Funcional – Costes - Compromiso

#sinergiaCRM

Pedro Álvarez(Jaume Albaigès)

Madrid, 8 de noviembre de 2012

• Jaume Albaigès y Pedro Álvarez (ambos TIC y 3r Sector)• Orientación en las ENL de nuevo a la ciudadanía, a las empresas, a

los fondos privados, … ¡a los datos!• Necesidades similares en cuanto al “ámbito CRM”

• Ineficiencias en campañas, altas y bajas, cobros, reporting, …• Presupuestos absolutamente limitados que no alcanzan para los

requerimientos de cada entidad• Ninguna aplicación (salvo excel ) con cuota relevante en la

cobertura de requerimientos CRM en el sector• El 3r Sector debería ser ejemplo de proyecto colaborativo

Origen de #sinergiaCRM

Incorporar (o potenciar) en las entidades del Tercer Sector soluciones (herramientas + metodología + procesos +

formación) de gestión de la relación (bidireccional) con las personas y organizaciones que las rodean (lo podemos llamar

“entorno CRM”).

El objetivo del proyecto es desarrollar una solución CRM estandard PARA el Tercer Sector... y DESDE el

Tercer Sector

Objetivo de la iniciativa #sinergiaCRM

• Común y específica del sector• Económica y potente• Para toda tipología de entidad no lucrativa• Abierta, sin dependencias, en la nube• Beneficios al sector (Asociación SinergiaCRM)

La solución #sinergiaCRM

Profesionales del sector han revisado el funcional de la aplicación: Carlos Capote (Amnistía Internacional), Xavi Casanovas (Cristianisme i Justícia),

Víctor Pinto (ex-Dianova), Ramon Bartomeus (iWith.org), Ferran Busquets (Arrels)

El proyecto será común… o no será

Entidades han apoyado el proyecto desde los inicios (Amics de la Gent Gran, Adsis, Arrels, Fundació per la Pau, Iwith.org, ECAS, CAB…)

y ayudado en la difusión (Hazloposible, FLV, AEFr, Taula 3r Sector, EAPN, …)

¡¡¡Gracias!!!

• Planteamiento a entidades cercanas y con alguna necesidad en el ámbito CRM.

• Máxima difusión del proyecto (boletines, web, visitas, RRSS, presentaciones BCN y Madrid, participación en eventos, ...) y la que podáis aportar cada un@ de vosotr@s.

• Generación del documento Funcional y revisión.

• Solicitud de ofertas a proveedores tecnológicos.

• Y primera versión del BP, y contactos con posibles mecenas, y …

Tareas desarrolladas

FUNCIONAL¿Qué hará #SinergiaCRM?

(toda la info la tenéis en la web, adjunta al formulario de compromiso)

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• En la nube – SaaS (Software as a Service)• Unifica datos, procesos y canales de la entidad

• “Open Source”, código disponible• Multiidioma (inicial castellano y català)

• Multinavegador (Chrome, Firefox, Explorer...)• Modular (comprensión, actualización, ampliación)

• Control de accesos, seguridad y “tracking”• Cumplimiento LOPD / seguridad de la información

• Flexibilidad para la integración de datos

Arquitectura

• Trazabilidad de todo proceso con los contactos• Accesibilidad a toda la información (según perfil)

• Incorporación de adjuntos• Automatización (básica) de procesos

• Capacidad de filtro por múltiples campos• Calendario y agenda (eventos, campañas, acciones)• Integridad de la información / sin extraer ficheros

• Manual de usuario contextual y documento• Parametrización de categorías y de estructura

Básicos de la aplicación

• Base de datos única de contactos (con diferentes roles)• Parametrización de la ficha de contacto• Relaciones complejas entre registros

• Gestión de “marcas” o registros destacados

Pendiente de propuestas y estructura de costes:

• Normalización de nombres y direcciones• Validación de CP, teléfono, email, …

• Enriquecimiento con tipologías comportamentales

Tratamiento de la información

Cobros

• Formularios para el alta• Alta de cuotas (generación de pagos futuros y N19)

• Métodos de cobro: tarjeta, domiciliación, paypal, ¿SMS?• Gestión de donativos puntuales (y fichero cargos en cta)

• Gestión de devoluciones, impagos, bajas• Generación modelo 182 y canales de distribución

• Trazabilidad de todo donativo/cuota (origen, destino, ...)• Modularidad (uso en venta de entradas, productos, ...)

Subvenciones

Módulo complementario, sin complejidad prevista en esta primera fase

• Alta de convocatorias• Gestión del proceso (acciones, alertas)

• Incorporar documentos• Cierre (estado, conclusión)

Campañas

• Creación de campañas / briefing• Adjuntar documentación

• Generación y gestión de targets de la campaña• Planificación y ejecución• Gestión de la respuesta

• Tracking en el histórico de los registros de campaña• Uso de histórico de target para nuevas campañas• Uso de histórico de briefing para nuevas campañas

• Cierre y conclusiones

Eventos

• Creación del evento• Adjuntar documentación

• Generación y gestión de targets de la campaña• Planificación y ejecución de convocatoria• Venta de entradas (módulo de cobros)

• Gestión de asistentes• Tracking en el histórico de invitados y asistentes• Uso de histórico de target para nuevos eventos• Uso de histórico de briefing para nuevos eventos

• Cierre y conclusiones.

Acciones

Llamadas, visitas, correos, notas, …

• Creación y planificación• Alertas / avisos

• Automatización de procesos• Asignación contacto o grupo

• Seguimiento y evolución de la acción• Tracking en la ficha de contacto

• Gestión de “invitaciones” para no usuarios

Canales de comunicación

Cada uno de ellos con un nivel de integración diferente

• Correo electrónico• Boletines / Newsletter• Formularios / encuestas

• Redes Sociales• Mailing / Carta

• SMS / Whatsapp (¿?)• Teléfono / Telemarketing

• Generación de target y asignación de canal• Histórico / trazabilidad de contactos (in/out)

Proyectos

Módulo complementario, sin complejidad prevista en esta primera fase

• Creación/alta• Incorporación al calendario de actividades

• Asignación de proyecto (a donativo, a socio, ...)• Gestión (notas, evol. participantes, ingresos, ...)

• Cierre

Informes y Consultas

• Acceso al 100% de la información existente• Disponibilidad de informes básicos

• Disponibilidad de informes por canal• Creación de informes propios abiertos• Parametrización (tiempo, geográfica, ...)

• Información agregada en ficha de contacto• Exportación de informes a formatos estándar

Alojamiento y soporte

• Soporte técnico y funcional• Acceso desde cualquier entidad

• Atención telefónica o correo electrónico• Horario de oficina, de lunes a viernes

• Wiki o foro de usuarios• Copias de seguridad• “Disaster recovery”

• SLA (Service Level Agreement)• Alojamiento dimensionado

• Manual de usuario – contextual y doc -

#sinergiaCRM cubre un porcentaje muy importante de las necesidades de las entidades potenciales usuarias...

... evolucionará a voluntad de las entidades…… y permitirá incorporar módulos “ad hoc” para cubrir necesidades específicas de cualquier entidad.

ESCENARIO ECONÓMICO¿Cuánto cuesta? ¿Cómo se paga? ¿Qué costará a las entidades?

Beneficios de incorporarse ya al proyecto

El coste de desarrollo de #sinergiaCRM puede establecerse en

aproximadamente 60.000€

(con este importe, la herramienta sería una realidad)

El rango de costes de alojamiento, soporte y estructura #sinergiaCRM

puede establecerse entre 35.000€ y 120.000€.

(dependerá del número y tipología de entidades participantes, de los canales de atención a implementar, del soporte externalizado o desde la propia Asociación Sinergia, …)

Costes aproximados

Utilizamos el volumen anual de recursos económicos gestionados como base para la tarificación de la solución para las entidades

Tarifas #sinergiaCRM para entidades

Presupuesto entre... y... Cuota mensual Cuota anual

250.000 € 100 € 1.200 €

250.000 € 500.000 € 150 € 1.800 €

500.000 € 1.000.000 € 250 € 3.000 €

1.000.000 € 2.500.000 € 400 € 4.800 €

2.500.000 € 5.000.000 € 500 € 6.000 €

5.000.000 € 10.000.000 € 750 € 9.000 €

10.000.000 € 25.000.000 € 1.000 € 12.000 €

25.000.000 € 2.000 € 24.000 €

(aproximadamente… pueden cambiar a la baja si se consiguen muchos apoyos o si mecenas)

Las tarifas presentadas incluyen (para cada año, renovable):

• Funcionalidad completa de la herramienta• 50 usuarios

• Sin costes adicionales de ningún tipo• Alojamiento y copias de seguridad• Administración desde la entidad

• Soporte a usuarios

NO incluye la integración de los datos (¡flexibilidad!)

Tarifas #sinergiaCRM para entidades

• Pago anticipado de la anualidad• Desembolso en 4T de 2012 o 1T de 2013• Cuota de alta: dos cuotas mensuales

• Posibilidad aportación superior (cubriría cuotas o servicios futuros)

• Gestión contractual con la Asociación SinergiaCRM

Condiciones del escenario económico

COMPROMISO Y ARRANQUE¿Qué significa comprometerse en el proyecto? ¿Cómo hacerlo?

¿Qué pasos debe dar el proyecto a continuación?

Necesitamos el compromiso de un número suficiente de entidades para arrancar.

Según los costes y tarifas previstos¡#sinergiaCRM ES ABSOLUTAMENTE VIABLE!

• Pertenecer a la Asociación #SinergiaCRM

• Acceso prioritario a nuevas versiones, módulos, mejoras...

• Formación genérica gratuita el primer año

• Programa de afiliación: 10% de descuento del importe que abonen las entidades aportadas; para siempre

(mientras la otra entidad permanezca) y con el límite inferior de no pagar cuota

Beneficios del compromiso inicial

Form

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información de la entidad

información de persona

representante de la entidad

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Coste previsto según volumen de recursos (2011) y momento previsto de pago

(si arranca #sinergiaCRM)

Resto de condiciones del compromiso

Documento de funcionalidad prevista

Permiso para dar visibilidad al

compromiso (y apoyo)

Concretar los apoyos y compromiso desde las entidades del sector para la puesta en marcha.

EL LÍMITE PARA LA DECISIÓN ES EL 30/11/2012

NO hay compromisos suficientes cerrar proyecto

SÍ los hay constituir Asociación SinergiaCRM, decidir proveedor, recoger más compromisos, arrancar el proyecto

Siguientes pasos...

#sinergiaCRMinfo@sinergiacrm.org

@sinergiaCRMwww.sinergiacrm.org

Seguirnos, contactar y participar