SEMINARIOS Y CONFERENCIAS ESPOCH PUYO

¨EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN EN LAS LABORES DE SECRETARIADO

GERENCIAL¨

Dr.. Adm. Víctor Reinoso Cifuentes, M. Sc.

Docente ESPOCH - FADE

BIENVENIDOS AL SEMINARIO

ESPOCHSEDE – PUYO

UNIDAD I

1. ORIGEN Y NATURALEZA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

1.1 ORIGEN : ADAN Y EVA

1.2 ORGANIZACIONES PRIMITIVAS

LA HORDA: El mas fuerte

LA GENS: El mas anciano

EL CLAN: Sacerdotes – brujos

LAS TRIBUS: El mas capaz de la Tribu

EVOLUCION DE LA ADMINISTRACION

2. APLICACIÓN DE LA ADMINISTRACION EMPIRICA Y CIENTIFICA

2.1 LA ADMINISTRACION EMPIRICA

Intuición

Costumbre

Experiencia

2.2 LA ADMINISTRACION CIENTIFICA

Método

Sistema

Técnica

Principios

Normas

Reglas

Otros

EVOLUCION DE LA ADMINISTRACION

UNIDAD II

1. 1 .-Para Wilburg Jiménez Castro:¨Es una ciencia social, compuesta de principios , técnicas y practicas, cuya

aplicación a conjuntos humanos, permite establecer sistemas racionales de esfuerzos cooperativos a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no es factible lograr¨

DEFINICIONES Y TIPOS DE ADMINISTRACION

1.2 .-Para Víctor Reinoso C.:

¨ Es prever, planificar, organizar, integrar, dirigir, controlar y coordinar, los recursos de una empresa, institución u organismo social para lograr el éxito deseado¨.

1. DEFINICIONES :

2. TIPOS DE ADMINISTRACION

2.1 ADMINISTRACION PUBLICA

Pertenece al Estado

Gobierna el poder Ejecutivo

2.2 LA ADMINISTRACION PRIVADA

Personas naturales

Personas jurídicas: reconocida por un Ministerio Estatal

2.3 LA ADMINISTRACION MIXTA

Integración de capitales, sector publico y privado

DEFINICIONES Y TIPOS DE ADMINISTRACION

UNIDAD III

1. IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD DE ACUERDO AL CURSO O SEMINARIO

1.1 EMPRESA

¨Es toda organización de propiedad publica, privada o mixta, cuyo objetivo primordial es fabricar, distribuir mercadería o proveer servicios a la colectividad mediante el pago de los mismos¨

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES


1.2 MUNICIPIO

¨Puede ser una entidad administrativa. Lo habitual es que agrupe a una única localidad, aunque también el concepto se utiliza para nombrar a un pueblo o una ciudad¨. Algunos países que no utilizan la noción de municipio apelan al concepto de comuna, que constituye una entidad territorial equivalente.

http://definicion.de/pueblo/

http://definicion.de/ciudad


1.3 INSTITUCION

¨Una institución es una cosa establecida o fundada. Se trata de un organismo que cumple con una función de interés público o privado¨. Institución puede utilizarse como sinónimo de instituto, organización o entidad, según el contexto

http://definicion.de/instituto

http://definicion.de/organizacion

http://definicion.de/entidad/


1.4 GREMIO

¨Se conoce como gremio a la corporación formada por personas que desarrollan una misma profesión, oficio o actividad. Se trata de organizaciones que suelen estar regidas por estatutos especiales y distintas ordenanzas

http://definicion.de/persona

http://definicion.de/organizacion


1.5 ASOCIACION

¨Asociación es la acción y efecto de asociar o asociarse (unir una persona a otra para que colabore en algún trabajo, juntar una cosa con otra para un mismo fin, establecer una relación entre cosas o personas)

Sector Asociativo. Es el conjunto de asociaciones constituidas por personas naturales, con actividades económicas productivas similares o complementarias, con el objeto de producir , comercializar y consumir bienes y servicios lícitos y socialmente necesarios, auto abastecerse de materia prima , insumos herramientas , tecnología, equipos y otros bienes, o comercializar su producción en forma solidaria y auto gestionada bajo los principios de la presente Ley (Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidara y del Sector Financiero Popular y Solidaria

http://definicion.de/persona/

http://definicion.de/trabajo/


1.6 PARROQUIA

¨En Ecuador, la parroquia es la división político-territorial de menor rango. El conjunto de estas se organizan bajo la forma jurídico-política de la municipalidad que es la autoridad jurisdiccional del cantón en asuntos administrativos¨. Existen dos tipos de parroquias: la urbana y la rural. La parroquia urbana es aquella que se encuentra circunscrita dentro de la metrópoli o ciudad. Consta de toda la infraestructura necesaria para ser una ciudad principal. La parroquia rural son aquellas que son apartadas de la ciudad principal o metrópoli. Suelen ser comarcas o conjunto de recintos cuyos pobladores viven de labores agrícolas y del campo.

http://es.wikipedia.org/wiki/Rep%C3%BAblica_de_Ecuador

http://es.wikipedia.org/wiki/Municipalidad

http://es.wikipedia.org/wiki/Canton_(entidad_subnacional)

http://es.wikipedia.org/wiki/Ciudad


1.7 CANTON

¨En algunos países, división territorial y administrativa, caracterizada por estar dotada de un importante grado de autonomía política ¨.


1.8 ENTIDAD

¨Una entidad puede ser pública o privada y esta bajo el régimen de su estatuto, puede se una dependencia ministerial, una empresa estatal o privada, o un servicio publico determinado¨.


1.9 ORGANISMO

¨Conjunto de oficinas, dependencias o empleos que forman un cuerpo o una institución dedicados a un fin determinado¨.

2.1 ECONÓMICO:

Utilidades,

Inversionistas,

Acreedores.

2.2 SERVICIO:

Oferta de acuerdo a las necesidades de los consumidores2.3 SOCIAL:

Servicio a la comunidad,

Servicio de responsabilidad social dentro de la empresa

Clima organizacional

2. OBJETIVOS DE LAS EMPRESAS O INSTITUCIONES

• RECURSOS HUMANOS• Mano de obra no calificada• Mano de obra semi calificada• Mano de obra calificada• Mano de obra técnica• Mano de obra profesional

LA EMPRESA Y SU PROCESO

1.3 RECURSOS DE LAS EMPRESAS

• RECURSOS MATERIALES• Terreno• Edificio • Maquinarias• Bienes Muebles • Materia Prima• Vehículos • Otros

LA EMPRESA Y SU PROCESO

UNIDAD IV

1. PRINCIPIO DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Poder de mandar y hacerse obedecer

Autoridad formal

Autoridad informal

Responsabilidad

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES

(propuesta de Víctor Reinoso C.)

2. PRINCIPIO DE DIVISION DEL TRABAJO

Se produce por el aumento del tamaño de la Empresa o Institución

Delegación de funciones

Delegación de Autoridad y responsabilidad

Estructuración de la empresa

Especialización



3. PRINCIPIO DE UNIDAD DE MANDO

El empleado o trabajador debe obedecer ordenes de un solo jefe (jefe inmediato superior)

Cuando no se cumple con esto se rompe las relaciones humanas



4. PRINCIPIO DE DIRECCION

Nombrar un solo jefe para un departamento o proyectos

Cuando existen dos o mas personas como jefes eso es una ¨monstruosidad ¨



5. PRINCIPIO DE ORDEN

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar



6. PRINCIPIO DE JUSTICIA O EQUIDAD

El trato a las personas debe ser equitativo : amigos y opositores

No dar preferencia por asuntos políticos , amistades , compadrazgos, etc..



7. PRINCIPIO DE ESPIRITU DE GRUPO

Integración grupal positiva

Integración grupal negativa

Trabajos en grupos

Interés general sobre el interés particular



8. PRINCIPIO DE MOTIVACION

Reconocimiento por trabajos cumplidos (individual o grupal)

Reconocimiento por escrito o verbal

Reconocimiento económico

Reconocimiento publico



9. PRINCIPIO DE CREATIVIDAD

Reconocimiento por nuevas iniciativas

Dejar desarrollar las iniciativas

Considerar a toda persona: inteligente , capaz e idónea



10. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO

Conocer al colérico

Conocer al apasionado

Conocer al nervioso

Conocer al sentimental

Conocer al apático



11. PRINCIPIO DE AMOR Y PASION

Amor sublime ( Dios – padres)

Todo lo que se haga con verdadero amor lo conseguirás

Quien confía en si mismo , da amor a los demás

Quien ama , es atractivo, magnético ( atrae) , pasión

Para alcanzar la pasión debe amar y servir a la comunidad, ayudar a cumplir las aspiraciones de otros



¨Las Empresas o Instituciones son administradas por todas las personas que tienen bajo su responsabilidad dirigir Recursos Humanos¨

1.1 PERSONAS NATURALES:

Dueños

Propietarios

Gerentes

Otros

1.2 PERSONAS JURIDICAS :

Constitución del estado

Ley de Compañías

Ley de Artesanos

Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario

Código de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD)

Ley Orgánica de Empresas Publicas

Ley Orgánica de Educación Superior

Otros

1. QUIENES ADMINISTRAN LAS EMPRESAS O INSTITUCIONES

UNIDAD V

Dueño del negocio

Propietario del negocio

Gerente

Jefe

Director

Administrador

Presidente

Líder

Coordinador

2. ¿CON QUE NOMBRES SE CONOCE A LOS ADMINISTRADORES?

QUIENES ADMINISTRAN LAS EMPRESAS O INSTITUCIONES

(APLICACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO)

UNIDAD VI

LA GERENCIA Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO

•1. PROPÓSITO (IDEA) • Industria• Comercio • Servicio

•2. INVESTIGACIÓN • Cuestionarios • Entrevista

• Observación de trabajo

•3. CURSOS ALTERNATIVO DE ACCIÓN •Seleccionar una alternativa (negocio)

1. PREVISION ¿Qué voy hacer?

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES

V I S I O N

2. P L A N I F I C A C I O N ¿Qué se va hacer?

M I S I O N


a. Estructuras:

Organigrama: estructural – funcional -personal

Niveles de jerarquía: directivo – ejecutivo – auxiliar –operativo - asesoría

Funciones departamentales : funciones departamentos - unidades

Puestos y actividades: funciones a tareas de cada puesto de trabajo

b. Sistema operativo:

Métodos: forma o manera de hacer las cosas

Procedimientos: pasos a ejecutarse de las actividades

Manuales: guía autorizada que sirve complemento de los organigramas – guía para orientar las actividades de una empresa

Instructivos: son partes que refuerzan a los reglamentos o actividades especificas


3. O R G A N I Z A C I Ó N ¿Cómo se va hacer?

1. ADMINISTRACION DE

RECURSOS

HUMANOS a.

Requerimiento

de recursos humano

s:ReclutamientoSelecció

nExamen medico

Inducción

Clasificación

Adiestramiento

Capacitación

Desarrollo

( Individual y

organizacional)

b. psicología organizacional

( Conducta -¨Comportamiento del hombre, en el

puesto de trabajo ; en las

empresas o instituciones¨)

2. ADMINISTRACIÓN

DE COSAS Y BIENES

MaterialesEconómicoTecnológico

Logístico

4. I N T E G R A C I O N ¿Con qué se va hacer?



Delegación

Liderazgo

Motivación

5. D I R E C C I O N ¿Ver que se haga?


6 . C O N T R O L ¿Cómo se ha realizado?

• Inspección (Colegio, Policía)

• Supervisión (Instructor, Asesor)

• Evaluación (Ley Org. Del Ser. Publico) (Código de trabajo) (Ley Org. Educación Superior)

• Seguimiento (para mejorar)

CreatividadEspíritu empresarial


7 . C O O R D I N A C I O N ¿Quién, Quienes han realizado? Sincronización de actividades

8.CUADRO RESUMEN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PREVER PLANIFICAR INTEGRARORGANIZAR DIRIGIR CONTROLAR COORDINAR

PARA USAR EFICIENTEMENTE LOS

RECURSOS DE LA EMPRESA

HUMANO MATERIAL TECNICOECONOMICO LOGISTICO

PARA CUMPLIR CON LOS OBJETIVOS DESEADOS POR

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES ,ONG

1. LOS HOMBRES TRIUNFADORES ( EXITOSOS)

Procreación del hombre

UNIDAD VII

LA CONDUCTA O COMPORTAMIENTO DE LAS PERSONAS EN

EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

¨JESUS¨ (Belén – Judea)

¨MAHATMA GANDHI¨

(Mahatma = Alama Grande)

(Nombre propio Mohandas Karamchand Gandhi)

(India)

¨LUIS NOBOA NARANJO¨

(Ecuador)

2. HOMBRES EXITOSOS EN EL MUNDO



¨

MADRE TERESA DE CALCUTA¨ (Agnes Gonxha Bojaxhiu)

(Albanesa – India)

Fundadora de la Orden de las Misioneras de la Caridad

Premio Nobel dela Paz - 1979

¨RIGOBERTA MENCHU¨

(Guatemala)

Premio Nobel de la Paz -1992

¨LOURDES TIBAN ¨

(Ecuador)

3. MUJERES EXITOSOSAS EN EL MUNDO



DSDAD

InnovadoresMotivadoresCreadoresDon de gentesResponsablesConservadoresConfidentesPersistentes

FF

DeterminantesPlanificadoresOrganizadoresLíderesComprensivosObservadoresCalidad humanaAgradables

GG

AmbiciososCompetentesImparcialesPositivosEquilibradosProfesionalesSaber escucharColaboradores

Lo que se desea

4. PERFILES O CUALIDADES QUE DEBEN REUNIR LAS PERSONAS EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

jNegativosProblemáticosMentirososOciosos

jMal geniosPeleonesNeciosIrracionales

JJ

Que se quieran ellos mismosTestarudosIncomprensiblesDisociadores

Lo que NO se desea

PERFILES O CUALIDADES QUE DEBEN REUNIR LAS PERSONAS EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

5. - 15 Características de un empleado Triunfador 1. Ser experto (conocimiento)

2. Contacto con otros conocimientos

3. Luchar por un objetivo común

4. Grado de motivación

5. Nuevos y mejores métodos para desarrollar el trabajo

6. Crecer profesionalmente (buscar oportunidades de desarrollo)

7.Aprender constantemente (capacitación)

8.Perseverancia

9.Dominar otro idioma

10.Disfrutar lo que esta haciendo

11.Aplicar relaciones interpersonales

12.Saber comunicar

13. Ser creativo

14.Saber escuchar

15. Administrar su tiempo

Secretarias Gerenciales ¡..TRIUNFADORAS..!

No escuches a los mediocres que te dicen ¡.. NO SE PUEDE.. !

Solo escucha a los optimistas que te dicen ¡.. AVANZA, TU PUEDES..!

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

UNIDAD VIII

1. LA ORGANIZACIÓN

El término organización, viene del griego ¨ORGANON¨, que significa INSTRUMENTO, de hecho es un INSTRUMENTO QUE SIRVE PARA ORGANIZAR UNA EMPRESA O INSTITUCIÓN

La organización es un producto humano y como tal , nunca será perfecta pero si perfectible

Toda organización debe estar encaminada a un fin

Organizar por organizar no tiene sentido


2. DEFINICIONES DE ORGANIZACION

¨La Organización es un esquema de responsabilidades, es el armazón dentro del cual y mediante el cual se puede llevar a cabo el proceso administrativo en forma efectiva¨ (Brech)

¨ La organización es una función que consiste en determinar cuales son las actividades necesarias para cualquier propósito, disponiéndolas en grupos que pueda asignarse a individuos¨ (Urwick)


DEFINICIONES DE ORGANIZACION

¨La Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones , niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organicismo social , con el fin de lograr su máxima eficiencia en la realización de planes y objetivos señalados¨ (Agustín Reyes Ponce)

¨La organización es el ordenamiento de los recursos de las empresas e instituciones para lograr los objetivos propuestos¨ (Víctor Reinoso)


3. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN

Economía de Personal . Evitar gastos/disponer el numero exacto de personas en cada unidad/no significa reducir personal/ reubicación de personal de acuerdo a sus conocimientos

Economía de materiales. No entender como que se requiere adquirir materiales baratos /

Economía de maquinas y equipo. Se dan de acuerdo a los requerimientos de la empresa/

Economía de espacio. Los espacios físicos deben estar de acuerdo al numero de maquinarias , personas, etc. de requerimiento de la empresa, que será determinado por la logística

Reducción de imprevistos . Es equivalente al termino contable de imprevistos, para evitar esto debe mantenerse logísticamente lo que se requiere para el proceso de trabajo

Economía de tiempo. ¨el tiempo es oro¨, por ende los ejecutivos deben procurar que todas las cosas se realicen de acuerdo a los cronogramas establecidos por la empresa y el ordenamiento lógico delos equipos y materiales

Otros , mantenimiento equipos , maquinas, vehículos , etc.


4. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

a. ANALISIS DEL OBJETIVO

( qué – cómo – cuándo – dónde - quién y por qué )

b. DIVISION DEL TRABAJO

Delegación de autoridad, responsabilidad, funciones, estructuras, etc.

c. COORDINACION

A mas de los sub elementos de la coordinación, tomar en cuenta: la forma, el tiempo y el lugar; para lograr la coordinación eficientemente se requiere aplicar unas buenas relaciones humanas ; significa sincronización de actividades

d. DELEGACION DE AUTORIDAD

La dirección, no puede ser facultad exclusiva de una sola persona: delegación de funciones, limitar la autoridad, evitar conflictos, desordenes, etc. La delegación de autoridad debe estar en equilibrio con la responsabilidad e inversamente

e. CONTROL

A mas de los sub elementos del Control, (inspección, supervisión , evaluación) es comprobar la ejecución como se ha planificado y se ha organizado: personal, producción, finanzas, ventas, etc.


PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

f. ESTABLECIMIENTO DE DOCUMENTACION ADECUADA

Documentación de acuerdo al requerimiento con precisión, a fin de evitar desperdicios de materiales. Sirve para realizar tramites mediante ordenes o instrucciones, controlar informes, etc. (control de ingresos, egreso, facturas , memorándums, recibos, oficios, etc.)

g. SIMPLIFICACION (de todo tipo de actividades)

Estar de acuerdo con el avance de la tecnologíaSatisfacer las necesidades de los clientes Cambios de diseños, tamaños, calidades, uso de materia prima de calidad, maquinaria, métodos de fabricación, etc. (las computadores eran inmensas, ahora son sumamente pequeñas)

h. ESTANDARIZACION

Crear hábitos que faciliten la ejecución, disminución de los costos, buscar mayores rendimientos de las inversiones, ahorrar tiempo, dinero, evitar elevación de costos (ejm.)Un Trabajador , trabaja 8 horas, gana $. 300, produce 100 pares/ Un Trabajador, trabaja 8 horas, gana $. 300, produce 90 pares, /Un Trabajador , trabaja 8 horas, gana $. 300, produce 80 pares


PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

i. INSTRUCTIVOS

Elaboración de instructivos, de conformidad con el Reglamento interior de la empresa o institución, sujetándose de conformidad con el Código de Trabajo, Ley Orgánica de Servicio Publico , Estatuto, etc., que pueden ser generales, específicos y colaterales

j. CUADROS Y GRAFICOS

Reforzar informes ejecutivos con cuadros y gráficos ( un gráfico habla por mas de mil palabras y que representa toda la parte teórica en un solo gráfico)

5. ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS

(Tipos o modelos de organización )

Conocidas también como tipos o modelos, a través de los cuales se pueden desarrollar sistemas de organización

Se determina las relaciones entre los diversos niveles de jerarquías dentro de las empresas o instituciones

Ninguno de estos tipos se pueden adoptar en forma pura o absoluta, estarán de acuerdo con sus peculiaridades o requerimientos administrativos


5.1 TIPOS DE ESTRUCTURAS

5.1.1 ORGANIZACIÓN LINEAL , VERTICAL O MILITAR


VENTAJAS

a. Sencillo y claro. ( empresa familiar , microempresa)b. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad c. Se facilita la rapidez de acción.d. Se crea una firme disciplina (cada jefe adquiere toda su

autoridad, ya que para sus subordinados es el único que la posee).

e. Es más fácil y útil en la pequeña empresa. f. Simplicidad por tener un solo jefe.g. Se delimita concretamente la autoridad y la responsabilidad h. Mayor facilidad para imponer la disciplina. i. Mayor facilidad al jefe de entrenarse en su trabajo por ser

mas limitado

ORGANIZACIÓN LINEAL , VERTICAL O MILITAR

ORGANIZACIÓN LINEAL , VERTICAL O MILITAR

DESVENTAJAS

a. Se carece de la especialización.b. No hay flexibilidad para futuras expansiones.c. Es muy difícil capacitar a un jefe para supervisar en todos los

aspectos que debe coordinar. d. Falta de cooperación entre los jefes de grupo. e. Hay peligro de autocracia, impidiendo a los jefes la iniciativa de

los subalternos.f. Se pone excesiva confianza en la habilidad de los jefes. g. Pueden suscitarse rivalidades entre los jefes.


TIPOS DE ESTRUCTURAS

5.1.2 ORGANIZACIÓN LINEAL CON STAFF

ORGANIZACIÓN LINEAL CON STAFF

VENTAJAS a. Parece ser el más conveniente para las empresas en lo general, pues conserva muchas

ventajas de tipo militar y elimina muchos de sus inconvenientes.b. Introduce consejo mediante investigaciones y recomendaciones técnicas, pero retiene

indivisa la autoridad de los jefes verticales ejecutivos.c. Se agrega flexibilidad al organismo, utilizando consejeros que complementen la labor de los

jefes verticales, sin eliminar la autoridad del tipo militar.d. La función de los especialistas es instruir acerca de los principios bá sicos y métodos

particulares de organización, así como vigilar su observanciae. Se aplica el principio de la división del trabajo en su fase fundamental ósea segregando la

función de pensar de la tarea de obrar, pudiendo seleccionarse el personal de acuerdo con sus características individuales de introversión o extraversión.

f. Existen mayores posibilidades de estudiar y corregir los defectos existentes en las relaciones departamentales.

g. Se mejoran los métodos de administración pues los consultores están mejor dispuestos a aceptar los adelantos y novedades de la técnica, que los ejecutivos.

h. Por su conexión con los consultores, existen oportunidades para los ejecutivos de ampliar sus conocimientos.

ORGANIZACIÓN LINEAL CON STAFF

DESVENTAJAS

a. Los consultores hacen recomendaciones y los ejecutivos dan órdenes existiendo el peligro de que el personal confunda la naturaleza de las unas con el de las otras.

b. La intervención de los consultores puede servir de pretexto a los ejecutivos para declinar responsabilidades.

c. Puede haber tendencias por parte de los consultores a extralimitarse dando órdenes, y por parte del personal a darles a dichos consultores más importancia que a su jefe vertical.

d. De ello puede derivase conflictos de autoridad creándose rivalidadese. entre ambas clases de jefes.f. Si los ejecutivos se sujetan estrictamente a SU tarea de obrar, haciendo a un lado la

de pensar, puede apropiarse su actuación, así como las relaciones con los subalternos.

g. Puede surgir el desaliento entre los consultores cuando sus estudios, cuidadosamente preparados y claramente expuestos, no se toman en cuenta ni son debidamente apreciados por los ejecutivos


5.1 TIPOS DE ESTRUCTURAS 5.1.3 ORGANIZACIÓN FUNCIONAL, DEPARTAMENTAL O DE TAYLOR

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL, DEPARTAMENTAL O DE TAYLOR

VENTAJAS a. Tal división de funciones hace más efectiva la apreciación del esfuerzo

del personal.b. Por ello pueden determinarse e imponerse estándares.c. Se promueve la mayor eficiencia personal.d. Es posible el empleo del personal no calificado.e. Se promueve la cooperación.f. Los casos de emergencia los pueden resolver los subalternos, g. Se limitan los errores de un solo jefe.h. La desaparición de un jefe funcional no tiene la misma trascendencia

que la de uno verticali. Una sección puede depender de uno o varios departamentos.

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL, DEPARTAMENTAL O DE TAYLOR

DESVENTAJAS

a. Se requieren instrucciones y cartillas definidas.b. Su implementación y mantenimiento son más costosos,c. Hay dificultad en forzar el aprendizaje.d. La disciplina es más débil.e. La coordinación es más difícil por la división de autoridad.f. La exactitud se obtiene a costa de la rapidezg. No es fácil desarrollar ejecutivos completos



5.1.4 ORGANIZACIÓN POR COMITES

ORGANIZACIÓN POR COMITES

VENTAJAS a. Puede llegarse a las mejores decisiones en los problemas administrativos, previa

su discusión entre varias personas.b. Las decisiones tienen un aspecto impersonal y son de mayor fuerza que las

emanadas de un solo individuo, pues éstas en ocasiones producen resentimiento si son expuestas con falta de tacto.

c. Como en el seno de las juntas se tratan necesariamente asuntos que abarcan varios departamentos, hay mayores posibilidades de coordinación y de fomentar el espíritu de cooperación.

d. No siendo las decisiones consecuencia del criterio de una sola persona sino de un grupo que las expone de acuerdo con precedentes determinados, la política general de !a empresa se desarrolla en forma más estable

e. Por el estudio de la generalidad de los problemas de la empresa y la forma de tomar sus acuerdos, el comité es un medio propicio para la pre paración y entrenamiento de jefes ejecutivos.

ORGANIZACIÓN POR COMITES

DESVENTAJAS

a. Las desventajas solo pueden hallarse en ¡os comités por ejecutivos, como regia general, pues la disparidad de criterios son los menos capacitados para ejecutar.

b. Las decisiones se toman por transacción entre varias personas o sea con promedio de juicios, prevaleciendo este en algunos casos sobre el criterio de algún funcionario experimentado y con conocimiento de causa, a quien aplasta la mayoría.

c. No se crea un sentido de responsabilidad personal, el cual siempre es un freno que evita se tomen resoluciones poco meditadas.

d. Los comités cuando son ocasionales, ocupan el tiempo generalmente valioso de los ejecutivos.


5.1.5 ORGANIZACIÓN MATRICIAL (POR PROYECTOS, POR PROGRAMAS)


ORGANIZACIÓN MATRICIAL (POR PROYECTOS, POR PROGRAMAS)

VENTAJAS

a. Los ejecutivos del proyecto determinan "que" es lo que hay que hacer y "cuándo" y el jefe de la unidad decide " como" y "quien" ha de hacerlo.

b. Es una herramienta que da una gran flexibilidad en el uso de los recursos humanos calificados

c. La dirección está centrada en el objetivo.

DESVENTAJAS

a. Muchas veces los gerentes del proyecto tienen autoridad delegada del más alto jefe común, lo que conduce a conflictos de autoridad que perjudica el logro del objetivo.

b. La autoridad para dirigir las actividades del proyecto se transfiere a los jefes de unidades cuya labor no es exclusiva para el proyecto, hace que surjan con frecuencia problemas de prioridad al interior de las unidades permanentes, las que pueden afectar a los resultados en el tiempo previsto.

UNIDAD IX

LOS ORGANIGRAMAS

SE LOS CONOCE COMO:

Cartas de organización Diagramas de organizaciónCartogramaCuadro jerárquicosCuadro de organización

LOS ORGANIGRAMAS

9.1 DEFINCION DE ORGANIGRAMAS

Es la representación gráfica que muestra la estructura orgánica interna , de la organización formal e informal de una empresa u organismo social, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, las las principales funciones departamentales, líneas de autoridad y responsabilidad que se desarrollan en un ente social (Víctor Reinoso)

9.2 ORGANIGRAMAS MAS UTILIZADOS EN EL ECUADOR

Existen diversas tipologías de elaboración de ORGANIGRAMAS, pero los más usados en el Ecuador son:

Por su Objeto o Contenido

LOS ORGANIGRAMAS

a. ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALES Representan la estructura interna de una empresa,

Institución u organismo social

Es el esqueleto de la empresa

Es la radiografía de la empresa

Se puede representar en forma SINTÉTICA, Lo más importante de la empresa (Unidades principales)

En forma ANALÍTICA ( todos las unidades de la empresa con sus divisiones)

LOS ORGANIGRAMAS

LOS ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA INDUSTRIAL XYZ CIA. LTDA.

b. ORGANIGRAMAS FUNCIONALES

Se utiliza el mismo ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL como base, pero se determina las

funciones de cada unidad

En ningún caso las funciones de las personas

Ej.:

ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO( ESPOCH)

Funciones del Consejo Politécnico

Las funciones del Rectorado, no del Rector

Las funciones del Departamento Financiero, no del Director Financiero

LOS ORGANIGRAMAS

LOS ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO ¨X¨LTDA.

c. ORGANIGRAMA DE POSICION DE PERSONAL

Solo se realiza desde las personas que tienen sueldo y no de aquellos que perciben dietas Ej.Consejo universitario / NOJunta Accionistas / NODirectorio / NODirectiva /NO

Solamente a partir deRector Gerente Presidente de la Republica

Estos organigramas se determinan El número de personasEl sueldo que perciben, en cada unidad administrativa Sirven para realizar análisis de presupuestos

No es recomendable exhibir, por las críticas

LOS ORGANIGRAMAS

LOS ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMA DE POSICION DE PERSONAL

LOS ORGANIGRAMAS

9.3 ALGUNOS CRITERIOS PARA ELABORAR ORGANIGRAMAS

a. El organigrama elaborado debe ser de utilidad, práctico, no complejo.b. Que sea real y auténtico, es decir que sea fiel reflejo de las jerarquías existentes.c. Que sea divulgado y conocido por todos los componentes de la empresa e incluso

ajenas a la misma, tales como clientes, proveedores, etc.d. Que esté actualizadoe. Primero se deben crear los puestos de trabajo, después se adaptan las personas a

estos puestos de trabajo, y nunca lo contrario.f. Que se tenga en cuenta para promocionar los ascensos. g. Que se tenga en cuenta, cuando aparezcan nuevas funciones a desarrollar en la

empresa.h. En el organigrama deben figurar las funciones, no el nombre de los puestos que

aparecen.

9.4.1 IDENTIFICACION Se debe colocar en la parte

superior del organigrama el nombre completo del ORGANIGRAMA o unidad administrativa que se elabora

Las siglas de la razón social se las ubica al lado del nombre de la Empresa

Ejemplos :Organigrama Estructural de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo ËSPOCHÖrganigrama Funcional de la Universidad Técnica de Ambato ÜTAÖrganigrama de Posición de Personal de la Empresa Multiactiva Cía. Ltda.Organigrama Estructural del Departamento Financiero de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo ËSPOCH¨

9.4 REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

9.4.2 USO DE RECTANGULOS

a. FIGURAS GEOMETRICAS

No es saludable utilizar figuras geométricas que pueden confundir o no se logran escribir en su interior

NO

SI

REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

TAMAÑO DE LOS RECTANGULOS

b. DIMESION DE LOS RECTANGULOS

El tamaño representan los niveles de Jerarquías y debe tener en su elaboración armonía

DIRECTIVO

EJECUTIVO

AUXILIAR

OPERATIVO

ASESORIA

Junta de Accionistas 20 cm Directorio 19 cm

Gerente 18 cm Sub Gerente 17 cm

Secretaria,Financiero,Biblioteca 16 cm

Producción , ventas, cobranzas 15 cm

asesores 14 cm


c. OBSERVACIONES

Los rectángulos deben tener las mismas dimensiones por Niveles

Ejm: contador o financiero, secretaria, si es de 18 cm, todos deben tener 18 cm ( no pueden variar)

Se debe ubicar solo color negro, para representar las unidades, debe ser lo más simple y no colocar colores porque daña el objetivo de los organigramas y fisonomía


9.4.3 USO DE LINEAS

CONTUNUA. Determinan las relaciones directas que existen entre las distintas unidades administrativas. Deben ser ligeramente acentuadas para distinguir los canales de mando ( autoridad y responsabilidad)

LINEA PUNTEADA. Representa las relaciones especiales entre dos unidades u organizaciones, generalmente se representan las coordinaciones con organismos que forman parte de la dependencia que se la representa como: Comisiones y Comités



USO DE LINEAS

LINEA DE ASESORIA. Se la representa con una línea fina y un rectángulo a continuación

LINEA AUXILIAR , ADMINISTRATIVA O DE APOYO . Se la representa por una línea continua y un rectángulo abajo

1. DIRECTIVO O LEGISLATIVO

2. EJECUTIVO

3. AUXILIAR

4. OPERATIVO

5. A

SESO

R

Presidente, Vicepresidente de la Republica, Gerente, Sub Gerente,, Presidente y

Vicepresidente de Gremios

Secretaria, Contador, Financiero, Administrativo, Estadística, Biblioteca, Computo, etc.

Los que cumplen con el objetivo de la empresaProducción , ventas, Facultades, Vocales de Gremios,

Técnico , atención al Cliente

Asamblea General de Socios, Junta de Accionistas, Directorio

BLOQUES

9.4.4. NIVELES DE JERAQUIAS

Deben representarse claramente los niveles de jerarquía como sonComo característica especial se debe trabajar en forma de BLOQUES todos los organigramas para identificar los niveles de jerarquías


9.4.5 LEYENDAS

Se debe escribir todo el nombre de la unidad administrativa de preferencia, solo se permite las abreviaciones que nos indica la Gramática Castellana

Ejemplos: Departamento Financiero ( Dpto. Financiero)Departamento de Producción ( Dpto. Producción)Estadística (Estad.)Administración (Adm.)Contabilidad ( Cont.)


9.4.6 CUADRO DE REFERENCIAS

a. Se debe ubicar en la parte inferior del organigrama un cuadro pequeño de referencia que tenga armonía con el Organigrama

b. El cuadro de referencia es para dar una mayor comprensión de la estructura interna de la empresa

CUADRO DE REFERENCIAS

NIVELES DE JERARQUIAS CLAVES ELABORADO APROBADO 1. N. Directivo 2. N. Ejecutivo 3. N. Auxiliar o Apoyo 4. N. Operativo 5. N. Asesoría

Autoridad Auxiliar de Dependencias Asesoría Coordinación

Por: Fecha:

Por: Fecha:


GRACIAS POR SU ATENCION

TELEFONO: 03 284534 / CELULAR MOVI: 099933572EMAIL:

[email protected][email protected]

SEMINARIOS Y CONFERENCIAS ESPOCH PUYO

Education

Transcript of SEMINARIOS Y CONFERENCIAS ESPOCH PUYO