Sistema DIF Jalisco - Inicio - DIF Tlaquepaque · b. Descripción Narrativa No. Responsable (Puesto...
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PROCEDIMIENTOS DEL PROYECTO
MANO A MANO POR LA DIGNIDAD Y LA
ESPERANZA
DE LA DIRECCIÓN DE TRABAJO SOCIAL
Y VINCULACIÓN
Sistema DIF Jalisco
Elaboró: DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN
Y CALIDAD
Fecha
Elaboración: 15-MAYO-2012 V. 01
Fecha
Actualización: 15-MAYO-2012 V. 01
Código: DJ-TS-SG-PM-02
DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y
ELABORÓ: DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y
CALIDAD
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ELABORACIÓN: 15-MAYO-2012
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Procedimientos del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza de la Dirección de Trabajo Social y Vinculación
BITÁCORA DE REVISIONES:
No. Fecha del
Cambio
Referencia del
punto modificado Descripción del cambio
1 15-May-2012 Todo el Manual
Documentación de procedimientos y
políticas por primera vez del proyecto
mano a mano por la dignidad y la
esperanza de la Dirección de Trabajo
Social y Vinculación.
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Procedimientos del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza de la Dirección de Trabajo Social y Vinculación
ÍNDICE
1. Procedimientos. .......................................................................................................... 4
1. Procedimiento para la asignación del recurso económico. ....................................... 4
a. Diagrama de Flujo ................................................................................................ 4
b. Descripción Narrativa .............................................................................................. 6
2. Procedimiento para la otorgación de apoyos asistenciales con presupuesto del
proyecto. ................................................................................................................. 8
a. Diagrama de Flujo .................................................................................................. 8
b. Descripción Narrativa ......................................................................................... 12
3. Procedimiento para la comprobación y justificación de apoyos otorgados con el
presupuesto del proyecto. ..................................................................................... 15
a. Diagrama de Flujo ................................................................................................ 15
b. Descripción Narrativa ......................................................................................... 18
2. Indicadores del Proceso ......................................................................................... 21
3. Políticas de Control ............................................................................................... 22
1. Referentes a la operación del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza.
............................................................................................................................. 22
2. Referentes al otorgamiento de apoyos asistenciales con el recurso económico del
proyecto. ............................................................................................................... 24
3. Referentes a la integración del expediente. ............................................................ 26
4. Anexos ...................................................................................................................... 28
1. Formatos. ............................................................................................................... 28
5. Glosario .................................................................................................................... 29
Autorización del Documento ......................................................................................... 30
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Procedimientos del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza de la Dirección de Trabajo Social y Vinculación
1. PROCEDIMIENTOS.
1. Procedimiento para la asignación del recurso económico.
a. Diagrama de Flujo
Entrada
Insumos
Forma Valorada.
Formato de Solicitud de Pago Vía Transferencia.
Formato de Registro en el Sistema de Pago por
Transferencia Interbancaria
Convenio.
Proveedor
Recursos Financieros.
Jurídica.
Trabajo Social y Vinculación.
Área administrativa de Trabajo Social y Vinculación.
Procedimientos 1. Procedimiento para la asignación del recurso económico.
Salida
Producto o
Servicio
Presupuesto asignado para la atención de la población
sujeta de la asistencia social en los Sistemas DIF Municipales
participantes en el Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y
la Esperanza.
Usuario o
Cliente Sistemas DIF Municipales.
Procedimientos
Todos aquellos en donde incida la transparencia del recurso
ejercido, como:
Contraloría Interna.
Jurídica.
Recursos Financieros.
Trabajo Social y Vinculación (manuales operativos y manual
del área administrativa).
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Procedimientos del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza de la Dirección de Trabajo Social y Vinculación
1. Procedimiento para la asignación del recurso económico.
Dirección de
Recursos
Financieros
Forma valorada
Dirección Jurídica Trabajo Social y
Vinculación
Sistema DIF
MunicipalDirección General
Envía la dirección de
área, el memorando
a Jurídico para la
elaboración del
convenio.
Solicita el
coordinador del
proyecto, al municipio
la forma valorada y el
número de cuenta
bancaria.
Entrega forma
valorada y facilita el
documento de la
cuenta bancaria.
2
5
MemorandoMemorando
Convenio
4
1
Organiza la dirección
y jefatura, el evento
para la firma de
convenio por las
autoridades.
Forma valorada
6
Elabora el convenio
con los datos
proporcionados.
Inicio
Documento del banco
Convenio
Firma el Director
General de DIF
Jalisco, el convenio
correspondiente.
Convenio
87
Convenio
Recibe a las
autoridades el día del
evento e inicia el
proceso de firmas.
Convenio
9
Firma el Director de
Trabajo Social y
Vinculación, el
convenio.
Firma el Director del
área Jurídica, el
convenio.
Convenio
10
Firman la Directora y
Presidenta del
Sistema DIF
Municipal, el
convenio.
11
Convenio
Forma valorada
Recibe el área
administrativa, los
documentos y
requisita la
transferencia
bancaria.
3
Documento del banco
Formato transferencia
Reúne los
documentos el área
administrativa, los
envía a Egresos y
realiza el seguimiento
del trámite.
Convenio
12 13
Recibe los
documentos y tramita
la transferencia
bancaria.
14
Recibe la
transferencia
bancaria del
presupuesto y lo
ejerce.
15
Forma valorada
Formato transferencia
Copia credencial IFE
Documento del banco
Formato transferencia
Copia credencial IFE
Lleva el control de la
asignación y ejercicio
del recurso
económico del
proyecto, el
coordinador del
mismo.
Fin
Oficio
Reportes en excel
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Procedimientos del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza de la Dirección de Trabajo Social y Vinculación
b. Descripción Narrativa
No. Responsable
(Puesto y área) Actividad
Formatos/
documentos
1
Coordinador del
Proyecto Mano a
Mano por la
Dignidad y la
Esperanza.
Solicita al municipio la forma valorada y el
número de cuenta bancaria.
Oficio.
2
Sistema DIF
Municipal.
Entrega forma valorada y facilita el documento
de la cuenta bancaria.
Forma valorada.
Documento del
banco.
3
Área
Administrativa
de la Dirección
de Trabajo Social
y Vinculación.
Recibe los documentos y requisita la
transferencia bancaria.
Forma valorada.
Documento del
banco.
Formato
transferencia.
Copia credencial
IFE.
4
Director de Área
de Trabajo Social
y Vinculación.
Envía la dirección de área, el memorando a
Jurídico para la elaboración del convenio.
Memorando.
5 Dirección
Jurídica.
Elabora el convenio con los datos
proporcionados.
Memorando.
Convenio.
6
Director de
Trabajo Social y
Vinculación.
Jefe de
Vinculación y
Normatividad.
Organiza la dirección y jefatura, el evento para
la firma de convenio por las autoridades.
Convenio.
7
Integrantes de la
Dirección de
Trabajo Social y
Vinculación.
Recibe a las autoridades el día del evento e
inicia el proceso de firmas.
Convenio.
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Procedimientos del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza de la Dirección de Trabajo Social y Vinculación
No. Responsable
(Puesto y área) Actividad
Formatos/
documentos
8 Director
General.
Firma el convenio correspondiente. Convenio.
9 Director de
Trabajo Social.
Firma el convenio correspondiente. Convenio.
10 Director del Área
Jurídica.
Firma el convenio correspondiente. Convenio.
11
Directora y
Presidenta del
Sistema DIF
Jalisco.
Firma el convenio correspondiente. Convenio.
12
Área
Administrativa
de la Dirección
de Trabajo Social
y Vinculación.
Reúne los documentos el área administrativa,
los envía a Egresos y realiza el seguimiento del
trámite.
Convenio.
Forma valorada.
Formato de
transferencia.
13
Área de Egresos
de Recursos
Financieros.
Recibe los documentos y tramita la
transferencia bancaria.
Forma valorada.
Documento del
banco.
Formato de
transferencia.
Copia credencial
IFE.
14 Sistema DIF
Municipal.
Recibe la transferencia bancaria del
presupuesto y lo ejerce.
15
Coordinador del
Proyecto Mano a
Mano por la
Dignidad y la
Esperanza.
Lleva el control de la asignación y ejercicio del
recurso económico del proyecto.
Reportes en
Excel.
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Procedimientos del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza de la Dirección de Trabajo Social y Vinculación
2. Procedimiento para la otorgación de apoyos asistenciales con presupuesto del
proyecto.
a. Diagrama de Flujo
Entrada
Insumos
Formato de canalización y contracanalización del Sistema
Interinstitucional de Canalización a Trabajo Social (SICATS).
Formato Entrevista – Orientación.
Formato del Estudio sociofamiliar.
Formato carta compromiso.
Formato matriz FODA.
Formato de Solicitud y Comprobación de Apoyos Económicos
y en Especie “Proyectos”.
Formato de Cotización de Apoyos.
Vale de crédito.
Proveedor Dirección de Trabajo Social y Vinculación.
Trabajadores Sociales de los Sistemas DIF Municipales.
Procedimientos 2. Procedimiento para la otorgación de apoyos asistenciales
con presupuesto del proyecto.
Salida
Producto o
Servicio Entrega de apoyos asistenciales.
Usuario o
Cliente Los sujetos de asistencia social.
Procedimientos
Todos aquellos en donde incida la transparencia del recurso
ejercido, como:
Contraloría Interna.
Jurídica.
Recursos Financieros.
Trabajo Social y Vinculación (manuales operativos y manual
del área administrativa).
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Procedimientos del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza de la Dirección de Trabajo Social y Vinculación
2. Procedimiento para la otorgación de apoyos asistenciales con presupuesto del proyecto.
Dirección General
de DIF Municipal
Trabajo Social del
DIF Municipal
DJ-TS-SG-RE-01
DJ-TS-SG-RE-01
Documentos soporte
Usuario Proveedor
Área de
Contabilidad o
Finanzas del DIF
Municipal
Acude a su DIF
Municipal por cuenta
propia o por
canalización del DIF
Jalisco u otra
instancia.
Inicio
1
3
Recaba documentos
soporte, cotiza, llena
el formato de solitud
de apoyos e integra
el expediente.
DJ-TS-SG-RE-12
¿Es caso
urgente?
Sí
No
Programa visita
domiciliaria.
5
DJ-TS-SG-RE-01
Aplica la entrevista
orientación y analiza
la problemática.
DJ-TS-SG-RE-05
2
4
Documentos soporte
67
Revisa el expediente,
autoriza el apoyo y
regresa los
documentos
firmados.
Documentos soporte
8
Envía los documentos
al área competente
para la elaboración
del vale crédito o
cheque.
9
Elabora el vale
crédito o cheque y lo
envía a Trabajo
Social.
DJ-TS-SG-RE-13
DJ-TS-SG-RE-62
DJ-TS-SG-RE-13
DJ-TS-SG-RE-62
DJ-TS-SG-RE-13
DJ-TS-SG-RE-62
DJ-TS-SG-RE-13
Recibe el vale crédito
o cheque y lo entrega
al usuario recabando
las firmas
correspondientes.
10
DJ-TS-SG-RE-44 o
Cheque
Página
2-3
DJ-TS-SG-RE-62
DJ-TS-SG-RE-44 o
Cheque
DJ-TS-SG-RE-62
Aplica estudio
sociofamiliar
(opcionalmente
elabora carta
compromiso y matriz
FODA).
DJ-TS-SG-RE-01
DJ-TS-SG-RE-08
DJ-TS-SG-RE-27
5
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CALIDAD
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Procedimientos del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza de la Dirección de Trabajo Social y Vinculación
2. Procedimiento para la otorgación de apoyos asistenciales con presupuesto del proyecto.
Proveedor
Área de
Contabilidad o
Finanzas del DIF
Municipal
Dirección General
de DIF Municipal
Trabajo Social del
DIF MunicipalUsuario
Página
2-3
Firma el vale crédito
o cheque y la
solicitud de apoyos.
11
DJ-TS-SG-RE-44 o
Cheque
Acude con el
proveedor para
recoger su apoyo
con el vale crédito
original o cheque.
DJ-TS-SG-RE-44 o
Cheque
12
DJ-TS-SG-RE-44
15
Entrega el apoyo y
recaba la firma del
usuario en el
apartado del vale
crédito original.
DJ-TS-SG-RE-44
Firma de recibido en
el apartado del vale
crédito.
16
DJ-TS-SG-RE-01
17
Efectúa el
seguimiento vía
telefónica o
personalmente, tanto
de la entrega del
apoyo como del
destino y lo registra.
DJ-TS-SG-RE-44
Entrega el vale
crédito al área
competente para el
trámite del pago.
18
¿Es vale o
cheque?
13
Entrega el apoyo,
elabora factura y la
envía al DIF
Municipal.
14
Cheque
Fin
15
Vale
crédito
Cheque
Factura
DJ-TS-SG-RE-44
Efectúa el pago en
cheque con base en
la cantidad
especificada en el
vale crédito.
Cheque
Cheque
Recibe el cheque,
firma de recibido y
entrega factura.
19 20
Factura
Página
3-3
DJ-TS-SG-RE-62
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ELABORACIÓN: 15-MAYO-2012
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Procedimientos del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza de la Dirección de Trabajo Social y Vinculación
2. Procedimiento para la otorgación de apoyos asistenciales con presupuesto del proyecto.
Proveedor
Área de
Contabilidad o
Finanzas del DIF
Municipal
Dirección General
de DIF Municipal
Trabajo Social del
DIF MunicipalUsuario
21
Conserva el
expediente con los
documentos soporte
para su justificación
posterior.
Fin
Página
3-3
DJ-TS-SG-RE-01
Documentos soporte
DJ-TS-SG-RE-13
DJ-TS-SG-RE-44
DJ-TS-SG-RE-62
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Procedimientos del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza de la Dirección de Trabajo Social y Vinculación
b. Descripción Narrativa
No. Responsable
(Puesto y área) Actividad
Formatos/
documentos
1 Usuario.
Acude a su DIF Municipal por cuenta propia o
por canalización del DIF Jalisco u otra
instancia, con el formato único SICATS.
DJ-TS-SG-RE-12
SICATS (en caso
de canalización).
2
Trabajo Social
del Sistema DIF
Municipal.
Aplica la entrevista orientación y analiza la
problemática.
DJ-TS-SG-RE-05
3
Trabajo Social
del Sistema DIF
Municipal.
Analiza si es caso urgente de acuerdo a la
información proporcionada por el usuario.
DJ-TS-SG-RE-05
4
Trabajo Social
del Sistema DIF
Municipal.
Programa visita domiciliaria cuando el caso es
ordinario.
5
Trabajo Social
del Sistema DIF
Municipal.
Aplica estudio sociofamiliar (opcionalmente
elabora carta compromiso y matriz FODA).
DJ-TS-SG-RE-01
DJ-TS-SG-RE-08
DJ-TS-SG-RE-27
6
Trabajo Social
del Sistema DIF
Municipal.
Recaba documentos soporte, cotiza, llena el
formato de solitud de apoyos e integra el
expediente.
DJ-TS-SG-RE-01
Documentos
soporte
DJ-TS-SG-RE-13
DJ-TS-SG-RE-62
7
Director General
del Sistema DIF
Municipal.
Revisa el expediente, autoriza el apoyo y
regresa los documentos firmados.
DJ-TS-SG-RE-01
Documentos
soporte
DJ-TS-SG-RE-13
DJ-TS-SG-RE-62
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Procedimientos del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza de la Dirección de Trabajo Social y Vinculación
No. Responsable
(Puesto y área) Actividad
Formatos/
documentos
8
Trabajo Social
del Sistema DIF
Municipal.
Envía los documentos al área competente para
la elaboración del vale crédito o cheque.
DJ-TS-SG-RE-01
Documentos
soporte
DJ-TS-SG-RE-13
DJ-TS-SG-RE-62
9
Área de
Contabilidad o
Finanzas del
Sistema DIF
Municipal.
Elabora el vale crédito o cheque y lo envía a
Trabajo Social.
DJ-TS-SG-RE-13
DJ-TS-SG-RE-44
o Cheque
DJ-TS-SG-RE-62
10
Trabajo Social
del Sistema DIF
Municipal.
Recibe el vale crédito o cheque y lo entrega al
usuario recabando las firmas correspondientes.
DJ-TS-SG-RE-44
o Cheque
DJ-TS-SG-RE-62
11 Usuario. Firma el vale crédito o cheque y la solicitud de
apoyo económicos y en especie.
DJ-TS-SG-RE-44
o Cheque
DJ-TS-SG-RE-62
12 Usuario. Acude con el proveedor para recoger su apoyo
con el vale crédito original o cheque.
DJ-TS-SG-RE-44
o Cheque
13 Proveedor. Verifica si es vale o cheque.
DJ-TS-SG-RE-44
o Cheque
14 Proveedor.
Entrega el apoyo, elabora factura y la envía al
DIF Municipal, en caso de que el proveedor
reciba cheque y termina el procedimiento.
Cheque
Factura
15 Proveedor.
Entrega el apoyo y recaba la firma del usuario
en el apartado del vale crédito original, cuando
recibe dicho formato.
DJ-TS-SG-RE-44
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CALIDAD
FECHA
ELABORACIÓN: 15-MAYO-2012
FECHA
ACTUALIZACIÓN: 15-MAY-2012 VERSIÓN: 01
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Procedimientos del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza de la Dirección de Trabajo Social y Vinculación
No. Responsable
(Puesto y área) Actividad
Formatos/
documentos
16 Usuario. Firma de recibido en el apartado del vale
crédito.
DJ-TS-SG-RE-44
17
Trabajo Social
del Sistema DIF
Municipal.
Efectúa el seguimiento vía telefónica o
personalmente, tanto de la entrega del apoyo
como del destino y lo registra en la nota de
seguimiento del formato del Estudio
Sociofamiliar.
DJ-TS-SG-RE-01
18 Proveedor. Entrega el vale crédito al área competente para
el trámite del pago.
DJ-TS-SG-RE-44
19
Área de
Contabilidad o
Finanzas del
Sistema DIF
Municipal.
Efectúa el pago en cheque con base en la
cantidad especificada en el vale crédito.
DJ-TS-SG-RE-44
Cheque
20 Proveedor. Recibe el cheque, firma de recibido y entrega
factura.
Cheque
Factura
21
Trabajo Social
del Sistema DIF
Municipal.
Conserva el expediente con los documentos
soporte para su justificación posterior.
DJ-TS-SG-RE-01
Documentos
soporte
DJ-TS-SG-RE-13
DJ-TS-SG-RE-44
DJ-TS-SG-RE-62
ELABORÓ: DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y
CALIDAD
FECHA
ELABORACIÓN: 15-MAYO-2012
FECHA
ACTUALIZACIÓN: 15-MAY-2012 VERSIÓN: 01
CÓDIGO: DJ-TS-SG-PM-02 PÁGINA:
15 de 31
Procedimientos del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza de la Dirección de Trabajo Social y Vinculación
3. Procedimiento para la comprobación y justificación de apoyos otorgados con el
presupuesto del proyecto.
a. Diagrama de Flujo
Entrada
Insumos
Formato del Estudio sociofamiliar.
Formato de Solicitud y Comprobación de Apoyos Económicos
y en Especie “Proyectos”.
Formato de Cotización de Apoyos.
Formato de Vale de Crédito.
Documentos Soporte.
Proveedor Trabajo Social de los Sistemas DIF Municipales.
Procedimientos 3. Procedimiento para la comprobación y justificación de
apoyos otorgados con el presupuesto del proyecto.
Salida
Producto o
Servicio
Comprobación y justificación del apoyo asistencial
entregado.
Usuario o
Cliente Trabajo Social y Vinculación del Sistema DIF Jalisco
Procedimientos
Todos aquellos en donde incida la transparencia del recurso
ejercido, como:
Contraloría Interna.
Jurídica.
Recursos Financieros.
Trabajo Social y Vinculación (manuales operativos y manual
del área administrativa).
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CALIDAD
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ELABORACIÓN: 15-MAYO-2012
FECHA
ACTUALIZACIÓN: 15-MAY-2012 VERSIÓN: 01
CÓDIGO: DJ-TS-SG-PM-02 PÁGINA:
16 de 31
Procedimientos del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza de la Dirección de Trabajo Social y Vinculación
3. Procedimiento para la comprobación y justificación de
apoyos otorgados con el presupuesto del proyecto.
Trabajo Social del
DIF Municipal
DJ-TS-SG-RE-01
DJ-TS-SG-RE-01
Área Administrativa
de la Dirección de
Trabajo Social y
Vinculación
Coordinación del
Proyecto Mano a
Mano por la
Dignidad y la
Esperanza
1
Realiza la
programación para la
recepción de los
documentos
comprobatorios del
apoyo.
Inicio
2
Informa a los DIF
Municipales la fecha
programada para la
recepción de
documentos.
3
Recopila los
expedientes de los
apoyos entregados.
Acude a la
coordinación del
proyecto con los
expedientes
originales
debidamente
integrados.
Documentos soporte
DJ-TS-SG-RE-13
DJ-TS-SG-RE-44
DJ-TS-SG-RE-62
4
Documentos soporte
DJ-TS-SG-RE-13
DJ-TS-SG-RE-44
DJ-TS-SG-RE-62
DJ-TS-SG-RE-01
5
Documentos soporte
Valida que los
documentos estén
apegados al
lineamiento y firma la
solicitud de apoyo.
DJ-TS-SG-RE-13
DJ-TS-SG-RE-44
DJ-TS-SG-RE-62
DJ-TS-SG-RE-62
6
Copia de factura
Envía los documentos
comprobatorios al
área administrativa
para el trámite de
justificación.
Copia credencial IFE
Recibe los
documentos
validados y los
captura en la base de
datos.
7
DJ-TS-SG-RE-62
Copia de factura
Copia credencial IFE
Página
2-2
Agenda
Agenda
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ELABORACIÓN: 15-MAYO-2012
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ACTUALIZACIÓN: 15-MAY-2012 VERSIÓN: 01
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17 de 31
Procedimientos del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza de la Dirección de Trabajo Social y Vinculación
3. Procedimiento para la comprobación y justificación de
apoyos otorgados con el presupuesto del proyecto.
Trabajo Social del
DIF Municipal
DJ-TS-SG-RE-01
Coordinación del
Proyecto Mano a
Mano por la
Dignidad y la
Esperanza
DJ-TS-SG-RE-01
Área Administrativa
de la Dirección de
Trabajo Social y
Vinculación
Página
2-2
Escanea los
expedientes y entrega
originales al Sistema
DIF Municipal.
9
Documentos soporte
DJ-TS-SG-RE-62
DJ-TS-SG-RE-13
DJ-TS-SG-RE-44
10
Documentos soporte
Recibe expedientes
originales y los
archiva.
DJ-TS-SG-RE-13
DJ-TS-SG-RE-44
DJ-TS-SG-RE-62
Fin
11
Emite reportes del
estatus de la
comprobación del
recurso ejercido en el
proyecto.
12
Efectúa los reportes
del avance de metas
del proyecto para las
autoridades
pertinentes.
Realiza el trámite de
justificación y
comprobación de
apoyos en Recursos
Financieros.
8
DJ-TS-SG-RE-62
Copia de factura
Copia credencial IFE
Informes diversos
Informes diversos
ELABORÓ: DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y
CALIDAD
FECHA
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Procedimientos del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza de la Dirección de Trabajo Social y Vinculación
b. Descripción Narrativa
No. Responsable
(Puesto y área) Actividad
Formatos/
documentos
1
Coordinación del
Proyecto Mano a
Mano por la
Dignidad y la
Esperanza.
Realiza la programación para la recepción de
los documentos comprobatorios del apoyo. Agenda
2
Coordinación del
Proyecto Mano a
Mano por la
Dignidad y la
Esperanza.
Informa a los DIF Municipales la fecha
programada para la recepción de documentos.
Agenda
3
Trabajo Social
del Sistema DIF
Municipal.
Recopila los expedientes de los apoyos
entregados.
DJ-TS-SG-RE-01
Documentos
soporte
DJ-TS-SG-RE-13
DJ-TS-SG-RE-44
DJ-TS-SG-RE-62
4
Trabajo Social
del Sistema DIF
Municipal.
Acude a la coordinación del proyecto con los
expedientes originales debidamente integrados.
DJ-TS-SG-RE-01
Documentos
soporte
DJ-TS-SG-RE-13
DJ-TS-SG-RE-44
DJ-TS-SG-RE-62
5
Coordinación del
Proyecto Mano a
Mano por la
Dignidad y la
Esperanza.
Valida que los documentos estén apegados al
lineamiento y firma la solicitud de apoyo.
DJ-TS-SG-RE-01
Documentos
soporte
DJ-TS-SG-RE-13
DJ-TS-SG-RE-44
DJ-TS-SG-RE-62
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Procedimientos del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza de la Dirección de Trabajo Social y Vinculación
No. Responsable
(Puesto y área) Actividad
Formatos/
documentos
6
Coordinación del
Proyecto Mano a
Mano por la
Dignidad y la
Esperanza.
Envía los documentos comprobatorios al área
administrativa para el trámite de justificación.
DJ-TS-SG-RE-62
Copia factura.
Copia
Credencial IFE.
7
Área
Administrativa
de la Dirección
de Trabajo Social
y Vinculación
Recibe los documentos validados y los captura
en la base de datos.
DJ-TS-SG-RE-62
Copia factura.
Copia
Credencial IFE.
8
Área
Administrativa
de la Dirección
de Trabajo Social
y Vinculación
Realiza el trámite de justificación y
comprobación de apoyos en Recursos
Financieros.
DJ-TS-SG-RE-62
Copia factura.
Copia
Credencial IFE.
9
Coordinación del
Proyecto Mano a
Mano por la
Dignidad y la
Esperanza
Escanea los expedientes y entrega originales al
Sistema DIF Municipal.
DJ-TS-SG-RE-01
Documentos
soporte
DJ-TS-SG-RE-13
DJ-TS-SG-RE-44
DJ-TS-SG-RE-62
10
Trabajo Social
del Sistema DIF
Municipal
Recibe expedientes originales y los archiva.
DJ-TS-SG-RE-01
Documentos
soporte
DJ-TS-SG-RE-13
DJ-TS-SG-RE-44
DJ-TS-SG-RE-62
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Procedimientos del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza de la Dirección de Trabajo Social y Vinculación
No. Responsable
(Puesto y área) Actividad
Formatos/
documentos
11
Área
Administrativa
de la Dirección
de Trabajo Social
y Vinculación
Emite reportes del estatus de la comprobación
del recurso ejercido en el proyecto.
Informes
diversos
12
Coordinación del
Proyecto Mano a
Mano por la
Dignidad y la
Esperanza
Efectúa los reportes del avance de metas del
proyecto para las autoridades pertinentes.
Informes
diversos
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2. INDICADORES DEL PROCESO
Tipo de indicador Descripción del indicador Fórmula del indicador
Eficiencia
Inversión total por apoyos
otorgados en el municipio
Inversión total del proyecto por municipio /
Total de apoyos otorgados por municipio
Inversión total por
población beneficiada en
los municipios
Inversión total del proyecto por municipio /
Total de población beneficiada por
municipio
Inversión total por apoyo Inversión total del proyecto / Total de
apoyos otorgados
Inversión total por
población beneficiada
Inversión total del proyecto / Total de
población beneficiada
Eficacia Cobertura de atención
No. municipios programados para ser
beneficiados con el proyecto / No.
municipios beneficiados
No. población programada para ser
atendida con el recurso del proyecto / No.
población atendida con el recurso del
proyecto
No. apoyos programados con el recurso
del proyecto / No. apoyos otorgados con el
recurso del proyecto
Efectividad
Población beneficiada con
el proyecto mano a mano
por la dignidad y la
esperanza
No. población total que requiere asistencia
médica en los municipios beneficiados con
el proyecto mano a mano / No. población
total beneficiada en su municipio con el
recurso del proyecto mano a mano
Calidad Satisfacción del usuario Índice de Satisfacción General del Servicio
de Vinculación y Normatividad
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3. POLÍTICAS DE CONTROL
1. Referentes a la operación del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza.
1.1 El Sistema DIF Municipal participante deberá contar con un profesional de
trabajo social, como requisito indispensable de participación en el proyecto y
que este profesional tenga como labor principal la valoración de la población
en condición vulnerable, asegurando el uso del recurso económico del
proyecto de manera adecuada.
1.2 Tanto el Sistema DIF Municipal como el Sistema DIF Jalisco, deberán firmar el
convenio del Proyecto Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza, a fin de
formalizar la participación en el proyecto.
1.3 El Sistema DIF Municipal debe entregar la forma valorada así como los
documentos que se le requieran, para poder incorporarse al proyecto y que el
Sistema DIF Jalisco lo pueda considerar como municipio beneficiado de dicho
proyecto.
1.4 El DIF JALISCO otorgará al DIF MUNICIPAL por única ocasión, mediante
transferencia bancaria, recurso económico, para que el “DIF MUNICIPAL”
proporcione a la población con padecimiento de insuficiencia renal,
trasplantados, oncológicos, distrofia muscular (Parkinson, esclerosis múltiple y
epilepsia) y psiquiátricos, los apoyos de medicamentos e insumos para la
salud.
1.5 El DIF Municipal brindará los apoyos asistenciales a familias en condición de
vulnerabilidad y sujetas a la asistencia social que hayan sido autorizados por
el trabajador social, dentro del proyecto “Mano a Mano por la Dignidad y la
Esperanza”, asignando del monto otorgado por “DIF JALISCO”.
1.6 Los apoyos asistenciales podrán ser cubiertos tanto por el recurso económico
del proyecto “Mano a Mano por la Dignidad y la Esperanza” como por el
presupuesto del Sistema DIF Municipal, familias beneficiadas u otras
instancias.
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1.7 Cuando el apoyo asistencial se promueva desde un Sistema DIF Municipal del
interior del Estado, el porcentaje que podrá aportar el proyecto “Mano a Mano
por la Dignidad y la Esperanza” será del 80% y el 20% lo debe aportar el DIF
Municipal, familias beneficiadas u otras instancias.
1.8 Cuando el apoyo asistencial es promovido por los Sistemas DIF Municipales
de la Zona Metropolitana, el proyecto “Mano a Mano por la Dignidad y la
Esperanza” podrá cubrir el 60% del total mientras que el 40% restante tendrá
que ser subsidiado por otras instancias, el proprio DIF Municipal o la familia
beneficiada.
1.9 El Sistema DIF Municipal deberá mantener en resguardo el expediente original
del caso, de manera ordenada, asignando a cada uno un número de registro,
asimismo debe proporcionar copia del mismo a la Dirección de Trabajo Social
y Vinculación de “DIF JALISCO”. El expediente original debe ser escaneado
por parte de la coordinación del proyecto para su conservación en forma
electrónica.
1.10 El “DIF MUNICIPAL” se compromete a realizar la comprobación de los
recursos otorgados, mediante la entrega de un recibo fiscal o forma valorada
a nombre de “DIF JALISCO” y con las copias de las facturas a nombre de “DIF
MUNICIPAL”, así como copia del formato DJ-TS-SG-RE-62 Solicitud y
comprobación de apoyos económicos y en especie “Proyectos”, dicha
comprobación se deberá realizar de forma mensual de acuerdo al calendario
establecido.
1.11 El Director del Sistema DIF Municipal, Jefe de Trabajo social y el trabajador
social se apegarán a los lineamientos establecidos para la otorgación de
apoyos asistenciales en el presente manual de procedimientos.
1.12 En casos especiales que cuya aportación del DIF Jalisco exceda la cantidad de
$10,000.00, el Director o Jefe de Trabajo social del DIF Municipal revisará el
expediente con el Jefe del Departamento y/o Director de Trabajo Social de DIF
Jalisco para su aprobación.
1.13 Con el presupuesto del proyecto no se podrá cubrir pagos a instituciones de
gobierno y organismos públicos descentralizados como: Instituto Jalisciense de
Cancerología, Hospital Civil Fray Antonio Alcalde y Juan I. Menchaca, Hospital
General de Occidente, entre otros.
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2. Referentes al otorgamiento de apoyos asistenciales con el recurso económico del
proyecto.
2.1 Aquellos beneficiarios que se encuentren en condición vulnerable, que
presenten enfermedades mentales, insuficiencia renal, oncológicos, distrofia
muscular (mal de Parkinson, epilepsia y esclerosis múltiples) y requieran de
tratamiento indefinido con medicamento especializado, se les promoverá la
mayor cobertura con la participación de diferentes instancias. Se buscarán
alternativas en coordinación con el personal de Trabajo Social del Sistema DIF
Municipal correspondiente, en las que la familia pueda continuar adquiriendo
los medicamentos para los tratamientos subsecuentes. Este apoyo será
entregado sólo si el beneficiario se encuentra estable y en caso de presentar
crisis deberá ser acompañado por un familiar para recibir el apoyo.
2.2 Es responsabilidad del Trabajador Social encargado del caso, supervisar que el
apoyo sea entregado al beneficiario (a través de llamadas telefónicas o visitas
al beneficiario), así como el buen uso del mismo. Dicha supervisión quedará
asentada en la nota de seguimiento del expediente del caso y con su firma en
el formato de solicitud y comprobación de apoyos económicos y en especie,
dentro de los 5 días hábiles posteriores a la entrega del mismo. En los casos
de apoyos que requieren su entrega fraccionada en periodos de tiempo como
hemodiálisis, quimioterapia, etc. se verificará que se realice la primera sesión
y la última programada; dichos apoyos no podrán ejercerse fuera del límite de
ejecución del proyecto.
2.3 Los apoyos médicos, se promoverán sólo en aquellos casos que el usuario sea
atendido por el sector público y carezca de seguridad social (IMSS, ISSSTE,
INSFAM, Seguro Popular, etc.), a excepción de casos en los que la seguridad
social de la que son derechohabientes no cubra las necesidades de salud y se
requiera complementar el apoyo previa investigación y justificación.
2.4 Para casos que sean derivados al Sistema DIF Jalisco que hayan requerido
atención médica urgente por el sector privado en los municipios del interior
del Estado donde no cuenten con la cobertura médica del sector público para
atenderlos, se solicitará autorización para entregar apoyos al Subdirector
General de Operación.
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2.5 Para aquellos casos que requieran de medicamento y estudio médico que no
exceda de $1,000.00 se tramitará e integrará el expediente con la
prescripción médica reciente. Para los de mayor cantidad se requerirá el
informe o resumen médico con vigencia actual. Sólo en casos donde el plan
de intervención haya considerado apoyos de medicamento por más de un
mes, y en cada mes el apoyo sea menor de $1,000.00, sí será necesario la
integración del resumen médico en el expediente, el cual deberá solicitarse en
el segundo mes del apoyo entregado.
2.6 En situaciones de casos urgentes que se requiera el medicamento y/o estudio
médico, y no exceda de la cantidad de $1,000.00. Se tramitará con el
documento médico reciente.
2.7 En relación al apoyo de medicamentos se efectuará el trámite de acuerdo al
número de cajas que indique el médico tratante, en caso de no especificarlo
solo se otorgará el apoyo de una caja del medicamento solicitado.
2.8 Apoyos asistenciales que se promuevan a partir de los $5,000.00 del costo
total, se integrarán fotografías al expediente, que refleje la condición de la
vivienda y del beneficiario.
2.9 Para casos de hospitales civiles, el material solicitado, será entregado por el
usuario, al trabajador social del servicio correspondiente, quedando bajo su
resguardo.
2.10 Para adquisición de apoyos asistenciales, se debe cotizar por lo menos con 3
proveedores y asentar la información en el formato de cotización de apoyos,
para que conjuntamente con el DIF Jalisco, DIF Municipal u Organismos
Civiles se definan con quién se realizará la compra, considerando el mejor
precio y la calidad del bien a adquirir, además de especificar en el formato
cuando no se cuente con crédito disponible con cierto proveedor o cuando el
producto no se encuentre en existencia en ese momento. En caso de que la
compra se requiera realizar en algún lugar determinado, el médico tratante
deberá indicar y justificar en un documento oficial el motivo por el cual solicita
la adquisición del insumo con un proveedor en particular.
2.11 Los apoyos que sean entregados en el DIF Jalisco y DIF Municipal, a través de
un documento de crédito tendrán vigencia de 15 días y en excepción de
cirugías 30 días naturales.
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2.12 El Trabajador Social responsable del caso deberá sellar los documentos de
solicitud, como: receta, prescripción, documento de derivación, orden médica,
resumen médico original o solicitud, a fin de que quede asentada la cantidad
proporcionada y el periodo de cobertura.
2.13 Para la promoción de los apoyos o servicios, serán validos los siguientes
documentos de acuerdo a los siguientes períodos de vigencia:
a. Estudio Sociofamiliar: 1 año.
b. Resumen médico: 1 año.
c. Orden de estudios, material médico y de laboratorio: 6 meses.
d. Receta médica: máximo 1 mes. En los casos donde el beneficiario
presente receta médica con fecha atrasada al mes vigente y requiera
de un tratamiento médico prolongado, deberá integrarse el tarjetón de
citas médicas a fin de promover el apoyo solicitado por este tiempo
evitando de esta manera la interrupción del tratamiento. Estos
documentos deberán tener firmas, sellos de las instituciones que la
emiten así como en documentos oficiales de éstas.
3. Referentes a la integración del expediente.
3.1 Todo usuario o beneficiario atendido por el área trabajo social deberá tener
debidamente integrado su expediente con la siguiente documentación:
a. Hoja de entrevista orientación, SICATS debidamente requisitado, solicitud del
interesado, folio, memorando, oficio, formato de recepción de casos
telefónicamente y correo electrónico (para este punto puede ser cualquiera de
los antes mencionados).
b. Estudio sociofamiliar de la Institución que lo canaliza o el realizado por el
trabajador social del Sistema DIF (anexar si se cuenta con carta compromiso y
matriz FODA).
c. Documentos de identificación:
Copia de identificación oficial con fotografía, acta de nacimiento,
CURP o pasaporte, en caso de no contar con ninguna de las
anteriores se deberá anexar una fotografía del beneficiario
(documentos legibles).
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d. Documentos de soporte:
Comprobante de domicilio (en caso de no contar con éste, el
Trabajador Social dejará por escrito en nota de seguimiento, el
motivo por el cual se omite).
Recibos o comprobantes de ingresos económicos (en caso de no
contar con éstos, el Trabajador Social dejará por escrito en nota
de seguimiento, el motivo por el cual se omite).
En apoyos para estudios especializados, se debe anexar orden de
estudio en documento oficial.
En apoyos para medicamentos, se debe anexar receta y
valoración médica actualizada, firmada por el médico tratante y
sellada por la Institución y debe especificarse por cuanto tiempo
debe administrarse.
En apoyos para material quirúrgico, se debe anexar prescripción
médica.
Notas de seguimiento (sólo en los casos canalizados o
revalorados).
Formato de cotización del apoyo debidamente requisitado.
Contra canalización o respuesta de la derivación.
Formato solicitud y comprobación de apoyos económicos y en
especie “Proyectos, requisitado y autorizado.
Nota de seguimiento con el cierre del caso o de acuerdo a la
naturaleza del caso se integrará una nota aclaratoria donde se
refiera que se atenderá el caso de manera subsecuente.
Fotografías del caso.
Factura y vale crédito.
Recibos de gastos sin comprobar (opcional).
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4. ANEXOS
1. Formatos.
DJ-TS-SG-RE-01 Estudio sociofamiliar.
DJ-TS-SG-RE-05 Entrevista orientación.
DJ-TS-SG-RE-08 Carta compromiso.
DJ-TS-SG-RE-12 Sistema Interinstitucional de Canalización a Trabajo Social (SICATS).
DJ-TS-SG-RE-13 Cotización de apoyos.
DJ-TS-SG-RE-27 Matriz FODA.
DJ-TS-SG-RE-41 Concentrado mensual.
DJ-TS-SG-RE-44 Vale crédito.
DJ-TS-SG-RE-47 Informe diario de actividades.
DJ-TS-SG-RE-62 Solicitud y comprobación de apoyos económicos y en especie
“Proyectos”.
DJ-RF-SG-RE-07 Solicitud para pago vía trasferencia.
DJ-RF-SG-RE-15 Registro en el sistema de pago por transferencia interbancaria.
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5. GLOSARIO
Término Significado
Actividad Una actividad es un conjunto de acciones que se llevan
a cabo para cumplir un objetivo determinado.
Insumo Información, documento o material que recibe para
comenzar su procedimiento.
Producto o Servicio Resultado o consecuencia del presente documento.
Proveedor Persona o instancia genera el insumo.
Procedimiento Especifica de manera detallada la forma de llevar a
cabo un proceso de forma secuencial.
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AUTORIZACIÓN DEL DOCUMENTO
Responsable de la
Elaboración:
Responsable de la Revisión: Autorizó:
Lic. Miguel Sandoval
Sandoval
Encargado del
Departamento de
Vinculación y Normatividad
Ing. José Manuel Aguilar
Villa
Director de Innovación y
Calidad
Lic. Patricia Flores
Mandujano
Directora de Trabajo Social
y Vinculación