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Sede en Madrid: Parque Científico de Madrid Calle Faraday, 7 | 28049 Madrid Tfno. +34 911 923 669 www.exaccta.com ©2014 Todos los derechos reservados
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Calle Faraday, 7 | 28049 Madrid Tfno. +34 911 923 669
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Guía rápida de Exaccta Xpens
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Expenses, Accounts & Tax 3
Contenido
1. Instalación del app en el Móvil del empleado.
2. Captura de Documentos.
3. Creación de las notas de gastos. (empleado)
4. Aprobación y Rechazo ( aprobador)
5. Paso a Pendiente de Pago (financiero)
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Expenses, Accounts & Tax
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Instalación del Exaccta Xpens en el móvil.
1-Entramos en el Play
Store de Android o App
Store de iOS
2-Buscamos “exaccta”
Y seleccionamos
Exaccta Xpens
3-Instalamos la
aplicación
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Expenses, Accounts & Tax
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Captura de documentos
Iniciamos una sesión con
nuestro identificador y
contraseña
Pulsamos en la cámara Seleccionamos el tipo de
documento. En este caso
una factura simplificada.
Y el tipo de gasto que se
trata. En este caso,
“manutención”
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Captura de documentos
Pulsamos en la cámara Seleccionamos el CIF/NIF,
pulsando dos veces en la
pantalla sobre el dato
Si no captura
correctamente el CIF/NIF
podemos editarlo
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Expenses, Accounts & Tax
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Captura de documentos
La captura ha finalizado.
El documento está
sincronizado ( está en el
servidor) y es válido como
justificante tributario
Seleccionamos el importe
total pulsando dos veces
la pantalla sobre el dato
Validamos la información
capturada e introducimos
si fuera necesario
información adicional
(Ej. método de pago)
Ejemplo: Selecciona una
“Unidad de Coste” a la
que quiere imputar el
gasto.
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Expenses, Accounts & Tax
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Creación de notas de gastos
Sobre el Menú lateral
seleccionamos “Notas de
Gastos”
Aparecerá un listado con
nuestras notas de gastos.
Vamos a crear una nueva
Al crear la nota de gasto,
podemos filtrar por fecha,
y unidad de coste.
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Expenses, Accounts & Tax
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Creación de notas de gastos
Podemos quitar y añadir
documentos
manualmente
Dando a OK
generaremos la nueva
nota de gastos.
Ahora aparece en el
listado.
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Aprobación y rechazo 1. Conectamos a http://www.exaccta.com
2. Entramos en el “área privada”
3. Introducimos nuestro correo y contraseña
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Expenses, Accounts & Tax
Aprobación y rechazo Podemos aprobar documentos sin que estén asociados a una nota de
gasto, o aprobar sólo los documentos asociados a notas de gasto.
1. Entramos en “Aprobación de documentos”.
2. Veremos los documentos, en estado pendientes de aprobación
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Expenses, Accounts & Tax
1. Sobre el listado de documentos podemos hacer aprobaciones y rechazos masivos.
2. O ir documento a documento , comprobando el ticket y tomando la decisión
adecuada.
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Aprobación y rechazo
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Expenses, Accounts & Tax
1. Con el formulario de búsqueda podemos buscar los documentos aprobados y
rechazados con anterioridad. Y modificar su estado, si hemos cambiado de opinión.
Aprobación y rechazo
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Expenses, Accounts & Tax
Si se prefiere se puede ir aprobando por documentos asociados a notas de gasto, con la
opción de menú “Aprobación de Notas de Gastos”
1- Seleccionamos la nota de gasto y
2 -Aprobamos o rechazamos los documentos asociados de forma análoga al caso anterior.
Aprobación y rechazo
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Expenses, Accounts & Tax
Paso a Pendiente de Pago 1. Entramos en Finanzas> Gestión de Notas de Gastos
Aprobadas
2. Y vemos si hay notas de gastos, en estado “revisada”
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Expenses, Accounts & Tax
Al pinchar sobre la nota de gasto, puede ver los documentos asociados.
1 - Puede cambiar el estado de una nota de gasto de “Revisada” a “Enviada para pago” o “Pagada”.
2 - En esos estados puede generar un ZIP con los datos, fotos y firmas de los documentos asociados a
esta nota de gastos.
3 - Una vez generado el archivo ZIP puede descargarlo a su máquina local
.
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