Segundo Módulo: Gestión Documental y Archivos

Beatriz Franco Espiño Ricard Pérez Alcázar

Primer Taller: Ley Modelo de Acceso a la Información

Pública 2.0

Santiago de Chile, 16 de abril de 2018

OBJETO

Propuesta de borrador para una Ley Modelo

Interamericana de Gestión Documental

Propuesta de borrador para una Guía de aplicación

2016. ISO 15489-1:2016. Información y Documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios Gestión de documentos Campo de la gestión responsable del control sistemático y eficiente en la creación, recepción, mantenimiento, utilización, y disposición de documentos, que incluye procesos para la captura y mantenimiento de la evidencia de las actividades y operaciones en forma de documentos, e información sobre éstas.

DEFINICIÓN

Principio

MARCO

Desarrollo de la gestión documental como uno de los soportes básicos para la implementación de las leyes de transparencia y acceso a la información pública.

MARCO

Acceso a la información administrativa indicador del grado de transparencia y democracia de una sociedad Normalización de políticas y procedimientos de la gestión de documentos protección y disponibilidad eficaz y eficiente recuperación de la información. Leyes de Acceso a la Información sistemas de gestión para el buen gobierno. Controlar el flujo de la información provecho para Administraciones y ciudadanos

Proyecto

Reflejo y respeto por la diversidad de políticas archivísticas, nacionales y regionales Visión integral de los distintos ámbitos de la gestión documental: sistema de gestión de documentos debe facilitar la conservación y disponibilidad de los mismos y aplicar decisiones relativas a los documentos en cualquier momento de la vida de los mismos

CONSIDERACIONES

• Todo tipo de documento, en cualquier formato o

soporte, creados o recibidos por una organización o

institución, pública o privada, en el curso de sus

funciones o actividades

• Durante toda la vida del documento y, por tanto,

para toda clase de organizaciones

CONSIDERACIONES

Aplicación

METODOLOGÍA

Talleres de retroalimentación

Identificación de Buenas prácticas

Búsqueda de respuestas a los diferentes tratamientos archivísticos

Se trata de documentos en estado de BORRADOR

• Hay que homogeneizar la profundidad

• Hay que normalizar el estilo

• Hay que completar las referencias

ESTADO DE LOS DOCUMENTOS

CONSULTA PÚBLICA PROCESOS ISO OBSERVACIONES

Creación de

documentos

Registros de información

Identificación de documentos

Identificación de información

relevante

Fiabilidad de los documentos

Preconcepciones del funcionario

Lenguaje claro

Interrelación con leyes

Firma electrónica

Correos electrónicos

Vías no tradicionales (teléfonos…)

Información

electrónica

Captura de

documentos

Información

electrónica

Clasificación

e indización

Información

electrónica

Control de

acceso

Información

electrónica

Almacenami

ento de

documentos

Preservación de documentos

Archiveros, depositarios o servidores

Información

electrónica

Uso y la

reutilización

Mapas de ruta [trazabilidad]

Plazos máximos para la publicación

Datos abiertos

Información presupuestaria

Información

electrónica

Migración o

conversión

Digitalización de documentos

Recuperabilidad de documentos

Información

electrónica

Disposición Información

electrónica

CAPÍTULO 1. POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

CAPÍTULO 2. IDENTIFICACIÓN, CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS

• 2.1. Identificación y organización

• 2.2. Clasificación de documentos

• 2.3. Descripción documental

CAPÍTULO 3. VALORACIÓN, TRANSFERENCIA Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

• 3.1. Valoración de documentos

• 3.2. Calendarios de conservación / Tablas de retención documental

• 3.3. Transferencia de documentos de Archivo

• 3.4. Eliminación de documentos

BORRADOR DE LA LEY

CAPÍTULO 4. ACCESO Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

• 4.1. Gobierno abierto, transparencia y acceso a los documentos públicos

• 4.2. Acceso a la información • 4.2.1. Accesibilidad legal de las series documentales

• 4.2.2. Gestión de las solicitudes de acceso a documentos

• 4.3. Restricciones y control de acceso

• 4.4. Protección de datos de carácter personal • 4.4.1. Medidas mínimas de seguridad para la documentación en formato papel

• 4.4.2. Medidas mínimas de seguridad para los documentos electrónicos

• 4.4.3. Ejercicio de los derechos de información, acceso, rectificación y supresión de los datos

• 4. 5. Seguridad de la información

BORRADOR DE LA LEY

CAPÍTULO 5. CONSERVACIÓN Y GESTIÓN DE CONTINGENCIAS

• 5.1. Plan integrado de conservación • 5.1.1. Custodia y control de las instalaciones

• 5.1.2. Gestión de espacios

• 5.2. Gestión de contingencias

CAPÍTULO 6. SERVICIOS DE ATENCIÓN A LOS USUARIOS

• 6.1. Difusión

• 6.2. Reutilización de la información

• 6.2. Atención a la Administración

• 6.3. Atención al público: servicio de referencia

• 6.4. Formación de usuarios

BORRADOR DE LA LEY

CAPÍTULO 7. ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

• 7.1. Interoperabilidad

• 7.2. Metadatos

• 7.3. Digitalización de documentos

CAPÍTULO 8. PERFILES Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL CON RELACIÓN A LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

BORRADOR DE LA LEY

• Definición

• Descripción de la buena práctica

• Recomendaciones

• Bibliografía

• Recursos

GUÍA DE APLICACIÓN

Estructura (como Anexo actualizable)

Decisiones a tomar sobre inclusión de temas. Por ejemplo,

• Incluir o no Captura y Registro como Capítulo nuevo • Definir conveniencia de correos electrónicos

• Incluir Firma electrónica

• Incluir o no Normalización de procesos como Capítulo nuevo • Información en la Guía de aplicación, no en el articulado

• Sopesar conveniencia del Capítulo de Servicio de Archivo • Tradicionalmente sólo piensa en investigadores

TEMAS Y CONTENIDOS

Escenarios / Consensos

Decisiones a tomar en cuanto presentación de contenidos. Por ejemplo, sobre documentos electrónicos:

• Desglosar las especificidades de los documentos electrónicos en los distintos procesos archivísticos

• Ejemplo, en el proceso de Eliminación se ha diferenciado

• Administración electrónica orientada a Políticas o a procesos • Confirmar conveniente orientación de planteamientos sobre el tema

Escenarios / Consensos

TEMAS Y CONTENIDOS

Gracias por su atención

beatriz.franco@mecd.es ricard.perez@mecd.es