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SISTEMA GESTION DE LA CALIDAD Código: FOR-GD-3300 -008

CIRCULAR Fecha aprobación: 17/02/2012

Versión: 1

CIRCULAR EXTERNA

No. 007 de 2012

PARA: SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA

DE: SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA

ASUNTO: REPORTE DE ESTADOS FINANCIEROS

FECHA: 12 de marzo de 2012

En cumplimiento de la funciones asignadas a esta Superintendencia como ente responsable de dirigir, coordinar y ejecutar la inspección, vigilancia y control, sobre los servicios y la industria de vigilancia y seguridad privada, en especial en cumplimiento de la función de instrucción consagrada en el numeral 13 del Artículo 4 0 del Decreto 2355 de 2006 "Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y se dictan otras disposiciones", procedemos a emitir algunos lineamientos relacionados con la obligación de efectuar el reporte de los estados financieros:

OBJETIVOS

Impartir lineamientos específicos sobre la presentación de la información financiera y contable por parte de los servicios de vigilancia y seguridad privada a la Superintendencia.

2. Dar cumplimiento a lo preceptuado en el Artículo 37 del Decreto 19 de 2012 "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública"

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Revisado para firma por LFM - SVSP 12/03/12

Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo

tanto, bajo nuestra responsabilidad, lo presentamos para la firma.

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GENERALIDADES

La Contabilidad permite medir y analizar el comportamiento del patrimonio en las organizaciones, empresas y las personas, brindando información que sirve como insumo esencial para la toma de decisiones y el ejercicio del control. Además suministra información en un instante definido sobre los hechos económicos ocurridos y de los resultados obtenidos durante un período de tiempo.

Para cumplir con -tal propósito, se construye tina arquitectura basada en información previamente registrada, siguiendo las normas internacionales sobre la materia, la cual generará elementos cuantitativos de juicio sólidos sobre las transacciones económicas que se han efectuado y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que puede afectar el curso del negocio, con el objeto de satisfacer integralmente las necesidades de las partes interesadas.

El Decreto Ley 356 de 1994, al tenor de su artículo 105, precisa la obligación de reportar ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada los estados financieros antes del 30 de abril de cada anualidad, observando para ello las formalidades legales. En igual sentido la Resolución N° 2946 de 2010 en su artículo 45, numeral 19, tipifica como falta grave la omisión de enviar los estados financieros del año anterior antes del 30 de abril de cada año.

Por las razones anteriores, esta Superintendencia considera necesario emitir directrices relacionadas con la forma de reportar los estados financieros, a fin de evitar prácticas contables irregulares y por ende, futuras sanciones de carácter administrativo, negaciones de solicitudes y/o acciones penales, según corresponda y de promover una relación más fluida en el sector.

LINEAMIENTOS CONTABLES

1. Contabilización de costos y gastos laborales

En términos generales se puede enunciar que Costo es todo aquel valor o erogación medido en término monetario, en que se incurre para alcanzar un objetivo específico, es decir, una utilidad.

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tanto, bajo nuestra responsabilidad, lo presentamos para la firma.

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Por su parte, el gasto representa aquella cantidad de dinero en que se incurre dentro del giro del negocio, y que disminuye el beneficio percibido (utilidad), ó que aumenta las pérdidas dentro de un periodo de tiempo.

a. Costos de personal

Acogiendo las diferentes interpretaciones del costo, en especial la que se refiere a todo pago cuando tenga una relación directa con la generación de renta, los rubros correspondientes al pago de vigilantes, así como de supervisores, deberán ser clasificados en las cuentas de COSTOS, sin importar si se trata de directos o indirectos.

b. Gastos de personal

De conformidad con lo anterior, todos las demás erogaciones relacionadas con personal de tipo administrativo, asesor, directivo o de otra índole, deberán ser registrados como gastos.

2. Valorizaciones en el activo

Tal como lo enuncia el Decreto Reglamentario 2649 de 1993 "Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia" al tenor de su artículo 85, las valorizaciones corresponden al mayor valor de los activos respecto a su costo establecido con sujeción a las normas técnicas; es decir, que la valorización es el mayor valor resultante entre el valor registrado en libros y el valor comercial del activo.

Es necesario hacer claridad en que la valorización no constituye un derecho o bien real o efectivo para el ente económico, toda vez que corresponde meramente a un supuesto, una posibilidad comercial de que por un activo se pueda recibir un mayor valor al que figura en libros, en caso de realizarse su enajenación. En tal sentido, entre tanto dicha expectativa de un mayor valor no se materialice al realizar el activo, no puede considerarse un activo o un bien para la empresa, como quiera que ese presunto valor agregado es un posible beneficio económico futuro.

Según la norma en comento, estas valorizaciones deben contabilizarse en una cuenta distinta a la del activo que originó la valorización, previa evaluación técnica en los términos y condiciones previstas en el artículo 64 ibídem.

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"El valor de realización, actual o presente de estos activos debe determinarse al cierre del período en el cual se hubieren adquirido o formado y al menos cada tres años, mediante avalúos practicados por personas naturales, vinculadas o no laboralmente al ente económico, o por personas jurídicas, de comprobada idoneidad profesional, solvencia moral, experiencia e independencia. Siempre y cuando no existan factores que indiquen que ello sería inapropiado, entre uno y otro avalúo estos se ajustan al cierre del período utilizando indicadores específicos de precios según publicaciones oficiales o, a falta de éstos, por el PAAG correspondiente.

El avalúo debe prepararse de manera neutral y por escrito, de acuerdo con las siguientes reglas:

1. Presentará su monto discriminado por unidades o por grupos homogéneos. 2. Tratará de manera coherente los bienes de una misma clase y características. 3. Tendrá en cuenta los criterios utilizados por el ente económico para registrar adiciones, mejoras y reparaciones. 4. Indicará la vida útil remanente que se espera tenga el activo en condiciones normales de operación. 5. Segregará los bienes muebles reputados como inmuebles, mostrando su valor por separado". 1

Así pues, cuando en los estados financieros presentados ante esta Superintendencia se incluyan cuentas de este tipo, deberá contar con la correspondiente evaluación técnica.

3. Revalorización del patrimonio

El Decreto reglamentario 2649 de 1993 "Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia" prevé en su artículo 90 (Modificado por el art. 6, Decreto Nacional 1536 de 2007) que la revalorización del patrimonio refleja el efecto sobre el patrimonio originado por la pérdida del poder adquisitivo de la moneda. Su saldo solo puede distribuirse como utilidad cuando el ente se liquide o se capitalice su valor de conformidad con las normas legales.

El objetivo de esta norma fue asegurar la solidez financiera de la empresa, motivo por el cual bajo ninguna circunstancia se puede repartir este valor especulativo dentro del curso ordinario del negocio, toda vez que ello significaría debilitar el patrimonio empresarial, generando un alto riesgo para los acreedores.

1 Decreto 2649 de 1993 (Diciembre 29) Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de

contabilidad generalmente aceptados en Colombia

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Ahora bien, como quiera que ésta es una operación contable, tampoco se podría pretender disminuir el capital so pretexto de haber logrado un mayor valor en el patrimonio, en razón a que en realidad se estuviera descapitalizando la empresa, dado que se entregaría a los asociados rubros que ciertamente no se han recibido.

4. Inventarios

El inventario °puede definirse de manera Simplificada como el conjuntb de mercancías o artículos que posee la empresa para comercializar con ellos a través de las ventas, ó como insumos para la fabricación de un nuevo producto, en un periodo económico definido.

Los activos muebles o inmuebles hacen parte de la clasificación "propiedad planta y equipo", la cual tiene un tratamiento y efectos contables distintos a los inventarios.

5. Intangibles

El Decreto 2649 de 1993, menciona en su artículo 66: "ACTIVOS INTANGIBLES. Son activos intangibles los recursos obtenidos por un ente económico que, careciendo de naturaleza material, implican un derecho o privilegio oponible a terceros, distinto de los derivados de los otros activos, de cuyo ejercicio o explotación pueden obtenerse beneficios económicos en varios períodos determinables, tales como patentes, marcas, derechos de autor, crédito mercantil, franquicias, así como los derechos derivados de bienes entregados en fiducia mercantil... El valor histórico de estos activos debe corresponder al monto de las erogaciones claramente identificables en que efectivamente se incurra o se deba incurrir para adquirirlos, formarlos o usarlos..."

Como características de estos activos tenemos que se compran, se desarrollan (cuando el negocio está en marcha), son susceptibles de apropiación (derecho de propiedad), poseen un significado económico y, pertenecen a un ente económico; en tal sentido, es claro que quizás la más importante característica es su individualidad, es decir, que tenga una independencia frente a otros activos que le permite ejercer un privilegio frente a terceros.

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Licencias

Para este caso, indica el Decreto 2650 de 1993 que se debe registrar "el costo o valor pagado al titular de una patente para la explotación de la misma por parte del ente económico..."; es decir, que solo podrán clasificarse bajo esta denominación aquellas que permitan la exclusividad en el uso de un derecho o restringir a un tercero su aprovechamiento, (verbigracia, licencia de software).

Para su viriculación a los estados finantieros presentados ante está entidad, la empresa debe contar con el avalúo técnico realizado por personas o firmas especializadas, en el que se explique la metodología empleada en la valoración y la acreditación de la idoneidad de los avaluadores.

6. Cargos Diferidos

Corresponde a todos aquellos costos, gastos, bienes y servicios adquiridos y pagados por anticipado, de los cuales se desprenda un beneficio económico en periodos futuros.

De conformidad con las definiciones dadas anteriormente, para el reporte de los estados financieros correspondientes al 2011, deberán tenerse en cuenta las siguientes:

INSTRUCCIONES

1. Los rubros correspondientes al pago de vigilantes, así como de supervisores, deberán ser clasificados en las cuentas de COSTOS, sin importar si se trata de directos o indirectos.

Todas las demás erogaciones relacionadas con personal de tipo administrativo, asesor, directivo o de otra índole, deberán ser registrados como gastos.

3. Para el reconocimiento de las valorizaciones en el activo, éstas deberán contar con el correspondiente avalúo técnico, según las formalidades de ley.

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4. Para el reconocimiento de la Revaloración del Patrimonio, éstas deberán contar con el correspondiente avalúo técnico, según las formalidades de ley.

5. Los servicios de vigilancia y seguridad privada que en desarrollo de su objeto social adquieran mercancías para posteriormente venderlas a sus clientes, deberán registrar estas transacciones con las formalidades exigibles para los inventarios; de lo contrario, cuando no se haga traslado del derecho de propiedad de tales bienes, podrán dar el tratamiento de propiedad planta y equipo.

6. Las licencias otorgadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, así como aquellas otorgadas por entidades del Estado, deberán registrarse bajo la denominación de cargos diferidos, en la cuenta 171040, por el valor de la contribución efectuada, la cual será amortizada durante el periodo que tenga vigencia.

7. Para el reconocimiento de los activos intangibles, éstos deberán contar con el correspondiente avalúo técnico, según las formalidades de ley.

8. El reporte deberá hacerse de la siguiente manera:

✓ Únicamente vía web ingresando a www.supervigilancia.gov.co , link: Trámites y Registros en Línea > Reportes de los vigilados a la SuperVigilancia > Novedades Financieras (con el usuario y contraseña que tiene asignado cada servicio de vigilancia, el cual corresponde al Representante Legal)

✓ Registrar la información financiera de acuerdo con cada cuenta y guardar.

✓ Registrar al Revisor Fiscal o Contador de la empresa según el caso. A vuelta de correo le llegará el Usuario y Contraseña del Revisor Fiscal o Contador quien debe ingresar con estos datos y validar la Información Registrada y dar click en guardar.

✓ Una vez efectuado el reporte, el Representante Legal deberá enviar una comunicación suscrita por éste y por su Revisor Fiscal o Contador en la que informe la fecha de reporte en la web de los estados financieros y certifique los mismos.

✓ Una vez efectuado el reporte de los estados financieros del año inmediatamente anterior, se deberá seguir efectuando reportes periódicos de balances de prueba del año en curso con las siguientes fechas de corte: 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre, lo cuales deberán enviarse dentro del mes siguiente a las citadas fechas.

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9. Una vez realizado el reporte antes señalado no es posible efectuar correcciones posteriores, por lo que recomendamos hacer las revisiones correspondientes, previo a la inclusión de la información en el sistema.

10. El reporte en las condiciones aquí señaladas aplica a partir de los reportes periódicos de los balances de prueba del año en curso.

11. En uso de sus facultades de inspección, vigilancia y control, la Superintendencia podrá en cualquier momento, solicitar los avalúos técnicos o cualquier- soporte contable que requiera.

Finalmente recordamos que las fechas de reporte de los Estados Financieros es perentoria y en caso de no hacers del término establecido, se impondrán las sanciones a que haya lugar.

La presente circular rige a partir de

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