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ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FACULTADES DE ADMINISTRACIÓN ASCOLFA

Exámenes de Calidad de la Educación Superior

(CONTRATO 128 ANTECEDENTES Y CONSIDERACIONES)

SABER PRO

PROPUESTA MARCO DE REFERENCIA

MÓDULO GESTIÓN DE ORGANIZACIONES

Dr. Orlando Salinas Gómez - Coordinador Académico ASCOLFA

Equipo de trabajo:

Dr. José Luis Sandoval – CESA

Dr. Iván Darío Lobo – Universidad de los Andes

Dr. Orlando Salinas Gómez – Universitaria

Bogotá, D.C. Agosto 29 de 2012

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MÓDULO GESTIÓN DE ORGANIZACIONES Presentación Desde el 2004, año en el cual se empezó a aplicar en Administración las pruebas

conocidas como Exámenes de Calidad de la Educación Superior (ECAES) se han

evaluado componentes disciplinares básicos, estructurándose en el 2010 los

componentes de Economía y Finanzas (15%), Mercadeo (15%), Producción y

Operaciones (15%) y Administración y Organizaciones (40%). En este último

componente la perspectiva de análisis consistía en entender a las organizaciones

como entes sociales vivos y complejos, cuyo estudio debe abordarse desde una

perspectiva sistémica.1

A partir de ese concepto inicial se trabajó en tres temas principales que fueron: dirección, gerencia y gestión humana. Teniendo en cuenta estos antecedentes para la nueva prueba Saber Pro, se seleccionó el módulo de Gestión de Organizaciones como objeto de evaluación por cuanto permite que varios profesionales de distintas disciplinas entiendan la gestión como una capacidad conducente a que las organizaciones consigan sus objetivos, sean más productivas y contribuyan a la generación de bienestar –en el sentido amplio del término- a través de la interacción de las personas.. El presente documento está dividido en cuatro partes. La primera aborda la naturaleza de las organizaciones como objeto de estudio, haciendo énfasis en los elementos que las componen y en las premisas sobre la organización con base en las cuales se desarrolla la prueba. La segunda parte define y resalta la relevancia de la gestión organizacional para aquellos profesionales cuyo ámbito de desempeño transcurre primordialmente en las organizaciones. En la tercera parte se explican las premisas con base en las cuales se evalúan –para efectos de la prueba- las competencias en gestión de las organizaciones. Finalmente, en la cuarta parte se presentan ejemplos de los tipos de preguntas que pueden elaborarse para evaluar dichas competencias. La gestión efectiva es una necesidad inherente para cualquier organización, independientemente de su naturaleza o del sector al cual pertenezca. Dicha efectividad, en última instancia, está determinada por la capacidad que aquellos que dirigen a las organizaciones para optimizar el uso de los recursos y gestionar adecuadamente las relaciones sociales entre los individuos.

1 Véase el Marco de Referencia de los Exámenes de Estado de Calidad de la Educación Superior en

Administración (ECAES) (SABER PRO) elaborado por ASCOLFA y publicado conjuntamente por el ICFES en el 2010. Se recomienda específicamente consultar las bases conceptuales del componente de Administración y Organizaciones; páginas 115-120.

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1. LA NATURALEZA DE LAS ORGANIZACIONES El mundo contemporáneo es una interrelación compleja de un sinnúmero de organizaciones. En efecto, las organizaciones del gobierno, las empresas privadas y las organizaciones de la sociedad civil (como iglesias, cooperativas, ONG, etc.) conforman un conjunto amplio de entes sociales de los cuales todos los individuos hacemos parte. Así, la empresa es una clase de organización asociada tradicionalmente con la racionalidad económica y con la maximización de beneficios. Prácticamente todas las organizaciones existentes son susceptibles de ser gestionadas. Por una parte, las organizaciones están en constante interacción con las dimensiones política, social, económica, ambiental y cultural del contexto en el cual se desempeñan. Por otra comparten características comunes e interrelacionadas que las configuran como sistemas abiertos (esto es, sistemas que están en permanente intercambio e interacción con el entorno del cual hacen parte). Dichas características pueden sintetizarse, de manera descriptica, así:

a. Tamaño: Dimensiona variables como el número de trabajadores o el nivel de

activos. En Colombia, por su tamaño las empresas se clasifican como

microempresas, pequeñas, medianas y grandes empresas.

b. Complejidad: Es el conjunto de interrelaciones entre los elementos que

componen a la organización, o entre estos y el entorno.

c. Cultura: Son las formas de actuación, costumbres, creencias,

comportamientos, lenguaje, símbolos, historia, relaciones formales e informales

del grupo de personas que caracterizan la organización y la distinguen de

otras. Está sustentada en normas, creencias y valores.

d. Naturaleza social: Toda organización está conformada por personas en

constante interacción unas con otras.

e. Estructura: Es la forma en que la organización establece sus relaciones

formales e informales de acuerdo con sus niveles de autoridad, estructuras de

poder, división del trabajo, procesos, funciones y responsabilidades tanto

individuales como de grupo, para conseguir los objetivos.

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f. Objetivos: Son los logros propuestos por la organización para alcanzar su

desarrollo. Comúnmente se relacionan con rentabilidad, crecimiento,

sostenibilidad e innovación.

g. Interacción con el entorno: Toda organización se entiende como un conjunto de

elementos interrelacionados que conforman un todo para conseguir objetivos

comunes. Por consiguiente, toda organización se interrelaciona con un entorno

político, económico, social, ambiental y cultural; el entorno actual se entiende

como globalizado en el sentido de que los cambios mundiales de toda índole

afectan directa o indirectamente el desempeño de las organizaciones. Por

ende entre la organización y el entorno hay relaciones de interdependencia y

por ello se afirma que toda organización, como sistema abierto, actúa en

entornos competitivos globales.

h. Procesos: Son el conjunto de actividades que se asocian a la forma en que la

organización trabaja para crear un producto (bien o servicio) que represente

valor para el cliente, usuario o beneficiario, a partir del uso de unos recursos y

en consonancia con las expectativas sociales.

i. Capacidad de aprendizaje: Las personas de la organización aprenden de la

experiencia y, en tal sentido, configuran su historia propia. Por implicancia,

también las organizaciones son potencialmente capaces de aprender a partir

de la evaluación sistemática de los resultados obtenidos a la luz de las metas

planteadas.

A manera de síntesis, la perspectiva que se adopta acerca de las organizaciones en el presente documento, el cual guía el diseño del componente de organizaciones para la prueba, parte de las siguientes proposiciones sustantivas:

1. El objeto de estudio de la administración son las organizaciones. 2. Los estudios organizacionales obligan la adopción de una perspectiva

multidisciplinaria. 3. Las organizaciones son entes sociales o sea un conjunto de personas que

se interrelacionan para buscar un objetivo común. 4. No existe un solo tipo de organización. 5. La empresa es un tipo de organización. 6. La teoría organizacional recorre perspectivas económicas, políticas,

sociales, ecológicas, tecnológicas y culturales. 7. Toda organización posee características comunes relacionadas con el

tamaño, estructura, objetivos, cultura, naturaleza, procesos y aprendizaje.

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8. Toda organización es un sistema dinámico y abierto, lo cual significa que interactúa con el entorno.

9. Toda organización requiere ser gestionada para obtener los objetivos comunes que persigue.

10. Es necesario desarrollar competencias profesionales para optimizar la gestión de las organizaciones.

En tal sentido, describir, explorar, entender, analizar y transformar las organizaciones hace parte de las formas sistemáticas de explicar su naturaleza y comportamiento. Estas formas configuran lo que comúnmente se denomina teorías organizacionales que constituyen perspectivas múltiples de abordaje del estudio de las organizaciones. El análisis de las organizaciones requiere de enfoques plurales que den razón de la estructura, composición y relaciones comportamentales de las personas que cohesionan las organizaciones. Ello lleva consigo su reconocimiento como entes sociales complejos que conforman un sistema dinámico y abierto al interactuar con su entorno. Vistas de esta forma, las organizaciones como objeto de estudio no solo son algo interesante sino obligatorio dentro de la formación profesional, pues es en el marco organizacional donde se despliegan múltiples disciplinas. La búsqueda de la efectividad en la consecución de objetivos, la toma de decisiones, la gestión de recursos, la articulación de grupos de trabajo, las estructuras dinámicas y muchos otros tópicos tienen como escenario natural las organizaciones entendidas como sistemas abiertos que interactúan con otras en un mundo competitivo. Lo anterior implica que la comprensión de las organizaciones en cuanto a su naturaleza, sus características, sus problemáticas y las formas como pueden gestionarse, son tópicos comunes y relevantes para un buen número de disciplinas. Ello convierte al campo de los estudios organizacionales en uno intrínsecamente interdisciplinario y exige, de varios tipos de profesionales, el desarrollo de competencias que faciliten y mejoren el desempeño en el ámbito organizacional. Por consiguiente, como se abordará a continuación, la gestión de organizaciones es, en esencia, la aplicación –en la toma de decisión- de elementos, teorías, herramientas (e incluso, según algunos autores, algo de intuición) para obtener los resultados esperados a partir de la optimización del uso de los recursos. Mencionado de otra manera, significa utilizar el conocimiento administrativo para alcanzar objetivos de eficacia y eficiencia en contextos determinados.

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2. LA GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES La gestión es la capacidad de una organización para conseguir sus objetivos

teniendo en cuenta los recursos disponibles. Esta categoría relaciona eficacia con

eficiencia permitiendo evaluar el desempeño del equipo de trabajo, el liderazgo de

su dirección, la implementación de estrategias para la consecución de objetivos y

los niveles de satisfacción de los stakeholders (grupos de interés) que interactúan

con la organización.

La gestión involucra competencias asociadas con toma de decisiones, utilización

del proceso administrativo, diseño de estrategias competitivas y cooperativas,

optimización del uso de recursos y uso de indicadores de medición para comparar

objetivos propuestos con resultados alcanzados.

El gestor de organizaciones es una persona que tiene en cuenta variables

externas e internas para dimensionar la capacidad de la organización de cumplir

con sus procesos misionales. Ello implica que la gestión como práctica debe

garantizar las acciones efectivas para optimizar los recursos físicos, financieros,

tecnológicos, logísticos y humanos para alcanzar los objetivos formulados y

generar impactos positivos en el desarrollo de la sociedad. En esencia, la gestión

de organizaciones se ocupa de establecer los procesos con los cuales se

consiguen los objetivos con una mejor combinación de esfuerzos y recursos.

En síntesis, la gestión de las organizaciones se debe interpretar como la

capacidad de formular y ejecutar las acciones que interrelacionan el trabajo

humano con los recursos limitados existentes, con el fin de lograr los objetivos

fundamentales propios de la organización. La gestión emplea herramientas e

instrumentos que involucran los procesos internos y externos de la organización.

3. EVALUACIÓN DE LAS COMPETENCIAS EN GESTIÓN DE ORGANIZACIONES

Como ya se mencionó, la gestión organizacional abarca no solo el conocimiento sobre los elementos y dimensiones mencionados a lo largo de este documento, sino también –en igual nivel de importancia- la capacidad para aplicar ese saber. Por ello, la gestión puede concebirse como una práctica evaluable en términos de competencias. Su importancia capital para la educación superior reside en que los profesionales egresados de Instituciones de Educación Superior se ocupan en organizaciones existentes o crean sus propias organizaciones. Indistintamente de

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si son empleados o propietarios, deben tener la capacidad de gestionarlas para que sean productivas, rentables, perduren y crezcan. Lo anterior significa, como ya fue señalado, que profesionales de diversas disciplinas, siempre estarán vinculados a la gestión de las organizaciones. Ya sea como emprendedor, gestor de su propia empresa, empleado de una organización, líder social, gerente, líder de proceso, etc. cualquier profesional enfrenta, a lo largo de su carrera, la responsabilidad de contribuir al logro de resultados a través de la interacción con otras personas. De acuerdo con lo anterior las competencias específicas relacionadas con el módulo “Gestión de organizaciones” son los elementos disciplinares que se consideran fundamentales o básicos para los grupos de programas de las Ciencias Económicas y Administrativas y para otros programas como Ingeniería Industrial o cualquier otro para el cual la organización sea el ámbito central de desempeño. Dichas competencias son:

1. Conocer las características que poseen las organizaciones como objeto de estudio multidisciplinar. Esta competencia implica identificar los elementos que caracterizan a una organización como son los objetivos, la estructura, la cultura, el tamaño, entre otros (ver numeral 1) y comprender la manera como se relacionan. También implica la comprensión de los principales aportes de las teorías organizacionales que fundamentan los estudios de la organización, así como el aporte que diversas disciplinas al estudio de las organizaciones. Como ejemplo pueden mencionarse tres de esas disciplinas. En primera instancia, comprender los aportes de la psicología para entender el comportamiento de las personas en la organización, interpretar el comportamiento del consumidor, asociar aspectos motivacionales a la consecución de resultados, valorar la influencia del liderazgo en la ejecución, entre otros elementos. En segunda instancia, comprender el rol de la sociología para interpretar el rol de las organizaciones en contextos socioeconómicos determinados y valorar la influencia de variables sociológicas en la productividad. Finalmente, analizar cómo la economía permite interrelacionar aspectos de política e historia económicas, y variables macro y micro, con el desempeño organizacional.

2. Comprender los elementos del proceso administrativo, su funcionamiento y cómo se relacionan entre sí, en el marco del desempeño de las organizaciones. Esta competencia se relaciona con la capacidad del gestor de organizaciones para interrelacionar los elementos constitutivos del proceso administrativo: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Planear significa fijar unos objetivos y diseñar un plan para conseguirlos. Organizar significa proveer a la organización de todos los recursos necesarios para su funcionamiento. Dirigir significa ejercer la autoridad para tomar decisiones y liderar personas. Coordinar es la

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capacidad de articular esfuerzos para el cumplimiento de tareas determinadas; y controlar se entiende como la capacidad de monitorear y hacerle seguimiento a la gestión, a través de indicadores, para garantizar que las actividades de la organización responden a los objetivos planeados.

3. Comprender los fundamentos que impulsan los procesos de cambio organizacional en entornos competitivos. Esta competencia implica comprender la capacidad de las organizaciones tanto para adaptarse al entorno (i.e. modificar su actuar en función de variables externas e internas) como para cambiar el entorno del cual hacen parte. En función de la capacidad de adaptación o cambio de la organización es fundamental entender cómo los factores externos e internos inciden en el cambio organizacional, así como las barreras o resistencias que impiden que dicho cambio se lleve a cabo. Adicionalmente, es también importante entender el rol que juegan la historia y los patrones de conducta como potenciadores o inhibidores del cambio.

GESTIÓN DE ORGANIZACIONES

EJEMPLOS DE PREGUNTAS

1. En la gestión de las organizaciones influyen elementos del macro-entorno y

por ello los gerentes deben monitorearlos para identificar oportunidades y

amenazas corporativas. Sobre algunos de estos elementos se puede tener

control y sobre otros no. De los siguientes elementos, no se puede tener

control directo sobre

A. los volúmenes de importaciones y exportaciones. B. las políticas de devoluciones a proveedores. C. las estrategias de comercialización con distribuidores. D. la globalización de los mercados en los cuales se desarrolla la compañía.

Qué evalúa Clav

e AFIRMACION EVIDENCIA

Conocer las características que poseen las

organizaciones como objeto de estudio

multidisciplinar.

Reconoce los aportes de diversas

disciplinas en la comprensión de

los estudios organizacionales D

Justificación: El propósito de la pregunta es que el estudiante reconozca que existen factores macro y microeconómicos que inciden en el desempeño de las organizaciones. Específicamente, la pregunta evalúa si el estudiante comprende que una manera de impactar dicho desempeño tiene

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que ver con la mayor o menor capacidad que tiene la gerencia para controlar algunos de esos factores. De las opciones presentadas, la globalización de los mercados es eminentemente una característica que responde a decisiones políticas de carácter internacional. En consecuencia, debido a la magnitud y alcance de ese factor, es posible afirmar que es el único elemento de los cuatro listados que supera la capacidad de acción y decisión directa de un gerente.

2. En 1920 se creó una empresa de alimentos como resultado de la fusión de pequeñas empresas chocolateras que buscaban aprovechar las economías de escala, la autorregulación de la competencia y la unificación de precios. Hasta la década de 1970 la compañía se expandió comprando las empresas competidoras en el país. Por razones políticas en 1978 la compañía hizoun intercambio de acciones con empresas del sector de la construcción y financiero, y con otras nueve compañías de otros reglones de la economía, dando origen a un importante grupo empresarial. De acuerdo con esta información, en sus dos momentos históricos la compañía realizó A. fusiones e integración vertical y luego alianzas estratégicas e integración

horizontal. B. adquisiciones e integración horizontal y luego integración vertical. C. empresa conjunta e integración vertical y luego integración horizontal. D. integración horizontal y luego desarrollo por conglomerados.

Qué evalúa Clave

AFIRMACION EVIDENCIA

Conocer las características que poseen las

organizaciones como objeto de estudio

multidisciplinar.

Establece los principales aportes

de las teorías organizacionales

que fundamentan los estudios de

la organización.

D

Justificación: El propósito de la pregunta es evaluar la familiaridad que el estudiante tiene con conceptos propios de las teorías organizacionales. En este caso particular se busca evaluar si el estudiante reconoce las diferencias entre conceptos como alianzas, fusiones, adquisiciones e integraciones. De acuerdo con la información que presenta el enunciado, en la primera etapa del caso la empresa realizó integración horizontal al comprar empresas del mismo sector. En la segunda etapa, la empresa se desarrolla por conglomerados al comprar e intercambiar acciones con empresas de sectores no necesariamente relacionados con su actividad económica.

3. Dos empresas dedicadas al ramo de seguros se fusionaron en una sola compañía para tener acceso a un mercado más amplio, incrementando su portafolio de productos y su patrimonio. Luego, para ampliar aún más sus

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actividades y fortalecer su imagen corporativa, dicha compañía estableció una alianza con una empresa líder del sector a nivel internacional. Lo anterior indica que esta compañía, con el fin de desarrollar sus operaciones, adoptó una orientación A. de unidades estratégicas de negocio. B. de subcontratación o Outsourcing. C. de concesiones y franquicias. D. de asociaciones o Joint Venture.

Qué evalúa Clave

AFIRMACION EVIDENCIA

Conocer las características que

poseen las organizaciones como

objeto de estudio multidisciplinar.

Establece los principales aportes de las

teorías organizacionales que

fundamentan los estudios de la

organización.

D

Justificación: El propósito de la pregunta es evaluar si el estudiante reconoce el concepto de Joint Venture. A la luz de la información que presenta el enunciado, cuyo eje relevante está en la decisión de la nueva compañía fusionada de establecer una alianza con una empresa líder del sector, la orientación adoptada por la compañía corresponde precisamente al dicho concepto, pues el trabajo conjunto con compañías externas para buscar desarrollos de cualquier tipo sin que dicho trabajo implique la pérdida del control accionario,corresponde al concepto de asociaciones Joint Venture. Aun cuando en el enunciado no se ahonde en algunos otros detalles propios de este tipo de asociación, es la única opción posible en comparación con las demás alternativas.

4. Una compañía ha tenido un gran éxito en la producción y comercialización de bienes de consumo masivo. Ante el crecimiento de la competencia ha decidido desplegar un gran esfuerzo en la investigación y desarrollo de nuevos productos propios, incluso en alianza con otras empresas. En estas circunstancias, la mejor estructura organizacional que podría adoptarse sería

A. matricial. B. por proyectos. C. unidad estratégica de negocios. D. funcional.

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Qué evalúa Clave

AFIRMACION EVIDENCIA

Comprender los elementos del proceso

administrativo, su funcionamiento y cómo

se relacionan entre sí, en el marco del

desempeño de las organizaciones

Relaciona la planeación con la forma

como se deben articular los elementos

de la organización para conseguir los

resultados propuestos.

B

Justificación: El propósito de la pregunta es que el estudiante reconozca el concepto de estructura

y, más específicamente, que pueda diferenciar qué estructuras responden de manera más

adecuada a ciertas características organizacionales. Ante las condiciones que plantea el

enunciado, que manifiestan la intención de la empresa de desarrollo de nuevos productos a través

de investigación y desarrollo, la estructura más pertinente a adoptar es aquella orientada por

proyectos, debido –entre otras razones- a que es la que mayor flexibilidad permite para que esos

desarrollos puedan lograrse.

5. “Con el objetivo de penetrar el mercado de los EEUU dentro del marco del TLC, hemos hecho todo tipo de estudios sobre la forma como opera la competencia y las regulaciones que se necesita cumplir. Sin embargo hemos tenido muchas dificultades para tener éxito”, dijo el gerente de una empresa de confecciones. El gerente está olvidando que para lograr ese cambio, además de los estudios que han realizado, se debe prestar especial atención a

A. las estrategias de la competencia. B. los precios internacionales. C. las disposiciones legales que rigen los mercados externos. D. la estructura y procesos internos de la organización.

Qué evalúa Clave AFIRMACION EVIDENCIA

Comprender los fundamentos que impulsan los procesos de cambio organizacional en entornos competitivos.

Identifica los factores externos e internos que impactan el cambio en una organización

D

Justificación: El análisis de procesos de cambio debe incluir factores externos e internos. Dentro de los factores externos son los estudios de competencia y regulaciones legales, las cuales ya se hicieron según se afirma en el enunciado. Faltaría tener en cuenta los factores internos, a veces más determinantes aún que los anteriores.

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