Implantación de SAP Business One Caso de Éxito

El Cliente El Grupo Gestiona, formado por Gestiona Radio, la revista Capital, el diario gratuito Qué!, Que.es, DiarioFinanciero.com

y la revista Subastas Siglo XXI, es uno de los mayores grupos de comunicación en España y líder en información

económica y empresarial.

Gestiona Radio, que nació en el año 2009, inicia una nueva temporada en 2015 con el liderazgo de las emisoras

económicas y siendo la radio temática que más crece. Los rasgos que le definen son:

Alta calidad de contenidos

Rigor e imparcialidad

Estilo moderno y cercano

Análisis en profundidad

Perspectiva internacional

Se ha consolidado como la referencia informativa para directivos y profesionales del mundo de la empresa, esencial

para tener una visión más completa, más global.

Actualmente el Grupo Gestiona realiza una oferta global de formatos publicitarios a través de sus distintas plataformas

integrando campañas online y offline y ofreciendo métricas de respuestas diferenciadas y segmentadas.

Situación Anterior

Gestiona Radio era una empresa de reciente creación que había decidido combinar Contaplus con otras

herramientas ofimáticas clásicas para cubrir las necesidades iniciales en los ámbitos de la administración y

comercial. Las distintas herramientas no estaban integradas entre sí, lo que implicaba ciertos desajustes entre

ambas áreas. Adicionalmente, tampoco disponían de una herramienta que les permitiera explotar la rentabilidad de

productos y de las franjas horarias.

“Al ser una startup, Gestiona Radio, no tenía las herramientas

necesarias para la organización y optimización de los productos, la

rentabilidad de las diferentes franjas horarias y las distintas

publicidades de todos nuestros soportes”

El rápido crecimiento orgánico de Gestiona Radio y la adquisición de nuevas sociedades que contaban con

diferentes herramientas de gestión precisaba contar con un sistema lo suficientemente potente, flexible y escalable

para unificar los procesos empresariales , adaptable a cada una de estas empresas y que permitiera la gestión y

explotación de la información de una forma ágil y sin necesidad de incrementar los recursos existentes. Además, se

hacía necesaria una herramienta de CRM con la que llevar un control de las oportunidades de negocio, su situación

y un mejor aprovechamiento de la fuerza de ventas.

Implantación

Una vez realizado el proceso de análisis, se decide apostar por la implementación del ERP SAP Business One, un

sistema de gestión específico para las pequeñas y medianas empresas, que cubre los procesos de gestión clave de un

medio de comunicación, enfocándose en los siguientes aspectos:

Centralización de la información de las distintas áreas de

la empresa, especialmente comercial y de administración

Estandarización de procesos empresariales y unificación

de criterios entre sociedades

Implementación del módulo de gestión de clientes y de

unos procedimientos que faciliten la labor comercial, con

un sistema de reporting que permita explotar toda la

información incluida

Análisis de rentabilidad de los diferentes productos del

grupo en sus distintas sociedades

Solución

Se realiza el proceso de implantación del ERP SAP

Business One con las siguientes funcionalidades:

Finanzas: contabilidad financiera y analítica

Oportunidades: gestión CRM de leads y clientes

Ventas: proceso integrado de propuesta comercial,

contrato y facturación

Compras: ciclo completo y gestión de intercambios

Interlocutores comerciales: gestión de leads, clientes

y proveedores y desarrollo de aplicación web de

gestión de invitados

Gestión de bancos: gestión de cobros, pagos y

tesorería

Reporting comercial y financiero

SAP Business One Mobile para el área comercial

(iPhone, iPad y smartphones y tablets Android)

«Gracias a la

implementación de SAP

Business One hemos

rentabilizado al máximo la

organización y gestión con

nuestros clientes y a nivel

interno».

Beneficios para la Compañía

«Esta herramienta nos permite el control absoluto de todo lo que pasa en

nuestra compañía, tanto a nivel comercial, organizativo como financiero»

Javier Álvarez

Director General de Operaciones del Grupo Gestiona

Estandarización de los procesos empresariales para las diferentes sociedades

Ahorro de costes como consecuencia de la automatización de los procesos

Mejoras en la realización y seguimiento de los procesos de negocio, con especial incidencia en el área comercial

Mayor comunicación entre los distintos departamentos, incrementando la productividad de todos ellos

Análisis avanzado de la información orientado a la segmentación de mercados

o Rentabilidad del producto por sección, franja horaria, programa, número de revista, mancha publicitaria

o Rentabilidad comercial media, por cliente y empleado del departamento de ventas

Reporting financiero consolidado entre sociedades

Resumen Ejecutivo

La implantación de SAP Business One ha permitido al Grupo Gestiona contar con un sistema de gestión potente y

escalable capaz de soportar su crecimiento orgánico y externo y de integrar en un único núcleo sus procesos

empresariales principales. Han logrado además una estandarización de los procesos y la creación de una estructura

de gestión común dentro del grupo a la que poder adaptar cada una de las sociedades que la componen

aprovechando la flexibilidad que les ofrece el producto para respetar las características particulares de cada una de

estas.

La excelente predisposición mostrada por los usuarios principales en la definición de los procesos y su voluntad de

adaptación a la funcionalidad estándar del producto han hecho de la implantación un éxito, solventando los problemas

principales que hasta el momento tenía no solo la empresa sino también los usuarios de las áreas comercial y de

administración.

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