SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS MODELO DE ...

GESTIÓN TECNOLOGICA Y DE LAINFORMACION

GESTIÓN DOCUMENTAL

SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROLINTEGRADOS

(SISTEDA, SGC y MECI)

MODELO DE REQUISITOSPARA LA GESTIÓN DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

MAGT04.03.XX.XXX

VERSIÓN 1

FECHA DEENTRADA

EN VIGENCIAEn Revisión

SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS

MODELO DE REQUISITOS PARA LAGESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Versión 1

Código: MAGT04.03.XX.XXX

Macroproceso: Gestión Tecnológica y de la InformaciónProceso: Gestión Documental

Enero 2018

Este documento es propiedad de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali. Prohibida su alteración o modificaciónpor cualquier medio, sin previa autorización del Alcalde.

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Índice de contenidoINTRODUCCIÓN..............................................................................................................4

OBJETIVO........................................................................................................................4

ALCANCE.........................................................................................................................4

DEFINICIÓN.....................................................................................................................5

IMPLEMENTACIÓN DE UN SGDEA................................................................................7

REQUISITOS FUNCIONALES Y NO FUNCIONALES DEL SGDEA................................9

Requisitos Funcionales.................................................................................................9

Cuadro de Clasificación Documental (CCD)...............................................................10

Controles y Seguridad.................................................................................................11

Conservación y Eliminación.........................................................................................11

Captura y Registro de Documentos.............................................................................11

Referenciación............................................................................................................12

Búsqueda, Recuperación, Representación.................................................................12

Administración:............................................................................................................13

Proceso de planeación ..........................................................................................13

Proceso de producción ..........................................................................................13

Proceso de gestión y trámite .................................................................................13

Proceso de organización .......................................................................................14

Proceso de transferencia .......................................................................................14

Proceso de disposición de documentos ................................................................14

Proceso de preservación a largo plazo ..................................................................15

Proceso de valoración ............................................................................................15

Flujos de Trabajo y Flujos Electrónicos.......................................................................15

Requerimientos de Preservación (OAIS)....................................................................16

Metadatos....................................................................................................................17

Requisitos No Funcionales..........................................................................................17

CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO........................................20


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Estructura Lógica.....................................................................................................23

Firma del Documento Electrónico............................................................................23

Formato de Documento Electrónico........................................................................24

CARACTERISTICAS DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO........................................25

Foliado electrónico:.....................................................................................................26

Requisitos para la foliación..................................................................................28

Gestión de copias de documentos en ambientes electrónicos....................................28

Índice electrónico. .....................................................................................................30

Relación Expediente Híbrido ....................................................................................32

Estructura XML ..........................................................................................................33

Firma del Índice electrónico ........................................................................................33

Ciclo Vital del Expediente Electrónico:........................................................................33

Gestión:.......................................................................................................................34

Cierre y archivo del expediente electrónico:................................................................35

Retención y disposición final de documentos y expedientes electrónicos:.................36

DOCUMENTOS DE REFERENCIA............................................................................37

CONSIDERACIONES GENERALES..........................................................................38

ANEXOS.....................................................................................................................38


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INTRODUCCIÓN

Con la implementación de la Agenda de Conectividad como una estrategia paramasificar el uso de las Tecnologías de la Información, modernizar las institucionespúblicas y de gobierno, y socializar el acceso a la información1 se hizo evidente lanecesidad de administrar la información producida en cada entidad soportada enmedios electrónicos; consecuentemente para la época se promulga la Ley 594 de 2000– Ley General de Archivos, obligando a las entidades del estado a organizar suinformación contemplando la utilización de nuevas tecnologías y respaldando su validez“siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garanticela autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.”2

Las entidades del Estado deben procurar la conformación de sus archivosindependientemente del soporte que los contiene, en este sentido son conocidas lastécnicas, métodos y reglamentaciones necesarias para la producción, organización,custodia, conservación y consulta de los documentos producidos en mediostradicionales impresos; situación que no es suficientemente clara para los documentoselectrónicos.

Con el fortalecimiento de la estrategia de Gobierno en Linea y la expedición del Decreto2609 de 2012, compilado en el Decreto 1080 de 2015 se hace necesario construir unModelo de Documentos Electrónicos como un Instrumento Archivístico que contengalas recomendaciones y estructura que permitan normalizar la producción de registros ydocumentos electrónicos.

OBJETIVO

Desarrollar un modelo de gestión de documentos electrónicos acorde las políticas ylineamientos del Programa de gestión documental y la arquitectura empresarial,capacidades y recursos de la entidad, con el fin de garantizar la adecuada gestión de lainformación contenida en documentos electrónicos cumpliendo con los estándares y lanormativa vigente que facilite el intercambio de información, implementación deaplicaciones y confiabilidad de la información.

ALCANCE

Este documento aplica para la normalización de la producción y generación de1 CONPES 3072 Agenda de Conectividad, Ministerio de Comunicaciones, Febrero 20002 Artuculo 19 paragrafo 1°, Ley 594 de 2000


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documentos electrónicos independientemente de la plataforma y/o aplicación desoftware para garantizar su valor y veracidad para gestionarlos adecuadamente yhacerlos recuperables para su uso con fines informativos, consultivos y probatorios

DEFINICIÓN

Documento Electrónico: Información generada, enviada, recibida, almacenada ocomunicada por medios electrónicos, ópticos o similares3, y como documentoelectrónico de archivo aquel registro de la información generada, recibida, almacenada,y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante suciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debeser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.4

DPI : Dots Per inch, es una unidad de medida para resoluciones de impresión, lectura ocaptura, concretamente, el número de puntos individuales de tinta que una impresora,tóner, lente o sistema puede producir y/o reproducir en un espacio lineal de unapulgada.

ECM : Enterprise Content Management, Gestión de Contenido Empresarial

EDMS : Electronic Document Management System, Sistema Electrónico de Gestión deDocumentos.

ERMS : Electronic Records Management System, Sistema Electrónico de Gestión deRegistros

EDRMS : Electronic Document and Records Management System, Sistema Electrónicode Gestión de Documentos y Registros.

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO: Conjunto de documentos electrónicos que hacen partede un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de informaciónque contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados.

INTEROPERABILIDAD: capacidad que tiene un sistema, cuyas interfaces son

3 Congreso de Colombia. Ley 527 de 2009. Artículo 2°. La definición de documento electrónico corresponde con la de Mensaje de Datos; Banco Terminológico Archivo General de la Nación http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?tema=91&/documento-electronico Consultado 17 Abr. 2017.

4 Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.


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totalmente conocidas, para funcionar con otros productos o sistemas existentes ofuturos.

METADATOS: Datos que describen el contexto, contenido y la estructura de losdocumentos.

MODELO DE REQUISITOS: Documentos estructurado en el que se articulanespecificación y requerimientos necesarios para el correcto funcionamiento de unsistema.

PDF : Portable Document Format, es un formato de almacenamiento para documentosdigitales independiente de plataformas de software o hardware. Este formato es de tipocompuesto (imagen vectorial, mapa de bits y texto).

PGD : Programa de Gestión Documental, Es el instrumento archivístico que formula ydocumenta el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos encaminados a lagestión de la documentación de una entidad, con el objeto de facilitar su utilización yconservación.

PINAR : Plan Institucional de Archivos, Es un instrumento para la planeación de lafunción archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicosprevistos por la entidad.

REQUISITO: Circunstancia o condición necesaria para algo. En la ingeniería desistemas se emplea el termino requisito en un sentido análogo, como una condiciónnecesaria sobre el contenido, forma o funcionalidad de un producto o servicio.

SISTEMA DE INFORMACION: Conjunto de elementos orientados al tratamiento yadministración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior,generados para cubrir una necesidad o un objeto de una organización.

SISTEMA DE GESTION DE DOCUMENTOS: Es un sistema de información que permiteincorporar, gestionar y facilitar el acceso a los documentos a lo largo del tiempo. SGDEA : Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

SOFWARE: Conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas que permitenejecutar distintas tareas en una computadora.


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SOFTWARE LIBRE: Software que respeta la libertad de los usuarios y la comunidad.En grandes líneas, significa que los usuarios tienen la libertad para ejecutar, copiar,distribuir, estudiar, modificar y mejorar el software.

TIFF : Tagged Image File Format es un formato de archivo informático para almacenarimágenes de mapa de bits. Es prevalente en la industria gráfica y en la fotografíaprofesional por su versatilidad y compresión no destructiva.

IMPLEMENTACIÓN DE UN SGDEA

un SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo) es unconjunto de aplicaciones o programas de software que exije una correcta aplicación deuna gran variedad de funciones agrupadas que puede consistir en un móduloespecializado, en varios módulos integrados, en software desarrollado a la medida delusuario o en una combinación de varios tipos de programas informáticos.5

En cualquier caso el SGDEA deberá ajustarse a las políticas y procedimientosaprobados por los sistemas integrados de gestión (SIG) e incorporados en el modelooperativo por procesos (MOP). Es importante aclarar que, que, independientemente desi la información electrónica es un “documento”, un “documento de archivo”, un “dato” o“contenido”, la concepción de la información es la misma, es “electrónica” y debe ser

5 MoReq: Model Requirements for the Management of Electronic Records © CECA-CEE-CEEA, Bruselas - Luxemburgo, 2001.


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Ilustración 1: Tomado de Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de DocumentosElectrónicos de Archivo SGDEA


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gestionada por al menos un componente tecnológico; Dentro de los que se puedenencontrar referentes a sistemas de información asociados al control y gestión dedocumentos tales como:

EDMS: un Sistema Electrónico de Gestión de Documentos (EDMS, por sus siglas eninglés), es un sistema de software que controla y organiza los documentos en toda laorganización, independientemente de que se hayan declarado como documentoselectrónicos de archivo o no6.

El ERMS, a diferencia de un EDMS, no permite modificar los documentos una vez quese declaran como documentos de archivo. El documento podrá consultarse pero noeditarse ni borrarse. Se deberán establecer los requisitos puntuales de los ERMS paraasegurar la accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad de los documentoselectrónicos que en él se gestionan, independientemente del medio físico dealmacenamiento y del formato del documento.

Por su parte el EDRMS es la unificación de EDMS y ERMS añadiendo funcionalidadese integrando otras tecnologías informáticas con el objetivo de dar solución y adaptarsea las múltiples necesidades informativas y documentales de las entidades uorganizaciones.

Un ECM hace referencia a una combinación dinámica de las estrategias, métodos yherramientas que se utilizan para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregarinformación de apoyo a procesos clave de la organización a través de la gestión de todosu ciclo de vida permitiendo capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar todaslas formas de contenido no sólo los documentos de una organización, sino que ademásincluye herramientas de colaboración, gestión de activos digitales, gestión decontenidos web.

El SGDEA deberá ser concebido e implementado de conformidad con los principios yrequisitos funcionales de la norma ISO 16175-1 y 16175-2 aplicables a todo el sistema,el documento electrónico y el expediente electrónico incluidas las especificaciones deMoReq2 del DLM Forum y del Modelo OAIS o ISO 14721 modelo de referencia parasistemas de información de archivos abiertos, ISO 23081-1 para la gestión demetadatos, ISO-9126 para análisis de software, las Guías de Eficiencia Administrativa yCero papel del AGN y MinTic, las recomendaciones del Archivo General de la Nación ydemás normas aplicables a los sistemas de gestión documental electrónicos de6 Archivo General de la Nación, Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos

de Archivo SGDEA, 2017


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REQUISITOS FUNCIONALES Y NO FUNCIONALES DEL SGDEA

El SGDEA deberá cumplir con el Modelo de Requisitos para la Implementación de unSistema de Gestión de Documentos Electrónicos en su versión actualizada del 3 deabril de 2017 por la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística yDocumento Electrónico del Archivo General de la Nación así:

• Clasificación y organización documental• Retención y disposición• Captura e ingreso de documentos• Búsqueda y presentación• Metadatos• Control y seguridad• Flujos de trabajo

• Flujos electrónicos• Requerimientos no funcionales

Requisitos Funcionales

Teniendo en cuenta la experiencia propia adaptada por el Municipio de Santiago de Caliel SGDA deberá contar, como mínimo, con las funcionalidades del sistema de gestióndocumental actual7 en la versión instalada y aquellas mejoras desarrolladas o ajustadasa nivel de código y/o lógica del sistema, adicionalmente tener en cuenta la priorizaciónde ajustes que requiere el sistema y las funcionalidades sugeridas y evaluadas paramejorar el rendimiento, trazabilidad y facilidad de operación.

El Municipio de Santiago de Cali adopta las recomendaciones establecidas por la UniónEuropea en su modelo de requerimientos de las aplicaciones para la gestión electrónicade documentos (MoReq2 - Modular Requirements for Records Systems) expedida porel DLM Forum.

7 En abril de 2018 el aplicativo utilizado es Orfeo; sistema de Gestión Documental y de procesos desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Publicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creación colectiva


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Cuadro de Clasificación Documental (CCD)

El sistema tiene que soportar el CCD de la organización y ser compatible con élpermitiendo la utilización en el que los expedientes se puedan organizar, como mínimo,una jerarquía de tres niveles, estar en capacidad de administrar la Tabla de RetenciónDocumental (TRD)LA y Tabla de Valoración Documental (TVD) en sus diferentesversiones y modificaciones manteniendo la trazabilidad y permitir la administración delos tiempos de retención durante todo el ciclo vital del documento.

La administración de las Tablas de Retención y Valoración Documental debe permitir lainclusión de una descripción o justificación, manejo de versiones, fechas deactualización e identificador único de creación; garantizar que los documentos y/oexpedientes producidos y/o asociados al sistema mantendrán los criterios de retencióny disposición final, permitir la importación y exportación de la totalidad o parcial en


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Ilustración 2: MoReq 2.Modelo de requisitos para la administración de archivoselectrónicos


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formato editable y permitir el uso de las diferentes versiones de conformidad con suspermisos y roles.

Controles y Seguridad

El SGDA debe cumplir con el modelo de Sistemas de Seguridad de acuerdo con losLineamientos para la implementación del Modelo de Seguridad y Privacidad de laInformación8 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones yalineado con la Arquitectura de TI del Municipio de Santiago de Cali, Políticas,Lineamientos y Procedimientos de los Sistemas Integrados de Gestión, el MOP,Programa de Gestión Documental y del Departamento Administrativo de las Tecnologíasy Comunicaciones y el capítulo 4 de MoRec2.

El acceso de los documentos debe cumplir con la normativa existente en especial conla Ley 1581 de 2012 Ley de Protección de Datos Personales y la Ley 1712 de 2014 Leyde Transparencia y Acceso a la Información

Conservación y Eliminación

Como uno de los aspectos mas relevantes de la Función Archivística, es importante queel SGDA este en capacidad de garantizar la permanencia de los documentos electrónicos de archivo conforme con los tiemposde retención establecidos en las Tablas de Retención y Valoración Documental enconsecuencia con los diferentes periodos que se encuentren identificados.

Los documentos asociados al SGDA deberán asociarse con su respectiva Tabla deRetención documental, tiempo de retención, trazabilidad de transferencia, control deacceso, control de modificación, control de migración, control de expedientes y engeneral los requisitos que establece el capitulo 5 de MoRec2, asi mismo losdocumentos que conforman un expediente deberán adquirir el tiempo de retención alcual corresponda dicho expediente.

Captura y Registro de Documentos

La captura hace referencia al proceso de obtener un documento a partir de soportefísico como, por ejemplo, haciendo uso de la digitalización o haciendo uso de algúndispositivo como un fax o software específico como un servidor de correo electrónico y8 MINTIC, Modelo de Seguridad, http://www.mintic.gov.co/gestionti/615/w3-propertyvalue-7275.html,

Consultado 18 Abr. 2017


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enlazarlo a una serie o subserie dentro del SGDEA.

El SGDA debe estar en capacidad de realizar la incorporación de documentos alsistema independientemente de su forma de ingreso, bien sea digitalizado, transferidode otro sistema, cargado desde un gestor o desde aplicaciones como correoselectrónicos, redes sociales o servicios WEB dispuestos por el Municipio de Santiago deCali.

Debe contar con los controles necesarios para el registro, creación de metadata,trazabilidad, asociación al CCD y respectiva TRD, proceso, procedimiento, tramite y/oservicio, control de versiones y convertir los documentos al formato admitido en la fasede archivo y en general los requisitos que establece el capitulo 6 de MoRec2.

Referenciación

Dentro de los requisitos funcionales de referenciación del SGDEA, se deben crear ymantener automáticamente el Registro de la auditoría realizada al archivo y losinventarios de los expedientes y documentos electrónicos que se administren en elmismo, teniendo en cuenta que hacen referencia a los instrumentos de recuperación dela información de manera precisa y exacta, crear referencias cruzadas entreexpedientes relacionados, controlar entradas múltiples al mismo documento que existaen varios expedientes, sin duplicar físicamente el documento electrónico de archivo yfacilitar la obtención de informes sobre la actividad del Cuadro de ClasificaciónDocumental. Número de expedientes, documentos, etc. y en general los requisitos queestablece el capitulo 7 de MoRec2.

Búsqueda, Recuperación, Representación

El SGDA debe alinearse con los instrumentos archivísticos del municipio de Santiago deCali, en especial con el PINAR, PGD, CCD, TRD, Tablas de Control de Acceso y elMOP; Incluir varias funciones de búsqueda que actúen sobre los metadatos asociados yen el contenido contextual de los documentos de archivo, expedientes, etc., Realizarbúsquedas combinadas, con comodines, (por ejemplo “y”, “o”), recuperar un expedientecompleto o parte de su contenido, presentar el número total de resultados de unabúsqueda, poder configurar la visualización de los resultados de las búsquedas. Porejemplo, poder elegir el orden en que se muestran los resultados, el número deresultados, etc., en ningún caso el resultado de la búsqueda presentará información quesea necesario ocultar a los controles de acceso ni podrá superar las características de


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seguridad descritas y en general los requisitos que establece el capítulo 8 de MoRec2.

Administración:

El SGDA debe contar con los módulos y opciones que faciliten una adecuadaadministración de sus funcionalidades permitiendo la Parámetros del sistema, controlarcopias de seguridad, Administrar los instrumentos archivísticos, gestión de usuarios,auditoría, informes de administración, niveles de seguridad alineado con las políticas,lineamientos y arquitectura de TI dispuesta por el Departamento Administrativo de lasTecnologías y las comunicaciones y en general los requisitos que establece el capitulo 9de MoRec2.

Para cumplir con las etapas de la gestión de los documentos electrónicos, se debentener en cuenta cada uno de los ocho (8) procesos de la gestión documental a saber(Articulo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015):

Proceso de planeación

“Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de losdocumentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal,funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios ydocumentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en sistema degestión documental” Dicho proceso es pieza fundamental a la hora de planear lasactividades para la creación, generación y valoración de los documentos concebidos enambientes electrónicos y el análisis de su contexto normativo, administrativo yprocedimental dentro de la organización.

Proceso de producción

“Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción oingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para trámite, proceso en queactúa y los resultados esperados” es decir, la manera como se producen o generan losdocumentos electrónicos, así como la asignación de metadatos de identificación.

Proceso de gestión y trámite

“Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, ladistribución, incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la


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disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control yseguimiento a los trámites que el documento hasta la resolución de los asuntos”, por locual este proceso incluye la asignación de metadatos de uso que permiten lasinterrelaciones entre los diferentes documentos para la conformación del expediente.

Proceso de organización

“Conjunto de operaciones que se realizan con un documento para clasificarlo, ubicarlo,ordenarlo y describirlo adecuadamente”, por lo cual para los documentos electrónicoseste proceso debe incluir el análisis del documento para identificar su clasificación,ubicación y archivo dentro del expediente electrónico correspondiente mediante laasignación de metadatos de uso, generación y validación del índice electrónico.

La organización también implica definir la forma como se dispondrán las series,subseries y expedientes dentro del archivo electrónico (como se denominarán y seordenarán tanto para la consulta como para su visualización). Hay que tener presenteque en algún momento los documentos (series-subseries-expedientes) se transferirán(moverán) a otros repositorios para asegurar su preservación en el tiempo o suconservación como memoria de la nación (a Archivo Generales).

Proceso de transferencia

“Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos oseries documentales durante las fases de archivo, verificando la estructura, lavalidación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión,los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatosdescriptivos”, Por lo cual en la gestión de documentos electrónicos de archivo, esteproceso debe contemplar la verificación de los expedientes electrónicos que hancumplido con la retención documental en cada fase (gestión o central) para sertransferidos, así como los requisitos técnicos para efectuar la transferencia electrónica.

Nota: “refreshing” corresponde en español al término “Refresco” (Renovación delsoporte de almacenamiento).

Proceso de disposición de documentos

“Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a suconservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecidoen las tablas retención documental o en las tablas valoración documental” De acuerdocon lo anterior, este proceso debe contemplar la verificación y cumplimiento de ladisposición final (conservar para preservar o eliminar) dada a los documentos y


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expedientes electrónicos de archivo, una vez cumplido el tiempo de retención en elArchivo Central.

Nota: Se seleccionan agrupaciones (series/subseries/expedientes), pero nuncadocumentos sueltos, a menos que se trate de declaratorias de patrimonio documentalarchivístico. No se puede hacer selección de documentos dentro de un expediente.

Proceso de preservación a largo plazo

“Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestiónpara garantizar su preservación independientemente de su medio y forma de registro oalmacenamiento”, por lo cual este proceso debe contemplar la identificación de factoresde riesgo asociados a la alteración o perdida de información electrónica, así como laaplicación de medidas preventivas y correctivas para asegurar su preservación a largoplazo.

Proceso de valoración

“Proceso permanente y continuo, que inicia desde planificación de los documentos ypor medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con fin supermanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final(eliminación o conservación temporal o definitiva)”. La valoración se hace del análisis delas agrupaciones documentales (series/subseries) y no por los documentosindividuales.

Flujos de Trabajo y Flujos Electrónicos

El flujo de trabajo es la incorporación de los aspectos operacionales de una actividad detrabajo indicando cuales son las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo,cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se lehace seguimiento al cumplimiento de las tareas, el municipio de Santiago de Cali tieneimplementado el modelo de administración por procesos identificando que el procesode Gestión Documental permea de manera transversal cada una de las actividades yprocedimientos que lo componen de manera que se convierte en elemento importantepara aumentar la Eficiencia Administrativa, la transparencia y oportunidades desde elámbito operativo.

El SGDEA debe proporcionar las herramientas necesarias para modelar y controlar


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procesos y procedimientos sencillos como flujos de trabajo y modelos másestructurados permitiendo la posibilidad de configurar diversos parámetros paragestionar incidentes e hitos de manera manual y automatizada.

El SGDEA deberá permitir la creación, administración y ejecución de flujos de trabajo,así como diagramar, modelar e incorporar flujos y tareas que componen un proceso y/oprocedimiento permitiendo su parametrización bien sea a partir de plantillas o sumodelamiento completo, control y seguimiento, incorporar un mecanismo de simulaciónpara realizar análisis, asignación de usuarios o grupos de usuarios, manejo deversiones, visualización gráfica de su estado para su administración y en generalcumpliendo de manera especifica los requerimientos establecidos por el ArchivoGeneral de la Nación9.

Requerimientos de Preservación (OAIS)

Con la finalidad de garantizar la la conservación y acceso a la información electrónica alargo plazo el SGDA adopta el marco reglamentario de la Norma ISO 1472110 comomodelo de referencia para un sistema abierto de información de archivos planteando elmodelo para el tratamiento de los objetos digitales producidos durante la fase de

9 Archivo General de la Nación, Modelo de Requisitos para la Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos Última actualización: 03 abril 2017

10 Open archival information system (OAIS) -- Reference model - ISO 14721


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Ilustración 3: OAIS. Entidades funcionales (Fuente: La normalización de la preservación digital permanente - José Ramón Cruz Mundet)


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gestión para su conversión en documento de archivo

Se compone a su vez de una serie de entidades funcionales denominadas: ingreso,instalación, gestión de datos, administración, planificación de la preservación, y accesoreferenciadas en el siguiente gráfico:

Metadatos

Los Metadatos son información estructurada o semiestructurada que posibilita lacreación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentosa lo largo del tiempo11, permiten que los documentos sean auténticos, íntegros,confiables, usables y tengan valor probatorio y tendrán aplicación a cada documentoque se incorpore al SGDA y expedientes que se conformen tanto de manera física oelectrónica.

El SGDA deberá cumplir con el modelo de metadatos conforme con lo establecido en eldocumento Guía para la formulación de un esquema de Metadatos para Gestión deDocumentos12 y MoRec2 en su contexto y en especial aquellos establecidos en elcapitulo 12.

El SGDA debe incluir el respectivo modelo de metadatos tanto para las unidadesdocumentales simples como para las agrupaciones que se realicen y los expedientesque se conformen para garantizar los atributos, la gestión, la utilización, la relación conel productor y los procesos y procedimientos de los cuales son parte integral oreferente.

Requisitos No Funcionales

Implica la determinación de los atributos no funcionales asociadas a las facilidades,funcionalidades y de características generales del software como controles necesariospara garantizar la confiabilidad del sistema, seguridad propuesta, requisitos de lacalidad, interfaces con otros sistemas de procesamiento manual o automatizado,ambiente de software y hardware.13

11 UNE-ISO 23081-1, Información y documentación - Procesos de gestión de documentos - Metadatos para la gestión de documentos.

12 Archivo General de la Nación, Guia de Metadatos, 201413 Zamuriano Roberto, Blog, https://rzamurianos.wordpress.com/2011/06/29/determinacin-de-los-requisitos-no-

funcionales-de-la-aplicacin/ Consultado 24 Abr. 2017


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Para la definición de los requisitos no funcionales se utilizará la clasificación de laNorma ISO/IEC-9126 Software engineering, el modelo de calidad que clasifica losatributos de la calidad del software en seis características: El modelo de calidaddefinido puede usarse para:

• Validar la integridad de la definición de los requisitos;• Identificar los requisitos no funcionales del software (Este punto es el que

interesa para este documento);• Identificar los objetivos del diseño del software;• Identificar los objetivos de prueba del software;• Identificar el criterio de aceptación de usuario para un producto de software

completo.

La normativa define seis características de la aplicación, estas seis características sondividas en un número de sub-características, las cuales representan un modelodetallado para la evaluación de cualquier sistema informático.

Funcionalidad. La capacidad del software para proporcionar funciones que satisfacenlas necesidades declaradas e implícitas cuando el software se usa bajo las condicionesespecificadas. Esta característica está relacionada con lo que hace el software parasatisfacer las necesidades tales como: la Idoneidad, la Precisión, la Interoperabilidad, laSeguridad y la Conformidad.

Confiabilidad. La capacidad del software para mantener su nivel de ejecución cuandose usa bajo las condiciones especificadas. El sobre uso o el envejecimiento no ocurreen el software teniendo en cuenta características como: Madurez, Tolerancia ante fallosy la facilidad de restablecer operación.

Facilidad de Uso. La capacidad del software ser comprendido, aprendido, utilizado y deser amigable para el usuario, cuando se emplee bajo las condiciones especificadastales como: Facilidad de Comprensión, Facilidad Cognoscitiva, Operabilidad, Atraccióno amigabilidad.

Eficiencia. La capacidad del software para proporcionar la requerida ejecución, enrelación con la cantidad de recursos usados, bajo las condiciones declaradas; El crono-comportamiento y la Utilización de los Recursos.

Facilidad de mantenimiento. La capacidad del software de ser modificado. Las


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modificaciones pueden incluir las correcciones, mejoras o adaptación del software a loscambios en el ambiente, y en los requisitos y las especificaciones funcionales: LaFacilidad de Diagnostico, Mutabilidad, Estabilidad y facilidad de Comparación.

Portabilidad. Capacidad de software ser transferido de un ambiente a otro. El ambientepuede incluir el ambiente del software, del hardware u organizacional, en tal caso debecumplir con : La facilidad de adaptación, facilidad de Instalación, coexistencia y facilidadde Reemplazo.

El SGDEA debe ser un sistema disponible las 24 horas del día, 7 días de la semana,365 días del año, el tiempo de inactividad no prevista no debe superar las 10 horas altrimestre y 40 horas al año, cuando se produzca un fallo del software o del hardware,debe estar en capacidad de devolver el sistema a un estado conocido (más recienteque la copia de seguridad del día anterior) en menos de 02 horas de trabajo con elhardware disponible; contar con soporte para sistemas de almacenamiento tipo NAS,DAS y SAN y proveer al menos dos interfaces para la Gestión del ECM y suscomponentes: Interface de comandos e Interface gráfica de usuario

El SGDEA debe ser escalable y no permitir ninguna característica que impida su uso enorganización de pequeño o gran tamaño, permitiendo aumentar la capacidad delsistema para ofrecer mas servicios

Toda funcionalidad del sistema y transacción de negocio realizada en el SGDEA deberesponder al usuario en menos de 5 segundos y ser capaz de realizar una búsquedasencilla en 3 segundos y una búsqueda compleja (combinando criterios) en máximo 5segundos, con independencia de la capacidad de almacenamiento y el número dedocumentos en el sistema.

Debe ser 100% web y su administración y parametrización debe realizarse desde elnavegador. Se deben proveer interfaces de escritorio opcionales, diseñado y construidocon los mayores niveles de flexibilidad en cuanto a la parametrización de los tipos dedatos, de tal manera que la administración del sistema sea realizada por unadministrador funcional del sistema, poseer un diseño “Responsive” a fin de garantizarla adecuada visualización en múltiples computadores personales, dispositivos, tabletasy teléfonos inteligentes y permitir la fácil instalación y despliegue de plugins ydesarrollos personalizados.

El SGDEA debe contar con un módulo de ayuda en línea y contar con manuales de


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usuario estructurados adecuadamente; permitir acceso a todas las funcionalidades y acualquier interfaz de la aplicación a través del teclado, permitir que los usuariosmodifiquen o configuren la interfaz gráfica a su gusto. Con elementos depersonalización sencillos, que abarquen, al menos las siguientes opciones, sin limitarsenecesariamente a estas: Contenidos de los menús, Disposición de las pantallas, Uso deteclas de funciones y atajos de teclado, Colores y tamaño de las fuentes que semuestran en pantalla; gestionar las ventanas (modificar el tamaño y posición,minimizar, maximizar, cerrar la ventana, etc.), y que se guarden estas especificacionesen un perfil de usuario.

El SGDEA deberá cumplir con la totalidad de requisitos establecidos por el ArchivoGeneral de la Nación 14

CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

El documento electrónico deberá conservar las características propias del documentoen sus medio tradicional y tener definidos los elementos intrínsecos y extrínsecos que lohacen único para el sistema:

Elementos Intrínsecos:• El carácter seriado• La génesis• La exclusividad• La interrelación• La información

Elementos Extrínsecos:• Autenticidad• Fiabilidad• Integridad• Manejabilidad o Disponibilidad

Para categorizar un documento como parte del SGDEA deberá cumplir con lossiguientes requisitos15:

14 Archivo General de la Nación, Modelo de Requisitos para la Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos Última actualización: 03 abril 2017

15 Schellenberg, T. R. (1965): The management of archives. Nueva York: Columbia información: University Press, 383 p.


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El carácter seriado: los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempoconstituyen series (correspondencia, actas,..).

La génesis: se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen comoproducto y reflejo de las tareas de su productor, no son algo ajeno a él.

La exclusividad: la información que contiene uno rara vez se encuentra en otrodocumento con idéntica extensión e intensidad, es exclusiva.

La información: La información contenida se encuentra directamente ligada con losprocesos y procedimientos de la entidad.

La interrelación: como principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) notienen sentido o tienen muy poco, su razón de ser viene dada por su pertenencia a unconjunto y por las relaciones establecidas entre sí.

Todo documento electrónico que se incorpore al SGDA independiente de su forma decreación o de su origen deberá contar con las características descritas en la norma ISO15489-1 para que puedan servir de prueba y soporte para el Municipio de santiago deCali como son:

Autenticidad. Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, que hasido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que hasido creado o enviado en el momento que se afirma.Para garantizar la autenticidad de los documentos, las entidades deben implantar ydocumentar políticas y procedimientos para el control de la creación, recepción,transmisión, mantenimiento y disposición de los documentos, de manera que seasegure que los creadores de los mismos estén autorizados e identificados y que losdocumentos estén protegidos frente a cualquier adición, supresión, modificación,utilización u ocultación no autorizadas.

Integridad. Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento electrónico.Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas.Las políticas y los procedimientos de gestión de documentos deben decir qué posiblesanotaciones o adiciones se pueden realizar sobre el mismo después de su creación yen qué circunstancias se pueden realizar. No obstante, cualquier modificación que serealiza debe dejar constancia para hacerle su seguimiento.


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Fiabilidad. Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en él. Es unarepresentación completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a él parademostrarlo. Los documentos de archivo deben ser creados en el momento o pocodespués en que tiene lugar la operación o actividad que reflejan, por individuos quedispongan de un conocimiento directo de los hechos o automáticamente por losinstrumentos que se usen habitualmente para realizar las operaciones.

Manejabilidad o Disponibilidad. Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar yleer. Su presentación debe mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de losdocumentos debe ser suficientemente claro y contener la información necesaria para lacomprensión de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser posible identificarun documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones de laorganización. Se deben mantener los vínculos existentes entre los documentos quereflejan una secuencia de actividades.

Adicionalmente a estas características se incluye:

Neutralidad tecnológica. El SGDA en ningún caso estará ligado a que los documentosque se incorporen pertenezcan a un determinado proveedor o formato que exijaadquisición de licencias permanentes en afectación de los recursos, sin embargo, el


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Ilustración 4: Guía No. 3 Documento Electrónico; MinTic


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proveedor deberá tener representación en el territorio nacional para garantizar elsoporte, mantenimiento y garantías.

El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuentarecomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionalescompetentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación deservicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y lasComunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción seaarmónica con el desarrollo ambiental sostenible, En la gestión de documentoselectrónicos así como en los sistemas de gestión documental se deben utilizarestándares abiertos que no dependan de una tecnología en particular16

Estructura Lógica

El concepto de estructura “está relacionado con la forma en que se registra eldocumento, lo que incluye la utilización de signos, el diseño, el formato, el soporte, etc.”En el caso de los documentos electrónicos, se distingue entre una estructura física yuna estructura lógica, la estructura física de un documento electrónico es variable ydepende del hardware y del software, es decir del equipo que se utilizó y el programaen el que se creó; su estructura lógica (es decir, la relación entre las partes que locomponen) lo hace inteligible17 .

En la presente guía la estructura lógica del documento electrónico se presenta como unbloque de datos formado por:

• Datos o contenido.

• Datos de identificación para la autenticación y validación del documento.• Bloque de metadatos.

Firma del Documento Electrónico

El documento electrónico incorporado al SGDA que requiera firma para garantizar suvalidez podrá realizarlo de manera física a mano alzada (de puño y letra) e incorporarsepor medio de la digitalización o haciendo uso de medios electrónicos que validen suautenticidad.16 Colombia. Ministerio de Cultura (2012, 14 de Diciembre) Decreto 2609 del 14 de Diciembre de 2012, compilado

en el Decreto 1080 de 201517 Consejo Internacional de Archivos. Comité de Archivos de Gestión en Entorno Electrónico. Documentos

electrónicos: Manual para Archiveros. Abril de 2005. P. 20. - Guia No3 Cero Papel MINTIC


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En Colombia se han reglamentado dos mecanismos de firma: la firma electrónica y lafirma digital. La firma electrónica corresponde a métodos tales como códigos,contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permitan identificara una persona en relación con un mensaje, siempre y cuando el mismo sea confiable yapropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, teniendo en cuentatodas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente18

Formato de Documento Electrónico

Los documentos a incorporar en el SGDA deberán hacerlo en PDF/A consistente en unformato de archivo para el guardado a largo plazo de documentos electrónicos basadoen la Versión de Referencia 1.4 de PDF de Adobe Systems Inc. (implementada enAdobe Acrobat 5 y versiones posteriores) y está definido por la ISO 19005-1:200519

• Los documentos digitalizados en el Taller de digitalización deben quedar enformato PDF/A con capacidad de búsqueda y una copia exacta de la imagen enformato TIFF multipágina.

• Los documentos digitalizados en los puntos de atención al ciudadano y centrosde correspondencia deben quedar en formato PDF/A con capacidad debúsqueda

• Los documentos digitalizados deberán permitir realizar selección del documentoo parte de él para extraer la totalidad o segmentos de texto.

• El formato en PDF/A debe permitir la consulta en ambiente cliente servidor víaWEB.

• Los documentos preparados se deben digitalizar con una resolución mínima de200 DPI en blanco y negro.

• Dependiendo de la suficiencia y calidad de imagen se incrementar la resoluciónde DPI en rangos de 100 DPI hasta obtener una imagen consistente.

• Profundidad de bit: estar determinada por las características del documento detal forma que la imagen obtenida no presente fallas de calidad. El valor máximo autilizar es de 16 bits.

• Brillo y contraste: estar determinados por las características del documento y delescáner utilizado de tal forma que la imagen obtenida no presente fallas decalidad. El valor recomendado es 50/50.

18 Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, Decreto 2364. de 2012. Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones

19 ISO 19005-1:2005 - Document management -- Electronic document file format for long-term preservation


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• El tamaño de un archivo de una página deberá estar en el rango de 60 a 100 kbdependiendo de la cantidad de caracteres de la página, salvo situaciones querequieran digitalización a color para garantizar la suficiencia de información.

• Escala de grises para documentos manuscritos, mecanografiados, impresos enequipo de matriz de punto y/o impresos sobre papeles de colores.

• Realizar el control de calidad a las imágenes, para garantizar la legibilidad eintegralidad de la imagen.

Nota: para los momentos de creación, recepción o captura de documentos la entidad uorganización deberá definir:

1.La secuencia de acciones, actividades, tareas y roles que conforman el procedimientode creación, recepción o captura de los documentos electrónicos.

2. Definir formatos y tipos de documentos aceptados a través de los canales oficiales.

3. Definir el esquema de metadatos para los procesos de creación, recepción o captura.(de acuerdo al tipo documental).

4. Definir los mecanismos tecnológicos, archivísticos y jurídicos para asegurar laintegridad, autenticidad y disponibilidad de los documentos creados, recibidos ocapturados.

5. Los documentos electrónicos deben ser nombrados con una estructura semánticaapropiada que facilite su organización.

CARACTERISTICAS DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

El expediente electrónico es un conjunto de documentos electrónicos que hacen partede un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de informaciónque contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados.20

De la misma manera como se conforman expedientes de la manera tradicional, loscuales incluyen diferentes tipologias de documentos que deberán permanecer hastaque se termine su tramite y por el tiempo que establezca la Tabla de RetenciónDocumental para el expediente, el SGDA deberá permitir la conformación deexpedientes electrónicos y mixtos (Electrónicos y físicos) garantizando su integridad,

20 Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Guia No. 4 Expediente Electrónico, 2013


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accesibilidad y reserva.

El expediente electrónico deberá estar conformado por cuatro componentes:

• Documentos electrónicos, que cumplirán las características de contenido,estructura y contexto definidas.

• Índice electrónico, que garantizará la integridad del expediente electrónico ypermitirá su recuperación siempre que sea necesario.

• Firma del índice electrónico por la administración, órgano o entidad a cargo deacuerdo con la normativa aplicable, el cual se realiza al momento del cierre delexpediente para garantizar la autenticidad e integridad

• Metadatos del Expediente Electrónico o información Virtual Contenida en ellos

El SGDA deberá permitir la aplicación del ciclo de vida del expediente respetando lascaracterísticas específicas de cada una de sus etapas desde la planeación, apertura,trámite, finalización, archivo y disposición final.

Foliado electrónico:

El foliado electrónico consiste en la asociación de un documento electrónico a un índiceelectrónico en un mismo expediente electrónico con el fin de garantizar su integridad,orden y autenticidad.


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Ilustración 5: Fuente: Colciencias. Proyecto diseño del modelo de administración electrónica de Cero Papel en la administración pública; Guía 4 MinTic


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El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índiceelectrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, segúnproceda cuando el expediente se cierre. Este índice garantizará la integridad delexpediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se requiera.

Ejemplo:

Para el siguiente expediente: El formato XML incluye la identificación de la página deinicio y de la página final del documento, cómo se puede observar en las columnas 9 y10 del siguiente cuadro. Para el caso de los documentos no textuales, es decir que noestán conformados por hojas o páginas, tales como audio, vídeo, imágenes, etc. debenfoliarse como “1 FOLIO”. Y así deben registrarse en el índice del expediente.

Ilustración 6: Formato XML para expediente electrónico. G.INF.07 MinTic 2017

Nota: Cuando un documento electrónico corresponde a un documento en el que no sepuede identificar el número de páginas ejemplo (audio, video, imagen, etc.) se contarádicho documento como un solo objeto en el metadato “Pagina_Inicio” – “Pagina_Fin”


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Requisitos para la foliación:

Las entidades públicas deberán implementar mecanismos para el foliado de losdocumentos electrónicos de archivo de forma que se garantice la integridad yautenticidad del expediente y los documentos que lo conforman, a partir de lossiguientes requisitos:

1. Identificación consecutiva del documento dentro del expediente acorde con el tipo deordenación que se elija. 2. Identificación inequívoca del documento 3. Metadato(s) que asocie el documento al expediente 4. Metadato(s) que identifique que el documento es Original o Copia

Requisitos para la foliación.

Gestión de copias de documentos en ambientes electrónicos.

Cuando un documento perteneciente a un expediente se utiliza como copia en otrosexpedientes bajo un ambiente electrónico, se podrá duplicar dicho documento en cadauno de esos expedientes, con el propósito de que sus índices electrónicos puedan serfirmados y cuenten con la totalidad de los documentos, sin embargo se sugiere a fin deevitar el consumo de recursos de almacenamiento, realizar un análisis jurídico sobre eltipo de documento que permita NO copiar el documento y almacenarlo en el expedientereceptor, sino usar una referencia del documento original a través de un proceso quepermita indizar el documento (enlace, o un indicador que apunte a esa única copia) yproveer al expediente receptor una referencia y vista del documento con una marca de


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Ilustración 7: Requisitos para la foliación . G.INF.07 MinTic 2017


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agua u otro mecanismo que lo identifique como copia. En todos los casos, si la entidadse decide por la opción de añadir un mismo documento a varios expedientes sinnecesidad de crear copias, el sistema debe controlar estos enlaces, y monitorearlosdurante la ejecución de los ciclos de vida, llevando así un control sobre cada referenciaen cada uno de los documentos que se consideren como copias.

Ante procesos de eliminación documental por aplicación de la tabla de retencióndocumental, no se podrá eliminar el documento si hace parte de otro expediente cuyotiempo de retención es mayor o su disposición final de conservación permanente, esdecir que el documento está sujeto al de mayor retención y a la disposición final.

Ejemplo: Índice electrónico:

Constituye un objeto digital que contiene la identificación de los documentoselectrónicos que componen el expediente, debidamente ordenados en ordencronológico, para reflejar la disposición de los documentos, así como otros datos con elfin de preservar la integridad y permitir la recuperación del mismo.

Equivale a la relación de los documentos electrónicos que conforman un Expedienteelectrónico, debidamente ordenada conforme a las disposiciones del Archivo Generalde la Nación.


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Ilustración 8: Expediente de resoluciones con duplicado digital. G.INF.07 MinTic 2017


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Las entidades públicas deberán implementar mecanismos tecnológicos que permitanllevar un índice electrónico de sus expedientes electrónicos, el cual deberá:

a) Permitir la identificación de la totalidad de los documentos que conforman unexpediente. b) Permitir la identificación de la secuencia de los documentos y el orden dentro delexpediente electrónico. c) Garantizar la integridad del expediente electrónico y permitir la recuperación de susdocumentos y metadatos. d) Garantizar la preservación a largo plazo de los datos y metadatos que conforman el

Índice electrónico.

Estructura índice electrónico A continuación, se muestran cada uno de los elementosque integran el índice electrónico y que componen su estructura:

Descripción de los atributos del índice electrónico

Índice Contenido: Cabecera, Código que identifica al índice de forma única e inequívocay lo relaciona con el expediente al que pertenece el documento.

Fecha Índice Contenido: Cabecera, Es la fecha en la que el índice se conforma. •Documento Foliado: Es el código único del documento dentro del expediente.

Nombre Documento: Es el nombre del documento que podrá ser conformado por unvalor alfanumérico normalizado sin tildes ni caracteres especiales.

Tipología Documental: Corresponde a la unidad documental producida por unorganismo en el desarrollo de una competencia concreta.

Fecha Creación Documento / Fecha de declaración de documento de archivo: Es lafecha en la que el documento se declara como documento de archivo. Este metadatodebe ser capturado de forma automática cuando el documento es electrónico y seproduzca alguna acción que lo reconozca como documento dearchivo, como porejemplo: una firma o una estampa cronológica y de forma manual cuando el sistema nopueda reconocer el metadato de forma automática como por ejemplo un documentodigitalizado que dentro de su contenido incorpore la fecha que lo declara como


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documento de archivo.

Para los documentos con anexos: como por ejemplo una comunicación oficial y susanexos, el metadato “Fecha Creación Documento” de cada uno de los anexos seráheredado del documento padre (documento principal), para el caso del ejemplocorresponderá a la fecha de la comunicación oficial.

Esta fecha es la que se tomará como referencia para la organización de losdocumentos que hacen parte del expediente dentro del índice electrónico.

Fecha Incorporación Expediente: es la fecha en la que el documento comienza a serparte del expediente.

Valor Huella: Es el código generado por el resultado del cálculo del algoritmo de lafunción resumen, para garantizar que el documento no va a ser modificado una vez seconforma el expediente.

Función Resumen: Es el identificador de la función que se utilizó para calcular el valorde la huella

Orden Documento Expediente: Es el valor consecutivo del orden del documento dentrodel expediente a medida que se va conformando. El valor del consecutivo debe sercoherente con la fecha de incorporación al expediente. Página Inicio: Es la página en la que inicia el documento dentro del orden establecidoen el expediente, y deberá ser consecutivo para el total de páginas de todos losdocumentos que conforman el expediente. Ej.: Documento 1=30 páginas de la 1 a la 30,Documento 2=20 páginas de la 31 a la 50.

Página Fin: Última página del documento

Nota: Cuando un documento electrónico corresponde a un documento en el que no sepuede identificar el número de páginas ejemplo (audio, video, imagen, etc.) se contaradicho documento como un solo objeto en el metadato “Pagina_Inicio” – “Pagina_Fin”

Formato: Es el formato contenedor del documento electrónico. Conjunto de reglas(algoritmo) que define la manera correcta de intercambiar o almacenar datos enmemoria. Su objetivo es lograr la normalización y perdurabilidad para asegurar la


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independencia de los datos de sus soportes.

Tamaño: Es el tamaño del documento en bytes, megabytes o gigabytes.

Origen: Los documentos nativos electrónicos han sido elaborados desde un principio enmedios electrónicos y permanecen en estos durante toda su vida, los documentoselectrónicos digitalizados, cuando se toman documentos en soportestradicionales(como el papel) y se convierten o escanean para su utilización en medios electrónicos.Los criterios de selección de este campo son: o Electrónico o Digitalizado

Expediente Foliado: Es el conjunto de datos que se heredan del expediente pararelacionar al expediente con el índice.

Relación Expediente Híbrido

Nota 1: Se debe tener en cuenta que la foliación del expediente físico es independientea la foliación del expediente electrónico.

Nota 2: Si un documento físico o análogo es digitalizado este deberá ser incorporado alexpediente electrónico correspondiente y se debe reflejar en el índice electrónico,indicando la fecha en el que el documento es declarado como documento de archivo.Esta fecha es la que se tomara como referencia para la organización de los


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Ilustración 9: Relación Expediente Híbrido. G.INF.07 MinTic 2017


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documentos que hacen parte del expediente dentro del índice electrónico. Para losdocumentos digitalizados y que son incorporados al expediente electrónico se deberáañadir un metadato denominado “Origen”.

Estructura XML

Un Esquema XML es un documento XML (eXtensible Markup Language) que describela estructura y restricciones de documentos XML. XML Schema o W3C Schema comotal, se utilizará cuando se refiera al lenguaje de creación de Esquemas XML47. EL AGNy MINTIC han desarrollado la estructura de lenguaje común para el índice electrónico,dicha estructura deberá ser implementada dentro de los SGDEA de las entidadespúblicas para garantizar la interoperabilidad.

Firma del Índice electrónico

El índice electrónico se deberá firmar digitalmente al cierre del expediente, sin perjuiciode las garantías de seguridad de la información que deberán adoptar las entidadespúblicas durante la etapa de tramitación. En concordancia con el Parágrafo del art. 23del Acuerdo 02 de 2014 del AGN. Adicionalmente el art. 1 del Acuerdo 003 de 2015dice: El índice electrónico se deberá generar cada vez que se asocie un documentoelectrónico al expediente y se deberá firmar al cierre del expediente, sin perjuicio de losestándares y seguridad de la información que deberán adoptar las autoridades respectode los folios y expedientes.

Ciclo Vital del Expediente Electrónico:

El ciclo vital del expediente electrónico está formado por las distintas fases por las queatraviesa un expediente desde la conformación de los documentos electrónicos dearchivo que lo integran hasta su disposición final. De acuerdo con lo anterior, se handefinido las siguientes fases:

Apertura: Los expedientes electrónicos se conformarán con la totalidad de losdocumentos de archivo agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuacióno procedimiento, independientemente del tipo de información, formato y soporte.

Nota 1: Cuando hay expedientes híbridos, se debe hacer referencia a los físicosdigitalizados y todos los electrónicos.


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Los expedientes deben crearse a partir de las series o subseries documentalesestablecidas en los cuadros de clasificación documental y las tablas de retencióndocumental adaptadas por cada entidad, desde el primer momento en que se inicia untrámite o procedimiento hasta la finalización del mismo, durante todo su ciclo de vida.

Nota 2: Todo expediente debe crearse dentro de la serie documental que lecorresponde o que dicha información debe ser un metadato obligatorio.

Nota 3: Cada expediente deberá seguir los lineamientos de descripción definidos enCapitulo IV Descripción Documental del Acuerdo 005 de 2013. Por el cual se establecenlos criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos enlas entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otrasdisposiciones y que corresponden igualmente a los metadatos mínimos definidos en lapresente guía.

Nota 4: Las entidades deben emplear sistemas informáticos para la descripción yubicación de los expedientes conservados en sus archivos.

Gestión:

Es la administración interna del expediente durante su etapa activa y se refiere a lasacciones y operaciones que se realizan durante el desarrollo de un trámite, actuación oprocedimiento que dio origen a un expediente; la gestión debe vincular los expedientesfísicos con los electrónicos, cuando estos existan; comprende operaciones tales como:incorporación de los documentos al expediente, la ordenación interna de losdocumentos, la foliación, control sobre los mismos, la generación del índice electrónico,y el inventario. Las entidades deben organizar expedientes o unidades documentales simples, loscuales a su vez se agruparán en series o subseries documentales dentro de una mismadependencia, de acuerdo con el principio de procedencia, es decir, que tanto losdocumentos electrónicos de archivo que conforman expedientes electrónicos son elresultado de las actividades realizadas por las áreas, dependencias o unidadesadministrativas de acuerdo al cumplimiento de los procedimientos que les son propiasvinculando al productor (responsable de la producción de los documentos por atribuciónde función) con su producto (documentos).

Nota:


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Se debe respetar el “Principio de Orden Original”, y definir claramente el tratamiento deldocumento según los siguientes metadatos: la fecha de elaboración de los documentos,la fecha de incorporación al expediente o la fecha del documento pudieran NO SERválidas.

Ejemplo: Un documento que se recibió en la entidad el 5 de marzo, con fecha deldocumento 2 de febrero y que fue capturado en el sistema el 7 de abril. Para respetar elorden original debe ubicarse cronológicamente el 5 de marzo. Igualmente, si dichodocumento tiene documentos elaborados y con fechas de años anteriores pero que sevinculan como anexos de un documento, todos deberán, en conjunto, ubicarse en el 5de marzo. Nota: La organización dada a los expedientes y unidades documentales, se debe mantenersin alteración de ninguna clase, en las fases de archivo central e histórico.

Cierre y archivo del expediente electrónico:

Cuando finalice la actuación o procedimiento administrativo, la autoridad deberá cerrarel expediente, actualizar el índice y firmarlo. Se deberán utilizar mecanismos electrónicos, para asegurar la integridad,confidencialidad, autenticidad y disponibilidad en el tiempo de la información, losdocumentos y los expedientes, de manera que no puedan ser modificados, eliminadoso remplazados sin el control requerido. Es importante mencionar que un expediente puede tener todo tipo de formatoselectrónicos disponibles (texto, audio, video, grafico, imagen, etc.), todos losdocumentos que hacen parte del expediente deben estar creados en un formatoestándar siguiendo los lineamientos expedidos por el Archivo General de la Nación y elMinisterio de Tecnologías, si dichos documentos no fueron creados desde el iniciosiguiendo esta característica, cuando el expediente se archive se debe generar oconvertir en un formato que permita asegurar su autenticidad, integridad, recuperación,preservación a largo plazo, conforme a los criterios de valoración documental.

El cierre de un expediente se produce una vez finalizadas las actuaciones, resuelto eltrámite o procedimiento administrativo que le dio origen.

Nota:


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Si una vez cumplido el tiempo de prescripción de acciones administrativas, fiscales olegales, se requiere agregar documentos nuevos al expediente, este deberá ser objetode reapertura y regresar a gestión. Para lo anterior se deberá evaluar la posibilidad degenerar un sub-expediente (segunda carpeta) que este asociado por metadatos alexpediente principal ya cerrado. Teniendo en cuenta que si se reabre el expediente y seanexan nuevos documentos el índice electrónico se alterara.

Retención y disposición final de documentos y expedientes electrónicos: Se deberán contar con lineamientos que definan los tiempos de retención y ladisposición final de agrupaciones (series y sus expedientes) y sus documentoselectrónicos, los cuales deberían estar reflejados en:

- Proceso de valoración: se deberá definir dentro de la formulación del Programade Gestión Documental – PGD, la valoración de los documentos electrónicos.

- Proceso de preservación a largo plazo: se deberá definir dentro de la formulacióndel Programa de Gestión Documental – PGD y el Sistema Integrado deConservación - SIC, la preservación a largo plazo de los documentoselectrónicos que por su valor secundario son de conservación permanente.

- Proceso de disposición de documentos: se deberá definir dentro de laformulación del Programa de Gestión Documental – PGD, la disposición de losdocumentos electrónicos en cuanto a la conservación total, selección yeliminación; actividades asociadas a la Tabla de Retención Documental – TRD.

- Tablas de Retención Documental - TRD: las TRD deben incluir los documentoselectrónicos que hacen parte de las series y subseries, y a su vez registrar lostiempos de retención por series.

Por su parte, los documentos y expedientes electrónicos sin valores secundarios y quehayan cumplido su tiempo de retención documental conforme a lo establecido en lastablas de retención documental, deberán eliminarse mediante procedimientos deborrado permanente y seguro.


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DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• DLM Forum, Model Requirements for the Management of Electronic Records,MoReq2

• ISO 14721 OAIS Open Archival Information System, 2012• ISO 15489 - 1: información y documentación – Gestión de documentos, Parte 1• ISO 15489 - 2: información y documentación – Gestión de documentos. Parte 2.• ISO 23081-1:2006 Information and Documentation - Records management

processes - Metadata for records• ISO/IEC-9126 Software engineering• NTC 16175 – 1, información y documentación. Principios y requisitos funcionales

para los registros en entornos electrónicos de oficina. Parte 1: informacióngeneral y declaración de principios

• NTC 16175 - 2: información y documentación: principios y requisitos funcionalespara los registros en entornos electrónicos de oficina. Parte 2: directrices yrequisitos funcionales para sistemas de gestión de registros digitales/ ICONTEC

• ISO 19005-1:2005 - Document management -- Electronic document file format forlong-term preservation

• NTC-ISO 30301, Information and documentation -- Management systems forrecords -- Requirements. Sistemas de gestión de registros. Requisitos, 2011

• NTC-ISO 30302: Information and documentation -- Management systems forrecords -- Guidelines for implementation. Guía de implantación, 2011

• ISO 27002 - Information technology - Security techniques - Code of practice forinformation security management.

• OASIS – CMIS Content Management Interoperability Services (CMIS) Versión1.0 Copyright ©

• OASIS® 2010. All Rights Reserved. http://docs.oasis-open.org/cmis/CMIS/v1.0/os/cmis-specv1.0.pdf

• República de Colombia, Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura• Archivo General de la Nación, Guía para la formulación de un esquema de

metadatos,• Archivo General de la Nación, Guía para la gestión de documentos y expedientes

electrónicos, 2017.• Archivo General de la Nación, Guía Implementación de un Sistema de Gestión

de Documentos Electrónicos de Archivo-SGDA• Archivo General de la Nación, Modelo de Requisitos para la Implementación de

un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos


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GESTIÓN DOCUMENTAL





MAGT04.03.XX.XXX

VERSIÓN 1

FECHA DEENTRADA


• G.INF.07 Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos, 14 deNoviembre de 2017

• Guías No 1 Eficiencia Administrativa y Cero Papel, Buenas Prácticas para reducirel consumo de papel, MinTic 2013

• Guías No 2 Eficiencia Administrativa y Cero Papel, Primeros Pasos, MinTic 2013• Guías No 3 Eficiencia Administrativa y Cero Papel, Documentos Electrónicos,

MinTic 2013• Guías No 4 Eficiencia Administrativa y Cero Papel, Expediente Electrónico,

MinTic 2013• Guías No 5 Eficiencia Administrativa y Cero Papel, Digitalización Certificada de

Documentos, MinTic 2013• Guías No 6 Eficiencia Administrativa y Cero Papel, Sistemas de Gestión de

Documentos Electrónicos, MinTic 2013

• Guía Manejo del expediente electrónico, MinTic 2013

CONSIDERACIONES GENERALES

No aplica.

ANEXOS

No aplica.

Elaborado por:Rodrigo Alonso Figueroa

Cargo:Profesional Especializado

Fecha:05/Jun/2017

Firma

Revisado por:César Augusto López López

Cargo:Subdirector TSGD

Fecha:05/Jun/2017

Firma

Aprobado por:Hugo Javier Buitrago Madrid

Cargo:Director DADII

Fecha:05/Jun/2017

Firma


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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS MODELO DE ...

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