Sistema de gestión documental tgi

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - TGI

CLARA INES CORTES FORERO

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

EMPRESA: TRANSPORTADORA DE GAS INTERNACIONAL - TGI

PERSONA ENCARGADA: MARÍA CLAUDIA GRIMALDOS

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Laserfiche 8 TM

¿POR QUE SURGIÓ LA NECESIDAD DE IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

El Sistema de Gestión documental, se implementa debido al deseo del mejoramiento continuo de los procesos desarrollados durante el PGD, también para la disminución de tiempo, optimización de los recursos y aumento de la seguridad de la consulta de los documentos , todo en conformidad con las leyes y normas pertinentes para el manejo de los documentos y la información

¿CUANTO TIEMPO LLEVO PONER EN MARCHA Y EN EJECUCIÓN EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

• El proyecto para la implementación de la compra del sistema de Gestión Documental, tardo aproximadamente 3 años, durante los cuales se recibieron varias propuestas de software, pero la empresa TGI, se oriento por Laserfiche.

• El sistema de Gestión Documental se comienza a utilizar en el año 2008.

FASES DEL DESARROLLO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LASERFICHE

Para la implementación y utilización del Sistema de Gestión Documental, el proyecto se dividió en 5 etapas:1. Diagnostico.2. Planeación.3. Diseño.4. Implementación.5. Evaluación.

BAJO QUÉ SISTEMA OPERATIVO SE ENCUENTRA SOPORTADO

El paquete de productos Laserfiche 8 se implementa, administra, personaliza e integra fácilmente, con soporte para plataformas tanto de Microsoft® como de Oracle.

CARACTERITICAS DE LASERFICHE


• Este sistema que se encarga de administrar documentos y que provee acceso inmediato a los mismos, está formada por un conjunto de módulos y está diseñada para resolver problemas del mundo real.

• tiene un ambiente web amigable ya que trabaja por medio de una estructura de árbol como la de Windows.


• Permite escanear documentos y depositarlos inmediatamente en un repositorio de documentos a través de SCAN CONNECT, también podemos ingresar documentos previamente digitalizados al repositorio, tomándolos de un disco duro.

• Provee un almacenaje amplio y confiable para los documentos ya que trabaja bajo el esquema de volúmenes


• Permite Indexar o referenciar documentos para la búsqueda y recuperación inmediata.

• Recupera documentos por índice o texto de forma fácil y rápida.

• Permite la visualización de documentos siempre y cuando cuente con autorización para ello.

• Cuenta con herramientas de OCR


• Trabaja con cualquier tipo de formato, aunque el estándar es TIFF grupo 4 y acepta multitiff.

• Soporta bases de datos como MSDE, SQL SERVER Y ORACLE.

• Cuenta con una seguridad de alto nivel.• Tiene opciones para importar y exportar documentos.• Mediante el WORKFLOW de documentos que posee

puede enrutar.• documentos hacia otros usuarios y notificarlos por

correo electrónico.


• Cuenta con un módulo para Web denominado WEB ACCESS que deja crear carpetas, archivos, permite borrar, mover, pero este no escanea remotamente.

• Se pueden realizar notas en el documento, poner sellos de aprobación o colorear un párrafo o texto.

PROCEDIMIENTO DE RADICACIÓN, DIGITALIZACIÓN, INDEXACIÓN Y BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS

Paso 1. Recepción de la correspondencia de entrada por parte del Operador Archivístico de Gestión Documental (encargado de la correspondencia, las comunicaciones, entre otras). Este operador es el encargado de pasar el documento por el reloj de correspondencia, que se encarga de marcar la hora y fecha de entrada del documento.

Paso 2. El documento pasa al área de radicación, aquí un Operador Archivístico de Gestión Documental, se encarga de asignarle el número de radicado. El número de radicado debe asignarse en la parte superior derecha del documento, en algún caso especial por el tipo de hoja esté se asignará sobre cualquier parte derecha del documento.


Paso 3. El documento radicado pasa al área de digitalización, donde un Operador de Sistemas de Gestión Documental se encarga de digitalizarlo a través del scanner.


Paso 4. El documento luego es indexado, es decir se monta a la plataforma del sistema de Gestión Documental que maneja la empresa (Laserfiche). Cuando el documento se encuentra indexado, se envía un correo electrónico por el Outlook al destinatario con el link del documento para su consulta en el Laserfiche. Esta consulta la puede hacer solo el personal de gestión documental por el número de radicado, por el nombre del destinatario o corresponsal, por el tema, entre otros.


Paso 5. Enviar por correo electrónico el mensaje con el link del Laserfiche a los funcionarios a quienes está dirigida la documentación, a los que por sus funciones deben conocerla y de acuerdo con los requerimientos de cada área.


Paso 6. Luego el documento pasa al área de Archivo donde se realiza el proceso de clasificación, organización, descripción y custodia en el Archivo de Gestión. Aquí el documento es seleccionado ya sea para que repose en el Archivo de Gestión Documental o hacer entrega física del mismo a su destinatario.


Paso 7. De acuerdo a la vigencia del documento que se clasifica y de acuerdo a las Tablas de Retención, los documentos se trasladan al Archivo Central de la empresa para ser inventariados y custodiados.


BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS CON LASERFICHE

Paso 1. Ingresar a la intranet de la empresaPaso 2. Seleccionar la aplicación Web: LaserFiche ubicada en la parte superior derecha de la pantalla.Paso 3. Se habilitará una nueva ventana donde se introducirá la información correspondiente de cada funcionario la cual es asignada por el área de sistemas de la empresa como lo es: Nombre de Usuario y en el campo contraseña se digita la Contraseña (Password), es decir la clave personal asignada a cada persona por el área de sistemas de la empresa, debe contener números, letras y signos y requiere de cambio permanente. Luego se dará click en el botón de Iniciar Sesión.

Paso 4. Se habilitará una nueva ventana donde el funcionario visualizara el árbol de las carpetas con información competente de acuerdo al área a la que pertenece y cuya información estará clasificada de acuerdo a las TRD y al aPaso 5. Al ingresar a cualquiera de ellas se activarán 3 opciones: búsqueda, inicio y visualizar, de esta manera si el funcionario desea ubicar un radicado al dar clic en búsqueda aparecería una lista desplegable y una de sus opciones será radicador.ño.


Paso 6. De esta manera se activaran campos como lo son Nro. Radicación (se debe escribir el número de radicado que le fue asignado al documento en medio de asteriscos así: *#* para que el sistema realice la búsqueda correctamente), Tipo de radicado (salida o entrada), fecha, remitente, destinatario, y en fin todos los datos relacionados con el documento que se desea encontrar dando clic al final en la opción Buscar.


Paso 7. La búsqueda arroja la descripción de los documentos que se han radicado con ese número de años anteriores y año actual teniendo en cuenta que el radicador de la empresa cuenta con un consecutivo del 1 al 9999999. Dicho conteo inicia en 0 al principio de cada año.


Paso 8. Si el funcionario desea obtener el documento en medio físico deberá seleccionar la opción de convertir en PDF y así poder imprimirlo.


FUNCIONAMIENTO DE LASERFICHE

VISIÓN DE LAS CARPETAS DE LOS DOCUMENTOS

CONSULTA DE DOC. POR EL ADMINISTRADOR VS USUARIO

INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS

FUNCIONALIDAD DE LASERFICHE

VISIÓN DE LOS DOCUMENTOS

EMPRESAS QUE UTILIZAN LASERFICHE

• LaserFiche es utilizado exitosamente por agencias gubernamentales, miles de empresas públicas en el mundo y aquí en Colombia como:

• Fondo de Empleados Empresa de• Telecomunicaciones de Bogotá• ISS de Manizales y Pereira• División de Inteligencia de la Policía Nacional• Secretaria de Educación del Distrito, etc.

GRACIAS

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