SELECCIN DEL PROVEEDOR Y NEGOCIACION DEL PEDIDO

SELECCIN DEL PROVEEDOR Y NEGOCIACION DEL PEDIDO

Las fuentes de producto, o proveedores, son llamadas recursos de mercancas. El comprador que recin inicia puede obtener informacin sobre las fuentes de producto del departamento a travs del gerente de comercializacin. A medida que adquieren mayor experiencia, puede recibir informacin sobre los proveedores y de los comerciantes que conoce en sus viajes de compras. Despus de localizar a los proveedores que puedan suministrar al calidad de la mercanca que desean los clientes, puede verificar los precios, trminos, tiempos de entrega y otros servicios, para luego escoger las empresas que mejor se adapten a los requerimientos de su departamento.

Los compradores con una gran experiencia, que han estado en el rea durante mucho tiempo, seleccionan sus fuentes de producto basndose en su experiencia. Al planear sus compras, consultan un archivo de recursos, el que consiste en un registro de hechos pertinentes sobre las fuentes de producto que han abastecido a la tienda en el pasado. En este archivo hay registros sobre los productos de un proveedor, precios, plazos y tiempos de entrega. Con la ayuda de este registro, los compradores tambin pueden advertir la demanda de ciertos productos y si el departamento obtuvo utilidades con su venta. Con este archivo como gua, el comprador puede escoger las mejores fuentes de aprovisionamiento.FUENTES DE APROVISIONAMIENTO.

Con frecuencia, los compradores adquieren productos a los representantes de ventas de los proveedores. Tambin pueden visitar mercados centrales, asistir a exposiciones comerciales, ir a mercados extranjeros, o contratar oficinas de compras para encontrar las mejores fuentes posibles de abastecimiento de productos que necesitan. Su estilo de compra realmente depende de las polticas de la tienda.

REPRESENTANTE DE VENTAS.

Algunos comerciantes operan en reas metropolitanas, cerca de las fuentes de abastecimiento. Puede ser conveniente que los representantes de ventas de los proveedores visiten a los compradores, o stos pueden visitas las oficinas de los primeros. Cuando los representantes de ventas visitan al comprador resulta ms fcil realizar el negocio porque los registros de ventas estn a la mano, y adems de que el comprador puede consultar a su personal de ventas sobre la conveniencia de un producto determinado. Por supuesto que el gerente de comercializacin siempre est disponible para ayudar a tomar una decisin de compra.

MERCADOS CENTRALES.

Cuando la tienda est ubicada en algn lugar alejado de los centros de abastecimiento, los compradores de departamentos tienen que viajar a los mercados centrales a buscar los productos que necesitan. Un mercado central es una ciudad en la que se encuentran localizados una serie de proveedores. En Estados Unidos, New York es un mercado central para muchas clases de mercancas, particularmente ropa para dama.Durante sus visitas a los mercados centrales, los compradores visitan las salas de exposicin de los proveedores. Tambin observan las exhibiciones permanentes de cierto nmero de fabricantes.

EXPOSICIONES COMERCIALES.

Con frecuencia, los compradores planean sus visitas a los mercados centrales en fechas que coincidan con exposiciones comerciales, como la Feria del juguete y la muestra de muebles para el hogar en New York, o las de Chicago y San Francisco. Estos eventos industriales dan la oportunidad al comprador de observar lo ltimo que se fabrica en estos productos, comparar los artculos de varias fuentes proveedoras, y localizar nuevos abastecedores de mercanca.

MERCADOS EXTRANJEROS.

Muchos grandes comercios comprar una serie de productos en el exterior. Japn, Alemania, Italia, Francia, Mxico y Brasil, as como otros pases, ofrecen artculos interesantes y atractivos. Estas mercancas proporcionan el encanto de una marca extranjera a un precio razonable. Si bien las grandes tiendas envan compradores al extranjeros, muchas otras adquieren estos mismos artculos a los importadores locales de New York y ciudades costeras. Tambin suelen adquirirlos por correo o a travs de las oficinas de compras que mantienen contactos internacionales.

OFICINAS DE COMPRAS. Muchos compradores usan los servicios de oficinas de compra para mantenerse actualizados sobre los cambios en estilos y precios y conocer nuevas lneas de mercanca. Una oficina de compras sirve como representacin del comerciante en el mercado central y realiza importantes funciones en las ventas al menudeo y distribucin de bienes.Los tres tipos principales de oficinas de compras son:

Aquellas organizadas y controladas como cooperativas por un grupo de tiendas asociadas.

Las que constituyen divisiones de corporaciones que poseen cadenas de tiendas o almacenes de departamentos.

Aquellas que son oficinas independientes que ofrecen sus servicios profesionales a cualquier comerciante mediante el pago de una comisin.

En una oficina de compras, los compradores residentes estudian los productos, estilos y precios. Despus de preparar informes sobre tendencias tambin incluyen informacin especfica sobre el producto y la envan a las tiendas miembros. Con estos informes en su poder, los compradores locales realizan sus rdenes.

Los compradores residentes tambin buscan productos y concertan citas con los proveedores para ahorrar tiempo a los compradores locales durante sus viajes de compras. Los residentes proveen locales a los compradores visitantes y a veces los acompaan a entrevistar a los proveedores. Otras funciones de los compradores residentes consisten en hacer pedidos y verificar continuamente las fechas de entrega.TIPOS DE PROVEEDORES.

Antes de seleccionar los proveedores principales, el comprador debe decidir que tipo de fuente puede abastecer mejor a la tienda con al mercanca adecuada. Las dos fuentes principales de abastecimiento de mercancas son los fabricantes y los mayoristas. Estos compran grandes cantidades de productos a los fabricantes, los almacenan y luego los revenden a comerciantes detallistas en las cantidades que stos desean.

Para adquirir diversas lneas de artculos, el comprador tiene que tratar con los fabricantes y mayoristas para conseguir la seleccin adecuada para sus clientes. Esta prctica es necesaria porque algunos fabricantes venden slo directamente a comerciantes de ventas al detalle, mientras que otros lo hacen slo a travs de mayoristas.

Una serie de factores influyen sobre la decisin de un comprador de comprar a fabricantes o mayoristas, o quiz a ambos. Entre estos factores figuran el tipo y cantidad de mercanca que necesita el comprar; el tamao y ubicacin de la tienda; el nmero de mayoristas convenientemente ubicados y los servicios que ofrecen; y, finalmente, las propias polticas de compras de la tienda.

FABRICANTES.

Por lo general, los compradores de artculos de moda tratan en forma directa con los fabricantes para obtener un pronto envo de los modelos ms recientes. Las tiendas que compran grandes cantidades de ciertas lneas de producto pueden encontrar ms ventajoso comprar directamente a los fabricantes. Si el comercio est ubicado en un mercado central, es ms conveniente hacerlo en este lugar. Pero no todas las tiendas pueden comprar directamente a los fabricantes. Algunos de stos exigen ciertas cantidades mnimas en los pedidos, eliminando as los de los pequeos comerciantes que operan sobre la base de compras al da.

MAYORISTAS.

Los comerciantes medianos y pequeos compras de los comerciantes al mayoreo porque pueden escoger artculos diferentes en pequeas cantidades de una amplia seleccin que ofrece el mayorista. Los detallistas encuentran que esta forma de abastecimiento es la ms indicada, porque pueden ordenar en pequeas cantidades. Tambin resulta ventajoso porque ofrecen tiempos de entrega confiables y una variedad de servicios de ventas. Las tiendas que operan sobre la base de compras al da generalmente tienen como fuente principal de abastecimiento a los mayoristas.

SELECCIN DE EMPRESAS.

Cuando selecciona sus fuentes de aprovisionamiento, el comprador siempre determina qu proveedores o empresas pueden suministrarle el tipo de mercanca que posea la mayor atraccin para los clientes. Tambin debe considerar otros factores especiales: confiabilidad, precios, condiciones y servicios que ofrece el proveedor. Naturalmente, la lista de abastecedores cambia de temporada en temporada. Por lo tanto, el comprador tiene que conservar registros que muestran el desempeo de cada proveedor.

CONFIABILIDAD.

Indiscutiblemente, el comprador quiere tratar con fuentes de aprovisionamiento que sean confiables todo el tiempo. Para satisfacer este requisito, los proveedores deben enviar las cantidades y surtido solicitados con prontitud para que la tienda tenga disponibilidad de producto suficiente para satisfacer las demandas de su clientela. Tambin deben mantener las normas de calidad que sean aceptables par el comprador y sus clientes.

PRECIOS Y TRMINOS.

Los precios y condiciones que ofrecen son dos factores importantes cuando se considera la eleccin de un proveedor. La tarea del comprador consiste en comprar la mercanca adecuada al menor costo posible y determinar precios de venta que permitan a la tienda obtener una ganancia razonable. Los descuentos y costo de flete afectan los precios finales de venta. En algunos casos, los compradores consideran las condiciones de crdito, o el plazo que otorga el proveedor para que el detallista pague la mercanca.SERVICIOS.

Entre tantas fuentes de aprovisionamiento que existen, el comprador se interesa por aquellas que ofrecen servicios que ayudan a vender ms bienes. Cules son estos servicios? Muchos proveedores hacen publicidad de los productos que venden a nivel nacional, mencionando los nombres de los detallistas en sus anuncios. A veces les proporcionan subsidio para una publicidad local. Tambin dan materiales de exposicin o envan demostradores para promocionar sus productos en la tienda minorista. Algunos proveedores hacen alteraciones o reparaciones y atienden con prontitud las reclamaciones del comprador.

EVALUACIN DE LAS FUENTES.

La funcin del comprador no termina una vez que ha ubicado las fuentes ms convenientes, ya que luego tiene que realizar una evaluacin de las mismas, es decir, determinar cmo se desempean los proveedores. A travs de la lectura del diario del proveedor, el comprador puede mantener una informacin actualizada sobre cada una de las fuentes. El diario de un proveedor es un registro de la experiencia de un comprador, cualquiera que sea, con cada fuente principal de abastecimiento. El diario contribuye a que el comprador y gerente de comercializacin seleccionen proveedores que hayan demostrado una mayor cooperacin y ofreci los mejores servicios. Este diario es de utilidad tambin para el nuevo comprador que necesita datos sobre la historia de compras del departamento.