Sistemas ERP para la gestión empresarial integrada

Autores: Castalia Vargas 2011-0009, Yankarlo Tavarez 2014-2258, Víctor Rodríguez 2014-2323,

Jazmín Peralta 2014-2386.

Resumen

La necesidad de integración de la información y procesos de las diversas áreas de una

empresa es posible hoy día gracias a la selección e implantación adecuada de un

software o sistema ERP. Cuando una empresa decide emigrar hacia una plataforma

tecnológica de este tipo, tendrá que tomar decisiones y medidas mucho más allá de la

simple adquisición de un programa, un ERP conlleva un autocuestionamiento

organizacional profundo y cambios muy radicales; un resultado exitoso será posible si

se cuidan los detalles y se toman las medidas de lugar, en este caso, se estaría

logrando una poderosa herramienta para la gestión integrada de toda la organización.

Palabras claves: sistema ERP, implantación, integración, estrategia, gestión, costos,

cultura organizacional, ERP extendido, cadena de suministro.

Introducción:

Los ERPs o sistemas de planificación empresarial son softwares que administran,

interconectan y organizan la información de las diferentes áreas de una empresa

facilitando la organización de sus datos, la comunicación interna, el flujo y registro de

sus operaciones, y la elaboración de informes1. Tienen su origen en la década de los 60’

con la llegada de los ordenadores centralizados o mainframes y sus softwares MRP

para planificar la producción automatizada en grandes industrias manufactureras. El

surgimiento de la PC, el acceso a redes, el avance tecnológico en base de datos y una

conciencia de la importancia de la integralidad de los sistemas dio pie a que en los años

90 se popularizaran los ERP2.

1 http://www.definicionabc.com/tecnologia/erp.php2 Sieber, Sandra. Sistemas de Información Gerencial.

El nuevo milenio propició la extensión del sistema ERP hacia los proveedores y clientes,

con esta nueva modalidad de ERP extendido se compartió la información de la gestión y

los recursos internos de la organización con otras empresas de interés, abarcando

todos los componentes de la cadena de valor y conectándolos a través de la Web.

Se estima que a nivel mundial unas 30 mil empresas ya han implantado un sistema

ERP, lamentablemente, no todas han obtenido los resultados esperados debido a

errores en la selección o implementación. El objetivo de este ensayo es –precisamente-

dilucidar la fórmula para su correcta implantación, siguiendo los consejos de la experta

en Sistemas de Información, Sandra Sieber, y de desarrolladores comerciales de este

tipo de programas, es posible reducir al mínimo los estragos de la transición y resultar

gananciosos de la experiencia.

Los puntos de abordaje también abarcan cuando el ERP se expande hacia fuera, y

recorre la cadena de suministro, lo que implica una nueva etapa de relación entre la

empresa con sus proveedores y clientes, teniendo así múltiples ventajas y también sus

consiguientes retos.

Desarrollo

La administración ha decidido integrar todos los estamentos y operaciones de la

empresa dentro de una red de ordenadores, un sistema unificador. La nueva generación

ha marcado la pauta, es un CEO con ideas vanguardistas que ha tomado las riendas y

redefinido el rumbo. Su idea es maravillosa, pero el cambio puede resultar arrollador.

La primera gran prueba para esta clase de directivos innovadores consistirá en definir

una posición con respecto al alcance de ese cambio, según la experta Sandra Sieber

existen dos enfoques de la planeación de sistemas: uno está orientado a alinear el

sistema con la estrategia de la empresa, y el otro diseña a ambas simultáneamente. En

cualquiera de los casos la empresa dispondrá de una base de datos integrada que

reunirá en un único depósito todos los datos transaccionales de sus operaciones.

Es particularmente útil reunir todos los datos y transacciones en un único depósito

porque es frecuente que en los sistemas independientes se dupliquen los pedidos

desde diferentes áreas, generando retrasos, información contrapuesta y errores. Lo

peor es que la situación integral de un cliente es difícil de determinar cuando su estatus

crediticio o el curso de sus pedidos se encuentran en diferentes sistemas.

Todo esto plantea la necesidad de tener un espacio común de datos al que acceden los

diversos departamentos para fines de consulta y que se actualice de forma constante.

Esto se conoce como sistema de información integrado o ERP.

La transferencia de información entre las diversas áreas funcionales de una empresa,

conectará a producción y ventas, a producción y compras, a ventas y almacén, a

finanzas y contabilidad, a recursos humanos y todos los demás departamentos. Para

que Marketing pueda desplegar un plan de ventas efectivo deberá tener acceso a los

costos y disponibilidad de producción, para así establecer unos precios y plazos de

entrega adecuados. Esa interrelación sistemática parecería inminente para cualquier

empresa.

El segundo gran reto, y partiendo de que el o los directivos estarán internamente muy

bien asesorados por su personal contratado para las TICs, para elegir la mejor opción

de las tantas que ofrece el mercado de los ERP cuidando de que el software presente

las siguientes características: una única entrada del dato, detalle de sus atributos y

enlace con todas las áreas que lo requieran, un único usuario responsable de su

actualización constante y acceso restringido a usuarios de información de carácter más

confidencial; también, debe respaldar debidamente la base de datos y registrar todo el

historial de acceso y entradas.

Es muy probable que surja el dilema de desarrollar un sistema propio hecho según el

“modus operandi” de la empresa o comprar un software empresarial estándar que mejor

le ofrezca soluciones. En estos casos, el bolsillo y las necesidades tendrán la última

palabra.

Tanto el uno como el otro tiene sus pro y contras, pero Sandra Sieber argumenta que

desarrollar un sistema propio supone demasiado dinero y trabajo sin que ello le vaya a

representar a la empresa alguna ventaja competitiva o diferenciación en el mercado. Es

preferible optar por el sistema estándar, más económico y que hace la función, aunque

no sea a la medida.

Entre los beneficios que conlleva un sistema ERP cabe destacar: el control de los

procesos departamentales, la optimización y dinamismo de las actividades, la

agilización y flexibilidad en inventarios, la reducción del tiempo para llegar al mercado o

“time market”, la mejora de servicio al cliente y del estatus de los pedidos en curso, y la

estandarización y control unificado de los RRHH.

Los costos de un ERP dependerán del sistema, el proveedor, el soporte y su viabilidad

a corto, mediano o largo plazo. Según Sieber, un proyecto ERP típico incorpora cinco

categorías de costes: software, hardware (infraestructura), equipo de implantación,

formación y consultoría. Pero también habrá que contemplar una serie de costos

ocultos que se derivan de las dificultades en la integración, como son las horas no

productivas de los usuarios dedicadas a los entrenamientos, el proceso de análisis y

conversión de los datos y los problemas de arranque en la implantación.

El tercer gran reto para los directivos de la organización, luego de haber elegido el ERP

adecuado, es asegurarse de que el implantador conozca a profundidad la cultura y

estructura de su empresa. Todos los factores claves para una implantación exitosa de

un sistema ERP, como lo plantea Sandra Sieber apuntan en esa dirección y consisten

en : alinear los procesos del negocio y las funcionalidades del ERP, el involucramiento

de los directivos, la integración de un equipo multifuncional a cargo de un director de

proyecto, la contratación de consultores experimentados que transfieran conocimiento a

los expertos internos, una metodología clara de implantación, la familiarización

temprana de los usuarios, la mejora continua y el mantenimiento consuetudinario del

ERP.

En ese sentido, poner en una balanza el costo-beneficio de adherirse a un sistema

como éste es nuestra principal recomendación. Y si opta por hacer el cambio hacia un

ERP, queda explícita la importancia de cuidar los detalles en el proceso de implantación

Los sistemas de información para la gestión de la cadena de suministro

La cadena de suministro es el proceso por el que fluyen los productos desde el

proveedor hasta el cliente final3, este concepto desde su perspectiva más actual enlaza

los cuatro eslabones principales de dicha cadena: proveedores, producción, distribución

y clientes a través de un sistema de información que facilita el ciclo de reabastecimiento

en tiempo real.

La gestión efectiva de la cadena de suministro con un software SCM (Supply Chain

Management System tiene como objetivo tiene como objetivo la puntual producción y

distribución de mercancía, en la cantidad, tiempos y lugares adecuados, reduciendo

costes y optimizando el servicio.

Cabe destacar que existen riegos asociados a la implementación a este tipo de sistema

tales como que el proveedor pueda manejar la información interna de los consumos y

otras informaciones que si se divulgan a la competencia puede ser que afecten la

competitividad por lo que para esto se debe gestionar un nivel de confiabilidad entre las

partes y ser amparado en una base legal.

Conclusión

Queda claro que la peculiaridad de cada empresa, su manera de ser y hacer, será

transformada para siempre a partir de un sistema ERP. Cuando acudimos a un banco o

a una telefónica es fácilmente palpable como todas las operaciones giran alrededor “del

sistema”, en más de una ocasión habremos sido también víctimas de sus fallas cuando

“se cae” y todo se detiene hasta su restauración, he ahí la importancia de tener un buen

software, una correcta implantación y un buen respaldo de todos esos datos. Dichas

instituciones a través de la Web obtienen información confidencial crediticia de sus

clientes o enlazan sus sistemas de cajeros automáticos permitiendo retiros de usuarios

de otros bancos, un buen ejemplo de la ampliación del sistema a clientes y

proveedores, o la integración de los sistemas de información a la cadena de suministro.

Esa es solo la punta del iceberg, las instituciones realizan transferencias y

3 Sieber, S., Porta, V., & Valor, J. (2006). Los sistemas de información en la empresa actual: aspectos estratégicos y alternativas tácticas

transacciones innumerables a través de estos sistemas. Nuestra vida y economía están

sustentadas en los ERP.

Llevar la empresa hacia la gestión integrada a través de este tipo de sistema es una

decisión estratégica de vital importancia, que redunda en la selección y correcta

implantación del sistema. Para los desarrolladores mexicanos del software ERP Integra

“No hay recetas mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas; solamente

trabajo bien realizado, una correcta metodología y aspectos que deben cuidarse antes y

durante el proceso de implantación, e inclusive cuando el sistema entra en función”.4

En la Era de la Información, los analistas del futuro prevén cambios profundos en las

estructuras de las organizaciones, en la medida que avanza la interconexión y la

tecnología los sistemas ERP evolucionarán y proliferarán hasta niveles insospechados,

creemos que el mundo será un gran ERP…

Bibliografía

Sieber, S., Porta, V., & Valor, J. (2006). Los sistemas de información en la empresa actual: aspectos estratégicos y alternativas tácticas. McGraw-Hill Interamericana de España.

Definición de ERP. (n-d). http://www.definicionabc.com/tecnologia/erp.php

¿Qué es una ERP?. (n-d) http://erp-integra.com

4 http://erp-integra.com