Secretaría de Administración y Finanzas

Secretaría de Administración y FinanzasSecretaría de Administración y FinanzasProyecto de Simplificación AdministrativaProyecto de Simplificación Administrativa

Reporte del Estado del ProyectoReporte del Estado del Proyecto

21-09-2011

Universidad Veracruzana

Avances del Proyecto

Proceso 40 trámites 20 trámites prioritarios

Informe al: 30/04/11 30/05/11 17/08/11 21/09/11 30/04/11 30/05/11 17/08/11 17/08/11

Administración de Recursos Humanos (10 Trámites)

10% 40.5% 57% 62.2% 20% 42.% 48% 51%

Administración de Recursos Financieros (24 Trámites)

19.3% 50.4% 54.5% 58.0% 23.6% 60% 65% 65%

Administración de Bienes y Servicios (6 Trámites)

57.7% 68.3% 82.5% 85.4% 66.3% 70.7% 78.8% 82.1%

Total 29.2% 53.1% 64.7% 68.5% 36.6% 57.6% 63.9% 66.0%

Fecha de Reporte Miércoles 21 de Septiembre 2011

Periodo Reportado Junio-Septiembre 2011


Trámites prioritarios

Fase 1Situación Actual

(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora

Fase 3Implementación

Diagrama Flujo

Requisitos Diagrama Flujo

Proyecto Programa Trabajo

Desarrollo USIIU-DSIA

Pruebas CapacitaciónImplantación

-Revisión cargas académicas y -Movimientos de personal académico

Solicitud de constancias

Pago de sueldos y prestaciones

Préstamo personal

Autorización de condonación

Solicitud de trámite de tarjeta “Pagomático” para pago de nómina

Entrega de la nomina para pago

Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos

65%

30%

65%

65%

90%

92%

65%




(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora


Diagrama Flujo





Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Solicitud)

Fondo rotatorio y Viáticos (Reposición)

Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Comprobación )

Pago directo a proveedores

Transferencias y reprogramación presupuestal

Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros

65%

65%

65%

90%

65%




(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora


Diagrama Flujo





-Autorización de cuotas para eventos autofinanciables-Patronatos y Fideicomisos

Cobro de cuotas y aranceles

Expedición de recibos oficiales

Constancia de sueldos y salarios

Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos

Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros

55%

55%

55%

55%

92%




(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora


Diagrama Flujo





Requisiciones

Registro de Bienes Muebles

Levantamiento Físico del Inventario

Transferencias de bienes muebles

Retiro de bienes en desuso

Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios

92%

92%

92%

92%

72.2%


Prioridad trámite Resumen

1Registro de Bienes Muebles • Liberados desde el punto de vista informático

• Elaborado el programa de capacitación e implementación. Falta aprobación.

• Pendiente equipamiento (Terminal portátil e impresoras de código de barras)

Transferencias de bienes mueblesRetiro de bienes en desuso

2 Requisición (Gestores y Beneficiarios)

3 Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales• Se corrigen aspectos operativos detectados en

la Prueba piloto.

4

Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición) • Se han realizado 4 reuniones de trabajo

(23,24,26 de Agosto y 5 de Septiembre ), con la USIIU y DSIA para analizar la propuesta

• Pendiente programa de desarrollo

Vale (Solicitud y Reposición)

Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición)

Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios)

5 Retiro de personal (Hoja de servicios) • Se presentó a la USIIU y a la DSIA propuesta de simplificación el 31 de Agosto

• Se crearon los grupos de trabajo• Se han llevado a cabo 3 reuniones de trabajo 5,7,

Y 8 de Septiembre) con la USIIU y DSAI para analizar las propuestas de simplificación y definir el alcance

• Pendiente elaborar programa de trabajo tomando en cuenta la priorización establecida

6Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de Personal

7 Préstamo Personal (Gestores y Beneficiarios)

8 Autorización de Condonación


Prioridad trámite Resumen

9 Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables • En proceso elaboración de un programa de

trabajo

10 Movimientos de personal académico (vía SISPER)• En proceso análisis normativo

11 Revisión de Cargas Académicas

12 Patronatos y Fideicomisos • En proceso elaboración de un programa de

trabajo

13 Solicitud de Constancias (Gestores y Beneficiarios) • Idem. Prioridades 5,6,7 y 8

14Cobro de cuotas y aranceles (Gestores y Beneficiarios)

• En proceso elaboración de un programa de trabajo

15 Expedición de recibos oficiales Beneficiario)

16

Solicitud de Trámite de Tarjetas “Pagomático” para Pago de Nómina

• Su propuesta está terminada y no requiere de servicios de automatización.

• Es un documento que da a conocer cómo hacer una solicitud guía operativa

• Determinar fecha de comunicación

17 Entrega de la Nómina para Pago

• Se amplía el alcance incluyendo devolución, cancelación, reposición de cheques y desconcentración de pagos a Vicerrectorías. Se inició en Xalapa


Prioridad Trámite Resumen

18Constancia de Sueldos y Salarios (Gestores y Beneficiarios)

• Idem. Prioridades 5,6,7 y 8

19Recepción de la Nómina Firmada con Cheques Cancelados Definitivos

• En proceso su propuesta

20 Reposición Cheques (Gestores y Beneficiarios)• Forman parte de la prioridad 17

21 Entrega de cheques en caja

22 Mantenimiento de Vehículos • En revisión la propuesta de simplificación

23 Renta de Vehículos • En proceso su propuesta

24 Renta de Autobuses

25 Control y pago de Servicios Básicos • Aún no se inicia


Problemas

SAF El sitio de colaboración que es donde se informan los avances de los trámites, debe mantenerse actualizado

La firma electrónica debe ser un proyecto prioritario. Incide el las propuestas de simplificación

SIIU

La armonización contable es un proyecto que impacta en los proyectos de simplificación administrativa

Faltan procedimientos documentados para la presentación de proyectos a la USIIU y DSIA así como políticas que establezcan el orden de atención de las solicitudes de servicio

Falta un área cuya función sea la administración de los proyectos que se presentan a las áreas informáticas que permita conocer los avances de las solicitudes y sea el enlace entre el usuario y el prestador del servicio

La Disponibilidad Financiera y la Reserva del Presupuesto en el POA , son proyectos planteados que deben ser atendidos e interrelacionados con Egresos y Requisiciones.


Seguimiento Agosto-Septiembre

En proceso Continuar con los trabajos de simplificación y su seguimiento.

En proceso Continuar la etapa de pruebas de los trámites que se encuentran en esa fase y pasar a la de capacitación, basado en un programa

Continuar con etapa de capacitación e implementación en nóminas

En proceso Dar seguimiento a los trámites que se encuentran en etapa de revisión y planeación del desarrollo por parte de la USIIU y DSIA

En proceso Continuar con el desarrollo de trámites que no han presentado su propuesta de simplificación


Trámites en desarrollo por la USIIU y/o DSIA Prioridad No. De trámites (*)

Registro de Bienes Muebles

1

1

Transferencias de bienes muebles 1

Retiro de bienes en desuso 1

Requisición (Gestores y Beneficiarios) 2 2

Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales 3 2

SUMA 7

* Gestores y Beneficiarios

Trámites presentados a la USIIU y/o DSIA Prioridad No. De trámites (*)

Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición)

4

3

Vale (Solicitud y Reposición) 2

Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición), Beneficiarios 4

Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios) 2

SUMA 11


Trámites en desarrollo por la USIIU y/o DSIA Prioridad No. De trámites (*)

Retiro de personal (Hoja de servicios) 5 1

Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de Personal 6 2

Préstamo personal (Gestor y Beneficiario) 7 2

Autorización de condonación 8 1

Solicitud Constancias (Gestor y Beneficiario) 13 2

Entrega de la Nómina para Pago 17 2

Constancia de Sueldos y Salarios 18 1

SUMA 11

* Gestores y Beneficiarios

Total de trámites del Proyecto de Simplificación 40 100%

Total de trámites propuestos y en poder de la USIIU y DSIA

29 72.5%


Hallazgos al SAU Debilidades

Se desatendió el mantenimiento del SAU Se corre el riesgo de que al descentralizar se transfieran procesos complejos por centrarse en simplificar trámites

No se ha asegurado el proceso de Gestión del SAU ni se han mantenido los procesos Se trabaja por áreas y no por procesos transversales

No está actualizado el Calendario de revisión del SAU.En la metodología propuesta, faltó capacitación a los comandos en algunos temas como la administración de proyectos, riesgos, mapeo

Las áreas no se aseguran de contar con indicadores para revisar la conveniencia, adecuación y eficacia continua del SAU Algunos proyectos de mejora no están tomando en cuenta los cambios que afectan al SAU

No se observa un análisis de riesgos ni un plan de contingencia para el proyecto de simplificación

En el seguimiento al SAU se toman acciones aisladas que no han sido suficientes es necesario que la Alta Dirección tome acciones para demostrar eficacia del SAU

No se ha gestionado el ambiente de trabajo Analizar idoneidad de los seis procedimientos

En el Proyecto de simplificación no incluyó criterios de validación y verificación en sus etapas

Existen acciones correctivas cuyo plan de atención está desactualizado

No existen acciones que anticipen una operación fuera de control


Representante

Sub-Representante

Control de documentos

Responsable de proceso




Representante de proceso





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