Diplomado en ALTA GERENCIA

Mauricio Arias Toro

Instructor

SESION No. 1

Octubre 17 de 2012

Definiciones

Definicin de Gerencia de Proyectos

Por qu usar la Gerencia de Proyectos?

Historia de la Gerencia de Proyectos

El PMI

Metodologa de la Gerencia de Proyectos

Procesos

Principios

reas de conocimiento

Estructura Analtica del Proyecto

Definicin y objetivos

Criterios para elaborar la EAP

Niveles de la EAP

Caractersticas del Lote de Trabajo

2

Redes y Cronogramas de Actividades

Historia y definiciones

Red de Actividades

Ruta Crtica

Malla de Hitos y Puntos de Control

Productos y Pasos

Precedencias parciales

Riesgos de la Gerencia de Proyectos

Anlisis y gestin de riesgos

Medidas para administrar los riesgos

Errores Comunes en la Gerencia de Proyectos.

3

Tabla de Anlisis Organizacional

Definicin y propsito

Ejemplo

Interaccin EAP / TAO

Presentaciones del Instructor.

Ejercicios entre los participantes.

Presentaciones por los participantes.

Lecturas de artculos recomendados.

Examen Final.

4

CELULARES

Cumplimiento de horarios Descanso de 15 minutos.

Participacin en ejercicios

5

Por ejemplo:

Con respecto al tema.

Sobre la metodologa.

Asociadas a la bibliografa. Relacionadas con el instructor.

Concentradas en la evaluacin.

6

7

Bibliografa sobre Gerencia de Proyectos:

o Biblioteca Virtual ISSUU

Pginas WEB:

www.pmi.org

http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200#libros

http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569

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http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-de-proyectos-3115569

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Definicin: la Gerencia de Proyectos es una DISCIPLINA para asegurar el xito en manejar la calidad, los costos y la oportunidad de las iniciativas nicas y permitir la adecuada utilizacin de las personas y los recursos involucrados.

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Definicin del PMI: La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

Dirigir un proyecto por lo general implica:

o identificar requisitos,

o abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los

interesados segn se planifica y efecta el proyecto,

o equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se

relacionan, entre otros aspectos, con:

el alcance, la calidad, el cronograma, el presupuesto, los recursos y

los riesgos.

Fuente: PMI PBOK 4 edicin.

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Cules son las caractersticas diferenciadoras de los proyectos?

12

TEMPORALIDAD: los proyectos siempre tienen una fecha lmite y por

tanto, persiguen un objetivo transitorio.

CARCTER NICO, NO REPETITIVO: las actividades y los objetivos de un

proyecto son esencialmente nicos y no repetitivos. Actividades o tareas

rutinarias que se realizan con carcter sistmico (semanal, mensual,

etc.) no son proyectos.

OBJETIVOS ESPECFICOS Y MEDIBLES: los objetivos se establecen de

manera delimitada. El xito o fracaso de un proyecto se mide en funcin

del grado de cumplimiento de los objetivos.

RESTRICCIONES ESTRICTAS DE DESEMPEO, TIEMPO Y RECURSOS: los

proyectos tienen requisitos de desempeo que cumplir, fechas de inicio y

finalizacin (calendario) y estn sujetos a limitaciones de recursos y

costos (presupuesto).

Cules son las caractersticas diferenciadoras de los proyectos?

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CARCTER MULTIDISCIPLINARIO: los proyectos

implican por lo general a personas y recursos

de distintas reas funcionales (y muchas veces

de distintas empresas).

Qu es un Proyecto?

Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se utilizan para generar un PRODUCTO nico o SERVICIO en particular.

Comparacin entre Trabajos OPERATIVOS y Trabajos en PROYECTOS.

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Trabajos OPERATIVOS Trabajo en PROYECTOS

PERSIGUEN OBJETIVOS:

Realizados por personas,

recursos limitados, actividades

planificadas y controladas

ACTIVIDADES OPERATIVAS:

Continuas y repetitivas

ACTIVIDADES PROGRAMADAS:

Temporales y nicas, a cualquier nivel

organizacional, desarrollan planes

estratgicos de la organizacin.

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1. Entregar Informacin Gerencial precisa.

2. Mantener la utilizacin de Recursos en tiempo real.

3. Administracin saludable del portafolio de proyectos.

4. Ventaja competitiva dentro del mercado.

5. Reducir los costos operacionales.

6. Introducir mejores prcticas y metodologas probadas.

7. Facilitar la Transicin Organizacional.

8. Incrementar la Satisfaccin de Clientes.

9. Manejar modelos y proyectos con riesgos altos.

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Los proyectos se inician sea para tomar ventaja de una OPORTUNIDAD o para resolver un PROBLEMA.

Por ejemplo:

Colocar o posicionar un producto en el mercado. Responder al requerimiento de un CLIENTE por un nuevo servicio o

producto. Trasladar las sedes administrativas u operativas/productivas de una

empresa. Mejorar la atencin de quejas y reclamos. Responder adecuadamente y dentro de los tiempos a requerimientos

legales. Implantar un cambio organizacional. Montar un nuevo sistema de informacin. Etc. Etc.

Algunas personas argumentan que la administracin de proyectos comenz con las pirmides de Egipto, otros que fue con la construccin de la Gran Muralla China.

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La mayora de las personas consideran que la administracin moderna de proyectos se inici con el Proyecto Manhattan.

En la segunda mitad del siglo XIX, el mundo empresarial comenzaba a ser ms complejo.

Por ejemplo, en los Estados Unidos, el primer proyecto verdaderamente grande del gobierno fue el ferrocarril transcontinental, cuya construccin comenz en 1870.

De repente, los lderes empresariales debieron enfrentarse a organizar el trabajo manual de miles de trabajadores, adems del procesamiento y montaje de las materias primas en cantidades sin precedentes.

Entre finales del siglo XIX y principios del XX, Frederick Taylor (18561915) comenz a realizar estudios detallados del trabajo. Aplic el razonamiento cientfico y demostr que el trabajo puede analizarse y mejorarse si se centra en las partes fundamentales.

18

Taylor present el concepto de trabajar con ms eficiencia en lugar de ms esfuerzo y tiempo. La inscripcin en la tumba de Taylor en Filadelfia avala su lugar en la historia de la administracin: "El padre de la administracin cientfica".

El socio de Taylor, Henry Gantt (18611919), estudi detalladamente el orden de las operaciones en el trabajo. Estudi la construccin de embarcaciones para la marina durante la Primera Guerra Mundial.

Sus diagramas de Gantt muestran las tareas de proyecto en su lado izquierdo y barras grficas correspondientes a las duraciones de las tareas en el lado derecho.

Los diagramas de Gantt demostraron ser una herramienta analtica tan eficaz para los gerentes que se mantuvieron prcticamente sin cambios durante casi cien aos

19

Durante la Segunda Guerra Mundial, los complejos proyectos militares y gubernamentales, adems del suministro reducido de mano de obra en poca de guerra exigieron nuevas estructuras organizativas.

Se presentaron diagramas de red que muestran las dependencias entre las tareas del proyecto. Las tareas se representan mediante cuadros o nodos y las dependencias entre tareas se representan mediante lneas que conectan los cuadros. Aparecieron los Diagramas PERT, y el mtodo de ruta crtica: serie de tareas que deben completarse segn la programacin para que un proyecto finalice a tiempo. Cada una de las tareas de la ruta crtica es una tarea crtica.

Permiti a los administradores tener ms control sobre proyectos muy complejos con su enorme variedad de tareas e interacciones numerosas.

20

El PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE - PMI es una asociacin de profesionales que practican la gerencia de proyectos como profesin, y se dedica a:

Producir estndares y otras publicaciones relacionadas exclusivamente con la Gerencia de Proyectos.

Proveer educacin en Gerencia de Proyectos.

Ofrecer oportunidades de Certificacin.

Facilitar oportunidades de intercambio profesional

21

Algunos datos sobre el PMI

El PMI fue fundado en Estados Unidos en 1969.

Tiene actualmente ms de 600,000 miembros en 185 pases.

Hay ms de 260 captulos organizados en ms de 100 pases del mundo.

Colombia tiene su captulo con sede en Bogot. http://pmicolombia.org

Hay ms de 840 profesionales certificados PMP en Colombia.

22

http://pmicolombia.org/http://pmicolombia.org/

Qu es el PMBOK

Es la norma de Gerencia de Proyectos promulgada por el PMI. Ha sido aceptada dentro del conjunto de normas de la American National Standard con la designacin ANSI/PMI 99-001-2004.

Esta norma ha sido adoptada internacionalmente para definir los procesos de gerencia necesarios para realizar proyectos de todo tipo.

Se titula en Ingls A Guide to the Project Management Body of Knowledge y va en su 4 edicin de 2008.

En Espaol se titula Fundamentos para la Direccin de Proyectos Gua del PMBOK.

23

Cules son las certificaciones que ofrece el PMI?

Project Management Profesional - PMP

Profesional en Gerencia de Proyectos

24

Certified Associate in Project Management - CAPM

Asociado Certificado en Gerencia de Proyectos

Program Management Profesional - PgMP

Profesional en Gerencia de Programas.

Otras.

Procesos

Ciclo

Principios

reas de conocimiento

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26

Procesos de

Iniciacin

Procesos de

Planeacin

Procesos de

Control

Procesos de

Ejecucin

Procesos de

Cierre

Mantener el proyecto dentro del alcance, el presupuesto y el tiempo previsto originalmente.

Reportar oportunamente los cambios.

Informar el avance al cliente.

Analizar y gestionar los riesgos.

Realizar permanentemente el seguimiento y el control.

y siempre trabajar en equipo con y por sus colaboradores.

27

28

Los seis (6) estados de las personas en un proyecto son:

29

Procesos de

Iniciacin

Procesos de

Planeacin

Procesos de

Ejecucin

Procesos de

Terminacin

Procesos de Control

Nivel

de

Actividad

Fase de

Inicio

TIEMPO DEL

PROYECTO

Fase de

Terminacin

30

Se compone de procesos que facilitan la autorizacin formal para comenzar un nuevo proyecto o una fase del mismo.

Durante el proceso de iniciacin se refina la descripcin del alcance inicial y los recursos que la organizacin est dispuesta a invertir.

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ENTREGABLE

Acta de constitucin del proyecto

Documento emitido por el iniciador o patrocinador del proyecto que

autoriza formalmente un proyecto, y nombra al director de proyectos

para aplicar los recursos a las actividades del proyecto

Contrato

Enunciado del trabajo del

proyecto

Factores ambientales de

la empresa

Activos de los procesos de

la organizacin

Desarrollar el Acta

de Constitucin

del Proyecto

Acta de

Constitucin del

Proyecto

(Project Charter)

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ENTREGABLE

Enunciado Preliminar del Alcance del Proyecto

Descripcin narrativa del alcance del proyecto y una descripcin del trabajo, que permite tomar decisiones sobre el proyecto y desarrollar un entendimiento comn entre los interesados

Acta de Constitucin del

Proyecto

Enunciado del trabajo del

proyecto

Factores ambientales de

la empresa

Activos de los procesos de

la organizacin

Desarrollar el

Enunciado

preliminar del

alcance del

proyecto

Enunciado

preliminar del

alcance del

proyecto (PPSS)

33

Procesos y reas de conocimiento

Procesos rea de

conocimiento

4.1. Desarrollar el Acta de

Constitucin del Proyecto (Project Charter)

INTEGRACIN

4.2. Desarrollar el Enunciado del

Alcance Preliminar del Proyecto (Preliminary Project Scope Statement)

INTEGRACIN

1) Se organizan en equipos de tres (3) personas.

2) Seleccionar dos (2) proyectos que sus organizaciones estn adelantando actualmente.

3) Analizar en qu fase de desarrollo se encuentra (iniciacin, planeacin, ejecucin, control o cierre).

4) Examinar en qu estado se encuentran las personas involucradas en el proyecto (entusiasmo, desilusin, pnico, bsqueda del culpable, premio al no-participante)

5) Presentar su resultado al Instructor explicando:

a. Objetivo de cada uno de los Proyectos

b. Fase actual de cada Proyecto

c. Estado de las personas participantes en cada Proyecto

6) Tienen veinte (20) minutos para el ejercicio en clase.

7) Entregar por e-mail el viernes 19 a las 12 M.

34

35

Ayudar a recoger informacin de varias fuentes de diverso

grado de completitud y confianza.

Desarrollar el plan de gestin del proyecto.

Identificar, definir y madurar el alcance del proyecto, el costo

del proyecto y planificar las actividades del proyecto.

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ENTREGABLE

Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto

Es un documento formalmente aprobado

Objetivo: Definir como se ejecuta, supervisa y controla, y cierra un

proyecto antes que sea realizado

Enunciado del alcance del

proyecto preliminar

Procesos de direccin de

proyectos

Factores ambientales de

la empresa

Los procesos de la

organizacin

Desarrollar el Plan

de Gestin del

Proyecto

Plan de Gestin

del Proyecto

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Procesos y reas de conocimiento

Procesos rea de

conocimiento

5.1. Planificacin del alcance ALCANCE

5.2. Definicin del alcance ALCANCE

5.3. Crear EAP (WBS) ALCANCE

6.1. Definicin de actividades TIEMPO

6.2. Establecimiento de la Secuencia de las actividades TIEMPO

6.3. Estimacin de los recursos de las actividades TIEMPO

6.4. Estimacin de la duracin de las actividades TIEMPO

6.5. Desarrollo del cronograma TIEMPO

7.1. Estimacin de costos COSTO

7.2 Presupuesto del proyecto COSTO

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Procesos y reas de conocimiento

Procesos rea de

conocimiento

8.1. Planificacin de la calidad CALIDAD

9.1. Planificacin de los recursos humanos RRHH

10.1. Planificacin de las comunicaciones COMUNICACIONES

11.1. Planificacin de la gestin de riesgos RIESGOS

11.2. Identificacin de riesgos RIESGOS

11.3. Anlisis cualitativo de riesgos RIESGOS

11.4. Anlisis cuantitativo de riesgos RIESGOS

11.5. Planificacin de la respuesta a riesgos RIESGOS

12.1. Planificar las compras y adquisiciones ADQUISICIONES

12.2. Planificar la contratacin ADQUISICIONES

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Se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido

en el plan de gestin del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del

proyecto.

Implica coordinar personas y recursos, as como integrar y realizar las

actividades del proyecto, de acuerdo con el plan de gestin del proyecto.

Aborda el alcance definido en el enunciado del alcance del proyecto e

implementa los cambios aprobados.

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ENTREGABLE

Dirigir y gestionar la ejecucin del Proyecto

Es la coordinacin de personas y recursos, la integracin y realizacin de

actividades, conforme al Plan de gestin del proyecto (PGP)

Objetivo: Completar el trabajo del Plan y alcanzar sus objetivos

Plan de gestin del proyecto (PGP)

Acciones correctivas aprobadas

Acciones preventivas aprobadas

Solicitudes de cambio aprobadas

Reparacin de defectos aprobada

Reparacin de defectos validada

Procedimiento de cierre

administrativo

Dirigir y gestionar

la ejecucin del

Proyecto

Productos entregables

Cambios solicitados

Solicitudes de cambio implementadas

Acciones correctivas implementadas

Acciones preventivas implementadas

Reparacin de defectos implementada

Informacin sobre el desempeo del

trabajo

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Procesos y reas de conocimiento

Procesos rea de

conocimiento

8.2. Realizar el aseguramiento de calidad CALIDAD

9.2. Contratar el equipo del proyecto RRHH

9.3. Desarrollar el equipo de proyecto RRHH

10.2. Distribuir la informacin del proyecto COMUNICACIONES

12.3. Solicitar respuestas de proveedores ADQUISICIONES

12.4. Seleccin de proveedores ADQUISICIONES