SISTEMAS DE INFORMACIÓN

TCIN™ CHRISTIAN HERNÁN BEDOYA SUÁREZ

FACULTAD DE INGENIERÍA INFORMÁTICA

GRUPO DE INVESTIGACIÓN ITEM

UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA

Capítulo 1.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y ORGANIZACIONES

O B J E T I V O S

Conocer la noción y concepto de Sistemas de Información. Conocer los componentes de un Sistema de Información. Conocer la diferencia entre un Sistema de Información y un

Sistema Informático. Comprender el rol de los Sistemas de Información en las

Organizaciones. Conocer los diferentes tipos de Sistemas de Información en

las Organizaciones. Conocer los sistemas de información de apoyo a la toma de

decisiones. Comprender el impacto de las Tecnologías de la

Información y de las Comunicaciones (TIC) en el diseño de un negocios.

Comprender el propósito de los sistemas de información en las organizaciones.

En este capítulo se mira una organización como si fuese "intensiva en información" o, que es lo mismo, como un centro generador, receptor y emisor de información. Vista así la organización, la cuestión a comprender es cómo encajar un sistema de información en una organización, teniendo presente que un sistema de información es un componente de la organización con gran potencialidad de ayudar, pero también de "molestar" en la dinámica organizacional y en la percepción del negocio. Lo anterior añade el problema de saber cómo encajar y renovar el sistema de información, motivo por el cual se revisan los diversos tipos de sistemas de información. En este sentido, este capítulo ayuda a comprender el proceso de añadir diversos tipos de sistemas de información en las organizaciones.

SISTEMA DE INFORMACIÓN (SI) VERSUS DISCIPLINA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN (DSI).

El sistema de información es el objeto que estudia la

disciplina de Sistemas de información1.

La disciplina de Sistemas de Información es pluralismo y heterogénea1 ... es decir, dentro de una disciplina hay gente de diversas corrientes de formación y de pensamiento diciendo cosas sobre algo muy concreto: los sistemas de información.Por ello no es extraño que encontremos lingüistas, filósofos, antropologías, administradores, ingenieros, especialistas en ciencias de la computación, especialistas en comunicación e información, y un gran, etc 2.

1 La disciplina se origina de una confluencia entre Administración de Empresas, Ingeniería de Software y Computación. 2 Hoy no es un campo totalmente definido, más bien es un "convocando intelectual", o sea, un sitio donde mucha gente discute.

VISIÓN SISTÉMICA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La visión de sistemas provee un punto de vista acerca de cómo conocer y ver las cosas, siendo en sí misma una visión generalizada.

Al introducir un enfoque de sistemas, todo lo vemos como sistema. Al introducir el pensamiento, puede que no saquemos sistemas, pero trabajamos "sistémicamente". Al introducir la teoría, el sistema se define por los conceptos que usa.

No existe una única definición de lo que es un sistema de información. Por esto se dice que el concepto de sistema de información ha sido definido y ha evolucionado de varias maneras por diferentes autores que han investigado sobre el tema, sin llegar al día de hoy a una única definición.

Algunos proponen usar una visión de sistemas para saber lo QUÉ ES un sistema de información

Con estos planteamientos, se puede "imaginar" que un sistema de información es un sistema, pero en un aspecto organizacional, teniendo como consecuencia que un sistema de información es un sistema, constituido por información y que opera dentro o adscrito a una organización

A continuación se revisarán estos 3 conceptos.

Sistema: Conjunto de elementos y sus inter-relaciones que evoluciona en un cierto entorno con el fin de conseguir un objetivo común. Este concepto define un sistema de información con una entidad, con unos fines concretos y objetivos

“Un sistema de información puede definirse técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados quepermiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la

información para apoyar la toma de decisiones y el control

en una institución”

SISTEMA DE INFORMACIÓN

INFORMACIÓN

Conocimiento transferible, recopilable y procesable que se representa y se hace material en datos almacenados en un soporte (documentos impresos, archivos, estadísticas, informes, entre otros medios de almacenamiento), y que en una organización adquiere valor en la medida de apoyar la toma de decisiones. La forma varía según su fuente y origen. Es la materia prima del sistema de información

INFORMACIÓN

Organización. Existen una acepción que la asemeja o equipara a una empresa o a un conjunto de funciones administrativas. Pero aquí interesa la sistémica donde una organización es el conjunto de relaciones que define un negocio. Una organización se concreta en una estructura, que es la forma material de ese conjunto de relaciones y que da lugar a la empresa, la cual puede variar en el tiempo (fusionarse, dividirse, hacerse virtual, etc.)

INFORMACIÓN EN UNA ORGANIZACIÓN

La información adquiere muchas formas en una organización:

• externa: cuando se origina fuera de la organización.• interna: cuando se origina dentro de la organización • corporativa: cuando sirve para comprender el entorno.

INFORMACIÓN EXTERNA

La información externa posee las siguientes cualidades:

• Fuentes: Política, Economía, Sociedad, Tecnología, entre aspectos ambientales.

• Agentes: Proveedores, clientes, distribuidores, financiadores, reguladores, competidores, entre otros agentes exógenos.

La información externa puede ser de 3 tipos:

• Información Necesitada: La información que realmente se precisa para tomar decisiones y/o realizar cambios. Habitualmente no es información existente ni obtenida, demandando esfuerzos adicionales. Por ejemplo, decisiones que implican conocer la competencia.

• Información Existente: La que está disponible y es extraíble. Puede no ser necesitada ni obtenida. Por ejemplo información pública o del estado emitida por ley.

• Información Obtenida: La información que se obtiene con procedimientos de recogida de datos. En muchos casos ni es necesitada ni es la existente. Por ejemplo información recogida de estudios de mercado frecuentes.

Con independencia del tipo de información externa, ésta se

procesa de diversas maneras:

PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN EXTERNA.

Información entrante: es la información que "llega" pudiendo ser necesitada, existente u obtenida.

Información a desechar. Información del tipo existente u obtenida que no es necesitada. Aquí suele desecharse información que las personas llaman "interesante" (aquella que resultó novedosa pero inútil) y "fatal" (aquella que simplemente distorsiona el resto).

Información a explotar. Principalmente Información necesitada, pudiendo incluirse algo de información existente u obtenida. Aquí se distingue la información "útil" (aquella que ha adquirido un nivel de necesaria) y la crítica (aquella que al 100% es necesitada).

INFORMACIÓN INTERNA

La información interna se genera de los procesos de la organización, por lo cual puede considerarse caracterizada según los niveles de una organización: estratégica, táctica o de gestión, u operacional.

El hecho de que la información interna pueda caracterizarse según los niveles de una organización, da lugar a distinciones en el tipo de información, distinguiéndose: formas de utilización/uso, niveles de abstracción, y diferencias de proyección o alcance dentro de la organización. Además, la información interna varía en sus fines por nivel organizacional .

CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN POR NIVELES ORGANIZACIONALES

CARACTERÍSTICAS DE ABSTRACCIÓN Y USO DE LA INFORMACIÓN POR NIVELES ORGANIZACIONALES

CARACTERÍSTICAS DE PROYECCIÓN DE LA INFORMACIÓN POR NIVELES ORGANIZACIONALES.

FINES DE LA INFORMACIÓN POR NIVELES ORGANIZACIONALES.

Cabe destacar, que según el volumen de información interna, en una organización en la sociedad de la información, se produce cambios en la dimensión informacional de la organizacional. Si es intensiva en el nivel de táctico o de control de gestión (nivel intermedio), la organización puede aplanarse debido a que pueden aparecer o transformarse en muchas instancias de procesamiento manual de información .

Así, por ejemplo, Si una organización usa mucha información de control pero posee operaciones muy estandarizadas, se dice que la organización se angosta; y si una organización usa poca información de control, esencialmente en organizaciones

automatizadas, se dice que la organización se aplana.

INFORMACIÓN CORPORATIVA

La información corporativa es la información que la organización emite al entorno con el fin de hacerse conocida. Esencialmente se caracteriza por el destinatario y su contenido.

El destinatario suelen ser proveedores, clientes, distribuidores, financistas, reguladores, competidores, entre otros.

El contenido suele ser económico y actualmente incluye contenidos tecnológicos (por ejemplo, indicaciones para realizar transacciones electrónicas).

DATO, INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO

La figura siguiente expone la relación que se da entre información (ya definida anteriormente), conocimiento (proyección de la información en tiempo y espacio y otras dimensiones de utilidad) y datos (registros material de hechos o fenómenos)

CONFORMACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

• Varias funciones intrínsecas• un proceso de gestión de información, y• un conjunto tecnologías de la información y de las

comunicaciones (TIC).

FUNCIONES INTRÍNSECAS

Las funciones de un sistema de información pueden extraerse de la siguiente definición que puede considerarse operacional. Un sistema de información es un sistema que reúne, almacena, procesa y distribuye conjuntos de información entre los diferentes elementos que configuran una organización, y entre la organización

misma y su entorno.

Las funciones intrínsecas de un sistema de información que están implicadas en la definición que acabamos de enunciar se pueden ilustrar con la figura que presentamos a continuación

• Recoger: captura información externa e interna y le aplica filtros para conseguir información útil y crítica.

• Distribuir: distribuye información corporativa.

• Procesar: trata la información para generar información necesitada y generar información útil a la necesitada.

• Almacenar: recopila y deposita información para su uso posterior.

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

A partir de la definición establecida de sistema de información se puede deducir que los componentes más elementales que lo forman son conjuntos de información y procesos de información que son manipulados a través de componentes humanas y tecnológicas

que cumplen funciones específicas.

CONJUNTOS DE INFORMACIÓN

Toda organización maneja datos con un valor informativo alto. Conjuntos de datos dan lugar a paquetes o conjuntos de información con un alto valor organizacional. Estos conjuntos de información pueden ser conjuntos formalizados o conjuntos no formalizados.

CONJUNTOS FORMALIZADOS:

Son aquellos que se han podido definir de manera precisa, y tienen un significado claro para las personas y las organizaciones que los utilizan. Estos conjuntos de información formalizados poseen además la cualidad de que en ellos se pueden describir de manera exhaustiva el conjunto de elementos de información que operan en el mismo .

CONJUNTOS DE INFORMACIÓN NO FORMALIZABLES, O NO FORMALIZABLES TOTALMENTE:

Son aquellos para los cuales no podemos describir la forma y/o semántica de todos los elementos. No obstante, este hecho no impide que se intenten procesar representaciones limitadas de estos conjuntos de información o se busquen formas de representación intermedias que faciliten su interpretación.

PROCESOS DE INFORMACIÓN

Los procesos de información son los procesos organizacionales que manejan información. Estos procesos también llamados procesos informacionales se caracterizan por:

• Posibilidad de formalización: se refiere a la capacidad de ser descrito, pudiendo ser formalizables o no formalizables.

• (1) Formalizables. Son aquellos en que se pueden describir completamente el conjunto de procesos (o subprocesos) que realizan, el orden y el momento en que se han de ejecutar.

• (2) No formalizables (totalmente). Son aquellos procesos en que no se puede describir totalmente su dinámica.

ENFASIS FUNCIONAL

Se refiere al fin que poseen, pudiendo ser, por ejemplo, alguna función como: recogida, almacenamiento, tratamiento y/o distribución de datos/información.

(1) Recogida (ej. Movimientos bancarios, regulación de inventario, censo de población).

(2) Almacenamiento (ej. Gestión de biblioteca, control de stock, censo de población).

(3) Tratamiento (ej. necesidades de materias primas, cálculo costos de distribución, valoración de inventario).

(4) Distribución (ej. Distribución de correo).

Uniendo ambas características, en las organizaciones se dan procesos de información formalizables y procesos no formalizables totalmente, cumpliendo una o varias de las funciones señaladas,

• Los procesos de información formalizables son aquéllos para los que se puede describir de manera completa el conjunto de tareas de información que cumplen, y también el orden y el momento en que se tienen que ejecutar. Algunos ejemplos concretos de procesos de información formalizables son: Procedimientos, Administrativos (tratamiento), Mantenimiento de archivos (almacenamiento), Distribución de información (distribución), Confección de informes (recogida y/o tratamiento), Interpretación de estadísticas (recogida y/o tratamiento), Elaboración de planes (recogida y/o tratamiento), Seguimiento y control de proyectos (recogida y/o tratamiento), Realización de reuniones (recogida y/o tratamiento), entre otros.

• Los procesos de información no formalizables totalmente son aquellos en que no se puede describir el proceso en su totalidad. Estos procesos de información conforman una buena parte de los que podemos encontrar en el seno de las organizaciones, de hecho mientras más arriba estén en los niveles organizacionales, más frecuente es encontrar procesos no formalizables (en niveles inferiores de las organizaciones, son más frecuentes los procesos de información formalizables). Algunos ejemplos concretos de procesos de información no formalizables en su totalidad son todos los procesos de decisión (tratamiento) y muchos de los de intercomunicación llevados a cabo por las personas de una organización (distribución).

SOPORTES Y PROCESADORES

- QUIEN

PROCESOS INFORMACIONALES: - QUE

- COMO

Se consiguen llevar adelantes los procesos informacionales

CONJUNTOD DE INFORMACION: Quienes están

trabajando con los conjuntos de información.

• Por un lado, un sistema de información es un sistema adscrito a una organización compuesta de personas, por ello el componente de gestión de la información debe responder y enlazarse con procesos humanos muy íntimos, implícitos y difíciles de observar y de reproducir, por ejemplo, el aprendizaje interior y reflexivo, como por procesos de socialización, por ejemplo, procesos de aprendizaje individual y organizativo. Esto es muy útil cuando hay muchos aspectos no formalizables.

• Por otro lado, un sistema de información implementa esta gestión de la información mediante sistemas de procesamiento de datos o procesadores, que pueden ser igualmente humanos (naturales), artificiales o, en el caso más general, una combinación de ambos tipos. Esto se vuelve relevante si hay muchos aspectos formalizables y posibles de automatizar.

Siguiendo con la idea de identificar componentes de un sistema de información, estos soportes y procesadores de información son parte de las funciones de un sistema de información y por ende pasan a constituir los diversos componentes materiales del sistema de información. Sólo cabe añadir que estos soportes y estos procesadores pueden

ser personas o máquinas.

LAS TIC’s EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SISTEMA DE INFORMACIÓN INFORMÁTICO

Puede decirse ahora que el sistema de información incluye una componente formal o una parte definida con claridad, que toda organización conoce y sabe cómo debe utilizar. Esto permite decir que la naturaleza del sistema de información condiciona de manera drástica su estudio y diseño y, por lo tanto, también su administración y planificación. En este sentido, aquella parte formal y con componentes informatizados se denomina sistema informático

El sistema de información informático es la parte esencialmente formal del sistema de información que se implementa por medios informáticos y/o telemáticos. Otros posibles nombres que también se utilizan para identificar el sistema de información informático son: sistema de información basado en el ordenador y, con un talante más restrictivo, sistema de información mecanizado o sistema de información automatizado.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GLOBAL DE LA ORGANIZACIÓN

• Sistema informático. Es el resultado del esfuerzo de la formalización, tanto de los conjuntos de información como de los procesos de información de la organización. Con la informática y las telecomunicaciones también se puede incidir en los procesos no formalizables por completo, por ejemplo de decisión o de intercomunicación entre las personas, pero que son de un tipo diferente de la información de automatización o de mecanización. En estos casos se construyen sistemas de información informáticos de apoyo para las personas que desarrollan estos procesos. En general, el sistema informático ha crecido durante las últimas décadas a raíz del uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) y, de hecho, ha monopolizado la atención de prácticamente todos los estudiosos de los sistemas de información dado el impacto de las TIC en el mundo social y organizacional. De hecho, las nuevas posibilidades que ofrecen estas tecnologías, y las consecuencias que se han derivado de su uso, han convertido a los sistemas de información informáticos en el centro y motor de los estudios sobre sistemas de información en la disciplina de Sistemas de Información.

• Resto del sistema de información global. Es la parte no informática, tanto en la vertiente formal como en la informal. Siempre surge de aquello no formalizable ni automatizable con TIC, pero además, hay que añadir, que puede haber razones de otros tipos que justifiquen la no-informatización de alguna parte del sistema de información global, como motivaciones políticas, de seguridad, laborales, entre otras, y sin dejar de mencionar que siempre existirán partes del sistema de información informal de una organización imposibles de transferir al sistema de información informático. Planteado así, en el sistema de información global recaerá una importante labor organizativa de comunicación entre tareas y de comunicación entre personas, que no necesariamente podría pensarse que esta labor organizativa la ejecute mejor un sistema de información informático. En estos casos, más bien debe recurrirse a estrategias de gestión de recursos humanos y del conocimiento (como el comportamiento organizacional o la sicología organizacional) para dar forma y dinámica a la parte no automatizada del sistema de información global.

  INFORMATIZACIÓN DEL SI EN FUNCIÓN DE SUS COMPONENTES BÁSICOS

  Formalizables No formalizables

Conjuntos de información Factura Satisfacción del cliente

Procesos de información Cálculo de la nómina Elaboración del plan de ventas

Informatización del SI.

INFORMATIZACIÓN DEL SI.

EVOLUCIÓN DE LA DISCIPLINA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La disciplina de Sistemas de Información ha evolucionado a lo largo de 4 etapas muy relacionadas a las corrientes de pensamiento de las teorías organizacionales.

• DESPLIEGUE. • GESTIÓN. • USO E IMPACTO.

DESPLIEGUE. Primero fue el interés técnico en desplegarlos por la organización. El sistema de información era una cosa técnica: sólo hardware y software

GESTIÓN Luego el interés obvio por gestionar esas cosas técnicas. Básicamente se produce un cambio en la forma de pensar los SI, al verles como medio para hacer nuevas cosas en formas nuevas y rehaciendo o transformando negocios y sus estructuras industriales

Los riesgos del despliegue.

Las nuevas prestaciones organizacionales.

USO E IMPACTO. Ya desplegados y gestionados el problema es cómo se usan e impactan en las organizaciones los sistemas de información. No es una cuestión técnica, sino un asunto de cómo las personas usan los sistemas de información. Llega el interés por uso e impacto

El uso incomprendido.

Fernando Flores, quien basa su visión de una organización-empresa comunicada, sobre la base de un concepto abstracto de sistema comunicador (considerado bajo cierta medida aquí como un SI)

El impacto en lo cotidiano.

SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

El concepto de TIC se puede entender como el conjunto de elementos de infraestructura informática y telemática de que disponemos en cada momento para desarrollar, utilizar y llevar a cabo el mantenimiento de los sistemas de información informáticos. Esto incluye:

• infraestructura informática; e,• infraestructura telemática. Otra expresión habitual para referirse a las tecnologías de la información (TI) es tecnologías de la información y la comunicación (TIC), que en algunas ocasiones va precedida del calificativo nuevas (NTIC).

LA INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA

incluye elementos tanto de hardware como de software de base. Ejemplos de infraestructura informática - Elementos de hardware: ordenadores con sus componentes y elementos de soporte, periféricos, etc.- Elementos de software de base: sistemas operativos, de gestión de ficheros y bases de datos, gestores de transacciones, lenguajes de programación con sus compiladores, intérpretes y probadores, herramientas de apoyo en el desarrollo de software, etc.

La infraestructura telemática incorpora elementos de software y de hardware específicos de telecomunicaciones. Ejemplos de infraestructura telemática - Elementos de hardware: redes públicas y privadas de telecomunicación, módems, concentradores, centralitas, etc. - Elementos de software: sistemas de gestión de redes, implementadores de protocolos de comunicación, conmutadores de paquetes de datos, criptografiadores, etc.

El concepto de tecnologías de la información (TIC) se puede entender como el conjunto de elementos de infraestructura informática y telemática de que disponemos en cada momento para desarrollar, utilizar y llevar a cabo el mantenimiento de los sistemas de información informáticos.

LA SIGUIENTE FIGURA EXPONE LA VISIÓN DE LOS COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

los sistemas de información interactúan y son parte de una organización. Lo primero les implica interactuar con otros sistemas, como los sistemas de decisiones y los sistemas de producción, aparte de otros sistemas de información que pueden ser: sistemas de soporte informacional de alguno o parte de los sistemas decisionales o de producción, y/o sistemas de información funcionalmente propios (son sistemas en sí mismos) tanto internos como externos. Estas interacciones, según sea el caso se dará con personas y/o TIC según los grados de formalización o no-formalización y automatización de los conjuntos de información y de los procesos de información.

Igualmente, este sistema de información, puede tener vinculaciones inmediatas con el entorno, por ejemplo, recibiendo directamente información externa o distribuyendo directamente información corporativa. Internamente, el sistema de información igualmente vive la dualidad de poseer personas y TIC cumpliendo y satisfaciendo sus funciones intrínsecas. Estas funciones intrínsecas ahora se puede concretar en elementos como: interfaces para satisfacer funciones de recepción y distribución, bases de datos para la función de almacenamiento y, los sistemas de generación de información (necesaria y de soporte) y de procesamiento de datos (para datos de soporte y derivados, y manipulación de datos primarios).

Con respecto a la relación entre dato, información y conocimiento, la siguiente figura expone los sitios donde ellos se manifiestan

Rol de la información en un sistema de información

• los datos se almacenan en bases de datos, y la información se concreta en datos almacenados en bases de datos, y todos ellos fluyen por flujos hacia el entorno o hacia otros sistemas organizacionales; y,

• en las interfaces de entrada se están registrando hechos que se materializan como datos, teniendo precaución de convertir en datos todo lo pertinente para conseguir información necesaria.

JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE ACCEDER A LA INFORMACIÓN

Las personas que forman parte del sistema de producción deben tener a su alcance aquella información que les permita llevar a cabo sus actividades productivas, tanto si se trata de información operativa, originada en su propio sistema, como si se trata de información proveniente del sistema de decisión o del entorno organizativo. Del mismo modo, las personas que asumen funciones en el sistema de decisión para realizar su trabajo necesitan información operativa sobre la marcha del sistema de producción, información sobre el entorno de la organización (clientes, proveedores, competidores, administración pública, etc.) e información de gestión sobre la actividad y las decisiones del propio sistema de decisión, con el objetivo de decidir y actuar.

EL ROL DEL SI EN LAS ORGANIZACIONES

Los sistemas de información existen y su razón de ser parece ser muy amplia y diversa, no obstante se pueden resumir sus tareas a la siguiente lista genérica:

a) Coordinación de acciones operativas. En este caso existe énfasis en dar respuesta a eventos, a la transmisión de datos y su tratamiento suele ser sencillo. Ejemplos: procesamiento de comandos, o preparación de órdenes de fabricación. b) Proporcionar información de control. En este caso el énfasis se hace en la transmisión para decidir iniciar o no iniciar acciones, y su tratamiento suele ser más complejo y más complicado por la relevancia de los resultados que se derivan. Ejemplos: Informes de control presupuestario o control contable.

c) Intercambio de información con el entorno. En este casi, se pone el énfasis en las relaciones con el exterior, y en los requerimientos comerciales y legales. Ejemplos: facturación, IVA, contabilidad, nómina, o seguro social.d) Facilitar acceso y tratamiento de información para toma de decisiones. En este caso el inicio y el proceso que se ejecuta depende de el(los) emisor(es), y su tratamiento suele no ser formalizable.

e) Herramienta de innovación y funcionamiento competitivo. En este caso el énfasis está en procesos que den lugar a innovaciones de negocios públicos o privados, o se deriven usos no previstos. Ejemplo: las bases de datos de compras de clientes en las cajas pagadoras de supermercados, que pueden usarse para derivar comportamientos de clientes y prevér demandas.

SI EN UNA ORGANIZACIÓN

Un sistema de información es un concepto muy general. Sin embargo, a estas alturas es conveniente restringirlo a una categoría particular de sistemas de información: el tipo de sistema que se utiliza para dar apoyo a la gestión de las organizaciones y que se denomina sistema de información para la gestión. Una vez aclarado en este apartado, este término más adelante se usará para hacer referencia explícita a la idea de sistema de información.

Proceso de Negocio

Actividades de porcesamiento de la información

Valor del Negocio

Actividades administrativas

AdministraciónDe la cadena deabastecimiento

AdministraciónDe la empresaAdministración

del cliente

AdministraciónDel conocimiento

Recolección yAlmacenamientoDe datos

TransformacionEn sistemas denegocio

Distribución

PlaneaciónCoordinaciónControl Modelado Toma dedecisiones

RentabilidadY posicionEstrategica deLa empresa

PORQUE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

ORGANIZACIÓN TECNOLOGIA

ADMINISTRACION

SISTEMAS DE

INFORMACION

PORQUE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

• Desarrollar estrategias de crecimiento.

• Diseñar nuevos procesos

• Hardware

• Tecnología de internet

• Software

• Bases de datos

• Clientes

• Proveedores• Herramienta para

apoyar los procesos de la organización

Propósitos organizativos del SI

 

El SI de una empresa es el conjunto formal de procesos que, mediante una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuye la información necesaria (o parte de ésta) para el funcionamiento de la empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, dando apoyo, en parte, a los procesos de toma de decisiones que se necesitan para desarrollar los negocios de la empresa en cuestión.

Los propósitos o la misión del SI indicados en la definición anterior ponen un mayor énfasis en el para qué y por qué que en el qué (las funciones) o en el cómo (la implementación). A partir de la definición dada, se pueden citar los siguientes objetivos prioritarios en cualquier organización intensiva en información y que un componente de aquellos más generales mostrados anteriormente:

1. Las organizaciones necesitan que una información determinada fluya para así poder planificar, controlar y coordinar acciones operativas de manera que se lleven a cabo con la máxima eficiencia posible.

2. Las organizaciones necesitan adquirir otras informaciones relevantes para sus intereses y funcionamiento, organizadas, almacenadas, procesadas y distribuidas a tiempo, para que de este modo quienes deciden en la organización puedan alcanzar el máximo de eficiencia en las decisiones y en las actuaciones en todos los ámbitos organizativos.

3. Los dos puntos previos son necesarios para llevar a cabo las tareas y los papeles de negocio que la organización les ha encargado, de manera coherente con la misión, los objetivos y las estrategias de la organización; en otras palabras, para dirigir la organización con efectividad.

En resumen, el SI es una herramienta muy importante de mejora general de la competitividad y del servicio público de organizaciones privadas y públicas, en los siguientes aspectos:

• Eficiencia, como herramienta de apoyo para la optimización del aprovechamiento de los recursos básicos.

• Eficacia, como instrumento de mejora de las decisiones y actuaciones empresariales.

• Efectividad, como herramienta de apoyo a la intervención de los directivos en aquellos aspectos que en cada momento adquieren mayores prioridades para la organización.

CLASIFICACIÓN DE SI

Para empezar, surgen tres tipos de SI genéricos:• Los SI transaccionales • Los SI decisionales • Los comunicacionales

SISTEMAS DE INFORMACIÓN TRANSACCIONALES

En la actividad cotidiana, toda organización interacciona con otras organizaciones de su entorno de actuación (proveedores, clientes, usuarios, administraciones públicas, etc.). Esta interacción consiste, básicamente, en el intercambio de transacciones de bienes y/o servicios (como pueden ser las materias primas, los productos semi-elaborados y acabados, el dinero, etc.) que provocan transacciones de información.

Entre las transacciones de información, hay algunas que acompañan y representan de forma muy directa la ocurrencia de transacciones de bienes y/o servicios. Son las transacciones de información más operativas, que consisten en la emisión, intercambio y recepción de conjuntos de información que se hallan agrupados en documentos mercantiles característicos, como por ejemplo pedidos, facturas, recibos, etc.

También existe otro tipo de transacciones de información de origen interno, que están más relacionadas con las tareas de coordinación y control de las actividades operativas, y que mantienen actualizada la información relevante para estas actividades, como pueden ser las ventas, stocks, cuentas financieras, etc.

 

Los sistemas de información transaccionales o SI de proceso de transacción son aquellos sistemas del SI global de la organización que se encargan de manera específica de procesar tanto las transacciones de información provocadas por las interacciones formales entre el entorno y la organización, como las transacciones generadas en el seno de la organización.

 

Se puede añadir que algunas de las principales TIC que acompañan a los SI transaccionales son: herramientas clásicas de desarrollo de actividades informáticas, sistemas ERP y herramientas de desarrollo y ejecución de proceso transaccional interactivo (OLTP) Online Transaction Processing.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN DECISIONALES

El sistema de información decisional es aquella parte del SI global de la organización que se dedica a dar apoyo a los diferentes tipos de procesos de toma de decisiones llevados a cabo por parte de los directivos, los gestores y otros profesionales de la organización.

En el pasado, la informatización de los SI decisionales ha recibido mucha menos atención que la de los SI transaccionales por parte de los informáticos. Esto está cambiando, hasta el punto de que algunas organizaciones están empezando a invertir mucho dinero y esfuerzos en nuevas TIC y SI decisionales.

TOMA DE DECISIONES

Datos operativos

Datos para la decisión

Niveles de decisión

Decisionesestratégicas

Decisiones paracontrol de la gestión

Decisionesoperativas

Aum

ento

del nivel de

dirección

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r en la to

ma de

decisione

s

DECISIONES ESTRATÉGICAS

CARACTERÍSTICAS• A largo plazo• Complejas• Poco estructuradas

INFORMACIÓN:• Mal definida• No recurrente• Fuentes externas• Recopilación informal• Muy resumida

DECISIONES DE CONTROL DE GESTIÓN

CARACTERÍSTICAS• A corto o mediano plazo• Comparación con estándares• Estructuradas

INFORMACIÓN:• Fuentes internas • Orientada al corto plazo• Histórica• Accesible en base a una rutina

DECISIONES OPERATIVAS

CARACTERÍSTICAS• A corto plazo• Estructuradas (reglas bien definidas)

INFORMACIÓN:• Fuentes internas• Predecible• Concreta

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

TIPO DE SISTEMA GRUPO USUARIO

NIVEL ESTRATEGICO GERENTES SENIOR

NIVEL DE GERENCIA GERENTES MEDIOS

NIVEL OPERATIVO GERENTES NIVEL OPERATIVO

NIVEL DE CONOCIMIENTO TRABAJADORES DE CONOCIMIENTO

VENTAS & MANUFACTURA FINANZAS CONTABILIDAD RECURSOS HUMANOSMERCADEO

TIPOS DE SI DECISIONALES

Sistemas de información de apoyo a la toma de decisiones

A finales de los años setenta apareció el primer tipo de SI, cuyo propósito era básicamente decisional, que no es otro que el de los sistemas de información de ayuda a la toma de decisiones (SIATD) también conocidos como Decision Support Systems (DSS). Estos sistemas surgen a partir del esfuerzo de investigación y de desarrollo de los sistemas de gestión de bases de datos, con el fin de aprovechar mejor los datos almacenados en estos sistemas, y de los resultados de la investigación operativa y de la estadística.

Un Sistema de Información de Ayuda a la Toma de Decisiones (SIATD) es un SI informático que constituye un apoyo eficaz para los procesos de toma de decisiones de un tipo determinado, puesto que facilita el acceso y la preparación de datos relevantes, ofrece capacidad de cálculo y tratamiento mediante el uso de los modelos de varias familias como pueden ser los modelos ad hoc de investigación operativa, estadísticos, financieros y logísticos, y facilita el aprovechamiento de todos estos componentes mediante el uso de herramientas gráficas de visualización de la información.

Además de las herramientas que los informáticos utilizan para construirlo, hay tres subsistemas principales: 1. El subsistema de datos (a la izquierda de la parte central de la figura) dispone de herramientas y componentes para el acceso, la manipulación y el almacenamiento de datos de diferente origen. 2. El subsistema de modelos (a la derecha de la parte central de la figura) incluye herramientas y componentes para la construcción, el almacenamiento y la ejecución de modelos de varios tipos. 3. El subsistema de diálogo, también conocido como módulo director, es la parte del SIATD que se encarga de la interacción con el usuario que toma la decisión. El módulo director del SIATD es la parte más innovadora que aporta este tipo de sistema. En realidad, hace ya muchos años que existen herramientas y componentes como los de los subsistemas de datos y modelos. El problema, sin embargo, radica en la heterogeneidad de sus plataformas, las filosofías y los lenguajes de utilización, que convierten en muy complicado y arduo el aprovechamiento eficiente y eficaz por parte de un usuario no informático.

El módulo director del SIATD homogeneiza y simplifica la interacción con todas las herramientas y componentes del SIATD, y renuncia, si es necesario, a una parte de la funcionalidad completa de estas herramientas y componentes a favor de la facilidad de uso. El objetivo es que quien tenga que tomar la decisión se pueda concentrar en la resolución de problemas, y evitar que se distraiga en aspectos técnicos de las herramientas y otros componentes que se encuentran tras el módulo director. Como se ha comentado, en la actualidad los SIATD, a pesar de que no son un concepto nuevo, vuelven con mucha fuerza a los intereses organizativos como herramientas de decisión de aprovechamiento de grandes cantidades de datos productivos y externos, que son manipulados por aquellos que toman las decisiones. A pesar de esta tendencia, se puede afirmar que muchas organizaciones todavía no aprovechan lo suficiente este tipo de sistemas. A diferencia de los primeros momentos de los SIATD, cuando era muy caro implementarlos a causa de su carácter interactivo, gráfico y "hecho a medida", y del estado (incipiente en aquel momento) de las TIC interactivas y gráficas, hoy día hay muchos más retos que limitaciones en el aprovechamiento de este tipo de SI decisional.

Sistemas expertos de gestión

Los sistemas expertos de gestión (SEG) (Business Expert Systems o Management Expert Systems) resultan de la aplicación del área genérica de sistemas expertos de la Inteligencia Artificial sobre las decisiones de gestión empresarial más frecuentes en las organizaciones. Este hecho contrastará con el tipo de problemas a los que por regla general se han dirigido los sistemas expertos, problemas de tipo más científico o técnico, como pueden ser el diagnóstico de enfermedades o la detección y la reparación de averías. Dejando de lado los tipos de problemas de decisión, no existe ninguna otra diferencia importante. Desde mediados de los años ochenta, se han desarrollado SEG para diferentes problemas de decisión. Los SEG son un tipo de SI decisionales que se basan en los conocimientos extraídos a partir de una o de más fuentes expertas en un área específica de experiencia, fuentes que pueden ser humanas, por ejemplo, expertos, responsables de decisiones, técnicos, etc.; o no humanas como pueden ser libros, manuales, leyes, casos de resolución, etc.

Un sistema experto de gestión (SEG) es un SI informático diseñado para ayudar a resolver problemas de decisión dentro de un dominio de aplicación muy limitado, simulando tareas humanas de razonamiento y deducción, recomendación de opciones y presentación de explicaciones, procurando igualar y potenciar la eficacia de los expertos humanos en el dominio de aplicación.

Para llevar a cabo sus tareas, el SEG dispone de mecanismos de almacenamiento, presentación y manipulación lógica de pequeñas piezas de conocimiento sobre su dominio de aplicación, mecanismos que le permiten simular la forma como los especialistas humanos razonan cuando se enfrentan a los problemas relacionados con su experiencia. El principal objetivo de los SEG consiste en resolver los mismos problemas que los expertos humanos con un grado de eficacia comparable. Otros resultados que se pueden llegar obtener de su desarrollo y utilización son: la representación formal, la retención y la potenciación de parte del conocimiento y la experiencia de los expertos humanos de la organización, que siempre es uno de sus recursos más valiosos y escasos.

El conocimiento reunido en un SEG pasa a ser aprovechable para más personas con una mayor facilidad. De hecho, personas no tan expertas en el dominio cubierto pueden hacer uso de un SEG que se haya realizado en este dominio para dar apoyo a sus decisiones, al mismo tiempo que aprenden a adoptar la manera de proceder de los expertos. Así pues, se puede afirmar que el SEG sirve para formar a nuevos expertos de forma más rápida y económica. De este modo, los expertos se pueden dedicar a resolver aquellos problemas de decisión que se aprecian más comprometidos y complejos y a la formación de éstos, y dejar el resto de los problemas en manos de otras personas que, aun no siendo tan expertas, también cuentan con la ayuda del SEG. En consecuencia, se tienen que entender los SEG como herramientas informáticas de apoyo y de potenciación del trabajo de los expertos humanos en las organizaciones que los implementan, y nunca como herramientas de sustitución de estos expertos, quienes siempre serán necesarios. La necesidad y la dependencia de los expertos humanos resultan obvias si se tiene en cuenta que sólo los humanos aprenden; por lo tanto, los expertos humanos serán necesarios a la hora de resolver todos los problemas de desición y, en particular, los complejos.

Desde el punto de vista arquitectónico, los principales componentes de una SEG son:

• El módulo de desarrollo o interfaz de desarrollo sirve para que los informáticos especializados puedan llenar, validar y actualizar el contenido de la base de conocimientos a partir de la observación y la interacción con los expertos. Los informáticos especializados intentan capturar y representar pequeños componentes de conocimiento sobre el dominio de aplicación a partir de las explicaciones que los expertos presentan acerca de sus diferentes formas de proceder cuando resuelven problemas del dominio; acto seguido, estas piezas de conocimiento se introducen en la base de conocimientos. El conocimiento que se incorpora a los SEG se puede vislumbrar mediante varios sistemas y lenguajes de representación que permiten incluir factores de confianza asociados a sus elementos. Así, en no pocas situaciones de decisión se puede razonar a partir de un conocimiento aproximado de talante muy práctico.

• Un usuario interactúa con el SEG por medio del módulo de utilización o interfaz de utilización, adaptada a sus características. Los datos que están en relación con el problema concreto que el usuario le plantea al SEG se van almacenando en la memoria de trabajo de éste.

• A partir de estos datos y del conocimiento de la base de conocimientos, el motor de inferencia o máquina de inferencia pone en marcha las estrategias y los mecanismos de razonamiento que se consideren oportunos en cada momento, para aproximarse de esta manera a la resolución final del problema de decisión.

• Cuando se llega a una conclusión intermedia o final, ésta se presenta ante el usuario, que, si así lo desea, puede pedir explicaciones del porqué del resultado. Todo esto se lleva a cabo mediante el módulo de presentación y explicación, una herramienta fundamental tanto para garantizar la confianza del usuario en el comportamiento del sistema, como para facilitar el aprendizaje en el dominio de aplicación.

• Finalmente, otro tipo de componentes que suelen tener incorporados los SEG son las interfaces de comunicación con aplicaciones externas: como bases y ficheros de datos, modelos estadísticos y matemáticos, hojas de cálculo, paquetes gráficos, sistema operativo, etc.

Sistemas de información comunicacionales

Desde el punto de vista de los principales avances en SI informáticos, los años noventa han sido la década de lo que se ha llegado a denominar SI comunicacionales, a pesar de que todavía no existe un nombre consensuado para designar esta categoría de SI. Gran parte de las tareas que las personas llevan a cabo en las organizaciones, tanto si están relacionadas con tareas transaccionales y/o decisionales como si no, poseen un carácter marcadamente comunicacional. Las personas se organizan en grupos o en equipos, con más o menos autonomía, y por lo general trabajan unidos en la consecución de los propósitos compartidos.

Además, la comunicación entre miembros de grupos diferentes a menudo es fundamental para el buen funcionamiento de la organización. La comunicación organizacional implica a personas de la misma organización, así como a personas de varias organizaciones relacionadas.

En definitiva, todo indica que la comunicación entre personas es central en el funcionamiento de las organizaciones, y que también es conveniente fomentarla con todos los medios posibles, en particular con los SI informáticos .

En esta línea, los años noventa han visto aparecer una serie de aplicaciones informáticas de naturaleza comunicacional, y que han surgido a raíz de los adelantos hacia lo que se llaman TIC comunicacionales, en particular gracias a la convergencia de las

TIC informáticas y telemáticas.

Durante los años noventa, muchas organizaciones han desplegado redes de área local, redes de gran alcance, arquitecturas distribuidas cliente/servidor y de proceso cooperativo, entre otras. Para finalizar, todos están al corriente del imparable estallido en cuanto al uso de la red de alcance mundial Internet, sobre todo a partir de la aparición de las herramientas de acceso, como partición y navegación por la información, que se agrupan con el nombre de World Wide Web (WWW). Gracias a estas herramientas, en la actualidad se construyen intranets y extranets corporativas con diferentes propósitos comunicacionales, con alcance global.

El sistema de información comunicacional: es la parte del SI informático global de la organización que se dedica a dar apoyo a grupos de personas de una o más organizaciones en sus diferentes actividades de intercomunicación.

Los SI comunicacionales (subsistemas que conforman el SI comunicacional global) favorecen la comunicación entre las personas con el propósito de elevar la eficiencia y efectividad de todos los interesados, a título individual y de grupo, en las tareas de equipo que llevan a cabo. La comunicación se ve favorecida facilitando el compartimiento y la elaboración de información de trabajo de grupo, la coordinación de las tareas de equipo, la toma de decisiones en grupo y la utilización del mismo sistema. Si se tienen en cuenta la relativa novedad de estos sistemas, hoy por hoy se encuentra una amplia diversidad en los nombres y las concepciones de los diferentes tipos de SI comunicacionales, como se puede observar en la terminología en inglés que se utiliza para hacer referencia a estos conceptos: groupware, groupwork computing y teamwork computing, entre otros.

Tipos de sistemas de información comunicacionales

Sistemas de Información de Apoyo a la Toma de Decisiones en Grupo (SIATD-G)Los SI de ayuda a la toma de decisiones en grupo (SIATD-G) conocidos también como Group Decision Support Systems fueron los primeros en aparecer, durante los años ochenta, gracias a la evolución de los SIATD. Los SIATD-G han sido concebidos como un sistema de ayuda en los procesos de toma de decisiones en grupo, en los cuales, además de las necesidades de acceso a datos relevantes para la decisión y de una determinada capacidad de cálculo y modelización de situaciones de decisión, son necesarios mecanismos adicionales y específicos para la dinámica de grupo.

Por regla general, un SIATD-G amplía las funcionalidades de un SIATD sencillo con componentes y herramientas adicionales que han sido concebidas para ayudar a los miembros del grupo en aquellas tareas que estén relacionadas con el proceso de toma de decisiones que les afecta. Por ejemplo, existen componentes para facilitar la exposición de ideas sobre un tema, si es necesario bajo anonimato (para conseguir garantizar la transparencia y la independencia de criterio), y componentes que faciliten las votaciones y la llegada a situaciones de consenso. Los primeros SIATD-G se denominaron salas de decisión porque consisten en una sala con un conjunto de estaciones de trabajo (como por ejemplo, pantallas de un sistema informático centralizado, o bien ordenadores personales conectados en red), que están conectadas entre ellas y con una gran pantalla compartida al mismo tiempo, y todo esto gestionado por el software decisional del SIATD-G.

Guiados por un buen conocedor de las aplicaciones del SIATD-G y de la dinámica de la toma de decisiones en grupo, quien ejercerá de moderador, los miembros del grupo utilizan el SIATD-G para superar las diferentes fases del proceso de decisión, hasta llegar a una o varias soluciones satisfactorias para el problema de decisión que se haya planteado. Así pues, con estos primeros SIATD-G, las reuniones de grupo de decisión tienen que coincidir en el tiempo y en el espacio, situación que puede resultar conveniente para tomar algunas decisiones, pero no necesariamente siempre. Cabe mencionar que, en la actualidad, las TIC permiten la concepción de SIATD-G que funcionen de manera asíncrona y distribuida, en los que los miembros del grupo intervienen en la decisión de grupo con coordinación durante un cierto periodo de tiempo, es posible que desde sus puestos de trabajo, dispersos física o geográficamente.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE APOYO AL TRABAJO EN EQUIPO (SIATE)

Se habla de sistema de información de ayuda al trabajo en equipo (SIATE) cuando la tarea que desarrolla el grupo de personas que trabajan de manera conjunta no consiste en tomar una decisión puntual, sino cuando se trata de una tarea continua de colaboración en equipo para alcanzar un resultado final determinado. Los SIATE son más recientes que los primeros SIATD-G y, por lo tanto, éstos ya se conciben para dar apoyo a grupos de manera totalmente asíncrona y distribuida cuando sea necesario. De este modo, constituyen espacios de trabajo privados del grupo de carácter virtual, en el que los miembros del grupo, además de comunicarse mediante funcionalidades tales como el correo electrónico o la videoconferencia, también pueden compartir datos confidenciales con una cierta seguridad, y trabajar con documentos compartidos con el soporte de configuración de versiones.

Cuando el trabajo en equipo se organiza en forma de proyectos, caso común en muchos trabajos como, por ejemplo, en tareas informáticas, el SIATE puede incorporar funcionalidades para la planificación, el control y el seguimiento del estado de los proyectos en curso. Hoy día se están desarrollando muchos SIATE mediante el uso de TIC Tecnologías de la información variadas, desde las que tienen su origen en Internet y la WWW, con las que se construyen muchas intranets y extranets, que de hecho son SIATE, hasta herramientas más específicas de estos sistemas, como Lotus Notes u Outlook. En algunos casos, otra estrategia posible en el apoyo informático al trabajo en equipo consiste en la incorporación de herramientas de productividad ofimáticas y personales lo bastante integradas directamente como componentes de un SIATE.

SI INTEGRADO PARA LA PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS EMPRESARIALES (ERP)

Hoy día muchas organizaciones están sustituyendo las antiguas carteras de aplicaciones informáticas por nuevos SI más integrados y desarrollados con unas TIC de mayor actualidad. En muchos casos, las antiguas "aplicaciones propietarias" se han desarrollado y mantenido a medida por parte de los informáticos de empresas de servicios encargados, y sin una concepción integrada y global. Estas organizaciones tienen a menudo una "concepción vertical" que no encaja demasiado con la visión actual, que se encuentra más centrada en procesos de negocio interdepartamentales.

Tras años de mantenimientos continuos, estas aplicaciones a menudo se han quedado anticuadas desde el punto de vista tecnológico, e incluso han llegado a estados de mucha inestabilidad interna. Y, para finalizar, problemas de aparición o de detección más reciente están forzando a las organizaciones a la renovación de sus SI informáticos.

En esta renovación, cada vez hay más organizaciones que siguen la opción de adquirir e implantar los denominados SI integrados para la planificación de los recursos empresariales, o sistemas ERP (Enterprise Resource Planning systems). Estos sistemas son SI genéricos prefabricados que pueden ser, tras un largo proceso de implantación, parametrizados y adaptados a las características más particulares de la metodología de trabajo de una, varias o todas las áreas y procesos de negocio de la organización que los acoge

Por lo tanto, son sistemas muy completos y complejos desde el punto de vista funcional, que incorporan un estándar de funcionamiento y conjuntos de buenas prácticas de trabajo.

Los SI de tipo ERP suponen llevar al extremo la externalización del DSI por lo que respecta a su objeto central de trabajo, que es el SI, ya que con frecuencia los ERP sustituyen gran parte de los antiguos SI. Al mismo tiempo, significan el extremo de la alternativa de paquetes, atendiendo a su amplia funcionalidad, que los diferencia de los paquetes verticales anteriores. Algunas organizaciones implantan sólo alguno de éstos módulos de una solución ERP, que combinarán con los SI propios que les

interesa conservar.

A pesar de los avances tecnológicos que acompañan a las soluciones ERP, éstas no son más que nuevas TIC que permiten la implantación de SI globales todavía transaccionales en lo fundamental, y con las que muchas organizaciones están experimentando hoy día. El avance y la aparición de una gran variedad de estos sistemas, tanto para grandes empresas como, sobre todo, para pequeñas y medianas, hace que las decisiones de evaluación de opciones y de selección de un producto ERP y de una empresa implantadora sean absolutamente estratégicas para el futuro de la organización que las tiene que acoger. Ahora ya sólo falta ver si la evolución futura de estos SI integrados permitirá llevar a cabo la sustitución de los SI propietarios, y si esto sería siempre conveniente para las organizaciones. El uso estratégico innovador de los SI y las TIC, junto con la organización interna del DSI, se ven muy afectados por esta evolución.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS (SIE)

Estos sistemas nacen con el propósito de satisfacer las necesidades de información de los directivos de un nivel más alto, aunque también pueden ser utilizados por parte de directivos de niveles intermedios. En cualquier caso, se trata de un tipo de usuario informático nuevo, con características y necesidades muy especiales, y por lo general, sin demasiados conocimientos informáticos.

Mediante el SIE, se puede convertir en información estratégica para la gestión de los directivos aquello que, por otra parte, no pasa de ser "un montón de datos" de acceso, tratamiento e interpretación difíciles.

Un sistema de información para la dirección (SIE) es un SI informático que ha sido concebido para que los directivos de una organización tengan la posibilidad de mejorar la calidad de su trabajo. Por este motivo, el SIE facilita el acceso a las informaciones de mayor relevancia, mejora la comunicación dentro de la organización y permite una mejor comprensión del entorno de la actividad de la organización. Así, el SIE facilita la consecución de los objetivos corporativos basándose en los factores de éxito más destacados determinados por la organización.

Para empezar, está claro que el SIE nace con la misión específica de servir a las funciones directas de la organización a partir del uso de la tecnología informática.

Las experiencias concretas y la búsqueda sobre estos sistemas permiten presentar un primer nivel de resultados:

1. El SIE ha permitido mejorar el estado y las posibilidades de los sistemas de información, formales o informales, establecidos de forma previa para dar apoyo a los procesos de planificación y control organizativos. 2. En muchos casos, el hecho de que los directivos participen en el uso de las herramientas de automatización de oficinas ha supuesto una mejora de su papel en tanto que comunicadores externos e internos en la organización, y también como personas que facilitan la toma de decisiones.

3. El uso del SIE ha resultado de gran ayuda para el directivo a la hora de aclarar, mejorar o desarrollar sus propios modelos mentales acerca del funcionamiento de la organización y del entorno de actividad de ésta.

Es importante aclarar que:1. Un SIE no puede ser sólo un front-end amigable para que los

directivos accedan a la información interna de la organización. Como se verá, el SIE tiene que servir de filtro de agregación y validación de la información más relevante para los objetivos y los factores críticos actuales, así como de canal de comunicación en el sentido contrario: desde los directivos hacia otros miembros de la organización.

2. Un SIE no puede dirigir informáticamente una organización, ni sustituir al propio directivo. Esta visión naïf se contradice con sus propósitos originales de elemento informativo y de apoyo a la dirección. Ni la tecnología está preparada, ni, sobre todo, la naturaleza del trabajo directivo se ha entendido lo suficiente como para que pueda cumplir estas funciones, que, por otra parte, son indeseables.

El SIE dispone de una serie de funcionalidades específicas relacionadas con su uso y funcionamiento. Estas funcionalidades se implementan por medio de los diferentes componentes que configuran la arquitectura típica de un SIE

Las necesidades de información que el SIE tiene que cubrir redundan en beneficio de los siguientes aspectos: a) El acceso a diferentes tipos de información: interna y externa, actual e histórica, estructurada y no estructurada, que se detallan a continuación:

• La información interna estructurada se puede obtener en gran medida de los diferentes sistemas de información preexistentes (informatizados o no). Este hecho a menudo implica que se tengan que salvar obstáculos derivados de la falta de integración entre estos sistemas, de la existencia de diferentes ciclos de generación de informaciones, de definiciones inconsistentes y de sentimientos de propiedad sobre la información.

• La información interna no estructurada (noticias, planes, predicciones e informes) es más difícil de reunir que la estructurada, pero puede que el hecho de integrarla dentro del sistema le dé un gran valor añadido. Como noticias, planes, predicciones e informes. Como por ejemplo recopilaciones de noticias de prensa, índices y noticias financieras, análisis sectoriales y empresariales.

• La información externa incluye datos sobre el entorno organizativo (sector, economía, sociedad), y su captación es cada vez más fácil gracias a la aparición de servicios de información especializados (recopilaciones de noticias de prensa, índices y noticias financieras, análisis sectoriales y empresariales).

• En cuanto a la información histórica, se ha evidenciado que resulta muy necesaria para los directivos, y esto ha puesto de manifiesto, al mismo tiempo, las carencias de muchos sistemas de información que habían sido diseñados para facilitar este tipo de información.

• b) La necesidad de establecer mecanismos que actualicen la información del SIE puede comportar a menudo una mejor estructuración de los procesos que generan las informaciones a partir de las cuales se nutre. Es necesario planificar procesos periódicos para asegurarnos de que la recogida de estos datos se realiza a partir de las fuentes adecuadas (de los sistemas de información internos, de servicios externos de documentación, etc.).

• Estos procesos serán más complejos y automatizados en función del volumen de información que hay que distribuir, el número y la diversidad de usuarios y de la frecuencia de generación de información (informes diarios, resúmenes semanales, etc.).

• El creciente uso de ordenadores portátiles por parte de los directivos añade una nueva dificultad a los mecanismos de actualización de la información. Por otra parte, los diferentes tipos de usuarios del SIE pueden requerir una visión personalizada de la misma información, visiones que hay que confeccionar y distribuir para cada usuario.

A causa de estas necesidades de información y de su gestión integrada, el SIE a menudo ha servido de proyecto integrador, guiado y promovido desde la dirección, y ha añadido valor a los sistemas preexistentes y a las informaciones que facilitan. La estrecha relación existente entre el SIE, los objetivos y los factores críticos corporativos también ha sido útil a la hora de ordenar, a partir de las necesidades de información de los directivos, la planificación de otros sistemas de información y la posible búsqueda de ventajas competitivas por medio de la utilización de las tecnologías y los sistemas de información. Algunas necesidades de información interna o externa que no se cubren han sido fuente de proyectos innovadores, con un potencial estratégico bien aprovechado con frecuencia por los directivos usuarios.

El uso del SIE también ha redundado en beneficio de la comunicación dentro de la organización, en parte por la definición más clara y la difusión más amplia de objetivos, factores e indicadores para alcanzar y controlar por parte de los diferentes niveles organizativos, y en parte por funcionalidades específicas de comunicación y gestión personal importadas en muchos SIE, en especial las que descritas a continuación: • El correo electrónico, al cual se puede acceder en

muchos casos desde el mismo SIE de manera directa, ha permitido, en algunas ocasiones, simplificar las relaciones entre los directivos y entre los directivos y sus subordinados, hecho que ha promovido la mejora y aceleración de la preparación de reuniones y la comunicación en organizaciones que se encuentran dispersas geográficamente.

• La incorporación de una herramienta de agenda permite que el directivo mantenga un archivo de temas en curso, en el que además puede almacenar copias de informes o gráficos pendientes de revisión.

• Las posibilidades de mejorar el acceso a la información permiten un control más efectivo de las tareas delegadas por medio de un seguimiento de compromisos más ágil.