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SECRETARÍA DE OBRAS PÚBLICAS,
TRANSPORTE Y VIVIENDA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA GENERAL
Tegucigalpa, M.D.C., Honduras
2012
SOPTRAVI SECRETARÍA GENERAL
Procesos y Procedimientos
Fecha: 01-10-2012
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2 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
Índice
MANUAL DE PROCESOS Y .............................................................................................................................................. 1
PROCEDIMIENTOS .......................................................................................................................................................... 1
SECRETARÍA GENERAL .......................................................................................................................................... 1
PRESENTACION ..................................................................................................................................................... 3
I. Introducción ................................................................................................................................................... 4
II. Antecedentes .............................................................................................................................................. 4
III. Objetivo Del Manual ........................................................................................................................... 4
IV Justificación Del Manual ............................................................................................................................ 4
V. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA .......................................................................................................... 5
ESTRUCTURA DEL MANUAL ............................................................................................................................ 6
VI. Descripción del Proceso y Procedimientos: ................................................................................... 6
VII. Propósito: .................................................................................................................................................... 8
VIII. Alcance: ................................................................................................................................................... 8
IX. Personal que interviene: ....................................................................................................................... 8
X. CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO .................................................................................................. 9
XI. Documentos de Referencia: ............................................................................................................. 36
XII. Glosario de Términos: ..................................................................................................................... 37
XIII. Diagramas……………….……………………………………………………………………………………………………………………..…….39
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Procesos y Procedimientos
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3 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
PRESENTACION
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las diferentes funciones de esta Secretaria General, con el propósito de que exista una total transparencia
de los Procesos y Procedimientos que aquí se desarrollan y así brindarle a los que nos visitan la mejor atención que se necesite, como lo tiene que hacer un
servidor público.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Contiene anexos como ser ejemplos de formularios de Fianzas o de Garantías Bancarias, Fotocopias de Formularios de Recibo de Ingresos de Pagos los
cuales son documentos necesarios para la Elaboración de la Respectiva Certificación de Fianza o Garantía Bancaria, y también Fotocopia de algunos
Autos de Aprobación de Fianzas, Resoluciones de las mismas, Autos de
Reclamos Administrativos, correctos para el desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión de la información
básica referente al funcionamiento de todas las distintas funciones de esta Secretaría General de Soptravi, facilita las labores de la evaluación y control
interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
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4 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
I. Introducción En el presente Manual de Procesos y Procedimientos encontraremos las diferentes funciones y formas para darle trámite a las distintas solicitudes presentadas ante esta
Secretaría de Estado.- En la siguiente información desglosaremos los siguientes procesos; Elaboración de Autos, Resoluciones, Certificaciones, Comunicaciones.
También incluimos todo el procedimiento que se sigue en cada una de las Solicitudes presentadas de Indemnizaciones, Instalación de Bombas de Patios.- Lo siguiente será de utilidad para aquellas personas que desconocen los pasos a seguir al momento de
realizar o gestionar un trámite, o bien para las nuevas autoridades que en cada cambio de Administración se ve en una área que desconoce. II. Antecedentes
Anteriormente se le conocía como Oficialía Mayor, se llevaban los trámites de
Solicitudes de Permisos de radio aficionado (Telecomunicaciones Hondutel), Permiso de Aviación, Horas de Vuelo, Permiso de Operación de líneas Aéreas en Honduras, Transcripción de Contratos, Acuerdos de Nombramientos y Cancelación de Personal
pero con la reforma mediante Artículo 124-B, Decreto Legislativo 218-96 de fecha 17 de diciembre de 1996 según la Ley de Administración Pública paso a ser llamada
Secretaría General.
III. Objetivo Del Manual
1. Determinar las actividades que se realizan en la Secretaría General para la
finalidad para los cuales fue creado y a su vez detectar necesidades que se
requieren implementar, para mejorar la eficiencia y productividad, tomando
como base de análisis las actividades de los puestos.
2. Tener una guía para que se pueda evaluar la productividad y efectividad del
empleado en el puesto (Evaluación del Desempeño) y facilitar las Auditorías
Operativas para detectar desviaciones en cuanto al desarrollo de las actividades
de manera fácil y expedita.
3. Poder definir el perfil de personal (descripción de puesto y necesidades de
capacitación o desarrollo de habilidades) que se requiere para el desarrollo de
las actividades del puesto.
IV Justificación Del Manual
La intención de contar con un Manual de Procedimiento es para seguir una pauta
que mejore el sistema de calidad y eficiencia para trabajar de una forma organizada para brindar un mejor servicio al peticionario, ya que como Servidores Públicos es
nuestro deber brindar un excelente servicio. El Manual de Procesos nos obliga a dar un servicio de calidad y pronta solución al peticionario.
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V. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
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ESTRUCTURA DEL MANUAL
VI. Descripción del Proceso y Procedimientos:
¿Qué se hace?
¿En qué función o
campo de
especialidad se hace?
¿Para qué se
hace? ¿Para quién se hace?
Recibir Fianzas,
Reclamos Administrativos, Extracción de Material
Selecto, Certificaciones de Acuerdo para
Jubilación, Permisos Especiales de Importación Temporal
(Dispensas), Autenticación de firmas,
Constancia de Inafectabilidad, Instalación de Fibra
Óptica, Indemnizaciones,
Elaboración de Acuerdos de Nombramientos, Acuerdos de
Cancelación de Directores y
Subdirectores, Cumplimentar lo ordenado por los
Juzgados y Tribunales de la República, Dar
Pronta Respuesta a los oficios y notas enviadas por el Ministerio Público,
Realizar Inspecciones en conjunto con la
Procuraduría General de la República, Tribunal
Superior de Cuentas al terreno afectado. Instalación de
El trabajo que se
desarrolla, se enmarca en el área
Legal.- La Secretaría General recibe las solicitudes con los
documentos, se forma un expediente, se le
da el trámite y se envía a las diferentes Direcciones Generales
o solicita informes a diferentes
dependencias, según Artículo 72 de la Ley de Procedimiento
Administrativo, hasta llegar a concluir el
tramite con una Resolución definitiva.
Para darle una
pronta Resolución a la solicitud presentada, la
que debe de estar enmarcada
dentro del marco legal.
Promover las condiciones que sean más
favorables para el desarrollo
nacional sobre una base de justicia social,
procurando el equilibrio entre
su actuación y los derechos e intereses
legítimos de los particulares.
Se hace para cualquier persona
natural o jurídica que presente trámites
ante la administración
pública y estos sean resueltos conforme a Ley, para el
desarrollo de obras o proyectos; conceder
a los titulares los derechos subjetivos o los intereses
legítimos que les asistan en todos
aquellos actos en que se les pudiere afectar.
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Gasolineras y Bombas de Patio,
Indemnizaciones, Reclamos Administrativos de Pago
de Prestaciones y Salarios dejados de
Percibir, Incremento de Costos Mayores, Pago de Intereses y Costas
en Ejecuciones de Sentencias Definitivas,
Contratos de Publicidad, Suministro de Repuestos,
Indemnización por Causa de Muerte,
Constancias de Inafectabilidad, Eliminación de Bordillos
de Aceras, de Bahía, Construcción de Bahías,
Pagos de Incumplimiento Contractual
(Contratante-Contratista), Cesión de
Derechos, Afirmativa Ficta, Pronta Resolución, Denegación Presunta,
Recursos de Apelación en primera y segunda
instancia, Reposición, Revisión, Notificaciones por Cedulas fijadas en la
Tabla de Avisos del Despacho,
Certificaciones, Cotejamiento y
Autentica de Documentos, Procesos de Licitación,
Coadyuvante ante la Comisión de Avalúo en
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VII. Propósito:
Ofrecer un servicio con arreglo a normas de economía de celeridad y eficacia, a fin de lograr una pronta y efectiva satisfacción a la ciudadanía que a diario
presenta sus peticiones ante esta Secretaría General, declarando, reconociendo y limitando los derechos de los particulares.
VIII. Alcance:
Aplicar el procedimiento enmarcado en Ley, a cualquier ciudadano que se sienta afectado en sus intereses o busca los servicios del Estado presentando
Solicitud correspondiente, analizando jurídicamente la documentación a efecto de emitir la Resolución conforme a Derecho.
Fijar sus objetivos y metas, racionalizar sus decisiones, hacer un aprovechamiento óptimo de los recursos disponibles, asegurar la acción
coordinada de sus órganos ó entidades, la evaluación periódica de lo realizado y el control de sus actividades.
IX. Personal que interviene:
Secretaria General, Asistente de la Secretaria, Receptor, Gestión de Fianzas y Dispensas, Cotejadoras, Asesores Legales, Conserje, Sub Secretario de
Transporte, Dirección Legal, Dirección General de Carreteras, Dirección General de Obras Públicas, Dirección General de Transporte, Secretaría de
Finanzas, Procuraduría General de la República, Dirección Ejecutiva de Ingresos, Secretaría de Recursos Naturales, Alcaldías Municipales,
Superintendencia de Concesiones y Licencias, Aeronáutica Civil, Dirección General de Vivienda y Urbanismo, Ministerio de la Presidencia, Ministerio
Público, Tribunal Superior de Cuentas, Bienes Nacionales, Marina Mercante
Nacional, Corte Suprema de Justicia, Cómite Permanente de Contingencias, (COPECO), Fondo Vial, Aeropuertos de Honduras, Instituto Nacional de
Jubilaciones y Pensiones de los Empleados Públicos, Secretaría de Trabajo y Seguridad Social, Procuraduría General del Ambiente, Contratistas Individuales
y/o Jurídicas.
la Dirección General de Bienes Nacionales,
Desistimientos.
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X. CUADRO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de etapas Actividad Responsable
FIANZAS
1. Solicitud de
Aprobación de
Fianza.
1.1Dar ingreso al trámite de fianza y revisar que los documentos
cumplan con los requisitos estipulados los cuales son los
siguientes: Carta Poder debidamente autenticada, Certificado de Autenticidad el
cuales es para certificar las fotocopia de los documentos y dar
fe de la legalidad de los mismos, en la misma va autenticada la firma de la Carta Poder si fuera
esta original y sino para autenticar la fotocopia, Garantía Bancaria o
Fianza (Cumplimiento, Anticipo), Fotocopia del Contrato, Recibo de Pago Ingresos Corrientes, si es
Calidad de Obra la Fianza o Garantía Bancaria se presenta
Orden de Inicio, Acta de Recepción Final, Fotocopia del Contrato y Recibo de Pago.
1.2Asignar número al expediente. 1.3Entrega el expediente al
calificador para su respectiva revisión.
RECEPTOR
2. Estudio y análisis
2.1En lo que respecta a la revisión se realiza de acuerdo al ordenamiento jurídico, la Carta
Poder deberá fundamentarse en los Artículos Números: 56 y 57 de la
Ley de Procedimiento Administrativo.
2.2Que los Instrumentos Públicos presentados estén debidamente registrados en el Instituto de la
Propiedad.
CALIFICADOR DE DOCUMENTOS.
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3. Revisar documentación.
3.1Se analiza la documentación que contiene el expediente, para
corroborar si estos fundamentan lo solicitado. 3.2Se detallan los documentos
propuestos por el peticionario.
GESTIÓN DE FIANZAS Y
DISPENSAS.
4. Elaboración de Auto
de Admisión.
4.1Si la documentación no
estuviera conforme con lo ordenado por la Ley se procede a
requerir al Apoderado Legal para que en el término de diez (10) días hábiles subsane lo presentado,
según lo ordenado en el Artículo 48 de la Ley de Procedimiento
Administrativo.
GESTIÓN DE
FIANZAS Y
DISPENSAS.
5. Cotejamiento de Expediente.
5.1Una vez elaborado el Auto se
pasa a la persona encargada del cotejamiento para que revise
minuciosamente el Auto, tomando en cuenta los documentos presentados.
5.2Luego que se revisa el expediente, los cotejadores los
pasan a las encargadas de Fianzas y Dispensas por medio de libro de control de cotejamiento.
COTEJADORES.
6. Corrección del Expediente.
6.1Las Encargadas de Fianzas y Dispensas corrigen el error que se encontró en el Auto y se le pasa a
la Asistente de la Secretaria General.
GESTIÓN DE FIANZAS Y
DISPENSAS.
7. Estudio del Expediente.
7.1Revisa que el expediente este
conforme a Ley, y si no existe algún error lo pasa a la
SECRETARIA GENERAL.
ASISTENTE DE LA SECRETARIA
GENERAL.
8. Firma de Expediente.
8.1Se traslada el expediente para
su aprobación seguidamente lo firma y realiza la remisión del mismo a la Dirección, Unidad,
Departamento correspondiente. 8.2La SECRETARIA GENERAL lo
SECRETARIA
GENERAL DE ESTA SECRETARÍA DE
ESTADO.
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remite a la Asistente de la Secretaría General para que las
encargadas de Gestión de Fianza y Dispensas lo remitan a firma.
9. Envió de
Expediente.
9.1El expediente es enumerado
hoja por hoja de forma correlativa, con el folio de la SECRETARÍA GENERAL.
9.2El expediente es remitido mediante libro de control de
Fianzas al Señor Sub Secretario de Transporte.
CONSERJE
10. Recibido y Remisión de
Expediente
10.1 El expediente es recibido por las Secretarias de la oficina.
10.2 Las Secretarias pasan el expediente a las encargadas del manejo de las fianzas para
anotarlo en el libro de control de fianzas, si el expediente tiene la
formula “CÚMPLASE” se procede a remitirlo a la Dirección General de Carreteras o de Obras Públicas
de acuerdo a lo estipulado en el contrato para que emitan
dictamen.
GESTIÓN DE FIANZAS Y
DISPENSAS.
11. Custodia de
Expediente.
11.1Si el expediente tiene un requerimiento se mantiene en
custodia de la Secretaría General para que el Apoderado Legal
presente lo ordenado.
GESTIÓN DE
FIANZAS Y DISPENSAS.
12. Elaboración
de Auto de acuerdo al Dictamen.
12.1Una vez cumplimentado lo
ordenado se elabora auto remitiéndolo a firma del Señor Sub
Secretario de Transporte. 12.2Cuando el expediente regresa a la Secretaría General es anotado
en libro de control de Fianzas.
GESTIÓN DE
FIANZAS Y DISPENSAS.
13. Remisión y Recibido de la
13.1El expediente se remite mediante libro de control de
GESTIÓN DE
FIANZAS Y
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Dirección General de Carreteras o de
Obras Públicas.
fianzas a la Dirección General de Carreteras o de Obras Públicas
para que emitan el Dictamen correspondiente. 13.2El expediente es traslado por
el conserje de esta Secretaría General.
13.3La Dirección General correspondiente remite el expediente a nuestra oficina con su
respectivo Dictamen u Opinión.
DISPENSAS.
14. Elaboración de Resolución.
14.1Si el Dictamen es Favorable se
procede a elaborar la Resolución, tomando en cuenta la Fianza o Garantía presentada y el Contrato,
en espera de la notificación del Apoderado Legal.
GESTIÓN DE
FIANZAS Y DISPENSAS.
15. Elaboración de Auto en donde
se procede a requerir a
Apoderado Legal.
15.1Si el Dictamen es desfavorable porque la Fianza presentada no cumple con los
requisitos se elabora el Auto requiriendo al Apoderado Legal
para que en el término de diez (10) días hábiles subsane lo ordenado, según el artículo 48 de
la Ley de Procedimiento Administrativo.
GESTIÓN DE
FIANZAS Y DISPENSAS.
16. Recibido de
expediente.
16.1El expediente regresa a
nuestra oficina y es recibido por las Secretarias de la oficina. 16.2 Ellas lo pasan a la Unidad de
Gestión de Fianzas Dispensas.
SECRETARIAS DE LA OFICINA.
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17. Custodia de
expediente.
17.1Se anota el expediente en los libros de Control de Fianzas.
17.2El expediente se mantiene en custodia por las encargadas de
Fianzas en espera que el Apoderado Legal se notifique y presente subsanación de lo
ordenado.
GESTIÓN DE
FIANZAS Y DISPENSAS.
18. Elaboración de
auto de subsanación.
18.1Una vez cumplimentado lo ordenado, se elabora el auto de
subsanación que permite darle curso al expediente.
GESTIÓN DE
FIANZAS Y DISPENSAS.
19. Remisión de
expediente a la Dirección General de
Carreteras o de Obras Públicas.
19.1Se envía el expediente nuevamente a la Dirección General
que corresponde el Contrato. 19.2 La Dirección General de Carreteras o de Obras Públicas
dictamina según lo presentado.
GESTIÓN DE FIANZAS Y
DISPENSAS.
20. Elaboración de Resolución.
20.1Si es Favorable se procede a elaborar la Resolución Definitiva, la que debe ser notificada al
Apoderado Legal.
GESTIÓN DE
FIANZAS Y DISPENSAS.
21. Envió de Expediente.
21.1Una vez elaborada la Resolución se remite a firma del Señor Sub Secretario de
Transporte.
CONSERJE.
22. Elaboración de
Certificación.
22.1 Elaborada la Resolución se
mantiene en custodia en espera que el Apoderado Legal se
notifique de la misma. Y se procede a elaborar la Certificación.
GESTIÓN DE FIANZAS Y
DISPENSAS.
23. Firma de la Certificación
23.1 Se pasa a firma la
Certificación, siendo este el último pasó.
SECRETARIA
GENERAL DE LA SECRETARÍA.
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24. Archivo de Expediente.
24.1El expediente una vez extendida la Certificación, se archiva y se mantendrá en
custodia de la Secretaría General.
GESTIÓN DE
FIANZAS Y DISPENSAS.
25. Solicitud de Aprobación de Dispensas.
25.1Dar ingreso al trámite de
Dispensas de permiso de Importación Temporal o
Exoneración de Impuesto y revisa que los documentos presentados cumplan con los requisitos
estipulados en la Ley, los cuales son los siguientes: Carta Poder
debidamente autenticada, Certificado de Autenticidad, el cual es para certificar las fotocopia de
los documentos y dar fe de la legalidad de los mismos, en la
misma va autenticada la firma de la Carta Poder si fuera esta original y sino para autenticar la fotocopia,
Publicación de la Gaceta, Recibo de pago de Lps. 400.00 para extender
Resolución y Certificación, Fotocopia del Contrato y 5 copias por numero de pedido.
25.2Asignar número al expediente. 25.3Entregar el expediente al
Calificador asignado para la revisión de la documentación presentada.
RECEPTOR
26. Estudio y Análisis.
26.1En lo que respecta a la
revisión de documentos se realiza de acuerdo al ordenamiento
jurídico, la Carta Poder deberá fundamentase en los Artículos Números: 56 y 57 de la Ley de
Procedimiento Administrativo. 26.2Que los Instrumentos Públicos
presentados estén debidamente registrados como corresponde en el Instituto de la Propiedad.
CALIFICADOR DE DOCUMENTOS.
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27. Revisar
documentación.
27.1Se analiza la documentación que contiene el expediente, para
corroborar si estos están conforme a lo solicitado. 27.2Se detalla documento por
documentos en el presentado. 27.3Si la documentación no
estuviera conforme se procede a requerir al Apoderado Legal para que en el término de diez (10) días
hábiles subsane lo presentado, según artículo 48 de la Ley de
Procedimiento administrativo.
GESTIÓN DE FIANZAS Y
DISPENSAS.
28. Remisión y
Recibido de Expediente.
28.1 Si la documentación está
completa y conforme a Ley, se procede a remitir el expediente con la autorización de la SECRETARIA
GENERAL a firma del auto de admisión a la oficina del Señor Sub
Secretario de Transporte. 28.2El expediente es remitido
mediante Libro de Control por el conserje de esta Secretaría General.
28.3Una vez firmado el Auto por el Señor Sub Secretario de
Transporte, el mismo retorna a nuestra oficina, mediante libro de Control perteneciente a esa oficina.
GESTIÓN DE
FIANZAS Y DISPENSAS.
29. Recibido de expediente.
29.1El expediente es recibido por las Secretarias de la oficina, con
procedencia del Sub Secretario de Transporte.
29.2Las Secretarias pasan el expediente a las encargadas del manejo de las Fianzas y Dispensas
para anotarlo en el libro de control de fianzas.
GESTIÓN DE
FIANZAS Y DISPENSAS.
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16 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
30. Envío de
Expediente.
30.1Si el expediente no tuviera
requerimiento se procederá a remitirlo a la Dirección General de
Carreteras para que emitan Dictamen correspondiente a lo solicitado.
CONSERJE.
31. Custodia del
expediente.
31.1Pero si el expediente tiene un requerimiento solo se anota en
libro y se tiene en custodia para que el Apoderado Legal se
notifique y presente lo solicitado.
GESTIÓN DE
FIANZAS Y DISPENSAS.
32. Elaboración de
Auto de Dispensa y Recibo de expediente.
32.1Una vez cumplimentado lo
solicitado se elabora un Auto remitiéndolo a firma del Sub
Secretario de Transporte. 32.2 Cuando el expediente regresa
es anotado en libro de Control de Dispensas.
GESTIÓN DE
FIANZAS Y DISPENSAS.
33. Remisión de Expediente.
33.1El expediente se remite a la
Dirección General que corresponda para que emita Dictamen correspondiente.
33.2Se anota en el libro de Control de Fianzas y Dispensas.
GESTIÓN DE
FIANZAS Y DISPENSAS.
34. Recibido de
Expediente.
34.1La Dirección General de Carreteras remite el expediente a
nuestra oficina con su respectivo dictamen u opinión.
GESTIÓN DE
FIANZAS Y DISPENSAS.
35. Elaboración de auto de acuerdo al
dictamen.
35.1Si el Dictamen es favorable se
procede a elaborar el auto donde dice que se remitirá a la Secretaría
de Finanzas. 35.2Si el Dictamen es Desfavorable se elabora un Auto
requiriendo al Apoderado Legal para que en el término de diez
(10) días hábiles subsane lo ordenado, según artículo 48 de la Ley de Procedimiento
Administrativo.
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DISPENSAS.
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17 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
36. Firma o
autorización de auto.
36.1Se remite a autorización del
Auto.
SECRETARIA GENERAL DE ESTA
SECRETARÍA DE ESTADO.
37. Envío de
Expediente
37.1Se remite mediante libro de Control de Dispensas a firma del
Señor Sub Secretario de Transporte.
CONSERJE.
38. Recibo de
Expediente.
38.1El expediente regresa a nuestra oficina y es recibido por las secretarias de la oficina.
38.2 Las Secretarias lo pasan a las encargadas de Fianzas y
Dispensas.
SECRETARIAS DE
LA OFICINA.
39. Control de Expediente.
39.1Se anota el expediente en los
libros de Control de Dispensas. 39.2El expediente se mantiene en
custodia por las encargadas de Fianzas en espera que el Apoderado Legal se notifique y
presente subsanación de lo ordenado.
GESTIÓN DE FIANZAS Y
DISPENSAS.
40. Elaboración de Auto donde el Apoderado presenta lo
ordenado.
40.1Una vez cumplimentado lo ordenado, se elabora el Auto de Subsanación.
40.2Si ordeno en el Auto de requerimiento que presentara
documentación esta se detalla en el presentado del Auto. 40.3Se envía el expediente a firma
del Sub Secretario de Transporte, siendo autorizado por la Secretaría
General.
GESTIÓN DE
FIANZAS Y DISPENSAS.
41. Recibido de Expediente.
41.1El expediente regresa de la
Oficina del Sub Secretario de Transporte y lo recibe la Secretaria de la Oficina.
41.2 La Secretaria de la Oficina lo pasa a las Encargadas de Fianzas y
Dispensas.
GESTIÓN DE FIANZAS Y
DISPENSAS.
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18 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
41.3Se anota en el libro de Control de Fianzas y Dispensas.
42. Remisión de Expediente.
42.1Se remite nuevamente a la Dirección General de Carreteras, mediante libro de Control de
Dispensas.
GESTIÓN DE
FIANZAS Y DISPENSAS.
43. Envío de
Expediente.
43.1El expediente es enumerado
en forma secuencial mediante el Folio de la Secretaría General y luego enviado a la Dirección
General.
CONSERJE.
44. Recibo de la Dirección General de
Carreteras.
44.1La Dirección General lo remite
mediante libro perteneciente a esa oficina. 44.2Se recibe una vez que se haya
revisado que el Dictamen enviado contenga las firmas y sellos de la
Unidad que dictamina.
GESTIÓN DE FIANZAS Y
DISPENSAS.
45. Elaboración de
auto de acuerdo al Dictamen.
45.1La Dirección General de
Carreteras dictamina según lo solicitado por el peticionario. 45.2Si es Favorable se procede a
elaborar un Auto para enviarlo a la Secretaría de Finanzas.
GESTIÓN DE
FIANZAS Y DISPENSAS.
46. Cotejamiento de expediente.
46. 1Una vez elaborado el Auto se
pasa a un cotejamiento minuciosa para corroborar que no se vaya con error.
COTEJADORAS.
47. Firma de la autorización para
enviar auto.
47.1Se traslada el expediente para su aprobación seguidamente lo firma y realiza la remisión del
mismo a la Dirección, Unidad, Departamento correspondiente.
SECRETARIA
GENERAL DE ESTA SECRETARÍA DE
ESTADO.
48. Remisión de
Expediente.
48.1Se remite el expediente mediante libro de Control de
Dispensas. 48.2Envía el expediente a la Secretaría de Finanzas, quedando
bajo su custodia, el expediente es llevado por el Apoderado Legal y el
GESTIÓN DE
FIANZAS Y
DISPENSAS.
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19 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
conserje de esta Secretaría General.
AREA LEGAL 49. Solicitud de
Instalación de Fibra Óptica, Instalación de
Gasolineras y Bombas de Patio, Indemnizaciones,
Reclamos Administrativos de
Pago de Prestaciones y Salarios dejados de Percibir, Contratos de
Publicidad, Suministro de Repuestos,
Indemnización por Causa de Muerte, Constancias de
Inafectabilidad, Eliminación de Bordillos
de Aceras, de Bahía, Construcción de Bahías, Pagos de
Incumplimiento Contractual
(Contratante-Contratista), Cesión de Derechos, Afirmativa
Ficta, Pronta Resolución, Denegación
Presunta, Recursos de Apelación en primera y segunda instancia,
Reposición, Revisión, Notificaciones por
Cedulas fijadas en la Tabla de Avisos del
Despacho, Certificaciones, Cotejamiento y
49.1Dar ingreso al trámite de:
Instalación de Fibra Óptica, Bomba de patio, Indemnizaciones,
Reclamos (ver numeral 49) 49.2Revisa que los documentos
cumplan con los requisitos estipulados los cuales son los siguientes: Carta Poder
debidamente autenticado, documentos de soporte y asigna
número al expediente. 49.3Entrega el expediente al Calificador de la documentación
presentada, mediante control interno.
RECEPTOR
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Autentica de Documentos, Procesos
de Licitación, Coadyuvante ante la Comisión de Avalúo en
la Dirección General de Bienes Nacionales,
50. Estudio y Análisis.
50.1 En lo que respecta a la revisión de documentos públicos y
privados estos realizan de acuerdo al ordenamiento Jurídico para citar, la Carta Poder deberá reunir los
requisitos de fundamento que establecen los Artículos Números:
56 y 57 de la Ley de Procedimiento Administrativo. 50.2Que los Instrumentos Públicos
presentados se encuentren debidamente inscritos en el
Instituto de la Propiedad correspondiente. 50.3 Cuando el expediente ha sido
revisado, se traslada a los Asesores Legales para que le den trámite al
expediente, por medio de un control interno.
CALIFICADOR DE DOCUMENTOS.
51. Recibido y Revisión de los Documentos Previo a Elaborar el
Auto para Admitir los mismos.
51.1Una vez recibido el expediente se procede a estudiar, analizar,
indagar toda la documentación Legal de soporte, emitiendo el auto
de admisión, notificándose personalmente al Apoderado Legal del poderdante, instándose el curso
del procedimiento remitiéndolo a la Dirección, Unidad, Departamento
correspondiente, a efecto de que estos puedan emitir el informe
solicitado. 51.2 Si hace falta un documento se procede a requerir al Apoderado
Legal del peticionario, para que dentro del término establecido en
ASESORES LEGALES.
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21 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
artículo 48 de la Ley de Procedimiento Administrativo,
proceda a acreditar o en su defecto a subsanar lo requerido, con el apercibimiento de que si no lo
hiciere así, se archivaran las diligencias sin más trámite.
52. Apertura del
Periodo Probatorio.
52.1 De oficio o a petición de parte
interesada acordara la apertura a pruebas (proposición y evacuación)
por el término de veinte (20) días hábiles. Son medios de pruebas admisibles
en el procedimiento administrativo: testigos, peritaje y designación de
peritos, inspección, documentales y en su defecto las normas del Código Procesal Civil.
52.2 Si el Apoderado Legal del peticionario no ha evacuado dentro
del periodo probatorio algún (os) medio de prueba propuesto a petición de parte interesada antes
del vencimiento del periodo probatorio, podrá solicitar una
prórroga, el que no excederá de la mitad del mismo; transcurrido éste, de oficio o a petición de parte
interesada, se declarará cerrado el periodo probatorio, se dará vista
de las actuaciones a los interesados para que dentro del plazo común de diez (10) días
aleguen sobre el valor y alcance de las pruebas producidas debiéndose
notificar del acto, a los Apoderados Legales de las partes, una vez
firme la providencia se procederá a remitir a la Dirección
ASESORES
LEGALES.
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22 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
correspondiente, para que se pronuncien, acto seguido ésta
Secretaría lo remite a la Dirección Legal de esta Secretaría de Estado a efecto de que emita dictamen
legal correspondiente, una vez remitido el dictamen se emite la
Resolución que corresponda, debiéndose notificar a los Apoderados Legales en legal y
debida forma, se podrá interponer los recursos que estimen
pertinentes.
53. Estudio y Análisis de expediente.
53. 1Una vez que el Auto haya
sido elaborado, se procede a analizar el expediente para constar si no existe algún error de fondo.
CALIFICADOR DE
DOCUMENTOS.
54. Análisis de
expediente.
54.1El Calificador lo pasa a la asistente de la Secretaria General,
para el estudio, análisis, revisión de los documentos que consta en
cada uno de los expedientes, éstos deben de cumplir con todos los requisitos exigidos por los
diferentes cuerpos legales, al estar conforme a ley proceder a
trasladárselo a la SECRETARIA GENERAL para su Aprobación; además cumple con las siguientes
funciones: Organizar y ejecutar un sistema de control de documentos;
Vigilar porque los asuntos en trámite se despachen dentro de los plazos establecidos por la ley;
Contribuir elaborar y llevar el registro correspondiente de los
decretos y acuerdos que se dicten sobre asuntos del ramo; analizar, recomendar y efectuar los tramites
de los reclamos administrativos presentados y estudiar dictámenes
y resoluciones correspondientes; asistir a la Secretaria General en los procesos de recepción y
ASISTENTE DE LA SECRETARIA
GENERAL.
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23 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
aperturas de ofertas de los proyectos de obras públicas que se
liciten; participar en representación de la Secretaría General en los procesos de compras menores;
servir de enlace, cuando así se le instruya, entre la Secretaría y las
demás dependencias; revisar analizar proyectos de contratos de construcción, consultorías y
convenios internacionales; velar por el cumplimiento de las
funciones de los empleados de la Secretaría General; proponer las estrategias y acciones destinadas a
mejorar el funcionamiento de la Secretaría General; evaluar y
proponer las necesidades de capacitación, entrenamientos o similares de los Empleados de la
Secretaría General; supervisar e implementar controles y
actividades que aseguren el desempeño idóneo y eficaz del personal al servicio de la Secretaría
General para obtener el cumplimiento de la misión
institucional; realizar otras funciones afines al cargo que la Secretaría estime conveniente.
55. Firma o
autorización para enviar auto.
55.1Se traslada el expediente para su aprobación seguidamente lo
firma y realiza la remisión del mismo a la Dirección, Unidad,
Departamento correspondiente.
SECRETARIA
GENERAL DE ESTA
SECRETARÍA DE ESTADO.
56. Remisión de
expediente.
56.1Cuando el expediente está
firmado se trasladan a las Secretarias de la oficina para que lo remitan a firma del Sub-
Secretario de Transporte. 56.2Antes de enviarlo el Conserje
enumera hoja por hoja mediante el folio de la Secretaría General. 56.3El expediente es enviado
SECRETARIAS
OFICINA.
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24 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
mediante libro de Control, el cual es llevado por el Conserje de la
Secretaría.
57. Recibido de Expediente.
57.1El expediente retorna a nuestra oficina mediante libro de
Control de esa oficina. 57.2Se anota el expediente en el
control interno de entradas, y se mantiene en custodia en esta
Secretaría General (Receptor de Documentos)en espera de que el Apoderado Legal se notifique del
auto, si tuviera algún requerimiento el Apoderado Legal
se notificaría y presenta lo ordenado.
SECRETARIAS DE LA OFICINA.
58. Presentado de
Documentos.
58.1 El Apoderado Legal acredita lo ordenado, el cual es previamente revisado.
58.2 El encargado de recibir la documentación le estampa el sello
de recibido con fecha y hora. 58.3 Luego lo anexa a la pieza principal del expediente para
pasarlo a trabajo.
RECEPTOR.
AREA LEGAL
59. Elaboración del Auto tomado en cuenta
lo presentado.
59.1 Una vez presentada la
documentación se procede a emitir el Auto.
59.2 Se pasa el expediente al Conserje para que le ponga el sello de folio y número.
59.2Se pasa al Calificador para que revise el Auto, no solo para
corregir errores ortográficos sino también errores de fondo.
ASESORES LEGALES.
60. Estudio y análisis
de auto.
60.1El Calificador lo revisa y lo pasa a la Asistente de la Secretaría General para que
verifique si está conforme y así pueda firmarlo la SECRETARIA
GENERAL.
ASISTENTE DE LA
SECRETARIA
GENERAL.
61. Remisión de expediente
61.1Cuando el Auto está firmado
se procede a enviarlo a firma del Señor Sub Secretario de
SECRETARIAS DE LA OFICINA.
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25 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
Transporte.
61.2Las Secretarias de la oficina lo anotan en el libro de salidas y es traslado por el Conserje de esta
Oficina.
62. Recibido de
expediente.
62.1El expediente regresa a
nuestra oficina mediante libro de control de esa oficina. 62.2Las Secretarias lo reciben y lo
anotan en el libro de control de entradas.
62.3Para luego que el Apoderado Legal del peticionario se notifique.
SECRETARIAS DE
LA OFICINA.
63. Remisión de expediente.
63.1Una vez que el Apoderado
Legal se notifica, las secretarias de la oficina le hacen la remisión a la
Dirección que corresponda el Proyecto se este de la Dirección General de Carreteras o de Obras
Publicas para que emita Informe. 63.2Las Secretarias de la Oficina lo
pasan a firma de la remisión (SECRETARIA GENERAL).
SECRETARIAS DE LA OFICINA.
64. Envió de
expediente.
64.1 Cuando el expediente está firmado las secretarias lo anotan
en el libro de salida de expediente sea esté (Trámite Administrativo,
gasolinera, indemnizaciones) y luego se envía a la Dirección General que corresponda.
CONSERJE.
65. Recibido de expediente.
65.1 Cuando el expediente retorna
las secretarias de la oficina lo reciben y lo anotan en el libro de
entrada de expedientes. 65.2 Le anota el recibido en forma manual con procedencia de la
Dirección General de Carreteras o en su defecto Obras Públicas.
65.3 LA SECRETARIA GENERAL lo firma y posteriormente las secretarias de la oficina lo pasan a
SECRETARIAS DE LA OFICINA.
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Fecha: 01-10-2012
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26 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
trabajo de los Asesores Legales.
AREA LEGAL
66. Elaboración de auto.
66.1Una vez habido el informe por
la Dirección General correspondiente; se procede a elaborar el Auto para Apertura a
pruebas por el termino de veinte días (20) hábiles en el sentido de
que el peticionario acredite con los medios probatorios respectivos
sobre lo planteado en su primer escrito. 66.2Se traslada al encargado de
calificar los documentos para que lo revise y lo pase a la Asistente
de la Secretaria General. 66.3Cuando lo revisa lo pasa a firma de la SECRETARIA
GENERAL.
ASESORES LEGALES.
67. Remisión de
expediente.
67.1Se remite a firma del Señor Sub Secretario de Transporte. 67.2 Las secretarias de la oficina lo
anotan en el libro de salida, correspondiente al número del
expediente y es trasladado por el Conserje.
SECRETARIAS DE
LA OFICINA.
68. Recibido del
expediente.
68.1El expediente regresa de firma mediante libro de control de esa
oficina. 68.2Se anota en el libro de control
de entrada de expediente. 68.3se mantiene en custodia en espera que se notifique el
Apoderado Legal.
SECRETARIAS DE
LA OFICINA.
AREA LEGAL
69. Medios de Prueba.
69.1Si se notifica el Apoderado
Legal del Auto precitado, presentando todos los medios de
prueba que aporte sobre lo planteado en su reclamo; ya sean documentales, testificales, peritaje
ASESORES
LEGALES.
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Fecha: 01-10-2012
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27 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
u inspecciones. 69.2Si se presenta medio de
prueba testifical el Apoderado Legal del peticionario debe de proponer el interrogatorio,
señalándose fecha y hora para la evacuación del medio de prueba
planteado, así mismo con el medio de prueba denominado peritaje señalándose fecha y hora para la
evacuación del medio de prueba planteado.
69.3Vencido el término probatorio, de oficio o a petición de la parte se cierra el periodo probatorio, se le
dará vista de las actuaciones a efecto de que formule alegaciones
a todo lo actuado sobre el valor y alcance de las pruebas producidas.
70. Recibir Dispensas
70.1El documento es recibido por las secretarias de esta Secretaría General.
70.2 Se notifica a la SECRETARIA GENERAL del ingreso de la
solicitud este para luego ser asignados a los Asesores Legales.
SECRETARIAS DE LA OFICINA.
AREA LEGAL
71. Elaboración de
Dispensas.
71.1Una vez se ha girado una comunicación con procedencia de la Secretaría de Estado en los
Despachos de Finanzas, si queda exonerado de todo gravamen e
impuesto arancelario de importación para citar el caso de repuestos de aeronaves,
aprovisionamiento que sean utilizados en los dispositivos
electrónicos y mecánicos de las mismas que utilizan para su mantenimiento.
71.2Se procede a emitir la Providencia de Admisión,
remitiéndose a la Dirección General de Aeronáutica Civil, para que se
ASESORES
LEGALES.
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28 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
pronuncie en cuanto a que si está libre de gravamen; acto seguido
esta Secretaría General cursa las diligencias al lugar de su procedencia.
AREA LEGAL
72. Licitaciones Públicas o Privadas; Concursos Públicos o
Privados.
72.1LA SECRETARIA GENERAL recibe por mediante de oficio de la
Dirección General de Carreteras o de Obras Públicas, la convocación a asistir al concurso de licitación.
72.2La SECRETARIA GENERAL delega esta función a uno de los Asesores Legales de esta
Secretaría para que participe en este concurso, tomando en cuenta
la fecha y hora del mismo.
ASESORES
LEGALES.
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Fecha: 01-10-2012
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29 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
AREA LEGAL
73. Tramite de Licitación (Pública o
Privada)
73.1Analizamos las bases de licitación, ya sean mediante
documentación en manuscrito o en su disco compacto (CD).
73.2Posteriormente en representación de la Secretaria General nos reuniremos con la
Comisión Integrada al efecto, en el cual en presencia a su vez de los
oferentes correspondientes se procede a recepcionar y a aperturar las licitaciones.
73.3Se da lectura al monto de las ofertas de cada uno de los
oferentes, vigencia de la fianza, y al final se da lectura al presupuesto base; acto seguido se elabora el
acta que corresponda, dándole lectura al acta en el cual se inserta
nombre de las personas que integran la Comisión, nombre de
las Empresas concursantes, monto de las ofertas y finaliza con las firmas y representación de cada
una de las personas presentes en el acto.
ASESORES LEGALES.
SECRETARIAS DE LA OFICINA
74. Redacción de Oficios
74.1Redactar la nota de acuerdo a
lo solicitado.
SECRETARIAS DE
LA OFICINA.
75. Control de Oficios 75.1Anotar en dicho control el
destinatario, asunto y fecha.
SECRETARIAS DE
LA OFICINA.
76. Recibir
Documentos oficiales
76.1Revisar y colocar el sello de recibido la firma, la fecha y hora
que se está recibiendo el documento.
SECRETARIAS DE
LA OFICINA.
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30 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
77. Recibir expedientes de
cualquier dependencia del interior y exterior de esta Secretaría de
Estado.
77.1Se cuentan los folios, se
revisan las firmas y sellos de los Dictámenes o Autos y se hace la
hoja de recibido en el cual se anota lugar de procedencia, fecha y hora.
SECRETARIAS DE LA OFICINA.
78. Atender peticionarios y abogados
78.1Se recibe con un saludo amable y se atiende en lo que él o ellos solicitan.
SECRETARIAS DE
LA OFICINA.
79. Atender llamadas telefónicas
79.1Suena el teléfono, se levanta
el auricular y se da un saludo cordial, se traslada la llamada o se toma el recado.
SECRETARIAS DE LA OFICINA.
80. Remitir oficios o cualquier otro
documento a diferentes dependencias de la
secretaria y fuera de esta secretaria de estado
80.1Una vez elaborado el oficio y
firmado por la SECRETARIA GENERAL, se envía la
correspondencia por medio del conserje.
SECRETARIAS DE LA OFICINA.
81. Control de
papelería de oficina
81.1Se controla la papelería de forma adecuada, para evitar el derroche.
SECRETARIAS DE
LA OFICINA.
82. Requisición de papelería de oficina y
material de limpieza
82.1Se llena el formulario de requisiciones, en el cual se detalla la papelería, la cantidad en
números y letras. Esto se solicita al Sub Gerente de Recursos
Materiales una vez al mes.
SECRETARIAS DE LA OFICINA.
83. Llevar control de
los archivos de esta secretaria
83.1El archivo esta con sus
respectivos pendaflex y de forma alfabética.
SECRETARIAS DE
LA OFICINA.
84. Control de archivo
de contratos
84.1Se archivan solamente contratos originales de
construcción, supervisión y de consultores.
SECRETARIAS DE LA OFICINA.
85. Control de archivo de acuerdos
85.1Se archivan Acuerdos Originales, ya sean de
Nombramientos, Cancelaciones o
SECRETARIAS DE LA OFICINA.
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31 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
Acuerdos Ministeriales.
AREA DE
ELABORACION DE ACUERDOS
86. Remisión de
Anteproyectos de Decretos
86.1 Se recibe las solicitudes en
esta Secretaría General con procedencia de las Direcciones
Generales, se elabora el proyecto de Decreto que se pretende aprobar
86.2 Se hace la exposición de motivos del anteproyecto, si es un
Contrato o una modificación de Contrato que se necesita ser aprobada por el Congreso Nacional
se autentica la fotocopia la cual es firmada por la SECRETARIA
GENERAL. 86.3 Se elabora un oficio para remitir el anteproyecto, el cual es
firmado por el Señor Secretario de Estado en los Despachos de Obras
Públicas, Transporte y Vivienda y la SECRETARIA GENERAL lo remite a la Secretaria de la
Presidencia para que la misma lo remita al Congreso Nacional para
su aprobación.
ENCARGADO DE ELABORACIÓN DE
ACUERDOS.
87. Elaboración de
Acuerdos de Viajes de los Directores,
Subdirectores y Empleados de Soptravi.
87.1 Se reciben las solicitudes
dirigidas en esta Secretaría General por parte de los Directores Generales las cuales son analizadas
por la SECRETARIA GENERAL y ordena que se elabore el respectivo
Acuerdo. 87.2Una vez elaborado el Acuerdo la SECRETARIA GENERAL lo
remite a firma del Señor Secretario de Estado.
87.3Una vez firmado por el Señor Secretario de Estado, la
SECRETARIA GENERAL procederá a refrendar la firma del Señor Secretario de Estado en los
Despachos de Obras Públicas, Transporte y Vivienda, se ordena
ENCARGADO DE ELABORACIÓN DE
ACUERDOS.
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Procesos y Procedimientos
Fecha: 01-10-2012
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32 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
que se remita una fotocopia del mismo mediante oficio dirigido a la
Dirección General que corresponda para su trámite correspondiente.
88. Remisiones de las
solicitudes de viaje del Señor Secretario y Subsecretario de
Estado, a la Secretaria del Despacho
Presidencial
88.1Se elabora la solicitud en
donde se describe el propósito del viaje, valor de los pasajes de viaje
y valor de los gastos de viaje. 88.2Se elabora el Oficio mediante
el cual se remite la solicitud de Viaje, a la Secretaria de Estado de Despacho Presidencial para su
aprobación y ella elabora el respectivo Acuerdo autorizando el
viaje, con la información proporcionada en solicitud de viaje. 88.3El Acuerdo de autorización de
viaje es transcrito al Señor Secretario de Estado de la
Secretaría de Obras Públicas, Transporte y Vivienda, por el Secretario General de la Secretaría
de Estado del Despacho Presidencial, la Secretaría General
de SOPTRAVI lo recibe en la Secretaría de Estado del Despacho Presidencial, el cual es remitido a
la Gerencia Administrativa para su trámite correspondiente.
ENCARGADO DE ELABORACIÓN DE
ACUERDOS.
89. Remitir los
Acuerdos a la Secretaria del Interior
y Población para su publicación.
89.1Se elabora un oficio mediante el cual se remite el Acuerdo a la
SECRETARIA GENERAL de la Secretaría del Interior y Población. 89.2La SECRETARIA GENERAL
de la Secretaria del Interior y Población, lo remite al Diario Oficial
de la República de Honduras “La Gaceta”, autorizando su publicación.
ENCARGADO DE ELABORACIÓN DE
ACUERDOS.
90. Autenticar los documentos que ya
han sido elaborados por la Secretaría de
Obras Públicas,
90.1Si la SECRETARIA GENERAL no cuenta con la información, se le
solicita a los Directores Generales. 90.2Una vez recibida la
información por parte de la
ENCARGADO DE
ELABORACIÓN DE ACUERDOS.
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Procesos y Procedimientos
Fecha: 01-10-2012
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33 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
Transporte y Vivienda (Soptravi) los cuales
son solicitados a esta secretaria por los entes controladores del
Estado.
Dirección General, se elabora la Autentica de la Información
solicitada. 90.3Con la documentación autenticada se elabora Oficio
remitiendo la información a los entes contralores del Estado
conforme a lo solicitado.
91. Elaborar los Acuerdos mediante los
cuales se autoriza a la Señora Procuradora
General de la República, para que en nombre del Estado de
Honduras se allane a las demandas, o en su
defecto ejercite las facultades de expresa
mención, consignadas en el artículo 82 numeral 2 del Código
procesal civil
91.1Especialmente, renunciar de
los Recursos o términos Legales y transigir en las demandas promovidas contra el Estado de
Honduras a través de la Secretaría de Estado en los Despachos de
Obras Públicas, Transporte y Vivienda (SOPTRAVI), por no ser posible su sostenibilidad en la
siguiente Instancia como ser el Recurso de Apelación o el Recurso
de Casación. 91.2El cual una vez firmado por el Señor Secretario de Estado en los
Despachos de Obras Públicas, Transporte y Vivienda, es remitido
mediante oficio por la Secretaría General, a la Secretaria de Estado del Despacho Presidencial, la cual
lo revisa y lo pasa a firma del Señor Presidente Constitucional de
la República. 91.3Una vez firmado por el señor Presidente Constitucional de la
República, se va recoger a la Secretaria de Estado del Despacho
Presidencial. La SECRETARIA GENERAL de SOPTRAVI remite una fotocopia del
Acuerdo Autenticado a la Dirección Legal para su trámite
correspondiente.
ENCARGADO DE
ELABORACIÓN DE ACUERDOS.
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Procesos y Procedimientos
Fecha: 01-10-2012
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34 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
92. Dar la debida atención a las partes
interesadas de los expedientes ya sean estos peticionarios o
apoderados legales
92.1Dar respuesta a interrogante
en sus Reclamos o cualquier expediente que se tramite en la Secretaría General.
ASISTENTE DE LA SECRETARIA
GENERAL.
93. Evitar que las
solicitudes de los peticionarios se
resuelva de manera tardía
93.1Hacer que todo se elabore de una forma expedita y cumpliendo
con lo ordenado en la Legislación Hondureña
ASISTENTE DE LA SECRETARIA
GENERAL.
94. Firma de autos de
expedientes, oficios, remisiones y refrenda de firma de apoderados
legales
94.1En el caso que la Secretaría
General no estuviera en el país o dentro de la Secretaría de Estado
(Soptravi) y se necesitara con urgencia la firma. Esto es conforme
al acuerdo de Delegación de firma.
ASISTENTE DE LA
SECRETARIA GENERAL.
95. Sacar fotocopias
95.1 Se incluye el papel en la bandeja de entrada.
95.2 Se selecciona el papel (carta u oficio) en el alimentador de
bandejas. 95.3 Se pone el documento en el
reflector o escáner de vidrio de la fotocopiadora.
CONSERJE.
96. Informar
periódicamente a sus superiores de los
asuntos sometidos a su conocimiento.
96.1Se le comunica al Señor
Secretario de Estado en los Despachos de Obras Públicas,
Transporte y Vivienda de los asuntos en trámites y pendientes.
SECRETARIA
GENERAL.
97. Certificaciones y nombramiento de
acuerdos.
97.1Se le proporciona un formato
de solicitud. Se le recibe la misma por medio del Receptor se le da número de Expediente.
97.2se le pasa a la encargada de las Cedulas de Notificación para
que se le dé trámite.
ENCARGADA DE LAS
CERTIFICACIONES DE ACUERDOS Y
NOMBRAMIENTOS, ASCENSOS Y
CANCELACIÓN.
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35 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
98. Elaboración de Auto
98.1Se elabora el Auto y se pasa a cotejamiento.
98.2Una vez revisado se hacen las correcciones y se pasa a la Asistente de la Secretaria
General. 98.3Cuando ya está revisado, si
existirá algún error de fondo se corrige y se traslada a firma de la SECRETARIA GENERAL para
luego remitirlo al Sub Secretario de Transporte.
ENCARGADA DE LAS
CERTIFICACIONES DE ACUERDOS Y
NOMBRAMIENTOS, ASCENSOS Y
CANCELACIÓN.
99. Recibido de expediente
99.1Cuando el expediente regresa es recibido por las Secretarias de la
oficina mediante libro de Control de esa oficina. 99.2Luego se pasa a la encargada
de las Certificaciones y Nombramientos y Cancelación de
Acuerdos.
SECRETARIAS DE LA OFICINA.
100. Elaboración de
Certificación de Nombramientos,
Ascensos y Cancelación.
100.1Se manda a traer los libros que contienen la información que
se necesita para elaborar la Certificación la cual se hace por medio del conserje.
100.2Cuando ya se tienen los libros se elabora la Certificación.
100.3Se pasa a revisión de la Asistente de la Secretaria General y si existiera algún error
de fondo, se procede a corregirlo y luego pasarlo a firma de la
SECRETARIA GENERAL.
ENCARGADA DE LAS
CERTIFICACIONES DE ACUERDOS Y
NOMBRAMIENTOS, ASCENSOS Y
CANCELACIÓN.
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Procesos y Procedimientos
Fecha: 01-10-2012
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36 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE SECRETARÌA GENERAL SOPTRAVI
101. Aseo de la Oficina
101.1A las 6:00 a.m. comienza
con abrir la puerta de la entrada de esta Secretaría General para así
disponerse a realizar lo siguiente: (lavar los Baños, lavamanos, lavatrastos.
101.2Luego barre y trapea la oficina de la Señora SECRETARIA
GENERAL, la de la Asistente de la Secretaria General y la oficina central.
101.3Sacudir escritorios por escritorio minuciosamente teniendo
el cuidado de dejar las cosas en su lugar.
ASEADORA.
102. Realizar
diligencias dentro de la Secretaria de Estado.
102.1Cuando el conserje no
estuviera, seria ella la que llevaría la correspondencia o expedientes a
las oficinas tales como: Sub Secretario de Transporte, Dirección Legal, Oficina de Personal,
Direcciones Generales y demás.
ASEADORA.
103. Otras
Asignaciones
103.1Mantener en custodia el
material de aseo que se utiliza en esta oficina.
ASEADORA.
XI. Documentos de Referencia: Garantías Bancarias, Fianzas (Fiel Cumplimiento, Anticipo y Calidad de Obra),
Endosos de Fianzas y Garantías, Carta Poder, Certificado de Autenticidad, Testimonio de Escritura Pública debidamente registradas, Poderes, Contrato de
Construcción y Supervisión de Proyectos, Contrato de Servicios Profesionales.
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Procesos y Procedimientos
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XII. Glosario de Términos:
Acta: Es una Certificación o Testimonio Escrito en la cual se da cuenta de lo
sucedido, tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo
amerite.
Apoderado Legal: Quien actúa en nombre o representación de otro.
Autenticar: Autorizar o Legalizar un documento.
Cedula de Notificación: Es la forma, manera o procedimiento marcado por la
Ley a través de la cual el tribunal hace llegar a las partes o a terceros el
conocimiento de alguna resolución o de algún acto procesal.
Cotejar: Es examinar y comparar dos o más documentos, teniéndolos a la
vista.
Custodia: Vigilancia que se hace de un documento.
Documento Certificado: Es un documento que contiene la firma del autor.
La Certificación de un documento ayuda a establecer un mayor nivel de
confianza entre las partes que intercambian los documentos.
Dictamen: Opinión técnica y experta que se da sobre un hecho o una cosa.
-Resolución que se emite sobre algo
Dispensa: Privilegio, excepción de lo ordenado por las Leyes Generales que
exime de una obligación o permite hacer algo prohibido.
-Es conceder u otorgar algo.
Expediente: Conjunto de documentos concernientes a un asunto o negocio.
Fedatario: Denominación genérica aplicada al Notario y otros Funcionarios
que dan fe pública de algo.
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Indemnización: Es aquella acción que se le otorga al acreedor o la víctima
para exigir de parte de su deudor o bien del causante de un daño, una
cantidad de dinero.
Licitación: Concurso Público.
-Es el Procedimiento Administrativo para la adquisición de suministros,
realización de servicios o ejecución de obras que celebren los entes, los
organismos o entidades que forman el Sector Público.
Providencia: Resolución de un Tribunal o Juzgado, que tiene por objeto el
Ordenamiento Material del Proceso.
Reclamos Administrativos: Son aquellas presentaciones escritas originadas
por los ciudadanos, que tiene por finalidad reclamar ante un ente público, que
tiene la obligación de prestar un servicio público, para que realice o deje de
realizar una acción que nos cause perjuicio.
Resolución Administrativa: Es la que le da fin al procedimiento y en su
parte dispositiva se decidirán todas las cuestiones planteadas por los
interesados y cuantas del expediente resulten hayan sido o no promovidas por
aquellos.
-Consiste en una orden escrita, dictada por el jefe de un Servicio Público, que
tiene carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de
Competencia del Servicio.
Subsanar: Enmendar un error.
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XIII. DIAGRAMAS
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