Sistema ABC

Definición: Técnica de administración de inventarios que divide el inventario en tres grupos: A. B y C, en orden descendente de importancia y nivel de supervisión, con base en la inversión monetaria de cada uno.

Este método consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanente.El análisis de los inventarios es necesario para establecer tres grupos A.B. y C. los grupos deben establecerse con base al número de partidas (mercancías o productos) y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario está representado por el 20% de los artículos y el 80% de los artículos representan el 20% de la inversión.

Puede haber composiciones de 70/30 o 60/40 pero la generalidad es el 80/20.

Los artículos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversión y el 20% de los artículos, en el caso de una composición 80/20 y el 70% de la inversión en una composición 70/30. Con la misma idea deben integrarse los grupos B. y C.

Los artículos B, con un valor medio, abarcan un número menor de inventarios que los artículos C de este grupo y por último los artículos C, que tienen un valor reducido y serán un gran número de inventario.

Este sistema permite administrar la inversión en tres categorías o grupos para poner atención en el manejo de los artículos A, que significan el 80% de la inversión en inventarios, para que a través de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversión en inventarios, mediante una administración personalizada.

Los inventarios de categoría A deben ser administrados y atendidos permanentemente asignándoles su vigilancia y control a personas responsables que tengan conocimientos de administración de inventarios y de operación de la empresa. Los ahorros que se experimentan con esta administración son espectaculares en muchos casos.

Los inventarios de categoría B pueden sr atendidos y administrados con personal de segundo nivel y tal vez con sistemas que proporcionen la información de máximos y mínimos, puntos de reorden, etc.

Los inventarios de categoría C pueden ser atendidos y administrados a través del sistema establecido. No requieren generalmente una atención personalizada.

Etapas para la metodología ABC: 1.- Los artículos se clasifican en orden creciente o decreciente tomando como base el gasto anual promedio o la inversión anual 2.- Se suman los valores de todos los artículos de almacenes, obteniéndose la inversión total anual. 3.- El valor de todos los artículos se convierte en porcentaje de inversión anual. 4.- Los artículos se reparten en tres grupos: A, B, C

Aplicando este método puede mejorarse en forma importante la productividad de la empresa al disminuirse la inversión en inventarios y mejorarse la operación de la empresa.

Como ejemplo de la composición de un inventario 80/20 puede ser:

Concepto Valor % Núm. mercancías %

Artículo A 8 500 000 80% 140 20%

Artículo B 1 593 750 15% 210 30%

Artículo C 531 250 5% 350 50%

Total 10 625 000. 100% 700 100%

Como puede observarse en los artículos A con un valor de 8 500 000 representan el 80% de la inversión con 140 mercancías o productos que representan el 20% del total y así los artículos B tienen una composición de 15/30 y los artículos C 5/50. Estos dos últimos grupos pueden variar pero el grupo A debe en primer lugar determinar su composición.1

Ejemplo: tienes los siguientes datos de la empresa el comercial S.A de C.V se te pide resolver mediante el sistema ABC

Primero ordenamos la tabla, hacemos la suma del total, la cual será nuestro porcentaje de inversión anual y calculamos los porcentajes para cada artículo quedando como sigue:

núm. Artículos

costo anual

4 1815 80022 9523 625

1 J. Moreno Fernández (2004) administración financiera capital de trabajo, Editorial: CECSA

15 2536 1.541 23554 7.575 7582 13

núm. Artículos

costo anual

%

22 95000 40.14%75 75000 31.69%15 25000 10.56%4 18000 7.61%82 13000 5.49%54 7500 3.17%36 1500 0.63%15 800 0.34%23 625 0.26%41 235 0.10%

total 236660

Por ultimo repartimos los productos en los grupos A, B, y C quedando de la siguiente manera, y siendo este el resultado:2

inversión inventariogrupos costo anual % Núm. de los artículos %

a 170000 71.83 22.75 20b 56000 23.66 15. 4 .82 30c 10660 4.5 54. 36. 15 .23 .41 50

Punteo de reorden

Punto de reorden: Punto en el que se reordena el Inventario, expresado en días de tiempo de espera por el uso diario.

2 L.J. Gitman (2003) principios de administración financiera, pág. 501- 506 Edit. Pearson

El punto de reorden es una práctica bastante extendida en las empresas industriales y básicamente consiste en existencia de una señal al departamento encargado de colocar pedidos, indicando que las existencias de determinado material o artículo han llegado a cierto nivel y que debe de hacerse un nuevo pedido. El punto al que debe hacerse o la existencia que hay al hacerse el nuevo pedido debe ser aquel que permita, mientras llega el nuevo pedido, seguir produciendo o vendiendo las existencias. Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde una señal, papel o requisición colocada en los casilleros de existencias o en las pilas de costales, etc., colocadas a cierta altura o existencias, indicando que debe hacerse un nuevo pedido; hasta las formas más fortificadas en los programas de computadoras manejando los inventarios para que estos programas efectúen automáticamente el pedido de los materiales o artículos que hayan llegado a los niveles establecidos.La requisición viajera. Como sucede generalmente en las empresas que han fijado puntos de reorden existe la requisición viajera como complemento de este y su objetivo es el ahorrar mucho trabajo administrativo, pues de ante mano han sido fijados ya puntos de control y aprobaciones para que por este medio se finquen nuevos pedidos de compra y que no lleguen a faltar materiales o artículos de los inventarios de las empresas.

Para establecer la práctica de requisición viajera ha sido necesario estudiar previamente:

1.- El consumo diario, el tiempo de envió del pedido, el tiempo de surtido del proveedor.2.- El tiempo de transportación y entrega, el tiempo de recepción y revisión de calidad y el tiempo de almacenaje.

Existen dos sistemas básicos que usan perfectamente las requisiciones viajeras para reponer las existencias de órdenes por pedidos fijos. Y de resurtidos periódicos.

Órdenes o pedidos fijos. Bajo cualquier sistema de órdenes o pedidos se ordenara siempre la misma cantidad del material o artículo. El tiempo de poner la orden puede variar de acuerdo con las fluctuaciones en el uso del material o el artículo. El objetivo es poner la orden cuando la cantidad en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda máxima que pueda haber durante el tiempo que pase en llegar el nuevo pedido al almacén. Resurtidos periódicos. El sistema de resurtidos periódicos para reposición de los inventarios es muy popular principalmente cuando se tiene establecido un control perpetuo de los inventarios. Es conveniente examinar las existencias en periodos programados o establecidos en fechas definidas. La idea primordial bajo este sistema es ver las existencias

El problema que este sistema encierra es que en muchas ocasiones el manejar un sistema cíclico de reorden puede tener trampas escondidas. Una de estas, típicas es la dificultad de instalar los puntos de reorden y los niveles de inventario a causa

de tratar de adivinar el mercado y las ventas superiores o inferiores causan un destanteo que no puede tomarse para marcar una tendencia.3

El punto de reorden refleja el uso diario de los artículos del inventario de la empresa y el número de días que se necesitarán para hacer y recibir un pedido. Suponiendo que el inventarío se usa a una tasa constante, la fórmula para el punto de reorden es:

Punto de reorden = Días de tiempo de espera x Uso diario

Por ejemplo, si una empresa sabe que le toma 3 días hacer y recibir un pedido, y si usa 15 unidades del artículo de inventario por día, entonces el punto de reorden es de 45 unidades del inventario (3 días X 15 unidades por día). Por lo tanto, tan pronto como el nivel de inventarios del artículo caiga al punto de reorden (45 días, en este caso) se hará una orden en el EOQ del artículo. Si los estimados de tiempo de espera y uso son correctos, entonces el pedido llegará exactamente cuando el nivel de inventario alcance el cero. Sin embargo, los tiempos de espera y las tasas de uso no son precisos, por lo que las empresas deben mantener un inventario de seguridad (inventario extra) para prevenir agotamientos de inventario de artículos importantes.

MAX Company tiene un artículo de inventario del grupo A que es vital para el proceso de producción. Este artículo cuesta $1,500 y MAX utiliza 1,100 unidades del artículo durante el año. MAX desea determinar su estrategia de pedidos óptima para el artículo. Para calcular el EOQ, necesitamos los datos siguientes:

Costo de pedido por pedido $150Costo anual de mantenimiento por unidad $200

Sustituyendo en la ecuación 13.7, obtenemos:

El punto de reorden para MAX depende del número de días que MAX opera al año. Suponiendo que opera 250 días por año y utiliza 1,100 unidades de este artículo, su uso diario es de 4.4 unidades (1,100 / 250). Si su tiempo de espera es de 2 días y MAX desea mantener un inventario de seguridad de 4 unidades, el punto de reorden para este artículo es de 12.8 unidades ((2 x 4.4) + 4). Sin

3 J. Moreno Fernández (2004) administración financiera capital de trabajo, Editorial: CECSA

embargo, los pedidos se hacen sólo en unidades totales, por lo que el pedido se hace cuando el inventario cae a 13 unidades.

El objetivo para el inventario de la empresa es darle rotación tan pronto como sea posible sin tener faltantes de producto. La rotación de inventarios se calcula mejor dividiendo el costo de ventas entre el inventario promedio. El modelo EOQ determina el tamaño óptimo del pedido e, indirectamente, mediante el supuesto del uso constante, el inventario promedio. De esta manera, el modelo EOQ determina la tasa de rotación de inventarios óptima de la empresa, dados sus costos específicos de inventario.4

4 L.J. Gitman (2003) principios de administración financiera, pág. 501- 506 Edit. Pearson