solamente se realicen luego de haberlos concluido (ex post).

4. Almacenaje: Codificación, catalogación, depuración, limpieza y seguridad de los datos que se construyen y cómo se transforman en información en cada espacio institucional. Los conocimientos previamente codificados se ubican en repositorios a los que los usuarios pueden acceder fácilmente en el momento que los necesitan.

5. Circulación: Creación de espacios de conversación e intercambio adecuados para circular el conocimiento tácito y explícito, al inte-rior de la organización, pero también hacia otras instituciones y la sociedad en general, de acuerdo con las necesidades y prioridades institucionales.

6. Medición: Define indicadores de seguimiento, resultado e impacto para los procesos de D&S y para hacer un seguimiento a su progreso.

Adaptado de Peluffo & Catalán

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6 Manual de Documentación y Sistematización - Fundación Oriéntame

DOCUMENTACIÓNLa documentación incluye la gestión de la información en diversos tipos de documentos, ubicados en distintas clases de unidades de infor-mación, estableciendo los procesos necesarios para ofrecer mayores y mejores recursos de información, independientemente del soporte y lu-gar donde se encuentren (Moreiro, 1993; Múnera & Pabón, 2002). La gestión de la información comienza por la construcción del dato, por parte de una persona o un grupo de la organización. Los datos serán útiles y relevantes si sus gestores comprenden previamente la importancia de los mismos y están inmersos en una cultura de la información que les permite construir e interpretar el dato.

Matriz diagnostica de datos2

En la documentación es necesario establecer los diferentes tipos de datos que se originan institucionalmente y, a partir de este primer mapa de información producida, preguntarse, ¿Cuáles de estos datos no están siendo útiles en la generación de nuevo conocimiento? y ¿Qué datos que podrían ser útiles en la generación del conocimiento institucional, tácito y explicito, no se están construyendo?

2. Cuando hablamos de datos, puede tratarse de un dato único, numérico o textual, así como indicadores o grupo de datos: informes, protocolos, documentos, etc.

Ejercicio Uno

Cada coordinación completa la matriz diagnóstica con los datos actua-les que genera y establece cuáles hace falta generar. Debe tenerse en cuenta que estamos hablando de conocimiento explícito y tácito.

Luego del diagnóstico inicial, se requiere avanzar hacia los otros pasos necesarios para darle utilidad al dato:

Ejercicio dos

Cada coordinación completa la matriz de datos y así tendrá el diagnós-tico y los datos que considera relevantes de aquellos ya producidos, y aquellos que falta construir. Adicionalmente, para cada dato o grupo de datos, cada unidad sugiere la periodicidad, el modo de registro, la for-ma de almacenamiento, con quién y para qué se comparte y los medios para compartir, los niveles de seguridad y, finalmente, los indicadores de uso de los datos seleccionados.

Como quedó determinado en la política de D&S, la Dirección de la Fundación definirá estratégicamente cuáles de los datos sugeridos por las coordinaciones son los más relevantes en términos de construcción de conocimiento institucional interno y externo, tácito y explícito, quién o quiénes lo administran y manejan, las formas de compartirlo y difundirlo, y los niveles de seguridad que requiere la información generada.

Tipo de dato Coordinación donde se genera

Orientación

Quién o quiénes lo construyen

Orientadoras

Quién o quiénes lo interpretan

Coordinación de orientación.

Administración, Dirección

Objetivo del dato

Productividad de serviciosN° de personas

atendidas orientación

Tipo de dato Modo de registro

Digital

Modo y lugar de almacenaje

Digital, base de datos, informe diario, informe

mensual

Con quién o quiénes y cómo se comparte

Coordinación de orien-tación, Administración, Dirección. Informes, Intranet, Base de datos de prestación de servi-cios.

Objetivo del dato

Productividad de servicios

N° de personas atendidas

orientación

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7Manual de Documentación y Sistematización - Fundación Oriéntame

SISTEMATIZACIÓNEn la década de los años setenta, en un marco de acción social po-pular en América Latina, derivado de las corrientes epistemológicas y metodológicas de la investigación acción participativa del colombiano Orlando Fals Borda, y de la educación popular de Paulo Freire, surge la necesidad de aprender de la experiencia, de construir conocimiento a partir de la historia de los procesos sociales que adelantaban gru-pos comunitarios, partidos políticos, organizaciones sociales, etc. No se trataba de investigar, pues lo que se quería era aprender de una experiencia particular, para volver a ella y continuar con el trabajo de transformación. No se pretendía generalizar hallazgos, sino mejorar la propia práctica, compartir lo aprendido con otras experiencias, y con-tribuir al enriquecimiento de la teoría (Jara, 2001). Aparece entonces la sistematización de experiencias como una nueva manera de reconstruir la historia de los procesos, entre la investigación y la evaluación.

“Surge, en este período, para responder a los desafíos contextua-les y a los interrogantes que presentaban las diversas propuestas de educación popular y de trabajo social alternativo, un llamado a “sistematizar las prácticas” como un esfuerzo consciente de capturar los significados de la acción y sus efectos; como lec-turas organizadas de las experiencias, como teorización y cues-tionamiento contextualizado de la praxis social, para poder comunicar el conocimiento producido. En resumen, si bien la sistematización no es un concepto unívoco, aparece como un tipo de tarea reflexiva, que todos podíamos hacer y que, al recuperar organizadamente la práctica, permitía volver a inter-venir en ella y en la realidad con mayor eficacia y eficiencia”. (Ghiso, 1998:4).

3. Ende, Michael Carpeta de apuntes, Madrid , Alfaguara, 1996.

Dentro de este marco, en años posteriores, la sistematización de expe-riencias se ha tornado “moda” con diferentes interpretaciones y usos. Varias entidades gubernamentales y de cooperación multilateral han decantado el concepto hacia la reconstrucción y la generación de “buenas prácticas”, que se pueden replicar en otros contextos, y que solamente requieren la aplicación de ciertos conocimientos en un orden establecido. Se limita a documentar experiencias en informes donde no se explicita la lógica de los procesos, ni se hace una interpretación crítica de los mismos; en ocasiones, los resultados y buenas prácticas no dan cuenta de las lógicas sociales de los procesos y de su historia. Importa replicar para tener éxito. Las personas, los procesos y sus contextos poco importan, porque la transformación social pasa a un segundo plano.

“Si tu cambias con cada experiencia que haces”-le preguntó en una ocasión al maestro Muto uno de sus discípulos-“¿qué es lo que en ti permanece invariable?” “La manera de cambiar constantemente,” respondió. Michael Ende3

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8 Manual de Documentación y Sistematización - Fundación Oriéntame

Para la realización de procesos de sistematización de experiencias se requiere avanzar en cambios personales e institucionales que permitan obtener competencias para la interpretación crítica de lo que se hace. A nivel personal, se requiere una disposición a aprender de la propia práctica, del propio quehacer, sensibilidad para dejar hablar a la experiencia desde su historia y no hacerle decir sólo lo que nos interesa o nos conviene, aprender a ver y a analizar el contexto donde ocurre la experiencia, identificar las diversas versiones o puntos de vista de acuerdo con la posición que se tiene en la experiencia, capacidad de observación, registro, escritura, análisis, interpretación y síntesis.

Desde las instituciones, es necesario que haya un interés por generar procesos de gestión del conocimiento y dinámicas de equipo e intercambio, impulsando un proceso acumulativo de la práctica y la memoria institucional. Se requiere que la insti-tución esté dispuesta a destinar recursos y tiempo para ello, así como lo hace para la planificación y la evaluación. Sin esto, la insti-tución no prioriza la sistematización y la hace inviable. (Jara, 2001)

Figura 3. Momentos del proceso de sistematización(Tapella, 2009: 79)

El contextoLa práctica

La lógica del procesoLos factores que la moldearon

Los métodosLos recursos

Los resultados

Reflexión crítica en que los actores/as

analizan todo lo anterior

Aprendizaje

colectivo para

transformar la

realidad

Experienciaque será

sistematizada

Objeto delconocimiento

Identificación de actores

Situación inicialy elementos del contextoIntencionalidad

y proceso de la intervención

Situación finalo actual

Lecciones y aprendizajesexperienciassignificativas

Figura 2. Resumen del proceso de sistematización

Adaptado de Rimisp -Fidamérica & Preval (2008)

En este manual, partiremos de una definición de sistematización más apegada a la tradición latinoamericana, como una interpretación crítica de los procesos para transformar la realidad. Oscar Jara la define como

“Aquella interpretación crítica de una o varias experiencias que, a partir de su ordenamiento y reconstrucción, descubre o expli-cita la lógica del proceso vivido, los factores que intervinieron en dicho proceso, cómo se interrelacionaron entre sí y porqué lo hicieron de ese modo.” (Jara, 1998)

El centro del proceso de sistematización pasa de la reconstrucción del proceso y el ordenamiento de datos y sucesos, a la interpretación crítica que genere conocimiento útil para el futuro, bien sea para mejorar o cambiar la experiencia sistematizada u otras experiencias para poder aprender de ellas.

Este proceso es considerado también como una forma de pro-ducción de saberes, sobre la base de la descripción del cuándo, dónde, cómo, y por qué del desarrollo de experiencias indivi-duales o grupales. Es en este sentido que también permite obtener distintos conocimientos a partir de la práctica. (Mejía M., sf.)

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9Manual de Documentación y Sistematización - Fundación Oriéntame

Figura 4. Modelo general que sustenta un proceso de sistematización Las preguntas claveAdaptado de Rimisp, FIDAMERICA & PREVAL (2008)

4. Se trata de identificar prácticas significativas y no sólo las llamadas “mejores” prácticas, porque sistematizar una experiencia “fracasada” también podría dejarnos muchas lecciones. (Jara, 2001).

Antes

¿Qué sucedió? Cuándo? ¿Con qué métodos? ¿Con qué medios?

Quiénes (actores y actrices)

¿Cuál es la situación hoy?Beneficios tangibles e intangibles

atribuidos a la experiencia

¿Quiénes son los beneficiarios?

Lectura de contexto:Dificultades y facilitadores

de la intervención.

Lectura de contexto: ¿Que factores ampliaron

o restringieron la magnitud de los efectos o el número

de beneficiarios?

Proceso de la experiencia

Situación actual

¿Cuál era el problema u oportunidad antes de que se iniciara la experiencia?

Lectura de contexto: ¿Cuáles eran las causas del problema u oportunidad?

¿Qué factores limitaban en lo local la resolución del problema

o aprovechamiento de la oportunidad?

Con las preguntas resueltas en el antes, en el proceso y en la situación actual de la experiencia en sistematización, se procede al análisis e inter-pretación crítica que conduce al aprendizaje basado en la experiencia y que se sintetiza en conclusiones, hallazgos relevantes y recomenda-ciones para modificar las acciones, difundir conocimiento y construir lecciones aprendidas y prácticas significativas4, que son aquellas que, al entender el contexto y la historia de la experiencia, pueden adaptarse a otros territorios o experiencias de acción social.

5. Oriéntame (2012) Política de Documentación y Sistematización. Mimeo.

PASOS DEL PROCESO DE SISTEMATIZACIÓN

Los expertos en sistematización han identificado diversos pasos. Aquí mencionaremos los más importantes, aquellos sin los cuales el proceso no podría llevarse a cabo. Es necesario, aclarar que los pasos pueden ser utilizados de manera ex post, esto quiere decir, luego de la experiencia, para reconstruirla e interpretarla, o bien –lo que es deseable y recomendable- en el momento en que surge la idea de la intervención o proyecto y se inicia la planeación (ex ante). Allí es clave que se planeen los elementos necesarios para documentar e ir sistematizando mientras ocurre el proceso de la experiencia.

1. Selección de la experiencia que será sistematizada

Siguiendo la política de D & S de la Fundación ORIÉNTAME, 5 y de acuerdo con el diagnóstico del conocimiento necesario para la organi-zación, cada coordinación seleccionará, entre sus proyectos, programas u otro quehacer específico, las experiencias más relevantes o con ma-yor potencial para la extracción de aprendizajes y lecciones que puedan utilizarse dentro de la Fundación y otras iniciativas similares en otros espacios y organizaciones.

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10 Manual de Documentación y Sistematización - Fundación Oriéntame

Como se ha dicho anteriormente, las personas que se enfrentan a un proceso de reflexión sobre su quehacer requieren algunas actitudes y competencias. Adicionalmente, al integrar el equipo, debe tenerse en cuenta, además de lo mencionado, que representen los diferentes ti-pos de personas que estén directamente involucrados en la experiencia seleccionada, y que sean informantes calificados en tanto que tienen conocimiento o manejan información clave sobre las acciones, hitos, resultados o algunas circunstancias que la han afectado.

Al seleccionar el equipo, es deseable que se tenga en cuenta el interés de participar en las actividades de la sistematización y, además, que las personas dispongan del tiempo necesario para las acciones del proceso de sistematización (sesiones de planeación, talleres, entrevistas, redac-ción de relatos, interpretación, análisis, validación, etc.). En el interés de generar nuevo conocimiento útil, la organización debe planear y asig-nar el tiempo necesario a las personas que participan en la sistematiza-ción como parte de sus funciones laborales.

Es necesario que, una vez conformado el equipo de sistematización de la experiencia, se realice una primera reunión donde:

Reunión inicial del equipo de sistematizaciónAcuerden el enfoque teórico y metodológico de la sistematización.

Establezcan un plan de trabajo.

Definan los roles de los integrantes. Es necesario que se elija un coordinador.

Construyan los procedimientos y/o mecanismos necesarios para la autorregulación del equipo de sistematización.

2. Conformación del equipo de sistematización

Ejercicio. Selección de la experiencia Lluvia de ideas

Cada equipo o grupo hará el listado de experiencias o quehaceres que realiza dentro de la organización. Una vez terminada la lista, el grupo procederá a identificar cuál de las experiencias o quehaceres tiene mayor potencial. Para hacerlo, debe tenerse en cuenta los siguientes criterios y otros que el grupo considere importantes:

* Potencial para aprender individual y organizacionalmente de la experiencia

* Viabilidad técnica y material para hacer la sistematización. Aquí debe considerarse si hay información, el acceso a ella, si hay tiempo para emprender el trabajo, los costos, la disponibilidad e interés de las personas.

* El grado de conexión del quehacer o experiencia con otras coordinaciones de la organización.

* En la perspectiva de generar prácticas significativas, deben valorarse los resultados positivos o, por el contrario, su mal desempeño.

Cada persona que propone una experiencia o quehacer de la lista presenta una breve justificación de su propuesta, basada en los criterios establecidos. Terminada la presentación de la lista, se busca el consenso o al menos un acuerdo de mayorías sobre la experiencia o quehacer con mayor potencial para sistematizarlo.

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Línea de tiempo de la experienciaPrimera ParteObjetivo: Reconstruir la línea de tiempo de la experiencia. El equipo invitará a un grupo de actores directos e indirectos a parti-cipar en el taller. Las actividades de reconstrucción de la experiencia pueden hacerse individualmente o en pequeños grupos homogéneos o mixtos, combinados con plenarias, para propiciar la expresión y el intercambio de las diferentes percepciones.

Preguntas generadoras de la línea del tiempo¿Cuándo, cómo y por qué se inicia la experiencia? Exponer las razones y motivaciones que le dieron lugar y el contexto en el que se produjo.

¿Quiénes se involucraron en la misma, de manera directa e indirecta, y cuáles han sido sus respectivos roles? La respuesta a esta pre-gunta ayudará a identificar las personas que deben ser encuestadas o entrevistadas.

¿Cuál fue la secuencia cronológica de los hechos (a manera de hitos)? Se debe evitar el simple listado de actividades realizadas, pues no se trata de describir todo lo que se hizo, sino de identificar los marcos en la trayectoria de la experiencia y las circunstancias presentes.

¿Por qué estos hechos fueron importantes? ¿Qué consecuencias tuvieron para la experiencia?

3. La línea de tiempo de la experiencia

En este ejercicio, el equipo de sistematización recupera informa-ción relevante sobre la trayectoria de la experiencia, desde su momento inicial hasta su situación actual, incluyendo el camino recorrido entre estos dos momentos y los factores de contexto que la favorecieron o dificultaron. El ejercicio se realiza con los actores directos e indirectos que participan o participaron en la experiencia.

En el taller se establecerán consensos respecto a los hitos y se señalarán las manifestaciones coincidentes y discrepantes sobre la experiencia y el contexto en que ocurre (con sus dificultades, oportunidades, fortalezas y amenazas).

Cada grupo, trabajará en la línea de tiempo de la situación inicial, el pro-ceso de intervención de la experiencia y la situación presente. Las per-sonas del equipo dinamizador pueden presentar una línea de tiempo de otras sistematización como ejemplo para que los grupo identifiquen como se hace.

Con la información aportada y en plenaria, se construye gráficamente la línea de tiempo de la experiencia, añadiendo la información que aportan los participantes y que será útil en la definición del eje de sistematización y la participación de actores en entrevistas, grupos de discusión, etc.

Ejemplo de representación gráfica

Diseño del proyecto

Aprobación de la junta directiva

HIT

OS

Elaboración propia

La línea de tiempo es la base para la reconstrucción de la experiencia en su perspectiva histórica, de contexto y de las personas que participan desde diversas perspectivas. Nos muestra también la interrelación de todos estos elementos y nos da la clave para la definición del “objeto de conocimiento” y/o la definición del eje de la sistematización. Si la sistematización se inicia con el proyecto, entonces es necesario ir construyendo la línea de tiempo de acuerdo con el avance del mismo.

Taller1

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4. Identificación y construcción del objeto de conocimiento El eje de sistematización

En nuestra comprensión de la sistematización como un proceso de gestión del conocimiento, de construir nuevo saber, es necesario defi-nir el “objeto de conocimiento”. Esto se hace mediante la pregunta:

¿Cuál es el eje de la sistematización de esta experiencia particular?

Esto se logra delimitando analíticamente el problema, oportunidad o aspecto de la experiencia que se quiere explicar, identificando las preguntas y variables que nos pueden orientar en esa explicación, los aspectos específicos de la experiencia seleccionada sobre los cuales se concentra el esfuerzo de reflexión y de análisis crítico.

Su definición se puede formular en el mismo taller de elaboración de la línea de tiempo con sus hitos, o en una fecha próxima, para que el grupo tenga presente los argumentos y justificaciones que los llevaron a establecer un consenso sobre esa línea de tiempo con esos hitos específicos.

CO

NT

EX

TO

2 0 0 1 2 0 0 2 2 0 0 3 2 0 0 4 2 0 0 5

Situación Inicial

Legislación nacional negativa para el aborto

Financiación internacio-nal para prevenir el aborto inseguro

Proceso de Intervención

Situación Presente

Taller1

Se pueden presentar los siguientes ejemplos para que los grupos tengan mayores elementos al momento de responder las preguntas generadoras:

La respuesta debe ser un enunciado corto que defina lo que queremos aprender.

Segunda Parte Eje de sistematización de la experiencia

Objetivo: Definir el eje de sistematización de la experiencia colectivamente.

Las personas dinamizadoras del taller piden que se conformen grupos de 3 o 4 personas. Luego entrega las preguntas genera-doras a cada grupo para que las respondan:

La pregunta generadora

¿Qué queremos aprender sobre la experiencia seleccionada para ser sistematizada?

Preguntas secundarias:

¿Qué relaciones, procesos o situaciones identificados en la línea de tiempo de la experiencia suscitan interrogantes? ¿Por qué?

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13Manual de Documentación y Sistematización - Fundación Oriéntame

5. Los actores involucrados

Con los insumos recolectados en el taller de línea de tiempo, y el cono-cimiento del equipo de sistematización, se debe proceder a identificar a los actores de la experiencia. Primero se procede a identificar a las personas que han estado directamente relacionadas con la experiencia:

Participantes directos

- Quienes han participado en la toma de decisiones relaciona-da con la experiencia;

- Quienes han aportado los recursos materiales, humanos o financieros empleados durante la experiencia

- Las personas que han realizado la intervención- Las personas que han recibido los beneficios (o perjuicios) directos de la experiencia

Luego se procede a la identificación de actores indirectos, que son aquellos que no han participado en la toma de decisiones, no han aportado recursos directos, ni tampoco son beneficiarios directos de la experiencia, pero que a través de sus acciones y decisiones han tenido influencia en la experiencia de desarrollo. Estos actores deben priori-zarse con base en criterios definidos por el equipo. Una clasificación útil puede ser aquella que define la necesidad o no de participación en el proceso, en términos de lo que este requiere:

A. Participación indispensableB: Sería muy útil su participaciónC: Debe participar sólo si hay tiempo o recursos disponiblesD: Su participación no sería tan necesaria, podemos prescindir de ella

Por ejemplo:El aspecto más importante de la experiencia es el proceso mediante el cual se logra la transformación de valores sobre el embarazo no deseado y el aborto en el grupo de líderes.

O en forma de pregunta:

¿Qué motiva a un farmaceuta a remitir a la Fundación Oriéntame mujeres que le consultan por un retraso menstrual?

¿Cuáles han sido los aprendizajes centrales en el proceso de remisión y atención de mujeres vulnerables a los servicios de Oriéntame?

Una vez respondidas las preguntas se pide que cada grupo nombre un representante que presentará en plenaria el eje de sistematización al que el grupo llegó y los argumentos que lo sostienen.

La plenaria discutirá cuál de los ejes presentados es el que mejor recoge lo que la organización quiere de la sistematización de la experiencia. Se pueden combinar ejes de varios grupos o generar nuevo más completo o más comprensivo en la plenaria.

Taller1

Con la definición del eje, se concluye el primer taller colectivo. El equipo de sistematización debe realizar una ayuda de memoria del proceso del taller que servirá como insumo para el taller número dos.

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14 Manual de Documentación y Sistematización - Fundación Oriéntame

6. Recopilación, organización y análisis de la información disponible

Es necesario hacer una compilación de material que ayude a entender la experiencia que se está sistematizando. Las fuentes secundarias es-tán representadas en documentos, bases de datos, diagnósticos, actas de reuniones, formulación de proyectos, informes de monitoreo y eva-luación, etc. Debe buscarse en las distintas fuentes de documentación y luego organizarlas según correspondan a la situación inicial, al proceso o a la situación actual. El equipo de sistematización se distribuye los distintos documentos y los analiza de acuerdo a la necesidad del eje definido.

Cuando el proceso de sistematización se inicia con el proyecto y es paralelo a la experiencia, es necesario construir las fuentes documentales. Después de tener claros los elementos de la sistematización, se deben establecer los luga-res, espacios, tiempos y actividades necesarias para registrar el proceso. Asimismo se establecen los aspectos que se deben registrar para hacer visible lo se quiere sistematizar. Para ello se muestra a continuación una tabla de ejemplo en la que se deberán consignar dichos aspectos:

Ejemplo de matriz de actores

Ejemplo de matriz de actores

Actor

Directora de la ONG

Farmaceuta

Prestador de servicio

Directo

X

X

Indirecto

X

Papel o rol en la experiencia

Toma de decisiones

Beneficiario directo

Receptor final de la remisión

Nivel de prioridad

A

A

C

Lugar, espacio, tiempo y actividad Cómo lo registraría

Visita a los farmaceutas Diario de campo

Reunión inicial con líderes Informe de ayuda de memoria

7. Formulación de preguntas o hipótesis de trabajo

Es muy importante que, en un trabajo colectivo, incluso en el mismo taller donde se definen la línea de tiempo y el eje de sistematización, se generen las preguntas e hipótesis que son plausibles para explicar lo ocurrido en los diferentes momentos de la experiencia.

Generación de preguntas e hipótesis

Participantes: En lo posible el mismo grupo del primer taller o am-pliado de acuerdo a la necesidad.* Ponga en un lugar visible la línea de tiempo y el eje de sistematización* Entregue dos tarjetas a cada participante del taller* Solicite que en una tarjeta formule una pregunta que considere

pertinente * En la otra tarjeta debe anotar una hipótesis explicativa * Vaya colocando todas las tarjetas en un lugar visible para

todos y agrupadas por temas* Dirija la discusión en plenaria para ir integrando preguntas

e hipótesis e ir descartando las que no responden al eje de sistematización

* Priorice con el grupo y seleccione las cinco preguntas e hipótesis que mejor contribuyan a la explicación de lo que ha ocurrido en la experiencia

Estas preguntas e hipótesis ayudaran a planear y construir el trabajo de recolección de fuentes primarias entre actores directos e indirectos. El equipo de sistematización debe realizar la ayuda de memoria y con ella planear los siguientes pasos del proceso.

Taller2

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15Manual de Documentación y Sistematización - Fundación Oriéntame

8. Recolección de fuentes primarias

Cada una de las personas del equipo de sistematización, a partir de la línea de tiempo de la experiencia y de la definición del eje de sistemati-zación, así como de las preguntas e hipótesis, escribirá un primer relato de sistematización, donde reconstruye la experiencia de acuerdo con la línea de tiempo y con su propia perspectiva. Este es el elemento central de las fuentes primarias, que se combina con otras técnicas para recolectar información con otras personas que han sido actores directos e indirectos en la experiencia.

Otras herramientas para recolectar fuentes primarias:

Los tipos de herramientas para recolección de información sobre expe-riencias se han originado dentro de enfoques de investigación específicos, como la etnografía, la investigación-acción participante, la hermenéu-tica, la investigación experimental, la teoría fundamentada y otros. Es importante que siempre que se utilice una u otra herramienta se tenga claridad sobre su concepción y dentro de qué corriente se enmarca.

En el siguiente apartado se sintetizan los principales instrumentos para la recolección de información como insumo para la construcción de los productos finales de la sistematización.

El diario de campo

El diario de campo es un instrumento fundamental cuando la sistemati-zación exija hacer una inmersión en un lugar, zona o región específica o cuando, sea relevante para el proceso de sistematización obtener infor-mación de las observaciones sobre el contexto que hace la persona que sistematiza. El diario de campo es una herramienta donde la persona registra el día o jornada durante la cual hizo la recolección de los datos. Allí registra las distintas experiencias, interpretaciones de situaciones y aspectos relevantes que pueden aportar al análisis posterior. Se aconseja

que, durante todo el proceso de sistematización, los encargados de la recolección de la información lleven un diario de campo, pues de allí se podrá extraer información y apreciaciones que podrían pasarse por alto u olvidarse de no haberlas registrado.

La entrevista

Esta herramienta es una de las más utilizadas en los estudios sobre fenómenos sociales y culturales. Dentro del proceso de sistematización de experiencias, esta herramienta proporcionará la oportunidad de obtener y reconstruir información sobre las perspectivas de un grupo de personas o individuos. Las tres principales variantes de esta herra-mienta son:

a. La entrevista informal o no estructurada

Esta forma de entrevista generalmente se realiza de manera individual. Las preguntas no están definidas, ni limitadas por alguna clase de guía; habitualmente se elaboran en la entrevista misma y siempre están orientadas a los objetivos o temáticas propuestas. La entrevista informal es ideal para los primeros acercamientos a un grupo, y puede servir para formular posteriormente entrevistas más estructuradas y para indagar de forma general sobre aspectos globales. También es útil cuando se busca fomentar procesos narrativos en los grupos o personas, pues mo-tiva la comunicación abierta entre el entrevistador y el grupo.

b. La entrevista estructurada

Este tipo de entrevista está delimitada por unos parámetros precisos. El entrevistador deberá orientar las preguntas hacia el abordaje especí-fico de las temáticas seleccionadas y, aunque tiene cierta libertad para formular las preguntas, deberá garantizar la recolección de la misma información en todas las entrevistas. Para la elaboración de una entre-

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vista estructurada de sistematización hay que tener en cuenta la línea de tiempo, el eje y las preguntas e hipótesis iniciales y, a partir de allí, generar unas temáticas centrales, unos aspectos particulares y unas pre-guntas potenciales. Es importante probar el instrumento de la entre-vista en una prueba piloto y, adicionalmente, si el equipo no realiza directamente las entrevistas, capacitar a los entrevistadores para poder estandarizar los resultados del proceso.

Matriz de elaboración inicial de entrevistas estructuradas

c. La entrevista estandarizadaEsta forma de entrevista es mucho más rígida y se caracteriza por cuatro elementos claves:

•Todaslaspreguntasdelaentrevistadebentenerelmismosignifi-cado para todos los entrevistados; esto significa que las preguntas no deben ser ambiguas, deben ser concretas y específicas.

•Laspreguntasdebenhacerseentodosloscasosenelmismoorden.•Enloposibledebenhacersepruebaspilotodelaentrevistapara

examinar el grado de ambigüedad que genera en las respuestas.•Lamayorpartedeestasentrevistastieneunaestructuradecues-

tionario (se parece más a una encuesta).

La entrevista estandarizada es recomendable cuando se propone una gran cantidad de personas como fuentes de información pues, por sus características, permite facilitar el proceso de recolección de gran canti-dad de información en poblaciones extensas.

Temáticas centrales Aspectos particulares Preguntas potenciales

Por último, se recomienda al entrevistador vincular permanentemente las preguntas que se hagan, bien sea en la entrevista informal o en la entrevista estructurada, a las preguntas que se formularon dentro del proceso general de sistematización. Es deseable hacer reorientaciones y evaluaciones permanentes de la información que se recibe durante la entrevista, y la forma como se organizan estas respuestas y preguntas en torno a los objetivos de la sistematización.

Los grupos focales

Esta herramienta tiene como objetivo recolectar opiniones encontradas y paralelas sobre ciertos temas en ciertos grupos homogéneos, los tipos de argumentos y debates que se generan entre los participantes, y las ideas globales de grupo. Para la elaboración de los grupos de discusión, se deberá plantear previamente una tarea específica para el grupo, en términos de qué se va a discutir. Se deberá también establecer unas preguntas guía y una clara definición del área en la que se orientarán las discusiones. Las principales recomendaciones en términos técnicos para la realización de los grupos de discusión son: que el grupo incluya entre 6 y 12 personas y que haya dos tipos de registro, uno de graba-ciones de audio y otro de texto, donde se registrarán las memorias o elementos importantes de la discusión, por ejemplo los temas que se alejan de la temática establecida durante la discusión.

9. Procesamiento y análisis de la información

El equipo tiene ya varias fuentes de información que son las que se deben ordenar y procesar para el análisis. Estas fuentes son, en su orden:

Fuentes Primarias: Los relatos de cada una de las personas del equi-po de sistematización y otras informaciones extraídas de entrevistas, grupos focales, observación participante, y todas las técnicas de recolec-ción de información que se hayan utilizado.

Fuentes secundarias: Aquellas recolectadas y trabajadas por el equipo de sistematización con base en documentos, informes, etc.

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17Manual de Documentación y Sistematización - Fundación Oriéntame

En cada casilla de la matriz es necesario buscar los disensos, consensos, reafirmación de hipótesis planteadas, respuesta a preguntas formuladas, puntos de vista diferenciados entre las personas del equipo de sistema-tización, personas entrevistadas y/o registros documentales. La matriz se revisa colectivamente con el equipo y se reconstruye un nuevo relato de equipo que da cuenta de la experiencia, recoge los diversos puntos de vista de los participantes y, con ello, la elaboración de las lecciones aprendidas, los vacíos, las dificultades y los aprendizajes significativos.

La matriz es una herramienta de procesamiento y análisis cuando la información que se revisa es pequeña. Pocos relatos, pocas entrevistas. Si el acervo documental es grande, es necesario avanzar a otro nivel de procesamiento, para lo cual existen herramientas de software que son útiles en estos casos: para el análisis cuantitativo, por ejemplo: SPSS, STATA, y para el análisis cualitativo ATLAS Ti o NVivo. Cuando se trate de una sistematización que requiera estas herramientas, se sugiere seleccionar a una persona que las maneje y pueda formar al equipo de sistematización.

Ejemplo de matriz de procesamiento y análisis:

Etapa/Persona

Situación inicial

Proceso de intervención

Etapa actual

Hallazgos esperados y no esperados

Lecciones aprendidas

Relato 1

Relato 2

Grupo focal 1

Entrevistado 1

Informe de monitoreo

Taller de Validación Grupal

Con la información procesada y analizada, y una vez que se ha escrito de nuevo el relato colectivo, se organiza un taller grupal en el cual debe participar la mayoría, si no todas, las personas incluidas en el proyecto, directa e indirectamente.

El objetivo del taller es presentar el proceso de sistematización, la reconstrucción de la experiencia desde la situación inicial, el proceso y la situación actual, para que el grupo valide u ofrezca nuevos puntos de vista que se hayan pasado por alto.

Posteriormente, se pondrán en discusión las lecciones aprendidas, los aprendizajes significativos, las innovaciones descubiertas, el nuevo conocimiento generado, para que el grupo lo discuta, aporte nuevos puntos de vista, acuerdos, desacuerdos, nuevas miradas, revise aspectos no analizados, o proponga interpretaciones nuevas.

Validación de la sistematización

Objetivo: Validar el proceso y los resultados de la sistematización

Participantes: Las mismas personas que participaron en los talle-res uno y dos y si es posible ampliarlo al máximo de participantes de la experiencia que se sistematizó.

Inicialmente el equipo de sistematización presenta los resultados en términos del antes, el proceso y el ahora basándose en la línea de tiempo de la experiencia.

Con base en lo anterior, es necesario procesar y analizar la información de acuerdo con las hipótesis y preguntas que se hayan definido como centrales para la sistematización. Una manera práctica de hacerlo es elaborar matrices que permitan visualizar la información.

Taller3

Taller4

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10. Uso y comunicación de la sistematización de la experiencia

Tan importante como la sistematización es el uso que se le da a la produc-ción de nuevo conocimiento logrado a partir de ella. Con este fin, es necesario que la organización, con el apoyo del equipo de sistema-tización de la experiencia particular, definan las siguientes preguntas:

- Introducción- Identificación de la experiencia sistematizada- Línea de tiempo de la experiencia- Eje de la sistematización- La situación inicial y su contexto- El proceso de intervención y su contexto- Los resultados de la experiencia (situación actual o final)- Hallazgos, conclusiones y recomendaciones- Lecciones aprendidas- Prácticas significativas- Anexos

Luego conforme grupos y a cada grupo entréguele los resultados para que los revisen, los critiquen y aporten visiones nuevas que no han sido identificadas por el equipo de sistematización (Se puede entregar el documento elaborado por el equipo previamente para que las personas tengan oportunidad de leerlo previamente)

Cada equipo presenta en la plenaria su análisis crítico y nuevos aportes. La plenaria define cuales de esos elementos son perti-nentes y deben agregarse o suprimirse de la sistematización de la experiencia.

Con los nuevos elementos del taller de validación, se escribe de nuevo el relato de la experiencia, ya en forma de relato de sistematización por parte del equipo. Este relato puede tener los siguientes componentes o definir una estructura diferente, según sea más conveniente para la organización:

Comunicar¿Que?

¿A quién?

¿Cómo?

¿Para qué?

¿Cuándo?

El relato o informe de sistematización debe considerarse un documen-to “tipo”, que puede transformarse o del cual se pueden comunicar partes, resultados o prácticas significativas al interior o al exterior de la orga-nización, según convenga y sea útil. Lo importante es que el conocimien-to generado circule y pueda ser utilizado por otras personas.

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Modificado de FIDAMERICA, PREVAL & RIMISP

ANEXO 1. SISTEMATIZACION, EVALUACIÓN E INVESTIGACIÓNLa sistematización utiliza elementos comunes con otras formas de producción de conocimiento. Se presentan los elementos distintivos de la sistematización, la evaluación y la investigación aplicados experiencias, programas y proyectos:

Dimensión Sistematización Evaluación Investigación

Objeto de estudio

Propósito

Métodos

Experiencias desarrolladas en el pasado o presente con énfasis en los procesos y las estrategias de inter-vención.

Recuperar, reconstruir, organizar e interpretar en forma crítica las expe-riencias, para obtener de ellas apren-dizajes y lecciones que nos permitan mejorar las prácticas. Responde a las preguntas ¿qué se hizo?, ¿cómo se lo hizo? y ¿por qué se hizo de esa manera?

Utiliza procedimientos y técnicas que se asocian a métodos cuantitati-vos y cualitativos. Los métodos deben favorecer la reconstrucción de la experiencia vivida, el aprendi-zaje sobre la misma y la comunica-ción.

Experiencias desarrolladas en el pasado o presen-te con énfasis en los cambios producidos en térmi-nos de resultados e impacto.

Valorar los resultados de una experiencia en términos de los cambios producidos de acuer-do a criterios de eficiencia, eficacia y efectivi-dad, de modo que la información y el aprendi-zaje resultante mejoren la toma de decisiones. Responde a las preguntas ¿cuánto se hizo? ¿Cuán bien se hizo?

Utiliza procedimientos y técnicas que se asocian a métodos cuantitativos y cualitativos. Los métodos deben favorecer el análisis compa-rativo de los resultados obtenidos en distintos momentos de una intervención.

Experiencias, desarrolladas en el pasado o presente con énfasis en explicación causal o comprensiva de diversos temas o preguntas que surgen durante la ejecución, así como de validación de programas o estrategias.

Generar conocimiento nuevo o más acabado o adapta-do sobre distintos aspectos vinculados a las experien-cias. Este conocimiento puede ser utilizado -y lo es con frecuencia- para validar intervenciones o para diseñar-las con mejores marcos de referencia. Responde a la pregunta ¿qué factores explican la producción de los hechos?

Utiliza procedimientos y técnicas que se asocian a métodos cuantitativos y cualitativos. Los métodos deben favorecer la producción de conocimiento nuevo y/o la validación de las estrategias utilizadas, usando con frecuencia diseños experimentales.

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BIBLIOGRAFÍA

Principales documentos de referencia Estos son documentos que apoyaron la realización del manual en su conjunto:

Rimisp (2008) Aprendizaje y gestión multi-institucional de conocimientos: Una guía aplicada al desarrollo rural. Rimisp – FIDA – Preval. CD interactivo. Santiago de Chile.

Mejía, Marco Raúl (sf). La sistematización: Empodera y produce saber y conocimiento. Ediciones desde abajo. Bogotá.

Bibliografía general:

Arboníes. A (sf). “Transformar la organización para crear conocimiento.” MIK, Mondragón Innovation and Knowledge. Mimeo.

Bonilla E., & Penélope Rodríguez (2005). Más allá del dilema de los métodos: La investigación en ciencias sociales. Bogotá D.C., Norma.

Ende M (1996) Carpeta de apuntes, Madrid, Alfaguara.

Ghiso, A (1998) De la práctica singular al diálogo con lo plural aproxi-maciones a otros tránsitos y sentidos de la sistematización en épocas de globalización. FUNLAM. Mimeo.

Jara, O (2001) “Dilemas y desafíos de la sistematización de experien-cias.” Presentación realizada en el mes de abril 2001, Cochabamba, Bo-livia, en el Seminario ASOCAM: Agricultura Sostenible Campesina de Montaña, organizado por Intercooperation. Mimeo.

Moreiro, J (1998). “Introducción al estudio de la información y la docu-mentación.” Medellín. Universidad de Antioquia. Mimeo.

Múnera, M & Arilog Regina Pabón (2002) “La gestión del conocimiento y su relación con la documentación.” Rev. Interam. Bibliot. Medellín (Colombia) Vol. 25 No. 2 julio – diciembre de 2002.

Peluffo, M & Edith Catalán (2002) Introducción a la gestión del cono-cimiento y su aplicación al sector público. CEPAL – ILPES. Santiago de Chile.

Pujadas J., Comas D., & Roca J. (2010). Entrevistas cualitativas. Barce-lona: UOC.

Tapella, E (2009) “¿Cómo aprender desde la práctica? Aproximaciones conceptuales y metodológicas para la sistematización de experiencias de desarrollo.” Perspectivas en políticas públicas, Belo Horizonte, Vol. II. No. 4. Jul/dez 2009.

Valles M. (2007). Entrevistas cualitativas. Cuadernos metodológicos. Madrid: Centro de investigaciones sociológicas.

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