Sistemas de Informacion Unidad 5
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PROCESACIMIENTO DE PEDIDOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓ N
CONTENIDO
• Ensayo sobre el Procesamiento de Pedidos y Sistemas de Información.
• Preparación del pedido.
• Transmisión del Pedido.
• Entrada del pedido.
• Surtido del Pedido.
• Procesamiento de un Pedido Industrial.
• Auditoria y Pago de Facturas del Flete
• Operación Interna.
• Entrada.
• Manejo de base de datos.
• Salida.
• Inventario Manejo por Vendedores / Proveedores.
• Sistema de menudeo.
• Manejo de Bases de Datos.
• Operaciones Internas.
PROCESACIMIENTO DE PEDIDOS Y SISTEMAS DE INFORMACIO N En la cadena de abastecimientos el procesamiento de pedidos y sistemas de
información en una Empresa es uno de los procesos más importantes para la
salida del producto hacia el cliente, y todo va de la mano con la tecnología.
Algunas Empresas que se dedican a la comercialización son totalmente exitosas
debido a que cuentan con una tecnología de punta que permite saber con
precisión la cantidad de un determinado producto en sus bodegas de
almacenamiento y su Software esta conectado con el proveedor permitiendo el
abastecimiento inmediato de un producto y evitando mantener altos niveles de
Inventario que incrementen los costos de la Empresa, ofreciendo a sus clientes la
seguridad de contar con el producto justo en la fecha la cual sea requerido.
Debido a que todas las Empresas no poseen los recursos para contar con este
tipo de Tecnología. Algunas Empresas de mediano y bajo presupuesto que no
pueden contar con esta tecnología optan por tener estrategias con sus
proveedores de tal forma que les permita tener acceso a determinado producto
justo en el momento en el cual este sea requerido por el Cliente, teniendo en
cuenta que la gran mayoría de los clientes se pierden por ser ignorados y por no
cumplir a tiempo y de forma correcta con sus pedidos.
El procesamiento del pedido de un cliente esta dado por el numero de actividades
incluidas en el ciclo del pedido del cliente tales como preparación, la transmisión,
la entrada, el surtido y el informe sobre el estado del pedido el cual es vital para el
seguimiento en el desarrollo del producto, indiferente si el tipo de pedido es al
mayor o a detal.
Preparación del Pedido:
Aquí se recopila la información necesaria para la primera fase del procesamiento
del pedido, se llena el formulario de pedido u orden de compra, se verifica la
existencia del producto que se pide, aunque aquí la tecnología juega el papel mas
importante a lo largo de la cadena ya algunos asesores de ventas emplean como
herramienta de trabajo un computador portátil o una Palm que les permita de
manera inmediata conocer la existencia del producto reduciendo costos de
papelería y agilizando el proceso del rápido aprovisionamiento, lo que al final es
una forma de ganancia para la Empresa al reducir gastos que pueden ser
invisibles pero a la vez representativos. Los asesores de ventas que no poseen
este sistema como herramienta de trabajo luego de tomar el pedido sobre el
documento prosiguen a comunicarse a la Empresa para hacer efectiva la
corroboración de existencia del producto para dar inicio al proceso de transmisión
del pedido.
Transmisión del Pedido:
Una vez preparado el pedido se procede a transmitir la información y la solicitud
de dicho pedido hasta su lugar de entrada en la Empresa o directamente al
proveedor de la Empresa en caso de que esta no tenga disponibilidad del
producto, la transmisión de este pedido puede realizarse de dos formas;
Manualmente enviando los datos del pedido por correo urbano o llevando el
formulario d pedido directamente hasta la Empresa, o de forma Electrónica
enviando dicho pedido por e-mail, fax o simplemente cargando la información en la
pagina Web de la Empresa si la tiene. Es importante tener en cuenta que si la
Empresa cuenta con un sistema de transmisión del pedido electrónico el proceso
será mucho más ágil y confiable, por lo contrario si el proceso de transmisión es
manual obviamente tardara mucho mas tiempo y quizás será mas costoso para la
Empresa.
Entrada del Pedido:
Son aquellas actividades que se deben realizar justo antes del levantamiento real
del pedido, aquí se debe comprobar toda la información detallada del pedido tales
como referencia, cantidad, color, sabor, tamaño, precio, forma de empaque,
disponibilidad, estado financiero del cliente, entre otras ya no siempre la
información es clara y no siempre lo que el cliente pide esta disponible corriendo el
riesgo de que nuestro proveedor tampoco cuenta con dicho producto. En esta
etapa del proceso una vez mas la Tecnología juega un papel de vital importancia
ya que en la actualidad en la mayoría de Empresas los productos se encuentran
identificados con códigos de barras que permitan tener una información mas clara
y precisa sobre el producto haciendo el proceso mas rápido, confiable y lo mas
importante reduce de manera considerable los costos del producto y de la
Empresa.
La tecnología de códigos de barra cumple con un papel clave tanto en la
disminución de costos como en el control eficaz de inventarios ya que las
Empresas que cuentan con este tipo de Software no necesitan en algunas
ocasiones hacer un conteo físico del producto en la Bodega debido a que el
código de barra transfiere la información del producto a una computadora a través
de un lector óptico o rayo láser.
Surtido del Pedido:
Aquí las actividades físicas juegan un papel importante efectuando el proceso de
adquirir los artículos verificando su existencia, empacando los productos,
programando el envió de los productos, y preparando la documentación para
poder hacer efectivo el envió del producto hacia el cliente o consumidor final.
Durante este proceso es importante tener en cuenta si el cliente requiere el
producto empacado por unidad, por docena o simplemente si lo quiere en una caja
con determinada cantidad de unidades. Es necesario ser cuidadoso a la hora de
hacer el surtido del producto ya que en muchas ocasiones siempre hay un
producto que es mas delicado que otro, así que se debe aplicar una forma de
empaque y distribución por textura, resistencia o calidad de producto que se
separa. Otro aspecto que se debe tener en cuenta es que en muchas Empresas
los operarios prefieren empacar primero los pedidos mas fáciles que pueden ser
los mayoristas sin importar que atrás de este hay pedidos de minoristas que
fueron realizados con mucha mas anterioridad pero por el simple que por el simple
hecho de que sea necesario dedicarle mas tiempo se deja atrás atrofiando la
cadena de valor del producto, para controlar este problema es importante tener en
cuenta algunas reglas como:
• Primero en ser recibido, primero en ser despachado.
• Tiempo más corto de procesamiento.
• Numero especificado de prioridad.
• Fecha de entrega más próxima.
• Pedidos con más anterioridad.
• Pedidos con secuencia de un mismo producto.
Procesamiento de un Pedido Industrial:
Dentro de este proceso la actividad manual representa gran parte del ciclo de
procesamiento del pedido ya que cuenta con un alto componente de actividad
humana, sin descartar que algunos procesos pueden ser automatizados o
manejados por alguna maquina electrónica o quizás puede ser un proceso mixto
que es uno de los mas importantes en el procesamiento del pedido industrial
debido al gran numero de funciones que para la maquina son de difícil manejo
pero que para el hombre son de completa facilidad o viceversa. Un ejemplo claro
de esta aplicaron esta En la empresa federal Express identifican con barras
a todos los documentos enviados con un numero único para fácil
identificación de los paquetes durante su viaje. el código de barras es
escaneado con el punto de entrada al sistema de reparto.
En la selección durante el reparto y el punto de destino. En las
instalaciones de carros de reparto se encuentran pequeños computadores
que a están las comunicaciones por radio. esto nos permite dirigirnos a los
camiones en su ruta para efectuar la recepción y la entrega. además de
eso los conductores tienen un escáner en la mano donde se puede leer el
numero de envíos en el momento de recolección y entrega.
Tomando como ejemplo a McDonald´s podemos contemplar lo vital que es la
comunicación dentro de un proceso, es necesario que cada miembro del canal
transmita información para que todo el sistema opere de manera continua y
eficiente, poder conocer las ventas reales del cliente, niveles presentes de
inventarios y cantidad de pedidos. La mejor comunicación en tiempo real y la
continuidad del flujo del producto en la cadena de suministros son claves para las
mejoras.
Otros Factores Que Afectan El Tiempo De Procesamien to Del Pedido
Los sistemas de procesamiento de los pedidos y la selección del hardware
representan sólo una parte de las consideraciones del diseño. Existen una gran
cantidad de factores que agilizan o retrasan el tiempo de procesamiento. Estos
factores son el resultado de las operaciones, políticas de servicio al cliente y de las
practicas del transporte.
Prioridades Del Procesamiento
Algunas empresas pueden otorgar prioridades a su lista de clientes como una
manera de distribuir los recursos limitados de tiempo, capacidad y esfuerzo a favor
de las ordenes mas beneficiosas. Cuando se hace así se alteran los tiempos de
procesamiento de los pedidos. A los pedidos de alta prioridad peden darles
procesamiento preferente, en tanto que los pedidos de baja prioridad pueden
guardarse para procesamiento posterior. Aunque en otras empresas, los pedidos
los procesan según el orden de llegada, aunque puede parecer justo no
necesariamente es así.
Procesamiento Paralelo Vs Secuencial
Los tiempos más largos de procesamiento pueden alcanzarse cuando todas las
tareas se completan en una secuencia. Si se llevan a cabo algunas tareas
simultáneamente, el tiempo total de procesamiento puede reducirse. Con el simple
cambio de hacer múltiples copias de un pedido, de manera que el gerente de
ventas pudiera revisar una copia, mientras en otro lado se esta realizando las
actividades de trascripción y comprobación del crédito, se reducirá de alguna
manera el tiempo de procesamiento del pedido.
Precisión En El Surtido Del Pedido
Si se logra cumplir todo el ciclo de procesamiento del pedido si cometer errores en
el requerimiento del pedido de un cliente, hay una gran probabilidad de que se
minimice el tiempo del procesamiento. Pueda que ocurran algunos errores, pero
su numero debería ser cuidadosamente controlado si el tiempo de procesamiento
del pedido es una consideración prioritaria en la operación de la compañía.
Acumulación De Pedidos
El objetivo es reunir pedidos de múltiples clientes en grupos para realizar un
procesamiento por comulación puede reducir los costos del procesamiento del
pedido.
Tamaño del Lote
Cuando el pedido de un cliente es muy grande y no se cuenta con la capacidad
suficiente para surtirlo, en vez de esperar a que se complete el surtido, puede
prepararse y enviar pequeños lotes del pedido total donde el cliente recibirá su
pedido parcialmente y dispondrá antes de una parte del producto ordenado.
Auditoria y Pago de Facturas del Flete :
nos sirven como pago de facturas en las diferentes actividades y puede ser
una intensa labor debido al gran numero de rutas y combinaciones de
clasificaciones y la auditoria de una factura de flete puede ser una actividad
intensa labor debido al gran numero de rutas y combinaciones de
clasificaciones
Operación Interna:
Las operaciones internas es un sistema logístico que puede representar
sintéticamente como muestra la figura 1. La entrada - 2. La base de datos
y su manipulación relacionada 3. La salida.
La Entrada:
Actividades relacionadas con el sistema de información es la adquisición de
los datos que ayudaran en los procesos de toma de decisiones des pues
de identificar cuidadosamente los datos necesarios para planear y operar
el sistema logístico los datos que pueden tener muchas fuentes : 1.clientes
2. Registros 3. Datos publicados 4. administración los clientes, a través de
sus actividades de ventas suministran muchos datos útiles para la
planeación. durante la entrada del pedido se captura datos útiles para
decisiones estimadas
Manejo de Base de Datos:
Implica la selección de los datos que van a almacenar y recuperarse la
selección de los métodos implican la selección de los datos que van
almacenarse y recuperarse la elección de los métodos de análisis que se
van a incluir y la elección de los procedimientos básicos de procesamiento
de los datos que se van a poner en practica.
Salida:
La salida por general es de varios tipos y es transmitidas de las diferentes
formas 1.Informes breves de costos o estadísticas de desempeño 2.
Informes de estado de inventarios 3. informe de excepción que comparan
el desempeño deseado con lo real 4. informes finalmente la salida puede
ser resultado del análisis de los datos de los modelos estadísticos y
matemáticos.
Inventario Manejo por Vendedores / Proveedores:
Cuando los minoristas manejaban el inventario , uno de los métodos para
el control de inventarios era usar alguna forma del programa de
reaprovisionamiento del método del punto de reorden es decir cuando un
articulo en las existencias se reduce al nivel del punto de orden en los
dichos sistemas los minoristas hacen sus propias estimaciones y reglas de
control de inventario de manera alternativa , son los minoristas
reaprovisionaran el articulo también se espera que halla un crecimiento
sustancial en los inventarios manejados por el proveedor / y el vendedor.
La propiedad de inventarios general mente pasa al minorista una vez que
recibe el producto , aunque algunos minoristas les gustaría alcanzaron el
punto donde incluso no posean los vienes que se encuentran en sus
anaqueles.
Sistema de Menudeo:
Las empresas minoristas han desarrollado extensas operaciones minoristas
han desarrollado sistemas elaborados de información para agilizar la
verificación (mejora del servicios) así para incrementar la eficiencia de
existencia y el aprovisionamiento de muchos artículos típicamente.
Manejo De La Base De Datos
el procesamiento de los datos es una de las características mas antiguas y
mas populares de un sistema de información mas contundente con los
modelos matemáticos y filosóficos con el fin de aumentar sus capacidades
inventarios : cuando los minorista manejaban el inventario es uno de los
métodos diarios y se forma un programa de reaprovisionamiento de los
métodos de punto de orden y tanto el vendedor como el proveedor tiene
que controlar un inventario operativo intercambiando los dato tanto el punto
de venta tiene que estar relacionado con los vendedores
Sistema de apoyo para la toma decisiones
el despacho de de los camiones para reaprovisionar a los proveedores de
gasolina en las estaciones de servicios para los automóviles para un
problema logístico y diseñar un sistema de información bien desarrollado
para que así tengan cumpla todos sus objetivos y también nos sirve para la
toma de decisiones y también interactuar con el sistema de las entradas
Presentación Detallada Del Sistema Logístico De Información ENTRADA GERENTE DE BASE DE DATOS SALIDA
Recuperación de datos
Datos de
Datos de administración
Información publicada
Registro de la compañía
Base de datos
Archivos de computador Registros
manuales
Análisis de datos
Procesamiento
Informes breves
Informes de excepción
Informes de acción
Resultado de análisis
Panorama de Operación Interna:
Medio Ambiente
Entrada De Datos
Actividades de la base de datos
1. almacén de datos
• archivo • recuperación • mantto.de datos
2. Transferencia datos • Operaciones básicas de
procedimientos datos • Análisis de datos usando
técnicas matemáticas y estadísticas
Decisiones
Comunicaciones Salidas
Gerente De Logística (Toma Las Decisiones