SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL Y GESTIÓN …

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL

Y GESTIÓN FARMACÉUTICA

LUIS MARIO VÁSQUEZ ARIAS

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA

INGENIERÍA DE SISTEMAS

PROYECTO DE GRADO

BOGOTÁ D.C.

2007

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL

Y GESTIÓN FARMACÉUTICA

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA

INGENIERÍA DE SISTEMAS

PROYECTO DE GRADO

BOGOTÁ D.C.

2007

Nota de Aceptación

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____________________

Presidente del Jurado

____________________

Jurado

____________________

Jurado

Bogotá D.C. Junio 2007.

AGRADECIMIENTOS Y DEDICATORIA

Docentes

Alexandra López. Fernando Alfaro Valero.

Alirio López. Amanda Moya.

Cesar Beltrán. Consuelo Montaño.

Edgar Ortega. Edgar Pineda.

Elsa Rodríguez. Francy Rico.

Freddy Torres. Gabriel Rodríguez.

Gloria Hurtado. Gustavo Arciniegas.

Irina Reyes. Javier Gasca.

Juan Carlos Niño. Juana Doris.

Julio Sánchez. Lennin Reyes.

Luis Vargas. Luis Villa Real.

Luz Marlen Medina. Manuel Higuera.

Nelson Darío Rico. Néstor Ramos.

Patricia Carreño. Patricia Giraldo.

Querli Cañas. Sandra Garabito.

Sandra Guañarita. Sonia Barahona.

Jorge Cortes Barrera. Asesor. Jairo Cortes Barrera.Director.

Compañeros y Demás Amigos

Andrea Arias Peña. Carlos Jose Prieto.

Elizabeth Rios. Programadora. Jhon M. Basabe.Ing Sistemas.

Jorge Eliécer Leal. Jose Pachon. Programador.

Lyda Yurani González. Mauricio Acevedo.

Mary Luz Galvis Montoya. Raquel Melendez Rivera.

Rosmery Díaz. Sandra P. Gaona. Contadora.

Gracias por el apoyo que me brindaron durante el largo transcurso de los días ya que si

no fuera por ellos y por la valiosa ayuda de “Dios” tanto como del apoyo de mis padres no

hubiese podido soñar a tan excelente esfuerzo realizado y destacado en este proyecto de

grado universitario.

i

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 01

1.1 ANTECEDENTES 01

1.2 DESCRIPCIÓN Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 01

1.3 JUSTIFICACIÓN 02

1.4 OBJETIVOS 02

1.4.1 Objetivo General 02

1.4.2 Objetivos Específicos 03

1.5 ALCANCES Y LIMITACIONES 03

1.5.1 Alcances 03

1.5.2 Limitaciones 04

2. MARCO DE REFERENCIA 05

2.1 MARCO CONCEPTUAL 05

2.1.1 Inventarios 05

2.1.2 Teoría de Sistemas 12

2.2 MARCO LEGAL O NORMATIVO 30

2.3 MARCO TEÓRICO 33

2.3.1 Teorías de Software 33

3 METODOLOGÍA 35

3.1 ENFOQUE DE LA INVESTIGACIÓN 35

3.2 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN 36

3.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 36

3.4 HIPÓTESIS 36

3.5 VARIABLES 36

3.5.1 Variables Independientes 36

3.5.2 Variables Dependientes 37

ii

4 DESARROLLO INGENIERIL 38

4.1 RECONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN 38

4.1.1 Estructura Orgánica 39

4.1.2 Cargos y Funciones 40

4.1.3 Líneas de Autoridad 42

4.1.4 Estructura Funcional 42

4.1.5 Generalidades de Artículos y/o Mercancías 57

4.1.6 Transacciones 58

4.1.7 Recursos 65

4.2 ANÁLISIS DEL SISTEMA ACTUAL 67

4.2.1 Documentación por Solicitud de Compras 67

4.2.2 Documentación por Solicitud de Ventas 68

4.3 PROGRAMACIÓN 71

4.3.1 Plano de Seguimiento de Menús y Sub.-menús 72

4.3.2 Diseño de Controles 91

4.3.3 Control Para Entradas 92

4.3.4 Control Para Salidas 103

5 PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS 121

6 CONCLUSIONES 123

7 RECOMENDACIONES 124

BIBLIOGRAFÍA 125

GLOSARIO 128

ÍNDICE 132

ÍNDICE DE DIAGRAMAS 132

ÍNDICE DE FORMULARIOS 133

ÍNDICE DE REPORTES 134

ÍNDICE DE TABLAS 135

INTRODUCCIÓN

El software elaborado permite alimentar un motor de base de datos en Microsoft Access,

con la suficiente información para ser administrado en el ambiente grafico de Visual Basic

6.0, esta aplicación consiste en un análisis para el control y organización de compra y

venta a nivel farmacéutico de mercancías, permitiendo al usuario llevar a cabo el

inventario general y sus existencias de la mejor manera posible.

Este producto manejara, clasificara y desarrollara mejores actividades mercantiles que

permitirán ver el día a día de sus operaciones efectuadas a fin de aprovechar al máximo

su información, permitiendo sacar reportes sistematizados del inventario y existencias.

De ahí que, es un sistema que permitirá al usuario mantener las existencias a precios de

costo favorable para la entidad y al mismo tiempo un generador de precios de venta

óptimo. Sus transacciones estarán soportadas ante un formulario físico que nos permitirá

ver detalladamente la rotación de mercancías, el reflejo del inventario, tanto como de sus

consultas y búsquedas a cualquier fecha cronológica.

1

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 ANTECEDENTES

Después de una rigorosa investigación del mercado de la Drogas Vasquez podemos

encontrar problemas de registro de entrada y salida de mercancía, generando

debilidades en la administración de proveedores, inventario, clientes, reportes de

existencias de mercancías, teniendo en el mercado diferentes líneas de software para el

manejo de facturación y estadística financiera, como son Siigo, Siseas y Idesoft. De los

cuales ninguno ayuda a organizar de la mejor forma el inventario y existencias.

En consecuencia a lo anterior, hemos desarrollado procesos y transacciones para el

mejoramiento de sus actividades de compra y venta, siendo estos ahora y años atrás

algo rudimentario para satisfacer la oferta y demanda de mercancías tales como drogas

genéricas, populares, comerciales, perfumería, cosméticos y pañalería.

1.2 DESCRIPCIÓN Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

Pensando en las diferentes debilidades detectadas a nivel de la droguería y después de

plantearnos el ¿cómo? podemos solucionar las mismas, el investigador se ha puesto en la

tarea de desarrollar un software o producto conforme a la necesidad del ¿Qué? de la

solución a la problemática de la organización, registro, control de compra y venta de

mercancías farmacéuticas.

Permitiendo así definir el ¿por qué? De la importancia del trabajo que se esta realizando

ya que con este se van a satisfacer las necesidades generadas por un manejo

inadecuado del inventario y existencias de nuestro mercado como objetivo.

¿Cómo implementar y desarrollar un software que permita llevar a cabo el control de

inventarios, el nivel de existencias de mercancía y un debido soporte para suplir las

necesidades de organización de la mercancía para el área de compra y venta?

2

1.3 JUSTIFICACIÓN

Se ha implementado un Software para el área de compra y venta de mercancías, en

consecuencia, favorecerá el control de existencias farmacéuticas y el manejo del

inventario (Retail), como también, se destacaran todos reportes necesarios para dar

constancia de las transacciones del negocio y un control eficaz para las existencias de

las mismas.

De ahí que, la organización contaría con un software que proporcionará beneficios a las

terceras partes (Proveedores, Clientes mayoristas y minoristas) ratificando de forma

oportuna el debido seguimiento y control a la mercancía a fin de no generar pérdidas

causadas por el mal manejo de la información, por el contrario, permitirá conocer los

precios de costo-venta, cantidad de pedido por unidades de mercancías, presentaciones,

líneas de proveedor.

Para concluir, todos estos beneficios y garantías van de acuerdo a las necesidades de la

organización y a un desempeño para una mejor comercialización y optimización de los

recursos físicos y económicos para el futuro del mercado.

De esta manera se estaría cubriendo la necesidad de orden y control del inventario

compra-venta de mercancías para farmacia, la cual tiene una importancia relevante ya

que de esto depende la eficacia del servicio, la agilización de procesos en el mismo, al

mismo tiempo, conociendo de aquellas mercancías faltantes, sobrantes y existentes.

1.4 OBJETIVOS

1.4.1 Objetivo General

Desarrollar un software que permita el control de inventarios para la gestión de compra-

venta de mercancías al facilitar la realización de reportes o informes de la relación de

mercancías existentes, faltantes, pedidos, precios de costo y venta.

3

1.4.2 Objetivos Específicos

� Realizar una base de datos en Microsoft Access conforme a los requerimientos

arrojados por la investigación del mercado, de esta manera alimentarla con la

información exacta.

� Diseñar una a una las tablas con el contenido de información de compra, venta

productos, proveedores y clientes.

� Relacionar lógicamente las tablas entre si para que nos arroje resultados efectivos

en los motores de búsqueda y en el ambiente grafico de Visual Basic 6.0.

� Establecer perfiles de usuario para ingresar al sistema de información de acuerdo

a sus respectivos módulos.

� Diseñar los formularios de proceso de registro, compra, venta y calculo a saber :

• Procesos de registro: Contraseñas, mercancías, presentación, proveedores,

proveedores laboratorios, clientes.

• Procesos de compra: Lista faltantes, orden de compra, facturación de

mercancías, devolución y cancelación de facturas.

• Procesos de cálculo: Nivel de existencias y precios de venta.

• Procesos de venta: Mercancías al detal y al por mayor a saber la factura de

cobro y su respectiva devolución y cancelación de facturas.

• Proceso para la organización y registro de inventarios y kardex.

1.5 ALCANCES Y LIMITACIONES

1.5.1 Alcances

El software de gestión farmacéutica pretende optimizar el control, manejo, registro y

organización de mercancías e inventarios, en efecto, la calidad del servicio para agilizar

los procesos de atención al cliente, ya que al tener dominio sobre las existencias, línea

de producto y de las mercancías se hace más efectivo el proceso de venta.

Teniendo en cuenta el compromiso que el software farmacéutico realiza después de

encontrarse en el mercado y/o trabajo día a día a fin de un eficiente producto mejorado,

ciertamente, obtenido así a más comerciantes del gremio que se interesen en obtenerlo y

utilizar sus beneficios.

4

1.5.2 Limitaciones

El software esta diseñado específicamente para llevar inventarios, permitir el control y

organización por medio de formularios de registro, captura y consultas, para las

aplicaciones de la facturación y/o documentación en el área administrativa de compra y

venta de mercancías farmacéuticas.

Siendo otro limitante reflejado en la falta de recursos de apoyo para la continuación a la

realización de las mismas actualizaciones y mejoras posibles.

5

2. MARCO DE REFERENCIA

2.1 MARCO CONCEPTUAL

2.1.1 Inventarios

El inventario es la relación detallada de la situación financiera a la fecha de un periodo

inicial y final este tiene un significado financiero debido a los ingresos de su propia venta

de bienes y servicios prestados en que normalmente tales ingresos vienen de un proceso

o ciclo de operaciones continuo en que las mercancías se adquieren para poder venderse

al público.

La teoría del inventario determina los procedimientos óptimos de adquisición de

existencias para poder satisfacer la demanda futura. El conocimiento de la demanda con

certidumbre (No se conoce con anticipación la demanda mercancía) trata interrogantes a

determinar:

- ¿Qué tan a menudo debe ser la toma de pedido?

- ¿Cuánta mercancía debe pedirse?

√ Manejo y control de inventarios 1:

El sistema de inventario periódico: Mediante éste el administrador determinará el valor

de las existencias de mercancías al realizar el conteo físico de forma periódica, inicial

y/o final:

Inventario inicial: Es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías

que tiene la organización al iniciar sus actividades y después de hacer un conteo físico.

- Mas compras igual a mercancías adquiridas y vendidas. Para un control ajustado

al Libro auxiliar semejante al kardex.

1 STARR, Kennet. Control de inventarios. Bogotá, Banco de la República 1990. Páginas 232 a 302.

6

- Las devoluciones en compra, serán igual a la mercancía comprada y siendo

reflejada en el Libro Auxiliar.

Inventario disponible: Serán las compras menos las ventas igual al registro de las ventas

siendo este reflejado en el Libro Auxiliar

- Más las devoluciones en ventas.

- Más las mercancías igual al desembolso por el pago de mercancías compradas.

- Mercancías adquiridas sin cancelar el valor hasta la propia venta.

Inventario final: Es la relación de existencias al finalizar un periodo contable

correspondiente al valor físico de la mercancía y siendo de gran utilidad al relacionar éste

con el inventario inicial en que las compras y ventas netas se obtendrán a partir del Libro

Auxiliar.

Sistema de inventario permanente: Mediante éste el administrador conocerá el valor

de la mercancía en existencias a cualquier momento sin necesidad de realizar un

conteo físico, por que los movimientos de compra y venta de las mercancías se

registran directamente en el “Kardex” al momento de realizar la transacción a su precio

de costo. Donde la suma y la resta de todas las operaciones en un periodo dan como

resultado el saldo final de mercancías.

√ Kardex “Libro Auxiliar”

El sistema de inventario, permite implementar procedimientos de rutina y control con

exactitud de los movimientos mercantiles, es así que, deja ver el detalle de los bienes con

que cuenta la empresa, registra la valorización de los inventarios, los precios de costo y

de acuerdo a los ajustes por inflación a cada una de las mercancías.

La tarjeta kardex o fichero de mercancías está formada por tarjetas que permiten controlar

las existencias para el proceso y transacción de dichas entradas y salidas de mercancías,

siendo éste el Libro auxiliar o Mayor de los inventarios.

7

Debido a la toma de decisión que ejercerá el Gerente y Administrador se facilitará

evaluar con suficientes evidencias el Sistema de Información junto con sus documentos e

informes presentados a fin de establecer un óptimo análisis y seguimiento respecto a la

orden de compra de mercancías o solicitud de pedido futuro.

• La gestión del inventario:

- Toma de decisiones en el futuro.

- Destacar la labor de los inventarios mediante el sistema periódico, permanente y el

método de valoración “Retail”.

- Generar precios de costo y venta.

• La gestión de compras:

- Generar la toma de pedido.

- Reportar informes estadísticos del comportamiento de las mercancías.

- Nivel de existencias.

• La gestión al proveedor o distribuidor:

- Presentar informes estadísticos del comportamiento de las mercancías.

• La gestión de existencias (Stocks):

- Valorización del inventario a desarrollar en el sistema de información.

- Punto de pedido.

- Generador de rotación de productos farmacéuticos y demás servicios.

• La Gestión de ventas:

- Descargue de las existencias mediante el kardex.

- Detalle de mercancías con el gravamen.

- Identificador de clientes al por mayor y al detal.

8

√ Sistema Retail2

El método del retail permitido por la norma internacional de contabilidad número 2 y

adoptado en Colombia por la Ley 223 de 1995 en materia tributaria. El consejo Técnico de

la Contaduría en el concepto número 2 de enero de 1996 lo consideró como un método o

procedimiento para la estimación del inventario.

El objetivo del retail es calcular el costo de ventas a través de la información disponible de

las propias ventas, en si es un método utilizado para la alta rotación de mercancía para la

cual presenta: El precio de costo (Compra) y de venta (Precio al público).

El sistema de gestión farmacéutica aplica este concepto por cada una de las mercancías

desde el momento de ingreso a la droguería, donde ya se tienen precios de costo por el

concepto de la compra, para luego, estimar un precio sugerido de venta respecto a la

política de decisión de ganancias de la empresa.

En síntesis, la droguería sugiere el precio de venta y/o modifica este valor por cada una

de las mercancías las veces que el administrador solicite o necesite la tendencia al baja o

al alza de precios respecto a una base de precios sugeridos o bien sea por utilidades de

la misma empresa.

√ Método de Valoración y/o Valuación

La valuación o valoración de los inventarios requieren un trabajo de selección de pedido

por parte del gerente y administrador a fin de recopilar información de las existencias

periódicamente solicitadas a los proveedores para que luego estás mercancías logren ser

descargadas en la tarjeta kardex de acuerdo a las siguientes características:

- El inventario contribuirá a que los bienes y servicios se encuentren en espera de su

venta, cuyo beneficio es el registro contable de esa venta conforme a la compra y

2 INVENTARIOS, Régimen contable colombiano, Febrero 2002. Bogotá, Banco de la República. Páginas 241 a 243.

9

generador de utilidad mediante el proceso de enlazar los costos adecuados con los

ingresos de la empresa.

- Las existencias son de vital importancia respecto a los ingresos que se pueden

obtener de la propia venta de estas mercancías y servicios realizados por la

empresa, en que normalmente sus ingresos resultan de un continuo proceso de

operaciones realizadas en el inventario.

- Para determinar el control de mercancías se debe tener presente que toda clase de

inventario que se genere al mayorista posee un periodo de rotación de los mismos,

es el caso de las mercancías sin movimiento, como también puede suceder lo

contrario que sean de mayor demanda.

- En la contabilidad de los inventarios el objetivo primordial es poder determinar la

correcta utilidad a través del procedimiento de relacionar los costos apropiados con

los ingresos.

- Para la modificación del sistema de valoración hay que tener en cuenta que los

inventarios pueden sufrir variaciones importantes por los cambios en los precios del

mercado, obsolescencia y lento movimiento.

√ Control de Existencias

El control de las existencias (stocks3) comprende niveles mínimos y máximos a solicitud

de pedido. Estos niveles varían con base en las compras y ventas de mercancía debido

al margen de utilidad en rentabilidad por producto tanto como de la misma solicitud.

Razón por la cual las existencias son consideradas como el conjunto de mercancías

acumuladas en espera de un empleo venta al por mayor y al detal.

• El control de las existencias en función de los inventarios destaca:

- Consumo (Dependiendo de la demanda solicitada).

- Toma de pedidos.

3 Los stocks representan los artículos que posee la organización como activos totales. RAMBAUX , Aubert. Gestión económica Stocks. Bogotá, Banco de la República 1970. Páginas 14 a 165.

10

• La renovación de mercancías está dada por:

- Inspección de las mercancías que se encuentran en rotación constante.

- Falta de mercancías para suplir las necesidades de venta al público.

- Demanda no satisfactoria.

- Solicitud de existencias de acuerdo al plan de políticas de la organización.

• La problemática que genera las existencias esta dada por:

- Renovación de mercancías demandadas.

- Fechas variables de productos vencidos por el no control de expiración.

- Devoluciones y pérdidas que genera el no control de mercancías con fechas de

expiración o productos en stand bay.

- Deterioro cronológico por la no venta al presentar productos en stand bay.

• Los objetivos generales de las existencias son:

- Maximizar el servicio al por mayor y al detal.

- Minimizar la inversión de las existencias.

- Beneficios y mejoras optimas para la organización.

• Las funciones que presenta las existencias son:

- Existencias por fluctuación: Predicción con exactitud para un sistema de ventas.

- Existencias por anticipación: Existencias almacenadas con anterioridad a una

época de

grandes ventas.

- Existencias por tamaño del lote: Prever del proveedor grandes cantidades de

pedido.

• Los costos presentados en el momento de las existencias se identifican en:

- Precio de costo.

- Precio de venta al por mayor y al detal.

• Gestión de existencias:

- Cuando las ventas aumentan los niveles de existencias deben ser controlados a

fin de mantener un nivel de servicio óptimo.

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- Se determina mediante los niveles de las existencias para controlar y generar

incrementos del servicio de compra y venta mediante el reaprovisionamiento.

• Reaprovisionamiento de existencias:

- Sistema de dos pedidos: Mantener un segundo depósito de lo habitual.

- Revisión visual: Comprobar periódicamente el nivel de las existencias.

- Sistema de punto de pedido: Mantener una cantidad fija de pedido.

- Sistema de revisión periódica: Revisar existencias a nivel de periodos semanales,

quincenales o mensuales.

Tabla No. 01 Factor de seguridad y nivel de servici o.

Tabla de Nivel de servicio Nivel de servicio al: Factor de seguridad:

50 % 0 75 % 0,84 80 % 1,05 84,13 % 1,25 85 % 1,3 89,44 % 1,56 90 % 1,6 93,32 % 1,88 94 % 1,95 95 % 2,06 96 % 2,19 97 % 2,35 97,72 % 2,5 98 % 2,56 98,61 % 2,75 99 % 2,91 99,18 % 3 99,38 % 3,13 99,5 % 3,2 99,6 % 3,31 99,7 % 3,44 99,8 % 3,6 99,86 % 3,75 99,9 % 3,85 99,93 % 4 99,99 % 5

12

2.1.2 Teoría de Sistemas

Evolución del sistema por Carnota (1987).Sistema4:

- Conjunto de elementos o partes que interactúan entre si.

- Colección de componentes integrados para satisfacer un propósito.

- Interacción de un todo.

- Conjunto organizado de métodos suficientes para determinar las necesidades de

un usuario (Toma de decisiones: Planeación dirección y Control.) por Martínez

Santana (1998).

Teoría general de sistemas: Los sistemas se clasifican en:

- 1era clasificación de los sistemas: Simples y complejos.

- 2da clasificación de los sistemas: Abiertos (Condicionamiento evolutivo) y cerrados

(No deseable)

- 3ra clasificación de los sistemas: De acuerdo a la forma del trabajo; manual,

mecánica y automatizados.

Características del sistema: Limitante entre el medio del sistema a nivel de:

- Entradas: Cualquier eventualidad del medio (Necesidades del usuario).

- Salidas: Mucho mas detallado el medio conforme a la eventualidad (Lo deseado

por usuario).

- Subsistema: sub. - divisiones para identificar:

o Sistema complejo: Sistemas no muy detectables.

o Sistema Simple: Sistemas fácil de detectar.

Elementos del sistema de información:

- Documentación: Papeles necesarios a una transacción.

- Procedimientos: Normas y políticas para las transacciones.

- Bases de datos: Colección de datos relacionados entre si.

- Hardware: Dispositivos electrónicos.

- Software: Conjunto de programas.

- Personas: Usuarios que condicionan el sistema.

4 SENN, JAMES A. Análisis y diseño de sistemas de información 2da edición. Colombia, Banco de la República, Editorial

Mac Grau Hill, 1992. Páginas 174 a 234.

13

Funciones del sistema de información:

- Recolección de datos: Almacenamiento de datos para el acondicionamiento y

necesidades de una entidad por departamentos o secciones.

- Tratamiento de la información: Materia prima transformada para suplir las

necesidades del cliente o usuario de una entidad.

- Función de distribución: Información en el momento justo y preciso para el usuario.

Clasificación de los sistemas de información

- Planeación: En base a la experiencia de la empresa o entidad.

- Control. Administrativo: Conforme a las operaciones de la entidad.

- Control. Operaciones: Donde no existe la toma de decisiones y existen una gran

cantidad de transacciones y/o operaciones sin el debido proceso.

√ Bases de Datos

Colección de datos relacionados entre si, con el fin de agrupar valga la redundancia los

datos más relevantes o importantes para el acondicionamiento de la empresa y con el

único fin de evitar duplicidad de estos tanto como posibles procesos equívocos o mal

intencionados por x o y daño al sistema de información sus características son:

- Modelo relacional: SGBD

Es un modelo basado en la rama de las matemáticas (Teoría de conjuntos y la lógica) de

hecho nos permite la seguridad y la forma robusta del sistema para ser comprendido y

lograr predecir de este, ciertamente la teoría de las matemáticas nos describen los

elementos básicos que se utilizan para crear una base de datos relacional, en que al

saber organizar estos elementos para llegar a una solución o resultado se le llama diseño.

Este modelo surgió en 1970 por el señor Codd, al relacionar un registro A con B, en ese

entonces utilizaba punteros físicos a tal punto de causar inconvenientes para con los

datos que se manipulaban en su entorno físico, esta base de datos necesitaban de un

control a la manipulación de los mismos usuarios, puesto que, eran datos vulnerables en

una red o jerarquía.

14

Estos datos se encontraban en forma de tablas por filas y columnas a fin de que los

usuarios de red utilizaran de forma adecuada la información. Es así que, en los últimos

años se habla respecto a la estructura de datos, integridad y manejo o manipulación a

saber.

Reglas de integridad:

- Nulos: Cuando en una tupla un atributo es desconocido, se dice que es nulo. Un

nulo no representa el valor cero ni la cadena vacía, éstos son valores que tienen

significado.

- La primera regla de integridad se aplica a las claves primarias de las relaciones

base en que ninguno de los atributos que componen la clave primaria puede ser

nulo.

- La segunda regla de integridad se aplica a las claves ajenas: si en una relación

hay alguna clave ajena, sus valores deben coincidir con valores de la clave

primaria a la que hace referencia, o bien, deben ser completamente nulos.

- Por lo tanto, para cada clave ajena de la base de datos habrá que contestar a:

o Regla de los nulos: ¿Tiene sentido que la clave ajena acepte nulos?

o Regla de borrado: ¿Qué ocurre si se intenta borrar la tupla referenciada por

la clave ajena?

o Restringir: no se permite borrar la tupla referenciada.

- Propagar: se borra la tupla referenciada y se propaga el borrado a las tuplas que la

referencian mediante la clave ajena.

- Anular: se borra la tupla referenciada y las tuplas que la reverenciaban ponen a

nulo la clave ajena (sólo si acepta nulos).

- Regla de modificación: ¿Qué ocurre si se intenta modificar el valor de la clave

primaria de la tupla referenciada por la clave ajena?

- Restringir: no se permite modificar el valor de la clave primaria de la tupla

referenciada.

- Propagar: se modifica el valor de la clave primaria de la tupla referenciada y se

propaga la modificación a las tuplas que la referencian mediante la clave ajena.

- Anular: se modifica la tupla referenciada y las tuplas que la referenciaban ponen a

nulo la clave ajena (sólo si acepta nulos).

15

√ Análisis de sistemas 5.

La ingeniería del software aparece como consecuencia de un proceso denominado

ingeniería de sistemas, centrándose en diversos elementos tales como el análisis, el

diseño y la organización, comúnmente denominado los procesos del negocio donde se

presenta las siguientes características:

- Impacto para con el negocio.

- Contactar el personal idóneo para lograr la meta.

- Definir la arquitectura técnica.

- Identificar las necesidades y demás características de acuerdo a los requisitos.

- Identificación del personal de la organización

- Descripción del entorno en la organización.

- Identificación de actividades generales, particulares, específicas y tareas.

- Acondicionamiento de las entradas y salidas.

- Evaluación del medio ambiente para el cual se desear desarrollar

- Aspectos relevantes a desarrollar.

- Acontecimientos que el sistema deberá producir (Funciones)

- Investigación de informes necesarios.

- Gestión de calidad para con el producto.

√ Identificación de requisitos

La ingeniería de requisitos es el uso sistemático de procedimientos, técnicas y

herramientas para obtener con un coste reducido el análisis, documentación, evolución

continua de las necesidades y la especificación del comportamiento externo que satisface

la necesidad de un usuario.

Los requisitos hacen parte de una serie de problemas que nos ayudan a prever y

comprender la organización en el desarrollo de un nuevo sistema presentando:

5 PRESSUMAN Roger S., Ingeniería del Software Un enfoque práctico Colombia, Editorial Mc Graw Hill. 2005. Sexta

Edición. Páginas 100 a 250.

16

- Problemas de alcance: Limitaciones del sistema

- Problemas de comprensión: No existe claridad para con los clientes/usuarios del

sistema a desarrollar.

- Problemas de volatilidad: Variabilidad de los requisitos a nivel de tiempo.

Ya identificados los requisitos se agruparan por categorías y se organizaran en

subconjuntos, en donde se estudiara cada requisito con el resto en forma de:

- Identificación de los objetivos.

- Identificación y abstracción de lo más simple a lo complejo.

- Limitación de los requisitos.

- Identificación del requisito conforme a la metodología de la investigación.

- Si es necesario realizar un proceso iterativo de requisititos y evaluar e ir

eliminando para llegar a las necesidades planteadas desde el comienzo.

Por ultimo recurrimos a la gestión de requisitos siendo el conjunto de actividades que

aportan a la identificación, comprobación y continuidad de los mismos para posibles

cambios en cualquier momento de la siguiente forma:

- Caja negra: Diseño de entradas y salidas es decir, un diseño lógico.

- Caja blanca: Diseño físico de procesos.

Ya teniendo creada la representación de entradas, procesos y salidas se crea un modelo

de componentes del sistema como tal, donde interviene el análisis de requisitos

posteriores y etapas del diseño a cada una de las disciplinas (Ingeniería del software,

hardware, tecnología y base de datos); en que para ello utilizaremos el diagrama de flujo

de datos para visualizar dicha representación.

√ Modelado del análisis

El objetivo contempla el describir e requerimiento del cliente, a continuación se

establecerá una base de datos para la creación de un diseño de software y que por último

se definirán el conjunto de requisitos que se puedan validar con sus respectivas

restricciones. De este entorno satisface las condiciones con un diccionario de datos que

contiene todos los objetos de la base de datos; para ello se requiere de:

17

a. Diagrama entidad relación: Representación de las relaciones entre los objetos

18

Modelo de Datos. Diagrama No. 02 Modelo de Datos.

20

Mascaras de la base de datos:

Tabla No. 02. Diseño general de máscaras.

Compras Mascara Libro_Auxiliar Mascara

Id_Compra 1E+12 No_Comprob_Díar 9999999

No_Factura_Comp ###-###-### Fecha_Comprobante ##->?<??/##

Fecha_Pedido ##->?<??/## Núm_Lista ###-###-###-###

Fecha_Entrega ##->?<??/## Fecha_Lista ##->?<??/##

Actualización >?<a Fecha_Movimiento ##->?<??/##

Fecha_Factura ##->?<??/## Tipo_Movimiento >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

Fecha_Envio ##->?<??/## Num_Documento ######

Unid_Pedida ###->?<aaaaaaa Cant_Entra/Sale ###->?<aaaaaaa

Cant_Pedida ###->?<aaaaaaa Nom_Prod >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

Cant_Resibida ###->?<aaaaaaa Presentación_Prod >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

Devoluciones Facturación

Cód_Novedad 99 No_Factura_Venta ###-###-###

Nom_Novedad >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaa Periodo_Pagado ##->?<??/##

Cant_Devuelta ###->?<aaaaaaa Fecha_Cacelación ##->?<??/##

No_Dev_Compra 99999 Cód_Cond_Pag 99

No_Dev_Venta 99999 Nom_Cond_Pag >?<aaaaaaaaaaa

reembolso $ ###.###.###.### Fechas_Pago_Lím ##->?<??/##

Productos Costos

Id_Producto 1E+12 Val_Unit $ ###.###.###.###

Nom_Popular >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa Precio_Costo $ ###.###.###.###

Nom_Generico >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa Precio_Público $ ###.###.###.###

Cód_Mercancía 999 Precio_Venta $ ###.###.###.###

Nom_Mercancía >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaa Val_Costo_Tot $ ###.###.###.###

Sub_Cód_Mercancía 99 Cód_Gravamen 999

Nom_Sub_Cód >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaa Val_IVA % ###.###.###

Cód_Laboratorio 999 Val_Dscto_Gravado/Exento $ ###.###.###.###

Laboratorio >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa SubTot_Exento/Gravado $ ###.###.###.###

Presentación >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa SubTot_Gravado $ ###.###.###.###

Fecha_Venc ##->?<??/## Precio_Costo_Tot $ ###.###.###.###

Unid_Solicitada ###->?<aaaaaaa Precio_Venta_Tot $ ###.###.###.###

Cant_Solicitada ###->?<aaaaaaa Gran_Tot_Pagar $ ###.###.###.###

Barra_Producto 1E+12 Gran_Tot_Compra/Venta $ ###.###.###.###

Barra_Mercancía 999 Utilidad $ ###.###.###.###

Barra_Sub_Mercancía 99 Rentab_Producto $ ###.###.###.###

Barra_Laboratorio 999 Tot_Rnt_Prod $ ###.###.###.###

Costo_Unit_Inicial $ ###.###.###.### Clientes Mascara

Inventario_Inicial ###### Id_Cliente 1E+12

Existencias Cód_Cliente 99

Nivel_Servicio 999999 Nom_Cód >?<aaaaaaaaaaa

Nivel_Pedido 999 Nom_Cliente >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

Decada ##->?<??/## Nom_Compañia >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

21

Reduc_Unid_Exist ###->?<aaaaaaa Cargo >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

Reduc_Cant_Exist ###->?<aaaaaaa Dirección aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

Ventas Mascara Teléfono #-##-##-##

Id_Venta 1E+12 Extención ##

No_Corte 1E+13 Tel_Fax #-##-##-##

Fecha_Corte ##->?<??/## Linea (##)-###-#-##-##-##

Fecha_Venta ##->?<??/## Ciudad >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaa

Unid_Vendida ###->?<aaaaaaa Departamento >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

Cant_Vendida ###->?<aaaaaaa E_mail <&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&

Consultas

Diferentes tipos de consulta que se necesitan para satisfacer cada uno de los formularios

para captura, reportes e informes realizado(a) s en la base de datos a fin de obtener un

mejor Sistema de Información Farmacéutico:

Tabla No.03 Consultas.

b. Diagrama de flujo de datos: Transformación de los datos, funciones y

sub.funciones.

22

Diagrama No. 03 Flujo de Datos:

24

c. Diagrama de casos u usos:

25

Diagrama de casos y usos. Diagrama No 04: Admini strador

Proceso de registro del sistema de información para el control y gestión farmacéutica.

Capturar usuarios

Capturar ciudades

Capturar proveedores

Capturar clientes

Capturar detalle de mercancías

Capturar laboratorios

Capturar presentación de mercancías

Capturar categorización de mercancías

Capturar líneas de crédito

Administrador

26

Diagrama de casos y usos. Diagrama No. 4.1: Proc eso de control.

Administrador

Proceso de compras del sistema de información para el control y gestión farmacéutica

Realizar lista de faltantes

Ordenar Orden de compra

Generar factura de compra

Detectar inconsistencias de la

factura de compra

Captura devolución en compras

Modificar precios al público

Modificar nivel de existencias

Capturar cancelación de facturas

Administrador

27

Diagrama de casos y usos. Diagrama No. 4.2: Vend edor

Vendedor

Proceso de ventas del sistema de información para e l control y gestión farmacéutica

Despachar mercancías (Al por mayor y/o al detal)

Procesar factura cambiaria

Capturar devolución en ventas

Capturar (Cancelación de factura)

Registrar pago de factura de venta

28

d. Diagrama de proceso de datos

29

Tabla No 05. Procesos generales del sistema farmacé utico.

ENTIDADES

PROCESOS

FORMULARIOS

Compras

Y

Ventas

• Mercadeo

• Toma de pedido

• Compra

• Venta

• Orden de compra

• Lista faltantes

Productos

• Inventarios e existencias

• Precios

• Control de artículos

• Mercancías

• Nivel de existencias

• Precios al público

• Registro de Mercancías

• Presentaciónes

• Laboratorios

• Mercancías al detal

• Mercancías al mayor

• Rotación de mercancías

Libro auxiliar

De

Compra

Y

Venta

• Facturación

• Caja registradora

• Costos

• Gestión

• Compra-Venta

• Pendientes Compra-Venta

• Canceladas Compra-Venta

• Cobro Compra-Venta

• Devolución Compra-Venta

• Tiquete de caja

• Corte de caja

• Precios de costo

• Precio de venta

• Gestión de compra-venta

• Gestión de proveedores

Perfil/Seguridad

• Ingreso al sistema

• Seguridad

• contraseñas

• Backup(s)

Clientes

• Proveedores y Clientes

• Laboratorios

• Líneas de crédito

• Proveedores

• Clientes al por mayor

• Clientes al por menor

• Ciudades / Departamentos

30

Tabla No. 06. Análisis de actividades y procesos.

P R O C E S O S

Análisis de los Procesos

Baja Media Alta

- Necesidad y/o reporte de compra. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒

- Realizar una lista de faltantes. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒

- Realizar estudio económico. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒

- Seguimiento o reporte de compra. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒

- Orden de pedido “Factura y orden de compra”. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒

- Recibir remisión y/o factura de cobro. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒

- Revisión de pedido físico v/s. Remisión. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒

- Archivar facturas para su respectiva cancelación. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒

- Registrar en Libro auxiliar y/o Kardex e inventarios por motivo de ingreso y

salida de mercancía. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒

- Arqueo de caja registradora. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒

- Registrar devoluciones de compra venta. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒

- Reporte de compras y ventas “Mercadeo”. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒

2.2 MARCO LEGAL O NORMATIVO

� El título IV del Capítulo 1 de los libros y papeles del comerciante. Norma General:

Artículo 48 [0230] Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros

contables e inventarios a las disposiciones de éste código y demás normas. Así mismo

se le permitirá la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable

con el fin de asentar sus operaciones. Siempre que facilite el conocimiento y prueba de la

historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los

negocios.

31

� Principales datos que conformara el registro auxiliar en el numeral 0276 y Decreto 129

conforme al control de mercancía para la venta:

Decreto 2649/93 Artículo 129 [0276] Inventario de Mercancías. El control de las

mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares que deben contener por

unidades o grupos homogéneos por lo menos los siguientes datos:

- Clase y denominación de los artículos.

- Fecha de operación.

- Número de comprobante que respalda la operación.

- Número de unidades compradas, vendidas, consumidas retiradas o trasladadas.

- Existencias en valores y unidad de medida.

- Costos unitarios y totales.

- Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la

comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de

control.

� El inventario: Artículos, mercancías y/o productos:

Artículo 63 [§2111] Régimen Contable Colombiano Febrero 2002 Los inventarios

representan los bines corporales destinados a la venta en el curso normal de los

negociosa a precios de costo y venta.

� El retail como método de valoración de inventarios: [§2111- 2124] D.R. 1333/96

Régimen Contable Colombiano Febrero 2002.

Artículo 4º El retail es un método de valorización de los inventarios aceptado por la

dirección de impuestos y Aduanas Nacionales que consiste en manejar las mercancías a

precio de venta para poder establecer a cualquier momento el costo de ventas o de las

mismas existencias, en si los precios de venta se encontraran marcados y etiquetados a

c/u de los artículos a fin de estimar el precio al público o al comprador.

El Artículo 450 del Código de Comercio dice que “Los inventarios se avaluarán de

acuerdo con los métodos permitidos por la legislación fiscal”.

32

� Declaración de renta:

Artículo 260-2. Métodos para determinar el precio o margen de utilidad en las operaciones

para lo cual deberá tenerse en cuenta y resulta más apropiado de acuerdo con las

características de las transacciones: Parágrafo 1°. Los ingresos, costos, utilidad bruta,

ventas netas, gastos, utilidad de operación, activos y pasivos, se determinarán con base

en los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Artículo 260-8. Obligación de presentar declaración informativa. Los contribuyentes del

impuesto sobre la renta, obligados a la aplicación de las normas que regulan los precios

de transferencia, deberán presentar anualmente una declaración informativa de

operaciones.

� Impuesto al valor agregado:

El impuesto a las ventas en Colombia tuvo su origen en la Ley 21 de 1963, de la cual se

otorgaron impuestos nacionales sobre las ventas de artículos terminados y que a partir de

enero de 1964 se comenzaría a cobrar dicho tributo.

Responsables del impuesto sobre las ventas del Estatuto Tributario Artículo 499. Régimen

simplificado para comerciantes minoristas. Para todos los efectos del Impuesto sobre las

Ventas, IVA, deben inscribirse en el régimen simplificado las personas naturales

comerciantes minoristas o detallistas cuyas ventas estén gravadas, y tengan un

establecimiento, local o negocio donde ejerza su actividad”.

Ley 788 del 2002 Capítulo III Impuesto sobre las ventas (IVA): Artículo 424. Bienes

excluidos del impuesto. Los siguientes bienes se hallan excluidos del impuesto y por

consiguiente su venta o importación no causa el impuesto a las ventas. Para tal efecto se

utiliza la nomenclatura arancelaria andina vigente:

o 29.41 Antibióticos

33

o 30.03 Medicamentos (excepto los productos de los partidas números 30.05 o

30.06) constituidos por productos mezclados entre sí, preparados para usos

terapéuticos o profilácticos, sin dosificar ni acondicionar para la venta al por

menor.

o 30.05 Vendas y artículos análogos (por ejemplo: apósitos, esparadrapos,

sinapismos), impregnados o recubiertos de sustancias farmacéuticas o

acondicionados para la venta al por menor con fines médicos, quirúrgicos,

odontológicos o veterinarios.

o 30.06 Preparaciones y artículos farmacéuticos.

o 30.06.00.00 Anticonceptivos orales.

o 48.18.40.00.00 Toallas sanitarias y pañales desechables.

o 96.09.10.00.00 Lápices de escribir y colorear.

o Los dispositivos anticonceptivos para uso femenino.

o 48.20 Cuadernos de tipo escolar.

Ley 788 del 2002 Capítulo VII Otras disposiciones:

Artículo 65. Remarcar precios por nuevas tarifas cuando se trate de establecimientos de

comercio con venta directa al público de mercancías en mostradores, podrán venderse

con el precio de venta al público ya fijado con el impuesto hasta agotar la existencia de las

mismas.

2.3 MARCO TEÓRICO

2.3.1 Teorías de Software

Siigo básico6. Es un programa que sirve para la administración de negocios a fin de

actualizar registros, proveedores, inventarios para el sector comercial.

Un software diseñado para facilitar y mejorar la productividad por módulos para el cual

hay que destacar el del inventario para suministrar los documentos fuentes de sus

transacciones y datos básicos de las operaciones.

6 INTERNET, Siigo.Com.Co, Colombia, 2002. http//www. Siigo.com.co 01-02/2002 08 Am.

34

El diagrama representa la forma en que Siigo es aplicado al sistema de gestión

farmacéutica a nivel de inventarios y existencias.

Diagrama No 06. Procesos de Siigo.

Además, de Siigo existen otros sistemas para el control de inventarios y existencias en los

cuales destacamos Siseas y Idesoft cuyos programas son algo similares al presentado

anteriormente, cuyos beneficios cumplen y satisfacen las mismas condiciones y usos

alternativos a la del control sistematizado.

El concepto de estos dos últimos paquetes son aplicables al sistema de gestión

farmacéutica a nivel de inventarios y existencias en la forma de diseño de las interfaces y

mecanismos de consulta y búsqueda. En si se mejoran las presentaciones de la misma

información a nivel interdependiente en cada uno de los procesos y transacciones a fin de

dejar ver y utilizar mucho mejor las herramientas de trabajo a la necesidad de la entidad

Drogas Vásquez respecto a lo ya existente.

Forma de realizarlo en La organización

• Libro auxiliar o Compra - venta

• Inventarios • Facturación o Compra - venta

• Existencias • Mercadeo • Toma de pedido • Precios de costo - venta

Características del sistema de información y gestión

- Control de orden de

pedido - Control de transacciones

de las mercancías. - Control a nivel financiero. - Control de tributos.

El concepto según teoría

- Procesos de facturación. - Actualización de registros. - Documentos e informes. - Toma de decisiones. - Información confidencial. - Identificador de estados

financieros. - Situación real de la empresa.

SOFTWARE

SIIGO

Sistema de información para la

administración financiera.

El porqué del concepto en la organización

- Control y seguimiento de

ordenes de pedido - Control financiero para la

organización. - Desarrollador de base de

datos de información. - Necesidad de administrar

un sistema de información y control farmaceutico.

35

3. METODOLOGÍA

3.1 ENFOQUE DE LA INVESTIGACIÓN

Tipo de conocimiento Empírico: Apoyado en la investigación y aplicación de la informática

y experimentación de la misma, aplicada a la ejecución de proyectos, a nivel de la:

� Observación: Sucesos acerca de la realidad.

o Qué es la empresa u organización.

o Misión, visión, políticas y cargos y funciones.

o Estructura orgánica y funcional.

� Experimentación: Descripciones, antecedentes y consecuentes.

o Servicios que presta la organización o empresa “Compra-Venta”

o Entorno de la organización “Mercadeo”

o Jerarquías entre departa-mentalización dentro de la organización.

o Recursos humanos, técnicos y físicos.

o El análisis DOFA en la organización.

� Inducción: Teorías e identificación de hechos explicados.

o Servicios que presta la organización.

o Organigramas, cargos y funciones.

� Análisis: Predicciones.

o Estrategias de servicio.

o Planes de contingencia.

o Acciones de refuerzo de acuerdo al análisis DOFA.

� Síntesis: Conclusiones:

o Campo de acción dentro del método científico.

o Desarrollo e implantación del producto elaborado.

o Desarrollo del manual técnico “Monografía”.

36

3.2 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN

Línea: Sistema de inventarios y existencias.

Sub.-línea: Gestión de mercancías a nivel farmacéutico.

Campo temático: Almacenamiento de datos.

3.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

De acuerdo al análisis y síntesis, se desarrolló como técnica de información de datos las

siguientes fuentes:

- Información a nivel verbal con el personal que labora.

- Participación e intercambio de ideas con el administrador.

- Observación de los hechos y situaciones:

o Hábitos de compra y venta por parte de organización.

- Medios de consultas bibliográficas.

3.4 HIPÓTESIS

Probablemente por medio del software de gestión de inventarios y existencias, orientado

al área farmacéutica se mejorarían los procesos de compra-venta de mercancías, siendo

mucho mas detallada su organización para el control de inventarios.

3.5 VARIABLES

3.5.1 Variables Independientes

� Nuevas estrategias de mercadeo.

� Efectivo desarrollo mercantil.

37

� Facturación detallada, verídica y de manera organizada.

� Soporte de un inventario y existencias preciso.

� Aprovechamiento de los recursos de acuerdo a las existencias.

� Precios de costo y venta.

3.5.2 Variables Dependientes

� Sistema de información consolidado.

� Diseño e implementación por módulos de compra-venta.

� Estrategia para el desarrollo de procesos continuos y seguros.

� Reportes y consultas detalladas.

38

4. DESARROLLO INGENIERIL

4.1 RECONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN

El sector farmacéutico comprende el proceso fabricación y comercialización de

medicamentos, cosméticos y productos afines:

- El laboratorio fabrica: Empaca y traslada sus productos al proveedor, distribuidores

y/o cooperativas.

- Las cooperativas, distribuidores, o proveedores de servicios: Hacen las veces de

mayoristas encargados de la distribución desde sus almacenes hasta los puntos

de ventas al detal.

- Las droguerías: Minoristas que actúan como puntos de ventas al detal y al por

mayor.

� Análisis de grupo: El grupo de trabajo e interacción de la organización consta de los

siguientes miembros:

- El Gerente y Administrador.

- Los vendedores:

• La perfumista.

• El cajero.

• El mensajero

- La Contadora.

- Los Distribuidores o grupos mayoristas de productos.

- Los compradores de bienes y servicios al por mayor y al detal.

39

� Actividad económica: Drogas Vásquez es considerada una organización de bienes y

servicios, en efecto, su actividad económica es la compra de mercancía a

“Distribuidores mayoristas” y venta de está a los “Compradores y minoristas”.

Mediante el Ministerio de Desarrollo Económico, Salud, Laboratorios farmacéuticos,

entidades como el INVIMA y demás grupos de trabajo se encargan de mantener y

custodiar los productos a precios razonables para la respectiva venta.

4.1.1 Estructura Orgánica

La empresa Drogas Vásquez cuenta con el siguiente organigrama en orden jerárquico:

Diagrama No. 07. Organigrama de Drogas Vásquez.

.

√ Misión. Drogas Vásquez es una empresa dedicada a la comercialización de

productos farmacéuticos y demás bienes para con sus compradores; su propósito es

buscar un desempeño solidario para el servicio, la atención y consulta oportuna a las

necesidades básicas.

√ Visión. Contribuir a mejores desempeños, calidad y servicio dentro del marco de

principios en Drogas Vásquez. Con el fin de contribuir a la comercialización de productos

farmacéuticos y demás mercancías con base a las necesidades básicas del público.

√ Objetivos.

G E R E N T E

ADMINISTRADOR

CONTADOR

VENDEDORES

ODONTOLOGO

40

• Mejorar las negociaciones hacia el manejo de los inventarios.

• Mayor eficiencia y rentabilidad económica.

• Mayor seguridad y confianza hacia los distribuidores.

• Ofrecer a los compradores el trato humano y solidario al máximo.

• Ser competitivo en el mercado laboral (Competencia de trabajo con base a las

demás Droguerías) y presentar servicios a los compradores y grupos mayoristas.

√ Políticas

• Aprovechar las promociones que brindan las cooperativas y demás distribuidores

mayoristas.

• Determinar precios con mejores descuentos por parte de los grupos mayoristas y a

beneficio de Drogas Vásquez y sus compradores y demás minoristas.

• Investigación de mercados para favorecer las utilidades.

• Mantener un margen de existencias razonable para la venta.

• Mayor rentabilidad destacando mejores utilidades y ganancias para el personal

que labora en Drogas Vásquez.

• Proporcionar confianza a los compradores brindándole la satisfacción y el

respeto que se merece; al no contribuir con el mercado negro de productos

farmacéuticos.

• Devolver a los distribuidores los artículos que se encuentren próximos a expirar su

fecha de vencimiento, dado el caso de pasar por alto esto, se procederá a destruir

dicho Artículo.

• Vender artículos de primera necesidad a bajos costos.

• Solicitar a los distribuidores de mercancías medicamentos originales mas no traficar

con artículos de procedencia extraña.

• Promocionar y vender aquellos productos que se encuentren en stand by.

• Atender a los compradores y visitadores de forma cordial y eficaz.

4.1.2 Cargos y Funciones

Departamento Administrativo: Para está área tenemos al Gerente encargado de generar

los respectivos libros auxiliares que se generan día a día según especificaciones de la

41

contadora, a demás ve por el mejoramiento de que los vendedores generen ventas

progresivas en Drogas Vásquez con el administrador:

- Aprueban la lista de faltantes y mantiene actualizado el libro auxiliar junto con

sus respectivos documentos al día para entregarlo al contador.

- Respalda al área de consulta médica otorgando una buena calidad de servicio al

comprador y quienes generan bienestar medico.

Departamento de Compras: Los vendedores ante todo realizan una lista de faltantes de

aquellas mercancías a solicitud para que luego el Administrador verifique y haga entrega

al Gerente quién con fin último declara una orden de compra a algún distribuidor especial

mediante el uso telefónico o por transferencias de laboratorios mayoristas o distribuidores.

Departamento de Ventas:

- Promotores de ventas y encargados de mejorar la calidad de los servicios

ofrecidos a los compradores (Público) y minoristas (Demás Droguerías).

- Son impulsadores de bienes y servicios a favor del comprador.

- Pasan reportes escritos de las bonificaciones al administrador.

- En si el departamento de ventas consta de:

o Administrador.

o Perfumista.

o Cajero.

o Mensajero.

Son los encargados de verificar semanalmente los productos con fecha vencida,

deterioros y productos que no tienen su respectiva rotación.

Departamento de Consulta médica.

- Personal que otorga servicios de consulta médica, cirugía y odontología.

- Pasan reportes por escrito de las fórmulas médicas al administrador.

42

Departamento de Contabilidad: Persona idónea y ajena de la empresa que elabora los

soportes contables al final de cada mes, quien se comunica con el Administrador y

Gerente para informarles como han sido los respectivos gastos, utilidades y ganancias

generadas por la empresa Drogas Vásquez presentados conforme al Libro Auxiliar.

4.1.3 Líneas de Autoridad

Detalles de las líneas de autoridad de Drogas Vásquez:

4.1.4 Estructura Funcional

Metodología estructurada que representa los procesos, flujos y estructura de datos de una

visión general del problema a lo más sencillo, es decir, una descomposición funcional en

forma descendente a tal punto de llegar al diagrama de flujo de las transacciones y

procesos comúnmente denominado diagrama Ipo.

Sus fases radican en la construcción y desarrollo de modelos lógicos para la construcción

de un modelo físico para una implantación.

La delineación azul y subrayada es igual a la línea de seguimiento en el sistema de

información para:

a. Actividad General: Administración de bienes y servicios farmacéuticos:

Dpto. Administrativo

Dpto. Consulta Médica

Dpto. Ventas

Dpto. Contabilidad

Dpto. Compras

Diagrama No. 08 Líneas d e autoridad

43

b. Actividad particular: Compra de mercancías e ingreso y venta de estas mismas:

c. Actividad específica: Orden de pedido, Estudio del mismo, Solicitud e ingreso y

venta:

d. Tareas: Formularios que se necesitan para el Sistema de Gestión Farmacéutica:

Tabla No. 07. Estructura funcional. a.ACTIVIDAD

GENERAL

b. ACTIVIDAD

PARTICULAR c. ACTIVIDAD ESPECIFICA d. T A R E A:

Promotor de compra y venta

A Impulsador y Detallista Formativo y conocedor por experiencia

D De Mercancías Optimista y sincero

M Desarrollador Personal informativo al comprador

I De Negociador Promotor e impulsador

N Imagen Economista y competitivo

I Competitiva Consultor de medicina

S Solidario al servicio Pensador hacia la economía d el cliente

T Detallista, responsable y sincero

R Petición de orden de compra

A 1.1 Orden de pedido Solicitud de artículos por agotamiento

C Ver Hipo No.1 Lista de faltantes a disposición

I 1. Compra Control de mercancías a solicitud

O De 1.2 Estudio a solicitud Verificación de productos demandados

N Mercancías Ver Hipo No. 2 Análisis de políticas de seguimiento

Verificación a mayor beneficio económico

D 1.3 Estudio a distribuidor Verificación del distribuidor v/s lista de precios sugeridos

E Ver Hipo No. 3 Análisis de presupuesto para pedir al distribuidor

Comunicación telefónica o visitador

B 2.1 Solicitud Distribuidores Orden de pago y remisión en espera

I Ver Hipo No. 4 Pedido despachado por proveedor

E 2. Ingreso Verificación de artículos solicitados

N De 2.2 Mercancía Despachada Devolución de mercancías no solicitadas por algún detalle

E Mercancías Ver Hipo No. 5 Control e ingreso de mercancías

S Fechas de vencimiento y mercancías en Stand Bay…

2.3 Control Mercancías Seleccionar los anteriores artículos para venderlos lo mas pronto

posible

Ver Hipo No. 6 Generador de inventarios e existencias

A Solicitud de mercancías

D 3.1 Seguimiento de venta Precios de venta y nivel de existencias

M Ver Hipo No. 7 Fact. :Cambiaria, Cobro y Devolución

I 3. Venta Atención al cliente

N De 3.2 Petición del cliente al por mayor y detal Verificación de mercancías despachadas al por mayor y detal

I mercancías Ver Hipo No. 8 Registrar mercancías

S Precios de costo y venta

T 3.3 Recibo Caja Tiquete de venta total del día y recibo

R Ver Hipo No. 9 Salida de mercancía e inexistencias

A Experiencia y Precaución

C Acreditamiento Beneficio y orientación al comprado r

I Atención Conocimiento de vocación farmacéutica

O Al Prestación de servicios y confiabilidad

N Cliente Calidad Seguridad, experiencia y sabiduría

Beneficio para los compradores

S

E Equipo quirúrgico e instrumental

R Técnica Mecanismo dirigido a control de salud

V Comunicación personalizada de consulta

I Desarrollo Ayuda y seguimiento oportuno

44

C Servicios Beneficio de consulta medica y salud integral

I Humano Consulta medica y odontológica

O Responsabilidad y compromiso

S

Viabilidad Análisis medico deseado, versatilidad y automedicación

√ Identificación, descripción y Flujo de Procesos

Actividad General: Administración de bienes:

a. Identificación: Compra de mercancías (1).

b. Descripción: Orden de pedido. (1.1)

Hipo No.1.Administración de bienes.

Actividad general: Administración de bienes

Actividad particular: Compra de mercancía

Actividad especifica: Orden de pedido Tarea y Formulario

que se necesita: Petición de orden de compra . Formulario de Lista_Faltantes y Nivel_Existencias

Tarea anterior Tarea siguiente

Salida de mercancía e inexistencias - Ipo No. 27 Solicitud de artículos por agotamiento

Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea

Actitud administrativa Análisis de la situación real a nivel de pedido Nivel de existencias

Responsable de la entrada Responsable de la salida

Gerente Gerente

Hipo No.2. Administración de bienes.




que se necesita: Solicitud de artículos por agotamiento . Formularios de Nivel_Existencias y Orden_Compra.


Solicitud de artículos por agotamiento Lista de faltantes a disposición


Listar mercancías Detallar el artículo para la solicitud de pedido Doc. de orden de compra


Vendedores y Administrador Administrador





que se necesita: Lista de faltantes a disposición . Formularios de Lista_Faltantes, Orden_Compra y Clientes.


Lista de faltantes a disposición Control de mercancías a solicitud


45

Anotación de artículos

Apuntar el artículo que está próximo a agotar y por solicitud Doc. Lista de faltantes


Vendedores Vendedores y Administrador

c. Flujo de procesos:

Orden de pedido: Ipo No. 1.

Administración de bienes:

d. Identificación: Compra de mercancías (1).

e. Descripción: Estudio solicitud (1.2).




Actividad especifica: Estudio de solicitud de mercancía Tarea y Formulario

que se necesita: Control de mercancías a solicitud . Formularios de Facturación Compra - Venta (Cambiaria), Gestión y Mercadeo.


Control de mercancías a solicitud Verificación de productos demandados


Análisis gerencial Estudio de mercadeo de compra v/s venta Archivos de gestión y mercadeo


Gerente y Administrador Gerente

Hipo No. 5. Administración de bienes.



Actividad especifica: Estudio de solicitud de mercancía

Inicio

Mercancía solicitada por los vendedores

Petición de compra de mercancías

Solicitud por agotamiento Solicitud por encargo

Lista de faltantes

2

1

Viene de Hipo No.9

Paso a Ipo No.

46

Tarea y Formulario que se necesita:

Verificación de productos demandados . Formularios de Registro_Mercancías, Nivel_Existencias, Precios_Compra/Venta.


Verificación de productos demandados Análisis de políticas de seguimiento


Confirmación detallada Afirmar la demanda de mercancías adquiridas y vendidas

Archivos de libro auxiliar y rotación de mercancías


Administrador y Gerente Gerente y Administrador

Hipo No 6.



Actividad especifica: Estudio de solicitud de mercancía Tarea y Formulario

que se necesita: Análisis de políticas de seguimiento . Formularios de Gestión_Compra-Venta, Mercadeo, Inventarios_Existencias y Libro_Auxiliar (Kardex)


Análisis de políticas de seguimiento Verificación a mayor beneficio económico


Confrontación Prever del nivel de pedido a solicitud de éste Nivel de existencias


Gerente Gerente y Administrador

f. Flujo de procesos:

Estudio solicitud: Ipo No. 2.

47


g. Identificación: Compra de mercancías (1).

h. Descripción: Estudio a distribuidor (1.3).




Actividad especifica: Estudio y análisis de solicitud de pedido al proveedor y/o distribuidor Tarea y Formulario

que se necesita: Verificación a mayor beneficio económico . Formularios de Cálculo Nivel_Existencias, Precios de costo-venta y Clientes


Verificación a mayor beneficio económico Verificación del distribuidor v/s lista de precios

sugeridos Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea

Adquirir mercancías Limitar a un proveedor de cierta mercancía Gestión compra-proveedor






Actividad especifica: Estudio y análisis de solicitud de pedido al proveedor y/o distribuidor

Inicio

Estudio de solicitud Mercancías

Nivel de pedido y/o mercancías

Políticas de seguimiento

3

Verificación de

mercancías a solicitud

Seguimien-to de orden de compra

Paso a Ipo No.

48


Verificación del distribuidor v/s lista de precios sugeridos . Formulario de Orden_Compra, Nivel Existencias y Precios_Compra/Venta.

Tarea anterior Tarea siguiente Verificación del distribuidor v/s lista de precios

sugeridos Análisis de presupuesto para pedir al distribuidor


Detallar mercancías Observar precios sugeridos por el proveedor Precios compra/venta






Actividad especifica: Estudio y análisis de solicitud de pedido al proveedor y/o distribuidor


Análisis de presupuesto para pedir al distribuidor . Formularios de Gestión_Compra-Venta, Mercadeo, Inventarios_Existencias, Libro_Auxiliar (Kardex) y Precios Compra-venta.


Análisis de presupuesto para pedir al distribuidor Comunicación telefónica o visitador

Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea Presupuestar mercancía

Deducir precios de costo y venta Cálculo de precios



i. Flujo de procesos:

Estudio al distribuidor: Ipo No. 3.

49


j. Identificación: Ingreso de mercancías (2).

k. Descripción: Solicitud distribuidor (2.1).



Actividad particular: Ingreso de mercancías

Actividad especifica: Solicitud de mercancía al proveedor Tarea y Formulario

que se necesita: Comunicación telefónica o visitador . Formulario de Orden_Compra.


Comunicación telefónica o visitador Orden de pago y remisión en espera


Solicitud de pedido Confirmar el pedido al proveedor y/ distribuidor Doc. de orden de compra


Administrador Administrador

Hipo No 11. Administración de bienes.



Inicio

Beneficio económico para el minorista

Presupuesto del minorista

Clientes: Distribuidores y/o

proveedores mayoristas

Estudio de pedido al

distribuidor

Lista de precios

del proveedor

Sí

No

4

Orden de compra al

cliente mayorista o proveedor

Paso a Ipo No.

50

Actividad especifica: Solicitud de mercancía al proveedor

Tarea: Orden de pago y remisión en espera . Formulario de Factura_Compra/Venta.


Orden de pago y remisión en espera Pedido despachado por proveedor


Control de mercancía Seleccionar las mercancías Categorización de mercancías y barras


Administrador Gerente




Actividad especifica: Solicitud de mercancía al proveedor Tarea y Formulario

que se necesita: Pedido despachado por proveedor . Formularios de Facturación_Mercancías, Compra, Pendientes, Cobro, Canceladas y Devoluciones.


Pedido despachado por proveedor Verificación de artículos solicitados


Cancelar pedido Previo pago de factura de cambiaria (Compra/Venta)

Facturas de cobro y cancelada


Gerente Administrador y Gerente

l. Flujo de procesos:


m. Identificación: Ingreso de mercancías (2).

Inicio

Solicitud al distribuidor

Comunicado por devolución de algún

producto

Desembolso del producto por parte del mayorista y/o

distribuidor

Detalle de factura por devolución de

mercancías 6

5

Remisión , Orden de

pago y Fact. Pendiente

Pedido despachado por el mayorista

Comunicación telefónica y Devolución

Sí

No

Viene de Ipo No.5 Paso a Ipo No.

Paso a Ipo No.

Solicitud distribuidor: Ipo No. 4.

51

n. Descripción: Mercancías despachadas (2.2).




Actividad especifica: Mercancía despachada Tarea y Formulario

que se necesita: Verificación de artículos solicitados . Formulario de Facturación_Mercancías y Orden_Compra.


Verificación de artículos solicitados Devolución de mercancías no solicitadas por algún

detalle Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea

Análisis de solicitud Verificar y confrontar las mercancías solicitadas y

despachadas

Archivo de mercancías al comprador y

minorista Responsable de la entrada Responsable de la salida

Administrador Administrador y vendedores





que se necesita: Devolución de mercancías no solicitadas por algún d etalle . Formulario de Devolución Compra-Venta

Tarea anterior Tarea siguiente Devolución de mercancías no solicitadas por

algún detalle Control e ingreso de mercancías


Liquidar mercancías Ajustar las mercancías a lo solicitado Devolución compra/venta


Administrador Administrador y vendedores (Mensajero)





que se necesita: Control e ingreso de mercancías . Formularios de Registro_Mercancías, Libro_Auxiliar e Inventarios


Control e ingreso de mercancías Fechas de vencimiento y mercancías en Stand Bay…

Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea Gerenciar mercancías

Controlar c/u de las mercancías Control del libro auxiliar, cód. mercancías y barra


Gerente y Administrador Gerente y Administrador

o. Flujo de procesos:

52

Mercancía despachada: Ipo No. 5.


p. Identificación: Ingreso de mercancías (2).

q. Descripción: Control de mercancías (2.3).

Hipo No. 16. Administración de bienes.



Actividad especifica: Control de mercancía en la organización Tarea y Formulario

que se necesita: Fechas de vencimiento y mercancías en Stand Bay… . Formularios de Registro_Mercancías e Existencias.

Tarea anterior Tarea siguiente Fechas de vencimiento y mercancías en Stand

Bay… Seleccionar los anteriores artículos para venderlos

lo mas pronto posible Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea

Revista Aprovisionar a nivel de calidad mercantil Control del libro auxiliar e existencias


Administrador Administrador



Inicio

Verificación mercancía física v/s remisión

6

Facturación Mercancías, inventario e existencías

1Er.Ctrl por categorización cód. de barras en c/u de las

mercancías

Mercancía despachada por mayorista

Devolución de

mercancías

Artículos No solicitado,

deterioro y/o fecha

de vencimiento y demás…

Sí

No

4

Paso a Ipo No.

Paso a Ipo No.

Paso a Ipo No. 9

53


Actividad especifica: Control de mercancía en la organización. Tarea y Formulario

que se necesita: Seleccionar los anteriores artículos para venderlos lo mas pronto posible . Formularios de Rotación_Mercancías y Existencias e Inventarios.

Tarea anterior Tarea siguiente Seleccionar los anteriores artículos para venderlos lo

mas pronto posible Generador de inventarios e existencias

Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea Promover mercancías Generar previa lista de estás mercancías Control de Inventarios e

Existencias, mercadeo y gestión Responsable de la entrada Responsable de la salida

Administrador y vendedores Administrador y Gerente




Actividad especifica: Control de mercancía en la organización. Tarea y Formulario

que se necesita: Generador de inventarios e existencias . Formulario de Inventarios_Existencias y Kardex y/o Libro_Auxiliar.


Generador de inventarios e existencias Solicitud de mercancías


Realizar Llevar mensualmente el control y métodos de valoración Análisis y gestión



r. Flujo de procesos:

Actividad General: Administración de servicios:

Inicio

2do. Control de mercancía

Mercancías con fechas de vencimiento, stand by…

Seguimiento de Mercadeo (Compra / Venta)

7

Inventarios e

existencías

Sistemas Retail,

inventario y

Métodos de

valoración

Gestión de

mercado

Paso a Ipo No.

Mercancías para la venta lo más pronto posible

Ctrl. mercancías: Ipo No. 6.

54

s. Identificación: Venta de mercancías (3).

t. Descripción: Seguimiento de venta (3.1).

Hipo No.19. Administración de servicios.

Actividad general: Administración de servicios

Actividad particular: Venta de mercancías

Actividad especifica: Seguimiento de venta Tarea y Formulario

que se necesita: Solicitud de mercancías . Formularios de Mercancías al por mayor y detal.


Solicitud de mercancías Precios de venta y nivel de existencias


Registrar Captura de mercancías a nivel mercantil Archivo de mercancías y libro auxiliar


Gerente, Administrador y vendedores Administrador y vendedores





que se necesita: Precios de venta y nivel de existencias . Formularios de Precios Costo-Venta y Cálculo de Nivel_Exist.


Precios de venta y nivel de existencias Fact. :Cambiaria, Cobro y Devolución


Registrar Precios al público Cálculo de precios de costo y venta


Gerente y Administrador Gerente y Administrador





que se necesita: Fact. :Cambiaria, Cobro y Devolución . Formularios Fact.: Cambiaria, Pendientes, Cobro, Devoluciones y Mercancías al por mayor y detal.


Fact. :Cambiaria, Cobro y Devolución Atención al cliente


Adquirir Proceso mercantil Compra/Venta de mercancías


Gerente Vendedores

u. Flujo de procesos:

55

Seguimiento de venta: Ipo No. 7.

Administración de servicios:

v. Identificación: Venta de mercancías (3).

w. Descripción: Petición del cliente “Al por mayor y detal” (3.2).

Hipo No. 22. Administración de servicios.



Actividad especifica: Petición del comprador “Al por mayor y detal” Tarea y Formulario

que se necesita: Atención al cliente . Formularios de Mercancías_Público “Al por mayor y detal” y Tiquete_Caja.


Atención al cliente Verificación de mercancías despachadas al por

mayor y detal Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea

Solicitud Beneficio oportuno y calidad de vida Archivo de mercadeo


Gerente, Administrador y Vendedores Gerente y Administrador

Hipo No. 23. Administración de servicios.


Inicio

Solicitud de mercancía por:

Seguimiento de venta

Prestación de bienes y servicios

Factura cambiaria y de cobro

8

Caja registradora

Nivel de existencias y precios de venta “Ipo 9”

Tiquete de caja

Corte de caja

Clientes: - Publico.”Detal”

Clientes: - Minoristas. “Por mayor”

Paso a Ipo No.

Devolución de

mercancías

5 Paso a Ipo No.

56



que se necesita: Verificación de mercancías despachadas al por mayor y detal . Formularios de Existencias y Precios_Venta.

Tarea anterior Tarea siguiente Verificación de mercancías despachadas al por

mayor y detal Registrar mercancías


Revista Revisión de pedido Archivo de nivel de existencias


Administrador y Vendedores Administrador y Vendedores





que se necesita: Registrar mercancías . Formularios de Mercancías_Público, Tiquete_Caja, Facturas: Cambiaria, Pendiente, Cobro y Devoluciones.


Registrar mercancías Precios de costo y venta


Mercar Proceso de venta en beneficio del comprador Archivo de caja registradora y facturación


Vendedores Vendedores

x. Flujo de procesos:

Admin

istraci

Inicio

Petición del cliente

Atención al cliente

9

Venta de mercancías

y revisión de las mismas

Ingreso de mercancía al Inventario e existencías por concepto de venta

Devolución de

mercancía

Sí

No

5

Viene de Ipo No. 7

Paso a Ipo No.

Factura: Cambiaria Cobro Pendiente

Paso a Ipo No.

Petición cliente: Ipo No. 8.

57

ón de servicios:

y. Identificación: Venta de mercancías (3).

z. Descripción: Recibo de caja registradora (3.3).




Actividad especifica: Recibo de caja Tarea y Formulario

que se necesita: Precios de costo y venta . Formularios de Precios Costo-Venta y Cálculo Precios_Venta


Precios de costo y venta Tiquete de venta total del día y recibo


Adquirir Solicitud de factura de compra y/o recibo de caja Doc. de tiquete de caja


Gerente y Administrador Vendedores y Administradores





que se necesita: Tiquete de venta total del día y recibo . Formulario de Corte_Caja registradora


Tiquete de venta total del día y recibo Salida de mercancía e inexistencias


Capturar Seguimiento de las ventas del día Doc. corte de caja


Vendedores y Administradores Administrador y Vendedores





que se necesita: Salida de mercancía e inexistencias . Formulario de Mercancías_Público “Al por mayor y detal”.


Salida de mercancía e inexistencias Petición de orden de compra - Ipo No. 01 -


Mercardeo Captura de la respectiva mercancía vendida Archivo libro auxiliar


Vendedores y Administradores Administrador y Vendedores

58

aa. Flujo de procesos:

Recibo de caja: Ipo No. 9.

4.1.5 Generalidades de Artículos y/o Mercancías

√ Identificación de Artículos

Categorías y características de productos con que la organización cuenta y maneja:

Tabla No. 08. División de artículos por secci ones.

Mercado

Producto

Medicamentos

Farmacéuticos

Perfumería

Gravado con -IVA

Cosméticos

Gravado con -IVA

Varios

Alimentos Y

Bebidas

Jarabes Lociones Labiales Útiles Escolares Helados

Gotas Talcos Pestañinas Fotocopias

Consumidores Inyectables Cremas Esmaltes Tel/ Fax Golosinas

Pastillas Leches Joyas Rollos fotográficos

Cápsulas Toallas Higiénicas Relojes Bascula Gaseosas

Ungüentos Preservativos Medias Dama Tensiometro Licores

Inicio

Captura de Compra-Venta:

Precios de costo y venta

Salida de mercancía

Precio de venta

1

Tiquete de caja

Facturas canceladas de Compra

y Venta

Corte de venta total

del día.

Libro auxiliar y/o Kardex e

inventarios

Orden de pedido.

Paso a Ipo No.

59

• Características fundamentales y generales de los productos

Tabla No. 8.1. División ge neral de productos

PRODUCTOS

CARACTERÍSTICAS

ÉTICOS

- Productos farmacéuticos.

- Productos con el nombre popular por ejemplo: Binotal

GENÉRICOS

- Productos farmacéuticos de mayor comercialización.

- Productos de mayor rentabilidad económica para la

organización. Ejemplo: Ampicilina.

POPULARES

- Productos con menor comercialización. Ej: Droga Blanca.

4.1.6 Transacciones Tabla No. 09. Acciones que se realizan en la organi zación.

E J E C U C I Ó N Y / O A C C I Ó N E F E C T O P A R A

L A D R O G U E R Í A

a. Necesidad de compra. - Gastos de operación de pedidos.

b. Realizar lista de faltantes. - Necesidad de adquisición de artículos

- Mejoramiento de existencias.

c. Realizar estudio económico. - Presupuesto de gastos de operación de pedido.

- Control de presupuesto administrativo

d. Seguimiento de compra.

- Vía telefónica.

- Vía fax.

- Transferencias.

- Visitas vendedor y/o promotor.

- Toma de pedido en eventos.

- Comunicación eficiente.

- Respaldo y accesoría.

- Servicio oportuno y dirigido.

- Conocimiento respaldado de mercancías a nivel de

compra y venta.

e. Recibir remisión (orden de compra x proveedor.

- Control de facturación de compra.

- Seguimiento para los productos que ingresan.

- Desarrollo organizado al seguimiento compra

f. Revisión de pedido.

- Estimar precios al público.

- Etiquetar productos con precio.

- Control de orden de pedido solicitado

- Presupuesto razonable para el publicó

g. Archivar facturas.

- Documentación al día para relacionar al libro auxiliar de

compra.

- Seguimiento de facturación.

- Soporte de documentos e información clara y eficiente

para cualquier anomalía contable.

h. Registrar en libro auxiliar “Compra-Venta”. - Operación de control administrativo del procedimiento

respectivo “compra y venta de bienes y servicios”.

i. Arqueo de caja registradora.

- Sacar reporte de caja registradora.

- Sacar tirilla de tiquete de caja.

- Factura cambiaria y de cobro.

- Control diario según salidas de mercancías y/o productos

que responden a transacciones “ventas al mayor y al

detal”.

i. Registrar en libro auxiliar. - Operación clara de las respectivas compras y ventas del

día al por mayor y al detal.

k. Reportar en lista de faltantes productos que

hacen falta por motivo de venta, falta y/o

devolución. “Continua el ciclo al punto a)”

- Ciclo de vida para las transacciones de productos a

beneficio de la compra y venta.

60

√ Flujo de Transacciones

Dpto. de Contabilidad

Reporte de arqueo de caja

registradora. 1

Si

Si

Si

Si

No Si

Diagrama No. 09. Flujo de transacciones.

Adquirir Mercancías

Producto para la venta

Devolución Por: - Deterioró

- Fecha Vencida - No Solicitud.

Pedido despachado

Necesidad de Compra

Dpto. de Compra e existencias

Solicitud de pedido por motivo de: - Lista de faltantes. - Artículos solicitados. - Nuevos productos.

Estudio económico, estadístico al Dpto. de

compra

Destinar Proveedor

Proceso

Llamada Telefónica

Verificación de productos Físicos v / s remisión

Ingreso Mercancía

Ingreso de remisión y etiquetar artículos con precios al público

Dpto. de Venta

Facturación

Captura en Libro Auxiliar e

inventarios

Tiquete de caja registradora al

por mayor y detal

Verificación por: - Fecha vencimiento. - Deterioro. - No rotación.

Factura pendiente de pago y cobro

Facturas pagadas

Contador

1

Si No

Si No

61

Procedimiento de compra al proveedor: A distribuidores v/s clientes mayoristas

Droguerías:

Tabla No. 10. Porcentaje en utilidad de merca ncías compradas al mayorista

PROVEEDORES

Inversión que el

minorista podría

efectuar junto al

distribuidor

UTILIDAD AL

MINORISTA

(Ganancías)

F O R M A S

D E P A G O

Copidrogas 80 % 20 % Contado y/o Mensual y Demás

Plaza Bolívar 85 % 15 % Contado y/o Mensual

Pentacop 50 % 50 % Contado y/o Quincenal

Yur Bur 70 % 30 % Contado y/o Mensual

Laboratorios y Demás 70 % 30 % Contado y/o Sem, Mens

Masglo 75 % 25 % Contado y/o Mensual

Cacharrerías 80 % 20 % Contado

Cream Meals 80 % 20 % Contado

El Tiempo 80 % 20 % Contado y/o Semanal

El Espacio 80 % 20 % Contado y/o Semanal

- Solicitud vía telefónica: La mayor parte de la facturación se realiza mediante éste

método, en que Drogas Vásquez se pone de acuerdo con el mayorista o proveedor

sobre la solicitud de dicho pedido.

- Vía fax: Durante las 24 horas del día se encuentran disponibles los fax de los

departamentos de ventas de los distribuidores o cooperativas para hacer efectiva la

solicitud de pedidos.

- Transferencias: Es un medio donde los mayoristas y demás entidades visitan a

Drogas Vásquez y la asesoran en el campo de los diversos productos para su uso,

recomendaciones, exhibición, posología, precauciones en fin una gama de

sugerencias e información de los productos.

- Toma de pedido en eventos (feria y /o exposición): Procedimiento de asesoría e

información de productos que realizan los mayoristas en eventos programados de

acuerdo a la cronología del tiempo, ejemplo mes de los bronceadores, mes del

padre y madre, mes del amor y la amistad entre otros

- Boletín de precios y ofertas: Publicaciones que se encuentra de forma organizada

por secciones en orden alfabético por el proveedor y producto conforme a:

- Precio corriente “Precio sin ningún descuento adicional”.

- Valor de venta al asociado “Ya posee los descuentos y el % bonificado”.

62

- Las ofertas dependen de la disponibilidad de productos.

• Las secciones que incluye el boletín son:

- Alza de precios - Productos nuevos sin Iva

- Productos nuevos con Iva - Productos bonificados con Iva

- Productos bonificados sin Iva - Ofertas con Iva

- Ofertas sin Iva - Prepack

Procedimiento para el pago de facturas al proveedor :

La factura de cambiaria (Compra-Venta) es el documento sobre el cual Drogas Vásquez

realizara el pago de sus pedidos solicitados a los distintos distribuidores o proveedores,

en tanto que cada factura de pago contiene las siguientes opciones de pago:

Tabla No. 11. Plazo de pago por l as mercancías despachadas.

PLAZO DE PAGO

AL MAYORISTA

CARACTERÍSTICAS DE

LA MERCANCíA

• Contado.

• 10 días.

• 20 días.

• 30 días

• 45 días.

• 60 días

- Exenta de iva.

y

- Gravada con iva.

Procedimiento por devoluciones al proveedor:

- El procedimiento de las devoluciones por vencimientos las reciben las entidades en

el envase original en el mismo mes en el cual se vencieron los productos, ejemplo si

un producto se vence en el mes de febrero las entidades y cooperativas lo reciben

con anticipación a éste mismo.

- Las entidades y cooperativas mayoristas aceptan las devoluciones de productos

alterados o con defectos de fábrica como por ejemplo las filtraciones, donde el

laboratorio asume la responsabilidad del producto siempre y cuando su devolución

se presente en el envase original y con su sello de garantía.

63

- Las cooperativas e entidades mayoristas aceptan las devoluciones de productos con

sellos rotos, remarcados o con sellos de la de la misma organización, productos con

envases en mal estado, con etiquetas deterioradas y/o destruidas por el

almacenamiento, humedad y vejez.

- Las cooperativas o entidades mayorías aceptan las devoluciones de productos mal

despachados por ellos mismos.

- Las cooperativas o entidades mayorías aceptan las devoluciones de artículos cuya

fecha de vencimiento a caducado, por ejemplo si un producto se vence en el mes de

febrero el mayorista lo recibirá con un mes de anticipación a la fecha del

vencimiento es decir en el mes de enero.

Procedimiento de venta al por mayor : Existen clientes mayoristas quienes adquieren

productos a las demás Droguerías.

- Solicitud vía telefónica.

- Solicitud informal a la Droguería

Procedimiento de venta al por menor y/o detal : Clientes minoristas quienes adquieren

productos a las Droguerías.

- Solicitud vía telefónica.

- Solicitud informal a la Droguería.

Procedimiento para el pago de facturas al por mayor :

- Similar al procedimiento de la compra.

Procedimiento por devoluciones al por mayor y al de tal:

- Similar al procedimiento de la compra.

- Productos por fecha de vencimiento (Situación que no sucede)

- Productos deterioro (Situación que no sucede)

- Productos por no solicitud en presentación (Situación que no sucede)

Procedimiento organización de las facturas de compr a y venta:

- No muy detallado.

- Sistema manual de archivo.

- Sin ninguna índole de soporte a consulta.

64

√ Documentos con que cuenta la organización.

√ Diagrama de procesos de documentación:

- Facturación de compras.

- Facturación de ventas.

Ver diagrama en la siguiente pagina:

Kardex • Libro auxiliar.

• Captura de compra y venta de

mercancías.

Caja registradora

• Tiquete de caja al público “Detal”

• Corte de caja de Drogas Vásquez por las ventas.

Toma Pedido • Informe

detallado de mercancías a solicitud de compra.

Devoluciones • Informes y

consulta de mercancías devueltas por concepto de compra - venta.

Fact-Cobro

• Informe de facturas de

cobro a minoristas

Facturas Canceladas • Informe de los

pedidos ya cancelados a

la fecha.

F- Cambiaria • Remisión de compra/venta de mercancía despachada a

un cliente minorista.

F- Pendiente • Informe de

facturas pendientes a

la previa cancelación.

Fact-Compra

• Remisión detallada de mercancías

despachadas.

Movimiento Papelería

• La organización desarrolla la

siguiente documentación

Diagrama No.10. Movimiento de papelería.

65

Lista de Faltantes

Necesidad compra

Existencias

Datos en Libro Auxiliar

Compra-Venta e Inventarios

Corte de Caja registradora

Reporte de: - Facturación. - Ventas. - Existencías. - Presupuestos - Compras. - Precios Costo. - Precios venta.

Remisión y/oFact. Compra

Archivo de facturas

canceladas y pendientes de

compra y venta

Estudio y análisis económico.

Tiquetede caja

Si

No

Orden de compra

Proceso de archivo

Mercancías por mayor y detal

Factura “Cambiaria” de cobro al minorista

Fin

Cancelación

No

Si

Ventas al por mayor y detal

Devoluciones Compra-Venta

Si

Diagrama No. 11. Documentos. Inicio

66

4.1.7 Recursos

√ Recursos Humanos

Se cuenta con un ingeniero de sistemas.

√ Recursos Técnicos.

El análisis de costo e inversión para el cual se necesita llevar a cabo en el sistema de

información:

Tabla No. 12. Análisis de co stos.

A C T I V I D A D E S

C O S T O S

Consultas de internet

$ 60.000.oo

Fotocopias de documentos

100.000.oo

Consultas a compañías de software

100.000.oo

Transporte , alimentación y otros gastos

80.000.oo

Software “Licenciado” y computador

Software de Gestión farmacéutica

3´000.000.oo

3´000.000.oo

GRAN TOTAL $ 6´340.000.oo

Cronograma general de actividades a desarrollar:

Tabla No. 13. Cronograma de actividades.

ACTIVIDAD

FECHA INICIALIZACIÓN

Diseño metodológico.

15 Enero / 2003

Marco teórico.

01 Febrero / 2003

Desarrollo ingenieríl.

01 Abril / 2003

Levantamiento de datos y análisis de la situación

actual en Drogas Vásquez.

15 Abril / 2003

Requerimientos del nuevo sistema.

01 Mayo / 2003

67

Diseño:

- Lógico. - Estructurado.

- Entradas. - Salidas

- Controles.

01 Junio / 2003

Programación.

01 Agosto / 2003

Pruebas del producto “Software” y mejoramiento

preventivo y correctivo.

01 Febrero / 2004

Elaboración del manual del usuario.

01 Mayo / 2005

Puesta en marcha del producto y capacitación. 01 Agosto / 2005

√ Recursos Físicos. Se requiere la compra de:

Tabla No. 14. Car acterísticas del equipo.

C O M P U T A D O R

• Procesador Intel Pentium IV con velocidad 2.4 Ghz.

• Disco duro 40 Gb.

• Memoria 256 Kbps.

• Impresora HP 825

• Tiquete adora “Samsung” Srp 270.

• Multimedia.

• Fax modem 56.6 Kbps.

• Monitor 15 pulg. Svga

• Teclado, Mouse.

• Sistema Windows XP con licencia

• Regulador de voltaje.

• Lector de código de barras.

√ Recursos Económicos y Materiales.

La empresa custodia todos los gastos oportunos que el investigador necesita para la

aprobación del proyecto.

68

4.2 ANÁLISIS DEL SISTEMA ACTUAL

4.2.1 Documentación por Solicitud de Compras

• Lista de faltantes:

Documento fuente de aquellos artículos que se encuentran agotados en la organización o

de los cuales son nuevos y requeridos por los compradores.

• Solicitud de orden de compra:

La orden de compra es de vital importancia debido a una solicitud de pedido y a su

necesidad de las mercancías siendo de soporte la misma lista de faltantes.

• Factura de compra:

Remisión que emite el distribuidor mayorista y despacha a solicitud del minorista

“Organización”.

• Libro auxiliar:

Documentos de soporte contable de los respectivos ingresos y egresos de la organización

a fin de registrar las transacciones y operaciones de mercadería.

• Factura pendiente:

Documento que el distribuidor genera al minorista por el concepto de pago pendiente de

la factura de compra.

• Devolución compra:

Documento de soporte que genera el distribuidor al minorista por motivo de devolución de

alguna mercancía.

69

• Cancelación de facturas:

Soporte que se ve únicamente en el recibo de pago “Factura de cobro” junto a su sello del

Banco. Y que se encuentra deducido en el libro auxiliar por concepto de pago de factura

número tal.

Tabla No. 15. Movimiento de documentos de tipo comp ra.

DOCUMENTO

FINALIDAD

DISTRIBUCIÓN

FRECUENCIA

VOLUMEN

ORIGEN

DESTINO

FORMATO

Lista_ Faltantes

Dtlle de pedido

Originales

Decadas

2 doc. semanal

Vendedores a

administrador

Oficio

Orden_ Compra

Dtlle de soliictud de

pedido

Original - Copia

Decadas

12 doc.

mensuales

Gerente a

administrador

Carta

Factura_Compra

Detalle de la remisión

Originales

Decadas

12 doc. mensuales

Proveedor a administrador

Carta

Libro_Auxiliar

Captura de compra y venta

Originales

Mensualmente

1 doc. mensual

Administrador a Contador

Carta

Fact_Pendiente

Información de cancelación

Copia - Original

Decadas

12 doc. mensuales

Proveedor administrador

Carta

Devolución_Com

Dtlle respecto a no soliict u otro

Original - Copia

Decadas

2 doc. mensual

Administrador a mayorista

Carta

Cancelación_Fact

Detalle del pago de fact.

Compra

Copia - Original

Decadas

12 doc.

mensuales

Administrador a

gerente

Carta

4.2.2 Documentación por Solicitud de Ventas

• Factura cambiaria:

Remisión que emite el minorista a otro de su especie pero con grandes volúmenes de

mercancía despachada.

• Factura de cobro:

Siendo la misma factura de venta por motivo de un subtotal despachado.

70

• Devolución en venta:

Recibo de alguna mercancía devuelta al minorista despachador por motivo fecha de

vencimiento, deterioro y no solicitud de composición de cualquier mercancía.

• Recibo tiquete de caja:

Recibo mediante el cual a un comprador se le da por la debida compra a solicitud de la

respectiva característica de producto a la cual hace parte de una obligación con el

gobierno el dar está factura al comprador.

• Cinta de caja registradora:

Tiquete de caja registradora que efectúa la sumatoria total de las ventas diarias junto con

sus sub. divisiones por artículos (Droga, Productos con IVA, Helados y Perfumería) para

el arqueo de caja diariamente que luego ira relacionado en el Libro Auxiliar.

Tabla No. 16. Movimiento de documentos de tipo vent a.

DOCUMENTO

FINALIDAD

DISTRIBUCIÓN

FRECUENCIA

VOLUMEN

ORIGEN

DESTINO

FORMATO

Fact_Cambiaria

Detalle de venta de

mercancías

Copia - Original

Decadas

5 doc.

mensuales

Vendedor y

gerente a

adminstrador

Carta

Fact_ Cobro

Detalle para el

pago respectivo

Original - Copia

Decadas

5 doc.

mensuales

Gerente y administrador a

mayorista

Carta

Devolución_Vent

Dtlle respecto a no solicit u otro

Original - Copia

Mensualmente

4 doc. mensual

Administrador y gerente a minorista

Carta

Tiquete_Caja

Detalle de mercancía

vendida

Originales

Continuamente

Diariamente

Vendedores a minorista al

detal

Tirilla

Corte_Caja

Detalle total de

venta

Originales

Diariamente

1 doc. Diario

Administrador a Gerente

Tirilla

71

Matriz de cruce de documentos y/o facturación:

Tabla No. 17. Cruce de documentación v/s departame nto.

Departamento

No. Doc Documentos Administrativo compras ventas

1 Lista de faltantes

2 Orden de compra

3 Libro auxiliar Compra

4 Libro auxiliar Venta

5 Fact. de compra

6 Fact. Pendientes Compra

7 Fact. Canceladas Compra

8 Fact. Cambiaria "Venta"

9 Fact. Pendientes Venta

10 Fact. Canceladas Venta

11 Fact. de cobro Venta

12 Dev. de compra

13 Dev. de venta

14 Tiquete de caja

15 Corte de caja

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4.3 PROGRAMACIÓN

Tabla No. 18. Categorización de mercancías.

Mercancías Por Categoría y Sub_Categoría Código de ingreso : 413538 413538 413520

Sub_Código Medicamentos Sub_Código Utiles de Aseo Sub_Código Alimentos/Bebidas 10 Analgésico 10 Antisépticos 10 Cereales 20 Antibióticos 20 Champus 20 Dulces 30 Anticonceptivos 30 Cosméticos 30 Endulzantes 40 Antinflamatorios 40 Cremas 40 Helados 50 Antimicóticos 50 Dentales 50 Leches 60 Descongestionantes 60 Desodorantes 60 Licores

70 Laxantes 70 Jabones 70 Pasabocas

80 Restringidos 80 Pañales 80 Refrescos

90 Sueros 90 Perfumería 90 Otros_Aliment_Beb...

100 Vitaminas 100 Toallas sanitarias 0 ---

110 Otros_Medicamentos 110 Otros_Util_Aseo 0 ---

Código de salida: 613538 613538 613520

Código de ingreso : 413556 413534 413530

Sub_Código Miscelaneos Sub_Código Relojería/ Joyeria Sub_Código Juegos

10 Implementos fotográficos 10 Joyería 10 Juguetes

20 Implementos para bebé 20 Relojes 0 ---

30 Medias para dama 0 --- 0 ---

40 Tóxicos 0 --- 0 ---

50 Otros_Miscelaneos. 0 --- 0 ---

Código de salida: 613556 613534 613530

Código de ingreso : 413528 6165 ---

Sub_Código Papelería Sub_Código Otros_Servicios

10 Papelería 10 Fotocopiado 0 ---

20 Periódicos 20 Telefax 0 ---

30 Revistas 30 Telefonia 0 ---

40 Otros_Papelería 40 Otros_Servicios 0 ---

Código de salida: 613528 616530

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4.3.1. Plano de seguimiento de Menús y Sub.-menús

Diagrama No.12. Plano de seguimiento:

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� Presentación: Ingreso al menú de navegación a nivel de:

- Administrador. - Gerente.

- Cajeros. - Técnico de mantenimiento del software.

- Formulario Ingreso al sistema.

� Formulario de presentación de la plataforma:

- Acerca del sistema de información farmacéutica:

� Gráfico del menú de navegación:

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� Manipulación de las entradas, procesos y salidas:

• Controles de comando e instrucciones: “Botones de navegabilidad”.

o Comando de consulta: Visualizador de búsqueda y consulta.

o Nuevo: Nuevo registro.

o Guardar: Guardar registro.

o Actualizar: Actualizar el registro.

o Eliminar: Eliminar registros.

o Modificar: Modificar el campo del algún registro.

o Cancelar: Cancelar cualquier comando o suceso.

o Cerrar: Salir de la ventana previamente abierta.

o Activar: Activar algún archivo existente en la base de datos.

o Siguiente: Llamada del registro sub-siguiente.

o Anterior: Llamada del registro anterior.

o Continuar: Continuar proceso de captura de datos.

• Control de menús: A gráficos estadísticos:

o Imprimir: Impresión del grafico establecido.

o Medicamentos…: Llamada de los registros a este procedimiento.

o Cerrar: Salir de la ventana previamente abierta.

� Manipulación de cajas de mensajes:

Durante la ejecución del sistema de información se presentan una serie de ventanas que

sirven de apoyo al usuario; estás informaran de alguna eventualidad durante la captura de

información a saber:

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• Ventana de confirmación con botones de decisión “Si” - “No” al hacer click:

• Ventana de confirmación y adición de un nuevo registro y demás:

• Ventana de aclaración e inicialización:

• Ventana de confirmación a eliminación y verificación de registros:

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• Ventana para continuar la captura de datos del siguiente formulario: Éste tipo de

dialogo se encuentra en Fact. de compra, Facts. pendientes, Precios al público y

Nivel de existencias a fin de facilitar el ingreso oportuno y sin dejar de capturar

algún formulario.

• Ventana de aprobación para impresión:

• Ventana de inconsistencia a lo ingresado:

• Ventana de selección a confirmación:

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• Ventana de sugerencias:

• Ventana de error y confirmación de una factura ya cargada:

• Venta de datos no encontrados por no estar en el sistema de información:

• Ventana de error de producto:

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• Ventana de error de búsqueda:

• Ventana de error de año no valido a la fecha actual y captura de costo:

• Ventana de existencias agotadas en el momento de la venta:

• Ventana de procesos terminados:

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� Manipulación de los formularios :

a) Ingresar al Sistema de Información respecto a los perfiles de usuario a saber:

- Administrador y gerente: Con privilegio a todo el sistema de gestión.

- Cajeros: Con privilegio a:

• Módulo de ventas: Capturas de… “Únicamente ventas”

• Módulo contable: Capturas de… y toma de pedido. “Únicamente ventas”

• Módulo de edición: Buscar y consultar. “Únicamente ventas”

• Módulos de utilitarios: Calculadora.

• Módulo ver Acerca del sistema de información.

b) Registrar los debidos perfiles y contraseña a los anteriormente expuestos:

En el formulario No 1: Contraseñas Ver Numeral 4.3.3 Diseño de Entradas. Se

ingresara el Nombre_Usuario, Password y Perfil.

Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:

- Nuevo. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar.

- Modificar. - Cancelar. - Cerrar.

c) Registrar las debidas ciudades en que la organización genera un despacho de pedido

a solicitud del minorista:

En el formulario No 2: Ciudades Ver Numeral 4.3.3 Diseño de Entradas. Se ingresara

solo el Nombre_Ciudad; los demás datos serán visualizados “Campos grises”.




81

d) Registrar clientes proveedores y mayoristas en el sistema base de datos:

En el formulario No 3: Proveedores y clientes mayoristas Ver Numeral 4.3.3 Diseño de

Entradas. Se ingresaran Nombre_Código, Nombre_Cliente, Cargo, Nombre_Compañia,

Dirección, Teléfono, Extensión, Tel_Fax, Linea, Ciudad y E_Mail los demás datos

serán visualizados “Campos grises”.



- Modificar. - Cancelar. - Cerrar. - Consulta

e) Registrar los debidos laboratorios que manejan los proveedores:

En el formulario No 4: Laboratorios_Proveeedores Ver Numeral 4.3.3 Diseño de

Entradas. Se ingresara solo Nombre_Compañia y el Laboratorio los demás datos serán

visualizados “Campos grises”.




f) Registrar la presentación de las mercancías:

En el formulario No 5: Presentación de mercancías Ver Numeral 4.3.3 Diseño de

Entradas. Se ingresara solo la Presentación y Unidad_Presentación.




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g) Ingresar las mercancías al sistema base de datos a fin de codificarlos y categorizarlos:

En el formulario No 7: Registro de Mercancías Ver Numeral 4.3.3 Diseño de Entradas.

Se ingresaran Nombre_Popular, Nombre_Generico, Categoría_Mercancía,

Sub_Categoría, Laboratorio, Presentación, Unidad_x_Presentación, Inventario_Inicial y

Precio_Inicial; los demás datos serán visualizados “Campos grises”.

El campo de Categoría y Sub_Categoíra contiene:

Categoría "Medicamentos”:

- Analgésico - Antibióticos - Anticonceptivos - Antinflamatorios

- Antimicóticos - Descongestionantes - Laxantes - Restringidos

- Sueros - Vitaminas - Otros_Medicamentos.

Categoría "Utiles de aseo":

- Antisépticos - Champus - Cosméticos - Cremas

- Dentales - Desodorantes - Jabones - Pañales

- Perfumería - Toallas sanitarias - Otros_Util_Aseo.

Categoría "Alimentos y bebidas":

- Cereales - Dulces - Endulzantes - Helados

- Leches - Licores - Pasabocas - Refrescos

- Otros_Aliment_Beb...

Categoría "Miscelaneos":

- Implementos fotográficos - Implementos para bebé - Medias para dama

- Tóxicos - Otros_Miscelaneos.

Categoría "Relojería - Joyería": - Joyería - Relojes

Categoría "Juegos: - Juguetes"

Categoría "Elementos de papelería" - Papelería - Periódicos - Revistas - Otros.

Categoría "Otros servicios"

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- Fotocopiado - Telefax - Telefonía - Otros_Servicios.




h) El Sistema de información automáticamente realizará la respectiva Lista de Faltantes o

bien podrá realizarse:

Estos faltantes resultan de las mismas ventas al por mayor y al detal por último la no

solicitud de dicho artículo en la Orden de compra. En el formulario No 8: Lista de

Faltantes Ver Numeral 4.3.3 Diseño de Entradas. Se ingresaran Cant_Pedida y

Nombre_Popular; los demás datos serán visualizados “Campos grises”.




i) Ya teniendo como base los faltantes se procede a realizar la Orden de Compra:

Mercancías a solicitud de algún mayorista que mejor reúna las condiciones de pedido

satisfactorio para la organización. Se realiza un análisis previo de la misma rotación de

mercancías, Gestión de compra-venta, Precios de compra-venta y demás reportes e

informes necesarios para destacar está labor y así determinar que mayorista reúne las

condiciones óptimas para abastecer.

En el formulario No 9: Orden de Compra Ver Numeral 4.3.3 Diseño de Entradas. Se

ingresaran Núm_Lista, Cant_Pedida, Nombre_Compañia y Laboratorio, los demás datos



- Listar. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar. - Modificar

- Cancelar. - Cerrar. - Consulta - Siguiente.

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j) Ya contando con la respectiva solicitud de pedido procede realizar la facturación de

mercancías despachadas:

Capturando la respectiva fecha de vencimiento, precio de costo, producto gravado o

excepto de IVA y el ingreso de algún nuevo producto no solicitado. En el formulario No 12:

Facturación de Mercancías Ver Numeral 4.3.3 Diseño de Entradas. Se ingresaran

Nombre_Compañia, No_Fact_Compra, Núm_Orden, Fecha de vencimiento,

Cant_Recibida, Val_Unit, Sin-Con Gravamen y Val_IVA; los demás datos serán



- Listar. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar.

- Modificar. - Cancelar. - Cerrar. - Siguiente.

k) Ya ingresados los respectivos valores anteriormente se procede a registrar en la base

de datos la Factura de Compra:

Se ingresará la fecha de vencimiento y/o limite a la cancelación de la misma, ciertamente,

éste formulario se han sub_totalizado valores con y sin gravamen y el gran total a pagar.

En el formulario No 13: Factura de Compra Ver Numeral 4.3.3 Diseño de Entradas. Se

ingresaran No_Fact_Compra y fecha limite a cancelar; los demás datos serán



- Activar. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar. - Modificar

- Cancelar. - Cerrar. - Consulta. - Continuar.

Como ya se tiene una factura por concepto de compra, el sistema de información ha

creado automáticamente una factura pendiente de pago por los productos al mayorista en

que únicamente resultará de llamar el No. de la factura mediante una consulta a fin de

corroborar con los datos que se encuentran visualizados mas no de captura.

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En el formulario No 5: Factura pendiente de pago se Ver Numeral 4.3.4 Diseño de

Salidas. Se realizaran consultas por No_Factura_Compra y venta; los demás datos



- Activar. - Consulta. - Cancelar. - Cerrar.

l) Luego de haber capturado la Factura de compra ya establecida en la base de datos

como Factura pendiente se realizará el cálculo de Precios al público:

En el formulario No 14: Precios al Público Ver Numeral 4.3.3 Diseño de Entradas. Se

ingresaran No_Fact_Compra y Porcentaje_Utilidad; los demás datos serán visualizados

“Campos grises”.


- Activar. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar. - Modificar.

- Cancelar. - Cerrar. - Continuar. - Siguiente.

m) De igual forma a la anterior viñeta (j); se procede si es necesario determinar un nivel de

existencias o cálculo razonable:

Éste proceso está dado por un servicio de demanda por c/una de las mercancías que

fueron solicitadas a fin de ajustarlas a un porcentaje bien sea mínimo o máximo y

delimitado. En el formulario No 15: Nivel de Existencias Ver Numeral 4.3.3 Diseño de

Entradas. Se ingresarán No_Fact_Compra y Porcentaje_Servicio_x_Producto; los demás

datos serán visualizados “Campos grises”.


- Activar. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar.

- Modificar. - Cancelar. - Cerrar. - Siguiente.

86

n) Ya se hablo del ciclo de compra, ahora procedemos a descargar las mercancías por

concepto de venta al por mayor y al detal:

Debemos tener en cuenta que existen dos tipos de venta: Nuestra primera venta se ve

reflejada en un cliente minorista que compra al por mayor grandes cantidades de

productos mientras que el otro tipo de comprador es al detal al por menor.

En el formulario No 10: Mercancías al por mayor” Ver Numeral 4.3.3 Diseño de

Entradas. De un cliente minorista se ingresaran Nombre_Compañia, Nombre_Popular,

Nombre_Generico y Unid_Solicitada; los demás datos serán visualizados “Campos

grises”.




Luego la organización “Drogas Vásquez” deberá generar al cliente minorista la Factura de

Compra-Venta (Cambiaria), Pendiente de cobro y Devolución en venta si es el caso.

El segundo caso en mayor proporción es al detal, cliente que es atendido por un grupo de

personas que se encuentran tras el mostrador. En el formulario No 10: Mercancías al

Público “Al detal” Ver Numeral 4.3.3 Diseño de Entradas. Se ingresaran

Nombre_Popular, Nombre_Generico y Unid_Solicitada; los demás datos serán




- Modificar. - Cancelar. - Cerrar. - Imprimir

87

Debido a que las ventas como lo son frascos donde la Unidad_Minima-por-Presentación

es un número entero sus existencias lo serán igualmente, pero que para mercancías

como las cajas “Dolex” por pastillería el campo de existencias no se presenta como un

número entero por el contrario es una cifra decimal ver el siguiente ejemplo:

Para comprender lo sucedido al valor de las existencias de 2.5 se considera:

- Una caja de Dolex donde la Unidad_Minima-x-Presentación es de 100.

- Una caja de Dolex donde contiene 10 unid de sobre de 10 pastas para un total de

100 pastas que es igual a Unidad_Minima-x-Presentación.

- En nuestro ejemplo la Unid_Solicitada es de 251-Cajas. Que por cierto no son

cajas sino Pastas, pero que luego aparece un mensaje de texto donde nos

informa que en existencias tenemos 250 Pastas.

- Ahora surge la pregunta: ¿De dónde surgieron las 2.5 existencias?

o Ciertamente el valor de 2.5 equivale a tener:

• 2 Cajas de 100 unidades para un total de 200 Pastas.

• Punto cinco (_.5) igual a ½ Caja de 50 Pastas.

- Vamos ahora a realizar la siguiente propuesta a la venta. Venderemos en

Unid_Solicitada 005-Pastas para saber cuantas quedaran en existencias. De

lógica deberán quedar 245 Pastas de 3 Cajas. Igual a 2.45 en existencias. Que

es igual a multiplicar 2.45 * 100 = 245 Pastas existentes, donde quedaran:

• 2 Cajas de 100 unidades para un total de 200 Pastas.

• .45 igual a 45 Pastas.

88

1 Caja 100 Pastas.

? 5 Patas vendidas.

X = 5 * 1 / 100 = 0.05

2.5 - 0.0.5 = 2.45 (2 Cajas y 45 Pastas)

1 Caja 100 Pastas.

2.45 ? Pastas.

X = 2.45 * 100 / 1 = 245 Pastas

o) Por cualquier eventualidad se podría presentar una devolución de compra o venta:

En el formulario No 16: Devolución en compra y/o venta Ver Numeral 4.3.3 Diseño de

Entradas. Se ingresaran No_Fact_Compra-Venta, Nombre_Novedad, Cant_Devuelta y

Nombre_Popular; los demás datos serán visualizados “Campos grises”.

El campo Nombre_Novedad contiene la eventualidad por concepto de:

- Composición no solicitada. - Deterioro.

- Fecha de vencimiento. - Laboratorio no solicitado.

- No solicitud.

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p) Caso opcional si se presentó una venta al minorista se procede a registrar en la base

de datos la respectiva factura de cobro:

En el formulario No 18: Factura de Cobro Ver Numeral 4.3.3 Diseño de Entradas. Se

ingresarán No_Fact_Venta y Condición_Pago; los demás datos serán visualizados



- Activar. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar.


Como ya se tiene una factura por concepto de venta, el sistema de información ha creado

automáticamente el formulario No. 6: Factura Cambiaria”Venta” Ver Numeral 4.3.4

Diseño de Salidas. De visualización de datos mas no de captura, se activara el

No_Factura_Venta; los demás datos serán visualizados “Campos grises”.


- Activar. - Modificar. - Cancelar.

- Cerrar. - Consulta. - Siguiente.

q) Ya el ciclos de compra y venta se encuentran en constante movimiento, ahora

procedemos a generar nuestros demás datos como lo son la cancelación de la factura

En el formulario No 17: Cancelación de Facturas Ver Numeral 4.3.3 Diseño de

Entradas. Se ingresaran la fecha de cancelación de compra o venta y si es necesario

alguna corrección a está factura en el Tot_Cancelado; los demás datos serán visualizados


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r) Por último visualizamos más no capturamos datos. Donde vemos en forma general los

respectivos procesos desarrollados por la organización:

Todos sus campos son de visualización “Campos grises”. Los botones de navegabilidad a

los cuales tiene privilegio son:

- Cancelar. - Cerrar. - Consulta

Los formularios que presentan éste tipo de privilegio son los siguientes: Ver Numeral

4.3.4 Diseño de Salidas:

- Formulario No 1: Libro Auxiliar “Kardex”.

- Formulario No 2: Inventario e existencias.

- Formulario No 3: Precios de costo y venta.

- Formulario No.4: Rotación de mercancías.

- Formulario No 5: Factura pendiente de pago.

- Formulario No 6: Factura cambiaria Compra y Venta.

- Formulario No 7: Gestión Compra y Venta.

- Formulario No 8: Backup(s).

- Formulario No 11: Mercadeo.

A estos se le suman los análisis mensuales como lo son:

- Formulario No 9: Estadísticos de Compra-venta y Contable. Ver Numeral 4.3.4

Diseño de Salidas.


- Medicamentos - Útiles de aseo - Alimentos y bebidas - Misceláneos

- Relojería – Joyería - Juegos: - Juguetes - Elementos de papelería - Otros

servicios - Imprimir - Cancelar - Cerrar

91

- Formulario No 10: Gráficos de Compras v/s proveedores y ventas v/s

proveedores. Ver Numeral 4.3.4 Diseño Salidas.


- Imprimir. - Medicamentos. - Útiles_Aseo.

- Alimentos y Bebidas. - Demas_Mercancía. - Cerrar

s) Debido a que cada día se debe conocer el resultado posterior a las ventas se realizará

un Corte y tiquete de caja:

Se ilustrarán detalles de las respectivas categorías de las mercancías junto a sus sub.

Totales exentos y grabados de valor IVA y gran total venta.

t) Ahora tenemos los reportes e informes: Ver Numeral 4.3.4 Diseño Salidas

“Reportes”.

- Cancelación de facturas.

- Devolución en compra y venta.

- Existencias y/o rotación de mercancías.

- Factura cambiaria y de cobro.

- Facturas de compra.

- Facturas pendientes de pago.

- Facturas pendientes.

- Gestión Compra – venta y mercadeo.

- Inventarios y libro auxiliar.

- Lista de faltantes y orden de compra.

- Mercancías.

- Precios compra y venta.

- Proveedores y clientes.

- Tiquete y Corte de caja.

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u) Por último encontramos las consultas y/o búsqueda requeridas a nivel general de

reportes y formularios: Ver Numeral 4.3.3 - 4 Diseño Entradas-Procesos-Sal idas.

- Código de barras y/o mercancías - Corte y tiquete de caja

- Devolución en compra - venta - Existencias y mercadeo

- Factura de cobro de venta - Factura de compra - venta

- Facturas canceladas compra – venta - Facturas pendientes compra - venta

- Gestión Compra – Venta - Gestión de compra - venta

- Inventario e existencias - Inventarios e existencias y kardex

- Mercancías y rotación de mercancías - Precios de Compra - Venta

- Proveedores y Clientes mayoristas - Toma de pedido

v) Ejecución para realizar las copias de seguridad: Ver Numeral 4.3.4 Diseño Salidas

Donde se buscara la ruta de la base de datos y se ejecutará la respectiva copia.

4.3.2 Diseño de Controles

Proceso de Entradas a nivel de:

� Proceso de registros básicos.

o Contraseñas.

o Mercancías.

o Presentación de mercancías.

o Laboratorios.

o Proveedores.

o Proveedor de laboratorios.

o Líneas de crédito.

o Ciudades.

o Departamentos.

� Proceso de registro de compras.

o Lista faltantes.

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o Orden de compra.

o Factura de compra.

o Devolución de compra.

o Factura pendiente.

o Factura cancelada.

� Proceso de registro de cálculo.

o Precio de venta.

o Nivel de existencias.

� Proceso de registro de ventas.

o Mercancías al detal.

o Tiquete de caja.

o Mercancías al por mayor.

o Factura de cobro.

o Factura de venta.

o Devolución en venta.

o Factura pendiente.

o Factura cancelada.

4.3.3 Control Para Entradas

• Control para cuello de botella: El sistema de información no presenta cuello de

botella debido a que los datos fluyen en una topología bus donde el elemento de

dependencia es el nodo administrador a su usuario.

Nodo (Administrador). Dpto. administrativo.

Usuario cajero del Dpto. de ventas.

Cable UTP (10 Mts) y conector rj-45

Impresora

Validadora

94

• Control de pasos adicionales: no realizados en el sistema base de datos.

• Control para documentación: ver Movimiento de documentos Tabla 15 / 16.

• Controles de procesamiento de datos: ver numeral 4.3 Especificaciones de la

programación.

• Controles de comando e instrucciones: “Botones de navegabilidad”. ver numeral

4.3 Especificaciones de la programación “Manipulaci ón de Entradas-

Procesos - Salidas”.

• Control para el ajuste de inventarios e existencias:

o Ver numeral 2.1.1 Sistema retail.

o Ver numeral 2.1.1 Sistema del inventario periódico y permanente.

o Ver numeral 2.1.1 Método de valuación.

o Ver numeral 2.1.1 Control de existencias.

• Controles de programación:

o Mascaras, Ver Tabla 02 y numeral 4.3 Especificaciones de la

programación.

• Control de datos que ingresan al sistema:

o Ver Diagrama 02 Modelo de datos.

95

√ Diseño de Entradas. “Lógico”:

� Proceso de cargar la base de datos con perfiles y contraseñas:

- Formulario de perfiles y/o contraseñas. No 1.

� Proceso de registrar Ciudades y Departamentos para cargar la base de datos:

- Formulario de ciudades. No 2.

96

� Proceso de registrar clientes mayoristas-minoristas y su respectivo laboratorio:

- Formulario de Proveedores-Clientes. No 3.

� Proceso de registrar Proveedores laboratorios para cargar la base de datos:

- Formulario de Proveedores laboratorios No 4.

97

� Proceso de registrar Presentación de mercancías para cargar la base de datos:

- Formulario de Presentación de mercancías. No 5.

� Proceso de ingresar la categorización para cargar la base de datos:

- Formulario de Categorización de mercancías. No 6.

98

� Proceso de ingresar las mercancías para cargar la base de datos:

- Formulario de Registro de mercancías. No 7.

� El sistema de Gestión farmacéutica tiene la posibilidad de que la base de datos

alimente automáticamente y de manera manual está lista de faltantes:

- Formulario de Lista de faltantes. No 8.

99

� Proceso de cargar la base de datos con la orden de compra requerida a lista faltant:

- Formulario de Orden de compra. No 9.

� Proceso de cargar la base de datos con las mercancías requeridas al por mayor:

- Formulario de Pedido al por mayor No 10.

100

� Proceso de cargar la base de datos con mercancías requeridas por el público “Detal

- Formulario de Pedido al detal. No 11.

� Proceso de ingresar las mercancías ya despachadas para cargar la base de datos

por concepto de solicitud de compra:

- Formulario de Facturación de mercancías. No 12.

101

� Proceso de cargar la base de datos generales de la Factura de compra:

- Formulario de Facturas de compra. No 13.

� Proceso de ingresar los precios al público de a cuerdo a la factura de compra y/o

mercancías para cargar la base de datos conforme a su solicitud :

- Formulario de Precios al público. No 14.

102

� Proceso de ingresar Nivel_Existencias de a cuerdo a la Fact. compra y/o mercancía:

- Formulario de Nivel de existencias No 15.

� Proceso de ingresar las devoluciones de compra-venta y descargar base de datos:

- Formulario de Devolución en Compra y/o venta. No .16

103

� Proceso de ingresar a la base la correspondiente factura cancelada por concepto de

compra-venta.

- Formulario de Facturas canceladas. No 17.

� Proceso de ingresar a la base de datos la factura de cobro correspondiente a un

cliente minorista “Al mayor”:

- Formulario de Factura de cobro. No 18.

104

4.3.4 Control Para Salidas

Salida Para Procesos De:

� Formulario Factura Cambiaria Compra Venta.

� Formulario Facturas pendientes.

� Formulario Precios Compra Venta.

� Formulario Rotación de mercancía.

� Formulario Libro auxiliar Compra Venta.

� Formulario Inventario.

� Formulario Gestión de compras y ventas.

� Formulario mercadeo.

Salida Para Estadísticos De:

� Compras v/s proveedores

� Compras v/s ventas

� Estadístico de compra

� Estadístico de Existencias

� Estadístico de venta

� Ventas v/s proveedores

Demás Formularios

� Acerca del sistema.

� Back-Up.

� Ingreso al sistema y inicial.

• Detalle de documentos, formularios e informes:

• Los medios magnéticos de la salida se dan a nivel:

o Impresión: Reportes:

• Cancelación de facturas de compra y venta.

• Clientes minoristas y mayoristas.

105

• Devolución en compra y venta.

• Existencias y rotación de mercancías.

• Facturas de cobro de compra y venta.

• Facturas de compra y venta.

• Facturas pendientes de pago de compra y venta.

• Gestión Compra – venta y mercadeo.

• Inventarios y libro auxiliar.

• Lista de faltantes.

• Mercancías.

• Orden de compra.

• Precios compra y venta.

• Tiquete y corte de caja.

• Demás datos a nivel de medios magnéticos:

o Medios magnéticos: a:\ - c:\ - d:\ - f:\

o Backup(s)

o Pantalla y disco duro “C:\” en:

• Captura:

o Categorías

o Contraseñas

o Devolución en compra-venta

o Factura de compras-venta

o Facturas canceladas de compra-venta

o Facturas de cobro

o Mercancías al por mayor y al detal

o Nivel de Existencias

o Precios al público

o Presentación

o Proveedores y clientes mayoristas

o Registro de mercancías

o Toma de pedido: Lista de faltantes y Orden de compra

• Visualización:

o Facturas pendientes

106

o Gestión de compras-ventas

o Inventario

o Libro auxiliar Compra-Venta

o Mercadeo

o Precios Compra-Venta

o Rotación de mercancía

• Estadísticos:

o Compras v/s ventas

o Compras-Ventas v/s proveedores

o Estadístico de compra-venta

o Estadístico de Existencias

• Control general para “Buscar y Consultar”:

o Código de barras

o Corte y tiquete de caja

o Devolución en compra - venta

o Factura de cobro de venta

o Factura de compra - venta

o Facturas canceladas de compra- venta

o Facturas pendientes compra - venta

o Gestión Compra - Venta

o Inventarios e existencias y kardex

o Mercancías

o Mercancías y rotación de mercancías

o Precios de Compra - Venta

o Proveedores y Clientes mayoristas

o Toma de pedido: Orden Compra y Lista de faltantes

107

• Control general para “Buscar y Consultar” por calendario:

o Devolución de compra–venta

o Existencias y mercadeo

o Gestión de compra – venta

o Inventario e existencias

√ Diseño de Salidas. “Diseño Lógico”:

� Visualizador del Libro auxiliar más no de captura de datos.

- Formulario de Libro auxiliar “Kardex”. No 1.

108

� Visualizador del Inventario más no de captura de datos.

- Formulario de Inventarios. No 2.

� Visualizador de precios de compra-venta más no de captura de datos:

- Formulario de Precios de compra-venta. No3.

109

� Visualizador de Rotación de mercancías más no de captura de datos:

- Formulario de Rotación de mercancías. No 4.

� Visualizador de Facturas Pendientes de compra-venta más no de captura de datos:

- Formulario de Facturas Pendientes. No 5.

110

� Visualizador de Factura Cambiaria de “Compra-Venta” más no de captura de datos:

- Formulario de Factura Cambiaria de “Compra-Venta. No 6.

� Visualizador de gestión de compras-ventas más no de captura de datos:

- Formulario Gestión de compras y ventas No 7.

111

� Visualizador y desarrollador de Backup(s):

- Formulario Backup(s). No 8.

� Visualizador de estadístico de consulta de mercancías adquiridas “Compra-Venta”:

- Formulario de estadístico de compras. No 9.

112

� Visualizador de compra-venta a nivel de facturación de..: Formulario, Consulta y

Reporte.

- Formulario facturas pendientes de mercadeo No 10.

� Visualizador de procesos de consulta y búsqueda:

- Formularios de consulta y búsqueda de datos No. 11.

113

� Finalmente como se capturaron datos “Entradas-Procesos” se obtienen los

respectivos reportes a saber “Salidas”:

- Reporte de Clientes minoristas y mayoristas.

- Reporte de Inventarios y libro auxiliar.

- Reporte de Mercancías.

- Reporte de Gestión Compra – venta y mercadeo.

- Reporte de Lista de faltantes.

- Reporte de Orden de compra.

- Reporte de Precios compra y venta.

- Reporte de Facturas de compra y venta.

- Reporte de Facturas pendientes de pago de compra y venta.

- Reporte de Existencias y rotación de mercancías.

- Reporte de Devolución en compra y venta.

- Reporte de Cancelación de facturas de compra y venta.

- Reporte de Facturas de cobro de compra y venta.

- Reporte de Tiquete y corte de caja.

114

o Informe No. 01. Cliente comprador:

o Informe No. 02. Corte de caja:

o Informe No. 03. Devolución de compra:

115

o Informe No. 04. Devolución de venta:

o Informe No. 05. Existencias:

o Informe No. 06. Factura cambiaria “Compra-Venta”:

116

o Informe No. 07. Factura de compra:

o Informe No. 08. Cancelación de compra:

o Informe No. 09. de cancelación de venta:

117

o Informe No. 10. Facturas de cobro “Venta”:

o Informe No. 11. Facturas pendientes de compra:

o Informe No. 12. Facturas de venta:

118

o Informe No. 13. Gestión de compras:

o Informe No. 14. Gestión de ventas:

o Informe No. 15. Inventarios e existencias:

119

o Informe No. 16. Lista de faltantes:

o Informe No. 17. Mercadeo:

o Informe No. 18. Libro auxiliar “Compra-Venta”:

120

o Informe No. 19. Precios de compra:

o Informe No. 20. Registro de mercancías despachadas:

o Informe No. 21. Orden de compra:

121

o Informe No. 22. Proveedores:

o Informe No. 23. Tiquete de caja:

122

5. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS

Se realizaron pruebas conforme a:

� Las pruebas no pueden asegurar la ausencia por defectos.

� Pruebas de tipo caja negra que estudia la especificación del software, las

funciones que debe realizar, las entradas y las salidas esperadas.

� Pruebas de cálculo de operaciones.

� Validación de toda la información requerida.

� Comunicación entre el motor de la base de datos.

� Contenido de los módulos de la estructura de datos. Caja blanca

☻ Las capacidades de procesos en cada uno de los atributos

� Las especificaciones de la interfaz grafica. Caja negra

☻ Bucles representativos en cada uno de los formularios.

� Requerimientos detallados.

El Sistema de información para el control y gestión farmacéutica consiste en:

☻ Módulos para el proceso de:

� Compras.

� Ventas.

� Contable.

123

� Seguridad.

• Contraseñas.

• Back-up.

� Consultas y búsquedas.

☻ Seguimiento para el proceso de compra.

� Toma de pedido.

� Orden de pedido.

� Facturación de compra.

• Proveedor y/o distribuidor.

• Devoluciones.

• Cancelación de facturas.

☻ Seguimiento para el proceso de venta:

� Mercancías al por mayor y al detal.

� Facturación de venta.

• Al por mayor y al detal

• Devoluciones.

• Facturas de cobro.

• Cancelación de facturas.

☻ Inventarios:

� Sistema inventario “Retail”.

� Punto de pedido y/o niveles de existencias.

� Libro auxiliar de compra y venta.

� Rotación de mercancías.

☻ Gestión de compra y venta.

� Mercadeo

124

6. CONCLUSIONES

El desarrollo del software farmacéutico nos ayuda a cubrir la necesidad de optimizar las

transacciones, operaciones y organización de acuerdo la información de rotación de

mercancías permitiéndonos así mejorar la prestación de servicios de mercadeo,

especialmente, en productos en el área farmacéutica ajustable para llevar a cabo la

gestión de compra y venta de mercancías.

Al mismo tiempo, de poder analizar y detallar estas mercancías, los procesos de compra-

venta con cantidades más altas día a día y a la hora de la solicitud. Siendo de gran ayuda

para los usuarios al momento de organizar sus transacciones comerciales.

Al usuario le agiliza al momento de ofrecer a sus clientes los diferentes productos

farmacéuticos con una búsqueda en el sistema de la ubicación, costo de la mercancía

deseada, cumpliendo así, con los objetivos planteados al momento de la investigación y

ejecución del proyecto de grado.

125

7. RECOMENDACIONES

A fin de cumplir a satisfacción las necesidades del producto y del cliente, a continuación

se describen actividades a tomar en cuenta:

� Por ningún motivo manipular los formularios sin antes a ver consultado el manual

del usuario.

� Los usuarios que tienen el privilegio de utilizar el sistema de información son:

o Un administrador.

o Dos o tres cajeros (Disposición del Administrador).

o Un Gerente.

� El administrador y el gerente como tal velaran por la fidelidad de la información

que se manipule a nivel de compra.

� Las consultas y reportes están sujetos a la buena información que se dará en la

manipulación de básica:

o Formulario de Proveedores y clientes.

o Formulario de Proveedores laboratorios.

o Formulario de Registro de mercancías.

o Formulario de Presentación de mercancías.

o Formulario de Línea de crédito.

o Facturación de compra y venta.

o Devoluciones de compra y venta.

� Los cajeros serán los únicos causantes de la información suministrada por parte

de cualquier tipo de proceso de venta.

� El sistema de información y control farmacéutico se encuentra protegido por

cualquier manipulación intencionada.

126

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STARR, Kennet. Control de inventarios. Bogotá, Banco de la República 1990. Páginas

232 a 302.

129

GLOSARIO

Activo: Sinónimo de propiedad de título valor.

Algoritmo : Modelo jerárquico a nivel de secuencias y ciclos.

Almacén: Deposito donde las mercancías son guardadas como previsión.

Archivo : Medio de almacenamiento, en si es un conjunto de registros.

Atributo : Característica de una entidad.

Balance General: Son documentos que deben preparar para poder determinar el

ejercicio contable.

Base De Datos: Conjunto de entidades, atributos y tuplas.

Bodega : Almacén donde se tienen las respectivas mercancías de reaprovisionamiento

para la droguería.

Caja blanca : Diseño físico de la base de datos “Procesos”

Caja negra : Diseño de entradas y salidas.

Clave : Una llave primaria (Primary key).

Cliente Comprador: Persona(s) que demandan artículos o mercancías y/o productos ya

elaborados que se encuentran para la venta a estos consumidores.

Cliente Minorista : Persona(s) minoristas que compran mercancías a distribuidores y

demás cooperativas que ofrecen ganancias a la hora de la compra y venta.

Control De Existencias: Debido seguimiento de las existencias de mercancía (stocks).

Costo de compra: Los costos de compra de inventarios comprenden el precio de

compra, atribuibles a la adquisición de productos terminados.

Costos históricos: El registro de las cuentas de inventarios por medio de costos

históricos consiste en acumular los elementos del costo real incurridos para la adquisición

de artículos.

Costos: Son egresos, cantidades que se pagan por las mercancías a un costo de

adquisición que comprende la suma de las erogaciones aplicables a la compra.

Cruce : Relación de entidades en el modelo entidad relación.

Dato: Algo que se encuentra almacenado o guardado en una base de datos.

130

DDL: Lenguaje definición de datos; En si es el medio ambiente (Estructura) de la base de

datos.

Diccionario de datos : Archivo que contiene los meta datos es decir el disco duro.

DML: Lenguaje de manipulación de datos; en si son métodos de organización y acceso a

los datos.

Egreso: Es un costo incurrido

Entidad : Objeto apreciable a una relación de atributos.

Gestión : Administración.

Gestor : Administrador de algo u alguien

Herencia : Perteneciente a la clase de objeto y/ o registro.

Inventarios: Relación detallada de bienes, derechos y obligaciones de una empresa,

donde todos los bienes tangibles se tienen disponibles para la venta en el curso normal de

las operaciones (mercadería).

Instanciar : Un objeto al cual se le pasan parámetros y que se encuentran almacenados.

Integridad : Reglas que garantizan la validez de la información procesada.

Interfaz : Estructura de la base de datos.

Kardex: Tarjetas de registro y control de las entradas, salidas y saldos de los

artículos o mercancías.

Laboratorios y/o Clientes Mayoristas: Entidades prestadoras de servicio de venta de

mercancías

Libro Auxiliar: El balance de activos y pasivos donde el estado de cuentas en que

resume los saldos tomados del Libro Auxiliar de contabilidad llevado en la empresa.

Lista De Faltantes: Lista que la empresa genera para poder satisfacer los faltantes

de mercancías futuras.

Macroeconomía: Rama de la economía especializada en el análisis de variables

agregadas, como la producción nacional total, la renta, el desempleo, la balanza de pagos

y la tasa de inflación. Hay que tener claro el concepto de producto nacional, o renta

131

nacional, lo que se conoce como producto nacional bruto (PNB), que mide en términos

monetarios lo que se produce en un país.

Maestro : Entidad fuerte.

Mercadotecnia: Estudio de mercados a nivel socio-económico

Mercancías: Son artículos para la compra y venta.

Metodología HIPO : Descripción de entradas, procesos y salidas.

Metodología IPO : Descripción de forma detallada de lo que se hace y en lo que consiste

la salida.

Microeconomía: Disciplina de la economía cuyo objetivo es el estudio del

comportamiento individual de los agentes económicos, en especial las empresas y los

consumidores. Su estudio es la composición de la producción en la oferta y demanda de

bienes y servicios, e interacción con los mercados y los precios relativos.

Modelo entidad relación : (MER) Conjunto de objetos a nivel de relaciones, entidades,

atributos y tuplas.

Modelo orientado a objetos : (MOO) Conjunto y/o colección de objetos.

Nivel de abstracción : Modelos a nivel de MER y MOO.

Objeto : Una entidad, un campo, un registro u variable: que contiene valores

almacenados.

Parámetros : Valores a los campos y/o variables cargadas con datos en sus registros.

Proceso : Seguimiento, rutina, secuencia, nivel, modelo y método.

Programa : Un aplicativo a nivel ejecutable, objeto y fuente.

Proveedores y/o Clientes Mayoristas : Proveedores o distribuidores que prestan el

servicio de venta de mercancías y/o productos a sus minoristas como Drogas Vásquez.

Red: Conjunto de cableado estructurado.

Registro : Conjunto de variables las cuales nos permiten conocer las características de

algún objeto.

Relación : Asociación de entidades.

Renta: es un ingreso

Reporte : Salida de la base de datos, en si es un documento y/o archivo.

132

Sistema gestor base de datos : Colección de datos almacenados en una base.

Sistema : Interdependencia de un todo a nivel físico y lógico.

Stocks de seguridad : Control de existencias mínimas y máximas en la empresa.

Transacción : Suceso o actividad que afecta a una organización.

Transferencias: Son aquellas que realizan los laboratorios y cooperativas enviando a un

personal adecuado a Drogas Vásquez en beneficio de consulta y venta de mercancías

manejadas igualmente que por una lista a pedir al proveedor.

Tupla : Cuando varios atributos se cargan con una clave.

Usuarios consultores : Consultores de la bases de datos

Usuarios : Programadores del DML.

Variable: Conjunto de características con un nombre, contenido y longitud.

Vida útil : Estructura de la base de datos.

133

ÍNDICE

ÍNDICE DE DIAGRAMAS

Diagrama No. 01. Modelo entidad relación. 17

Diagrama No. 02. Modelo de Datos. 18

Diagrama No. 03. Flujo de Datos. 22

Diagrama No. 04. Casos y usos. Administrador. 25

Diagrama No. 4.1 Casos y usos. Proceso de Control. 26

Diagrama No. 4.2 Casos y usos. Vendedor. 27

Diagrama No. 05. Proceso de datos. 28

Diagrama No. 06. Procesos de Siigo. 34

Diagrama No. 07. Organigrama de Drogas Vásquez. 39

Diagrama No. 08. Líneas de autoridad. 42

Diagrama No. 09. Flujo de transacciones. 59

Diagrama No. 10. Movimiento de papelería. 63

Diagrama No. 11. Documentos. 64

Diagrama No. 12. Plano de seguimiento. 72

134

ÍNDICE DE FORMULARIOS

Formulario No. 01. Contraseñas. 94

Formulario No. 02. Ciudades y departamentos. 94

Formulario No. 03. Proveedores/Minoristas. 95

Formulario No. 04. Proveedores laboratorios. 95

Formulario No. 05. Presentación y categorización de mercancías. 96

Formulario No. 06. Categorización de mercancías. 96

Formulario No. 07. Registro de mercancías. 97

Formulario No. 08. Lista de faltantes. 97

Formulario No. 09. Orden de compra. 98

Formulario No. 10. Mercancías al por mayor. 98

Formulario No. 11. Mercancías al por mayor y al detal. 99

Formulario No. 12. Facturación de mercancías. 99

Formulario No. 13. Factura de compra. 100

Formulario No. 14. Precios al público. 100

Formulario No. 15. Nivel de existencias. 101

Formulario No. 16. Devolución en compra-venta. 101

Formulario No. 17. Cancelación de facturas. 102

Formulario No. 18. Factura de cobro. 102

Formulario No. 01. Libro auxiliar. 106

Formulario No. 02. Inventarios. 107

Formulario No. 03. Precios de compra-venta. 107

Formulario No. 04. Rotación de mercancías. 108

Formulario No. 05. Facturas pendientes. 108

Formulario No. 06. Factura cambiaria. 109

Formulario No. 07. Gestión de compra-venta. 109

Formulario No. 08. Backup. 110

Formulario No. 09. Estadístico de compra-venta. 110

Formulario No. 10. Facturas pendientes. 111

Formulario No. 11. Consulta y búsqueda de datos. 111

Formulario No. 12. Reportes e informes. 113

135

ÍNDICE DE REPORTES

Informe No. 01. Cliente comprador. 113

Informe No. 02. Corte de caja. 113

Informe No. 03. Devolución de compra. 113

Informe No. 04. Devolución de venta. 114

Informe No. 05. Existencias. 114

Informe No. 06. Factura cambiaria “Compra-Venta” . 114

Informe No. 07. Factura de compra. 115

Informe No. 08. Cancelación de compra. 115

Informe No. 09. Cancelación de venta. 115

Informe No. 10. Facturas de cobro “Venta”. 116

Informe No. 11. Facturas pendientes de compra. 116

Informe No. 12. Facturas de venta. 116

Informe No. 13. Gestión de compras. 117

Informe No. 14. Gestión de ventas. 117

Informe No. 15. Inventarios e existencias. 117

Informe No. 16. Lista de faltantes. 118

Informe No. 17. Mercadeo. 118

Informe No. 18. Libro auxiliar “Compra-Venta”. 118

Informe No. 19. Precios de compra. 119

Informe No. 20. Registro de mercancías despachadas. 119

Informe No. 21. Orden de compra. 119

Informe No. 22. Proveedores. 120

Informe No. 23. Tiquete de caja. 120

136

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla No. 01. Factor de seguridad y nivel de servicio. 11

Tabla No. 02. Diseño general de máscaras. 20

Tabla No. 03. Consultas. 21

Tabla No. 05. Procesos generales del sistema farmacéutico. 29

Tabla No. 06. Análisis de actividades y procesos. 30

Tabla No. 07. Estructura funcional. 43

Tabla No. 08. División de artículos por secciones. 57

Tabla No. 8.1.División general de productos 58

Tabla No. 09. Acciones que se realizan en la organización. 58

Tabla No. 10. Porcentaje en utilidad de mercancías compradas al mayorista. 60

Tabla No. 11. Plazo de pago por las mercancías despachadas. 61

Tabla No. 12. Análisis de costos. 65

Tabla No. 13. Cronograma de actividades. 65

Tabla No. 14. Características del equipo. 66

Tabla No. 15. Movimiento de documentos de tipo compra. 68

Tabla No. 16. Movimiento de documentos de tipo venta. 69

Tabla No. 17. Cruce de documentación v/s departamento. 70

Tabla No. 18. Categorización de mercancías. 71

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