Secretaría de Administración y Finanzas

Secretaría de Administración y FinanzasSecretaría de Administración y FinanzasProyecto de Simplificación AdministrativaProyecto de Simplificación Administrativa

Reporte del Estado del ProyectoReporte del Estado del Proyecto

12-12-2011

Universidad Veracruzana

Porcentaje de Avance del Proyecto

Proceso 40 trámites 20 trámites prioritarios

Informe al: 30/04 30/05 17/08 21/09 21/10 12/12 30/04 30/05 17/08 21/09 21/10 12/12

Administración de Recursos Humanos (10 Trámites)

10 40.5 57 62.2 69.5 20 42 48 51 67.8

Administración de Recursos Financieros (24 Trámites)

19.3 50.4 54.5 58.0 75 76.8 23.6 60 65 65 70 70

Administración de Bienes y Servicios (6 Trámites)

57.7 68.3 82.5 85.4 86.3 86.7 66.3 70.7 78.8% 82.1 84.5 84.5

Total 29.2 53.1 64.7 68.5 77 77.6 36.6 57.6 63.9 66.0 74.1

Fecha de Reporte Lunes 12 de Diciembre 2011

Periodo Reportado Noviembre-Diciembre 2011


Trámites prioritarios

Fase 1Situación Actual

(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora

Fase 3Implementación

Diagrama Flujo

Requisitos Diagrama Flujo

Proyecto Programa Trabajo

Desarrollo USIIU-DSIA

Pruebas CapacitaciónImplantación

-Revisión cargas académicas y -Movimientos de personal académico

Solicitud de constancias

Pago de sueldos y prestaciones

Préstamo personal

Autorización de condonación

Solicitud de trámite de tarjeta “Pagomático” para pago de nómina

Entrega de la nomina para pago

Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos

72%

65%

65%

65%

90%

95%

65%




(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de Mejora


Diagrama Flujo





Retiro de personal

Elaboración de hojas de servicio

Nomina Express

Aguinaldo

Cancelación del impuesto

Pagos en exceso

Retención a terceros (Elaborar estados de cuenta)

Consulta de la nomina

Historial de la nomina

Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos (Simplificaciones adicionales)

85%

72%

65%

50%

95%

65%

65%

50%

50%




(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora


Diagrama Flujo





Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Solicitud)

Fondo rotatorio y Viáticos (Reposición)

Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Comprobación )

Pago directo a proveedores

Reintegros en efectivo

Transferencias y reprogramación presupuestal

Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros

70%

70%

70%

90%

70%

70%




(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora


Diagrama Flujo





-Autorización de cuotas para eventos autofinanciables-Patronatos y Fideicomisos

Cobro de cuotas y aranceles

Expedición de recibos oficiales

Constancia de sueldos y salarios

Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos

Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros

60%

98%

88%

60%

95%




(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora


Diagrama Flujo





Requisiciones

Registro de Bienes Muebles

Levantamiento Físico del Inventario

Transferencias de bienes muebles

Retiro de bienes en desuso

Mantenimiento de vehículos

Renta de vehículos y autobuses

Control y pago de servicios básicos

Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios

92%

92%

92%

92%

77%

100%

100%

45%


Prioridad trámite Resumen

1Registro de Bienes Muebles

• Pendiente equipamiento (Terminal portátil e impresoras de código de barras)

Transferencias de bienes mueblesRetiro de bienes en desuso

2 Requisición (Gestores y Beneficiarios)

3 Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales• Se corrigen aspectos operativos detectados en

la Prueba piloto.

4

Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición)

• Se han realizado 4 reuniones de trabajo (23,24,26 de Agosto y 5 de Septiembre ), con la USIIU y DSIA para analizar la propuesta

• El SIIU-Finanzas presentó (30/11/2011) alternativa de simplificación

• Se está elaborando programa de trabajo

Vale (Solicitud y Reposición)

Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición)

Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios)

5Retiro de personal • En desarrollo los módulos: Retiro y SAR

Hoja de servicios• Definiendo con USIIU, pantalla de captura de

información

6Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de Personal

• Desarrollo de pantallas de captura de la nomina de suplencias

7 Préstamo Personal (Gestores y Beneficiarios)• Para las solicitudes en línea, el equipo de

trabajo presentará las formas para su desarrollo


Prioridad trámite Resumen

8 Autorización de Condonación• El equipo esta definiendo las formas para el

llenado en línea

9 Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables • En proceso la presentación de la propuesta al

SIIU y DGTI, elaboración de programa de Trabajo

10 Movimientos de personal académico (vía SISPER) • Parte de la planificación del proceso de docencia y programación académica.

• Se realizan reuniones de trabajo para presentar propuestas de actualización de acuerdo a las normas de ingreso y permanencia

11 Revisión de Cargas Académicas

12 Patronatos y Fideicomisos • Solicitudes en línea, en proceso elaboración de

un programa de trabajo

13 Solicitud de Constancias (Gestores y Beneficiarios)• Se definen las formas para para el llenado en

línea

14Cobro de cuotas y aranceles (Gestores y Beneficiarios)

• Solo falta por incorporar 7 centros de cobro, (total de centros incorporados 58)

15 Expedición de recibos oficiales Beneficiario)

• Actualmente las Entidades Académicas o Dependencias solicitan el documento por medio de correo electrónico a la Dirección de Egresos. Se realizan pruebas para que la emisión la haga cada Región a través de la Vicerrectoría.

16Solicitud de Trámite de Tarjetas “Pagomático” para Pago de Nómina

• En revisión documento informativo relacionado con el pago por depósito en cuenta bancaria


Prioridad Trámite Resumen

17 Entrega de la Nómina para Pago

• Incluye devolución de nómina firmada, consulta de la nómina y cancelación de cheques por sistema; reposición de cheques; desconcentración de pagos a Vicerrectorías.

• En etapa de prueba en vicerrectorías y algunas dependencias de la región Xalapa

18Constancia de Sueldos y Salarios (Gestores y Beneficiarios)

• En proceso (Se esta analizando la propuesta por parte de Contabilidad y DGTI)

19Recepción de la Nómina Firmada con Cheques Cancelados Definitivos

• Forman parte de la prioridad 17 (Entrega de la nomina)20 Reposición Cheques (Gestores y Beneficiarios)

21 Entrega de cheques en caja

22 Mantenimiento de Vehículos

• Se concluyó la simplificación23 Renta de Vehículos

24 Renta de Autobuses

25 Control y pago de Servicios Básicos• En proceso fase 2 (Propuesta de simplificación)

del procedimiento de simplificación


Prioridad Trámite Resumen

17

Nomina express• En etapa de ajustes al sistema de nómina para

asegurar su funcionalidad en la descentralización a las Vicerrectorías

Aguinaldo• Se analiza el proceso en el sistema de nomina

para eliminar las causas de posibles errores

Cancelación del impuesto • En etapa de desarrollo por la DSIA

Pagos en exceso• El módulo de control de pagos en exceso del

Sistema de la Nómina se encuentra en etapa de definición

Retención a terceros (Elaboración de estados de cuenta)

• El módulo de control de pagos en exceso dentro del Sistema de la Nómina se encuentra en etapa de definición

Consulta de información de nominas • En etapa de definición

Historial de la nomina • En etapa de definición

4 Reintegros en efectivo• Integrada en la prioridad 4 (propuesta de Fondo

Rotatorio, Viáticos, Vales y Pago a proveedores)

Otras simplificaciones adicionales de los procesos de ARH y ARF


Problemas

SAF Efectuar un análisis a los procesos para detectar otras necesidades de simplificación. Recordar que la descentralización es transferir a las Vicerrectorías los procesos y procedimientos

SIIU

Proyectos no contemplados en el Proyecto de Simplificación Administrativa, pero necesarios, impactan en el desarrollo su automatización

La ampliación de mejoras no contempladas inicialmente en la propuesta de automatización, se reflejan en la ampliación del tiempo de respuesta


Seguimiento Octubre

En proceso Continuar presentando propuestas de simplificación

En proceso Avanzar con la USIIU y la DSIA, en el desarrollo de las requisiciones en línea

Seguir adelante con los desarrollos en nóminas

En proceso Dar seguimiento a las propuestas de los trámites que se encuentran en etapa de revisión y planeación del desarrollo por parte de la USIIU y DSIA

En proceso Continuar con los trámites que aún no han presentado su propuesta de simplificación


Trámites del Proyecto de Simplificación 40 100%

Propuestas de simplificación en poder de la USIIU y DSIA 35 88%

Propuestas de simplificación que no requieren automatización 1 2%

Propuestas de simplificación por presentar 4 10%

Mejoras adicionales al Proyecto de Simplificación 12 100%

Propuestas de simplificación en poder de la USIIU y DSIA 5 42%

Propuestas de simplificación que no requieren automatización 3 25%

Propuestas de simplificación por presentar 4 33%

Total de propuestas de simplificación 52 100%

Propuestas en poder de la USIIU y DSIA 40 77%

Propuestas que no requieren automatización 4 8%

Propuestas pendientes de presentar a la USIIU y DSIA 8 15%

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