Sem 09 La Oficina Sin Papel

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SOCIOLOGIA DE LA INFORMATICA SEMANA 09: LA OFICINA SIN PAPEL

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SOCIOLOGIA DE LA INFORMATICA

SEMANA 09: LA OFICINA SIN PAPEL

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CONCEPTO

• Oficina Sin Papeles es un concepto novedoso y algo difícil de entender en un mundo en el que el papel es el soporte fundamental de múltiples actividades.

• Oficina Sin Papeles debe verse y aplicarse bajo el prisma del compromiso ambiental, donde la implantación de un sistema de administración electrónica eficaz y bien entendida en empresas, organizaciones, entidades, incluso a nivel individual, puede minimizar el impacto sobre el medio gracias a la reducción de residuos.

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El Mundo de La Oficina sin PapelActualmente la tendencia mundial es la implantación de Sistemas de Gestión Documental para el manejo automatizado de la información. El cambio de mentalidad obedece a la necesidad y a los beneficios que ofrece una oficina automatizada, una oficina sin papel, los cuales se traducen en productividad, eficiencia y ahorro.

La importancia del tema ha hecho que muchas empresas de investigación se hayan dedicado a estudiar el impacto del uso del papel en el mundo empresarial.

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Estadísticas asombrosas:? El 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel.

? El 60% de los empleados invierten una hora diaria o más en duplicar el trabajo de otros.

? El 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar información para hacer el trabajo.

? El documento promedio es copiado 19 veces.

? El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos.

? El 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden.

? El 3% de los documentos están mal archivados.

? El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.

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EN RESUMEN• La Oficina Sin Papel se traduce en un Sistema de Gestión

Documental que incrementa la productividad porque centraliza la información y utiliza documentos electrónicos que hacen fluir la información rápidamente.

• Incrementa la eficiencia de los procesos de trabajo porque utiliza Flujos de Trabajo que permiten establecer métodos de ejecución precisos para cada tarea que se realiza, ahorrar tiempo y medir la productividad.

• Incrementa el ahorro porque reduce drásticamente los costos asociados al uso de papel y a los materiales de impresión.

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