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Sistema de Apoyo
para la Gestión de Comités Paritarios
INSTRUCTIVO Coordinador Comité
paritarios.mutual.cl
Diciembre 2013
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Índice
0. Índice………………………………………………………………………………………………………………… 01
1. Registrar un nuevo Comité………………………………………………………………………………… 03
2. Designar un Coordinador de Comité…………………………………………………………………. 05
3. Reasignar un Coordinador de Comité……………………………………………………………….. 05
4. Planificar actividades para un Comité……………………………………………………………….. 05
5. Replanificar actividades a un Comité………………………………………………………………… 07
6. Compartir información entre Comités………………………………………………………………… 08
7. Cumplir con una actividad planificada……………………………………………………………….. 09
9. Ver estado de cumplimiento de cada Comité.……………………..………………….………. 10
10. Ver Informe de Auditoría y Certificado………………………………………………….…………. 11
Funciones
Administrador Empresa
La labor del Administrador Empresa es llevar el control total del sistema para los comités de la
empresa.
Coordinador Comité
La labor del Coordinador Comité es colaborar con el Administrador Empresa en uno de los comités
de la empresa, colaborando en el registro del Comité y la planificación de actividades.
Se sugiere sea el Presidente del Comité, El Secretario, o el Experto PRP Asignado al centro de
trabajo.
Usuario Comité
El Usuario Comité es un miembro del comité y su labor es subir los documentos de las actividades
que le han sido asignadas, en la fecha planificada.
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1. Registrar un nuevo Comité
01. El registro de su Comité lo ha realizado el Administrador
Empresa, sin embargo puede que sólo haya registrado los
datos básicos y espera que Ud. registre el resto de
información.
Pantalla 1
00. Si así fuera, seleccione en el menú de la izquierda:
. Si en el sistema, a vuestro Comité se le
ha dado la opción de compartir información con otros
Comités, verá más de un Comité, el suyo estará identificado
en la columna de la izquierda con una llave verde.
01. Una vez ingresado a Mis Comités, verá la Pantalla 9, allí
seleccione, a la derecha del comité respectivo, el botón
. el que le mostrará un menú, seleccione allí: Editar
Comité e Integrantes.
02. A continuación verá la Pantalla 2, en la cual verá todos
los datos generales del Comité ingresados por el
Administrador Empresa. Pantalla 2
03. Más debajo de los datos generales, verá la Pantalla 3,
en la cual deberá ingresar todos los integrantes del comité,
primero los representantes de los trabajadores (titulares y
suplentes), luego los representantes de la empresa,
(también titulares y suplentes).
Por cada integrante que le ingrese sus datos deberá
guardarlo seleccionando el botón
Nota. Definición de títulos.
Nombre. Nombre y apellidos del integrante.
RUT. El RUT o RUN del integrante en el formato: XXXXXXXX-X
Cargo. Es el cargo que tiene en la empresa.
Tit. Seleccione aquí si el integrante es Titular.
Sup. Seleccione aquí si el integrante es Suplente.
Pre. Seleccione aquí si el integrante es el Presidente.
Sec. Seleccione aquí si el integrante es el Secretario.
Af. Seleccione aquí si el integrante es el Aforado.
Comisión Es el nombre de la Comisión a la que pertenece, si el
comité no va a trabajar en comisiones, se deja en blanco,
también es posible llenar o modificar más adelante.
Email Registre el e-mail del integrante, ya que esto permitirá
que el sistema le envíe la clave de acceso al sistema.
Pantalla 3
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04. Una vez que haya ingresado a un integrante cualquiera,
se mostrará tres íconos a la derecha de la columna E-mail.
Llave. Al seleccionar la llave gris, podrá dar acceso al
sistema al integrante correspondiente, para ello el sistema
le enviará un correo a e-mail registrado con su usuario y
clave. La llave se pone verde cuando el integrante tiene
acceso y gris cuando no lo tiene.
Lápiz. El lápiz verde permite modificar los datos del
integrante seleccionado.
Equis. La equis roja permite quitar a un integrante del
comité.
Imagen 1
… Continuación: 1. Registrar un nuevo Comité
05. Una vez que haya ingresado a todos los integrantes,
podrá ingresar las actas de constitución y también
documentos relativos a las competencias de los integrantes
requeridas por el DS 54, como el(los) certificado(s) de
capacitación en PRP u otros documentos, esto ser realiza al
final de la pantalla, ver Pantalla 4.
Notas.
Formularios Tipo. Son formularios de ingreso por pantalla
de las actas de:
• Designación representantes de la empresa.
• Elección de representantes de los trabajadores.
• Constitución.
Plantillas Tipo (Word). Es lo mismo que Formularios Tipo,
pero estos son archivos Word que puede bajar y llenarlos en
el momento que se desee.
Seleccionar Archivo. Mediante esta funcionalidad podrá
subir las actas definidas en el punto anterior, sólo que es
conveniente que estén firmadas y timbradas por la
inspección del trabajo. (Máximo 10 megabyte)
Una vez que se ha seleccionado el archivo correspondiente
hay que seleccionar el botón para que el archivo se
guarde.
06. Finalmente cuando he ingresado toda la información
requerida, debo guardar definitivamente y activar el
Comité, para ello debo seleccionar el botón:
Nota. Si en algún momento requiere interrumpir el ingreso
de datos tiene la opción de guardarlo como borrador y
continuar en otra oportunidad, para ello vaya al final de la
pantalla y seleccione el botón: (ver Pantalla 4)
Pantalla 4
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4. Planificar actividades a un Comité
00. Para ello seleccione en el menú de la izquierda:
. Si en el sistema, a vuestro Comité se le
ha dado la opción de compartir información con otros
Comités, verá más de un Comité, el suyo estará identificado
en la columna de la izquierda con una llave verde.
01. Una vez ingresado a Mis Comités, verá la Pantalla 5, allí
seleccione, a la derecha del comité respectivo, el botón
. el que le mostrará un menú, seleccione allí:
Planificar Actividades. Pantalla 5
Pantalla 6
02. verá la Pantalla 6, allí seleccione el botón:
Nota.
Si el botón no le aparece es porque el Comité no está
activado, eso quiere decir que aún permanece como
borrador, para activar el Comité revise el instructivo 1.
Crear un nuevo Comité.
01. Esta labor la realiza sólo el Administrador Empresa, de su empresa. Por lo tanto si se requiere esta función tome
contacto con él.
3. Reasignar un Coordinador de Comité
01. Esta labor también la realiza sólo el Administrador Empresa, de su empresa. Por lo tanto si se requiere esta función
tome contacto con él.
2. Designar un Coordinador de Comité
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03. Verá la Pantalla 7, allí podrá buscar la actividad que
requiera para el Comité, dentro de todas las actividades
predefinidas por Mutual, para ello seleccione la siguiente
lista:
Nota.
Si Ud. Busca una actividad y no la encuentra en el listado,
hágalo saber a su experto asesor Mutual, quién propondrá
al Administrador del sistema que se agregue una nueva
actividad.
Una vez seleccionada la actividad, deberá planificar las
fechas en que se realizarán.
Cuando haya terminado de planificar la actividad seleccione
el botón:
Pantalla 7
05. Una vez que haya terminado de ingresar las actividades
y de planificar las fechas en que se ejecutarán, sólo faltará la
asignación de la responsabilidad de la actividad, para ello en
la Pantalla 6, seleccione el botón:
06. Verá algo similar a la Pantalla 9, allí para asignar una
actividad a una persona (miembro del Comité) debe
seleccionar el correspondiente a la actividad. Pantalla 9
… Continuación: 4. Planificar actividades a un Comité
06. Una vez planificada una actividad le aparecerá algo
similar a la Pantalla 8, donde tendrá la opción de que le
avise a la persona a quién se le ha asignado la actividad, con
anticipación que Ud. defina.
Para esto tiene que habilitar la alerta, y definir el número de
días de anticipación a avisar. Y Seleccionar Guardar Alertas.
El sistema enviará un correo avisando.de la actividad.
Pantalla 8
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2. Actividades Puntuales (que no tiene periodicidad)
Eliminar una actividad. Para eliminar una actividad puntual,
ver Pantalla 10, allí podremos eliminar sólo actividades que
no tienen documentos subidos, en las cuales aparecerá el
ícono que permite eliminarla.
Eliminar una Fecha. Para eliminar una fecha a una actividad
puntual, (que no tiene periodicidad) ver Pantalla 11, allí
buscaremos la fecha requerida y seleccionaremos el
siguiente ícono . Una fecha no podrá ser eliminada si
tiene algún documento subido.
Colocar una nueva fecha. Para agendar una nueva fecha ver
Pantalla 11, en que en el encabezado podrá establecer una
nueva fecha y agendarla mediante el botón:
3. Actividades Periódicas (que si tiene periodicidad)
Eliminar una actividad. Para eliminar una actividad puntual,
ver Pantalla 10, allí podremos eliminar sólo actividades que
no tienen documentos subidos, en las cuales aparecerá el
ícono que permite eliminarla.
Reprogramar. Como la actividad tienes fechas periódicas,
sólo se podrá reagendar de la fecha actual en adelante
según la periodicidad que se defina en el encabezado de la
Pantalla 12.
5. Replanificar actividades a un Comité
0. Es posible replanificar una actividad ya registrada en
algún Comité, la que puede tener ya definición de fechas de
cumplimiento o no.
Una actividad ya cumplida no se puede replanificar, sólo
aquellas que están en rojo o no cumplidas aún.
1. Vaya a la función: 4. Planificar actividades a un Comité, y
haga los punto 0 y 1. Le aparecerá un listado de actividades
similar a lo mostrado en la Pantalla 10, allí seleccione el
siguiente ícono y verá la Pantalla 11, si es una
actividad Puntual o la Pantalla 12 si es Periódica.
Pantalla 11
Pantalla 10
Pantalla 12
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6. Compartir información entre Comités
01. Esta funcionalidad permite compartir la información de cada comité hacia los otros comités, es decir, un comité
podría ver la información de todos los otros comités de la misma empresa. Esta funcionalidad depende del
Administrador Empresa solamente.
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7. Cumplir con una actividad planificada
0. Una vez que se ha planificado actividades, se le ha
definido fechas en que la actividad se realizará y también
responsable, después viene el cumplir con estas actividades
planificadas en la fecha correspondiente. Para ello debiera
ser la persona que se le asignó la responsabilidad de la
actividad quien debiera subir el archivo con la
documentación que prueba que la actividad se realizó.
Ahora también existe la posibilidad de que lo haga el
Coordinador Comité o Administrador Empresa.
2. En la Pantalla 13, en el Botón: Seleccione la
opción: Ver Cronograma, allí podrá ver algo similar a la
Pantalla 14, en la cual deberá hacer cruce entre la actividad
y el mes en cuestión. Esto implicará seleccionar el ícono
El que puede tener otro color de acuerdo a la nota de más
abajo.
1. Si Ud. como coordinador quiere subir un archivo con la
documentación que prueba el cumplimiento de una
actividad, debe ir al cronograma, vaya en el menú principal
a: Mis Comités, allí verá algo similar a la Pantalla 13.
Pantalla 13
4. Nota.
- El color gris significa que la o las fechas
comprometidas para realizar una actividad en ese mes
está(n) planificada(s), pero la fecha es futura.
- El mimo ícono de color rojo, implica que hay alguna
fecha para la actividad a se cumplió y se está incumpliendo
la planificación.
- El mismo ícono de color verde implica que a la fecha
todas las fechas que se planificó realizar la actividad en ese
mes están cumplidas (cada fecha con su archivo de
respaldo.
3. Verá la Pantalla 15. Si el mes tiene más de una fecha, le
aparecerá un listado de fechas como se ve en la Pantalla 14,
seleccione una. Lugo suba el archivo (Pantalla 15)
Pantalla 14
Pantalla 15
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8. Ver estado de cumplimiento de cada Comité.
00. Para esta funcionalidad hay que ir al menú principal y
seleccionar la tercera opción: Reporte de Comités, allí verá
algo similar a la Pantalla 16, en donde encontrará 4 filtros
para búsqueda de comités. Si no desea filtrar sólo debe
seleccionar el botón: Pantalla 16
01. Allí se encontrará algo similar a la Pantalla 17, Donde
encontrará un listado de Comités, con su información y el
estado (semáforo de colores) que indica el cumplimiento de
las actividades planificadas a la fecha.
02. Si desea más detalle de un comité, puede ir al
cronograma de actividades, para ello seleccione el siguiente
ícono: a la izquierda del correspondiente Comité.
Pantalla 17
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2. Al seleccionar los siguientes íconos podrá ver lo que se
explica a continuación.
Verá el informe de auditoría resumido.
Verá el certificado correspondiente
Verá el informe de auditoría completo.
9. Ver auditoría y certificado
0. Si le han realizado una auditoría a alguno de sus Comités
Paritarios en fecha posterior al 01.01.2014, entonces la
auditoría se cargará en el sistema y Ud. y cualquier miembro
del comité podrá verla una vez que la auditoría haya sido
validada, también podrá ver el certificado bajarlo o
imprimirlo directamente.
1. Para ello ir al Menú principal y seleccionar la opción:
Certificación, allí le aparecerá algo similar a la Pantalla 18,
donde tendrá un listado de Comités certificados.
Allí podrá ver el informe de auditoría y el certificado.
Pantalla 18
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