“PROVEEDORES”

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................... 3

SELECCIÓN DE PROVEEDORES................................................................................................................6

III.3 Métodos de selección de proveedores....................................................................................6

III.4 Comportamiento del proveedor en el tiempo.....................................................................6

III.5 Diseño de canales de información electrónica....................................................................8

RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES.....................................................................................................9

IV.1 Comunicación..................................................................................................................................... 9

IV.2 Servicio............................................................................................................................................... 10

IV.4 Nuevos productos..........................................................................................................................12

IV.5 Lealtad................................................................................................................................................ 13

IV.6 Amistad............................................................................................................................................... 13

COMPRAS......................................................................................................................................................... 14

V.1 Compras nacionales........................................................................................................................14

Sector gobierno................................................................................................................................... 14

V.2 Compras de importación..............................................................................................................14

CONCLUSIÓN.................................................................................................................................................. 15

INTRODUCCIÓN

Hoy en día, las empresas requieren brindar un servicio integral de calidad

basándose en apoyos externos (proveedores) con los cuales establecen contratos

y forman alianzas para lograr la satisfacción total del cliente. En estos contratos es

importante tomar en cuenta los siguientes principios:

• Tanto la empresa como el proveedor son totalmente responsables de la

aplicación y control de calidad requerida.

• Son independientes el uno del otro.

• La empresa tiene la responsabilidad de suministrarle al proveedor las

especificaciones claras, completas y adecuadas sobre lo que requiere.

• Las dos partes acuerdan previamente un método de evaluación aceptable,

medible y satisfactoria para ambas partes.

• La relación entre ambos se mantendrá sobre una base amistosa y satisfactoria,

controlando eficientemente las actividades comerciales.

La comunicación es un aspecto de vital importancia en cualquier tipo de relación

comercial, ya que es obligación del comprador informar continuamente sobre la

colocación de un pedido en orden de compra, de aquello que está en proceso de

ser surtido y sobre los problemas que puedan surgir.

La relación comprador-proveedor gira en torno a un factor determinante que es

tener la seguridad y certeza de que el producto o servicio le sea entregado o

brindado de excelente calidad.

El objetivo de esta relación comercial es “mejorar la garantía de calidad y eliminar

las posibles insatisfacciones que pudieran suscitarse en un momento dado entre el

comprador y el proveedor”.

Por lo anterior, es necesario aplicar y llevar a cabo los siguientes principios:

• Tanto el comprador como el proveedor son totalmente responsables de la

aplicación y el control de calidad.

• El comprador y el proveedor deben ser independientes y respetar esta postura.

• El comprador tendrá la obligación de suministrar información clara, adecuada y

oportuna sobre lo que requiere.

• El contrato fincado entre las partes interesadas debe considerar: calidad,

cantidad, precio, condiciones de entrega y forma de pago.

• El proveedor deberá certificar y garantizar una calidad óptima y satisfactoria

respaldada con los datos necesarios y requeridos.

• Ambas partes deberán, previamente, acordar los métodos de evaluación.

• El contrato deberá incluir los procedimientos para la solución de discrepancias.

• Ambas partes deberán controlar eficientemente las actividades comerciales, con

la finalidad de entablar y mantener una relación basada en la amistad y

satisfacción en beneficio del comprador y del proveedor.

• El comprador y el proveedor deberán prestar siempre la debida atención a los

intereses del consumidor.

Las compras nacionales son aquellas que se efectúan dentro de las fronteras de

un país, apegadas a las leyes del mismo; también se les conoce como compras

domésticas.

El procedimiento de las compras nacionales se menciona a continuación:

• Establecer e informar los compromisos, el tipo de relación y los intercambios que

se manejarán entre el departamento de compras y el proveedor.

• Por política será responsabilidad del comprador solicitar los materiales con las

mejores condiciones, la calidad apropiada, a buen costo y con los mejores tiempos

de entrega existentes en el mercado.

• Elaborar una requisición u orden de compra.

La relación comprador – proveedor gira en torno a un factor determinante que es

la seguridad o certeza de que el producto o servicio será entregado con una

excelente calidad.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

III.3 Métodos de selección de proveedores

Para relacionarse con los proveedores es importante que la organización realice

su selección con base en las siguientes características:

Un buen proveedor es aquel que actúa con honestidad, integridad, equidad y es

justo con sus clientes, sus propios empleados y también consigo mismo. Cuenta

con la disponibilidad de sus instalaciones y los conocimientos técnicos adecuados

para el abastecimiento de materiales o servicios. Ofrece salvaguardar los

intereses de sus clientes y consecuentemente los de la empresa. La actuación de

ambas partes deberá ser bajo el principio de beneficio mutuo para así tener una

excelente relación comercial.

III.4 Comportamiento del proveedor en el tiempo

Para que un comprador pueda evaluar y valorar a sus proveedores, deberá

realizar auditorías internas esporádicas que le permitirán averiguar todos aquellos

aspectos relevantes, que no sean muy evidentes, antes y durante el proceso de

compra.

Criterios para evaluar a un proveedor:

Es recomendable que todo comprador dé seguimiento al comportamiento de sus

proveedores a través del tiempo, midiendo los siguientes aspectos

trascendentales:

Equidad en la negociación

Lealtad y honestidad

Integridad

Servicio prestado

Progresividad

Amistad y compromiso

Reciprocidad de ambas partes

III.5 Diseño de canales de información electrónica

El departamento de compras requiere implementar, manejar y controlar un sistema

de compras automatizado, Este sistema electrónico consistirá en el manejo de

información que permita la manipulación de una serie de datos y elementos que

elijan, almacenen, procesen y recuperen datos en forma ordenada y lógica, para

así tomar las decisiones correctas y pertinentes.

Éste sistema de información electrónica automatizado debe ser altamente

confiable, eficaz, rápido, ordenado, lógico y de fácil manejo para el comprador.

Ventajas:

• El manejo electrónico de los procedimientos de compras reducirá el esfuerzo

manual de los empleados al mínimo.

• La información estará disponible de forma casi simultánea.

• Será considerable y notoria la mejora en el control de las operaciones internas de

la empresa, no sólo por la disponibilidad de la información para la toma de

decisiones, sino también por la flexibilidad y facilidad para manejar detalles

RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES

IV.1 Comunicación

La comunicación con los proveedores puede dividirse en:

Comunicación oral

Comunicación impresa y audiovisual

Comunicación a través de nuevas tecnologías

IV.2 Servicio

Se define como una actividad que casi siempre es intangible y que puede ser

realizada a través de la interacción entre el comprador y el proveedor con el único

objetivo de satisfacerle una necesidad o un deseo creado.

Algunas de las características específicas de los servicios son:

Los factores fundamentales que cubren las expectativas del cliente en cuanto a un

trato de calidad son los siguientes:

Es importante mencionar los siete “pecados capitales” del servicio, es decir, lo que

no se debe hacer cuando se brinda un servicio al cliente o comprador:

Finalmente, éstas son algunas reglas para brindarle un servicio y atención de

excelencia al cliente:

• Nunca hacer esperar al cliente, hay que saludarlo de inmediato.

• Brindar atención total, sin distracciones o interrupciones.

• Ser natural, no falso.

• Demostrar energía y confiabilidad (entusiasmo).

• Dirigirse al cliente con una excelente actitud, cordialidad y amabilidad.

IV.4 Nuevos productos

En los últimos años, la creación de nuevos productos se ha considerado como un

proceso largo, laborioso y secuencial; los cambios rápidos en la tecnología, la

intensificación de la competencia y el surgimiento de Internet han originado

importantes retos para el desarrollo de nuevos productos.

El desarrollo de un nuevo producto consiste en la realización efectiva de un

prototipo del producto o de versiones preliminares del mismo, pasando desde la

generación de un boceto hasta el producto físico. El desarrollo de un prototipo

permite comprobar las posibilidades de producción del producto, costos,

rendimiento, etcétera.

Los prototipos deberán ser aprobados por los consumidores potenciales. Por lo

anterior, se sugiere evaluar el producto-prototipo basándose en los siguientes

aspectos:

IV.5 Lealtad

Una relación basada en la lealtad entre un comprador y un proveedor es una

convergencia que se suscita y fomenta a través del tiempo de modo que

intervienen en ella diversos sentimientos como: empatía, identificación, confianza,

actitud, credibilidad, honestidad, integridad y simpatía.

Esto da como resultado final poder contar con un proveedor confiable, cuya

relación comercial representa un ganar-ganar en todo momento.

IV.6 Amistad

La amistad que pueda generarse entre un comprador y un proveedor puede ser

una enorme ventaja para ambas partes, ya que ésta es una manera más rápida y

ágil de encontrar lo adecuado y al mejor precio cuando así lo requiera el

comprador dentro de su compañía.

COMPRAS

V.1 Compras nacionales

Sector gobierno

Dentro de este sector, las compras involucran directamente a: los gobiernos

federal, estatal, provincial, condados, municipios, sistemas escolares del gobierno,

bibliotecas públicas, universidades, colegios del gobierno, entre otros. Los montos

gastados por cualquier entidad deberán ser cuidados y merecen especial atención,

ya que los fondos provienen de los contribuyentes, derivados de los impuestos

que pagan los ciudadanos.

Los fondos y gastos destinados de este sector se deberán erogar de manera

eficiente y apropiada para lograr obtener beneficios a favor de todos. Las compras

del gobierno no deben aplazar las exigencias de lo requerido y se deben realizar

con honradez. Para elegir al proveedor adecuado, el gobierno lanza convocatorias

que somete a concurso para los licitantes interesados.

V.2 Compras de importación

Son aquellas que se efectúan entre dos o más países y se rigen por las leyes y

estatutos de los involucrados, o bien de los acuerdos que se hayan pactado entre

países.

Las compras de importación presentan algunas implicaciones, que podemos

llamar como principales problemas y son los siguientes:

• Aspecto legal: en cada país el factor legal es diferente.

• Estándares de calidad: cuando un comprador está acostumbrado a recibir cierta

calidad de los productos o servicios de sus proveedores.

• Tiempos de entrega e inventarios: al adquirir o comprar productos de importación

los tiempos de entrega serán mucho más largos.

• Comunicación: el idioma puede representar la barrera más grande para lograr

una buena negociación con un proveedor extranjero.

CONCLUSIÓN

Para que una empresa sea saludable, robusta y competitiva, los proveedores

deben elegirse y considerarse como parte de la organización, aun cuando se

encuentren fuera de ésta.

Una buena selección del proveedor deberá basarse en iniciativas que sugieran los

modos adecuados y las nuevas formas para desarrollar productos y servicios.

La comunicación es muy importante en toda relación comercial, ya que de ésta

depende de que todos los departamentos estén bien informados para saber actuar

en el momento que les corresponde. Puede ser de manera oral, impresa o

audiovisual, o a través de las nuevas tecnologías, como es el caso del uso del

correo electrónico, comunicación que actualmente es muy usada por todas partes

del mundo.

Es importante mencionar que el objetivo de ésta relación es comercial, mejorando

la calidad y eliminar las insatisfacciones entre el comprador y el proveedor.

Toda relación debe estar llena de lealtad, en la que se generará empatía,

confianza, credibilidad, honestidad, integridad y simpatía; pues cuando de logra

esto, se opta por mejor ya no seguir buscando a nadie más y preferir quedarnos

cómodos en la relación.

Recordemos que las compras nacionales se efectúan dentro de las fronteras de

un país, apegadas a sus leyes.

Mientras que las compras de importación se efectúan entre dos o más países y se

rigen por las leyes y estatutos de los involucrados;